Jaarplan Interne Controle

Transcriptie

1 Jaarplan Interne Controle 2014 Gemeente Lingewaard

2 INHOUDSOPGAVE Inhoud INHOUDSOPGAVE... 1 SAMENVATTING AANLEIDING EN DOEL Aanleiding Doel van het plan Waarom interne controle? Lingewaard in control Samenhang interne en externe (accountants)controle ORGANISATIE VAN DE INTERNE CONTROLE Rollen en verantwoordelijkheden AANPAK INTERNE CONTROLE Algemeen Uitgangspunten Interne controle Opzet interne controle Frequentie controlewerkzaamheden Bepaling omvang deelwaarneming Foutenevaluatie bij de controles Samenhang getrouwheid en rechtmatigheid Bepaling materialiteit Goedkeuringstolerantie Bepaling te controleren processen Toelichting op de te controleren processen: Processen die niet in de interne controle zijn betrokken RAPPORTAGE Verslaglegging interne controle SLOTOPMERKINGEN BIJLAGEN Bijlage 1: Planning en omvang financieel belang van de te controleren processen Bijlage 2: Normenkader Bijlage 3: Sisa-bijlage Bijlage 4: Format IC deelplan Bijlage 5: Format IC verslag Bijlage 6: Deelplannen

3 SAMENVATTING Voor u ligt het Jaarplan Interne Controle 2014; hierna Jaarplan IC genoemd. Dit plan vormt de basis voor de interne controle (IC) in het kader van de rechtmatigheid van de Jaarrekening De IC is een op de Gemeentewet gebaseerde verplichting. Getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen staan hierbij centraal. Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler waarop de gemeente Lingewaard in het kader van planning en control moet kunnen steunen. Niet alleen voor wat betreft het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering, maar zeker ook voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording. Met een toereikend Jaarplan IC kan structuur aan de uitvoering worden gegeven. Interne controles worden tijdens het jaar uitgevoerd waardoor eventuele fouten snel(ler) aan het licht komen en bijsturende maatregelen kunnen worden getroffen. Het leereffect dat van geconstateerde fouten uit zal gaan zal hierdoor worden versterkt. De IC en een goede uitvoering hiervan zijn niet alleen verplicht, maar zijn ook van belang voor het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring. Bij de Jaarrekening 2013 is een controleverklaring met beperking afgegeven voor zowel de rechtmatigheid als de getrouwheid (betreft met name de onzekerheid inzake de exploitatie Bergerden). Vanzelfsprekend is voor 2014 het streven om toe te werken naar een goedkeurende accountantsverklaring voor beide onderdelen. De uitgangspunten waar de IC op wordt gebaseerd zijn te vinden in hoofdstuk 3.2. Hierbij wordt bijvoorbeeld bepaald welke goedkeuringstolerantie geldt, hoe hoog de frequenties van de controles dienen te zijn en welke diepgang de IC-werkzaamheden moeten hebben. Deze uitgangspunten vormen de basis voor de daadwerkelijke inhoud van de deelplannen, waarvoor een uniforme aanpak geldt. Dit vindt zijn weerslag in het Format IC deelplan (zie bijlage 4). Op basis van materialiteit zijn de te onderzoeken processen voor 2014 bepaald (zie hoofdstuk 3.3). De voor 2014 geselecteerde processen zijn 1 Inkoop en aanbestedingen, Begrotingsbeheer- en wijzigingen, Treasury, Personeel, Grondexploitatie, Belastingen, Verbonden partijen, Verstrekte subsidie, IT-omgeving, Omgevingsvergunning, Memoriaalboekingen, Investeringen en kredieten, Gemeentefonds, Leges Burgerzaken en Sisa. Een korte toelichting per proces treft u aan in hoofdstuk en (meer gedetailleerd) in de deelplannen. De daadwerkelijke IC wordt uitgevoerd aan de hand van de deelplannen (zie bijlage 6). Met een deelplan wordt een specifiek proces gecontroleerd op getrouw- en rechtmatigheid. 1 Hierin niet meegenomen de IC processen die onder verantwoording van de IC functionaris team Sociaal en Welzijn, afdeling Dienstverlening vallen. 2

4 1. AANLEIDING EN DOEL 1.1 Aanleiding Het college van B&W is verplicht (cf. art. 212/213 van de Gemeentewet) zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen 2. Om hier invulling aan te geven wordt jaarlijks een Jaarplan IC worden opgesteld. Een goed opgezette IC is een belangrijke pijler waarop de gemeente Lingewaard in het kader van planning en control moet kunnen steunen. Niet alleen voor wat betreft het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering, maar zeker ook voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording. Met een toereikend Jaarplan IC kan structuur aan de uitvoering worden gegeven. Dit is nodig om niet te weinig te doen, maar zeker ook om niet te veel te doen. Interne controles zullen tijdens het jaar uitgevoerd moeten worden. Hierdoor zullen eventuele fouten snel aan het licht komen en kunnen bijsturende maatregelen worden getroffen. Het leereffect dat van geconstateerde fouten uit zal gaan zal hierdoor versterkt worden. Voor 2014 zal de IC op twee momenten plaatsvinden; bij de interim controle en bij de jaarrekeningcontrole. Idealiter is het om meer periodiek interne controles uit te voeren; dit is echter een groeiproces en sterk afhankelijk van de personele bezetting. Momenteel is dit nog niet mogelijk. Het normenkader (zie bijlage 2) bestaat uit een overzicht van externe wet- en regelgeving en een overzicht van verordeningen en kader-stellende besluiten van de gemeenteraad. Binnen het normen en toetsingskader is een goedkeuringstolerantie (zie hoofdstuk 3.2.7) opgenomen: als het totaal van fouten in de jaarrekening minder bedraagt dan 1% van het jaarrekening totaal ( ± 91 miljoen) zal een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven worden. Bij het bepalen van de significante processen voor 2013 is uitgegaan van een 0,5% (de onontdekte fout) van de te verwachten lasten en baten (zie hoofdstuk 3.3). De uitgangspunten met betrekking tot de getrouwheids- en rechtmatigheidscontrole zijn vastgelegd in: De Gemeentewet (art. 212/ 213); De Nota van toelichtingen bij het Besluit Accountantscontrole decentrale overheden (BADO); Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten 2004 (BBV); Actuele informatie van de Commissie BBV; Circulaires Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (t.b.v. SISA); Overige brieven en notities van de VNG; Het Controle- en rapportageprotocol voor de accountantscontrole; Financiële verordening Gemeente Lingewaard; Controleverordening 2010 Gemeente Lingewaard; Het Toetsingskader Normenkader 4 gemeente Lingewaard. 2 Een beheershandeling kan een transactie (in- en verkoop), overdracht (subsidie, uitkeringen), financiering (aantrekken leningen) en vermogensmutaties(effecten reserves en voorzieningen) zijn. Financiële beheershandelingen betreffen activiteiten die in het algemeen leiden tot uitgaven en ontvangsten en/of wijzigingen in de bezittingen en schulden van de gemeente. 3 De Financiële verordening 2007 wordt in 2014 geactualiseerd. 4 Het normenkader bestaat uit een overzicht van externe wetgeving, verordeningen en kaderstellende besluiten van de gemeenteraad, voor zover die relevant zijn voor de controlewerkzaamheden. 3

