STAPPENPLAN JAARAFSLUITING

Transcriptie

1 STAPPENPLAN JAARAFSLUITING Copyright Visma Software B.V. Postbus AS Amersfoort Alle rechten voorbehouden. Verveelvoudiging of openbaarmaking, geheel of gedeeltelijk, is niet toegestaan dan met schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende. Jaarafsluiting 2014 Pagina 1 van 45

2 Inhoudsopgave, tevens stappenplan 1 Algemeen Inrichten salariscomponenten, kolom loonstaat en jaarstaat Verloningen klaarzetten Verwerking mutaties betreffende het af te sluiten loonjaar Op tabel niveau Voorbereiding voor de jaarafsluiting Doornemen releasenotes Software T&S CLIENT versie xx Afwerken runfoutboodschappen Aanmaken kalender(s) voor het nieuwe loonjaar Loonaangiften 2014 verzenden Vastleggen premiewaarden voor Vastleggen salarisschalen voor Vastleggen overige zaken voor Installeren nieuwe programmatuur Wijzigen printer settings naar PDF Creator Afsluiten loonjaar Afsluiten loonjaar Voorbeeld op scherm Afsluiten één bedrijf of meerdere bedrijven Uitvoeren jaarafsluiting Controle na afsluiting Door het systeem uitgevoerde controles Beschrijving verwerking van de jaarafsluiting Beschrijving verwerking jaarafsluiting bedrijf Beschrijving verwerking jaarafsluiting dienstverband Beschrijving aanmaak nul regels voor dienstverband en contract Overzicht jaarafsluiting Starten nieuw loonjaar Periodieke salarisaanpassing Opbouwen afdrukcumulatieven Eerste verloning in het nieuwe loonjaar Output jaarwerk Loonstaat en jaarstaat per werknemer Jaaropgave werknemer Jaargegevens PGGM Overigen Verwijderen historische gegevens tot Verzamelloonstaat Aandachtspunten Periodevariabelen vastleggen toekomstig loonjaar Werkkostenregeling (WKR) Fiscaal vrije ruimte (forfait WKR) Overzicht met bedragen die de fiscale vrije ruimte vullen Jaarafsluiting 2014 Pagina 2 van 45

3 7.2.3 Overzicht werkkostenregeling Minimumloon Nieuwe en gewijzigde functionaliteiten Belastingwetgeving Rekenregels Algemeen Bijzonder tarief Overige fiscale zaken 2015: Overige nieuwe en gewijzigde functionaliteiten Maximum pensioengrondslag Verloonde uren t.b.v. de loonaangifte Afwijkende ingangsdatum pensioen APG PWrI en O&O Periodieke salarisaanpassing Sepabetalingen Participatiewet Wijzigen virtuele map Elektronisch Dossier Wijzigen virtuele map in Talent en Salaris Wijzigen virtuele map in Talent Self Service FAQ (frequently asked questions) Verkort Stappenplan Versie beheer Jaarafsluiting 2014 Pagina 3 van 45

4 1 Algemeen In deze documentatie zijn de stappen beschreven die gedaan moeten worden om te komen tot een correcte afsluiting van het afgelopen loonjaar en om een goede start te maken met het nieuwe loonjaar. In het stappenplan wordt op meerdere plaatsen verwezen naar het maken van een back up. Deze is opgenomen in de documentatie van T&S CLIENT. Beschrijving van de stappen in het stappenplan Per stap van het stappenplan is in deze documentatie een beschrijving opgenomen van de betreffende stap. Sommige onderdelen zijn tot op tabelniveau beschreven. Ook wordt op sommige plaatsen verwezen naar de betreffende helpteksten in Visma Software T&S CLIENT. U kunt deze helpteksten, onder andere, vinden door te kiezen voor de menukeuze Help Context help Menu en dan te kiezen voor de menu keuze waar u meer informatie over wenst. 1.1 Inrichten salariscomponenten, kolom loonstaat en jaarstaat Menukeuze: Beheer Salariscomponenten Onderhoud Tabblad: Bedrag Kolom loonstaat en jaarstaat De kolom loonstaat geeft aan in welke kolom van de loonstaat de op de salariscomponent geboekte bedragen moeten worden geteld. Voor een beschrijving van de kolommen zie de Handleiding voor loonbelasting, premie volksverzekeringen en premie werknemersverzekeringen van de Belastingdienst. Bij alle bij u in gebruik zijnde salariscomponenten die vermeld moeten worden op de loonstaat, dient u aan te geven welke kolom van de loonstaat dit moet zijn. Voor de opgave aan de belastingdienst dient bijvoorbeeld voor de vergoeding woon-werkverkeer de kolom loonstaat op reiskosten ww te staan, dit is van belang om deze juist op de jaaropgave van de werknemer te krijgen. Alle aanwezige componenten zijn eenvoudig te controleren door gebruik te maken van: - het Business Objects - overzicht wat te vinden is onder de menukeuze Overzichten Bedrijven Componenten (kolomvorm). Of - via het web Overzichten Salaris - Salariscomponenten Jaarafsluiting 2014 Pagina 4 van 45

5 1.2 Verloningen klaarzetten Om een jaarafsluiting te kunnen gaan draaien hebben we natuurlijk verloningen nodig in de database. In uw eigen salarisadministratie heeft u bij het starten van de jaarafsluiting vanzelfsprekend verloningen dan wel van een heel jaar, dan wel van een gedeelte van het jaar zitten. Oefening voor cursisten: In deze database staan er geen verloningen klaar omdat dit een algemeen image is. De eerste stap die we gaan doen is de periode verloningen draaien voor de laatste 11 maanden, zodat we gegevens hebben om te verwerken en af te sluiten. 1.3 Verwerking mutaties betreffende het af te sluiten loonjaar Voor u start met de voorbereidingen voor het afsluiten van het loonjaar dienen alle mutaties die betrekking hebben op het af te sluiten loonjaar te zijn verwerkt. Alle periodes dienen correct afgesloten te zijn en er mogen GEEN runfoutboodschappen meer aanwezig zijn. Zie Beheer / Overzicht / Runfoutboodschappen Alle ingevoerde periode variabelen dienen verwerkt = berekend te zijn. Tijdens het afsluiten wordt dit gecontroleerd. Wanneer er nog periode variabelen gevonden worden die niet verwerkt zijn, stopt de jaarafsluiting met de melding Er zijn nog periode variabelen input hoofd (PIH) gegevens aanwezig. Is deze periode goed afgesloten bij deze werknemer, dan dient u contact op te nemen met de helpdesk om deze gegevens uit de database te verwijderen. 1.4 Op tabel niveau - De periode-input tabellen (o.a. PIH, PIB, PID, PIU) dienen geen gegevens meer te bevatten voor het loonjaar De definitief opgebouwde journaalposten dienen ook te zijn doorgeboekt door middel van het menu Koppelingen / export def. Journaal, ook als deze niet in de financiële administratie worden verwerkt. Jaarafsluiting 2014 Pagina 5 van 45

