Releasenote Payroll Extra uitkering

Transcriptie

1 Releasenote Payroll Extra uitkering 23 juni 2016 Copyright Visma Software B.V. Postbus AS Amersfoort Alle rechten voorbehouden. Verveelvoudiging of openbaarmaking, geheel of gedeeltelijk, is niet toegestaan dan met schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende.

2 Inhoud 1 Inleiding Inrichting m.b.t. extra uitkering Tabellen Tabellen / / 50610: Extra uitkering minimum bedrag Tabellen / / 50620: Extra uitkering maximumbedrag Tabel 3000: Klantinstellingen Cumulatieven Cumulatieven t.b.v. loonaangifte Overige cumulatieven t.b.v. extra uitkering Salariscomponenten t.b.v. loonaangifte Overige salariscomponenten t.b.v extra uitkering Stappenplan Inrichtingen bij een aantal werkgevers Presentatie / Demo

3 1 Inleiding In een aantal cao's wordt er soms gesproken van een eenmalige uitkering, extra uitkering, bonus of eindejaarsuitkering: Een eenmalige uitkering, extra uitkering of eindejaarsuitkering is een extra betaling bovenop je gewone loon die meestal eind december wordt uitgekeerd. Een winstuitkering of bonus is afhankelijk van het presteren van het bedrijf of van de prestatie van de werknemer. In de rest van dit document worden al deze vormen van uitkering Extra uitkering genoemd. Er worden verschillende vormen van extra uitkeringen afgesproken in een cao dan wel arbeidscontract. Al deze vormen van een extra uitkering zijn onder te brengen onder de volgende vier varianten: Variant Omschrijving Wanneer wordt deze variant toegepast 1 Extra uitkering gebaseerd op reservering bedrag. Als er periodiek een bedrag wordt gereserveerd en bij het uitbetalen van de extra uitkering het totaal gereserveerde bedrag wordt uitbetaald dan is er sprake van extra uitkering gebaseerd op reservering bedrag. De reservering is gebaseerd op alle salariscomponenten waarop is aangegeven dat het component is gedefinieerd als grondslag van de extra uitkering maal een opgegeven uitkeringspercentage. Op medewerkerniveau kan een afwijkend uitkeringspercentage opgegeven worden. 2 Extra uitkering gebaseerd op reservering deeltijdpercentage. Wanneer de extra uitkering is gebaseerd op een deeltijdpercentage dan is er sprake van reservering van deeltijdpercentages gedurende de reserveringsperiode. Het uit te betalen bedrag aan extra uitkering wordt vervolgens berekend over het totaal aan gereserveerde deeltijdfactoren maal het voltijds referentiesalaris van een specifiek opgegeven peilperiode maal een opgegeven uitkeringspercentage. Op medewerkerniveau kan een afwijkend uitkeringspercentage opgegeven worden. Het reserveringsbedrag wordt voortschrijdend cumulatief berekend en wordt continu bijgesteld. Steeds wordt tot en met de huidige periode bekeken of er een correctie van de reservering moet plaatsvinden gebaseerd op het referentiesalaris. Indien de peilperiode van het referentiesalaris in de toekomst ligt, wordt het laatst bekende referentiesalaris genomen. In de cao dan wel het arbeidscontract staat meestal de tekst vermeld dat de extra uitkering is gebaseerd op een x% van het 3

4 salaris van een specifieke periode. 3 Extra uitkering gebaseerd op voorschot Wanneer de extra uitkering is gebaseerd op reservering voorschot dan is er sprake van reservering op deeltijdpercentage waarbij in een specifieke periode een voorschot van het te reserveren bedrag wordt uitbetaald. Het uit te betalen bedrag aan extra uitkering wordt vervolgens berekend over het totaal aan gereserveerde deeltijdfactoren plus het huidige deeltijdpercentage maal het aantal toekomstige periodes maal het voltijds referentiesalaris maal een opgegeven uitkeringspercentage. Normaal gesproken ligt de uitbetalingsperiode (de periode waarin het voorschot wordt uitbetaald) vóór de eindperiode reservering en dan vindt in de eindperiode van de reservering een verrekening plaats. Het teveel of te weinig betaalde extra uitkering wordt in de eindperiode gecorrigeerd. Op medewerkerniveau kan een afwijkend uitkeringspercentage opgegeven worden. Bij het bepalen van het aantal toekomstige periodes kan gekozen worden of er wel of niet gekeken moet worden naar een toekomstige einddatum van het dienstverband Het reserveringsbedrag wordt voortschrijdend cumulatief berekend en wordt continu bijgesteld. Steeds wordt tot en met de huidige periode bekeken of er een correctie van de reservering moet plaatsvinden gebaseerd op het referentiesalaris. Indien de peilperiode van het referentiesalaris in de toekomst ligt, wordt het laatst bekende referentiesalaris genomen. 4 Extra uitkering gebaseerd op een vast bedrag Als er een vast bedrag aan extra uitkering wordt uitgekeerd. Bij deze vorm van uitkering is er geen sprake van salariscomponenten die in de grondslag meetellen. Op medewerkersniveau kan een afwijkend bedrag opgegeven worden. Met ingang van deze release ondersteunt Payroll alle vier varianten. 2 Inrichting m.b.t. extra uitkering Afhankelijk van de variant van extra uitkering dient u een bepaalde inrichting te doen. Deze zijn te splitsen in: 1. Inrichting extra uitkering gebaseerd op reservering bedrag 2. Inrichting extra uitkering gebaseerd op reservering deeltijdpercentage 3. Inrichting extra uitkering gebaseerd op reservering voorschot 4

5 4. Inrichting extra uitkering gebaseerd op reservering vast bedrag In de meeste cao's is er sprake van maximaal één extra uitkering. In sommige cao's is het mogelijk om meerdere extra uitkeringen in hetzelfde jaar uit te betalen. Hiervoor biedt Payroll de mogelijkheid om maximaal drie uitkeringen in hetzelfde jaar uit te kunnen betalen. 3 Tabellen Voor de meeste werkgevers en cao's is er alleen sprake van maximaal één extra uitkering. Hiervoor zijn onderstaande tabellen ingericht: Tabel Extra uitkering 1: voor het inrichten van de extra uitkering Tabel Extra uitkering minimum bedrag 1: voor het inrichten van het minimum bedrag aan extra uitkering Tabel Extra uitkering maximum bedrag 1: voor het inrichten van het maximum bedrag aan extra uitkering Ingeval een werkgever of cao twee extra uitkeringen tegelijkertijd ondersteunt dan dient u ook onderstaande tabellen in te richten: Tabel Extra uitkering 2: voor het inrichten van de extra uitkering Tabel Extra uitkering minimum bedrag 2: voor het inrichten van het minimum bedrag aan extra uitkering Tabel Extra uitkering maximum bedrag 2: voor het inrichten van het maximum bedrag aan extra uitkering Ingeval een werkgever of cao drie extra uitkeringen tegelijkertijd ondersteunt dan dient u ook onderstaande tabellen in te richten: Tabel Extra uitkering 3: voor het inrichten van de extra uitkering Tabel Extra uitkering minimum bedrag 3: voor het inrichten van het minimum bedrag aan extra uitkering Tabel Extra uitkering maximum bedrag 3: voor het inrichten van het maximum bedrag aan extra uitkering Let op: In de meeste gevallen moet er hoogstens één extra uitkering ingericht moet worden (Tabel Extra uitkering 1); Alleen als bij het arbeidscontract of in de cao is vastgelegd dat er in een bepaald jaar twee of drie extra uitkeringen uitbetaald worden dan dient u twee of drie extra uitkeringen in te richten (tabel Extra uitkering 1 en tabel Extra uitkering 2 en tabel Extra uitkering 3). Tevens is er in tabel 3000 Klant instellingen een extra parameter toegevoegd om het jaar vanaf wanneer de verloning vanuit Payroll gedaan wordt, op te kunnen geven. Tabellen / / Extra uitkering Onderstaande parameters zijn inrichtbaar: Parameter Toelichting 5

6 Extra uitkering in gebruik Met deze parameter kunt u aangeven of deze extra uitkering van toepassing is bij een werkgever of bij cao. Standaard is deze waarde gevuld met "Nee". 6

7 Berekeningsmethode U kunt kiezen uit één van de volgende opties: Optie Reservering bedrag Reservering deeltijdpercentage Toelichting De extra uitkering is gebaseerd op reserveringsmethode. Periodiek wordt een deel van het salaris gereserveerd. De reservering van de extra uitkering is gelijk aan het percentage van de extra uitkering maal de grondslag. In deze situatie is de grondslag gelijk aan de som van het opgebouwd salaris in de reservering periode van alle componenten waarbij grondslag voor de extra uitkering aangevinkt is. De extra uitkering is gebaseerd op een peilmethode. Gedurende de reserveringsperiode wordt het deeltijdpercentage gereserveerd. Het referentiesalaris in een specifieke periode (peilperiode) wordt gebruikt. Indien de peilperiode in de toekomst ligt, wordt het laatst bekende referentiesalaris genomen. Het reserveringsbedrag wordt voortschrijdend cumulatief berekend en wordt continu bijgesteld. Steeds wordt tot en met de huidige periode bekeken of er een correctie van de reservering moet plaatsvinden gebaseerd op het referentiesalaris. Dit houdt in dat als het salaris bijgesteld is vanaf een bepaalde periode (bijvoorbeeld in maart) en het referentiesalaris ligt na de bijgestelde salarisperiode (bijvoorbeeld december) dan wordt de reservering in de periode waarop deze heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld maart) gelijk voortschrijdend cumulatief bijgesteld: o Is het salaris vermeerderd dan wordt de reservering vanaf die periode hoger. Voorbeeld: In januari is het salaris Er wordt maandelijks 10% gereserveerd. In januari wordt er 200 gereserveerd. In februari wordt ook 200 gereserveerd. In maart wordt het salaris verhoogd naar Dus in maart wordt er 300 plus het verschil van dat wat te weinig is gereserveerd over januari en februari ( ). Totaal wordt dus in maart 500 gereserveerd. In april wordt 300 gereserveerd. o Is het salaris verlaagd dan wordt de reservering vanaf 7