5 Verder zijn in dit Jaarplan IC ook de ervaringen, bevindingen, adviezen en/of aanbevelingen van de accountant en de eigen interne controles in en over het verslagjaar 2013 en voor zover relevant opgenomen. 1.2 Doel van het plan Het primaire doel van de IC is om de organisatie inzicht te verschaffen in de kwaliteit van de administratieve organisatie en de interne beheersing, zodat er tenminste een uitspraak kan worden gedaan over de aspecten getrouwheid en financiële rechtmatigheid. Met de bevindingen van de verbijzonderde IC worden risico's in het financiële beheer en de werking van de administratieve organisatie in kaart gebracht. Dit stelt het management in staat om op basis van die bevindingen en van de aanbevelingen daarover deze risico's te beperken en de beheersing van de bedrijfsprocessen verder te verbeteren. Daarnaast zijn de uitkomsten van de uitgevoerde verbijzonderde interne controles van belang voor de accountant. Voor de controle van de jaarrekening zal de accountant moeten kunnen steunen op, onder andere, deze interne controles. 1.3 Waarom interne controle? Wat verstaan we onder interne controle? Onder interne controle wordt verstaan de controle op de oordeelsvorming en de activiteiten van de organisatie. De controle vindt plaats door of namens de leiding van de organisatie. De interne controle richt zich voornamelijk op de zogenaamde getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Dit betekent dat de interne controle vooral gericht is op: Het juist gebruik van gedelegeerde bevoegdheden; Het opvolgen van de wet- en regelgeving, voorschriften, instructies, procedures; Betrouwbaarheid en rechtmatigheid van transacties en de daarbij behorende gegevensverwerking; Betrouwbaarheid en rechtmatigheid van informatievoorzieningen en verantwoordingsrapportages. Doel interne controle IC heeft als doel het tijdig opsporen en corrigeren van onvolkomenheden in de uitvoering, evenals het creëren van de mogelijkheid tot het treffen van maatregelen om gesignaleerde onvolkomenheden in de toekomst te voorkomen. Twee vliegen in een klap De organisatie van het stelsel van interne controlemaatregelen is er niet voor de accountantscontrole, maar staat in de eerste plaats ten dienste van de leiding van de gemeentelijke organisatie. Wel is het zo dat voor de accountant de interne controle een maatstaf kan zijn om, na toetsing van de effectiviteit ervan, mede de aard en omvang van zijn eigen werkzaamheden te bepalen om uiteindelijk te komen tot het geven van een oordeel over de verantwoording. Met andere woorden: bij het opstellen van een intern controleplan moeten we proberen om de interne controle-uitkomsten ook bruikbaar te laten zijn voor de accountant ten behoeve van de te verstrekken accountantsverklaring bij de jaarrekening en eventuele specifieke accountantsverklaringen. Daarom is het van groot belang dat, bij het proces van realisering van de interne controle in onze gemeente, de accountant een adviserende taak vervult. 4

6 1.4 Lingewaard in control Een goede IC is een van de pijlers voor het oordeel of Lingewaard in control is. Het oordeel over de mate waarin een organisatie in control is, wordt gebaseerd op 5 pijlers. Dit zijn: Heldere kaders (doelstellingen en randvoorwaarden). Hieronder vallen de programmabegroting en de verordeningen ex art.212, 213, 213a gemeentewet; Goede kwaliteit van tussentijdse informatievoorziening. Betrouwbare tussentijdse informatie is essentieel om de (financiële) ontwikkeling naar aanleiding van de uitgevoerde activiteiten van de gemeente tijdig in beeld te krijgen en te spiegelen aan de begroting; Een goed opgezette en beschreven administratieve organisatie (AO). Deze beschrijvingen bevatten in bijzonder de essentiële functiescheidingen en de maatregelen van IC binnen de processen. Ook valt hieronder de budgethoudersregeling en de mandaatregeling; Risicomanagement; Beheersing van risico s is een belangrijk uitgangspunt voor de IC. Door het tijdig signaleren van onzekerheden en risico s en het nemen van passende (beheersings-) maatregelen kunnen de negatieve gevolgen en financiële nadelen worden beperkt of zelfs geheel worden weggenomen. In de nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen gemeente Lingewaard d.d. 17 april 2008 is opgenomen hoe de door de gemeente Lingewaard minimaal aan te houden buffer (de benodigde weerstandscapaciteit voor de opvang van risico s) dient te worden berekend. Deze berekening is op basis van een normatief model, waarbij dus niet elk risico in beeld wordt gebracht. Aangezien bij de behandeling van de kadernota 2012 door de raad is aangegeven dat in de begroting elk risico ook financieel vertaald moet zijn, wordt daarnaast een risicoinventarisatie gemaakt en wordt bij elk risico aangegeven wat de hoogte van het risico is en hoe groot de kans en de frequentie zijn dat het risico zich voordoet. Zowel de berekening van de buffer als de risico-inventarisatie zijn opgenomen in de paragraaf Weerstandvermogen en risicobeheersing van de programmabegroting en het jaarverslag. De nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen gemeente Lingewaard is aan vervanging toe. Naar verwachting zal een geactualiseerde nota in 2014 aan de raad ter vaststelling worden voorgelegd. Na vaststelling van deze nota zal de beoordeling van het weerstandsvermogen gebaseerd worden op de risico-inventarisatie. Vooralsnog gebeurt deze beoordeling op basis van het normatieve model uit de nota van Interne controle (IC) Het sluitstuk van control vormt de aanwezigheid van goede IC in processen, waarbij door middel van (verbijzonderde) IC wordt vastgesteld of, - in opzet sprake is van een goede AO / IC; - de processen worden uitgevoerd conform de beschreven opzet; - de interne controlemaatregelen worden uitgevoerd conform de gestelde kwaliteitseisen. 5

