Monitor aanpak wachtlijsten 2018 Pagina 1 van 7

Transcriptie

1 Inhoud Tabel 1: Wachtlijsten Tabel 2: Prognose wachtlijsten Tabel 3: Instroom meldingen nov juni 2018 Tabel 4: Instroom meldingen juni okt 2018 Tabel 5: Doorlooptijden afgesloten meldingen Tabel 6: Samenvatting inzet personeel Tabel 6a: Inzet personeel mei - oktober (extern + intern) Tabel 7: Inzet personeel extern Tabel 8: Inzet personeel intern Tabel 1: Wachtlijsten Ultimo wk 40 wk 41 wk 42 wk 43 wk 44 wk 45 Peildatum okt 1-okt 8-okt 15-okt 22-okt 29-okt 5-nov Wachtlijst Triage in aantal casussen Wachtlijst onderzoeken in aantal casussen > 15 april Wachtlijst onderzoeken prio hoog urgent in aantal casussen Werkvoorraad overdracht lokale veld in aantal casussen <10 PM PM PM PM PM pm Monitor aanpak wachtlijsten 2018 Pagina 1 van 7

2 De afgelopen week is de wachtlijst verder opgelopen tot 61 meldingen die niet op tijd zijn getrieerd. Er is een plan van aanpak naar de inspectie gestuurd: Doel korte termijn: stoppen van oplopen wachtlijst Doel korte termijn: wegwerken wachtlijst met speciaal team van RADAR (start dinsdag 6 november dan bekend hoelang het gaat duren voor wachtlijst op 0 staat) Doel lange termijn: inzicht in netto/bruto inzet capaciteit en rendementsberekening inzet lange termijn om in balans te blijven met in- en uitstroom en overcapaciteit te genereren om knelpunten (ziekte, etc.) en hoge pieken in instroom op te kunnen vangen. -> analyse week van 12 november af Reeds ingezette maatregelen: - Doorlopend werven en inzetten nieuw personeel ->Knelpunt; tijdelijk verlies capaciteit i.v.m. inwerken - Dagelijkse sturing nieuwe teamleider ->Afwijkende casuïstiek, individuele resultaten, doorstroom, knelpunten in proces, prioritering - Team RADAR achterstand verwerken. (gefaseerde start) - Nieuwe business controller focus op cijfers en analyse - Half oktober verzuimcoördinator gestart Daarnaast blijft nog steeds van kracht dat Veilig Thuis voorlopig fysiek niet aanwezig zal zijn bij Individuele Casusoverleggen in het Veiligheidshuis. VT levert telefonisch en digitaal input. VT kan zich volledig focussen op het primair proces. Definities Wachtlijst betreft werkvoorraad minus casussen die nog binnen de termijn van 5 werkdagen vallen. Wachtlijst onderzoeken prio hoog urgent in aantal casussen betreffen casussen die niet binnen 1 week zijn opgepakt. PM = onvoldoende zicht op doorlooptijd en of de casus door lokale veld is geborgd (zie actieplan punt: 72). Monitor aanpak wachtlijsten 2018 Pagina 2 van 7

