ii in ii mi in ii ii min GR

Transcriptie

1 GEMEENTE HARLINGEN GEMEENTE HARLINGEN Raadsinformatiebrief ii in ii mi in ii ii min GR Openbaar Verzonden aan de raad op: -6htB 2017 Onderwerp: Managementletter Kennisnemen van: 1. de bevindingen van de accountant bij de interimcontrole op een drietal processen Beste raadsleden, Op 13 december 2013 hebben wij in het bijzijn van de accountant overleg gehad met de auditcommissie over de managementtetter. De auditcommissie heeft het college gevraagd om de bevindingen van de accountant op een drietal processen met u te delen. Met deze raadsinformatiebrief willen wij graag aan dat verzoek voldoen. Wat is de managementletter? Voordat wij de bevindingen van de accountant met u delen, zeggen wij eerst kort even iets over wat nu een managementletter is. In het najaar begint de accountant met de voorbereidingen voor de controle van de jaarrekening. Tijdens deze zogeheten ínterimcontrole kijkt de accountant vooral naar de administratieve organisatie en de interne beheersing van de processen. De accountant rapporteert daarover aan het management (vandaar de naam 'managementletter') en doet aanbevelingen. Het college bespreekt deze bevindingen elk jaar met de auditcommissie. Bevindingen van de accountant De auditcommissie heeft het college gevraagd om u over de bevindingen van de accountant over een drietal processen van meer informatie te voorzien. De drie processen waar het om gaat zijn: 1. het proces inkoop 2. het proces betalingen 3. het proces havengelden

2 GEMEENTE HARLINGEN Wij vatten hieronder de bevindingen van de accountant en onze (re)actie daarop kort vatten. 1. Proces inkoop De accountant constateert dat "niet alle inkoopfacturen via Key2 worden geautoriseerd". Key2 is de financiële applicatie waar de gemeente mee werkt. De budgethouder/inkoper geeft in de applicatie zijn digitale akkoord op de factuur van de crediteur en daarna gaat de betaalopdracht naar de bank. De constatering van de accountant is dat de budgethouder niet in alle gevallen digitaal (in Key2) de levering bevestigt en daarmee de betaling accordeert. De accountant zegt hierover: "het risico bestaat op ongeautoriseerde facturen en onrechtmatige betalingen van handmatige facturen". Reactie college: Het klopt dat wij deze betalingen niet in Key 2 autoriseren maar het is beslist niet zo dat er geen autorisatie plaatsvindt. Deze is echter handmatig (op papier) op documenten die niet in Key2 staan. De applicatie Key2 heeft nu helaas niet de mogelijkheid om documenten met een 'handmatige' autorisatie te scannen en toe voegen in het systeem, zodat deze autorisatie ook voor de accountant zichtbaar is in de applicatie. We gaan met de leverancier van Key2 (Centric) in gesprek of ze de applicatie op dat punt kunnen aanpassen. Net als vorig jaar zorgen wij ervoor dat wij de 'papieren' documentatie voor de accountant beschikbaar hebben ten tijde van de rekeningcontrole. Wij verwachten dat de bevinding van de accountant om die reden geen invloed heeft op het oordeel over de rechtmatigheid. Om u een indruk te geven om welke facturen het gaat, hebben wij deze voor u op een rij gezet: Som van Categorie betalingen Aantal betalingen betalingen in C Afdrachten Salaris Administratie ,96 betaling aan gemeente ,35 bevoorschotting Veiligheidsregio ,36 correctie boeking ,29 doorbetaling dienst SOZAWE Noordwest Fryslân ,62 doorbetaling oud papier vergoeding ,39 maandelijkse betaling abonnement 2 40,90 maandelijkse betaling leerlingenvervoer ,15 maandelijkse betaling raadsvergoeding ,30 presentiegeld Hannemahuis 1 437,92 subsidie uitbetaling voorschotten ,00 vergoeding stembureau ,00 Eindtotaal ,24 Kijkt u naar de grote bedragen dan ziet u dat het gaat om salarisafdrachten, bevoorschotting van de Veiligheidsregio en doorbetalingen aan de dienst SoZaWe.

