Regionale uitvoering Bbz. Functieboek

Transcriptie

1 Regionale uitvoering Bbz Functieboek 1

2 Inhoudsopgave Hoofd 1 Taken 1 Contacten 1 Verantwoordelijkheden 1 Bevoegdheden 2 Kennis en vaardigheden 2 Kwaliteitsmedewerker 3 Taken 3 Contacten 3 Verantwoordelijkheden 4 Bevoegdheden 4 Kennis en vaardigheden 4 Consulent 6 Taken 6 Contacten 6 Verantwoordelijkheden 7 Bevoegdheden 7 Kennis en vaardigheden 7 Toetser 8 Taken 8 Contacten 8 Verantwoordelijkheden 9 Bevoegdheden 9 Kennis en vaardigheden 9 Financieel medewerker 11 Taken 11 Contacten 11 Verantwoordelijkheden 12 Bevoegdheden 12 Kennis en vaardigheden 13 Administratief medewerker 14 Taken 14 Contacten 14 Verantwoordelijkheden 14

3 Bevoegdheden 15 Kennis en vaardigheden 15 Medewerker Applicatiebeheer 16 Taken: 16 Contacten 16 Verantwoordelijkheden 16 Bevoegdheden 17 Kennis en vaardigheden 17

4 Hoofd Taken Het geven van leiding (integraal management); Het doen opstellen van het meerjarenbeleidsplan; Het doen opstellen en vaststellen van de afdelingsbegroting; Het vormgeven aan de verantwoording naar gemeenten en daarvoor doen verzorgen van de maandelijkse managementrapportages en de periodieke voortgangsrapportages. Contacten Intern Is voorzitter van het werkoverleg; Neemt vanuit zijn functie deel aan de reguliere en incidentele overlegvormen (werkgroepen adviesgroepen en commissies); Heeft contacten met andere afdelingen (personeel, automatisering, financieel, juridisch, communicatie) voor de ondersteuning en de afstemming van de dienstverlening; Onderhoudt contacten met overige afdelingen om beleid en uitvoering op elkaar af te stemmen. Extern Onderhoudt contacten met gemeenten en sociale diensten om het uitvoeringsbeleid te ontwikkelen en op de praktijk af te stemmen; Onderhoudt contacten met maatschappelijke organisaties om te onderhandelen over producten/diensten en subsidievoorwaarden; Informeert en legt verantwoording af aan de ambtelijke leiding en het politiek bestuur van de aangesloten gemeenten over het gevoerde beleid en het financiële beheer. Verantwoordelijkheden Het voeren van het algemeen beheer; Het geven van leiding (integraal management); Het ontwikkelen van strategisch beleid en daaraan verbonden het opstellen van het meerjarenbeleidsplan, het jaarplan en de begroting; 2

5 Het bewaken van de kwaliteit van dienstverlening en werkzaamheden en in die hoedanigheid verzorgen van management- en voortgangsrapportages; Het zicht houden op de voortgang van de werkzaamheden van de consulenten en het zorgdragen voor compensatie van kortdurende uitval als gevolg van bijvoorbeeld verzuim; Het zicht houden op de voortgang van de werkzaamheden van de administratie en het zorgdragen voor een voldoende bezettingsgraad; Het aanspreekpunt voor medewerkers bij complexe zaken. Bevoegdheden Het aansturen van de werkzaamheden van de regionale organisatie; Het voeren van het personeels- opleidings- en arbobeleid; Het voeren van het financiële beheer van de regionale organisatie; Het coachen van de medewerkers en het bevorderen van de teamgeest; Het afstemmen van de taken en de werkzaamheden tussen de medewerkers; Het (doen) uitwerken en het (doen) implementeren van het strategisch beleid; het daarvoor formuleren van doelstellingen en het bepalen van de kaders en de werkwijze om de doelstellingen te realiseren; Het bijdragen aan en het verzorgen van de opstelling van jaarplannen en begrotingen; Het stellen van prioriteiten met betrekking tot het (facilitair) beheer; Het vertegenwoordigen van de gemeenten in externe overlegsituaties. Kennis en vaardigheden HBO+ werk en denkniveau; Kennis en ervaring met sociale wet- en regelgeving; Bedrijfseconomische kennis; Ervaring in het aansturen en coachen van medewerkers; Kennis en inzicht in het personele en financiële beleid van de deelnemende gemeenten; Kennis van de organisaties van de deelnemende gemeenten; Kennis van de ambtelijk-bestuurlijk verhoudingen; Vaardigheid in het omgaan met het politieke krachtenspel; Vaardigheid in het inschatten van de consequenties van ontwikkelingen die buiten de Sociale Dienst spelen. 3