6 2 Voorbereiding voor de jaarafsluiting 2.1 Doornemen releasenotes Software T&S CLIENT versie xx Via onze website kunt u vóór de jaarovergang de software downloaden met hierop de nieuwe release met betrekking tot de jaarafsluiting, rekenregels voor 2014 en de start van het nieuwe loonjaar. In deze software vindt u tevens de releasenotes. Wij raden u aan deze releasenotes te verspreiden onder de betrokken Visma Software gebruikers, te weten applicatiebeheerders, zowel technisch als functioneel, kern- en eindgebruikers van Visma Software T&S CLIENT. Voor u overgaat tot de voorbereidende acties voor de jaarafsluiting adviseren wij u om de releasenotes van versie xx goed door te nemen. 2.2 Afwerken runfoutboodschappen Menukeuze: Beheer Overzichten Runfoutboodschappen of Periode Overzicht runfoutboodschappen. Wanneer er op dit overzicht één of meerdere foutboodschappen vermeld staan, dienen deze fouten voor de jaarafsluiting afgehandeld te zijn. Dit overzicht mag tijdens de jaarafsluiting geen meldingen bevatten. Het programma jaarafsluiting controleert hierop. 2.3 Aanmaken kalender(s) voor het nieuwe loonjaar Menukeuze: Beheer Algemene tabellen Kalender Voor u start met de jaarafsluiting dient de kalender met de verloningsperioden voor het komende loonjaar te zijn aangemaakt. Wanneer u gebruik maakt van meerdere kalenders dient u alle benodigde kalenders aan te maken. Het programma jaarafsluiting controleert of er periode gegevens voor het nieuwe jaar aanwezig zijn. Wanneer deze niet aanwezig zijn geeft het programma jaarafsluiting de melding: Er zijn nog geen periode gegevens (PER) voor volgend jaar aanwezig. Jaarafsluiting 2014 Pagina 6 van 45

7 2.4 Loonaangiften 2014 verzenden Menukeuze: Aangifte Wij adviseren u de aangiften loonheffingen voor de jaarafsluiting te berekenen, op te bouwen en te verzenden. Tijdens het berekenen en opbouwen vinden controles plaats op de juistheid van het aangifte bericht. Mochten hier foutmeldingen uit volgen kunnen deze nog in het niet afgesloten loonjaar worden gecorrigeerd. Mocht u de aangiften voor de loonheffingen na de jaarafsluiting verzorgen dan loopt u het risico om nog correcties te moeten doen op een reeds afgesloten loonjaar. 2.5 Vastleggen premiewaarden voor 2015 Aandachtspunt: Alle regelingen zoals deze bij u in de administratie vastgelegd zijn moeten opnieuw worden vastgelegd. Dit zorgt ervoor dat op de correctieperiodes met de juiste regelingen worden gerekend. Regelingen zijn alle regelingen zoals deze onder Beheer/Opbouw en Beheer/Premiewaarden zijn vastgelegd. Menukeuze: Beheer Premiewaarden De premiewaarden die vastgelegd worden bestaan uit percentages, factoren en bedragen. Indien deze gegevens wijzigen voor 2014 dient u voor deze regelingen een nieuwe aan te maken met de ingangsdatum: voor maand en kwartaal verloning voor 4-weken en week verloning Periode 13 van 2015 bestaat uit 5 weken Bij de regeling met de nieuwe begindatum moet u de voor dat jaar van toepassing zijnde waarden invoeren. LET OP! - aanvang en einde premieplicht Pen/VUT/SF kunnen gewijzigd zijn. - maximum pensioengrondslag, ,= tenzij de regeling een lager maximum aangeeft. - voor APG kan geen maximum vastgelegd worden. Dit wordt door het pakket geregeld. - Bij PWrI kan aangegeven worden of een afwijkende ingangsdatum pensioen toegepast mag worden indien deze bij de werknemer vastgelegd is. - Een bij de werknemer vastgelegde afwijkende ingangsdatum pensioen wordt ook toegepast bij APG (voor O&O werknemers) Jaarafsluiting 2014 Pagina 7 van 45

8 2.6 Vastleggen salarisschalen voor 2015 Menukeuze: Beheer Algemene tabellen Salarisschaal / Inpassingtabel De salarisschalen voor 2015 kunt u laten converteren uit de gegevens van Indien de gegevens ingebracht worden omdat de salarisschalen toch wijzigen met ingang van de 1 e periode van 2015, dan dienen de juiste bedragen vastgelegd te worden. Werkt u met inpassingstabellen, dan kunnen de juiste bedragen via de inpassingstabellen ingevoerd worden. Antwoord met ja, bij het opslaan, op de vraag of er nieuwe salarisschalen aangemaakt dienen te worden. Er worden nieuwe salarisschalen aangemaakt. 2.7 Vastleggen overige zaken voor 2015 Menukeuze: Beheer Overige zaken die voor 2015 vastgelegd moeten worden en waar bedragen in voorkomen zijn: - minimumloon - extra uitkering, als deze vanaf periode 1 moet worden opgebouwd - overige regelingen en andere premie waarden - vakantie, levensloop, extra reserveringen etc. 2.8 Installeren nieuwe programmatuur Via versie/ (hiervoor moet u wel eerst inloggen met uw inlogcodes) kunt u de laatste versie van de release downloaden op verzoek wordt de installatie DVD toegestuurd. De jaarafsluiting kan alleen op versie xx gedaan worden! 2.9 Wijzigen printer settings naar PDF Creator Bij een proces als de jaarafsluiting kan het voorkomen, dat de printer sneller is dan de PC of server, die de jaarafsluiting doet. Als de spool settings staan op start printing after first page is spooled kan dit problemen veroorzaken, bijvoorbeeld het herhaald printen van pagina s. De oplossing hiervoor is printen naar de PDF Creator, dan sluit u alle risico uit dat er met de jaarafsluiting iets fout gaat doordat de printer vastloopt. Indien u PDF Creator (versie 1.7.2) niet heeft geïnstalleerd. Deze is beschikbaar op onze Supportsite Jaarafsluiting 2014 Pagina 8 van 45

9 3 Afsluiten loonjaar 3.1 Afsluiten loonjaar Menukeuze: Knop Jaarafsluiting Afsluiten loonjaar De jaarafsluiting kan alleen op versie xx gedaan worden! Maak voor deze actie een back-up! Algemeen: Wanneer alle voorbereidende stappen genomen zijn kan worden overgegaan tot het afsluiten van het loonjaar en daarmee het klaarzetten van de werknemers dienstverband- en contractgegevens voor het nieuwe loonjaar. Voor het daadwerkelijke afsluiten van het jaarwerk raden wij u aan om eerst te kiezen voor voorbeeld op scherm en via het voorbeeld uitprinten. Zie ook de onderstaande beschrijving. Wanneer de gegevens in orde blijken te zijn kan het jaar daadwerkelijk worden afgesloten. Zie hiervoor de beschrijving bij Uitvoeren jaarafsluiting. Let op: Het loonjaar wordt alleen dan afgesloten wanneer in het eerste scherm van het programma Jaarafsluiting wordt gekozen voor de tandwieltjes (uitvoeren). Zie ook hieronder de beschrijving bij Uitvoeren jaarafsluiting. U kunt na afloop controleren of de afsluiting ook daadwerkelijk heeft plaatsgevonden door in de bedrijfsgegevens te kijken naar het loonjaar. (Menu keuze: Beheer Bedrijfsgebonden tabellen Bedrijf). Het daar vermelde loonjaar is dan opgehoogd naar Voorbeeld op scherm Het is aan te raden om voor u overgaat tot de daadwerkelijke uitvoering van de jaarafsluiting eerst via voorbeeld opscherm een print maken van de gegevens zoals deze door de jaarafsluiting gegenereerd zullen worden. Kies bij deze actie bij voorkeur voor een voorbeeld per af te sluiten bedrijf, om bij constatering van fouten geen onnodige tijd te verliezen. Wanneer het systeem bij een van de controles die uitgevoerd worden een fout constateert, wordt dit op het voorbeeldscherm gemeld. U kunt deze fout dan corrigeren en daarna opnieuw kiezen voor voorbeeld op scherm. Wanneer het systeem geen fouten meer aantreft verschijnt op het scherm een overzicht met daarop de gegevens zoals ze door de jaarafsluiting gegenereerd zullen gaan worden. Controleer dit overzicht grondig, deze cumulatieven worden overgenomen naar het nieuwe loonjaar. Jaarafsluiting 2014 Pagina 9 van 45

