Uw salarisadministratie uitbesteden Managed Payroll Services

Transcriptie

1 Uw salarisadministratie uitbesteden Managed Services In business for people.

2 Uw salarisadministratie uitbesteden Managed Services Een efficiënte en betrouwbare salaris administratie U wilt altijd de juiste salarissen betalen aan uw mede werkers maar het uitvoeren van een goede salaris administratie is complex en specialistisch werk. Als er maar één medewerker verantwoordelijk is voor de salarisadministratie is er sprake van een continuïteitsrisico, want wat gebeurt er als die medewerker ziek wordt of de organisatie verlaat? Het juist berekenen van het salaris is een kennisintensief proces waarbij de vakkennis in het bedrijf up-to-date moet zijn. Cao s, wet- en regelgeving veranderen continu, soms met terugwerkende kracht. Als u de salarisadministratie zelf verzorgt, blijft investeren in specifieke kennis dus noodzakelijk. Het uitbesteden van de salarisadministratie vraagt geen grote investering. Het in dienst hebben van een goed opgeleide salarisadministrateur is in veel gevallen duurder dan uitbesteden. Organisaties zoeken steeds vaker naar mogelijkheden om hun kosten te verlagen. Het in dienst hebben van een salaris administrateur betekent een grote druk op de overhead en is vaak duurder dan de variabele kosten bij uitbesteding. Als salarisverwerking niet uw core business is, neemt Unit4 deze verantwoordelijkheid graag van u over. 2 Unit4 Managed Services

3 Het zelf uitvoeren van de salarisadministratie betekent daarnaast dat u veel tijd kwijt bent aan het verzamelen en verwerken van alle mutaties en het oplossen van incidenten en complexe uitzonderingen. Dit kost vaak veel tijd, mede omdat processen niet zijn gedigitaliseerd. Tijd die u liever anders wilt besteden. Als salaris verwerking niet uw core business is, neemt Unit4 deze verantwoordelijkheid graag van u over. Het uitbesteden van uw salarisadministratie biedt continuïteit en zekerheid Met Unit4 Managed Services onderhoudt u gemakkelijk de medewerker- en salarisgegevens online. Uw HR- en salarisadministratie wordt veilig opgeslagen en beheerd in de Unit4 Salariscloud in Nederland. Dat betekent dat gegevens van uw medewerkers en voor uw medewerkers altijd en overal beschikbaar zijn. Via een gemakkelijk HR-portaal en een handige app voor de smartphone en tablet hebben zij zelf toegang tot hun persoonlijke omgeving. Zij ontvangen daarin hun digitale salarisstroken en jaaropgaven en kunnen wijzigingen doorgeven, verlof aanvragen en declaraties indienen. Dankzij procesautomatisering worden wijzigingen, na controle en goedkeuring, automatisch verwerkt in de salarisadministratie. Vervolgens voert uw eigen Unit4 Professional extra controles uit, maakt een proefrun en na goedkeuring wordt de salarisverwerking definitief gemaakt en wordt alle output via het portaal beschikbaar gesteld. U bespaart daardoor tijd en voorkomt fouten bij de salarisverwerking. Uw salarisadministratie voldoet aan alle wettelijke verplichtingen naar medewerkers en derden, zoals bijvoorbeeld de Belastingdienst. Via de Unit4 Salariscloud werkt u samen met uw Unit4 Professional. Hierbij kunt u altijd direct terecht met vragen, zowel telefonisch als per . Door deze persoonlijke samenwerking hebben we inzicht in uw administratie en houden we rekening met al uw specifieke wensen. Onze Professionals zijn in dienst van Unit4 en NIRPA gecertificeerd. Dit geeft aan alle medewerkers die zich bezig houden met de salaris administratie of salarisadvies hun kennis up-todate houden door permanente educatie. Daarnaast beschikken onze medewerkers over diepgaande kennis van Unit4 Personeel & Salaris waardoor de software zo effectief mogelijk op uw behoefte wordt afgestemd en onderhouden. Met ruim 2,3 miljoen salaris berekeningen per periode weten wij alles van het beschermen van persoonsgegevens, salarisverwerking en de fiscale aspecten.