7 1.5 Samenhang interne en externe (accountants)controle Een doelstelling van het Jaarplan IC is een maximale aansluiting te realiseren tussen de uitgevoerde IC-werkzaamheden en de door de accountant te verrichten (externe) werkzaamheden. Daarom is het belangrijk om onze accountant als adviseur te betrekken bij het Jaarplan IC, waarbij het college wel zijn eigen verantwoordelijkheid blijft houden. Volgens de Controle en Overige Standaarden (ook wel COS genoemd) toetst de accountant jaarlijks de kwaliteit van de opzet, de invoering (het bestaan), en de werking van de belangrijkste ICmaatregelen voor alle significante financiële bedrijfsprocessen. De opzet van het proces wordt gecontroleerd door verordeningen, procesbeschrijvingen en overige van belang zijnde in- en externe wet- en regelgeving te beoordelen. Het bestaan van het proces wordt inzichtelijk gemaakt door het houden van interviews met de betrokken medewerkers. De accountant controleert het bestaan door middel van een lijncontrole. Alle beheersingsmaatregelen binnen het proces van één item worden gecontroleerd aan de hand van onderliggende documentatie. Met het vergelijken van de gehanteerde werkwijze (bestaan) met de weten regelgeving (opzet) kan gecontroleerd worden of wordt gehandeld volgens de richtlijnen. Door het uitvoeren van interne controles komen we erachter of de regels, die gesteld zijn, ook daadwerkelijk worden nageleefd. De IC is niet gericht op het constateren van overtredingen of het straffen van de overtreder van een regel, maar gaat om het verkrijgen van inzicht in de werking van de organisatie. Gekeken wordt of de werkwijze van de organisatie dusdanig effectief is dat structurele en unieke fouten en onzekerheden voorkomen worden. Het Jaarplan IC sluit aan op het controleprotocol accountantscontrole jaarrekening. Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening. Jaarlijks vind overleg met de accountant plaats over de te controleren processen en de diepgang van de te controleren processen (zie 3.3) 6

8 2. ORGANISATIE VAN DE INTERNE CONTROLE 2.1 Rollen en verantwoordelijkheden College van B&W Op basis van de nieuwe Gemeentewet en de vertaling daarvan in de financiële verordening 212 (financieel beheer) is het College van B&W verantwoordelijk voor de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening, en voor het daaraan ten grondslag liggende (financiële) beheer. Het college legt verantwoording af aan de Raad over de uitvoering en adequate vastlegging hiervan.. Het college dient zodanige maatregelen te treffen dat de rechtmatigheid van de gehele uitvoering gewaarborgd is. Een van die maatregelen is het laten opstellen van een intern controleplan. Het college geeft een schriftelijke bevestiging af aan de accountant waarin het de juiste en volledige informatieverstrekking verklaart voor zaken die in het kader van de getrouwheid en rechtmatigheid van belang kunnen zijn. Raad De opdrachtverstrekking 5 aan de accountant vindt plaats door de Raad. In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) is vastgelegd wat deze controle minimaal behelst. De Raad stelt in het controleprotocol het normenkader en de goedkeurings- en rapportagetoleranties vast. De Raad stelt de jaarrekening vast. Daarbij heeft de Raad de mogelijkheid om met betrekking tot bepaalde onrechtmatigheden een indemniteitsprocedure 6 te starten. Indien onrechtmatigheden voortkomen uit eigen regelgeving heeft de Raad de bevoegdheid om bij voldoende uitleg deze onrechtmatige handelingen achteraf te sanctioneren. Indien de regel goed is maar de naleving onvoldoende dan is de Raad verantwoordelijk om het college op te dragen maatregelen te nemen die een adequate naleving verzekeren. Accountant De accountant controleert de jaarrekening en verstrekt een verklaring waarin hij een oordeel geeft over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid. De accountant is verantwoordelijk voor een degelijke en begrijpelijke onderbouwing van zijn oordeel in het verslag van bevindingen. Daarnaast rapporteert de accountant zijn constateringen in een Managementletter en een Rapport van Bevindingen. De accountant maakt hiervoor gebruik van het Jaarplan IC. Interne controle functionaris De daadwerkelijke uitvoering van de (verbijzonderde) IC ligt in handen van de beleidsmedewerker AO/IC team Financiën en de speciaal daarvoor aangewezen functionaris team Sociaal & Welzijn. Deze medewerkers dragen zorg voor het feit dat de IC s onafhankelijk van de uitvoering van de verschillende processen worden uitgevoerd. Gegeven de noodzakelijke functiescheiding mogen deze controles niet het karakter hebben van zelfcontrole of een controle inhouden door een medewerker van dezelfde afdeling. De coördinatie en aansturing op het terrein van de IC voor de gehele organisatie ligt bij de Concerncontroller. Controlepyramide (ideale situatie) Traditioneel is de (financiële) verslaglegging onderwerp van controle. De controle moet uiteindelijk leiden tot een goedkeurende accountantsverklaring. Aan deze verklaring ligt een controlepyramide ten grondslag. 5 Offerteaanvraag ten behoeve van de Europese aanbesteding Accountantsdiensten ; maart De gemeenteraad is bevoegd om een werkwijze goed te keuren. bijvoorbeeld indien subsidie aanvragen niet tijdig zijn ingediend maar toch zijn behandeld kan de gemeenteraad besluiten dat dit rechtmatig is. Deze procedure heet de indemniteitsprocedure. 7

9 De accountant steunt bij zijn oordeel op de opzet en resultaten van de (verbijzonderde) interne controles. De (verbijzonderde) interne controle functionaris leunt weer op resultaten van de lijncontroles. Tenslotte staat de zelfcontrole van de medewerkers aan de basis van de controlepyramide. 213a onderzoek Artikel 213a van de gemeentewet schrijft voor dat het college verplicht is om periodiek onderzoek te verrichten naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. Anders dan de onderzoeken door de Rekenkamer, gaat het hierbij om zelfonderzoek. Het college onderzoekt het eigen gevoerde bestuur, zoals uitgevoerd door de ambtelijke organisatie. In 2014 vindt er een onderzoek in het kader van artikel 231a plaats. Hierover is echter formeel nog geen besluit genomen; het onderwerp is dan ook nog niet bekend. 8

