Rapport Interne Controle 2005 IOAW / IOAZ / Bbz Gemeente Winsum Rapporteur: Rennie Bronkema 15 maart 2006

Transcriptie

1 Rapport Interne Controle 2005 IOAW / IOAZ / Bbz Gemeente Winsum Rapporteur: Rennie Bronkema 15 maart 2006

2 2/10 Inhoud 1. Inleiding 3 Opzet van het onderzoek 3 Intern Controleplan 3 Opbouw van het rapport 3 2. Conclusies onderzoek 4 Afstemming bevindingen met verantwoordelijken 4 Conclusies IOAW 4 Conclusies IOAZ 4 Conclusies Bbz 5 3. Overzicht financiële fouten (onderdeel 1a Vodu) 6 4. Financiële onzekerheden (onderdeel 1b Vodu) 7 5. Algemene rechtmatigheidsonderdelen (onderdeel 1c Vodu) 8 Bevindingen 8 6. Administratieve organisatie (AO / IC) 9 Bijlagen: Zijn in te zien bij de medewerker AO/IC

3 3/10 1. Inleiding Opzet van het onderzoek In het kader van de (verbijzonderde) Interne Controle is de rechtmatigheid van de uitvoering van de IOAW, IOAZ en Bbz over het verantwoordingsjaar 2005 onderzocht. De controle is uitgevoerd op basis van de gestelde eisen in het Model verslag over de uitvoering, de daarbij horende Handreiking en het Controle- en rapportageprotocol 2005 IOAW, IOAZ en Bbz. Intern Controleplan Bij de uitvoering van de Interne Controle is rekening gehouden met de aanpak zoals vastgelegd in het Intern Controleplan. Intern Controleplan vastgesteld: Ja door B&W rol accountant bij totstandkoming IC plan: In overleg met de accountant is de omvang van de steekproef integraal gecontroleerd van kracht met ingang van: 2004 onderzoeksmethode: Integraal onderzoeksinstrumenten: Checklist frequentie Interne Controle: maandelijks overige toelichting: geen Opbouw van het rapport Dit rapport sluit aan op (de indeling van) het Controle- en rapportageprotocol 2005 en het daarmee samenhangende (Model) Verslag over de uitvoering (Vodu).

4 4/10 2. Conclusies onderzoek Afstemming bevindingen met verantwoordelijken De conceptbevindingen zijn op maart 2006 besproken met Henk Berends Hoofd Sociale Zaken. Conclusies IOAW onderdeel conclusies en actiepunten administratieve organisatie Geen tekortkomingen. algemeen (waaronder controle maatregelen in de processen) 1A. Rechtmatigheid financieel Geen tekortkomingen. 1B. Financiële onzekerheid Geen tekortkomingen. Algemene Rechtmatigheidsonderdelen IOAW Geen opmerkingen. Conclusies IOAZ (Geen IOAZ cliënten in het jaar 2005) onderdeel administratieve organisatie n.v.t. algemeen (waaronder controle maatregelen in de processen) 1A. Rechtmatigheid financieel n.v.t.. 1B. Financiële onzekerheid n.v.t. conclusies en actiepunten Algemene Rechtmatigheidsonderdelen n.v.t. Conclusies Bbz onderdeel conclusies en actiepunten administratieve organisatie Geen tekortkomingen. algemeen (waaronder controle maatregelen in de processen) 1A. Rechtmatigheid financieel Geen tekortkomingen. 1B. Financiële onzekerheid Geen tekortkomingen. Algemene Rechtmatigheidsonderdelen Geen opmerkingen.

5 5/10 3. Overzicht financiële fouten (onderdeel 1a Vodu) 1a Financiële fouten IOAW IOAZ Bbz 2004 financieel financieel financieel Recht op uitkering 0,00 0,00 0,00 Handhaven van 0,00 0,00 0,00 verplichtingen Volledigheid/juistheid terugvordering 0,00 0,00 0,00 Volledigheid/juistheid 0,00 verhaal Buiteninvorderingstelling 0,00 0,00 0,00 Incassoactiviteiten 0,00 0,00 0,00 4.

6 6/10 Financiële onzekerheden (onderdeel 1b Vodu) 1b Financiële onzekerheden IOAW IOAZ Bbz 2004 o.b.v. forfaitaire % o.b.v. forfaitaire % o.b.v. forfaitaire % Volledigheid 0,00 0,00 0,00 onderzoeken Tijdigheid onderzoeken 0,00 0,00 0,00 Volledigheid/juistheid besluit tot toekenning 0,00 0,00 0,00 Berekening 5%-norm: Totaal uitgaven IOAW ,00 Totaal ontvangsten IOAW 1.215,00 Totaal uitgaven IOAZ 0,00 Totaal ontvangsten IOAZ 0,00 Totaal uitgaven Bbz ,00 Totaal ontvangsten Bbz ,00 Totaal uitvoeringskosten Bbz 7.020, Totaal: ,00 x 5% = ,00 Totaal financiële fouten 0,00, blijft ruim binnen de 5% norm 5.