10 3.1.2 Afsluiten één bedrijf of meerdere bedrijven U kunt de jaarafsluiting per bedrijf laten uitvoeren of ervoor kiezen om meerdere bedrijven tegelijkertijd af te laten sluiten. Daar de afsluiting van het jaarwerk niet tussentijds te stoppen is, dient u wanneer u kiest om alle bedrijven tegelijkertijd af te sluiten rekening te houden met de hiervoor benodigde tijd. Het advies van Visma Software is de jaarafsluiting per bedrijf uit te voeren i.v.m. de belasting van de server Uitvoeren jaarafsluiting Wanneer u, na controle van het voorbeeld overzicht, het jaar daadwerkelijk wilt afsluiten kiest u voor DE RADERTJES in het eerste selectiescherm. Zie onderstaande schermafdruk. Er kan gekozen worden om de vaste bedragen bij de werknemers die zijn afgelopen te verwijderen t/m De verloonde gegevens dienen bewaard te blijven i.v.m. eventuele correcties op de afgesloten loonjaren en de loonaangifte die dan opnieuw gedraaid dient te worden. Wanneer er nog (Toekomstige) TWK s en/of (Toekomstige) correctie TWK s aanwezig zijn, kun er voor kiezen geen controle te doen op TWK s. De jaarafsluiting wordt dan uitgevoerd. Let op!: De gesignaleerde TWK s zullen dan worden verwijderd. Jaarafsluiting 2014 Pagina 10 van 45

11 3.1.4 Controle na afsluiting U kunt controleren of de jaarafsluiting heeft plaatsgevonden aan de hand van het loonjaar in de bedrijfsgegevens. Menukeuze: Beheer Bedrijf Tabblad: Stamgegevens Op dit tabblad staat het loonjaar. Vóór de jaarafsluiting staat als loonjaar het af te sluiten jaar aangegeven en ná de jaarafsluiting staat hier het nieuwe loonjaar aangegeven Door het systeem uitgevoerde controles Periodevariabelen Er mogen in het af te sluiten loonjaar geen periode variabelen input hoofd (PIH) gegevens meer aanwezig zijn. Zie ook de beschrijving bij Verwerking mutaties betreffende het af te sluiten loonjaar in dit stappenplan. Loonperiodes nieuwe loonjaar. Tevens wordt er gecontroleerd of voor het nieuwe loonjaar al perioden zijn gedefinieerd (PER). Zie de beschrijving in Aanmaken kalender(s) voor het nieuwe loonjaar in dit stappenplan Beschrijving verwerking van de jaarafsluiting Voor de bedrijven en de dienstverbanden met onderliggende contracten worden verschillende acties uitgevoerd. Hieronder staat beschreven welke acties er tijdens de jaarafsluiting uitgevoerd Jaarafsluiting 2014 Pagina 11 van 45

12 worden voor de bedrijven en voor de dienstverbanden. Tot slot van dit hoofdstuk is de verwerking op tabelniveau beschreven Beschrijving verwerking jaarafsluiting bedrijf Per bedrijf worden de volgende acties uitgevoerd: Het loonjaar uit de bedrijventabel (wg1) wordt met 1 opgehoogd Beschrijving verwerking jaarafsluiting dienstverband Het klaarzetten van de werknemers voor het nieuwe jaar gaat uit van de dienstverbanden. De dienstverbanden die worden verwerkt moeten aan de volgende voorwaarden voldoen: Het bedrijf van het dienstverband moet binnen de bedrijfsselectie voorkomen. Het soort dienstverband moet een arbeidscontract zijn. Per dienstverband worden de volgende acties uitgevoerd: In de dienstverband salarisgegevens (dsa) wordt de grondslag voor het bijzonder tarief leeg gemaakt. De grondslag bijzonder tarief wordt opnieuw berekend waarbij de volgende 2 situaties onderscheiden worden: Dienstverband is het gehele jaar actief: de grondslag voor het bijzonder tarief is gelijk aan het fiscaal loon Dienstverband is een gedeelte van het jaar actief, de grondslag voor het bijzonder tarief wordt als volgt berekend: 365/(aantal kalenderdagen in dienst +1) * fiscaal loon waarin: fiscaal loon = fis_loon uit de dienstverband cumulatieven (dcu) volgens de laatste periode uit het af te sluiten jaar. aantal dagen in dienst = als het dienstverband in de loop van het jaar actief werd, het aantal dagen tussen de datum in dienst en de einddatum van de laatste periode van het (af te sluiten) loonjaar. Het jaarloon levensloop sparen wordt bepaald (zie hierna). Van de aldus bepaalde gegevens wordt een nieuwe regel aangemaakt in de dienstverband salarisgegevens (dsa). De waarde voor periode en volgnummer in deze regel wordt dan de eerste periode en volgnummer in het nieuwe loonjaar. Indien de aan te maken periode regel al aanwezig is, wordt deze gemuteerd met de nieuwe gegevens. Zijn er dienstverband salarisgegevens regels aanwezig die een periode en volgnummer Jaarafsluiting 2014 Pagina 12 van 45