8 die periode lager (inclusief een correctie van te veel gereserveerde bedragen in eerdere periodes). Het is van belang om aan te geven of, en zo ja hoe, het referentiesalaris afgebroken moet worden. Dit geeft u aan bij de parameter "Pro-rataberekening". Per periode wordt het corresponderend deel van het bedrag gereserveerd. Als er ook componenten zijn ingericht als grondslag voor de extra uitkering niet zijnde grondslag voor het referentiesalaris, dan wordt over deze componenten een reservering opgebouwd conform methode "Reservering bedrag". Reservering voorschot De extra uitkering is gebaseerd op een peilmethode waarbij de uitkering als een voorschot in een specifieke periode wordt uitbetaald. Gedurende de reserveringsperiode wordt het deeltijdpercentage gereserveerd. Het referentiesalaris in een specifieke periode (peilperiode) wordt gebruikt. Indien de peilperiode in de toekomst ligt, wordt het laatst bekende referentiesalaris genomen. Het reserveringsbedrag wordt voortschrijdend cumulatief berekend en wordt continu bijgesteld. We bekijken steeds tot en met de huidige periode of er een correctie van de reservering moet plaatsvinden gebaseerd op het referentiesalaris. Dit houdt in dat als het salaris bijgesteld is vanaf een bepaalde periode (bijvoorbeeld in maart) en het referentiesalaris ligt na de bijgestelde salarisperiode (bijvoorbeeld december) dan wordt de reservering in de periode waarop deze heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld maart) gelijk voortschrijdend cumulatief bijgesteld: o Is het salaris vermeerderd dan wordt de reservering vanaf die periode hoger. Voorbeeld: In januari is het salaris Er wordt maandelijks 10% gereserveerd. In januari wordt er 200 gereserveerd. In februari wordt ook 200 gereserveerd. In maart wordt het salaris verhoogd naar Dus in maart wordt er 300 plus het verschil van dat wat te weinig is gereserveerd over januari en februari ( ). Totaal wordt dus in maart 500 gereserveerd. In april wordt 300 8

9 gereserveerd. o Is het salaris verlaagd dan wordt de reservering vanaf die periode lager (inclusief een correctie van te veel gereserveerde bedragen in eerdere periodes). Het is van belang om aan te geven of, en zo ja hoe, het referentiesalaris afgebroken moet worden. Dit geeft u aan bij de parameter "Pro-rataberekening". Per periode wordt het corresponderend deel van het bedrag gereserveerd. Als er ook componenten zijn ingericht als grondslag voor de extra uitkering niet zijnde grondslag voor het referentiesalaris, dan wordt over deze componenten een reservering opgebouwd conform methode "Reservering bedrag". In de opgegeven uitbetalingsperiode wordt de uitkering als voorschot uitbetaald. De hoogte van de uitkering wordt bepaald aan de hand van het tot dan toe gereserveerde deeltijdpercentage en verhoogd met het deeltijdpercentage van de huidige periode maal het aantal nog resterende periodes in de reserveringsperiode. Er wordt geen voorschot berekend over eventuele componenten die zijn ingericht als grondslag voor de extra uitkering niet zijnde grondslag voor het referentiesalaris. Voor dit deel wordt uitbetaald wat er tot dan toe is gereserveerd. In de eindperiode (laatste periode van de reservering dan wel na einde dienstverband) wordt het restant uitbetaald. In de eindperiode (laatste periode van de reservering dan wel na einde dienstverband) van de reservering vindt een verrekening plaats. De te veel of te weinig betaalde extra uitkering wordt in de eindperiode gecorrigeerd. Reservering vast bedrag De extra uitkering is gebaseerd op een vast bedrag. Als u deze optie kiest dan dient u ook bij de parameter "Vast bedrag" het bedrag in te vullen. Gedurende de reserveringsperiode wordt het deeltijdpercentage gereserveerd dat toegepast moet worden op het vaste bedrag. Het opgegeven vaste bedrag wordt verdeeld over de reserveringsperiode. Per periode wordt het corresponderend deel van het bedrag gereserveerd. Dit 9

10 betekent dat als de reserveringsperiode geen jaar lang is, het bedrag verdeeld wordt over het aantal periodes in de reserveringsperiode. Het is van belang om aan te geven of, en zo ja hoe, het vast bedrag afgebroken dient te worden. Dit geeft u aan bij de parameter "Pro-rataberekening". Per periode wordt het corresponderend deel van het bedrag gereserveerd. Als er ook componenten zijn ingericht als grondslag voor de extra uitkering niet zijnde grondslag voor het referentiesalaris, dan wordt over deze componenten een reservering opgebouwd conform methode "Reservering bedrag". Standaard is de optie gevuld met "Reservering bedrag". Vast bedrag Percentage Ingeval de extra uitkering gebaseerd is op reservering vast bedrag, wat is dan het vast voltijds bedrag dat uitbetaald dient te worden? Zijn er individuele afspraken gemaakt op werknemers dan kunt u dit bedrag overrulen via salariscomponent 46010/47010/48010 (HM vast bedrag extra uitkering). Hierin kunt u in de "Waarde"-kolom aangeven het percentage waarmee de grondslag van de extra uitkering vermenigvuldigd moet worden (niet van toepassing bij reservering vast bedrag). Zijn er individuele afspraken gemaakt op werknemers dan kunt u dit percentage overrulen via salariscomponent 46000/47000/48000 (HM percentage extra uitkering). Het opgegeven percentage wordt toegepast op de opgebouwde grondslag gedurende de reserveringsperiode. Indien de reserveringsperiode een geheel jaar is, dan kan het "jaar" percentage ingevuld worden. Indien de reserveringsperiode echter niet een geheel jaar is dan dient het percentage "omgeslagen" te worden naar een percentage voor de reserveringsduur. Bijvoorbeeld als de reserveringsduur Jan-Jun is (6 maanden) en de regeling stelt dat de extra uitkering gelijk is aan 1% van het jaarsalaris o.b.v. het geldende juni salaris, dan dient als percentage 1% 12/6 = 2% opgegeven te worden. Hiermee wordt gezorgd dat gedurende elke periode van de reserveringsperiode, 1/6 van het totaalbedrag wordt gereserveerd. 10

11 Pro-rataberekening Als de extra uitkering gebaseerd is op reservering deeltijdpercentage of reservering voorschot of reservering vast bedrag, dan dient u aan te geven hoe het bedrag berekend dient te worden. De volgende opties zijn mogelijk: Optie Betekenis Niet afbreken Afbreken naar rato van DTF Het gehele bedrag wordt toegepast, ook als het dienstverband in de loop van de periode start of eindigt of als er sprake is van een parttime medewerker. Let op: Het opgegeven vast bedrag is een bedrag voor de gehele reserveringsperiode. Iemand die in de loop van de reserveringsperiode start of eindigt heeft eveneens recht op het volledige bedrag als er aangegeven is dat het bedrag niet naar rato van tijdvak afgebroken moet worden. Voorbeeld 1: Er is sprake van een extra uitkering van een vast bedrag van 600 in december. Werknemer A komt op 15 januari 2016 in dienst. Parttime percentage = 80%. Dit bedrag wordt niet afgebroken naar rato van de deeltijdfactor en niet afgebroken naar rato van tijdvak. Dus in december ontvangt werknemer A een bedrag van 600. Voorbeeld 2: Er is sprake van een extra uitkering van een vast bedrag van 600 in december. Werknemer A komt op 15 april 2016 in dienst. Parttime percentage = 80%. Dit bedrag wordt niet afgebroken naar rato van de deeltijdfactor en niet afgebroken naar rato van tijdvak. Werknemer A ontvangt in december een bedrag van 600,00. Per maand wordt, negen maanden lang, een bedrag van 600 / 9 = 66,67 gereserveerd. Een parttime medewerker krijgt slecht een deel van het bedrag, naar evenredigheid van de deeltijdfactor. Let op: Het opgegeven vast bedrag is een bedrag voor de gehele reserveringsperiode. Iemand die in de loop van de reserveringsperiode start of eindigt, heeft eveneens recht op het volledige bedrag als er niet is aangegeven dat het bedrag naar rato van tijdvak afgebroken moet worden. Voorbeeld 1: - Er is sprake van een extra uitkering van een vast bedrag van 11

12 600 in december. - Werknemer A komt op 15 januari 2016 in dienst. Parttime percentage = 80%. - Dit bedrag wordt wel afgebroken naar rato van de deeltijdfactor en niet afgebroken naar rato van tijdvak. Dus in december ontvangt werknemer A een bedrag van 80% van 600 = 480. Voorbeeld 2: - Er is sprake van een extra uitkering van een vast bedrag van 600 in december. - Werknemer A komt op 15 april 2016 in dienst. Parttime percentage = 50%. - Dit bedrag wordt wel afgebroken naar rato van de deeltijdfactor en niet afgebroken naar rato van tijdvak. Werknemer A ontvangt in december een bedrag van 600 x 50% = 300,00. Per maand wordt, negen maanden lang, een bedrag van 300 / 9 = 33,33 gereserveerd. naar rato van tijdvak Als het dienstverband in de loop van de periode start of eindigt dan wordt het bedrag naar rato van de duur van het dienstverband afgebroken. De "naar rato" factor wordt bepaald aan de hand van het aantal werkdagen (aantal maandagen tot en met vrijdagen in een periode) en het aantal werkdagen (aantal maandagen tot en met vrijdagen in een periode) dat het dienstverband geldig is, in een periode. Voorbeeld: - Er is sprake van een extra uitkering van een vast bedrag van 600 in december Werknemer A komt op 15 januari 2016 in dienst. Parttime percentage = 80%. - Dit bedrag wordt niet afgebroken naar rato van de deeltijdfactor en wel afgebroken naar rato van tijdvak. - Er zijn in totaal 21 werkdagen (maandag tot en met vrijdag) in januari. Werknemer A is in januari in totaal 11 werkdagen in dienst. Werknemer A is in januari 11/21 deel in dienst, dus in december ontvangt werknemer A een bedrag van 11/21 x x 50 = 26, = 576,19. In januari wordt 26,19 gereserveerd en in de overige elf maanden wordt 50,= gereserveerd. 12

13 naar rato Als het dienstverband in de loop van de periode start of eindigt, van DTF en dan wordt het bedrag evenredig berekend naar de duur van het tijdvak dienstverband en van de deeltijdfactor. De vermenigvuldigingsfactor wordt bepaald aan de hand van het aantal werkdagen (maandag tot en met vrijdag) in de periode en het aantal werkdagen dat het dienstverband geldig is in de periode. Voorbeeld: - Er is sprake van een extra uitkering van een vast bedrag van 600 in december. - Werknemer A komt op 15 januari 2016 in dienst. Parttime percentage = 80%. - Dit bedrag wordt wel afgebroken naar rato van de deeltijdfactor en wel afgebroken naar rato van tijdvak. Dus in december ontvangt werknemer A een bedrag van 80% van (11/21 x x 50) = 0,80 x 576,19 = 460,95. In januari wordt 20,95 gereserveerd en in de overige elf maanden wordt 40,= gereserveerd. Standaard is de optie gevuld met "Afbreken naar rato van DTF en tijdvak" Minimum In sommige regelingen kan er sprake zijn van een minimum aan extra uitkering. Dit minimum kan ook afhankelijk zijn van de leeftijd. U kunt kiezen uit de optie: Ja Nee Standaard is deze optie gevuld met "Nee". Indien er sprake is van een minimum dan dient ook tabel / / (Extra uitkering minimum bedrag) ingevuld te worden met het minimum bedrag. Ook dient in de parameter "Leeftijdsbepaling" en "Leeftijdsbepaling uit dienst" aangegeven te worden hoe de leeftijd bepaald moet worden om het juiste minimum bedrag te bepalen. Let op: Het opgegeven minimum bedrag is altijd een bedrag op werknemersniveau. Heeft een werknemer meerdere contracten dan wordt het minimum bepaald op basis van alle contracten. 13