10 3. AANPAK INTERNE CONTROLE De controleaanpak van de gemeente Lingewaard valt uiteen in de volgende onderdelen: 3.1 Algemeen; 3.2 Uitgangspunten IC Opzet interne controle Frequentie controlewerkzaamheden Bepaling omvang deelwaarneming Foutenevaluatie bij de controles Samenhang getrouwheid en rechtmatigheid Bepaling materialiteit Goedkeuringstolerantie 3.3 Bepaling de te controleren processen Toelichting op de te controleren processen Processen die niet in de interne controle zijn betrokken 3.1 Algemeen Het is de bedoeling dat er een dynamisch Jaarplan IC ontstaat. Jaarlijks zal worden bezien, in overleg met de accountant, welke processen onderdeel van de IC uitmaken en wat de diepgang van de ICwerkzaamheden zal zijn. In principe worden de processen in de controle betrokken waar: op één of andere wijze uitgaande en inkomende geldstromen plaatsvinden; registraties of verstrekkingen plaatsvinden waaruit direct of indirect financiële rechten of verplichtingen voort kunnen vloeien; bij eerder controles actiepunten zijn geconstateerd. Daarnaast zal gekeken worden of er processen zijn die voor de controle van belang zijn op basis van: financiële relevantie vanuit de risicoanalyse; invoering nieuwe wet- en regelgeving; verbeteracties uit voorgaande controles. 3.2 Uitgangspunten Interne controle Opzet interne controle De insteek die de gemeente Lingewaard hanteert is dat bij iedere IC gebruik gemaakt wordt van diverse controle-methodieken om te komen tot een juist en volledig oordeel van het te controleren proces. Hierbij kan gedacht worden aan het houden van interviews, meelopen tijdens de procesuitvoering, organisatiegerichte controles, het gebruiken van checklisten, deelwaarneming/steekproef trekken etc. Hoe elk proces wordt gecontroleerd is vastgelegd in de diverse deelplannen. Er is voor elk te controleren proces een deelplan opgesteld 7. Aan de hand van dit deelplan wordt de interne controle per proces uitgevoerd. Hieronder in het kort de algemene werkwijze zoals deze in de deelplannen is terug te vinden: Nagenoeg elke controle begint met een interview van de direct betrokkene (n) van het te controleren proces. Het interview is gericht op het beoordelen van de kwaliteit en de rechtmatigheid van de procesuitvoering. Ook zal, indien mogelijk, de medewerker AO/IC meelopen in het te controleren proces om zo (nog) meer inzicht te krijgen in de procesuitvoering. Op basis van het interview en het (eventueel) meelopen bij de uitvoering van het proces kan vastgesteld worden of de beheersmaatregelen in het proces daadwerkelijk worden toegepast en indien nodig vastgelegd; 7 Uitgezonderd Gemeentefonds en IT 9

11 organisatiegerichte controle. Eventueel kan hierop een kleine inhoudelijke steekproef uitgevoerd worden. Tegelijkertijd voert de medewerker AO/IC een risicoanalyse uit. Met de risicoanalyse wordt er beoordeeld in welke mate er tekortkomingen zijn in de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) waardoor fouten niet worden geconstateerd en gecorrigeerd. Dit kan worden veroorzaakt doordat de AO/IC in opzet onvoldoende is of doordat de procedures niet adequaat worden nageleefd waardoor fouten niet worden geconstateerd. De controle richt zich op de adequate opzet van procedures, en test of deze procedures het gehele jaar zijn toegepast (bestaan) en effectief zijn (werken), waardoor de rechtmatigheid van de beheershandelingen wordt gewaarborgd. De omvang van een dergelijke controle is veel kleiner maar kan geen zuivere statistische uitspraak gedaan worden. Dit (dus) in tegenstelling tot gegevensgerichte werkzaamheden waarbij wordt vastgesteld aan de hand van documentatie en de financiële administratie of de gecontroleerde euro of post getrouw en/of rechtmatig is. Ook wordt gebruik gemaakt van (statistische) deelwaarnemingen. Deelwaarneming waarbij selectie van elementen uit een gegevensverzameling zodanig plaatsvindt dat statistisch verantwoorde conclusies kunnen worden getrokken over eigenschappen van de gegevensverzameling. Welke controle-methodieken per proces worden toegepast is beschreven in de diverse deelplannen hoofdstuk 9 Werkwijze. Van de uitgevoerde interne controle wordt een verslag gemaakt middels een vast format (zie bijlage 5). Tevens wordt er een controledossier aangelegd waarin alle controlebescheiden, daar waar mogelijk digitaal worden bewaard. Tot slot worden de bevindingen en aanbevelingen besproken met de procesverantwoordelijke en eventueel met de betreffende teamleider. Eventuele op en/of aanmerkingen worden verwerkt in het verslag Frequentie controlewerkzaamheden Uitgangspunt is dat de IC een continu proces is en niet alleen plaatsvindt rondom de twee momenten dat de accountant langskomt, namelijk bij de interimcontrole en jaarrekeningcontrole. Immers, in de eerste plaats wordt de IC uitgevoerd voor de organisatie zelf en niet voor de accountant. IC vindt dus idealiter gedurende het gehele jaar plaats. Echter gezien de tijdsspanne en de capaciteit in de organisatie zal de uitvoering van de controlewerkzaamheden voor 2014 liggen in de maanden juni 2014 tot maart 2015 (zie bijlage 1 Tijdsplanning). De te controleren processen worden veelal op één bepaald moment in het jaar gecontroleerd. Zoals in bovenstaande alinea is aangegeven verdiend het de voorkeur om procesgerichte controles te verdelen over het jaar (naar gelang de omvang). Dit is echter een groeiproces dat, daar waar mogelijk, ingebed zal worden in onze organisatie. Indien deze ideale situatie wordt bereikt dan is het aantal keren te toetsen afhankelijk van de frequentie dat een bepaalde beheersmaatregel in de lijn wordt uitgevoerd. In onderstaande tabel zijn de aantallen weergegeven. Hoe vaak vindt de te controleren handeling plaats: Aantal keren dat de controle plaats moet vinden in een jaar Dagelijks/ meer dan dagelijks 25 Wekelijks 5 Maandelijks/ per kwartaal 2 Jaarlijks 1 10