13 hebben groter dan de periode en volgnummer van de eerste periode van het nieuwe loonjaar, dan worden deze regels ook gemuteerd Beschrijving aanmaak nul regels voor dienstverband en contract Er worden zogenaamde nul regels weggeschreven. Dit zijn regels die als periodenummer de waarde hebben het nieuwe loonjaar * 100 en als waarde voor het volgnummer 0 hebben. Bijvoorbeeld 2015 wordt periode /0. De nul regels worden weggeschreven voor de dienstverbanden, maar ook voor de onderliggende contracten. Nulregels dienstverband Per dienstverband worden in de volgende tabellen nul regels weggeschreven: Dienstverband cumulatieven (dcu): De saldo s van het vakantiegeld, voorschot en het permanent voorschot worden overgenomen uit de laatste regel van de dienstverband cumulatieven van het af te sluiten jaar. Indien het saldo vakantiegeld ongelijk aan 0 is wordt een regel aangemaakt in de historische output bedragen (hob) met het bedrag van het vakantiegeld, met componentnummer 8091 en als contractnummer het hoofdcontractnummer uit het dienstverband is. Tevens wordt nu, indien nog niet aanwezig, een regel in de historische output hoofd (hoh) geschreven. Indien het saldo voorschot ongelijk aan 0 is wordt een regel aangemaakt in de historische output bedragen (hob) met het bedrag van het voorschot, met componentnummer 8092 en als contractnummer het hoofdcontractnummer uit het dienstverband. Tevens wordt nu, indien nog niet aanwezig, een regel in de historische output hoofd (hoh) geschreven. Indien het saldo permanent voorschot ongelijk aan 0 is wordt een regel aangemaakt in de historische output bedragen (hob) met het bedrag van het voorschot, met componentnummer 8093 en als contractnummer het hoofdcontractnummer uit het dienstverband. Tevens wordt nu, indien nog niet aanwezig, een regel in de historische output hoofd (hoh) geschreven. Nulregels contract Per contract worden in de volgende tabellen nul regels weggeschreven: Contract cumulatieven (ccu). De waarde van de opgebouwde ATV-rechten wordt gevuld met de waarde: opgebouwde ATV-rechten - opgenomen ATV-rechten uit de laatste regel van de contract cumulatieven van het af te sluiten jaar met een maximum van de waarde gedefinieerd in de tabel voor de atv-opbouw (at1). Jaarafsluiting 2014 Pagina 13 van 45

14 De waarde van de opgebouwde vakantierechten wordt gevuld met: opgebouwde vakantierechten - opgenomen vakantierechten met een maximum van de waarde gedefinieerd in de tabel voor de vakantieopbouw (vk1). De waarde van het saldo deeltijdpercentage vakantiegeld wordt overgenomen. De waarden van de overige kolommen is 0. Indien de bepaalde ATV-rechten ongelijk 0 zijn wordt een regel aangemaakt in de historische output uren (hou) met als aantal uren het saldo ATV-rechten, componentnummer Tevens wordt nu, indien nog niet aanwezig, een regel in de historische output hoofd (hoh) geschreven. Indien de bepaalde vakantierechten ongelijk 0 zijn wordt een regel aangemaakt in de historische output uren (hou) met als aantal uren het saldo vakantierechten, componentnummer Tevens wordt nu, indien nog niet aanwezig, een regel in de historische output hoofd (hoh) geschreven. Indien het saldo deeltijdpercentage vakantiegeld ongelijk 0 is wordt een regel aangemaakt in de historische output uren (hou) met het deeltijdpercentage van de vakantierechten, componentnummer Tevens wordt nu, indien nog niet aanwezig, een regel in de historische output hoofd (hoh) geschreven. Een regel in de historische output bedragen (hob) met als bedrag de pensioengrondslag volgens het contract (csa), componentnummer Overzicht jaarafsluiting Per bedrijf/werknemersgroep wordt een overzicht afgedrukt met de volgende gegevens: Bedrijfsgegevens (in de kop) Werknemersgroep gegevens (in de kop) Loonjaar dat afgesloten wordt (in de kop) Werknemersgegevens Dienstverbandnummer Contractnummer Geboortedatum Datum in dienst (alleen als de werknemer na de begindatum van het kalenderjaar in dienst is gekomen) Datum uit dienst (alleen als de werknemer voor de einddatum van het kalenderjaar uit dienst is gegaan) Fiscaal loon (fiscaal loon uit de laatste regel van de tabel dienstverband cumulatieven (dcu)) Saldo vakantie geld (uit de laatste regel van de tabel dienstverband cumulatieven (dcu)) Saldo voorschot (uit de laatste regel van de tabel dienstverband cumulatieven (dcu)) Saldo permanent voorschot (uit de laatste regel van de tabel dienstverband cumulatieven (dcu)) Jaarafsluiting 2014 Pagina 14 van 45

15 Grondslag bijzonder tarief Saldo vakantie-uren (uit de laatste regel van de tabel dienstverband cumulatieven (dcu)) Overgenomen vakantie-uren Saldo ATV-uren (uit de laatste regel van de tabel dienstverband cumulatieven (dcu)) Overgenomen ATV-uren Saldo vak. Perc. AOW gerechtigd: Werknemer bereikt op dd-mm-jjjj de AOW gerechtigde leeftijd. Speciaal voor de jaarovergang van : Bij de jaarovergang van 2014 naar 2015 worden de volgende extra conversies uitgevoerd Code invloed verzekeringsplicht: DSA.K_INVL_VERZPL Waarde 'C' komt te vervallen m.i.v Indien waarde 'C' voorkomt in k_invl_verzpl dan wordt dit gesignaleerd op het overzicht: Melding: "Code invloed verzekeringsplicht "C" komt te vervallen. Deze zal worden verwijderd." Indien gekozen wordt voor 'Uitvoeren' (dus niet Voorbeeld op scherm), wordt de 'C' uit het veld verwijderd. Als het veld daardoor leeg wordt, wordt er een 0 in gezet, bij het vullen van DSA voor Daarnaast wordt ook een record in de logtabel DSA_LOG geschreven. Jaarafsluiting 2014 Pagina 15 van 45

16 Code aard arbeidsverhouding: DSA.K_AARD_ARB_VERH Indien het Soort inkomen (DSA.SOORT_INKOMEN) = 17, 21, 22, 23, 24, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 42, 43, 45, 46, 50 of 52 m.i.v en de Aard arbeidsverhouding (DSA.K_AARD_ARB_VERH) is ongelijk 0 m.i.v. 2015, wordt dit gesignaleerd op het overzicht: Melding: "Bij o.a. soort inkomen $1 zal de Aard arbeidsverhouding op 'N.v.t.' worden gezet." Indien gekozen wordt voor 'Uitvoeren' (dus niet Voorbeeld op scherm), dan wordt de code aard arbeidsverhouding op 0 gezet. Daarnaast wordt ook een record in de logtabel DSA_LOG geschreven Indien de Aard arbeidsverhouding (DSA.K_AARD_ARB_VERH) = 19 (Ontslaguitkering) m.i.v. 2015, wordt dit gesignaleerd op het overzicht: Melding: "Aard arbeidsverhouding 19 (Ontslaguitkering) vervalt. De Aard arbeidsverhouding zal op 1 (Arbeidsovereenkomst) worden gezet." Indien gekozen wordt voor 'Uitvoeren' (dus niet Voorbeeld op scherm), dan wordt de code aard arbeidsverhouding op 1 gezet. Daarnaast wordt ook een record in de logtabel DSA_LOG geschreven. Jaarafsluiting 2014 Pagina 16 van 45

