eduroam Visitor Access

Transcriptie

1 eduroam Visitor Access handleiding Tijdelijke eduroam-accounts aanmaken in 5 stappen versie 1.0, maart 2015 Met deze handleiding kunnen gastheren en vrouwen van de organisatie bezoekersaccounts aanmaken voor het vertrouwde eduroam-netwerk. Zo bieden zij bezoekers tijdelijke toegang tot eduroam. Deze handleiding richt zich op normaal gebruik van eduroam Visitor Access en is niet bestemd voor bezoekers van de organisatie.

2 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Over eduroam Visitor Access... 3 Wie kunnen gebruikmaken van eduroam Visitor Access?... 3 Wat vindt u in deze handleiding?... 3 Vragen belangrijke uitgangspunten... 4 Stap 1 Inloggen... 5 Stap 2 Overzichtspagina bekijken... 7 Blokken met informatie over accounts... 7 Hoofdmenu met taken... 8 Taalkeuze... 8 Help en uitloggen... 8 Stap 3 Tijdelijk eduroam-account aanmaken... 9 Stap 4 Meerdere bezoekersaccounts tegelijk aanmaken...12 Stap 5 Accounts wijzigen of verwijderen...15 Account wijzigen of verwijderen...15 Batch-upload wijzigen of verwijderen...15 Afbeelding voorpagina: Waag Society [CC BY-NC-SA 2.0, via Flickr] 2/15

3 Inleiding Over eduroam Visitor Access Met eduroam Visitor Access kunt u als gastheer of gastvrouw tijdelijke eduroam-accounts aanmaken voor bezoekers van uw onderwijs- of onderzoeksinstelling. Met zo n account krijgt de bezoeker tijdelijk toegang tot het eduroam wifi-netwerk van de organisatie. U maakt accounts aan via het online gebruikersportal van eduroam Visitor Access. U hebt daarvoor alleen een internetbrowser nodig; er hoeft verder niets geïnstalleerd te worden. eduroam Visitor Access wordt aangeboden door SURFnet. Wie kunnen gebruikmaken van eduroam Visitor Access? De onderwijs- of onderzoeksinstelling bepaalt wie de gastheren en gastvrouwen zijn en aan welke voorwaarden zij zijn gebonden bij het aanmaken van tijdelijke eduroam-accounts op het wifi-netwerk. Als gebruiker kunt u pas gebruikmaken van eduroam Visitor Access als u door de eduroam Visitor Access-beheerder van de eigen organisatie bent opgegeven als gebruiker. Wat vindt u in deze handleiding? Deze handleiding geeft in 5 stappen aan hoe u een tijdelijk eduroam-account aanmaakt voor bezoekers. U vindt er handvaten en richtlijnen om eduroam Visitor Access op een juiste en veilige manier te gebruiken. Vragen Hebt u na het lezen van de handleiding nog vragen over het gebruik van eduroam Visitor Access? Neem contact op met de helpdesk of servicedesk van uw organisatie. 3/15

4 3 belangrijke uitgangspunten Het eduroam-netwerk wordt gebruikt door studenten en medewerkers van uw organisatie. Via hun organisatieaccount krijgen zij toegang tot dit veilige en betrouwbare netwerk. Om het netwerk veilig en betrouwbaar te houden, is het belangrijk dat er geen buitenstaanders toegang krijgen die daar geen recht op hebben. U speelt daarin een belangrijke rol. U geeft immers bezoekers toegang tot eduroam via een tijdelijk account. Houd daarom bij het aanmaken van accounts rekening met de volgende uitgangspunten. Zo houden we eduroam samen veilig en betrouwbaar. 1. Een bezoeker moet iemand zijn met een relatie tot het onderwijs of onderzoek van uw organisatie. 2. Een eduroam Visitor Access-account mag alleen voor de duur van het bezoek worden aangemaakt. 3. eduroam Visitor Access is een dienst waarmee u gasten toegang geeft tot eduroam. Uw eigen organisatie is echter verantwoordelijk voor het gastheerschap, ondersteuning, begeleiding van de bezoeker en een goede werking van het netwerk. 4/15

5 Stap 1 Inloggen Ga in uw internetbrowser naar en klik op Inloggen. Selecteer de organisatie waarvoor u werkt. Staat uw organisatie hier niet bij, neem dan contact op met de helpdesk of servicedesk van uw organisatie. 5/15

6 Log in met uw instellingsaccount. Logt u voor het eerst in op eduroam Visitor Access, dan ziet u eenmalig dit scherm: Door op Yes, share this data te klikken, stemt u ermee in dat enkele persoonlijke gegevens via SURFconext worden overgedragen aan eduroam Visitor Access. eduroam Visitor Access heeft deze gegevens nodig om u bij naam aan te kunnen spreken, om een uniek account te kunnen creëren dat gekoppeld is aan uw identiteit, om uw rol binnen de organisatie te controleren en om aan uw e- mailadres notificaties te kunnen versturen binnen de dienst. Zonder deze toestemming kunt u geen gebruik maken van eduroam Visitor Access. 6/15