6 Kwaliteitsmedewerker Taken Het samenstellen, bewaken en actualiseren van het kwaliteitssysteem; Het voorbereiden en opstellen van het meerjarenbeleidsplan, de afdelingsbegroting en de managementrapportages; Het op verzoek en naar eigen inzichten inhoudelijk ondersteunen van de medewerkers van de regionale organisatie. Contacten Intern Voert overleg met de leiding en de medewerkers over de opzet van een kwaliteitsinformatiesysteem en de consequenties ervan voor het primaire proces; Voert overleg met medewerkers van de eigen en andere afdelingen om het beleid en de uitvoering op elkaar af te stemmen; Voert overleg met medewerkers van de eigen afdeling en andere afdelingen over terugvordering en bezwaar- en beroepschriften; Draagt zorg voor interne voorlichting; Neemt deel in overlegvormen en werkgroepen in het kader van kwaliteitsbevordering. Extern Onderhoudt contacten met ministeries, beleidsmedewerkers van andere gemeenten en anderen over beleidsontwikkelingen op het vakgebied en de ontwikkeling van het beleid; Onderhoudt contacten met andere Sociale Diensten om het uitvoeringsbeleid te ontwikkelen en op de praktijk af te stemmen; Voert overleg met externe deskundigen en vertegenwoordigers van andere overheden/gemeenten over de opzet van het kwaliteitssysteem; Onderhoudt contacten met advocaten in het kader van de gerechtelijke terugvordering van Bbz-verstrekkingen; Onderhoudt contacten met advocaten in het kader van de voorbereiding van de gemeentelijke behandeling van bezwaar- en beroepsschriften; Coördineert de werkzaamheden inzake de schuldhulpverlening en onderhoudt daarvoor onder andere contact met deurwaarders en de Gemeentelijke kredietbank. 4

7 Verantwoordelijkheden Het binnen de afdeling zorgdragen voor algehele deskundigheidsbevordering (d.i. voorlichting, training, etc.); Het vertalen van beleidsplannen in richtlijnen voor de uitvoering; Het periodiek verzorgen van verantwoordingsrapportages en maraps; Het ontwikkelen van bestaande en nieuwe instrumenten van kwaliteitsbeleid zoals procedures, formulieren, standaardbrieven en checklisten; Het zijn van aanspreekpunt voor medewerkers; Het coachen van de medewerkers in de uitvoering van hun werkzaamheden; Het onderhouden van externe contacten, onder andere met advocaten, deurwaarders en gemeentekredietbanken; Het samen met het hoofd onderhouden van de contacten met de deelnemende gemeenten; Het (mede) voorbereiden van de vaststelling van in rekening te brengen kostprijzen met gebruik waarvan de afdelingsbegroting wordt opgesteld; Het zorgdragen voor de interne en externe voorlichting. Bevoegdheden Het onderzoeken en gebruiken van landelijke en provinciale ontwikkelingen; Het beoordelen van de efficiëntie en de effectiviteit van bestaand beleid; Het ontwikkelen of wijzigen van beleid en het operationaliseren van het vastgestelde beleid in uitvoeringsinstructies; Het voeren van onderhandelingen met de gemeenten over mogelijke uitbesteding of inkoop van dienstverlening; Het op basis van onderzoek bepalen van financiële, sturings- en voortgangsinformatie; Het adviseren en geven van voorlichting aan de leiding en de medewerkers. Kennis en vaardigheden HBO werk en denkniveau; Bedrijfseconomische kennis; Ruime ervaring met de processen van de Sociale Dienst; Kennis van en ervaring met beleidsprocessen; Affiniteit met en kennis van bestuurlijke verhoudingen; Vaardigheid in kennisoverdracht; 5