3 Tabel 2: Prognose wachtlijsten In aantallen casussen start ultimo ultimo ultimo ultimo ultimo ultimo ultimo Peildatum april april mei juni juli aug sept okt Wachtlijst Triage Wachtlijst Triage PROGNOSE Wachtlijst Onderzoek (Triage voor ) Wachtlijst Onderzoek (Triage voor ) PROGNOSE Wachtlijst Onderzoek (Triage na ) Wachtlijst Onderzoek (Triage na ) PROGNOSE Triage: De daling van de wachtlijsten verloopt minder voorspoedig dan gewenst. Hierover is in eerdere rapportages een toelichting gegegeven. Een voorlopige analyse laat ons het volgende zien: er zijn 9 weken geanalyseerd op in en uitstroom. Hiervan is in 6 weken te zien dat de in- en uitstroom in balans zijn. In drie weken zien we dat instroom hoger is dan de uitstroom. Dit veroorzaakt de grootste verhoging van de wachtlijst. Vervolgens is de ingezette capaciteit geanalyseerd en een voorlopige conclusie daaruit is dat het rendement dat de nieuwe medewerkers opleveren nog onvoldoende is. Er wordt momenteel gewerkt aan een verdiepende oorzaken analyse om de maatregelen scherper af te stellen en een rendementsberekening wanneer de nieuwe medewerkers 100% inzetbaar zijn. Onderzoek: In de periode juli - september zijn 35 extra onderzoeken uitgevoerd door het team externe onderzoekers. Op 1 november is een nieuw team externe onderzoekers gestart en zij hebben capaciteit om 53 onderzoeken op te pakken. Er is op 16 oktober een nieuwe werkwijze gestart met als doel om ook in het onderzoeksteam de instroom en uitstroom met de reguliere capaciteit in balans te krijgen. Dit wordt volgende maand onderbouwd met cijfers. Monitor aanpak wachtlijsten 2018 Pagina 3 van 7

4 Tabel 3: Instroom meldingen nov juni 2018 Triage instroom Triage instroom BEGROOT nov dec jan feb mrt apr mei juni Over de periode januari - oktober 2018 zijn meldingen ontvangen. Ten opzichte van de begroting 2018 is sprake van een toename van 406 (19%) meldingen waarvoor een triagebesluit is genomen. Deze trendmatige toename wordt in de begroting 2019 verwerkt. Tabel 4: Instroom meldingen juni okt 2018 jun jul aug sept okt nov dec Triage instroom Triage instroom PROGNOSE De gerealiseerde instroom over oktober bedraagt gemiddeld circa 10 meldingen per werkdag en is hoger dan de prognose (9,2 meldingen). Tabel 5: Doorlooptijden afgesloten meldingen Periode mei juni juli aug sept okt Triagebesluit binnen 5 werkdagen na ontvangst melding 100% 75% 56% 58% 48% 56% 51% Onderzoeken zijn binnen 10 weken na het triagebesluit afgerond 100% 33% 31% 37% 31% 48% 33% Binnen 5 werkdagen na ontvangst melding moet Veilig Thuis triage uitvoeren en een onderzoek starten, nadat is vastgesteld dat onderzoek moet plaatsvinden. Binnen 10 weken na het triagebesluit moet een onderzoek afgerond worden. De percentages worden per maand gerapporteerd. Om de daling van 48% naar 33% in het vervolg beter te kunnen duiden wordt ook in het onderzoeksteam een rendementsanalyse uitgevoerd. Monitor aanpak wachtlijsten 2018 Pagina 4 van 7

5 Tabel 6: Samenvatting inzet personeel Peildatum okt 1-okt 8-okt 15-okt 22-okt 29-okt 5-nov Inzet personeel extern in FTE 16,6 17,1 17,9 17,0 18,4 18,4 21,0 Inzet personeel eigen personeel in FTE 48,3 44,6 46,2 46,2 47,0 46,4 46,4 Ziekteverzuim in % 7,0% 13,5% 12,3% 12,3% 14,0% 12,3% 12,5% Tabel 6a: Inzet personeel mei - oktober (extern + intern) Uitgedrukt in FTE FTE FTE FTE FTE FTE FTE Peildatum okt mei juni juli aug sept okt Medewerker VT 46,8 47,0 47,4 47,4 48,0 45,6 47,6 Secretaresse/Administratief medewerker 6,2 5,1 5,3 6,2 6,6 5,9 6,0 Vertrouwensarts 1,9 0,9 1,3 1,8 1,8 1,8 1,8 Gedragswetenschapper 4,1 3,4 3,4 3,7 3,7 4,0 4,5 59,0 56,4 57,5 59,1 60,1 57,3 59,8 Werkbegeleiding/projectleider/teamleider 3,4 2,0 2,0 2,0 2,0 2,4 3,0 Management assistent 0,3 0,6 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 Manager 1,7 1,0 0,7 0,7 0,7 0,7 0,7 5,4 3,6 3,0 3,0 3,0 3,5 4,0 64,4 60,0 60,5 62,1 63,1 60,7 63,8 Monitor aanpak wachtlijsten 2018 Pagina 5 van 7

