Koppelingen Visma Software Talent & Salaris. Koppeling ZKV (IZZ) Visma Software Talent & Salaris. Visma Software B.V. Juli 2015 Pagina 1

Transcriptie

1 Koppeling ZKV (IZZ) Visma Software Visma Software B.V. Juli 2015 Pagina 1

2 Versiebeheer Versie Release Datum Omschrijving Referentie Juli 2015 Eerste oplevering van dit document Sept 2015 Aanvulling uitzetten oude methode van premie inhouden. Pagina 4 en 13!Meest recente wijzigingen worden met de kleur blauw aangegeven. Visma Software B.V. Juli 2015 Pagina 2

3 Inhoud Versiebeheer... 2 Initiële export ZKV(IZZ) Het vastleggen van IZZ gegevens Kopiëren van de nieuwe gereserveerde componenten Collectiviteitsnummer vastleggen in de werknemersgroepen Klantnummer en soort ZKV vastleggen bij de werknemer Initieel exportbestand aanmaken voor IZZ IZZ premie s importeren in de periodevariabelen Bestandsindeling Visma Software B.V. Juli 2015 Pagina 3

4 Initiële export ZKV(IZZ) Het is mogelijk om de IZZ premieborderel met Import periodevariabelen te verwerken. Zo worden de laatste premiegegevens bij medewerkers op de salarisspecificaties verwerkt. Deze procedurebeschrijving behandeld: het vastleggen en importeren van IZZ gegevens; het maken van een export bestand voor IZZ; en het importeren van de gegevens van IZZ in de periodevariabelen 1. Het vastleggen van IZZ gegevens Voordat u kunt beginnen met het importeren van de IZZ premies in de periodevariabelen dient u eerst eenmalig een aantal gegevens vast te leggen. Hiervoor dient u de volgende stappen uit te voeren: 1. kopiëren van de nieuwe gereserveerde componenten 2. collectiviteitsnummer vastleggen in de betreffende werknemersgroepen (tabblad Stam- Overig) 3. klantnummer en soort ZKV vastleggen bij de werknemer (dit kan via onderhoud werknemer of via massamutaties) 4. Een initieel exportbestand aanmaken voor IZZ. Daarna kunt u starten met het importeren van de IZZ premie s in de periodevariabelen. Let op!: Vergeet niet via massamutaties dienstverband bij de betreffende medewerkers de regeling ZVW nominaal op Geen te zetten. Dit om te voorkomen dat u dubbel premie in gaat houden. 1.1 Kopiëren van de nieuwe gereserveerde componenten Kopieer de nieuwe gereserveerde componenten 140, 141 en 142 naar het bedrijf waar u de import wilt gaan gebruiken. Gebruikt dit bedrijf de componenten van een ander bedrijf door middel van verwijzing, kopieer dan de nieuwe componenten naar het verwijsbedrijf. 2.1 Collectiviteitsnummer vastleggen in de werknemersgroepen Voor de werknemersgroep dient u het collecitiviteitsnummer vast te leggen. Het is niet mogelijk om een initieel exportbestand te maken als er geen werknemersgroepen zijn met collectiviteitsnummer. Visma Software B.V. Juli 2015 Pagina 4

5 Let op!: 1 collectiviteitsnummer mag niet bij meerdere bedrijven tegelijk gebruikt worden. Binnen hetzelfde bedrijf mogen werknemersgroepen wel hetzelfde collectiviteitsnummer hebben. Het collectiviteitsnummer wat u van IZZ heeft gekregen kunt u invullen in in het programma Onderhoud werknemersgroep->stam->overig, kader ZKV. 3.1 Klantnummer en soort ZKV vastleggen bij de werknemer Alleen werknemers waarbijin de initiele levering j klantnummer ZKV en soort ZKV de waarde IZZ is ingevuld worden geëxporteerd. U kunt dit per werknemer vastleggen. Bij grote aantallen kunt u dit ook doen met massamutaties. Bij de werknemer In onderhoud werknemer, tabblad Dienstverband->Salaris->ZVW nominaal dient u bij ZKV import bij de betreffende werknemers het soort ZKV en het klantnummer(= werknemersnummer) in te voeren. Visma Software B.V. Juli 2015 Pagina 5