8 Vaardigheid in het analyseren van processen; Kennis en ervaring met de opzet en het gebruik van kwaliteitssystemen; Vaardigheid in het inschatten van de consequenties van ontwikkelingen die buiten de Sociale Dienst spelen; Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden. 6

9 Consulent Taken Het afhandelen van aanvragen en onderzoeken Bbz door: - het geven van voorlichting en voeren van oriënterende gesprekken; - het voeren van gesprekken met cliënten, het onderzoeken en beoordelen van gegevens; - het formuleren van een voorstel voor de (gedeeltelijke) toekenning of afwijzing van een aanvraag van een uitkering levensonderhoud en/of bedrijfskapitaal; - het beoordelen van de omzetting in om niet van een verstrekking als lening; - het begeleiden van cliënten; Het onderzoeken en invoeren van mutaties in het systeem; Het verzorgen van kasbetalingen; Het verzorgen van dossiervorming. Contacten Intern Heeft een werkrelatie met medewerkers van de eigen afdeling en andere afdelingen; Voert overleg met het Hoofd, de kwaliteitsmedewerker en de toetser over de te behandelen aanvragen en onderzoeken; Voert overleg met de financieel medewerker over het financiële verloop van lening en aflossingen. Extern Onderhoudt contacten met cliënten; Onderhoudt contact met medewerkers van de gemeenten in de samenwerkingsregio; Voert overleg en stemt activiteiten af met medewerkers van voor het werk relevante externe instanties; Onderhoudt het contact met adviesinstanties over uit te voeren onderzoeken levensvatbaarheid. 7

10 Verantwoordelijkheden Het zorgen voor een tijdige en kwalitatief goede afhandeling van aanvragen; Het zorgen voor een goede uitvoering van onderzoeken en mutaties; Het bijhouden van een eigen cliëntenbestand en het zorgen voor een tijdige en kwalitatief goede afhandeling van alle wettelijk voorgeschreven taken; Het uitvoeren van overige werkzaamheden in opdracht van een direct leidinggevende. Bevoegdheden Het behandelen van aanvragen, onderzoeken en mutaties; Het plannen en afwerken van aanvragen, onderzoeken en mutaties, en het bewaken van de wettelijke termijnen in overleg met het Hoofd en de kwaliteitsmedewerker; Het vastleggen van sturings- en voortgangsinformatie; Het geven van voorlichting over wet en regelgeving en het eventueel doorverwijzen naar andere dienstverleners. Kennis en vaardigheden HBO niveau; Kennis van de sociale zekerheidswetgeving, (gemeentelijke) beleid, procedures en de sociale kaart, en het kunnen gebruiken van deze kennis; Bedrijfseconomische kennis; Kennis van en vaardigheid in het begeleiden van de cliënten uit het eigen bestand met hulpvragen; Vaardigheid in het verrichten van onderzoek en het opstellen van rapporten en adviezen; Affiniteit met geautomatiseerde systemen; Analytisch vermogen; Goede communicatieve en sociale vaardigheden. 8