6 Tabel 7: Inzet personeel extern Uitgedrukt in FTE FTE FTE FTE FTE FTE FTE Peildatum okt 1-okt 8-okt 15-okt 22-okt 29-okt 5-nov Inzet externe onderzoekers wachtlijst onderzoek 8,30 9,1 9,1 8,2 8,2 8,2 10,8 Inzet externe medewerkers Regulier verhoogde instroom 4,06 5,3 5,3 5,3 6,2 6,2 6,2 Administratief medewerker 0,00 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Gedragswetenschapper 0,67 0,6 0,6 0,6 0,6 0,6 0,6 Manager VT ad interim 0,67 0,7 0,7 0,7 0,7 0,7 0,7 Werkbegeleider/projectmedewerker 0,44 0,4 0,4 0,4 0,4 0,4 0,4 Teamleider (tijdelijk) 2,00 1,0 1,8 1,8 1,8 1,8 1,8 Verzuimcoördinator 0,44 0,0 0,0 0,0 0,4 0,4 0,4 16,58 17,1 17,9 17,0 18,4 18,4 21,0 De inzet van de externe onderzoekers wachtlijst is verlengd. De streefwaarde is gebaseerd op het plan van aanpak wachtlijsten. Deze extra inzet van 35 onderzoeken resulteert in 2,3 fte inzet. Monitor aanpak wachtlijsten 2018 Pagina 6 van 7

7 Tabel 8: Inzet personeel intern Ziekte verzuim Uitgedrukt in FTE FTE FTE % Ziekte verzuim Peildatum okt 5-nov 5-nov 5-nov Medewerker VT regulier + verhoogde instroom + ziekteverzuim 34,4 33,3 4,9 14,7% Secretaresse/Administratief medewerker (extra: 0,89 fte verhoogd vanaf mei) 6,2 6,0 0,9 15,0% Vertrouwensarts 1,9 1,8 0,0 0,0% Gedragswetenschapper 3,5 3,9 0,0 0,0% Werkbegeleider/projectmedewerker 1,0 0,9 0,0 0,0% Managementassistent 0,3 0,3 0,0 0,0% Manager 1,0 0,0 0,0 0,0% Klachtenfunctionaris 0,0 0,2 0,0 0,0% 48,3 46,4 5,8 12,5% Het verzuim is in oktober gedaald ten opzichte van september. Het betreft langdurig verzuim dat in belangrijke mate samenhangt met werkdruk en de aard van het werk. Ondanks interventies en begeleiding heeft dit nog niet voldoende tot structureel herstel geleid. In totaal zijn nog 8 medewerkers niet volledig inzetbaar. In de periode juli - september zijn 5 medewerkers gestart aan de re-integratie en wordt ingezet op een succesvol herstel. Dit vraagt om stevige begeleiding/ondersteuning op de werkvloer. Er is half oktober een verzuimcoördinator gestart. Veilig Thuis werft actief nieuwe eigen medewerkers om structureel de capaciteit te verhogen. Op maandag 1 oktober is een overzicht gestuurd aan de inspectie met daarin het aantal medewerker en de indiensttreding vanaf 1 augustus tot 1 januari Peildatum 1 oktober 2018: 73 medewerkers totaal in dienst bij VT Peildatum 5 november 2018: 81 medewerkers totaal in dienst bij VT Monitor aanpak wachtlijsten 2018 Pagina 7 van 7