12 Indien bij het toetsen één fout wordt ontdekt, dient het aantal te toetsen beheersmaatregelen te worden verhoogd met 60% (bij 25 naar 40, bij 5 naar 8 en bij 2 naar 4). Bij twee of meer fouten wordt er vanuit gegaan dat de beheersmaatregelen onvoldoende werkt (ervan uitgaande dat de fout niet geisoleerd kan worden). Dit zal leiden tot een gegevensgerichte controle, waarbij omvangrijke steekproeven worden getrokken Bepaling omvang deelwaarneming Om de grootte van de deelwaarneming voor de verbijzonderde IC te bepalen, vindt er eerst een interview plaats met de procesverantwoordelijke. Dit interview dient om de beheersmaatregelen in kaart te brengen. Een adequate vastlegging van dit interview maakt onderdeel uit van het IC verslag. Daarnaast vindt er, indien mogelijk, nog een extra algemene controle plaats om een oordeel te vormen over de werking van het proces. Een voorbeeld hiervan is de saldocontrole bij het proces begrotingswijzigingen. Daarbij wordt gecontroleerd of het saldo in de administratie aansluit bij het begrotingssaldo van de programmabegroting 2014 en de begrotingsmutaties die, onder meer via de kadernota en najaarsnota, door de raad zijn geautoriseerd. Aan de hand van het interview en de eventuele algemene controle wordt gekozen voor een bepaalde grootte van de deelwaarneming conform de uitgangspunten die de gemeente Lingewaard hiervoor hanteert. Dit leidt voor populaties groter of gelijk aan 200 tot de aantallen in onderstaande tabel. Voor populaties kleiner dan 200 geldt het percentage dat achter de aantallen tussen haakjes staat. Oordeel o.b.v. interview en/of algemene controle Omvang deelwaarneming Aantal fouten Positief 25 (10%) 0 Positief 40 (15%) 1 Negatief* 60 (20%)* 0 Negatief* 100 (30%)* 1 *negatief betekent niet steunen op beheersmaatregelen in het proces. De aantallen worden dan statistisch bepaald afhankelijk van de gehele massa en eventuele key items (grote posten in de massa die een hoge dekking van de massa vertegenwoordigen). De aangegeven aantallen zijn dus niet per definitie juist (kan minder c.q. meer zijn). Integrale controle In sommige processen is de populatie zodanig klein of kan de hele populatie zodanig snel gecontroleerd worden, dat wordt gekozen voor een integrale controle Foutenevaluatie bij de controles Als er fouten worden geconstateerd dient eerst worden vastgesteld of het financiële fouten of nietfinanciële fouten betreffen. Niet financiële fouten zijn wel aandachtspunten voor de AO/IC en worden gerapporteerd maar worden niet meegenomen in de foutenevaluatie. Geconstateerde financiële fouten kunnen in drie categorieën worden ingedeeld: Structurele fout Een type fout die zich niet alleen voordoet in het onderzochte geval, maar ook in de rest van de 11

13 massa. Als met zekerheid een deelmassa kan worden bepaald waarin de fout zich voor doet (isoleren), is het eventueel mogelijk deze fout te herstellen. Incidentele fouten Een incidentele fout heeft een eenmalig karakter (bijvoorbeeld gefactureerd bedrag is niet conform overeenkomst). Om te bevestigen dat de fout inderdaad incidenteel is voor de gehele massa, moet de steekproef uitgebreid worden voor die betreffende beheersmaatregel. Algemeen gangbare norm voor uitbreiding van de steekproef is 60% van het oorspronkelijke aantal (bij 25 uitbreiden naar 40, bij 5 naar 8 en bij 2 naar 4). Als na uitbreiding van de steekproef niet méér fouten geconstateerd worden, kan geconcludeerd worden dat de beheersmaatregel toch effectief is en telt alleen het bedrag van de oorspronkelijk geconstateerde incidentele fout mee in het rechtmatigheidsoordeel van de accountant. Als na uitbreiding van de steekproef echter nog meer van dezelfde fouten worden aangetroffen, is in eerste instantie de conclusie dat de betreffende beheersmaatregel niet effectief is. Als de beheersmaatregel echter vervangbaar is en de fouten hersteld zijn, kan alsnog geconcludeerd worden dat er geen sprake is van een financiële rechtmatigheidsfout of onzekerheid. Als de beheersmaatregel niet vervangbaar is en de fouten niet te herstellen zijn, moet het financieel effect op de totale massa worden ingeschat, door extrapolatie of door nader onderzoek. Kortom: het betreft een type fout die niet in de rest van de massa d.m.v. selectie of een query kan worden gevonden. Er kan in dit geval geen deelmassa worden bepaald waarin de fout zich voordoet. Omdat de steekproef representatief is voor de hele massa, blijft een incidentele fout als fout in de steekproef bestaan, ook als in het betreffende dossier de fout wordt hersteld. Een herstelde incidentele fout blijft dus fout in de steekproef. Isoleren van een fout Er is één uitzondering op het voorgaande. De situatie waarin de gevonden fout geheel kan worden geïsoleerd. Daar wordt pas aan voldaan als met 100% zekerheid kan worden vastgesteld dat de gevonden fout zich op geen enkele wijze elders in de massa voor kan doen. Betreft het een structurele fout, dan moet de deelmassa waarin de fout zich voordoet nauwkeurig worden bepaald b.v. d.m.v. een query; systeemcontrole of onderzoek op soortgelijke dossiers. Er moet vervolgens 100% zekerheid bestaan dat de fout zich alleen in die deelmassa voordoet en zich dus niet in een ander deel van de massa kan manifesteren Samenhang getrouwheid en rechtmatigheid Er is een nauwe samenhang tussen de getrouwheid en de rechtmatigheid. Bij de IC s zullen onderstaande 9 financiële rechtmatigheidscriteria worden betrokken, waarvan criteria 1 t/m 6 ook al in het kader van de getrouwheid werden getoetst. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer moet aan criteria 7 tot en met 9 extra aandacht besteed worden. 1. Calculatiecriterium, de vastgestelde bedragen zijn juist berekend. Voorbeelden: legesbedragen en facturen; 2. Valuteringscriterium, het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichtingen is juist. Voorbeelden: aangegaan en verantwoording van contracten en verplichtingen; 3. Leveringscriterium, juistheid van ontvangen goederen en/of diensten. Voorbeelden: inkoop van goederen/diensten; 4. Adresseringscriterium, de persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is juist (rechthebbende). Voorbeeld: betalingsverkeer; 5. Volledigheidscriterium, alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord. Voorbeelden: legesopbrengsten, OZB, rioolrechten, afvalstoffenheffing en grondverkopen; 12

