Beschrijving koppeling

Transcriptie

1 Beschrijving koppeling Versie: 1.4 Houtse Heuvel 63a 4911 AV Den Hout T:

2 Inhoudsopgave 1 Algemeen Type koppeling Principe van een koppeling Beschrijving en voorwaarde van de koppeling 3 2 Welke personeelsgegevens worden gesynchroniseerd? 4 3 Welke urengegevens worden er gesynchroniseerd? Doorsturen op afzonderlijke urencodes Doorsturen van verlof en verzuim naar Nmbrs HR Doorsturen van toeslagen 6 4 Het gebruik van de Nmbrs koppeling Synchronisatie van personeelsgegevens Synchronisatie van urengegevens 7 2

3 1 Algemeen 1.1 Type koppeling De koppeling tussen Nmbrs en Nostradamus is een webservice koppeling. Dit wil zeggen dat gegevens tussen Nostradamus en Nmbrs automatisch over het internet gesynchroniseerd worden op het daarvoor ingestelde tijdstip. Hierbij is het belangrijk te melden dat Nostradamus alle saldo s beheerd (uren e.d.) en Nmbrs alle financiële zaken voor z n rekening neemt. 1.2 Principe van een koppeling Het principe van de koppeling met Nmbrs is het verminderen van de administratieve handelingen tot wel 80%. Dit wil natuurlijk niet zeggen dat alles automatisch gaat. Er zal nog steeds handmatig een zogenaamd periodetotaal verzonden moeten worden. Er hoeft echter geen export gemaakt te worden die vervolgens moet worden geïmporteerd. In hoofdstuk vier wordt het gebruik van de koppeling uitgelegd. 1.3 Beschrijving en voorwaarde van de koppeling Binnen de koppeling met Nmbrs zijn er twee zogenaamde plug-ins actief. De ene zorgt ervoor dat de personeelsgegevens vanuit Nmbrs gesynchroniseerd worden met Nostradamus. Hier gaat het o.a. om de N.A.W.-gegevens en identificatie gegevens. Het is belangrijk te melden dat Nmbrs leidend is voor alle stamgegevens. Wanneer er één van deze gegevens veranderd, dient dit in Nmbrs aangepast te worden zodat deze automatisch in Nostradamus gesynchroniseerd worden. Alle gegevens in Nmbrs moeten daarom kloppend en compleet zijn. De andere plug-in zorgt ervoor dat uren gesynchroniseerd worden. Hierbij worden de uren die in Nostradamus beheerd worden naar Nmbrs verstuurd. In hoofdstuk twee van de beschrijving is te zien welke personeelsgegevens er gesynchroniseerd worden. In hoofdstuk drie is te zien welke gegevens wat betreft de uren gesynchroniseerd worden. 3

4 2 Welke personeelsgegevens worden gesynchroniseerd? In dit hoofdstuk is te zien welke personeelsgegevens er precies gesynchroniseerd worden van Nmbrs naar Nostradamus. Details van de medewerkers Identificatie gegevens Initialen BSN Doopnamen Bankrekeningnummer Roepnaam Nummer identiteitsbewijs Tussenvoegsel Identiteitstype Geboortenaam Tussenvoegsel partner Inloggegevens en rechten Partner naam adres Gebruik naam Geslacht Salarisgegevens Geboortedatum Bruto uurloon Geboorteplaats Geboorteland Contract Nationaliteit Vaste uren per periode Burgerlijke staat Dienstverbanden Contactgegevens Datum in dienst Postcode Datum uit dienst Land Huisnummer Toevoeging huisnummer Straat Plaats Telefoonnummer (Configureerbaar) Mobiel nummer (Configureerbaar) 3 Welke urengegevens worden er gesynchroniseerd? In dit hoofdstuk is te zien welke urengegevens er gesynchroniseerd worden van Nostradamus naar Nmbrs. De volgende urengegevens worden doorgezonden in de koppeling: Uren Uren gewerkt Urentype Naast Uren gewerkt tegen de verschillende urentypen zijn er twee opties om verlof, ziekte e.d. door te zenden. Optie 1 is het doorzenden van dit type uren op verschillende urencodes zodat deze op de loonstrook terecht komen. Optie 2 is het doorzenden van verlof en ziekteverzuim naar Nmbrs HR. 4