14 Pro rata minimum Als er sprake is van een minimum bedrag hoe dient dan het minimum bedrag berekend te worden? De volgende opties zijn mogelijk: Optie Niet afbreken Afbreken naar rato van DTF Betekenis Het gehele minimumbedrag wordt toegepast, ook als het dienstverband in de loop van de periode start of eindigt of als er sprake is van een parttime medewerker. Let op: Het opgegeven minimum bedrag is een bedrag voor de gehele reserveringsperiode. Iemand die in de loop van de reserveringsperiode start of eindigt heeft eveneens recht op het volledig minimum bedrag als er aangegeven is dat het bedrag niet naar rato van tijdvak afgebroken moet worden. Voorbeeld: - Extra uitkering = 3% van het jaarsalaris. De extra uitkering wordt in december uitgekeerd. - Er is sprake van een minimum aan extra uitkering van 1000 op jaarbasis. - Werknemer A komt op 15 april 2016 in dienst en verdient 2000 per maand. Parttime percentage = 80%. - Het minimum bedrag wordt niet afgebroken naar rato van de deeltijdfactor en niet afgebroken naar rato van tijdvak. Per maand dient dus minimaal 1000 / 12 = 83,33 aan reservering gedaan te worden aan extra uitkering. 3% van het jaarsalaris van de werknemer is minder dan Dus in december ontvangt de werknemer een bedrag van 1000 aan extra uitkering. Als er sprake is van een parttime medewerker dan wordt het bedrag naar rato van de parttimefactor afgebroken. Let op: Het opgegeven minimum bedrag is een bedrag voor de gehele reserveringsperiode. Iemand die in de loop van de reserveringsperiode start of eindigt heeft eveneens recht op het volledig minimum bedrag als er aangegeven is dat het bedrag niet naar rato van tijdvak afgebroken moet worden. Voorbeeld 1: Extra uitkering = 3% van het jaarsalaris. Er is sprake van een minimum aan extra uitkering van 1000 op jaarbasis. Werknemer A komt op 15 januari 2016 in dienst en verdient 2000 per maand. Parttime percentage = 80%. Het minimum bedrag wordt wel afgebroken naar rato van de deeltijdfactor en niet afgebroken naar rato van tijdvak. Per 14

15 maand dient dus minimaal (1000 / 12) x 0,80 = aan reservering gedaan te worden aan extra uitkering. 3% van het jaarsalaris van de werknemer is minder dan 1000 x 0,80 (= 800). Dus werknemer ontvangt in december 800. Voorbeeld 2: Extra uitkering = 3% van het jaarsalaris. Er is sprake van een minimum aan extra uitkering van 1000 op jaarbasis. Werknemer A komt op 15 april 2016 in dienst en verdient 2000 per maand. Parttime percentage = 80%. Het minimum bedrag wordt wel afgebroken naar rato van de deeltijdfactor en niet afgebroken naar rato van tijdvak. Per maand dient dus minimaal (1000 / 12) x 0,80 = aan reservering gedaan te worden aan extra uitkering. 3% van het jaarsalaris van de werknemer is minder dan 1000 x 0,80 (= 800). Dus werknemer ontvangt in december 800. naar rato van tijdvak naar rato van DTF en tijdvak Als het dienstverband in de loop van de periode start of eindigt dan wordt het bedrag naar rato van de duur van het dienstverband afgebroken. De "naar rato" factor wordt bepaald aan de hand van het aantal werkdagen (aantal maandagen tot en met vrijdagen in een periode) en het aantal werkdagen (aantal maandagen tot en met vrijdagen in een periode) dat het dienstverband geldig is in een periode. Voorbeeld: Extra uitkering = 3% van het jaarsalaris. Er is sprake van een minimum aan extra uitkering van 1000 op jaarbasis. Werknemer A komt op 15 januari 2016 in dienst en verdient 2000 per maand. Parttime percentage = 80%. Het minimum bedrag wordt niet afgebroken naar rato van de deeltijdfactor en wel afgebroken naar rato van tijdvak. Per maand dient dus minimaal 1000 / 12 = 83,33 aan reservering gedaan te worden aan extra uitkering als een werknemer de hele maand werkt. Werknemer is in januari 11/21 deel in dienst, dus in januari heeft werknemer A een minimum reservering van 11/21 x 1000/12 = 43,65. In de andere maanden is dit 83,33. In december ontvangt werknemer A een bedrag van 43, x 83,33 = 960,28. Als het dienstverband in de loop van de periode start of eindigt dan wordt het bedrag naar rato van de duur van het dienstverband en naar rato van de deeltijdfactor afgebroken. 15

16 De "naar rato" factor wordt bepaald aan de hand van het aantal werkdagen (aantal maandagen tot en met vrijdagen in een periode) en het aantal werkdagen (aantal maandagen tot en met vrijdagen in een periode) dat het dienstverband geldig is in een periode. Voorbeeld: Extra uitkering = 3% van het jaarsalaris. Er is sprake van een minimum aan extra uitkering van 1000 op jaarbasis. Werknemer A komt op 15 januari 2016 in dienst en verdient 2000 per maand. Parttime percentage = 80%. Het minimum bedrag wordt wel afgebroken naar rato van de deeltijdfactor en wel afgebroken naar rato van tijdvak. Per maand dient dus minimaal 80% van 1000 / 12 = 66,67 aan reservering gedaan te worden aan extra uitkering als een werknemer de hele maand werkt. Werknemer is in januari 11/21 deel in dienst, dus in januari heeft werknemer A een minimum reservering van 11/21 x 66,67 = 34,92. In de andere maanden is dit 66,67. In december ontvangt werknemer A een bedrag van 34, x 66,67 = 768,29. Standaard is de optie gevuld met "Afbreken naar rato van DTF en tijdvak" Referentieperiode Als de extra uitkering berekend wordt op basis van reservering deeltijdpercentage of reservering voorschot dan dient u hierin de periode op te geven van het referentiesalaris dat genomen moet worden. Indien de referentieperiode ligt voor de start van het dienstverband, dan zal het referentiesalaris uit de eerste periode van het dienstverband genomen worden. Indien de referentieperiode ligt na het einde van het dienstverband, dan zal het referentiesalaris uit de laatste periode van het dienstverband genomen worden. 16

17 Maximum In sommige regelingen kan er sprake zijn van een maximum aan extra uitkering. Dit maximum kan ook afhankelijk zijn van de leeftijd. U kunt kiezen uit de optie: Ja Nee Standaard is deze optie gevuld met "Nee". Indien er sprake is van een maximum dan dient ook tabel / / (Extra uitkering maximum bedrag) ingevuld te worden met het maximum bedrag. Ook dient in de parameter "Leeftijdsbepaling" en "Leeftijdsbepaling uit dienst" aangegeven te worden hoe de leeftijd bepaald moet worden om het juiste maximumbedrag te bepalen. Het inrichten van een maximum bedrag kan ook toegepast worden indien een extra uitkering alleen voor bepaalde leeftijdsgroepen geldt. Indien bijvoorbeeld de extra uitkering alleen van toepassing is voor medewerkers jonger dan 23 jaar, dan kan een maximum bedrag van ,- (een willekeurig hoog bedrag) ingericht worden voor leeftijden tot 22 jaar en een maximum bedrag van 0,= vanaf 23 jaar. Let op: Het opgegeven maximumbedrag is altijd een bedrag op werknemersniveau. Heeft een werknemer meerdere contracten dan wordt het maximum bepaald op basis van alle contracten. 17

18 Pro rata maximum Ingeval er sprake is van een maximum bedrag hoe dient dan het maximum bedrag afgebroken te worden? De volgende opties zijn mogelijk: Optie Niet afbreken Afbreken naar rato van DTF naar rato van tijdvak Betekenis Het bedrag wordt helemaal niet afgebroken als het dienstverband in de loop van de periode start of eindigt of als er sprake is van een parttime medewerker. Voorbeeld: Extra uitkering = 3% van het jaarsalaris. Er is sprake van een maximum aan extra uitkering van 2000 op jaarbasis. De extra uitkering wordt in december uitgekeerd. Werknemer A komt op 15 januari 2016 in dienst en verdient 6000 per maand. Parttime percentage = 80%. Het maximum bedrag wordt niet afgebroken naar rato van de deeltijdfactor en niet afgebroken naar rato van tijdvak. Per maand dient dus maximaal 2000 / 12 = aan reservering gedaan te worden aan extra uitkering. 3% van het jaarsalaris van de werknemer is Dit bedrag is meer dan Dus in december ontvangt de werknemer een bedrag van 2000 aan extra uitkering. Als er sprake is een parttime medewerker dan wordt het bedrag naar rato van de parttime factor afgebroken. Voorbeeld: Extra uitkering = 3% van het jaarsalaris. Er is sprake van een maximum aan extra uitkering van 2000 op jaarbasis. De extra uitkering wordt in december uitgekeerd. Werknemer A komt op 15 januari 2016 in dienst en verdient 6000 per maand. Parttime percentage = 80%. Het maximum bedrag wordt wel afgebroken naar rato van de deeltijdfactor en niet afgebroken naar rato van tijdvak. Per maand dient dus maximaal (2000 / 12) x 0,80 = 133,33 aan reservering gedaan te worden aan extra uitkering. 3% van het jaarsalaris x parttime factor van de werknemer is 2160 x 0,80 = Dit bedrag is meer dan 2000 x 0,80 = Dus in december ontvangt de werknemer een bedrag van 1600 aan extra uitkering. Als het dienstverband in de loop van de periode start of eindigt dan wordt het bedrag naar rato van de duur van het dienstverband afgebroken. De naar rato factor wordt bepaald aan de hand van het aantal 18