14 6. Aanvaardbaarheidscriterium, de financiële beheershandeling past bij de activiteiten van de gemeente en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen. Voorbeelden: inkoop van goederen en/of diensten en verstrekken van subsidies; 7. Voorwaardencriterium, nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen (besteding en inning van gelden door de gemeente). Voorbeelden: subsidievoorwaarden, aanbesteding en belastingwetgeving; Het voorwaardencriterium bestaat uit 7 onderdelen: o de omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project o de heffings- en/of declaratiegrondslag; o normbedragen (denk aan hoogte en duur); o de bevoegdheden; o het voeren van een administratie; o het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken; o aan te houden termijnen (besluitvorming, betaling, declaratie e.d.) 8. Begrotingscriterium, financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting (per programma). Voorbeeld: overschrijding van het programma; 9. M&O-criterium, de interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (=Misbruik) en de interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (=Oneigenlijk gebruik). Voorbeelden: subsidieregelingen, kwijtschelding en uitkeringen. Indien de gemeente geen toereikend M&O beleid voert kan dit gevolgen hebben voor het accountantsoordeel. De IC op de financiële rechtmatigheid betreft alle hiervoor genoemde criteria, maar in de praktische uitwerking ligt de nadruk (dus) op de drie aanvullende gedefinieerde criteria (7 t/m 9) Bepaling materialiteit Het materialiteitsbeginsel speelt een steeds belangrijkere rol bij de controle van de jaarrekening. Het materieel belang wordt in Richtlijn 3.02 van de Richtlijnen voor de Accountantscontrole 3 als volgt omschreven: de mogelijke afwijking van een post of van een som van posten in een verantwoording (bv. Jaarrekening) is van materieel belang indien kennisname daarvan voor de oordeelsvorming van gebruikers van de verantwoording noodzakelijk is. Het materialiteitsbeginsel geeft dus aan wat de nog net toelaatbare onnauwkeurigheid mag zijn in grootte en samenstelling van het vermogen en resultaat, zonder dat deze onnauwkeurigheid invloed heeft op de oordeelsvorming van belanghebbenden. In overleg met de accountant is het materialiteitsbeginsel voor onze organisatie bepaald Goedkeuringstolerantie De goedkeuringstolerantie is het maximale bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De Nota van toelichtingen bij het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) bepaalt dat de minimumeisen voor de goedkeuringstolerantie ten aanzien van fouten in de jaarrekening 1% van de totale lasten na toevoegingen reserves bedraagt en ten aanzien van onzekerheden in de 13

15 controle 3% van de totale lasten na toevoegingen reserves. Het gaat om de grenswaarde waar beneden de in aanmerking te nemen fouten (< 1 %) of onzekerheden (< 3 %) moet blijven om een goedkeurende controleverklaring te kunnen krijgen. Wordt deze grenswaarde overschreden en zijn de fouten (of het totaal van de fouten) groter dan 1% en/of onzekerheden groter dan 3%, dan worden deze fouten in vaktermen fouten van materieel belang genoemd. Er zal dan een controleverklaring met beperking worden afgegeven. De daarbij gebruikte terminologie, aanvullend op de tekst die bij een goedkeuring wordt gehanteerd is bij fouten: met uitzondering van.. en bij onzekerheden: onder voorbehoud van. Bij nog grotere fouten (>3 %) komt bij fouten de categorie afkeurende controleverklaring en bij onzekerheden (>10 %) de categorie oordeelonthouding. Deze fouten worden in vaktermen fouten van wezenlijk belang genoemd. De gemeenteraad gaat, evenals voor het boekjaar 2011, 2012 en 2013, voor het boekjaar 2014 bij de oordeelsvorming uit van de in onderstaande tabel vermelde goedkeuringstolerantie 8. Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de jaarrekening (% lasten) 1% > 1% - < 3% - 3% Onzekerhedenin de controle (% lasten) 3% > 3%-< 10% 10% - Voor de rapporteringstolerantie geldt als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid groter of gelijk aan rapporteert en daarnaast de gevallen waarin naar het oordeel van de accountant sprake is van kwalitatieve fouten. De raad van de gemeente Lingewaard heeft voor de periode voorgesteld om een 1% goedkeuringstolerantie te hanteren. Bij de bepaling van de processen die in de IC betrokken worden zal ook worden uitgegaan van deze goedkeuringstolerantie. De totale lasten zijn als volgt weer te geven: - Totale last 2013: 95 miljoen - Begrote last 2014: 91 miljoen 3.3 Bepaling te controleren processen Bij het bepalen van de materiele processen is uit voorzichtigheidsbeginsel 10 uitgegaan van een totale last van 91 miljoen. Aangezien er sprake is van deelwaarnemingen moet rekening gehouden worden met de onontdekte fout (de fout die je niet ziet aangezien er geen integrale controle wordt uitgevoerd). Hiertoe is in overleg met onze accountant een percentage van 50% (de onontdekte fout) gehanteerd. Dit houdt in dat de materialiteit voor het boekjaar 2014 is vastgesteld op 1% van 45,5 miljoen, dus Zie: Offerte aanvraag tbv de Europese aanbesteding Accountantsdiensten ; deel IV Programma van eisen en wensen; c-e-2 9 Zie: Offerte aanvraag tbv de Europese aanbesteding Accountantsdiensten ; deel IV Programma van eisen en wensen; c-e-2 10 Voorzichtigheidsbeginsel: dit beginsel houdt in dat je kosten al moet nemen wanneer ze in het vooruitzicht zijn en opbrengsten pas moet meerekenen bij het bepalen van de winst wanneer je zeker weet dat je ze binnen hebt. Anders zou het bijvoorbeeld kunnen voorkomen dat je belasting betaalt over een bedrag dat je later helemaal niet blijkt te krijgen. 14

16 Aan de hand van de IV-3 matrix wordt bepaald wat de financiële omvang is van de baten en lasten van de gemeente Lingewaard in een bepaald boekjaar. Vanuit de IV3 matrix is een analyse uitgevoerd naar de financiële omvang per proces. Hierbij is onderscheid gemaakt in baten, lasten en algemene processen. Hierbij is een ondergrens van gehanteerd (1% van de begrote last 2014 ad 45,5 miljoen; zie voorgaande alinea). Ten aanzien van de algemene processen is niet direct een financiële omvang te relateren. Dit betreffen voornamelijk gemeente brede processen. Jaarlijks zal dus worden bezien welke processen onderdeel uitmaken van de interne controle en wat de diepgang van de interne controlewerkzaamheden zijn. Principe hierbij is die processen te betrekken waar: de risico s in de processen als hoog worden ingeschat op één of andere wijze uitgaande en inkomende geldstromen plaatsvinden registraties of verstrekkingen plaatsvinden waaruit direct of indirect financiële rechten of verplichtingen voort kunnen vloeien bij eerdere controles verbeterpunten zijn geconstateerd De op basis van bovengenoemde aspecten geselecteerde processen voor de controle in 2014 zijn (inclusief deel S&W): 1. Inkoop en aanbestedingen 2. Begrotingsbeheer- en wijzigingen 3. Treasury 4. Personeel 5. Grondexploitatie 6. Belastingen; woonlasten bepalende heffingen (ozb, afvalheffingen en rioolrechten) 7. Verbonden partijen 8. Verstrekte Subsidies 9. IT-omgeving 10. Memoriaalboekingen 11. Investeringen en kredieten 12. Gemeentefonds 13. Leges Burgerzaken 14. Leerlingenvervoer* 15. Wet Buig* 16. Bijzondere Bijstand* 17. Schuldhulpverlening* 18. Wet Inburgering* 19. Participatiebudget* 20. WMO* 21. Sisa-regelingen** *IC wordt uitgevoerd door de IC functionaris team Sociaal en Welzijn. ** IC wordt uitgevoerd door de IC functionaris team Sociaal en Welzijn en de IC functionaris team Financiën Dit toetsen van de significante bedrijfsprocessen op kwaliteit van opzet, bestaan en werking worden organisatie gerichte controles genoemd. Dit omvat een diepgaande beoordeling van de administratieve organisatie en interne controle. Middelen hiervoor zijn onder meer procedurebeschrijvingen, checklists, interviews, cijferbeoordelingen en deelwaarnemingen. 15