11 Toetser Taken Het toetsen van rapportages, voorstellen, adviezen en concept-beschikkingen met betrekking tot aanvragen, onderzoeken en mutaties; Het toetsen van aktes van geldlening en nota s, het fiatteren en verwerken van de betaling van uitkeringen, nota s en bedrijfskapitaal in het systeem; Het in beeld brengen van redenen van retourstroom en het periodiek rapporteren daarvan; Het verdelen van aanvragen en onderzoeken over consulenten en financieel medewerkers; Het voorbereiden en opstellen van voortgangsrapportages; Het bijdragen aan het instandhouden en ontwikkelen van het kwaliteitssysteem; Het samenstellen van het onderzoeksprotocol van de periodieke controle en het beheren van het handboek administratieve organisatie. Contacten Intern Voert overleg met leiding en medewerkers over de uitgevoerde controles; Voert overleg met de leiding, de kwaliteitsmedewerker en de medewerkers over de opzet van het kwaliteitssysteem en de consequenties van het gebruik voor de primaire processen; Neemt deel aan overlegvormen en werkgroepen binnen de gemeente in het kader van kwaliteitsbevordering; Voert overleg met consulenten en financieel medewerkers over werkvoorraden en ziet toe op de bewaking van formele termijnen. Extern Voert overleg met externe deskundigen en vertegenwoordigers van andere gemeenten over de uitvoering van wet- en regelgeving; Stemt de uitvoering van de toetswerkzaamheden af met medewerkers van andere gemeenten; Stemt de ontwikkelingen in het gebruik van het kwaliteitssysteem af met medewerkers van andere gemeenten en het ministerie van SZW. 9

12 Verantwoordelijkheden Het tijdig en adequaat toetsen van aanvragen, onderzoeken, mutaties en rapportages van de ambtelijke verrichtingen; Het terugkoppelen van het resultaat van toetsing aan de behandelend medewerkers, de kwaliteitsmedewerker en het hoofd; Het bijdragen aan de ontwikkeling van bestaande en nieuwe instrumenten voor kwaliteitsbeleid; Het vormen van een aanspreekpunt voor consulenten; Het onderhouden en actualiseren van processen en procedures; Het kennis nemen van beleidsvoornemens en -besluiten van de deelnemende gemeenten, het aangeven van consequenties daarvan voor administratieve organisatie en interne controle; Het ondersteunen, adviseren en begeleiden van de medewerkers bij de implementatie van nieuwe en gewijzigde onderdelen. Bevoegdheden Het uitvoeren van controles, vooraf en achteraf aan besluitvorming inzake aanvragen, onderzoeken en mutaties; Het toezicht op de bewaking van de wettelijke termijnen van aanvragen, onderzoeken en mutaties; Aanspreekpunt voor consulenten; Het doen van aanbevelingen ter vergroting van de efficiëntie en de effectiviteit van de uitvoering; Het vaststellen van controlepunten in het administratieve proces; Het vastleggen van de retourstroom; Het rapporteren over de uitgevoerde controles; Het vastleggen van wijzigingen in de administratieve organisatie in het bestaande handboek; Het adviseren van en voorlichten van het hoofd, de kwaliteitsmedewerker en de andere medewerkers. Kennis en vaardigheden HBO werk en denkniveau; Kennis van de wet- en regelgeving die ter uitvoering is opgedragen aan de Sociale Dienst, in het bijzonder de kennis van de wet- en regelgeving inzake het Bbz; 10

13 Bedrijfseconomische kennis; Vaardigheid in het onderzoeken, controleren, rapporteren en adviseren; Vaardigheid in het overdragen van informatie en in het begeleiden en instrueren van medewerkers; Vaardigheid in het verkrijgen van draagvlak voor nieuwe ideeën/concepten; Kennis van methoden voor de inrichting en beschrijving van de administratieve organisatie; Affiniteit met geautomatiseerde systemen. 11

14 Financieel medewerker Taken Het zorgdragen voor de financiële afhandeling van de aanvragen, onderzoeken en mutaties: - Het verzorgen van girale betalingen en kasbetalingen; - Het terugvorderen van uitkeringen; - Het beoordelen van betaalgedrag van debiteuren; - Het voorstellen van incassomaatregelen; - Het (doen) uitvoeren van incassomaatregelen. Het verrichten van andere financiële werkzaamheden: - De betaling van facturen; - Het leveren van een financiële bijdrage aan de P&C-cyclus. Contacten Intern Voert overleg met de medewerker Toetsing en de Kwaliteitsmedewerker over de verwerking van rapporten en correspondentie; Voert overleg met consulenten ter afstemming van activiteiten en werkzaamheden; Voert overleg met het Hoofd en met de Kwaliteitsmedewerker over de begroting, begrotingswijzigingen, maraps en de jaarrekening; Voert overleg met de leiding en medewerkers over de financiële consequenties van (beleids)voorstellen. Extern Voert overleg met medewerkers van de afdeling Financiën van deelnemende gemeenten over het financiële beheer; Voert financieel overleg met uitkeringsinstanties sociale verzekeringen, andere uitkeringsinstanties, werkgevers en andere gemeenten over berekeningen en betalingen van uitkeringen en daaraan gerelateerde zaken; Informeert cliënten over berekeningen en betalingen van uitkeringen en daaraan gerelateerde zaken; Voert overleg met de accountant over de controle van de jaarrekening, met de belastingdienst en het ministerie van SZW over de afdrachten en declaraties. 12