19 werkdagen (aantal maandagen tot en met vrijdagen in een periode) en het aantal werkdagen (aantal maandagen tot en met vrijdagen in een periode) dat het dienstverband geldig is in een periode. Voorbeeld: Extra uitkering = 3% van het jaarsalaris. Er is sprake van een maximum aan extra uitkering van 2000 op jaarbasis. De extra uitkering wordt in december uitgekeerd. Werknemer A komt op 15 januari 2016 in dienst en verdient 6000 per maand. Parttime percentage = 80%. Het maximum bedrag wordt niet afgebroken naar rato van de deeltijdfactor en wel afgebroken naar rato van tijdvak. Per maand dient dus maximaal 2000 / 12 = 166,67 aan reservering gedaan te worden aan extra uitkering als een werknemer de hele maand werkt. Werknemer is in januari 11/21 deel in dienst, dus in december heeft werknemer A een maximum reservering van 11/21 x 2000/12 = 87,30. In de andere maanden is dit 166,67. In december ontvangt werknemer A een bedrag van 87, x 166,67 = 1920,67. naar rato Als het dienstverband in de loop van de periode start of eindigt van DTF en dan wordt het bedrag naar rato van de duur van het tijdvak dienstverband en naar rato van de deeltijdfactor afgebroken. Voorbeeld: Extra uitkering = 3% van het jaarsalaris. Er is sprake van een maximum aan extra uitkering van 2000 op jaarbasis. De extra uitkering wordt in december uitgekeerd. Werknemer A komt op 15 januari 2016 in dienst en verdient 6000 per maand. Parttime percentage = 80%. Het maximum bedrag wordt wel afgebroken naar rato van de deeltijdfactor en wel afgebroken naar rato van tijdvak. Per maand dient dus maximaal (2000 / 12) x 0,80 = 133,33 aan reservering gedaan te worden aan extra uitkering als een werknemer de hele maand werkt. Werknemer is in januari 11/21 deel in dienst, dus in december heeft werknemer A een maximum reservering van 11/21 x 2000/12 x 0,80= 69,84. In de andere maanden is dit 166,67 x 0,80 = 133,33. In december ontvangt werknemer A een bedrag van 69, x 133,33 = 1536,47. Standaard is de optie gevuld met "Afbreken naar rato van DTF en tijdvak" 19

20 Uitbetalingsmethode Leeftijdsbepaling Hierin kunt u aangeven in welke periode de extra uitkering uitbetaald dient te worden. U kunt kiezen uit de volgende opties: In ingestelde periode en bij uit dienst In ingestelde periode en in de periode na uit dienst In ingestelde periode Direct Niet automatisch betalen Standaard is de optie gevuld met "In ingestelde periode en in de periode na uit dienst". Als er sprake is van een minimum of maximum bedrag voor de extra uitkering en er is een leeftijdsstaffel, dan moet aangegeven worden hoe de leeftijd bepaald moet worden. Optie Betekenis Eerste dag van de laatste reserveringsperiode Laatste dag van de laatste reserveringsperiode Bekeken wordt wat de leeftijd van de medewerker is op de eerste dag van de laatste reserveringsperiode (parameter "Eindperiode reservering"). Als bijvoorbeeld de reservering van de extra uitkering loopt van januari t/m december dan zal de leeftijd bepaald worden zoals die is op 1 december. Bekeken wordt wat de leeftijd van de medewerker is op de laatste dag van de laatste reserveringsperiode (parameter "Eindperiode reservering"). Als bijvoorbeeld de reservering van de extra uitkering loopt van januari t/m december dan zal de leeftijd bepaald worden zoals die is op 31 december. Standaard is de optie gevuld met "Laatste dag van de laatste reserveringsperiode". 20

21 Leeftijdsbepaling uit dienst Als er sprake is van een minimum of maximum bedrag voor de extra uitkering en er is een leeftijdsstaffel, dan moet aangegeven worden hoe de leeftijd bepaald moet worden als de medewerker voor het einde van de reserveringsperiode uit dienst gaat. Optie Conform reguliere uitbetaling Uitdienstdatum Eerste dag van uitdienstperiode Laatste dag van uitdienstperiode Betekenis De leeftijd wordt bepaald zoals ingericht bij de parameter "Leeftijdsbepaling", m.a.w. de leeftijd is niet afhankelijk van de uitdienstdatum. De leeftijd wordt bepaald zoals die is op de datum uit dienst. De leeftijd wordt bepaald zoals die is op de eerste dag van de periode dat de medewerker uit dienst gaat. De leeftijd wordt bepaald zoals die is op de laatste dag van de periode dat de medewerker uit dienst gaat. Standaard is de optie gevuld met "Conform reguliere uitbetaling" Startperiode reservering Eindperiode reservering Uitbetalingsperiode Hierin geeft u bij de "Waarde"-kolom de startperiode van de reservering van de extra uitkering. Let op: Vergeet niet ook de eindperiode mee te geven bij parameter "Eindperiode reservering" Standaard is de optie gevuld met "1". Hierin geeft u bij de "Waarde"-kolom de eindperiode van de reservering van de extra uitkering. De waarde die u hier invult is de tot en met periode. Voorbeeld: Vult u als startperiode reservering de waarde 2 in en bij eindperiode reservering de waarde 10 in, dan loopt de reservering van de extra uitkering van periode 2 tot en met periode 10 Let op: Vergeet niet ook de startperiode mee te geven bij parameter "Startperiode reservering". Standaard is de optie gevuld met "12". Hierin geeft u bij de "Waarde"-kolom in welke periode de extra uitkering uitbetaald dient te worden. December wordt aangegeven met de waarde "12". Standaard is de optie gevuld met "12". Indien de Berekeningsmethode reservering voorschot is, dan is dit de periode waarin het voorschot uitbetaald moet worden. In de laatste periode van de reservering (dan wel bij einde dienstverband) zal er altijd een verrekening plaatsvinden op het gedane voorschot (indien noodzakelijk). 21

22 Toepassen einddatum dienstverband Extra salaris in loonaangifte Als de extra uitkering gebaseerd is op reservering voorschot en er een voorschot uitbetaald gaat worden, dan kan aangegeven worden of bij het bepalen van het voorschot rekening gehouden moet worden met een toekomstige einddatum van het dienstverband. Als ingericht is dat rekening gehouden moet worden met een toekomstige einddatum en deze is ten tijde van de voorschotbepaling nog niet bekend, dan wordt het volledige bedrag berekend. Indien vervolgens na de uitbetaling van het voorschot alsnog een einddatum dienstverband wordt ingevoerd, dan zal, met terugwerkende kracht, het voorschotbedrag worden herberekend. Standaard is de optie gevuld met "Ja". Hiermee kunt u aangeven of de ingerichte extra uitkering als extra salaris gemeld moet worden in de loonaangifte. Als alle onderstaande situaties van toepassing zijn, dan dient u deze waarde op "Ja" te zetten: De extra uitkering is niet afhankelijk van bedrijfsresultaten De extra uitkering is niet afhankelijk van de prestaties van de werknemer De extra uitkering is een vast bedrag of een bepaald percentage van het loon De extra uitkering wordt naar evenredigheid betaald indien het dienstverband zich over een deel van het jaar uitstrekt en er daarvoor dus periodieke opbouw (reservering) plaatsvindt EN er is geen beperkende voorwaarden aan verbonden, bijvoorbeeld dat de werknemer in dienst moet zijn op een bepaald moment. Dit soort uitkeringen zijn van structurele aard. Let op: Alleen extra uitkeringen van structurele aard worden meegenomen in de jaarpensioengrondslag indien de extra uitkering hier onderdeel van uitmaakt. Standaard is deze optie gevuld met "Nee". 22

23 Welk dienstverband Hierin kunt u aangeven welke dienstverbanden recht hebben op een extra uitkering. Hierin kunt u een keuze maken uit de volgende opties: Dienstverband dat actief is of is geweest voor ten minste 1 dag in de reserveringsperiode Dienstverband dat actief is of is geweest op de ingerichte datum binnen de reserveringsperiode Dienstverband dat actief is of is geweest met aantal aaneengesloten periodes binnen de reserveringsperiode van: Dienstverband dat actief is of is geweest van minimaal aantal periodes binnen de reserveringsperiode in dienst van: De standaard waarde is "Dienstverband dat actief is of is geweest voor ten minste 1 dag in de reserveringsperiode". Het aantal periodes dat de medewerker in dienst is (geweest) wordt bepaald aan de hand van het totaal aantal kalenderdagen in dienst, gedeeld door het gemiddelde aantal kalenderdagen per periode. Voorbeelden van de vulling van de verschillende opties: 1) Bij de optie "Dienstverband dat actief is of is geweest op de ingerichte datum binnen de reserveringsperiode:" dient u ook waardes in te vullen bij onderstaande twee parameters: "Dag waarop dienstverband actief is" "Maand waarop dienstverband actief is" Bijvoorbeeld voor onderstaande extra uitkering dient u de waarde "1" in te vullen bij "Dag waarop dienstverband actief is" en de waarde "6" in te vullen bij "Maand waarop dienstverband actief is": In juni 2014 wordt een eenmalige uitkering verstrekt aan alle op 1 juni 2014 in dienst zijnde werknemers. De hoogte van de uitkering is 0,7% van het bij de werkgever feitelijk verdiend salaris in de periode van 1 juni 2013 tot en met 31 mei Het feitelijk verdiend salaris bij de werkgever is het salaris zoals bedoeld in artikel 1:1 sub d CAO Gehandicaptenzorg. 2) Bij de optie "Dienstverband dat actief is of is geweest met aantal aaneengesloten periodes binnen de reserveringsperiode van:" dient u ook bij de "Waarde"-kolom het aantal aaneengesloten periodes op te nemen. Bijvoorbeeld voor onderstaande extra uitkering dient u de waarde: "3" in te vullen: De werkgever zal in de loop van enig kalenderjaar aan de werknemer met wie een onafgebroken dienstverband van ten minste 3 maanden heeft bestaan, een betaling doen van ten minste 3,25% van het in de voorafgaande 12 maanden bij de werkgever verdiende inkomen (exclusief overwerkdiensten en de vakantietoeslag) en van de ontvangen 23

24 wettelijke en bovenwettelijke uitkeringen ingeval van arbeidsongeschiktheid. Bij beëindiging van het dienstverband anders dan op eigen verzoek en anders dan op grond van een dringende reden in de zin van artikel 7:678 van het Burgerlijk Wetboek zal voor elke maand dienstverband waarover deze uitkering nog niet is verstrekt, 1/12 van deze uitkering worden gegeven. 3) Bij de optie "Dienstverband dat actief is of is geweest van minimaal aantal periodes binnen de reserveringsperiode in dienst van" dient u ook bij de "Waarde"-kolom het aantal periodes op te nemen. Bijvoorbeeld voor onderstaande extra uitkering dient u de waarde: "2" in te vullen: Een werknemer ontvangt in de loop van het kalenderjaar een uitkering van 3% van het inkomen dat hij in de afgelopen 12 maanden bij de werkgever heeft verdiend. Voorwaarde is dat de werknemer ten minste 2 maanden in dienst is bij de werkgever. Onder inkomen wordt in dit geval verstaan het brutoloon exclusief de vakantietoeslag, de meeruren, de meerurentoeslag en deze uitkering. Dag dienstverband actief In sommige regelingen ontvangen alleen werknemers die op een bepaald moment in dienst zijn een bedrag aan extra uitkering. Als dit het geval is, dient u de dag waarop het dienstverband actief moet zijn, in te vullen. Een voorbeeld hiervan is de CAO Gehandicaptenzorg: Werknemers die op 31 december van een kalenderjaar in dienst zijn bij de werkgever ontvangen van deze werkgever over dat kalenderjaar een eindejaarsuitkering. De hoogte van deze eindejaarsuitkering bedraagt 6,75% van het feitelijk verdiende salaris bij de werkgever in de periode van 1 januari tot en met 31 december van het betreffende kalenderjaar. Het feitelijk verdiende salaris bij de werkgever is het salaris zoals bedoeld in artikel 1:1 sub d. Per december 2014 is de hoogte van de eindejaarsuitkering 7,05% van het feitelijk verdiende salaris bij de werkgever in de periode van 1 januari tot en met 31 december van dat kalenderjaar. Bij dit voorbeeld dient u de waarde "31" in te vullen Opmerking: Als u deze parameter heeft ingevuld dan dient u ook de parameter 'Maand waarop dienstverband actief is" in te vullen. 24