4 Wij spreken met elkaar af welke processen u zelf wilt blijven doen en wat u wilt uitbesteden. Onze werk processen zijn ISAE3402 type II gecertificeerd. Hiermee is de effectieve werking van de beheermaatregelen aangetoond. Ook de veiligheid van gegevens die in de cloud worden opgeslagen is enorm belangrijk. Unit4 beschikt over de noodzakelijke certificeringen die een belangrijke indicatie zijn voor een goed geregelde security. Met ruim 2,3 miljoen salarisberekeningen per periode weten wij alles van het beschermen van persoonsgegevens, salarisverwerking en de fiscale aspecten. De voordelen Aanpasbaar aan bedrijfsontwikkeling. Uw HR- en salarisadministratie veilig in de Cloud. Medewerkergegevens en het digitaal dossier overal en altijd beschikbaar. Continuïteit en kwaliteit van de salarisadministratie gewaarborgd. Compliant met de nieuwste wet- en regelgeving. Besparing in tijd en verwerkingskosten. Meer tijd en focus voor uw kerntaken. In een markt die snel verandert in een full service markt, is Unit4 de enige marktpartij die HR- en salaris software zowel On Premise als in de Cloud biedt waarbij u de keuzevrijheid heeft om de salarisverwerking volledig zelf uit te voeren, dit samen te doen met uw Unit4 Professional of dit proces volledig uit te besteden. Unit4 biedt hiervoor verschillende Service Levels. Samen met u brengen wij graag in kaart wat in uw situatie de beste oplossing is. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak of telefonisch advies. Of vraag direct een offerte aan. Keuzevrijheid De afweging of u de salarisverwerking zelf volledig in eigen beheer wilt uitvoeren of dit proces wilt uitbesteden is geen gemakkelijke keuze. Dit omdat de praktijk niet zo zwart-wit hoeft te zijn. Bewust een keuze maken is belangrijk en we zien steeds vaker dat organisaties er bewust voor kiezen om processen die niet tot de kernactiviteiten van het bedrijf horen, uit te besteden. Unit4 biedt een full service propositie en daarmee keuzevrijheid. Met onze software kunt u met uw vakkennis uw administratie zelf voeren, dit samen doen of het proces volledig uitbesteden. Afhankelijk van de beschikbare salariskennis in uw organisatie kunt u een deel of alle salarismutaties zelf invoeren. Wij nemen de salarisverwerking en controle van u over nadat u de gegevens hiervoor heeft ingevoerd. Hierdoor is continuïteit verzekerd en staat u er niet alleen voor. Bij volledig uitbesteden nemen wij uw gehele salaris administratie uit handen. U heeft er nauwelijks omkijken meer naar. Wij verwerken de gegevens van uw medewerkers. Het resultaat is periodiek een overzichtelijke digitale loonstrook. Daarnaast dienen onze specialisten voor u de loonaangifte in. U hoeft alleen nog maar de eventuele mutaties aan te leveren, het resultaat te controleren en uiteraard de betaling te verzorgen. Onderstaand overzicht geeft inzicht in de voornaamste activiteiten per Service Level. Daar waar Managed Services Customized typerend is voor een niet gestandaardiseerde aanlevering van salarismutaties gaan de overige Service Levels uit van een gestandaardiseerde digitale aanlevering op basis van Professional Self Service, Management Self Service en Employee Self Service. Afhankelijk van het Service Level voert Unit4 meer controles uit en is er sprake van een toenemende adviesfunctie, extra controles en uitgebreidere rapportages. Het is altijd mogelijk om additionele diensten op te nemen per Service Level. 4 Unit4 Managed Services

5 Process als een service als een service Managed Services Managed Services Customized) Starter) Standaard) Premium) Beschikbare vakkennis in uw organisatie Beperkt Goed Gemiddeld Beperkt Input Aanleveren van mutaties via met bijbehorende brondocumenten. Controle en invoer door Unit4 Professional. Indienen en accorderen van aanvragen en mutaties op het gebied van in-, door- en uitstroom via het Selfservice portaal. Aanleveren van complexe mutaties via en verwerking door de Unit4 Professional zoals; ouderschapsverlof, 30% regeling, WW aanvulling. De invoer, verwerking en controle van specifieke mutatieprocessen zoals loonbeslagen en leaseauto administratie door de Unit4 Professional. Collectieve mutaties, zoals éénmalige uitkeringen of periodieke verhogingen worden door de Unit4 Professional verwerkt. U ontvangt proactief advies omtrent de inrichting van uw HR- en salarisadministratie. Per verwerkingsperiode heeft u de beschikking over een aantal uren telefonische ondersteuning rondom de salarisadministratie. Beantwoorden van vragen over het gebruik van de applicatie. Verwerking U controleert zelf de aangeleverde mutaties op basis van de opgeleverde concept output waarna u akkoord geeft op de verwerking. Validatie/waarschijnlijkheidscontrole door de Unit4 Professional op de door u aangeleverde mutaties. Vervolgens geeft u na eigen controle akkoord op de concept output. Controle door de Unit4 Professional van de door u verwerkte mutaties op basis van aangeleverde brondocumenten. Integrale 4-ogen controle door de afdeling Managed Services op alle verwerkte mutaties. Vervolgens geeft u na eigen controle akkoord op de concept output. U ontvangt een PDF bestand van de concept loonstroken ter controle en accordering. U ontvangt een cumulatief bruto-netto overzicht ter controle en accordering. U ontvangt een mutatie verslag ter controle en accordering. In overleg wordt de concept output bepaald op basis waarvan u akkoord kunt geven op de salarisverwerking. Output U ontvangt een SEPA betaalbestand met een betaallijst. De Unit4 Professional archiveert de digitale loonstroken en jaaropgaven in het Selfservice HR-portaal. De Unit4 professional verzorgt de loonaangifte naar de Belastingdienst. U ontvangt een standaard journaalpost. Deze en de loonaangifte worden door de Unit4 Professional op grootboek niveau aangesloten. U ontvangt een journaalpost op maat. Deze en de loonaangifte worden door de Unit4 Professional op detailniveau aangesloten. In overleg wordt bepaald welke aanvullende output wenselijk is uit de definitieve verwerking. De Unit4 Professional verzorgt de automatische aanlevering voor de pensioenverzekeraars: APG, Syntrus Achmea, en Pensioenfonds Zorg en Welzijn. U heeft de mogelijkheid tot het opvragen van rapportages in het Selfservice HR-portaal. unit4.nl Unit4 Business Software B.V. Papendorpseweg 100, 3528 BJ Utrecht Postbus 5005, 3502 JA Utrecht T E hrsolutions@unit4.com