3 GEMEENTE HARLING EN Kijkt u meer naar de grote aantallen (facturen) dan gaat het vooral om de maandelijkse betalingen voor de kinderen die recht hebben op leerlingenvervoer. Voor deze laatste categorie is er wel een beschikking (betaalopdracht) maar loopt autorisatie niet via Key2 omdat wij vinden dat de ouders van deze kinderen niet moeten wachten op hun geld om het openbaar vervoer van hun kind mee te kunnen betalen. Wij kijken binnenkort nog eens kritisch of wij een aantal van deze facturen misschien toch via Key2 kunnen autoriseren. Vanuit het oogpunt van dienstverlening of bedrijfsvoering zijn er redenen om de werkwijze soms te laten zoals die is. Die gevallen gaan wij op verzoek van de accountant in het controleprotocol specifiek benoemen en daarin opnemen hoe wij de controle en autorisatie op deze betalingen organiseren. 2. Proces betalingen De accountant constateert bij het proces betalingen "dat inkoopfacturen worden betaald alvorens autorisatie in key2 plaatsvindt". Dat lijkt heel erg op dezelfde bevinding bij het proces inkoop, maar de accountant doelt in deze situaties op betalingen die de kassier rechtstreeks doet, in de meeste gevallen omdat een spoedige betaling noodzakelijk is: "hierdoor bestaat het risico op onrechtmatige betalingen van ongeautoriseerde facturen en het dubbel betalen van een factuur", aldus de accountant. De kans op het voordoen van het risico zet de accountant op 'middel' omdat de teamleider alle betaalopdrachten van de kassier beoordeelt. Om u weer een indruk te geven, het gaat om de volgende rechtstreekse betalingen : Aantal van Som van Categorie betalingen bedrag bedrag in C betaling creditnota ,53 betaling op datum ,28 betaling op datum notaris ,93 betaling op datum nutsbedrijf ,71 betaling voor levering ,03 buitenland ,17 doorbetaling niet voor gemeente besterrd 1 283,27 op datum belasting ,00 op datum lening ,35 pc privé 1 pc fiets 5.930,00 WÊÊÊÊÊĒ raadsvergoeding ,13 terugbetaling - dubbel betaald 1 teveel betaald 1 onterecht ,20 betaald/vermindering/kwijtschelding terugbetaling niet voor gemeente bestemd ,47 voorschot reis ,83 voorschot salaris ,77 Eindtotaal ,67 In de tabel ziet u vijf betalingen die gearceerd zijn. De kassier heeft voor deze betalingen opdracht gegeven, inderdaad niet vanuit Key2 wat gebruikelijk is, maar 'rechtstreeks'.

4 GEMEENTE HARL1NG EN Hij krijgt hier opdracht van de budgethouder voor om er zeker van te zijn dat de crediteur op tijd zijn geld heeft. Deze betalingen zijn echter wel in Key2 geautoriseerd! Voor deze categorie betalingen en dat zijn vooral de grote bedragen is de bevinding van de accountant dus niet van toepassing. Van de nog resterende facturen die de kassier rechtstreeks betaalt gaat het vooral om terugbetalingen zoals u kunt zien. Wij nemen het advies van de accountant over om vóór aanvang van de jaarrekeningcontrole "een zichtbare controle uit te voeren op de betalingen van facturen die niet via de betaalbatches zijn verlopen om zo vast te stellen dat deze facturen door de juiste budgethouder zijn verwerkt en juist zijn verwerkt in de financiële administratie". In het controleplan 2017 gaan wij de rechtstreekse betalingen die ook in de toekomst soms onvermijdelijk zijn expliciet noemen met een duidelijke beschrijving van hoe de controle op deze betalingen plaatsvindt. Ook dat advies van de accountant nemen wij over en gaan er vanuit dat deze bevinding bij de interimcontrole 2017 niet opnieuw in de managementletter terugkomt. 3. Proces havengelden Bij de inning van de havengelden constateert de accountant dat "de financiële medewerker bij de haven vergaande bevoegdheden heeft in C-port. Deze medewerker heeft mutatie- en verwijderrechten in C-port. Hierdoor kunnen prijzen maar ook de q-component aangepast worden in de factuurregels. Op de invoer van gegevens vindt geen controleslag plaats". De havendienst heeft vanaf januari 2013 een facturatieprogramma in gebruik met de naam C-Port 2. Vrij vertaald komt de constatering van de accountant er op neer dat de havenmedewerker(s) in het facturatieprogramma een factuur zonder controle kan laten verdwijnen. De accountant constateert dat er facturen in de administratie ontbreken. Bij de interimcontrole van 2016 heeft de accountant diezelfde constatering gedaan. Op basis van die constatering hebben wij de afspraak gemaakt dat wanneer een medewerker de aanmaak van een nieuwe factuur afbreekt (en het factuurnummer daardoor verdwijnt), deze een kopie maakt van de 'verwijderde' factuur met een toelichting waarom hij de factuur niet verstuurt. Meestal is dat omdat nog niet alle gegevens van de debiteur bekend zijn of dat er nog andere vragen zijn die maken dat het nog te vroeg is om een factuur te versturen. Deze verbeterafspraak heeft in 2016 nog (steeds) niet de goedkeuring van de accountant, omdat blijkt dat "deze werkwijze niet consistent gedurende het jaar is uitgevoerd". Overigens is het zo dat het team financiën stelselmatig interne controle uitvoert op de juistheid van het facturatieproces. Op een jaartotaal van circa 7000 facturen zijn de afwijkingen minimaal.