25 Maand dienstverband actief In sommige regelingen ontvangen alleen werknemers die op bepaald moment in dienst zijn een bedrag aan extra uitkering. Als dit het geval is, dient u de maand waarop het dienstverband actief moet zijn, in te vullen. Een voorbeeld hiervan is de Cao Gehandicaptenzorg: Werknemers die op 31 december van een kalenderjaar in dienst zijn bij de werkgever ontvangen van deze werkgever over dat kalenderjaar een eindejaarsuitkering. De hoogte van deze eindejaarsuitkering bedraagt 6,75% van het feitelijk verdiende salaris bij de werkgever in de periode van 1 januari tot en met 31 december van het betreffende kalenderjaar. Het feitelijk verdiende salaris bij de werkgever is het salaris zoals bedoeld in artikel 1:1 sub d. Per december 2014 is de hoogte van de eindejaarsuitkering 7,05% van het feitelijk verdiende salaris bij de werkgever in de periode van 1 januari tot en met 31 december van dat kalenderjaar. Bij dit voorbeeld dient u de waarde "12" in te vullen. Opmerking: Als u deze parameter heeft ingevuld dan dient u ook de parameter 'Dag waarop dienstverband actief is" in te vullen. 25

26 Welke deeltijdfactor Als de reservering extra uitkering gebaseerd is op reservering deeltijdpercentage, reservering vast bedrag of reservering voorschot en het bedrag afgebroken dient te worden naar rato van DTF of naar rato van DTF en tijdvak, welke deeltijdfactor dient dan toegepast te worden? Onderstaande opties zijn mogelijk: Optie Niet gebruiken Berekende deeltijdfactor Berekende deeltijdfactor in een specifieke periode Toelichting Deeltijdfactor niet van toepassing De gemiddelde deeltijdfactor in de reserveringsperiode van de extra uitkering. Als een werknemer gedurende de reserveringsperiode van de extra uitkering verschillende deeltijdfactoren heeft gehad wordt de gemiddelde deeltijdfactor gedurende de reserveringsperiode genomen. Deze deeltijdfactor wordt bepaald op basis van de deeltijdfactor van het contract en eventuele extra uren waarbij de is aangegeven dat deze meetellen in de deeltijdfactor voor de extra uitkering. Bijvoorbeeld als uren overwerk, die naar cumulatief 1400 Uren overwerk gaan, ook moeten meetellen voor de bepaling van de deeltijdfactor, dan dient cumulatief 1400 Uren overwerk gestuurd te worden naar cumulatief 2200/2300/2400 Tellen in deeltijdfactor extra uitkering. De gemiddelde deeltijdfactor in een specifiek in te richten periode. Let op: Als u deze optie selecteert dan dient u ook de periode in te vullen bij parameter "Periode deeltijdfactor" Ingeval de ingerichte periode van de deeltijdfactor nog niet voorbij is, dan wordt de deeltijdfactor van de periode toegepast Ingeval de ingerichte periode van de deeltijdfactor voorbij is, dan wordt de deeltijdfactor van de ingerichte periode toegepast Deze deeltijdfactor wordt bepaald op basis van de deeltijdfactor van het contract en eventuele extra uren waarbij is aangegeven dat deze meetellen in de deeltijdfactor voor de extra uitkering. Bijvoorbeeld als uren overwerk, die naar cumulatief 1400 Uren overwerk gaan, ook moeten meetellen voor de bepaling van de deeltijdfactor, dan dient cumulatief 1400 Uren overwerk 26

27 gestuurd te worden naar cumulatief 2200/2300/2400 Tellen in deeltijdfactor extra uitkering. Indien de medewerker nog niet in dienst is in de opgegeven periode, dan zal de deeltijdfactor uit de eerste periode van het dienstverband genomen worden. Indien de medewerker al uit dienst is in de opgegeven periode, dan zal de deeltijdfactor uit de laatste periode van het dienstverband genomen worden. Deeltijdfactor op specifieke dag in een specifieke periode De deeltijdfactor die vastgelegd is op het contract op een specifiek ingerichte dag en periode. Let op: Als u deze optie selecteert dan dient u naast deze optie ook zowel de dag in parameter "Dag deeltijdfactor" als de periode in "Periode deeltijdfactor" in te vullen. Indien de medewerker nog niet in dienst is in de opgegeven periode en op de opgegeven dag, dan wordt de deeltijdfactor van de eerste dag van het dienstverband gebruikt. Indien de medewerker al uit dienst is in de opgegeven periode en op de opgegeven dag, dan wordt de deeltijdfactor van de laatste dag van het dienstverband gebruikt. Standaard is deze optie gevuld met "Niet gebruiken". Periode deeltijdfactor Dag deeltijdfactor Deze optie is van belang indien u bij parameter "Welke deeltijdfactor" één van onderstaande twee opties heeft gekozen: Berekende deeltijdfactor in een specifieke periode Deeltijdfactor op specifieke dag in een specifieke periode. In dat geval dient u ook het periodenummer dat van toepassing is in te vullen bij "Waarde". Deze optie is van belang indien u bij parameter "Welke deeltijdfactor" onderstaande optie heeft gekozen: Deeltijdfactor op specifieke dag in een specifieke periode In dat geval dient u ook het dagnummer dat van toepassing is in te vullen bij "Waarde". 27

28 4 Tabellen / / 50610: Extra uitkering minimum bedrag Parameter Toelichting Age Indien het minimum bedrag voor de gehele reserveringsperiode gekoppeld is aan de leeftijd dient u hierin de leeftijdscategorie op te nemen. YearAmount Het minimum bedrag voor de gehele reserveringsperiode dat minimaal aan extra uitkering uitgekeerd moet worden Tabellen / / 50620: Extra uitkering maximumbedrag Parameter Toelichting Age Indien het maximum bedrag voor de gehele reserveringsperiode gekoppeld is aan de leeftijd dient u hierin de leeftijdscategorie op te nemen. YearAmount Het maximum bedrag voor de gehele reserveringsperiode dat maximaal aan extra uitkering uitgekeerd mag worden Tabel 3000: Klantinstellingen 28

29 Parameter Toelichting 010StartYearPayroll Vanaf welk jaar wordt de verloning vanuit Payroll gedaan? Wordt gebruikt indien het referentiesalaris ligt voordat met Payroll wordt verloond en er een handmatig referentiesalaris voor de extra uitkering is opgegeven in de eerste periode dat er met Payroll verloond is. 5 Cumulatieven Ten behoeve van de loonaangifte zijn een aantal cumulatieven en salariscomponenten aangemaakt: Alleen extra uitkeringen die voldoen aan alle onderstaande voorwaarden dienen in de loonaangifte verantwoord te worden als extra salaris: Extra uitkering is niet afhankelijk van bedrijfsresultaten; Extra uitkering is niet afhankelijk van prestaties van de werknemer; Extra uitkering is een vast bedrag of bepaald percentage van het loon; Bij cao is geregeld dan wel bij (schriftelijk) arbeidscontract is overeengekomen dat de extra uitkering: o ten minste 1 x per jaar wordt uitbetaald; o naar evenredigheid wordt betaald indien de dienstbetrekking zich over een deel van het jaar uitstrekt en er daarvoor dus periodieke opbouw (reservering) plaatsvindt. Dat laatste wil ook zeggen dat als er voor de uitbetaling een beperkende voorwaarde aan verbonden zit als bijvoorbeeld het op 1 december van het betreffende jaar in dienst zijn, dan wordt niet aan de bovengenoemde voorwaarden voldaan en is er geen sprake van extra periode salaris. BELANGRIJKE OPMERKINGEN: Het Payroll systeem kan niet afleiden dat de extra uitkering afhankelijk is van bedrijfsresultaten of van de prestatie van de werknemer. Daarom dient u in tabel / / Extra uitkering aan te geven of de bedragen van de extra uitkering meegenomen dienen te worden in de loonaangifte als extra salaris; Als er een beperkende voorwaarden is bij de uitbetaling van de extra uitkering, dan dient u in tabel / / Extra uitkering aan te geven dat de bedragen van de extra uitkering NIET meegenomen dienen te worden in de loonaangifte als extra salaris; Cumulatieven t.b.v. loonaangifte Ten behoeve van de loonaangifte zijn onderstaande cumulatieven aangemaakt: Nummer Naam Toelichting Opgebouwd recht extra salaris Uitbetaling extra salaris Het opgebouwde recht t.b.v. de extra uitkering wordt hierin opgeslagen als dit bedrag gemeld moet worden in de loonaangifte. Het uitbetaald bedrag van de extra uitkering dat in de loonaangifte vermeld moet worden, wordt hierin opgeslagen. 29

30 5.1.2 Overige cumulatieven t.b.v. extra uitkering Ten behoeve van de extra uitkering zijn onderstaande cumulatieven aangemaakt. Let op: Alleen voor werkgevers die twee of drie extra uitkeringen naast elkaar hebben, dient Extra uitkering 2 / Extra uitkering 3 ingericht te worden. Nummer uitkering 1 / 2 / / 2300 / / / Naam Tellen in deeltijdfactor extra uitkering Extra uitkering (geen referentie salaris) Toelichting Cumulatieven die uren bevatten kunnen hiermee al dan niet worden opgenomen in de deeltijdfactor extra uitkering. Dit is van belang als de grondslag wordt bepaald o.b.v. de DTF extra uitkering. Van belang is dat dan de component in die cumulatieven niet ook als bedrag in de extra uitkering worden opgenomen want dat zou tot dubbeltelling leiden. Dit cumulatief wordt NIET gebruikt om direct componenten aan toe te wijzen. Hij wordt gebruikt om andere cumulatieven naar toe te laten wijzen. Bijvoorbeeld als uren overwerk, die naar cumulatief 1400 Uren overwerk gaan, ook moeten meetellen voor de bepaling van de deeltijdfactor, dan dient cumulatief 1400 Uren overwerk gestuurd te worden naar cumulatief 2200/2300/2400 Tellen in deeltijdfactor extra uitkering. Dit cumulatief is van belang bij een extra uitkering met methode reservering bedrag. Als bij een andere extra uitkering methode zoals reservering deeltijdfactor, reservering voorschot of reservering vast bedrag, salariscomponenten als grondslag, niet zijnde grondslag voor referentiesalaris, worden ingericht, dan zal over deze salariscomponenten een reservering opgebouwd en uitbetaald worden conform methode reservering bedrag. Bij alle componenten die meetellen in de grondslag voor de extra uitkering dient u dit cumulatief aan te vinken bij de salariscomponentconfiguratie. 1. Hebt u als methode voor de extra uitkering reservering bedrag dan dient u in de configuratie van een aantal salariscomponenten aan te geven dat de component grondslag is voor extra uitkering: a. Voor de salariscomponent "Periode salaris" dient u bij de juiste extra uitkering aan te geven dat deze component grondslag is voor extra uitkering. In onderstaand voorbeeld telt het periode salaris in de grondslag van de extra uitkering 1: 30