15 Verantwoordelijkheden Het adequaat en tijdig verzorgen van het financieel deel van de aanvragen en onderzoeken; Het adequaat en tijdig verzorgen van de financiële administratie; Het namens de deelnemende gemeenten verzorgen van betalingen krachtens het Bbz en de Ioaz; Het samenstellen van betalingsschema s voor de rente en aflossing van leningen; Het vastleggen van statistische gegevens in het systeem; Het verzorgen van correspondentie inzake achterstanden, saldi-overzichten en de nakoming van betalingsafspraken; Het verzorgen van een tijdige signalering van te zetten juridische stappen in geval van een invordering met dwangmaatregelen; Het verzorgen van de financiële aansluiting en controle van uitkeringsadministratie en financiële administratie van de deelnemende gemeenten; Het bijdragen aan de opstelling van de afdelingsbegroting en maraps; Het zorgdragen voor de aansluiting van de tussenrekeningen en de uitkeringsadministratie; Het verzorgen van aangiften en afdrachten aan belastingdienst, andere uitkerende instanties en andere gemeenten; Het opstellen van de gemeentelijke declaraties aan het Ministerie van SZW. Bevoegdheden Het beantwoorden van vragen van cliënten over de samenstelling van de uitkering; Het betalen van de uitkeringen; Het beoordelen, verwerken en als oninbaar afboeken van verhaal en terugvorderingen; Het beoordelen van vorderingen die voor gerechtelijke invordering in aanmerking komen en het overdragen ervan; Het (bijdragen aan het) samenstellen en vormgeven van de financiële stukken; Het controleren van de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van uitgaven; Het doen van voorstellen voor begrotingswijzigingen; Het gevraagd en ongevraagd adviseren van de leiding en de medewerkers over het administratieve proces. 13

16 Kennis en vaardigheden MBO (financieel-administratief) + aanvullende opleiding; Kennis van administratieve procedures en (uitvoerings)voorschriften van de uitkeringsen debiteurenadministratie; Kennis van en ervaring met het uitvoeren van handmatige berekeningen van uitkeringen; Accuratesse; Cijfermatig inzicht; Affiniteit met geautomatiseerde systemen; Analytisch en conceptueel vermogen; Kennis van relevante wet- en regelgeving; Vaardigheid in het overdragen van informatie en in het begeleiden en instrueren van medewerkers. 14

17 Administratief medewerker Taken Het zorgdragen voor de postverzorging en agenda s; Het zorgdragen voor dossiervorming en archivering; Het verrichten van ondersteunende taken: - Opvoeren van cliënt- en voortgangsgegevens in het betaalprogramma; - Bijdragen aan de opstelling van de begroting, jaarstukken en rapportages. Contacten Intern Voert overleg met de medewerker Toetsing en de Kwaliteitsmedewerker over de verwerking van rapporten en correspondentie; Voert overleg met consulenten ter afstemming van activiteiten en werkzaamheden; Voert overleg met de Kwaliteitsmedewerker over de begroting, begrotingswijzigingen, maraps en de jaarrekening; Voert overleg met medewerkers ten aanzien van het samenstellen van dossiers, het uitlenen van archiefstukken en om nadere informatie te krijgen of te geven over archiefstukken; Voert overleg met de archivaris van de gemeenten over de richtlijnen en de juiste uitvoering van de archiveringsmethodieken. Extern Voert overleg met medewerkers van de afdeling Financiën van deelnemende gemeenten over het financiële beheer; Voert overleg met externe instanties ten aanzien van het opvragen van archiefstukken. Verantwoordelijkheden Het bijdragen aan de opstelling van de afdelingsbegroting en maraps; Het verzorgen van de codering van boekingsstukken voor de vastlegging in het grootboek; Het samenstellen van algemene dossiers voor de afdeling; Het aanmaken van persoonsdossiers indien sprake is van een nieuwe cliënt; 15