7 Stap 2 Overzichtspagina bekijken U bent nu op het dashboard, een overzichtspagina met enkele zeer belangrijke gegevens die voor u gelden binnen eduroam Visitor Access. Als uw organisatie uw account nog niet geschikt gemaakt heeft voor eduroam Visitor Access, dan kunt u nog niet actief gebruik maken van eduroam Visitor Access. Neem contact op met uw helpdesk of servicedesk. Blokken met informatie over accounts In het blok Mijn bezoekers vindt u informatie over de accounts die u hebt aangemaakt en die u kunt aanmaken: Het maximaal aantal bezoekers voor wie u een account kunt aanmaken. Het huidige aantal accounts dat u hebt aangemaakt. Elk account dat u aanmaakt wordt meegeteld, ook als de startdatum van het account in de toekomst ligt. Een account wordt niet meer meegeteld zodra het is verlopen (de einddatum is verstreken) of als u het eerder beëindigt of verwijdert. De maximale periode (aantal dagen) die u kunt toewijzen aan een tijdelijk account. De waarden op uw scherm kunnen afwijken van bovenstaande afbeelding; de waarden worden door uw eigen organisatie ingesteld. Het blok Aantal aangemaakte accounts laat zien hoeveel tijdelijke eduroam-accounts er binnen uw organisatie zijn aangemaakt. Dit wordt getoond voor de huidige en de vorige maand. 7/15

8 Hoofdmenu met taken Via het (altijd zichtbare) menu bovenin kunt u op verschillende manieren tijdelijke eduroam-accounts aanmaken: Mijn bezoekers: een losse bezoekersaccount aanmaken (zie pagina 9). Laat tevens zien welke actieve accounts er zijn. Mijn batch uploads: een aantal bezoekersaccounts tegelijk aanmaken via een CSV-bestand (zie pagina 12). Mijn groepen: een goep met onbekende bezoekers aanmaken Mijn SMS events: eduroam op events ter beschikking stellen aan bezoekers De opties Mijn groepen en Mijn SMS events worden slechts aan enkele gebruikers binnen uw organisatie toegewezen. Hebt u deze opties niet, dan ziet u ze ook niet in het menu. Deze opties worden beschreven in de handleiding eduroam Visitor Access Groeps- en smsfuncties. Via de Home-knop keert u terug naar deze startpagina. Taalkeuze Rechtsboven in het scherm kunt u wisselen tussen Engels en Nederlands als schermtaal. Help en uitloggen Door op uw naam rechtsboven te klikken, kunt u uitloggen uit eduroam Visitor Access, of een pagina met hulp- en supportinformatie openen. 8/15

9 Stap 3 Tijdelijk eduroam-account aanmaken Een tijdelijk eduroam Visitor Access account maakt u snel en eenvoudig aan. Controleer eerst of u: nog niet het maximum aantal bezoekers hebt bereikt dat u een account kunt geven (zie pagina 7). alle benodigde gegevens hebt van de bezoeker: naam, telefoonnummer, adres, begin- en einddatum van het bezoek. Het is belangrijk om alle gegevens van de bezoeker juist in te vullen, in verband met mogelijk misbruik van het eduroam-netwerk via een tijdelijk eduroam-account. Dit misbruik kan plaatsvinden zonder dat de bezoeker het doorheeft. Het is dan ook in het belang van de bezoeker, u als gastheer of gastvrouw, en de netwerkbeheerders om snel alle benodigde informatie te hebben om het misbruik te kunnen detecteren, analyseren en verhelpen. Kies in het hoofdmenu voor Bezoeker aanmaken. U komt in dit venster: 9/15

10 Geef de volgende gegevens op: Bezoeker 1. Voornaam 2. Tussenvoegsels 3. Achternaam 4. adres Controleer goed of dit juist gespeld is; de toegangsgegevens worden g d naar dit adres. 5. Mobiel nummer Afhankelijk van uw organisatie is dit optioneel of verplicht. Advies is om het altijd in te vullen. Controleer ook dit nummer goed. 6. Voorkeurstaal Dit is de taal waarin communicatie met de bezoeker verloopt. Notificatie bezoeker 7. Notificatie per met inloggegevens. De bezoeker krijgt altijd een notificatie per . Het is daarom niet mogelijk om deze optie te deselecteren. 8. Notificatie per sms Sms met inloggegevens. Dit is optioneel en is vooral handig als de bezoeker geen internettoegang heeft om de te ontvangen. Let erop dat u in dit geval een mobiel nummer opgeeft. Datum 9. Vanaf Datum vanaf wanneer het account actief moet zijn. Het ingangstijdstip is altijd 00:00 uur. 10. Tot en met Datum tot wanneer het account actief moet. Het eindtijdstip is altijd 23:59 uur Let op: uren of minuten zijn niet in te stellen, alleen hele dagen. 11. Commentaar Ruimte voor notities over het bezoek of de bezoeker, bijvoorbeeld de reden van het bezoek. Deze notitie is alleen voor u zichtbaar, niet voor de bezoeker. Klik op Verstuur. De volgende notificaties worden automatisch verzonden naar de bezoeker: Wanneer SMS Info Account is aangemaakt Ja Optioneel Credentials + looptijd Account is bewerkt Ja* Nee Nieuwe looptijd Laatste actieve dag Ja** Optioneel** Herinnering Account is verlopen Ja Optioneel Wordt verstuurd op 1e 10/15