31 b. Hieronder treft u een overzicht aan van een aantal componenten waarbij u waarschijnlijk ook moet aangeven dat deze componenten meetellen in de grondslag van de extra uitkering Code Naam Gewerkte uren (vaste salarianten) Gegenereerde gewerkte uren Gewerkte uren (uurloners) Gewerkte uren (Netto-Bruto) HM onbetaalde uren Gegenereerde onbetaalde uren Stagevergoeding Vervangende functietoeslag Persoonlijke toeslag Ouderschapsverlof Korting ivm ziekte Korting ivm ziekte SFB Korting ivm zwangerschap Korting ivm ziekte door zwangerschap 2. Hebt u als methode voor de extra uitkering reservering deeltijdpercentage of reservering voorschot dan dient u in de configuratie van de salariscomponent "Periodesalaris" aan te geven dat deze component een onderdeel is van het referentiesalaris: 31

32 50210 / / / / / / DTF reservering tbv extra uitkering Extra uitkering reservering Extra uitkering mdw actief 3. Hebt u als methode voor de extra uitkering reservering vast bedrag dan speelt dit cumulatief geen rol. U dient in de configuratie van geen enkele salariscomponenten aan te geven dat de salariscomponenten een onderdeel is van de extra uitkering. Bevat de berekende deeltijdfactor die gereserveerd wordt ingeval de extra uitkering gebaseerd is op reservering deeltijdpercentage, reservering voorschot of reservering vast bedrag. Dit cumulatief speelt geen rol voor methode reservering bedrag. Bevat het totaal van de gereserveerde extra uitkering, het uitbetaalde bedrag en het terug geboekte bedrag van zowel de bedragen op basis van. DTF reservering als de reservering op basis van bedrag. Bevat het aantal periodes waarin de medewerker gedurende ten minste 1 dag een actief contract heeft / / Jaargrond Bevat de voltijds grondslag voor de extra uitkering t.b.v. bepaling jaar slag extra pensioen grondslag. Gebaseerd op de grondslag als geldig op start uitkering jaar/start dienstverband. tbv jaar grondslag pensioen / / Grondslag Indien een deeltijdfactor gebruikt wordt voor de extra uitkering bepaling, dan wordt deze DTF toegepast op een voltijds referentiesalaris in een 32

33 50450 referentie salaris extra uitkering gespecificeerde periode. In deze accumulator worden per periode de contributies voor dit voltijds referentiesalaris vastgelegd. Dit is van toepassing bij gebruik van de methodes reservering deeltijdfactor en reservering voorschot. U dient in de configuratie van de salariscomponent Periode salaris en Voltijdsalaris uurloners, aan te geven dat deze grondslag is voor het referentiesalaris van de extra uitkering: U moet nalopen welke andere salariscomponenten in de grondslag voor het referentiesalaris meegenomen moeten worden. Salariscomponenten Salariscomponenten t.b.v. loonaangifte Onderstaande twee salariscomponenten worden door het systeem berekend en verantwoord in de loonaangifte: Nummer Naam Toelichting Extra salaris LA Het bedrag aan extra periodesalaris dat daadwerkelijk is uitbetaald in een periode als deze in de loonaangifte verantwoord dient te worden Opgeb. recht extra sal. LA Het opgebouwde recht op extra periodesalaris dat per periode is opgebouwd en gemeld dient te worden in de loonaangifte als extra salaris Overige salariscomponenten t.b.v extra uitkering Onderstaande salariscomponenten zijn van belang t.b.v. extra uitkering. Let op: Alleen voor werkgevers die twee extra uitkeringen naast elkaar hebben dan dient Extra uitkering 2 ingericht te worden. 33

34 Nummer Naam uitkering 1 / 2 / 3 Toelichting / / HM percentage Hiermee kunt u een percentage opgeven dat toegepast dient te worden extra uitkering voor de berekening van de extra uitkering ingeval dit percentage afwijkend is dan wat er in de regeling is ingericht. Deze component kunt u gebruiken voor zowel methode reservering bedrag, reservering deeltijdfactor en reservering voorschot / / / / HM vast bedrag extra uitkering HM referentiesalaris extra uitkering In geval u gebruik maakt van extra uitkering gebaseerd op een vast bedrag en u wilt het vast bedrag dat ingericht is in de tabel overrulen, kunt u hiermee een vast bedrag opgeven dat toegepast dient te worden voor de berekening van de extra uitkering. De transactie dient normaliter geldig te zijn gedurende de hele reserveringsperiode. Deze component kunt u alleen gebruiken bij methode reservering vast bedrag. Hiermee kan een referentiesalaris voor de extra uitkering opgegeven worden indien dat afwijkt van het berekende referentiesalaris. De transactie dient minstens geldig te zijn in de periode waarvan het referentiesalaris gebruikt wordt. Deze component wordt gebruikt voor methode reservering deeltijdpercentage en reservering voorschot. Indien het referentiesalaris ligt in het jaar voordat met Payroll wordt verloond, dient in de eerste periode van het jaar dat er verloond wordt met Payroll, m.b.v. deze component handmatig het referentiesalaris opgegeven te worden. Dit is alleen noodzakelijk indien dit referentiesalaris afwijkt van het salaris in de eerste periode van het jaar dat er verloond wordt met Payroll. In tabel 3000 Klantinstellingen, dient bij de parameter 010StartYearPayroll aangegeven te worden wat het startjaar is dat Payroll gebruikt wordt. Indien de referentieperiode verwijst naar een periode voor dit jaar zal het referentiesalaris vanuit de eerste periode van het startjaar genomen worden. Bij een handmatige opgave van het referentiesalaris wordt het totaal op medewerkersniveau van de handmatige opgave genomen. In de praktijk houdt dit in dat de handmatige opgave van het referentiesalaris op 1 contract gedaan hoeft te worden waarbij wel gezorgd moet worden dat de transactie, en daarmee ook het contract, wel geldig is in de gespecificeerde peilperiode voor het referentiesalaris. Om de reservering in periodes voorafgaand aan deze peilperiode van het referentiesalaris correct te laten zijn, dient de handmatige transactie ook geldig te zijn in de voorafgaande periodes. 34

35 46050 / / / / / / / / Extra uitkering factor Extra uitkering factor alleen DTF HM extra uitkering reservering HM uitbetaling extra uitkering Bevat de deeltijdfactor die gebruikt wordt in de berekening van de extra uitkering indien de extra uitkering gebaseerd is op de methode reservering deeltijdpercentage, voorschot of op vast bedrag. Bevat de deeltijdfactor op medewerkersniveau die gebruikt wordt in de berekening van de extra uitkering indien de extra uitkering (of minimum/maximum bepaling) gebaseerd is op een pro-ratamethode waarin alleen naar de DTF en niet de tijdsduur afgebroken wordt. U dient in deze component de reservering aan extra uitkering die vanuit het vorige salarissysteem is gereserveerd op te geven. Deze component kunt u gebruiken voor methode reservering bedrag, reservering deeltijdpercentage, reservering voorschot en reservering vast bedrag. Bij de uitbetaling van de extra uitkering zal ook dit bedrag uitbetaald worden. Indien de methode reservering deeltijdpercentage, reservering voorschot of reservering vast bedrag is, dan dient ook component "HM extra uitkering reservering DTF" opgegeven te worden dat de bijbehorende deeltijdfactor bevat. De component "HM extra uitkering reservering" zit niet in het periodieke reserveringsbedrag en zal derhalve niet gejournaliseerd worden en zal ook niet in de loonaangifte als opgebouwd recht extra salaris verantwoord worden. Dit omdat er vanuit gegaan wordt dat dit al via het vorige systeem is gedaan. Als de methode reservering bedrag is, zal over deze component WEL sociale premies berekend worden in component "Res. soc. premies extra uitkering" tenzij op component "Al eerder gereserveerde extra uitkering" eenzelfde bedrag wordt opgegeven. Als de methode reservering deeltijdpercentage, reservering voorschot of reservering vast bedrag is, dan dient in component "Al eerder gereserveerde extra uitkering" eenzelfde bedrag als in "HM extra uitkering reservering" opgegeven moeten worden om te voorkomen dat over de opgegeven "HM extra uitkering reservering DTF" ook een bedrag gereserveerd wordt. Ingeval de extra uitkering gebaseerd is op reservering bedrag dan kunt u bij een uitbetaling van de extra uitkering, buiten de reguliere periode om, hierin een bruto bedrag meegeven. Het uitbetaalde brutobedrag wordt verrekend met het tot nu toe gereserveerde bedrag. Indien u heeft aangegeven dat de extra uitkering verantwoord dient te worden in de loonaangifte als extra salaris dan wordt deze uitbetaling ook verantwoord in de loonaangifte. 35

36 46120 / / / / / / HM extra uitkering reservering DTF HM uitbetaling extra uitkering DTF Voltijd referentiesalaris extra uitkering U dient in deze component de reservering aan deeltijd factor vanuit het vorige salarissysteem op te geven als de methode voor de extra uitkering gebaseerd is op een reservering deeltijdpercentage. Deze component kunt u gebruiken voor methode reservering deeltijdpercentage, reservering voorschot en reservering vast bedrag. Indien u niet tevens de component "Al eerder gereserveerde extra uitkering" opgeeft, zal er over het opgegeven deeltijdpercentage ook een reserveringsbedrag bepaald worden. Ingeval de extra uitkering gebaseerd is op reservering deeltijdpercentage dan kunt u bij een uitbetaling van de extra uitkering, buiten de reguliere periode om, hierin een bruto bedrag meegeven. Het uitbetaalde brutobedrag wordt verrekend met het tot nu toe gereserveerd bedrag. Indien u heeft aangegeven dat de extra uitkering verantwoord dient te worden in de loonaangifte als extra salaris dan wordt deze uitbetaling ook verantwoord in de loonaangifte. Deze component kunt u gebruiken voor methode reservering deeltijdpercentage, reservering voorschot en reservering vast bedrag. Indien een deeltijdfactormethode gebruikt wordt voor de bepaling van de extra uitkering, dan wordt deze DTF toegepast op dit voltijds referentiesalaris in de gespecificeerde periode. Deze component wordt gebruikt voor methode reservering deeltijdpercentage en reservering voorschot. Dit referentiesalaris is een referentiesalaris op medewerkersniveau bepaald aan de hand van de salariscomponenten waarvan is aangegeven dat deze grondslag zijn voor het referentiesalaris, dan wel een handmatig (HM referentiesalaris extra uitkering) opgegeven referentiesalaris. Indien er geen handmatig opgegeven referentiesalaris is, wordt de waarde bepaald door een gewogen gemiddelde, o.b.v. deeltijdfactor, van de referentiesalarissen op alle contracten. Bij een handmatige opgave van het referentiesalaris wordt het totaal op medewerkerniveau van de handmatige opgave genomen. In de praktijk houdt dit in dat de handmatige opgave van het referentiesalaris op 1 contract gedaan hoeft te worden waarbij wel gezorgd moet worden dat de transactie, en daarmee ook het contract, wel geldig is in de gespecificeerde peilperiode voor het referentiesalaris. Om de reservering in periodes voorafgaand aan deze peilperiode van het referentiesalaris correct te laten zijn, dient de handmatige transactie ook geldig te zijn in de voorafgaande periodes. 36