17 4 Starten nieuw loonjaar 4.1 Periodieke salarisaanpassing Wanneer gewenst is dat de pensioen grondslagen worden aangepast voor het nieuwe loonjaar dient u het programma periodieke salarisaanpassing uit te voeren met de runbesturing van periode 1. Menukeuze: Periode Periodieke salarisaanpassing De pensioengrondslagen (per periode) in de contract stamgegevens worden opnieuw bepaald indien: Het geen extra run betreft (zie Onderhoud kalender - Extra run). Bij de werknemersgroep in de keuzelijst Pensioengrondslag bepalen niet voor geen gekozen is. De periode van de runbesturing gelijk is aan eejj01 (eerste periode van het jaar bijv /1) Voor een gedetailleerde beschrijving van de werking van dit programma verwijzen wij u naar de betreffende helpteksten. 4.2 Opbouwen afdrukcumulatieven Menukeuze: Onderhoud Cumulatieven Opbouw afdrukcumulatieven Wanneer u gebruik maakt van een van de opbouw regelingen zoals vakantiegeld, extra uitkering vakantie- ATV rechten, dient u vóór de eerste salarisverwerking de functie opbouwen afdruk cumulatieven te draaien. Dit doet u via het programma: Onderhoud > Cumulatieven > Opbouwen afdrukcumulatieven Jaarafsluiting 2014 Pagina 17 van 45

18 De door de jaarafsluiting in de zogenaamde nulregels geplaatste gegevens worden hiermee overgenomen in de afdrukcumulatieven op de salarisstrook. Wanneer u opbouwen afdrukcumulatieven gaat uitvoeren dient u te kiezen vanaf periode /0 t/m /1. Daarna worden de afdrukcumulatieven in periode actief. Doet u deze actie later (bijv. na een salarisberekening) dan moet u nogmaals de salarisberekening draaien om de juiste gegevens op de loonstrook te krijgen. Denk ook aan eventueel vervallen componenten in 2014 dit kunt u aanpassen via het programma Beheer > Salariscomponent > Onderhoud afdruk-cumulatief 4.3 Eerste verloning in het nieuwe loonjaar Nadat de jaarafsluiting succesvol is verlopen en de voorbereidingen voor de eerste verloning zijn uitgevoerd (periodieke salarisaanpassing en opbouwen afdrukcumulatieven e.d.), kan de eerste verloning in het nieuwe jaar worden gedaan. De output na de jaarafsluiting (jaaropgave, loonstaten en aangiften naar verschillende instellingen) kan zowel voor als na de eerste verloning worden afgedrukt. Deze output blijft altijd beschikbaar i.v.m. wijziging van de database structuur. Jaarafsluiting 2014 Pagina 18 van 45

19 5 Output jaarwerk 5.1 Loonstaat en jaarstaat per werknemer De loonstaten worden per werknemer volgens de indeling modelloonstaat van de belastingdienst afgedrukt. De loonstaat wordt vervaardigd vanuit de historische output bedragen. Met behulp van coderingen van de kolom loonstaat bij onderhoud componenten bedragen wordt de kolom aangegeven waarin deze geteld moet worden. Zie ook Inrichten salariscomponenten, kolom loonstaat in dit stappenplan. De loonstaten kunnen desgewenst meerdere keren worden afgedrukt. De jaarstaat geeft de mogelijkheid tot een controle zoals de accountants deze graag uitvoeren. De jaarstaat dient u in te richten door op de salariscomponent aan te geven dat deze op de jaarstaat moet komen. De jaarstaat kan als csv-bestand worden opgeslagen. Dit bestand kunt u dan onder meer in Excel openen. Jaarafsluiting 2014 Pagina 19 van 45

20 5.2 Jaaropgave werknemer Met deze menukeuze kunt u een jaaropgave voor de werknemer vervaardigen. Per dienstverband van de werknemer wordt een jaaropgave afgedrukt. De jaaropgave werknemer kan desgewenst meerdere keren worden afgedrukt. De jaaropgave werknemer kan tevens als een rtf-bestand of als pdf-bestand worden opgeslagen. Wanneer bij Methode van verwerking wordt gekozen voor Collectief, zullen alle jaaropgave van de werknemers in één bestand worden opgeslagen. Indien voor bij Methode van verwerking voor Werknemer wordt gekozen, zal er per werknemer een pdf/bestand worden aangemaakt t.b.v. het Electronisch Dossier. Op de jaaropgave 2015 wordt o.a. het volgende vermeld: ingehouden ZVW en door werkgever afgedragen ZVW door werkgever betaalde SVW premies geen levensloop dan ook geen levensloop gegevens op de jaaropgave 5.3 Jaargegevens PGGM Het doel van dit programma is het aanleveren van jaargegevens middels een bestand aan het PGGM. Het bestand wordt opgebouwd volgens de indeling van het PGGM. Tevens wordt de pensioengrondslag van de werknemers in het dienstverband op de juiste waarde gezet. Het is raadzaam dit bestand eerst elders op te slaan en daarna te versturen naar het PGGM. De bestandsvergelijking PGGM dient ook aangemaakt en opgestuurd te worden naar het PGGM. Alles naar de PGGM wordt doorgegeven op contract niveau (sinds 2007) en niet meer op dienstverband niveau. Zie hiervoor de aandachtspunten PGGM. U kunt in het keuze scherm van dit programma kiezen voor twee soorten runs: 1. wijziging salaris 2. Definitieve deeltijd factor / ORT Wanneer u kiest voor keuze 1 Wijziging salaris dient u eerst de periodieke salarisaanpassing te hebben uitgevoerd. Zie hiervoor ook de beschrijving bij Periodieke salarisaanpassing in dit stappenplan. Voor een verdere beschrijving van dit programma verwijzen wij u naar de betreffende helpteksten in Visma Software T&S CLIENT. Voor meer informatie over de PGGM regeling zie het document Aandachtspunten PGGM bij de documentatie op onze servicesite Jaarafsluiting 2014 Pagina 20 van 45

21 6 Overigen 6.1 Verwijderen historische gegevens tot 2006 Met dit programma kunnen gegevens uit historische (output) componenten worden verwijderd. Voorlopig is ingebouwd dat alleen historische gegevens van vóór 2006 verwijderd kunnen worden. Dit blijft de komende jaren zo.! Let op dat alle gegevens uit de volgende tabellen worden verwijderd en houdt rekening met de bewaartermijn van de belastingdienst: historische cumulatieven per contract oudere jaren (hcc) historische cumulatieven per dienstverband oudere jaren (hcd) historische bedragen (hob) historische dagen (hod) historische hoofd (hoh) historische uitbetalingsrekening (hor) historische uren (hou) kalendergegevens (per + pev) (periodes en volgnummers) Voor per en pev geldt dat alle records verwijderd worden welke een begindatum hebben met een jaar dat niet meer in hoh voorkomt. Indien aangegeven is dat de premiewaarden verwijderd moeten worden, worden tevens de volgende gegevens verwijderd: premiewaarden SVW (svw) premiewaarden VUT (vut) premiewaarden sf1 (sf1) t/m sf9 (sf9) premiewaarden vip (vip) minimum lonen (mln) Voor een gedetailleerde beschrijving van deze menu keuze verwijzen wij u naar de helpteksten. Jaarafsluiting 2014 Pagina 21 van 45

22 6.2 Verzamelloonstaat Met dit programma kunt u een overzicht verzamelloonstaat aanmaken. Het overzicht wordt vervaardigd vanuit de historische output. Per werknemer wordt een regel afgedrukt. Menukeuze: Overzicht Salaris Verzamelloonstaat Voor de verdere details van dit overzicht verwijzen wij u naar de betreffende helpteksten in Visma Software T&S CLIENT. Jaarafsluiting 2014 Pagina 22 van 45