5 GEMEENTE HARLING EN Om er zeker van te zijn dat er in de toekomst wel altijd een verklaring/toelichting bij een verwijderde factuur is, hebben wij de leverancier gevraagd om de applicatie aan te passen, op een manier dat de medewerkers straks geen facturen meer kunnen verwijderen zonder een (deugdelijke) verklaring. Wij verwachten dat deze aanpassing nog in het l e kwartaal klaar is. De tweede bevinding van de accountant is dat er op de invoer van de gegevens geen controleslag plaatsvindt. In het l e kwartaal van 2017 gaan wij intern kijken hoe wij die controle het beste in het proces kunnen inbouwen. Stand van zaken debiteuren Tot zover een terugkoppeling op de bevindingen van de accountant over deze processen. Op 13 december 2016 hebben wij ook het verloop van de debiteuren met de auditcommissie besproken. Wij hebben hier aanzienlijke inspanningen op gepleegd en die zijn duidelijk zichtbaar in het verloop van de debiteuren. De accountant en de auditcommissie waren over die vorderingen bijzonder te spreken. Wij maken van de gelegenheid gebruik door deze informatie met u te delen. U treft dit overzicht als bijlage bij deze raadsinformatiebrief aan. Tot slot Wij gaan er van uit dat deze informatie u inzicht geeft in de kritische processen en de beheersmaatregelen van het college om de risico's die de accountant signaleert zoveel als mogelijk te beperken. Heeft u daar nog vragen over dan kunt u contact opnemen met Geert Andringa op het telefoonnummer Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Harlin de seereta^is, J.S.W. Ozenga Bijlagen: 1. overzicht dettteurenverloop

6 l-dec-16 ; AFLOOP DEBITEUREN tot en met stand op stand per stand per stand per stand per stand per stand per stand per stand per laatste stand per stand per stand per stand per laatste stand per stand per stand per stand per stand op stand per stand per stand per stand per Ũ16 ĩ U-8-201S maands maands Overige debiteuren C ,71 C ,54 C ,71 C ,71 Ç ,72 C ,72 í ,00 C ,85 C ,46 C ,46 C ,46 C ,46 C ,00 t ,34 C ,32 C ,32 C ,32 C ,32 C ,00 C ,66 C ,91 C ,91 C ,41 C ,46 Belastingen C ,77 f ,96 C ,61 C ,61 C ,60 C ,27 C ,00 C ,62 í ,23 C ,44 C ,62 C ,34 C ,00 C ,63 C ,28 C ,79 C ,60 C ,80 C ,00 C ,37 C ,31 C ,65 C ,15 C ,74 Begraafdebiteuren C 1.963,00 C 1.647,00 C 1.647,00 C 1.647,00 C 1.647,00 Ē 1.647,00 C 9.826,00 C 1.356,00 C 608,80 C 291,20 C 112,00 C 56,00 Haven C ,89 C ,89 C ,99 C ,46 í ,96 C ,91 C ,00 C ,24 C ,21 C ,07 C ,07 C ,64 C ,00 í ,39 C ,44 t ,44 í ,40 C ,77 C ,00 C ,61 C ,88 C ,56 t ,43 C ,08 Parkeren C 5.802,00 E 3.326,76 C 1.878,93 C 1.923,93 C 2.150,23 C 2.093,93 C 5.140,00 t 2.057,70 C 1.812,35 f 1.812,35 C 1.115,35 C 1.056,15 G 8.452,00 C 5.813,00 C 4.842,80 C 4.797,00 C 4.883,50 C 3.919,10 Schoolzwemmen E 306,00 C 129,76 C 129,76 i 129,76 t 129,76 E 129,76 C 515,00 C 419,96 C 419,96 C 419,96 C 373,96 C 373,96 C 3.976,00 E 666,51 C 157 C 5,57 í JS C 5,57 Reclame belasting C 2.490,00 e 192,40 C 192,40 C 192,40 C 192,40 C 192,40 C 24,834,00 C 4.123,58 C 3.550,44 C 3.381,35 C 358,50 C lueilsieiiueldhing t i.sêé.óo İ 1.980,00 C 1.427,00 í 1.381,00 C 1.259,00 t 1.029,00 C ,00 C 2.756,34 í C C 2.332,50 C 2.038,00 t 1.510,00 C ,37 C ,39 C ,31 C ,78 C ,28 C ,90 C ,00 C ,23 C ,59 C ,66 í ,14 C ,13 C ,00 t ,42 C ,75 C ,26 C ,03 C ,40 t ,00 C ,07 C ,21 C ,74 C ,56 í ,45