37 46150 / / / / Extra uitkering reservering Extra uitkering reservering DTF Bevat de reservering van de extra uitkering per periode zonder de minimum/maximum correctie. Voor de extra uitkeringsmethode waarbij het deeltijdpercentage gereserveerd wordt, bevat deze component alleen het deel dat niet over de dtf bepaald wordt. Deze component kan ontstaan voor alle methodes maar primair voor reservering bedrag. Bij andere methodes kan deze component ontstaan als er ook componenten als grondslag bedrag voor deze extra uitkering zijn ingericht. Bevat de extra uitkering reservering indien de extra uitkeringsmethode o.b.v. deeltijdpercentage gebruikt wordt. Deze component bevat het gereserveerde deel o.b.v. de gereserveerde deeltijdpercentage, het reserveringsdeel m.b.t. extra uitkering over bedragen is component 46150/47150/ Deze component ontstaat bij methode reservering deeltijdpercentage, reservering voorschot en reservering vast bedrag / / Extra uitkering Indien op het bepaalde reserveringsbedrag voor de eenmalige uitkering min/max een correctie moet plaatsvinden i.v.m. een ingericht minimum of maximum correctiebedrag bedrag, dan bevat deze component de toe te passen correctie / / Extra uitkering reservering Bevat de extra uitkering reservering per periode. Voor de extra uitkeringsmethode waarbij het deeltijdpercentage gereserveerd wordt, bevat deze component alleen het deel dat NIET over de dtf bepaald wordt. Het betreft de som van de berekende extra uitkering plus een eventuele minimum/maximum correctie. Indien u heeft aangegeven dat de extra uitkering verantwoord dient te worden in de loonaangifte als extra salaris dan wordt deze uitbetaling ook verantwoord in de loonaangifte. Deze component kan ontstaan voor alle methodes maar primair voor reservering bedrag. Bij andere methodes kan deze component ontstaan als er ook componenten als grondslag bedrag voor deze extra uitkering zijn ingericht. 37

38 46190 / / / / / / Extra uitkering reservering DTF Uitbetaling extra uitkering Uitbetaling extra uitkering DTF Bevat de extra uitkering reservering indien de extra uitkeringsmethode o.b.v. deeltijdpercentage gebruikt wordt. Deze component bevat het gereserveerde deel o.b.v. het gereserveerde deeltijdpercentage; het reserveringsdeel m.b.t. extra uitkering over bedragen is component 46150/47150/ Het betreft de som van de berekende extra uitkering plus een eventuele minimum/maximum correctie. Indien u hebt aangegeven dat de extra uitkering verantwoord dient te worden in de loonaangifte als extra salaris, dan wordt deze uitbetaling ook verantwoord in de loonaangifte. Deze component ontstaat bij methode reservering deeltijdpercentage, reservering voorschot en reservering vast bedrag. Bevat de uitbetaling van de extra uitkering. Indien de extra uitkeringsmethode o.b.v. het deeltijdpercentage is, dan bevat deze component NIET het deel dat uitbetaald wordt o.b.v. het deeltijdpercentage. Indien u heeft aangegeven dat de extra uitkering verantwoord dient te worden in de loonaangifte als extra salaris, dan wordt deze uitbetaling ook verantwoord in de loonaangifte. Deze component kan ontstaan voor alle methodes maar primair voor reservering bedrag. Bij andere methodes kan deze component ontstaan als er ook componenten als grondslag bedrag voor deze extra uitkering zijn ingericht. Bevat de uitbetaling van de extra uitkering die is opgebouwd o.b.v. het gereserveerde deeltijdpercentage indien als extra uitkeringsmethode gekozen is voor deeltijdpercentage. Indien u heeft aangegeven dat de extra uitkering verantwoord dient te worden in de loonaangifte als extra salaris dan wordt deze uitbetaling ook verantwoord in de loonaangifte. Deze component ontstaat bij methode reservering deeltijdpercentage, reservering voorschot en reservering vast bedrag. 38

39 46290 / / / / / / / / Al eerder gereserveerde extra uitkering Terugboeking extra uitkering Terugboeking extra uitkering DTF Res. soc. premies extra uitkering U dient in deze component de reservering aan extra uitkering die vanuit het vorige salarissysteem is gereserveerd op te geven. Deze component kunt u gebruiken voor methode reservering bedrag, reservering deeltijdpercentage, reservering voorschot en reservering vast bedrag. Indien de methode reservering deeltijdpercentage, reservering voorschot of reservering vast bedrag is, dan dient ook component "HM extra uitkering reservering DTF" opgegeven te worden dat de bijbehorende deeltijdfactor bevat. Als de methode reservering bedrag is, zal over component "HM extra uitkering reservering" WEL sociale premies berekend worden in component "Res. soc. premies extra uitkering" tenzij op component "Al eerder gereserveerde extra uitkering" eenzelfde bedrag wordt opgegeven. Als de methode reservering deeltijdpercentage, reservering voorschot of reservering vast bedrag is, dan dient in component "Al eerder gereserveerde extra uitkering" eenzelfde bedrag als in "HM extra uitkering reservering" opgegeven moeten worden om te voorkomen dat over de opgegeven "HM extra uitkering reservering DTF" ook een bedrag gereserveerd wordt. Bevat de gereserveerde extra uitkering die NIET tot uitbetaling heeft geleid vanwege extra condities tot uitbetaling. Indien de extra uitkeringsmethode o.b.v. het deeltijdpercentage is, dan bevat deze component NIET het deel dat niet uitbetaald is o.b.v. het deeltijdpercentage. Deze component kan ontstaan voor alle methodes maar primair voor reservering bedrag. Bij andere methodes kan deze component ontstaan als er ook componenten als grondslag bedrag voor deze extra uitkering zijn ingericht. Bevat de reservering van de extra uitkering die is opgebouwd o.b.v. het gereserveerde deeltijdpercentage indien als extra uitkeringsmethode gekozen is voor deeltijdpercentage en deze reservering heeft NIET geleid tot uitbetaling vanwege extra condities tot uitbetaling. Deze component kan ontstaan bij methode reservering deeltijdpercentage, reservering voorschot en reservering vast bedrag. Te gebruiken om sociale lasten te reserveren over de gereserveerde extra uitkering. Hiervoor dient in de factor het gewenste percentage ingevuld in te worden. Deze component is van toepassing bij alle vier varianten. 39

40 6 Stappenplan Waaraan moet u denken bij het inrichten van de extra uitkering. De volgende aandachtspunten zijn van belang bij het inrichten van de extra uitkering: Stap 1: Bepaal of er sprake is van één extra uitkering of meerdere extra uitkeringen Als er sprake is van één extra uitkering dan dient u alleen de configuratie te doen in tabellen (Extra uitkering 1), (Extra uitkering 1 minimum bedrag) en (Extra uitkering 1 maximum bedrag) Als er sprake is van twee of drie extra uitkeringen dan dient u naast bovenvermelde tabellen ook de configuratie te doen in tabellen / (Extra uitkering 2 / Extra uitkering 3), / (Extra uitkering 2 minimum bedrag / Extra uitkering 3 minimum bedrag) en / (Extra uitkering 2 maximum bedrag / Extra uitkering 3 maximum bedrag) Stap 2: Bepaal tot welke variant de extra uitkering behoort Variant Reservering bedrag Uitwerking 1. Parameter "Berekeningsmethode" moet gezet worden op "Reservering bedrag" in tabel / / 50600: 2. Bij parameter "Percentage" dient u het percentage van de extra uitkering in te vullen: 3. Let op: Parameter "Vast bedrag" is niet van belang voor deze berekeningsmethode; 4. Let op: Parameter "Referentieperiode" is niet van belang voor deze berekeningsmethode; 5. Let op: Parameter "Pro-rataberekening" is niet van belang voor deze berekeningsmethode. 40

41 Reservering deeltijdpercentage 1. Parameter "Berekeningsmethode" moet gezet worden op "Reservering deeltijdpercentage" in tabel / / 50600: 2. Bij parameter "Percentage" dient u het percentage van de extra uitkering in te vullen: 3. Bij parameter "Referentieperiode" dient u aan te geven welke periode als referentieperiode toegepast moet worden: 4. Bij parameter "Pro-rataberekening" dient u aan te geven of het bedrag naar rato van deeltijdfactor of naar rato van het dienstverband of naar rato van zowel deeltijdfactor als dienstverband afgebroken moet worden of dat het bedrag helemaal niet hoeft te worden afgebroken: 5. Let op: Parameter "Vast bedrag" is niet van belang voor deze berekeningsmethode. 41

42 Reservering voorschot 1. Parameter "Berekeningsmethode" moet gezet worden op "Reservering deeltijdpercentage" in tabel / / 50600: 2. Bij parameter "Percentage" dient u het percentage van de extra uitkering in te vullen: 3. Bij parameter "Referentieperiode" dient u aan te geven welke periode als referentieperiode toegepast moet worden: 4. Bij parameter "Pro-rataberekening" dient u aan te geven of het bedrag naar rato van deeltijdfactor of naar rato van het dienstverband of naar rato van zowel deeltijdfactor als dienstverband afgebroken moet worden of dat het bedrag helemaal niet hoeft te worden afgebroken: 5. Bij parameter "Toepassen einddatum dienstverband" moet aangegeven worden of bij het bepalen van het voorschot bedrag rekening gehouden moet worden met een eventueel aanwezige toekomstige einddatum van het dienstverband. 6. Let op: Parameter "Vast bedrag" is niet van belang voor deze berekeningsmethode. 42