17 De deelwaarnemingen, checklists en procedurebeschrijvingen maken onderdeel uit van het interncontroleplan. In paragraaf wordt aangegeven hoe het aantal deelwaarnemingen wordt bepaald Toelichting op de te controleren processen: Van onderstaande processen zijn, met uitzondering van Gemeentefonds en IT-omgeving, deelplannen opgesteld (zie bijlage 6). Voorafgaand opgemerkt dat voor de significante processen een lijncontrole uitgevoerd wordt. Hiermee wordt het bestaan van de beheersmaatregel getoetst. 1. Inkopen en aanbestedingen Actualiteiten in het proces Inkopen en aanbestedingen vertegenwoordigen een aanzienlijk financieel belang (ca 60 miljoen). In de voorgaande jaren zijn er in de organisatie aanzienlijke stappen gezet om de inkoop en aanbesteding verder te professionaliseren. Daarnaast blijft het noodzakelijk de toepassing van de Europese aanbestedingsregels vooral bij inkopen van goederen of diensten te monitoren. Op 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Door middel van dit Aanbestedingsbesluit zijn de Gids proportionaliteit en het Aanbestedingsreglement Werken (ARW) 2012 aangewezen als verplichte richtsnoeren. Binnen het inkoopbestand zal gezocht worden in hoeverre de richtlijnen worden gevolgd in het kader van Europese aanbestedingen. Door raadpleging van diverse bronnen (investeringslijsten, crediteurenbestand, team inkoop) dient hierin inzicht te worden verkregen. In dit onderdeel vindt controle plaats van de inkoopfacturen. Dit betreft een bestand van ± inkoopfacturen op jaarbasis. Afgelopen jaren heeft hier al een verbetering plaatsgevonden onder meer door de realisatie van een contractenregister in Een verplichtingenadministratie ontbreekt nog steeds waardoor risico s worden gelopen met de rechtmatigheid van aanbestedingen. Vanaf 1 januari 2012 is een start gemaakt met digitale facturering. Facturen gaan niet meer fysiek de organisatie in, maar worden gescand en vervolgens digitaal aan de verantwoordelijke personen aangeboden. IC insteek Binnen het proces Inkoop en aanbestedingen zijn diverse deelprocessen aanwezig. Hieronder wordt een globale opsomming gegeven van deze deelprocessen evenals de wijze van IC; Inkoopproces regulier: Factuurcontrole De werking van het inkoopproces wordt door de medewerker AO/IC aan de hand van 25 willekeurige facturen gecontroleerd. Deze worden steekproefgewijs geselecteerd. Bij deze controle word gelet op: o Controle op autorisatie (aansluiting autorisatiestructuur op de geldende mandaatregister), verwerking in de financiële administratie en betaling o Controle op de juistheid van BTW labeling Spoed/handmatige betalingen Middels een steekproef van 25 spoed/handmatige betalen wordt de werking van dit proces beoordeeld. Controle op crediteuren termijnbetalingen 16

18 Middels een steekproef van 10% van de totale populatie crediteuren termijnbetalingen wordt de werking van betreffende proces beoordeeld. Controle op integriteit stambestand crediteuren Middels een steekproef van 25 mutaties stambestand crediteuren wordt de werking van het betreffende proces beoordeeld. Aanbestedingen Gegevensgerichte controle op de naleving van de Europese aanbestedingsregels en de Aanbestedingswet 2012 (Proportionaliteitsgids) op basis van de inkoopvolumes per crediteur (inkoopvolume per crediteur > ). Voor de interim controle wordt een uitdraai uit het financiële systeem gemaakt met alle crediteuren. Daarvan wordt een selectie gemaakt met crediteuren > De populatie wordt bepaald door alle crediteuren boven de Vandaar uit wordt een kritische deelwaarneming uitgevoerd (aantal i.o.v.m. de accountant). Risico s: De risico s die worden gelopen betreffen kosten die ten onrechte worden verantwoord (o.a. digitale handtekening ontbreekt of onjuiste digitale handtekening), op een verkeerd product worden geboekt of niet worden betaald aan juiste crediteur. Het ontbreken van of een onvolledig contractenregister en het ontbreken van een verplichtingenadministratie kan leiden tot het niet correct volgen van de Europese aanbestedingsregels of eigen inkoopbeleid. 2.Begrotingsbeheer- en wijzigingen Actualiteiten in het proces Over het proces begrotingsbeheer en wijzigingen is in 2013 geen positief oordeel geveld door de beleidsmedewerker AO/IC. Er kon niet gesteund worden op de hiervoor geldende beheersmaatregelen; met name op de onderdelen autorisatie, vier ogen principe, boeking niet in overeenstemming met het onderliggende besluit. Het gehele proces is dan ook integraal beoordeeld; zowel voor de raadbegrotingswijzigingen als de B&W/MT-begrotingswijzigingen. Er zijn, daar waar mogelijk, herstelacties uitgevoerd. Hierbij kan gedacht worden aan het niet boeken van een besluit voordat het dossier compleet/volledig is (inclusief getekend besluit). Ook zal het team Financiën zich buigen over de eventuele maatregelen die genomen kunnen, dan wel moeten worden om dit proces beter te monitoren. Ook dient duidelijk te worden wie nu precies waarvoor verantwoordelijk is binnen dit proces. Het proces begrotingsbeheer en wijzigingen zal mede daarom in 2014 onderdeel uitmaken van de interne controle. Daarnaast staat de Financiële verordening, de Regeling Begrotingswijzigingen 2007 en de budgethoudersregeling in 2014 op de rol om geactualiseerd te worden. IC insteek Ten aanzien van de juistheid en volledigheid van de begroting is het van belang dat begrotingswijzigingen juist en volledig worden doorgevoerd en dat deze op het juiste niveau worden geautoriseerd. De IC wordt uitgevoerd op de begrotingswijzigingen door de Raad en de administratieve begrotingswijzigingen (op basis van B&W/MT besluiten en technische wijzigingen). Risico s In het algemeen bestaat altijd het risico op administratieve begrotingswijzigingen die, zonder goedkeuring van de Raad, leiden tot een wijziging van het gemeentelijke begrotingssaldo, begrotingstotaal, programmasaldo of programmatotaal. Met deze IC moet dat risico beheerst worden. 17