5 3.1 Doorsturen op afzonderlijke urencodes Naast Uren gewerkt op verschillende urentypen is het tevens mogelijk om overige urentypen door te zenden op basis van codes, zodat ook deze op de loonstrook zichtbaar worden. Wanneer hier gebruik van wordt gemaakt dient dit doorgegeven te worden aan de helpdesk van Nostradamus zodat dit ingesteld kan worden in de koppeling. Er kan hierbij een onderscheid gemaakt worden tussen de urencodes die horen bij medewerkers met vaste contracturen en medewerkers zonder vaste contracturen (oproepkrachten). Hieronder staan de velden vermeld die op urencodes van Nostradamus naar Nmbrs verzonden kunnen worden in de koppeling. Voor medewerkers met vaste uren: Uren Ziekte uren (meerdere urencodes mogelijk voor verschillende ziekte-uren codes) Wachturen Vakantie-uren Bijzonder verlof uren Onbetaald verlof uren Overuren ATV uren Compensatie-uren Voor medewerkers zonder vaste uren: Uren Ziekte uren (meerdere urencodes mogelijk voor verschillende ziekte-uren codes) Wachturen Vakantie-uren Bijzonder verlof uren Compensatie-uren 3.2 Doorsturen van verlof en verzuim naar Nmbrs HR Naast de Uren gewerkt kan verlof en verzuim worden doorgezonden naar Nmbrs HR. Deze verschijnen dan niet op de loonstrook maar enkel in Nmbrs HR. Het gaat hierbij om de volgende velden: Vakantie Startdatum Einddatum Opmerking Aantal uren Type (gaat het om bijzonder verlof of vakantie) Ziekte Reden Startdatum ziekte Einddatum ziekte Datum en tijd waarop ziekte is aangemaakt in Nostradamus 5

6 3.3 Doorsturen van toeslagen Het is in Nostradamus mogelijk om toeslagen, zoals bijvoorbeeld inhouding maaltijden, bij te houden (automatisch of bijvoorbeeld bij het uitklokken) en deze te versturen met de koppeling naar Nmbrs. Voor de werkkostenregeling geeft deze optie veel gemak. Wanneer hier gebruik van wordt gemaakt dient dit doorgegeven te worden aan de helpdesk van Nostradamus zodat dit ingesteld kan worden in de koppeling en de juiste codes worden toegekend aan de verschillende toeslagen. 4 Het gebruik van de Nmbrs koppeling De koppeling wordt geactiveerd door de helpdesk van Nostradamus en er zijn een aantal gegevens nodig voordat de koppeling geactiveerd kan worden. Deze gegevens kan de accountant of Nmbrs (afhankelijk van het contract) aanleveren. 4.1 Synchronisatie van personeelsgegevens Ga naar 'Personeel' 'Personeelskaarten'. Open een willekeurige personeelskaart en klik op het tabblad 'Details'. Zichtbaar is dat een aantal velden grijs zijn en niet bewerkt kunnen worden in Nostradamus. Dit komt omdat deze gegevens automatisch gesynchroniseerd worden vanuit Nmbrs. Voor deze velden is Nmbrs dus leidend. Nmbrs kijkt hierbij alleen naar het personeelsnummer in het loonpakket. Dit nummer mag daarom nooit gewijzigd worden, omdat gegevens uit verschillende personeelskaarten dan door elkaar gehaald worden. Iedere nacht vindt er automatisch een synchronisatie plaats met Nmbrs. Gegevens die aangepast worden in Nmbrs zullen gesynchroniseerd worden in Nostradamus. Naast de automatische synchronisatie is het óók mogelijk om dit direct te forceren middels een handmatige synchronisatie. Ga hiervoor naar Personeel Rapportage Kaarten -> Forceer synchronisatie Synchronisatie uitvoeren 6

7 4.2 Synchronisatie van urengegevens Als de uren in Nostradamus gecontroleerd zijn, dan kunnen deze verstuurd worden met de koppeling. Log in op Nostradamus en ga naar 'Personeel' 'Rapportage' 'Uren' 'Periodetotalen verzenden'. Bij 'Periode' dient de periode geselecteerd te worden die verloond moet worden. Ook kan er eventueel alleen een afdeling of een medewerkersprofiel geselecteerd worden die afzonderlijk verloond moet worden. Wij raden aan om de periode automatisch af te sluiten na de export. Dit om wijzigingen in uren, vrije dagen e.d. te voorkomen na de export. 7