Kwartaalmonitor CFO Eerste kwartaal 2014 (januari februari - maart)

Transcriptie

1 Kwartaalmonitor CFO Eerste kwartaal 2014 (januari februari - maart) Monitor CFO, kwartaal Pagina 1 van 9

2 Leeswijzer In het eerste hoofdstuk leest u over de financiële opgave met betrekking tot CFO. In hoofdstuk twee volgt de personele monitor. Monitor CFO, kwartaal Pagina 2 van 9

3 Hoofdstuk 1: Financiële opgave CFO Aan de CFO taakstelling zijn aanzienlijke bezuinigingen gekoppeld. Daarnaast is krimp noodzakelijk om het hoofd te bieden aan wegvallende dekkingsmiddelen (o.a. projecten en leges omgevingsvergunning). De financiële opgave CFO bevat verschillende maatregelen. Een belangrijke maatregel die structureel bijdraagt aan de bezuinigen is het verminderen van het aantal personeelsleden. Verder worden er maatregelen getroffen in de bedrijfsvoering die variëren van een incidentele korting op het scholingsbudget in 2013 tot een structurele vermindering van huisvestingkosten. In onderstaande grafiek staat de realisatie van de financiële opgave CFO uit de programmabegroting en de aanvullende taakstelling die in de programmabegroting is opgenomen. Dit is de stand van zaken op 1 april In 2013 moesten we 2,8 miljoen euro bezuinigen. Dit bedrag loopt gesaldeerd op naar 13,4 miljoen euro in Toelichting op tabel: In deze tabel lopen begroting en realisatie uiteen. Dit komt omdat op dit moment de invulling van de begrote taakstelling in voorbereiding is. Voorstellen hiervoor worden rond de zomer aan de raad voorgelegd. Uit deze tabel kunnen we concluderen dat in 2014 en met name de jaren daarna nog een forse opgave resteert. Onze organisatie zal dus ook in de komende jaren nog krimpen. In 2017 hebben we nog structureel formatiebudget voor ca tot 1300 fte. Om tot dit aantal te komen, moeten we nog fte krimpen, bovenop de fte s die we de afgelopen jaren hebben gerealiseerd. Deze nog te realiseren krimp vraagt verregaande maatregelen. Rond de zomer worden voorstellen voor invulling van deze opgave voorgelegd aan de raad. Monitor CFO, kwartaal Pagina 3 van 9

4 Hoofdstuk 2: Personele opgave CFO Samenvatting Per kwartaal informeren wij u over de gerealiseerde krimp en de nog resterende opgave. Om de oplossingsrichtingen en de in te zetten maatregelen te bepalen voor de resterende opgave, zijn in deze rapportage de meest actuele overzichten m.b.t. personele kengetallen opgenomen. Deze monitor geeft verslag van de personele krimp binnen de organisatie. In de programmabegroting is vastgesteld dat de organisatie met 273 fte moet krimpen. Inmiddels is daarvan een groot deel gerealiseerd. Ook in deze (rapportage)periode zijn we erin geslaagd de omvang van de organisatie verder te verkleinen. De nog resterende opgave bedraagt 20,1 fte. Deze krimp is gerealiseerd door het integreren van werkzaamheden, efficiënter maken van werkprocessen, het stoppen van werkzaamheden, het beëindigen van inhuur en het herplaatsen van ambtelijke medewerkers op deze plekken, afscheid nemen van medewerkers met een tijdelijke aanstellingen, het vertrek van oudere medewerkers die gebruik maken van een vertrekregeling en eerder gebruik maken van hun pensioen en het niet meer of anders invullen van vacatures. In de programmabegroting is een extra taakstelling voor 2014 opgenomen van 17,5 fte. Voor de periode neemt deze taakstelling toe met ca fte. Dit betekent dat in 2014 een krimp moet worden gerealiseerd van 37,6 fte. (20,1 + 17,5) Zowel in kwantiteit als kwaliteit zijn en komen er te weinig vacatures beschikbaar om de resterende krimpopgave van 37,6 te verwezenlijken. Dat betekent hoe dan ook dat door het alleen intern herplaatsen van medewerkers de krimpopgave niet opgelost kan worden. Zowel het dalende oplossingsvermogen als de geïdentificeerde risico s maken het noodzakelijk om mobiliteit verder te versnellen. Dit betekent dat er meer wordt ingezet op het gesprek tussen leidinggevenden en medewerker over loopbaan en ontwikkeling. Ook wordt bezien hoe werkzaamheden kunnen worden afgebouwd of geïntegreerd. Daarnaast wordt zwaarder ingezet op de externe mobiliteit: door begeleiding van werk naar werk. Daarvoor is een samenwerking gestart met Public Spirit, vanwege haar netwerk in non-profit. Monitor CFO, kwartaal Pagina 4 van 9

