Advies: NEE VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS. Van: A. van der Lit Tel nr: Nummer: 17A Datum: 6 juni 2017

Transcriptie

1 VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Van: A. van der Lit Tel nr: Nummer: 17A Datum: 6 juni 2017 Team: KCC Tekenstukken: Nee Bijlagen: 1 Afschrift aan: Financien F vd Berg N.a.v. (evt. briefnrs.): Proef gratis thuisbezorgen 15R Onderwerp: Evaluatie en verlenging thuisbezorgen reisdocumenten en rijbewijzen Advies: 1. De resultaten van de evaluatie voor kennisgeving aannemen; 2. Besluiten tot continuering van het gratis thuisbezorgen tot en met tweede kwartaal 2018 voor de verhuizing naar de nieuwe huisvesting; 3. Opnieuw bezien of het gratis thuisbezorgen voort gezet kan worden na ingebruikname nieuwe huisvesting; 4. Akkoord gaan met bijgaande RIB; Begrotingsconsequenties NEE B. en W. d.d.: Portefeuillehouder: burgemeester

2 Inleiding: Vanaf 14 maart 2016 deden wij mee met de proef thuisbezorgen. Deze pilot maakt het mogelijk om reisdocumenten, zonder extra kosten, thuis of op het werk te laten bezorgen. Op 2 mei 2016 was het ook mogelijk om ook de rijbewijzen thuis te laten bezorgen. Thuisbezorgen was een succes want 3 maanden later (10 mei 2016) was al het 1000ste document uitgereikt. De bevoegdheid van het college komt voort uit de volgende wet - en/of regelgeving: De burgemeester is de afgevende autoriteit van de reisdocumenten en de rijbewijzen. Beoogd effect: Beoogd effect: Een betere dienstverlening. Evaluatie Na ruim een jaar moest er conform de RAADSINFORMATIEBRIEF 15R geëvalueerd worden. De vraag is of het kosteloos thuisbezorgen van waardedocumenten structureel aan onze inwoners aangeboden kan worden. Uit de evaluatie zijn de volgende zaken naar voren gekomen: - 43,75% van de inwoners laat het aangevraagde document thuisbezorgen; - Deze dienst wordt gewaardeerd met een 9,1 door de inwoners van de gemeente Woerden - De kosten zijn per thuisbezorging gemiddeld 9,10 euro. De gemaakte prognoses uit het voorstel van december 2015 zijn nagenoeg allemaal uitgekomen. Van de startdatum 14 maart 2016 tot en 1 maart 2017 hebben wij meer dan documenten (reisdocumenten en rijbewijzen) verstrekt. Voor 2016 staat dit gelijk aan 42,2%. De bemensing van receptie is in maart 2016 van 2 personen naar 1 persoon teruggebracht omdat er veel minder inwoners voor het afhalen van waarde documenten zouden komen. Tevens zijn enkele snelle handelingen, zoals een BRP-uittreksel of een Eigen Verklaring afhalen weer bij de frontoffice van Burgerzaken teruggelegd. Gerealiseerd in 2016 Soort document Aantal Bezorgingspercentage Aantal Gemiddelde Kosten aanvragen bezorgingen bezorgkosten Reisdocumenten , , Rijbewijzen , , Totalen , , In de pilot is onderzocht wat de structurele kosten bedragen en de eventuele besparing. De inschatting voor 2016 was dat de kosten zullen zijn. Dit is uiteindelijk geworden. Deze kosten voor de proef in 2016 waren gedekt in de begroting. Gezien het bovenstaande kan worden geconcludeerd dat dit een succesvolle proef was. Hoe nu verder? Voor 2017 en de eerste helft van 2018 willen wij deze gratis service aan onze inwoners continueren. Er is sprake van een bijzondere situatie: 1. Tijdelijke krappe huisvesting 2. Piek reisdocumenten en rijbewijzen 1.Momenteel zitten we als KCC in een tijdelijke krappe huisvesting. De receptie en ontvangstruimte is zeer