18 Het opbergen van stukken volgens vastgestelde instructies; Het zorgdragen voor de uitleen van dossiers en de administratie daarvan; Het voorbereiden van dossiers voor overdracht naar het statisch archief; Het in opdracht van direct leidinggevende uitvoeren van overige werkzaamheden. Bevoegdheden Het controleren van dossiers op volledigheid. Kennis en vaardigheden LBO-werk- en denkniveau; Accuratesse; Goede contactuele eigenschappen; Het zorgdragen voor de aansluiting van de tussenrekeningen en de uitkeringsadministratie; Het verzorgen van aangiften en afdrachten aan belastingdienst, andere uitkerende instanties en andere gemeenten; Het opstellen van de gemeentelijke declaraties aan het Ministerie van SZW. 16

19 Medewerker Applicatiebeheer Taken: Het zorgdragen voor het goed functioneren van de geautomatiseerde ondersteuning van de processen door een goed beheer van applicaties; Het signaleren en oplossen van knelpunten ten aanzien van het functioneren van applicaties; Het testen van applicaties en in samenwerking met de gemeentelijke systeembeheerder inpassen van applicaties; Het leveren van een bijdrage ten aanzien van beleid voor toepassing van geautomatiseerde systemen. Contacten Intern Met de leiding en de medewerkers over te ontwikkelen geautomatiseerde toepassingen, het beheer van de applicaties en problemen met betrekking tot geautomatiseerde toepassingen; Met het gemeentelijke systeembeheer over de inpassing en afstemming van applicaties in het gekozen platform; Met het gemeentelijke systeembeheer over het beleid m.b.t. geautomatiseerde toepassingen voor zover van toepassing. Extern Met externe leveranciers over de oplossing van softwareproblemen. Verantwoordelijkheden Het zorgdragen voor het gegevensbeheer en bewaking; Het inventariseren van gebruikerswensen, het ontwikkelen van nieuwe toepassingen en het fungeren als vraagbaak; Het oplossen van kleine storingen; Het beheren van de documentatie van het pakket; Het onderhouden van software, het zorgdragen voor het voorbereiden en vrijgeven van updates in overleg met systeembeheer; Het beheren van tabellen, vaste gegevens, de tekstdata-integratie en autorisaties; 17

20 Het ontwikkelen van query's; Het signaleren van interne en externe ontwikkelingen op het gebied van automatisering; Het mede ontwikkelen en genereren van managementinformatie; Het zorgdragen voor het proces betaling uitkeringen, zoals het samenstellen van de proefruns, correctieruns, definitieve runs, het aanmaken van betaala dvieslijsten, mailers (uitkeringsspecificaties en rechtmatigheidformulieren) en ziekenfondsmeldingen; Het gereed maken en versturen van uitkeringsgegevens aan het CBS; Het in opdracht van de direct leidinggevende uitvoeren van overige werkzaamheden. Bevoegdheden Het reorganiseren van bestanden vanuit applicaties; Het toezien op een juist gebruik; Het maken van instructiemateriaal en het instrueren van medewerkers; Het verrichten van technische handelingen binnen de mogelijkheden van de software. Kennis en vaardigheden Relevante MBO opleiding; Kennis van de administratieve procedures en regelingen binnen sociale diensten; Kennis van de specifieke sociale dienst applicaties en de vaardigheid om zich voordoende problemen op te lossen; Communicatieve en didactische eigenschappen. 18