5 Oplossingsrichtingen Het realiseren van de krimp in 2013 en ook in het eerste kwartaal van 2014 vond plaats langs vier routes: Vacatureruimte die vrijvalt wordt zoveel als mogelijk ingezet voor de krimp en niet opnieuw ingevuld. Het matchen van medewerkers met een vaste aanstelling op structureel gefinancierde formatieplekken die thans ingevuld worden door inhuurkrachten. Uitstroom van medewerkers (door het niet verlengen van tijdelijke aanstellingen, bereiken van pensioengerechtigde leeftijd, natuurlijk verloop, stimuleren van vertrek o.a. door vertrekregelingen). Het vinden van alternatieve financiering. In onderstaande tabel zijn de oplossingsrichtingen weergegeven: Krimpopgave PB saldo INVULLING KRIMP Schrap Vacature Uit-stroom Matching Alternatieve financiering Aangewezen bovenformatief Programma SALDO E&W 86,0 67,6 42,0 1,0 5,6 0,0 9,0 10,0 SO 32,0 26,4 11,6 3,8 9,8 0,0 1,2 0,0 LO 31,1 28,5 12,9 8,2 2,5 1,5 1,0 2,4 DV 25,0 25,0 11,8 9,9 1,0 0,0 0,0 2,3 WZW 8,3 3,0 0,0 0,0 2,0 0,0 0,0 1,0 O&O 4,6 4,2 0,9 0,0 2,0 0,0 2,3-1,0 BMO 66,0 51,6 16,4 16,4 10,2 1,2 1,9 5,5 PMBE 16,0 29,0 9,4 2,0 14,2 1,5 2,0 0,0 AD, CS, Griffie 4,0 1,2 0,0 1,2 0,0 0,0 0,0 0,0 TOTAAL 273,0 236,4 105,0 42,6 47,2 4,1 17,4 20,1 Tabel 1: invulling van de krimp, peildatum , Bron; controllersberaad Een deel van de oorspronkelijke taakstelling van 273 fte is gerealiseerd doordat vacatures zijn vervallen en tijdelijke aanstellingen en inhuur toch eindigden voor 1 januari De beginstand van de krimpopgave komt hiermee dan op 236,4 fte. Integratie, overdragen en beëindiging van werkzaamheden heeft er toe geleid dat 105 vacatures niet meer zijn opengesteld. De uitstroom (beëindiging van tijdelijke aanstelling, uit dienst treden, bereiken pensioengerechtigde leeftijd) en het matchen van medewerkers waarvan het werk vervallen is, betekende opnieuw een krimp van 89,8 fte (42,6 fte + 47,2 fte). Voor 4,1 fte aan functies is structurele dekking gevonden. Per was de nog te realiseren krimp 22 fte. De te realiseren krimp is gedaald van 22 naar 20,1 fte. Daarnaast kenden we per nog 21,4 fte bovenformatieve medewerkers met de formele status van overplaatsingskandidaat. In het eerste kwartaal is dit met 4 fte gedaald naar 17,4 fte. In de programmabegroting is een extra taakstelling voor 2014 opgenomen van 17,5 fte. De totale resterende krimpopgave op bedraagt derhalve 37,6 fte (20,1 fte + 17,5 fte). Hiervoor is het instrument van boventalligheid nog niet ingezet. Dit gebeurt waar nodig in de loop van Wel is nu al meer aandacht voor het robuuste gesprek tussen leidinggevende en medewerker over de loopbaan en ontwikkeling in eigen functie. Daarnaast wordt meer ingezet op hoe werkzaamheden kunnen worden afgebouwd of geïntegreerd. Monitor CFO, kwartaal Pagina 5 van 9