7 7/10 Algemene rechtmatigheidsonderdelen (onderdeel 1c Vodu) Het onderdeel algemene rechtmatigheidsonderdelen bestaat uit een aantal beleidsachtige vragen. Bevindingen Algemene rechtmatigheidsonderdelen Onderdeel: Ondersteuning bij arbeidsinschakeling Bevindingen: Gemeentelijke verordening Cliëntenparticipatie Uitvoering door derden

8 8/10 6. Administratieve organisatie (AO / IC) Ondersteunende onderzoeksinstrumenten De afdeling maakt vanaf september 2005 gebruik van het automatiseringssysteem Civision Welzijn van Roccade, in de voorliggende periode werd gebruik gemaakt van het NTS systeem van Roccade. Er kan verder gebruik gemaakt worden van het elektronisch handboek WWB van Schulinck en Stratech-CVS. In het handboek is alle benodigde juridische kennis uit wetten, besluiten, jurisprudentie en gemeentelijk beleid compact en leesbaar samengevat, het handboek is altijd up to date. Aansluiting rapport/advies/besluit/beschikking Onderzocht zijn de aansluitingen tussen rapport/advies/besluit en beschikking. Uit het onderzoek is gebleken dat de adviezen overeenkomen met de rapportages. De beschikkingen sluiten goed aan bij de genomen besluiten. Aanvraagformulieren en inlichtingenformulieren De gebruikte formulieren zijn actueel en compleet. Toetsing De gemeente kent een 1 op 1 toetsing/controle door een toetser. Zodra een consulent rapportage en advies klaar heeft, wordt een en ander bij de toetser neergelegd. Deze toetst op juistheid en volledigheid. De doorlooptijd tussen aanlevering rapport, toetsing en verzending beschikking is snel. Bevoegdelijke totstandkoming besluiten Alle gecontroleerde besluiten zijn bevoegd tot stand gekomen. De in het mandaatbesluit opgenomen personen zijn bevoegd om te tekenen. Vastlegging van het besluit in het voortgangssysteem De vastlegging van besluiten in de voortgangs- en de besluitenregistratie is als volgt georganiseerd: de medewerker uitkeringsadministratie legt alles vast nadat de besluiten zijn getoetst en ondertekend en opgenomen zijn in de uitkeringsadministratie. Vanaf september wordt er gewerkt met een geautomatiseerd systeem, de periode daarvoor weed gebruik van een besluitenregister deze werd handmatig ingevuld. Voortgangsbewaking Met behulp van het geautomatiseerd systeem kan er een juiste bewaking van de werkvoorraden plaatsvinden. Organisatie betalingsproces De medewerker uitkeringsadministratie vult Civision Welzijn met de benodigde gegevens, er vindt onderlinge controle plaats. Wekelijks wordt er een run gedraaid. Aan de definitieve betaling gaat altijd een proefrun vooraf. De proefrun wordt weer gecontroleerd door de senior medewerker administratie. Betalingsvoorschriften In de wet zijn een aantal betalingsvoorschriften voorgeschreven.

9 9/10 Gesplitste uitbetaling aan echtgenoten De algemene bijstand dient te worden uitbetaald aan ieder van de rechthebbende echtgenoten voor de helft, dan wel op hun gezamenlijk verzoek aan één van hen voor het geheel. Gesplitste betaling vindt bij de gemeente op de juiste wijze plaats. Betaling maandelijks achteraf Burgemeester en wethouders betaalt de algemene bijstand maandelijks achteraf. De uitkeringen worden in de 1 e week van de volgende maand betaalbaar gesteld en is daarmee conform de wettelijke bepalingen. Betaling vakantiegeld in de maand juni of bij beëindiging Vakantiegeld dient, voor zover dit niet reeds eerder is betaald, te worden uitbetaald in de maand juni over de aan die maand voorafgaande 12 maanden dan wel in de maand waarin de algemene bijstand eindigt. De uitbetaling van het vakantiegeld verloopt volgens de wettelijke bepalingen. Rechtmatigheidsonderzoeksformulier (Rofjes) Het proces is als volgt georganiseerd: maandelijks dienen de cliënten een Rofje ingevuld en ondertekend in te leveren bij de sectie Sociale Zaken. De controle van de ingeleverde Rofjes vindt plaats door de uitkeringsadministratie. Die onderzoekt of alle relevante vragen zijn beantwoord. Indien nodig wordt het Rofje teruggezonden naar de cliënt voor aanvullende gegevens. Beschrijving werkprocessen De werkprocessen zijn beschreven.