23 7 Aandachtspunten 7.1 Periodevariabelen vastleggen toekomstig loonjaar Het is mogelijk om periodevariabelen vast te leggen in een toekomstig loonjaar. Dit is echter beperkt tot het invoeren van periodevariabelen voor de eerste periode van het nieuwe loonjaar. Voorwaarde voor het kunnen opvoeren van variabelen is dat de kalender van het volgende loonjaar aanwezig moet zijn. 7.2 Werkkostenregeling (WKR) In Visma Software zijn voorzieningen opgenomen om te kunnen regelen dat de Eindheffing overschrijding forfaitaire werkkostenregeling in de loonaangifte wordt meegenomen. Voor het vastleggen van het bedrag waarover de eindheffing WKR toegepast moet worden, kunt u een eigen component aanmaken in de componentenreeks 1000 t/m 4999 met de volgende kenmerken: Soort: Bedrag Kolom loonstaat: N.v.t. Soort eindheffing: Eindheffing WKR Grondslagen: Niets selecteren Salarisafrekening: bij Uitk/Inhouden kiezen voor bijtelling het bedrag komt dan niet op de strook Journaalpost: N.v.t. (bedragen komen waarschijnlijk al uit de financiële administratie) Jaarafsluiting 2014 Pagina 23 van 45

24 Dit component kan bij een of meer werknemers welke in de salarisverwerking berekend worden, vastgelegd worden met het bedrag waarover de eindheffing WKR berekend moet worden. Dit bedrag heeft geen invloed op de berekening van de werknemer zelf (vergelijkbaar met de eindheffing over kerstpakketten). De salarisberekening berekent de juiste eindheffing en zet deze in het gereserveerde component Deze wordt via de loonaangifte aangegeven. Dit gereserveerde component 6182 dient u wel in te richten voor de journalisering bij het tabblad Journaalpost Fiscaal vrije ruimte (forfait WKR) Het vrijgestelde forfait moet berekend worden over het fiscale loon. Dit fiscale loon kunt u op meerdere manieren zichtbaar maken: U kunt een overzicht aanmaken via het programma Overzicht > Salaris > Werkkostenregeling en dit ziet er als volgt uit: Jaarafsluiting 2014 Pagina 24 van 45

25 N.B.: - De regel Totaal toont de telling van de bovenstaande bedragen, waarbij elke periode apart berekend is (i.v.m. de groene tabel). - De regel Jaarberekening is de berekening van de vrije ruimte over de totalen van de 1 e t/m de laatst afgedrukte periode. Deze berekening is een cumulatieve berekening over de bovenstaande periodes, waarbij gekeken wordt of het loon via de groene tabel in totaal meer of minder is dan 10% t.o.v. het totale loon via de witte tabel en groene tabel samen. Daaruit wordt de basis voor de WKR bepaald en wordt de vrije ruimte berekend met het percentage forfait. Het fiscale loon wordt ook op diverse overzichten afgedrukt, zoals de verzamelloonstaat en de historische loonstaat. Het kan ook mits ingericht op de jaarstaat zichtbaar gemaakt worden Overzicht met bedragen die de fiscale vrije ruimte vullen Per component kan aangegeven worden of de bedragen deel uitmaken van kosten in het kader van werkkostenregeling. Op het tabblad grondslagen kan aangegeven worden of de bedragen die op het salariscomponent zijn geboekt gebruikt worden bij het samenstellen van het overzicht werkkostenregeling. Het vinkje wat u hier aanzet heeft geen effect op de salarisberekening, het dient uitsluitend om op het WEB een overzicht aan te maken met de bedragen die de fiscale vrije ruimte vullen. Jaarafsluiting 2014 Pagina 25 van 45

26 Voor bedragen die meetellen voor de fiscale vrije ruimte en afkomstig zijn uit andere pakketten (bijvoorbeeld het financiële pakket) kunt u een dummy component aanmaken. Het bedrag kunt u vervolgens bij een willekeurige medewerker invoeren. Dit dummy component kunt u aanmaken onder een nummer in de vrije reeks met de volgende inrichting: Jaarafsluiting 2014 Pagina 26 van 45

27 7.2.3 Overzicht werkkostenregeling Het overzicht werkkostenregeling met het bedrag van de fiscale vrije ruimte kunt u aanmaken via de button Overzichten en dan het menu Salaris > Overzichten > Werkkostenregeling te selecteren. Vervolgens krijgt u dan onderstaand overzicht: Jaarafsluiting 2014 Pagina 27 van 45

28 Zie ook het dossier werkkostenregeling op Jaarafsluiting 2014 Pagina 28 van 45

29 7.2.3 Minimumloon Bij het minimumloon kan aangegeven worden of de aanvulling minimumloon op een component geboekt moet worden of automatisch aangevuld moet worden. Indien voor een component gekozen wordt, kunnen 2 componenten vastgelegd worden: 1 voor salarianten en 1 voor uurloners. Let op! Gebruik componenten welke ingericht zijn met bij het veld Parttime factor de waarde Contract zie ook de helptekst. Jaarafsluiting 2014 Pagina 29 van 45

30 8 Nieuwe en gewijzigde functionaliteiten 8.1 Belastingwetgeving 2015 De aanpassingen in de programmatuur met betrekking tot de fiscale wijzigingen voor 2015 betreffen: Rekenregels 2015 Met deze versie worden de rekenregels en salarisberekening van 2015 meegeleverd Algemeen Afbouw algemene heffingskorting. De afbouw wordt automatisch toegepast als er sprake is van loonheffingskorting. Deze afbouw verlaagt de algemene heffingskorting, waardoor de te betalen belasting hoger wordt Bijzonder tarief De afbouw van de heffingskortingen wordt verwerkt in de tabellen. En dan met name in de tabellen voor bijzondere beloningen. Daar komt een extra kolom, waarin de afbouw van de heffingskortingen voor inkomens van boven ongeveer wordt vermeld. Dat extra percentage van 2,32%, 4% of 6,32% mag dan bij het gebruikelijke percentage bijzonder tarief worden geteld. Jaarafsluiting 2014 Pagina 30 van 45

31 Correctiefactor in tabel bijzondere beloningen Voorbeeld tabel bijzondere beloningen 2015 (vereenvoudigd) (Hierdoor ontstaan over 2014 die naheffingen IB. Dat is in 2015 in de BT tabellen opgelost. Verder zijn er berichten over minder vakantiegeld. Dat komt ook door de extra BT.) Overige fiscale zaken 2015: - Pseudo eindheffing hoog loon vervallen - Ouderenkorting overgangsregeling vervalt per (door leeftijdsverloop niet meer mogelijk) - Door invoeren van de verplichte werkkostenregeling zijn de volgende eindheffingen niet meer toegestaan: o Bestemmingskarakter o Bezwaarlijk te individualiseren loon o Geschenken in natura o Bovenmatige vergoedingen en verstrekkingen - Voor nieuwe gevallen van de premiekorting oudere werknemers na uitkeringssituatie wordt de leeftijd verhoogd naar 56 jaar. Bestaande gevallen blijven toegepast worden. - Correcties loonaangifte en loonberekening alleen nog mogelijk vanaf Overige nieuwe en gewijzigde functionaliteiten Jaarafsluiting 2014 Pagina 31 van 45