6 Aantal overplaatsingskandidaten en voorgenomen bovenformatieven Totaal aantal Aantal personen overplaatsingskandidaten en voorgenomen bovenformatieven: Stand Voorgenomen bovenformatief 1 Instroom tot Totaal 21 Daarvan: Herplaatst tijdelijk Herplaatst structureel Te begeleiden* Uitdienst Totaal 21 *incl. voorgenomen bovenformatieven Tabel 2: aantal bovenformatieven, peildatum: bron Eenheid Mobiliteit In het eerste kwartaal van 2014 hebben 6 medewerkers een bovenformatieve status gekregen en heeft een medewerker een voorgenomen besluit hiertoe ontvangen. Dat brengt het aantal medewerkers met een bovenformatieve status op 21. Van de 6 medewerkers die in begeleiding zijn, d.w.z een actieve bemiddeling naar (tijdelijk) werk, zijn er twee langdurig ziek. Twee medewerkers zijn succesvol bemiddeld naar een baan buiten de gemeentelijke organisatie en hebben ontslag genomen. Voorts vallen onder de tijdelijke herplaatsingen twee detacheringen van langer dan 12 maanden. Het aantal bovenformatieve medewerkers bij de eenheid Mobiliteit in begeleiding kan afwijken van de cijfers uit tabel 1. Immers niet alle bovenformatieve medewerkers zijn bovenformatief geworden als gevolg van de gedefinieerde krimpopgave. Er zijn medewerkers die vrijwillig voor boventalligheid hebben gekozen en medewerkers die boventallig zijn als gevolg van eerdere reorganisaties en door ziekte langer in begeleiding zijn. Zij zijn dus niet in tabel 1 opgenomen. Inhuur Eén van de strategieën die wij inzetten om de krimp te verwezenlijken is het inzetten van medewerkers met een vaste aanstelling op structureel gefinancierde formatieplekken die ingevuld worden door inhuurkrachten of ZZP ers. Logischerwijs leidt dit tot een lagere inhuur. Monitor CFO, kwartaal Pagina 6 van 9

7 Tabel 3 Ontwikkeling inhuur 2014 Tabel 3 laat zien dat de inhuur inclusief ZZP is gedaald van 161,42 fte in januari 2013 naar 95,43 fte in december Dit is een daling van 41%. Het streven is om, door het stimuleren van mobiliteit en het matchen van bovenformatieve medewerkers, de inhuur op structureel gefinancierde formatieplekken verder af te bouwen. Traditioneel lopen veel inhuurcontracten per 31/12 af. De tijdelijke stijging aan het begin van het jaar (tot 1 maart) met 21 fte geeft hetzelfde beeld als In sommige gevallen wordt inhuur in het nieuwe jaar verlengd. Vanaf april is weer een dalende lijn zichtbaar. Startniveau van 2014 is aanmerkelijk lager dan Inhuur die nog plaatsvindt is en blijft vooralsnog noodzakelijk om de pieken op te vangen in de bedrijfsvoering en om onze dienstverlening naar de inwoners te waarborgen. Het zijn hoofdzakelijk uitvoerende functies. Te denken valt aan bijvoorbeeld werkzaamheden bij balie/ontvangst, klantcontactcentrum, inkomensvoorziening en zorgloket. Monitor CFO, kwartaal Pagina 7 van 9