11 Wanneer SMS Info ochtend na verlopen van het account Account is vroegtijdig beëindigd Ja Optioneel Wordt verstuurd direct na beëindiging van het account. * Alleen als de looptijd van het account wordt aangepast. ** Alleen bij een account met de duur van 3 of meer dagen. In de notificaties na het verlopen van het account en bij vroegtijdige beëindiging, krijgt de bezoeker het verzoek om de wifi-gegevens van zijn of haar tijdelijke eduroam-account van het mobiele device te verwijderen. Zo krijgt de bezoeker geen foutmeldingen die verschijnen wanneer het account niet meer geldig is, maar het device nog wel automatisch met eduroam probeert te verbinden. 11/15

12 Stap 4 Meerdere bezoekersaccounts tegelijk aanmaken Ziet u Mijn batch uploads in het menu, dan kunt u meerdere gebruikers tegelijk invoeren in eduroam Visitor Access. U uploadt daarvoor een CSV-bestand. Dit is bijvoorbeeld handig bij evenementen waar al een lijst is van bezoekers en hun gegevens. Hier gelden dezelfde restricties voor het maximaal aantal accounts en de looptijd van accounts als bij het aanmaken van losse bezoekersaccounts. Houd hiermee rekening als u het CSV-bestand maakt. Voer elke bezoeker in op een aparte regel van het CSV-bestand. Doe dat als volgt, gescheiden met komma s: voornaam,tussenvoegsels,achternaam, _bezoeker,mobieltel_bezoeker Hierbij zijn alle velden verplicht behalve tussenvoegsels en mogelijk (afhankelijk van de configuratie van uw organisatie) mobieltel_bezoeker. Voorbeeld: Bastiaan,van de,kraats,bastiaan.vandekraats@website.com, Telefoonnummers kunnen op twee manieren worden ingevoerd: of Hebt u geen gegevens voor een optioneel veld, laat dit dan leeg maar plaats wel alle komma s. Voorbeeld: Klaas,,Veenstra,klaas.veenstra@website.com, Kies nu in eduroam Visitor Access het de menu-optie Mijn batch uploads. Klik op Batch aanmaken. 12/15

13 Klik op Bestand kiezen om het CSV-bestand met bezoekersgegevens te uploaden. Voer de volgende gegevens in: Info over de batch 1. Naam Naam van de batch; ter referentie 2. Commentaar Notitie, bijvoorbeeld de naam van het event. Info over de bezoekers 3. Vanaf Datum vanaf wanneer het account actief moet zijn. Het ingangstijdstip is altijd 00:00 uur. 4. Tot en met Datum tot wanneer het account actief moet. Het eindtijdstip is altijd 23:59 uur Let op: uren of minuten zijn niet in te stellen, alleen hele dagen. 5. Notificatie per met inloggegevens. De bezoeker krijgt altijd een notificatie per . Het is daarom niet mogelijk om deze optie te deselecteren. 6. Notificatie per sms Sms met inloggegevens. Dit is optioneel en is vooral handig als de bezoeker geen internettoegang heeft om de te ontvangen. Let erop dat u in dit geval een mobiel nummer opgeeft. Klik op Verstuur. 13/15

14 De volgende melding verschijnt als de accounts succesvol zijn aangemaakt en de notificaties verstuurd zijn: 14/15

15 Stap 5 Accounts wijzigen of verwijderen U kunt accounts of batch-uploads wijzigen of vroegtijdig beëindigen. Beëindigen kan handig zijn als het verblijf van de bezoeker(s) korter duurt dan gepland. U hoeft niets te doen als een account verloopt na de einddatum van het account. Het zal dan automatisch niet meer bruikbaar zijn. Account wijzigen of verwijderen Hier staan ook de accounts van batch-uploads bij. Klik in het hoofdmenu op Mijn bezoekers. Klik op om de gegevens van de bezoeker te wijzigen. klik op om een account te verwijderen Batch-upload wijzigen of verwijderen Klik in het hoofdmenu op Mijn batch uploads. Klik op om de gegevens van een batch-upload te wijzigen. klik op om een batch-upload, inclusief de daarin aangemaakt accounts, te verwijderen. 15/15