19 3.Treasury Actualiteiten in het proces In het kader van de Wet Hof en Schatkistbankieren wordt het Treasurystatuut in 2014 geactualiseerd. Hierbij wordt tevens aandacht besteed aan de 10 miljoen grens bij het aantrekken van middelen via onderhandse leningen. IC insteek De controledoelstelling is het vaststellen dat de gevolgde procedure voor het aantrekken en uitzetten van kortlopende en langlopende geldmiddelen conform het Treasurystatuut van de gemeente heeft plaatsgevonden. In voorgaande jaren is geconstateerd dat het proces goed vastgelegd en ingericht is. Echter gelet op de financiële omvang van de financiering is het noodzakelijk de werking van het proces jaarlijks integraal te controleren. Gezien de economische slechte situatie en de huidige kredietcrisis blijft het van groot belang om dit proces goed te kunnen verantwoorden. Vastgesteld dient te worden dat bij het aangaan van geldmarkttransacties de voorschriften in het kader van de wet Fido worden nageleefd. De steekproef zal zich voornamelijk richten op nieuw aangegane contracten/leningen/deposito s (opgenomen en uitstaande gelden). Risico s Treasurybeheer geschiedt niet in overeenstemming met de wet Fido en/ of Treasurystatuut Lingewaard 2011, waardoor er sprake is van onrechtmatig handelen. Risicovol handelen betreffende treasury kan negatieve gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering. Daarnaast wordt in het kader van de Wet Hof en Schatkistbankieren het Treasurystatuut van de gemeente Lingewaard geactualiseerd. 4.Personeel Actualiteiten in het proces Over het boekjaar 2012 en 2013 heeft er een interne controle op de salarisadministratie plaatsgevonden. Daaruit zijn geen significante afwijkingen geconstateerd. Vanwege de financiële omvang is het proces in de controle opgenomen. De controledoelstelling is het vaststellen van de juistheid en volledigheid van de reguliere personeelslasten en declaraties, juistheid van de gehanteerde premiepercentages, integriteit van het personeelsbestand en volledigheid van de personeelsdossiers. In oktober 2013 is Youforce van start gegaan. In dit digitale systeem kunnen medewerkers (en bestuurders) digitaal declaraties en mutaties aanleveren. Medewerkers (en bestuurders)worden zoveel mogelijk gestimuleerd om Youforce te gebruiken, maar omdat er nog wat aanloopproblemen waren is het tot midden 2014 mogelijk om ook nog papieren declaraties in te dienen. Vanaf zomer 2014 zal er een verplichting gaan gelden om Youforce te gebruiken. IC insteek Vaststellen van de juistheid en volledigheid van de reguliere personeelslasten en declaraties (inclusief die van bestuurders), juistheid van de gehanteerde premiepercentages, integriteit van het personeelsbestand en volledigheid van de personeelsdossiers. Binnen het proces Personeel zijn diverse deelprocessen aanwezig. Hieronder wordt een globale opsomming gegeven van deze deelprocessen alsmede de wijze van IC; Indienst- en uitdiensttreding - Controle op volledigheid personeelsdossiers 18

20 - Controle op tijdige aan- c.q. afmelding - Controle op de juistheid en tijdigheid van de verwerking in de salarisadministratie Vaste en variabele/eenmalige mutaties - Controle op autorisatie en financiële verwerking van mutaties (25 deelwaarnemingen) Reguliere salarisbetaling - Controle op juistheid en volledigheid output Raet - Bruto-netto controle (vaststellen dat deze heeft plaatsgevonden in januari 2014) - Aansluiting salarisadministratie met financiële administratie (3 deelwaarnemingen). Risico s Het personeel-stambestand is niet juist, waardoor teveel of aan de verkeerde personen salaris wordt betaald. Ook kunnen de stamgegevens voor de salarisberekeningen onjuist zijn, waardoor bijv. inhoudingen te laag zijn en afdrachten onjuist worden verantwoord. Uit te betalen vergoedingen worden niet berekend op basis van wettelijke of interne regelingen. In de personeelsdossiers zijn niet alle verplichte documenten opgenomen zoals loonbelastingverklaring, kopie identificatiebewijs. 5.Bouwgrondexploitaties De gemeente koopt en/of verkoopt regelmatig gronden. De resultaten van deze transacties worden veelal niet verantwoord in de reguliere exploitatie, maar in de grondexploitatie. De lasten van de exploitatie van gronden moeten dus gedekt worden door de baten van grondexploitatie. Actualiteiten in het proces De exploitatie van bouwgrond gaat per definitie gepaard met risico s. De grondexploitatie staat door de huidige economische omstandigheden onder druk. Er worden dus financiële risico s gelopen. Ook de overeenkomsten met ontwikkelaars hebben juridische risico s die niet altijd duidelijk in beeld zijn. Een reguliere toets op de haalbaarheid van de exploitaties, de daaraan verbonden budgetten en te verwachten verkopen is dus noodzakelijk. Ook de dagelijkse uitvoering van de exploitaties is onderwerp van controle. IC insteek Binnen het proces Grondexploitaties zijn diverse deelprocessen aanwezig. Hieronder wordt een globale opsomming gegeven van deze deelprocessen evenals de wijze van IC; Aan- en verkopen: - Controle op aankopen en verkopen binnen de grondexploitaties. Actualisatie van calculatieopzetten inclusief risico analyse - Controle op de kwaliteit van informatievoorziening (benchmarking) - Controle op naleving Grondbeleid (ten aanzien van winstneming etc.) - Controle op realisme van calculaties (functiescheiding projectleider en planeconoom, inschakeling externe analisten, second opinion) Juistheid en volledigheid van de toerekening van kosten aan lopende exploitaties 6.Belastingen De belangrijkste eigen inkomsten van de gemeente zijn de onroerende zaakbelastingen, afvalstoffenheffing en rioolheffingen (de woonlastenbepalende heffingen). De belastingheffing is voor een groot deel gebaseerd op redelijk objectieve gegevens uit het kadaster, de basisregistraties bevolking en adressen en gebouwen en gegevens van niet betrokken derden (taxateurs). Actualiteiten in het proces Per 1 april 2012 is de uitvoering van bovengenoemde processen ondergebracht bij de gemeente Arnhem. De daadwerkelijke uitvoering rondom het proces belastingen is nog conform de 19