8 Ambtelijke bezetting Tabel 4 Ontwikkeling bezetting 2014 Deze tabel laat zien welk effect de maatregelen hebben op de bezetting in 2013 en het eerste kwartaal van Er is een duidelijke daling zichtbaar in de ambtelijke bezetting, met in juni 2013 een eenmalige lichte stijging van 16 fte. Dit betreft de mensen vanuit de voormalige SDWE die een ambtelijke aanstelling hebben gekregen. Doordat per 1 januari 2014 medewerkers die met vervroegd pensioen wilden geen gebruik meer konden maken van het zgn. Stamrecht, heeft een groot aantal mensen in december 2013 nog gebruikt gemaakt van een vertrekregeling. Ook in het eerste kwartaal zet de daling door. De prognose is dat de bezetting verder zal afnemen, maar minder snel. De verklaring ligt in het feit dat het interne oplossingsvermogen uitgeput raakt. Intern oplossingsvermogen Het interne oplossingsvermogen bestaat uit de beschikbare vacatures en de ruimte die ontstaat door toekomstig natuurlijk verloop als gevolg van het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. Alle medewerkers zijn in beeld gebracht die 60 jaar of ouder zijn en waarvan de functie nog niet gekoppeld is aan een toekomstige krimpbeweging. Voor 2014 is dit 3,7 fte. Voor de jaren daarna tot en met 2016 gaat het om 40,9 fte. De vacaturepositie van de gemeente is continu in ontwikkeling. Daarbij speelt voor ieder programma dat, gezien de krimpopgave van tussen de 75 en 100 fte in de periode , al geanticipeerd wordt op het niet invullen van vacatures. Dat maakt het aantal plekken waarop interne matches kunnen plaatsvinden kleiner. Aandachtspunten bij de vacaturepositie zijn: Veel vacatures in lage(re) functieschalen. Mismatch tussen medewerkers waarvan het werk vervalt en de vacatures die beschikbaar zijn. Voorts zien we de (overigens noodzakelijke wenselijke) trend dat werkzaamheden anders worden in- en opgedeeld waardoor er minder snel een vacature vrijkomt. Monitor CFO, kwartaal Pagina 8 van 9

9 Uitstroomregelingen Een aanvullende oplossingsrichting zijn de uitstroomregelingen. Als collega s hun loopbaan buiten de gemeente zoeken of eerder stoppen met werken, levert dit ook bijdragen aan de taakstelling. In het 1 e kwartaal 2014 zijn 16 collega s gestopt met werken met gebruikmaking van een uitstroomregeling 60+. In het tweede kwartaal zullen er nog 2 uitstromen. Alle toegekende regelingen passen binnen het financiële kader van het flankerend beleid. Conclusies Op basis van bovenstaande informatie kan geconcludeerd worden dat we in het eerste kwartaal verder zijn gekrompen. Bovendien is het gelukt om overplaatsingskandidaten op tijdelijk gefinancierde klussen te plaatsen, waarmee in financiële zin de taakstelling incidenteel wordt ingevuld. Er is sterk gestuurd op vergroting van de interne mobiliteit, maar we moeten nog zwaarder inzetten op de externe mobiliteit aangezien het intern oplossingsvermogen kleiner wordt. We hebben gezien dat op basis van vrijwillige mobiliteit veel matches zijn gerealiseerd. Echter, we ervaren de laatste maanden dat een meer gerichte sturing nodig is om ook daadwerkelijke krimp te krijgen op die plekken binnen de organisatie waar het werk wegvalt. Het interne oplossingsvermogen alleen is onvoldoende (zowel kwantitatief als kwalitatief) om de resterende krimpopgave te realiseren. Dit betekent dat wij onze externe mobiliteit moeten vergroten door medewerkers te begeleiden in een traject van werk-naar-werk buiten de gemeente Enschede, zo nodig in de vorm van detacheringen en collegiale doorleen. We hebben gericht externe vacatures onder de aandacht gebracht en hebben samenwerking gezocht met andere gemeenten en regionale partners. Voorts is de samenwerking gezocht met externe mobiliteitsbureau s. Monitor CFO, kwartaal Pagina 9 van 9