6 Via massamutatie Via Onderhoud->Massamutaties->Dienstverband kunt u dit voor meerdere werknemers tegelijk doen. Dit kan handmatig maar ook door middel van het laden van een excelbestand. Handmatig Kies voor Vul tabel en selecteer salarisgegevens en het juiste tijdvak. Visma Software B.V. Juli 2015 Pagina 6

7 Klik op uitvoeren ( ). Dubbelklik op het knopje naast Bedrijf. Voeg vervolgens de 2 onderstaande velden toe als kolom Visma Software B.V. Juli 2015 Pagina 7

8 Door te dubbelklikken op de kolom Soort ZKV kunt u voor alle geladen medewerkers de soort ZKV toevoegen of vervangen. Het klantnummer ZKV dient u handmatig in te voeren. Visma Software B.V. Juli 2015 Pagina 8

9 Via excel Kies voor Vul tabel en selecteer salarisgegevens en het juiste tijdvak. Klik op uitvoeren (de radartjes). Dubbelklik op het knopje naast Bedrijf. Visma Software B.V. Juli 2015 Pagina 9

10 Voeg vervolgens de 2 onderstaande velden toe als kolom druk op de knop 'Selecteer alles' druk op de knop 'Opslaan Excel' sla het Excel bestand op sluit het programma Muteer nu via Excel de gegevens. Verwijder regels zonder klantnummer ZKV. Geen kolommen toevoegen of verwijderen omdat anders het bestand niet meer voldoet aan de specificaties voor het inlezen. Tip: de kolom Werkn kunt u 1 op 1 kopiëren naar de kolom Klantnr ZKV. In het klantnr ZKV wordt het medewerkersnummer gevuld. De waarde van dit veld Klantnr ZKV zal evt. geëxporteerd worden naar IZZ. Sla het bestand op en start het programma Massamutaties dienstverband. Klik op Inlezen Excel en selecteer Salarisgegevens Klik op het radartje en selecteer het excelbestand. Klik op Open en indien het bestand aan de specificaties voldoet zal het importeren beginnen. U ziet dan het volgende scherm: Visma Software B.V. Juli 2015 Pagina 10

11 Als dit proces gereed is druk op de knop 'Selecteer fouten' (indien deze er zijn en corrigeer eventueel de foute gegevens of verwijder deze regels) Druk op de knop 'Selecteer alles' Druk op de knop 'Verwerken' Nu alle betreffende werknemers een soort ZKV en een klantnummer ZKV hebben, kan dit doorgegeven worden aan IZZ. 2. Initieel exportbestand aanmaken voor IZZ Let op! Indien de werknemersnummers reeds bekend zijn bij IZZ is het niet noodzakelijk om deze stap uit te voeren. Desondanks adviseren wij u dit wel te doen zodat er een correcte koppeling met uw werknemers wordt vastgelegd. Voordat u premie gegevens van uw werknemers kunt importeren dient er eerst een koppeling te worden gerealiseerd tussen het klantnummer van de werknemer bij IZZ en het collectiviteitsnummer van de werkgever. Hiervoor dient u een exportbestand aan te maken voor IZZ. Dit exportbestand wordt alleen gemaakt indien u voor werknemersgroepen het collectiviteitsnummer heeft vastgelegd. Alleen de werknemers bij wie een klantnummer ZKV vastgelegd is en bij soort ZKV de waarde 'IZZ' staat worden geëxporteerd voor de initiele levering Hieronder vind u een beschrijving van het programma waarmee u de initiële aanlevering aan IZZ kunt doen. In T&S: start vanuit het menu Koppelingen het programma Initiële Export ZKV(IZZ). Met behulp van dit programma wordt een bestand gemaakt. Met dit bestand wordt een koppeling vastgelegd tussen het klantnummer van de werknemer bij IZZ en het collectiviteitsnummer van de werkgever. Visma Software B.V. Juli 2015 Pagina 11