32 8.2.1 Maximum pensioengrondslag 2015 o Ten aanzien van de maximum pensioengrondslag van ,=: De speciale regels van PGGM omtrent maximering pensioengrondslag zijn ingebouwd in de berekening vanaf Voor de APG OP berekening is een nieuwe algemene parameter ingevoerd voor de maximum pensioengrondslag. Onderhoud premiewaarden pensioen het scherm toont nu voor welke regeling een maximum wordt toegepast. In verband met maximum pensioengrondslag van ,= zijn voor APG OP nieuwe gereserveerde componenten 7146 en 7148 voor de ongemaximeerde grondslag toegevoegd. Bij alle andere regelingen kan het maximum van ,= in de regeling zelf vastgelegd worden Jaarafsluiting 2014 Pagina 32 van 45

33 8.2.2 PGGM AP premie PGGM AP premie De premieberekening is aangepast in de salarisberekening van 2015 zodat deze aansluit bij de PGGM AP-regeling. De PGGM AP-regeling kent een franchise per jaar die voor elk contract toegepast moet worden, ongeacht de lengte van het contract gedurende het jaar. Deze franchise is ,= (2014). Dus als een werknemer 1 maand in dienst is en ,= verdient, dan wordt geen premie berekend. Als de werknemer januari t/m september ,= verdient, dan wordt pas vanaf oktober premie berekend. Daarnaast is het programma 'Aanmaken periodevariabelen' aangepast. Voor 0-uren contracten dient in de periode na uit dienst en in de laatste periode van het jaar nog herberekend te worden. Er kunnen immers periodes in dienst zijn geweest waarin niet gewerkt is. Deze periodes tellen wel mee voor de bepaling van de franchise. Voor deze medewerkers wordt daarom ook een 0 dagen component geschreven zodat de salarisberekening de medewerkers kan berekenen. Raadpleeg de help voor een uitgebreide beschrijving en voorbeelden Verloonde uren t.b.v. de loonaangifte De verloonde uren loonaangifte worden berekend in de salarisberekening. Ingeval er contract - vaste uren of periode uren worden genomen, werd hierbij geen rekening gehouden met eventuele correctie gedurende in- en uit dienst. Dit is aangepast. Jaarafsluiting 2014 Pagina 33 van 45

34 Gedurende periodes waarbij een werknemer in- of uit dienst gaat gedurende de periode wordt het aantal uren vermenigvuldigd met werkdagen in dienst in de periode / werkdagen in de periode. Dit is dezelfde factor waarmee de toegepaste deeltijdfactor wordt bepaald. De verloonde uren die berekend worden via normuren of roosters werden al correct bepaald in periodes dat de medewerker gedurende de periode in- of uit dienst ging. Het is aangepast in de salarisberekening van 2014 en Ook de help is hiervoor aangepast, bij component 7207 en bij veld Werknemersgroep - Aansluitnummers - Verloonde uren Afwijkende ingangsdatum pensioen APG PWrI en O&O Vanuit APG is aangegeven dat voor O&O en PWrI de ingangsdatum van het pensioen tussen het 60e en 70e jaar kan ingaan. Dit staat los van het feit of de werknemer dan nog doorwerkt of niet, AOW krijgt etc.. De premieplicht blijft doorlopen tot de ingangsdatum van het pensioen. Als het pensioen volledig ingaat, dan moeten alle andere regelingen per gelijke datum beëindigd worden (tenzij de regeling een eigen einddatum heeft - dan moet de gebruiker die regeling zelf uitzetten). Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat de werknemer met deeltijdpensioen gaat. In dat geval blijven alle regelingen doorlopen voor het deel dat de werknemer nog werkt (tenzij de regeling anders aangeeft) Bij onderhoud premiewaarden pensioen, vut en overige regelingen is onder de keuzelijst 'Bepalen einde premieplicht' is een nieuw veld toegevoegd, met als titel 'Afwijkende ingangsdatum pensioen toepassen'. Hiermee kan per regeling aangegeven worden of - indien bij de werknemer een afwijkende ingangsdatum pensioen vastgelegd is - deze datum gerespecteerd moet worden bij de premieberekening van de betreffende regeling. Een ingevulde afwijkende ingangsdatum pensioen overruled dan de keuze welke bij 'Bepalen einde premieplicht' vastgelegd is. Jaarafsluiting 2014 Pagina 34 van 45

35 Het overzicht premiewaarden bedrijf is tevens aangepast met het nieuwe veld. Bij de werknemer kan de afwijkende ingangsdatum pensioen vastgelegd worden op het tabblad Werknemer - personeel. Deze datum wordt ook getoond op de volgende tabbladen (indien gevuld): Dienstverband - Salaris - Salariscodes Dienstverband - Salaris - APG-premies Contract - salaris - Bouw Het veld 'afwijkende ingangsdatum pensioen' wordt: in de salarisberekening gebruikt op de werknemerskaart afgedrukt. in de pensioenaangifte APG gebruikt Jaarafsluiting 2014 Pagina 35 van 45

36 LET OP! De afwijkende ingangsdatum pensioen: geldt vanaf de salarisberekening van 2015 kan alleen bij de pensioenregeling vastgelegd worden (bij VUT en overige regelingen niet muteerbaar) wordt (bij deze versie) alleen toegepast bij PWrI en bij werknemers aangesloten bij ABP (APG) In een volgende versie wordt deze functionaliteit verder uitgewerkt Periodieke salarisaanpassing Salarissen zonder schalen werden tijdens het draaien van de periodieke salarisaanpassing niet automatisch getoetst aan het minimumloon. Dit is nu instelbaar gemaakt met een vinkje: LET OP: als dit vinkje aan staat worden in geval van toetsing aan het minimumloon de handmatig ingevoerde Overwerk, ORT, Reis en uurlonen bij salarissen zonder schalen overschreven. Dit is te voorkomen door dit op werknemersgroepniveau uit te zetten. Jaarafsluiting 2014 Pagina 36 van 45

37 8.3.1 Sepabetalingen BNGH De tag <Cd>SALA</Cd> wordt nu ook doorgeven indien het een SEPA-rekening van de BNGH betreft. De verplichting van de BIC code voor de binnenlandse betalingen is bij alle banken komen te vervallen per 1 augustus Voor de buitenlandse betalingen zal dit pas in 2016 zijn. Bij de volgende programma's is de controle op het voorkomen van zowel het IBAN rekeningnummer als de BIC code versoepeld voor binnenlandse rekeningen (= rekeningen beginnend met 'NL'): o Onderhoud werknemersgroep tabblad Betaalgegevens o Onderhoud werknemer Rekeninggegevens o Betaling programma s (onderhoud, overzicht, betaling, contractverloning, voorschotten) o Import Compas werknemers o Import Compas informatie betaalrekeningen o Nestor-koppeling (SVB) De Clieop programma's zijn verwijderd uit de menu structuur Participatiewet Indien subsidies in het kader van de participatiewet ontvangen worden, dan mogen geen premiekortingen voor die werknemers toegepast worden. Wij kunnen niet detecteren of voor de werknemer een subsidie ontvangen wordt, dus dient u zelf de regeling(en) uit te zetten. Jaarafsluiting 2014 Pagina 37 van 45