43 Reservering vast bedrag 1. Parameter "Berekeningsmethode" moet gezet worden op "Vast bedrag" in tabel / / Bij parameter "Vast bedrag" dient het bedrag ingevuld te worden (dit is het bedrag voor de totale reserveringsduur; als de reserveringsduur een heel jaar is, dan is het bedrag een jaarbedrag) 3. Bij parameter "Pro-rataberekening" dient u aan te geven of het bedrag naar rato van deeltijdfactor of naar rato van het dienstverband of naar rato van zowel deeltijdfactor als dienstverband afgebroken moet worden of dat het bedrag helemaal niet hoeft te worden afgebroken: 4. Let op: Parameter "Referentieperiode" is niet van belang voor deze berekeningsmethode; 5. Let op: Parameter "Percentage" is niet van belang voor deze berekeningsmethode; Stap 3: Bepaal of er een minimum bedrag aan extra uitkering is Als er sprake is van een minimum bedrag aan extra uitkering dan: 1. Dient u bij parameter "Minimum" in tabel / / de waarde "Ja" in te vullen: 2. Dient u bij parameter "Pro rata minimum" in tabel / / aan te geven hoe het minimum bedrag eventueel afgebroken dient te worden ingeval de werknemer een deeltijder is of indien in de loop van de periode de werknemer in dienst komt / uit dienst gaat: In bovenstaand voorbeeld wordt het minimum bedrag afgebroken als de werknemer in de periode in dienst komt of uit dienst gaat en als de werknemer een deeltijder is. 3. Dient u aan te geven hoe de leeftijd bepaald moet worden indien er sprake is van een leeftijdsstaffel. Dit voor zowel de reguliere uitbetaling als voor de situatie dat de medewerker uit dienst gaat voor het einde van de reserveringsperiode. 43

44 4. dient u het minimum bedrag in te richten in tabel / / (Extra uitkering minimum bedrag): Stap 4: Bepaal of er een maximum bedrag aan extra uitkering is Als er sprake is van een maximum bedrag aan extra uitkering dan: 1. Dient u bij parameter "Maximum" in tabel / / de waarde "Ja" in te vullen: 2. dient u bij parameter "Pro rata maximum" in tabel / / aan te geven hoe het maximum bedrag eventueel afgebroken dient te worden ingeval de werknemer een deeltijder is of indien in de loop van de periode de werknemer in dienst komt / uit dienst gaat: In bovenstaand voorbeeld wordt het maximum bedrag afgebroken als de werknemer in de periode in dienst komt of uit dienst gaat en als de werknemer een deeltijder is. 3. dient u aan te geven hoe de leeftijd bepaald moet worden indien er sprake is van een leeftijdsstaffel. Dit voor zowel de reguliere uitbetaling als voor de situatie dat de medewerker uit dienst gaat voor het einde van de reserveringsperiode. 4. dient u het maximum bedrag in te richten in tabel / / (Extra uitkering maximum bedrag): Stap 5: Bepaal hoe de reservering en de uitbetaling van de extra uitkering moet plaatsvinden 1. Stel vast in welke uitbetalingsmethode van toepassing is. U dient bij parameter "Uitbetalingsmethode" in tabel / / aan te geven wanneer deze moet plaatsvinden: 2. Stel vast wat de startperiode van de reservering is in tabel / / 50600: 44

45 3. Stel vast wat de eindperiode van de reservering is in tabel / / 50600: 4. Stel vast in welke periode de uitbetaling moet plaatsvinden. U dient bij parameter "Uitbetalingsperiode" in tabel / / aan te geven in welke periode de uitbetaling moet plaatsvinden: Stap 6: Bepaal of de vakantiebijslag grondslag is voor de extra uitkering Als de vakantiebijslag grondslag is voor de extra uitkering dan dient bepaald te worden of de reservering van het vakantiegeld dan wel de uitbetaling ervan als grondslag wordt ingericht voor de extra uitkering. Variant Uitwerking Reservering bedrag Gekozen kan worden of de reservering vakantiegeld of de daadwerkelijke uitbetaling van het vakantiegeld als grondslag voor de extra uitkering wordt ingericht. Door de reservering vakantiegeld in de grondslag op te nemen zal de periodieke reservering van de extra uitkering hier rekening mee houden, echter dit is alleen mogelijk indien de reserveringsperiode van vakantiegeld en extra uitkering gelijk zijn. Als bijvoorbeeld de vakantiegeld reservering loopt van juni t/m mei en uitbetaling in mei en de extra uitkering loopt van januari-december dan is het afhankelijk van de regeling of de extra uitkering gebaseerd moet worden op het uitbetaalde vakantiegeld, of op het opgebouwde recht gedurende de periode januari-december. Reservering deeltijdpercentage De extra uitkering wordt bepaald o.b.v. het ingerichte referentiesalaris. Indien het vakantiegeld grondslag is voor de extra uitkering, zal niet de uitbetaling van het vakantiegeld in de grondslag van het referentiesalaris gezet moeten worden maar dient ofwel de reservering van het vakantiegeld hierin opgenomen te worden of dient het ingerichte percentage van de extra uitkering aangepast te worden zodat dit ook het vakantiegeld percentage bevat. Bijvoorbeeld als vakantiegeld percentage 8% is, en de extra uitkering is 3%, dan kan als extra uitkeringspercentage 1,08 3 = 3,24% opgegeven worden. 45

46 Reservering voorschot Reservering vast bedrag De extra uitkering wordt bepaald o.b.v. het ingerichte referentiesalaris. Indien het vakantiegeld grondslag is voor de extra uitkering, zal niet de uitbetaling van het vakantiegeld in de grondslag van het referentiesalaris gezet moeten worden maar dient ofwel de reservering van het vakantiegeld hierin opgenomen te worden of dient het ingerichte percentage van de extra uitkering aangepast te worden zodat dit ook het vakantiegeld percentage bevat. Bijvoorbeeld als vakantiegeld percentage 8% is, en de extra uitkering is 3%, dan kan als extra uitkeringspercentage 1,08 3 = 3,24% opgegeven worden. In dit geval is er geen sprake van een vakantiebijslag in de grondslag van de extra uitkering. Het is niet mogelijk om de extra uitkering grondslag te laten zijn voor het vakantiegeld. Stap 7: Bepaal of de extra uitkering als extra salaris vermeld dient te worden in de loonaangifte De extra uitkering moet aan alle onderstaande criteria voldoen om als extra salaris in de loonaangifte aangemerkt te worden: Is niet afhankelijk van bedrijfsresultaten; Is niet afhankelijk van prestaties van de werknemer; Is een vast bedrag of bepaald percentage van het loon; Bij cao is geregeld dan wel bij (schriftelijk) arbeidscontract is overeengekomen dat: o ten minste 1 x per jaar wordt uitbetaald; o naar evenredigheid wordt betaald indien de dienstbetrekking zich over een deel van het jaar uitstrekt en er daarvoor dus periodieke opbouw (reservering) plaatsvindt. Dat laatste wil ook zeggen dat als er voor de uitbetaling een beperkende voorwaarde aan verbonden zit zoals bijvoorbeeld het op 1 december van het betreffende jaar in dienst zijn, dan wordt niet aan de bovengenoemde voorwaarden voldaan en is er geen sprake van extra periode salaris. Als de extra uitkering WEL als extra salaris verantwoord dient te worden in de loonaangifte dan dient u bij parameter "Extra salaris in loonaangifte" in tabel / / de waarde "Ja" in te vullen. De standaard waarde staat ingevuld op "Nee": Stap 8: Bepaal welke dienstverbanden geselecteerd moeten worden voor de extra uitkering Het is van belang om aan te geven of er voorwaarden gekoppeld zijn aan het uitbetalen van de extra uitkering. 46

47 1. Welke dienstverbanden moeten meegenomen worden? U dient bij parameter "Welke dienstverbanden" in tabel / / aan te geven welke dienstverbanden meegenomen moet worden voor de extra uitkering: a. Als u de optie selecteert "Alle dienstverbanden die actief zijn of zijn geweest met aantal aaneengesloten periodes van:" dan dient u ook bij de "Waarde"-kolom het aantal aaneengesloten periodes op te nemen. b. Als u de optie selecteert "Alle dienstverbanden die actief zijn of zijn geweest van minimaal aantal periodes in dienst van: " dan dient u ook bij de "Waarde"-kolom het aantal periodes op te nemen 2. Als het dienstverband actief moet zijn op een specifieke datum dan dient u ook aan te geven bij parameters "Dag dienstverband actief" en "Maand dienstverband actief" in tabel / / op welke dag en in welke maand het dienstverband actief moet zijn: In bovenstaand voorbeeld dienen alle dienstverbanden die actief zijn op 31 december, geselecteerd te worden. Stap 9: Bepaal welke deeltijdfactor van toepassing is bij de extra uitkering Als de reservering extra uitkering gebaseerd is op reservering deeltijdpercentage, reservering vast bedrag of reservering voorschot en het bedrag afgebroken dient te worden naar rato van DTF of naar rato van DTF en tijdvak dan dient u aan te geven welke deeltijdfactor van toepassing is. De volgende opties zijn mogelijk: Optie Toelichting Niet Indien de deeltijdfactor geen rol speelt dan dient u bij parameter "Welke deeltijdfactor" de gebruike waarde "Niet gebruiken" invullen: n 47

48 Indien de gemiddelde deeltijdfactor in de reserveringsperiode van de extra uitkering van toepassing is dan dient u deze optie op de standaard waarde te laten staan: 1. Indien de deeltijdfactor die vastgelegd is op het contract op een specifieke ingerichte dag in een specifieke ingerichte periode van toepassing is, dan dient u deze waarde te selecteren 2. U dient ook de periode waarvan de deeltijdfactor gebruikt moet worden, in te vullen bij de parameter "Periode deeltijdfactor" 3. U dient ook de dag binnen de periode waarop de deeltijdfactor gebruikt moet worden, in te vullen bij de parameter "Dag deeltijdfactor"; Berekende deeltijdfactor Deeltijdfactor op specifie ke dag in een specifie ke periode In bovenstaand voorbeeld is aangegeven dat de deeltijdfactor die geldig is op eerste dag van periode 12 gebruikt moet worden. Voor een maandverloning betekent dit de deeltijdfactor op 1 december. Berekende is, dan dient u deze optie te selecteren; 1. Indien de gemiddelde deeltijdfactor in een specifieke ingerichte periode van toepassing deeltijdfactor in de parameter "Periode deeltijdfactor" 2. U dient ook de periode waarvan de deeltijdfactor gebruikt moet worden, in te vullen bij een specifiek e periode In bovenstaand voorbeeld is aangegeven dat de gemiddelde deeltijdfactor die geldig is in periode 12 van toepassing is. Stap 10: Bepaal welke componenten dienen als grondslag voor de extra uitkering 1. Is de extra uitkering gebaseerd op reservering bedrag dan dient u ten minste van de volgende salariscomponenten te beoordelen of in de configuratie aangegeven moet worden dat ze meetellen in de grondslag van de extra uitkering: Code Naam Periode salaris 48