12 Klik op het plusje en voer de gegevens in. Klik op Uitvoeren (de radartjes) Het geëxporteerde.csv bestand bevat de volgende velden: - het collectiviteitsnummer van de collectiviteit; - de klantnummers van uw IZZ-verzekerde werknemers; - en werknemernummers van uw IZZ verzekerde werknemers. Alleen als bij de werknemersgroep(en) een collectiviteitsnummer(klantnummer) vastgelegd is kunt u deze werknemersgroepen selecteren in het exportprogramma. Dit bestand hoeft slechts éénmalig aan IZZ gestuurd te worden. Op de site van IZZ staat een brochure van Visma Software BV hoe u dit kunt doen. Let op! Alle mutaties die NA het insturen van het initiële bestand gedaan worden, moeten via 'Mijn IZZ gedaan worden. Visma Software B.V. Juli 2015 Pagina 12

13 IZZ premie s importeren in de periodevariabelen Let op! in de periode dat u gaat starten met de nieuwe werkwijze dient u via massamutaties dienstverband bij de betreffende medewerkers de regeling ZVW nominaal op Geen te zetten. Dit om te voorkomen dat u dubbel premie in gaat houden. In het importbestand (.txt) kunnen 3 soorten bedragen voorkomen: -de premie van de IZZ verzekering (component 140); -de premie van de aanvullende verzekering(en) (component 141); -en de bijdrage van de werkgever (component 142). Voor de indeling van het importbestand voor IZZ verwijzen we naar de bestandsindeling verder in dit document. Het importeren dient te gebeuren via het generieke programma Koppelingen->Import periodevariabelen. Start het programma Import periodevariabelen. Kies voor Import Indien er uitval is (de inhoud van het bestand voldoet niet aan de technische validaties) wordt dit gemeld met een pop-up: In het uitvalverslag staan de uitgevallen records. U kunt deze records al dan niet corrigeren in het importbestand en vervolgens opnieuw importeren. Of u gaat direct door met het importeren van de records die wel correct zijn. Kies in dat geval OK en kies vervolgens Vul tabel Het generieke voorloopscherm verschijnt nu. De volgende instellingen zijn hiervoor specifiek relevant: Visma Software B.V. Juli 2015 Pagina 13

14 Er kan alleen geïmporteerd worden in het huidige bedrijf. Bevat het importbestand medewerkers uit een ander bedrijf dan zal dit leiden tot uitval. De periode die u selecteert op het voorloopscherm is leidend ten opzicht van de datums in het importbestand. U kunt er voor kiezen om al dan niet een controleverslag uit te printen. Kostenplaats overnemen: Het importbestand IZZ bevat geen kostenplaats. U kunt ervoor kiezen om de kostenplaats uit het component of uit de contract salarisgegevens over te nemen. Er kan ook geïmporteerd worden op een reeds afgesloten contract. Wilt u dit controleren en blokkeren dan kunt u gebruik maken van de algemene controles op het voorloopscherm. Nadat u de juiste instellingen op het voorloopscherm heeft geselecteerd kiest u voor uitvoeren. Daarna Select. alles en vervolgens Controleren en / of Verwerken Visma Software B.V. Juli 2015 Pagina 14

15 Bestandsindeling Veld Positie Waarde Opmerking Voorbeeld ('.' gebruikt als spatie) Procescode 1-3 IZZ Vaste waarde 'IZZ' Rubriekcode 4-9 Ger. Comp.nrs van T&S 140 = Basispremie 141 = Aanvullende premie 142 = Werkgeversbijdrage '000140', '000141' of '000142' Object_id Werknemers- nummer. Werknemersnummer ' Ind S/V V Vaste waarde 'V' Creatiedatum Creatiedatum 3 spaties + datum, formaat DDMMEEJJ ' ' Creatiegebruiker IZZ 13 spaties + vaste waarde '...IZZ' Waarde Waarde Indien negatief dan met '-' teken voor het bedrag. Decimale punt. ' ' ' ' Ingangsdatum Ingangsdatum 3 spaties + datum, formaat DDMMEEJJ ' ' Filler Spaties Vaste waarde '...' Productiesoort Spaties Vaste waarde '...' Verrekenperiode Spaties Vaste waarde '...' Visma Software B.V. Juli 2015 Pagina 15

16 Visma Software B.V. Juli 2015 Pagina 16