38 9 Wijzigen virtuele map Elektronisch Dossier Indien gebruik gemaakt wordt van de digitale loonstrook, worden de salarisstroken in het Elektronisch Dossier opgeslagen. Wanneer u de salarisstroken per jaar in een aparte map wilt archiveren, dient u voor het opslaan van de eerste salarisstrook van het nieuwe jaar een nieuwe virtuele map aan te maken. Het wijzigen van de map kan op twee manieren. Dit kan namelijk in Talent en Salaris en in Talent Self Service. 9.1 Wijzigen virtuele map in Talent en Salaris Het wijzigen van de virtuele map doet u binnen Talent en Salaris binnen de balk HRM bij knop Onderhoud HRM. Klik op Virtuele mappen en ga naar de map waar de reeds aanwezige salarisstroken worden opgeslagen. Maak hier een nieuwe map aan. Klik daarna op de hoofdmap Virtuele mappen en wijzig de Standaard virtuele map van de Digitale Loonstroken (in het rechterdeel van het scherm), zodat het systeem weet in welke map de stroken opgeslagen moeten worden. Indien u de Jaaropgave Werknemer in een aparte map per jaar opslaat kan het nodig zijn bovenstaande te herhalen. Dit is afhankelijk van de wens van de gebruiker. Jaarafsluiting 2014 Pagina 38 van 45

39 9.2 Wijzigen virtuele map in Talent Self Service Het wijzigen van de virtuele map doet u binnen het WEB in het Electronisch Dossier. Klik op Onderhoud en vervolgens op Onderhoud Virtuele mappen. Ga vervolgens naar de map waar de reeds aanwezige salarisstroken worden opgeslagen. Maak hier een nieuwe map aan. Dit doet u door met de rechter muisknop te drukken op de hoofdmap en te kiezen voor Nieuwe Map. Geef deze map de naam 2015 en kies dan voor opslaan. Jaarafsluiting 2014 Pagina 39 van 45

40 Wat nu nog moet gebeuren is de Standaard virtuele map van de Digitale Loonstroken aanpassen zodat de stroken van 2015 in de juiste map worden opgeslagen. Dit doet u door te gaan naar E-dossier - Onderhoud Instellingen. Achter de virtuele map Digitale Loonstroken selecteert u de zojuist aangemaakte map voor 2015, waarna u afsluit met twee maal Akkoord. Indien u de Jaaropgave Werknemer in een aparte map per jaar opslaat kan het nodig zijn bovenstaande te herhalen voor de jaaropgave. Dit is afhankelijk van de wens van de gebruiker. Jaarafsluiting 2014 Pagina 40 van 45

41 10 FAQ (frequently asked questions) Wanneer kan ik starten met de eerste verloning van het nieuwe loonjaar? Voor u start met de eerste verloning van het nieuwe loonjaar dient u te checken: 1. Of het programma jaarovergang succesvol is afgesloten 2. De minimumlonen moeten zijn ingevoerd. 3. Zo nodig dient het programma Periodieke salarisaanpassing gedraaid te zijn. 4. De opbouw afdrukcumulatieven dient uitgevoerd te zijn. 5. Alle premiewaarden en regelingen dienen juist ingericht te zijn. Moet ik wachten met het invoeren van mutaties op de stamgegevens van de werknemer tot ná de jaarafsluiting? Nee. Er hoeft niet te worden gewacht met het invoeren van toekomstmutaties, wel de juiste periode selecteren in 2015 en dat is alleen mogelijk wanneer de kalender voor 2015 is aangemaakt. Moet ik wachten met het invoeren van periodevariabelen tot ná de jaarafsluiting? Nee. Het is mogelijk om periodevariabelen vast te leggen in een toekomstig loonjaar. Dit is echter beperkt tot het invoeren van periodevariabelen voor de eerste periode van het nieuwe loonjaar. Voorwaarde voor het kunnen opvoeren van variabelen is dat de kalender van het volgende loonjaar aanwezig moet zijn. Het programma jaarafsluiting start niet en geeft de melding 'Loonjaar bij bedrijf <jaar> komt niet overeen met het af te sluiten loonjaar <jaar>'. Wat is hiervan de oorzaak? In de bedrijfsgegevens staat een ander loonjaar dan het af te sluiten loonjaar. Het programma Jaarafsluiting start niet en geeft de melding Er zijn nog geen perioden (PER) aanwezig. Wat is hiervan de oorzaak? Er moet nog een kalender aangemaakt worden voor het volgende loonjaar. Het programma jaarafsluiting start niet en geeft de melding Er zijn nog periode variabelen input hoofd (PIH) gegevens aanwezig. Wat is hiervan de oorzaak? Dit betekent dat er nog niet berekende periodevariabelen aanwezig zijn. Deze dienen dan verwijderd te worden en bij de desbetreffende werknemer een check doen of die periode wel goed verloond is. Zie ook de beschrijving bij Verwerking mutaties betreffende het af te sluiten loonjaar. Jaarafsluiting 2014 Pagina 41 van 45

42 Het programma Jaarafsluiting start niet en geeft de melding Er zijn nog journaalposten (JPSD) die doorgeboekt moeten worden. Wat is hiervan de oorzaak? Dit betekent dat het programma s opbouwen definitieve journaalpost en afdrukken definitieve journaalpost zijn gedraaid maar dat deze definitieve journaalpost niet is doorgeboekt. Dit moet dan alsnog gebeuren door het programma exporteren definitieve journaalpost op te starten vanuit het menu Koppelingen. Dit programma maakt een ascii-bestand aan wat kan worden geïmporteerd in uw financiële pakket (indien dit hiervoor is ingericht). Het programma Jaarafsluiting start niet en geeft de melding 'Er zijn nog correctie journaalpost(en) (JPSC) die doorgeboekt moeten worden'. Wat is hiervan de oorzaak? Dit betekent dat correctie voor een journaalpost d.m.v. het programma Import correctie journaalposten is doorgevoerd, maar nog niet is doorgeboekt. Dit moet dan alsnog gebeuren door het programma exporteren definitieve journaalpost op te starten vanuit het menu Koppelingen. Dit programma maakt een ascii-bestand aan wat kan worden geïmporteerd in uw financiële pakket (indien dit hiervoor is ingericht). Het programma Jaarafsluiting start niet en geeft de melding Er is een ToekomstigeTWK aanwezig of een Toekomstige correctie TWK. Wat is hiervan de oorzaak? Er is na de laatste periode afsluiting van het jaar nog een Toekomstige TWK gesignaleerd. Deze is nog niet afgehandeld. Verwerk deze Toekomstige TWK in een extra run. Of zet geen vinkje in het scherm Afsluiten loonjaar bij Controle op TWK s uitvoeren. Er wordt nu niet gecontroleerd op Toekomstige TWK s. Jaarafsluiting 2014 Pagina 42 van 45