3 klein. Tevens hebben we 4 balies tot onze beschikking die al permanent bemand zijn. Het uitreiken aan de receptie is vanwege de veiligheid van de documenten en medewerkers die nodig is voor het uitgeven van waardedocumenten niet aanwezig. Gezien de tijdelijke huisvesting is het ook niet raadzaam om deze aanpassing te gaan doen. 2.We hebben dit jaar een rijbewijzen- en reisdocumentenpiek. Het aantal rijbewijzen dat vernieuwd moet worden is vanaf oktober 2016 veel hoger dan in de afgelopen jaren. Dit komt door de zogenaamde rijbewijscyclus. Omdat vanaf 1 oktober 1986 de geldigheid van het rijbewijs van 5 jaar naar 10 jaar is gegaan, krijg je steeds te maken met twee verschillende periodes van 5 jaar. In de eerste periode van 5 jaar worden er minder rijbewijzen afgegeven en in de tweede periode van 5 jaar worden er veel meer rijbewijzen afgegeven. Tevens hebben we te maken met een reisdocumentenpiek. De oorzaak van de piek is dat bij veel inwoners, met name de kinderen, de geldigheidsduur van het paspoort van 5 jaar vervalt. In 2012 werd de bijschrijving van kinderen in de paspoorten van een of beide ouders afgeschaft. Hierdoor moesten alle kinderen van 0-16 jaar een eigen document aanvragen. Aangezien een reisdocument voor kinderen 5 jaar geldig is komen deze in 2017 voor de vernieuwing. Het voorstel is gezien de evaluatie en de tijdelijke, krappe huisvesting het gratis thuisbezorgen tot en met tweede kwartaal 2018 te continueren. Voor de tweede helft van 2018 zijn er op dit moment nog onzekerheden. We gaan over naar de nieuwe huisvesting. Hier kan de receptie weer bemand worden door 2 medewerkers en is de veiligheid van de documenten en de medewerkers gegarandeerd. Wellicht kan het uitreiken van de waardedocumenten daar weer aan de receptie plaatsvinden. Wat betreft het aanvragen van rijbewijzen een kanttekening. Op dit moment loopt er een pilot bij diverse gemeenten voor het digitaal aanvragen van een rijbewijs. Halverwege 2018 zal er waarschijnlijk nog een groep starten waarvoor de gemeente Woerden zich heeft aangemeld. Als deze pilot positief geëvalueerd wordt dan zal het merendeel van de aanvragen niet meer aangevraagd gaan worden bij de gemeente. Hierdoor willen we in 2018 opnieuw bezien of het gratis thuisbezorgen voort gezet zal worden. Besparing personeel Als gevolg van het thuisbezorgen is er geen specifieke besparing op het personeel gedaan. De reguliere bezuiniging op het personeel in 2016 bedroeg 1 fte vanwege de taakstelling. Tevens is op de flexibele loonsom euro bezuinigd en heeft er 1 collega gebruik gemaakt van het generatiepact. Gezien de rijbewijzen- en reisdocumentenpiek hebben we al het personeel heel hard nodig. Sterker nog we hebben al structureel inhuur aan de balie om deze piek te kunnen opvangen. Vanwege de huidige krappe bezetting en de toekomstige ontwikkelingen (identiteitsvaststelling, frontoffice gaat de nieuwe backoffice worden, digitalisering) bij het KCC is een verdere besparing op personeel niet meer wenselijk. Argumenten: - Klanttevredenheid - Krappe huisvesting Kanttekening: Stoppen met thuisbezorgen van deze producten zou een achteruitgang betekenen van onze dienstverlening. Daarnaast zullen er ongeveer 7000 bezoekers extra (in onze krappe hal) bij ons melden. Deze bezoekers kunnen we in ons huidige gebouw met krappe receptie en 4 balies niet kunnen ontvangen. De enige manier om dit op te kunnen vangen zal de receptie weer door 2 personen bezet moeten worden. Gelet op de krappe werkruimte is dit niet gewenst en bovendien is deze werkplek niet beveiligd wat wel nodig is voor de uitgifte van waarde documenten. Een andere mogelijkheid is een vergoeding vragen. Er zijn gemeenten die vragen hiervoor een vergoeding tussen de 5,-- en 10,--. Uit ervaringen van deze gemeenten blijkt dat slechts 5 tot 7% gebruik maakt van het thuisbezorgen. Hierdoor krijgen we inkomsten binnen om een gedeelte van de uitgaven van het thuisbezorgen te dekken. Echter het aantal extra bezoekers zal dan weer gaan toenemen in onze huidige

4 huisvesting. Blijkt voor deze optie gekozen te worden dan moeten we naast de reguliere inhuur nog iemand extra inhuren. Daarmee lijkt voor deze optie voor dit moment niet reëel. Op de bezorgingskosten kunnen we niet besparen. De minister heeft tot nu toe slechts twee bedrijven (Dynalogic en AMP) goedgekeurd om dit proces uit te voeren. Gebouw en auto s moeten goed beveiligd zijn. Daarnaast zijn er strenge eisen opgelegd in verband met het identificatieproces. Financiën: Deze service kost geld. We besparen al wel en klein deel op de personeelskosten van de receptie. De structurele besparing voor 2017 is hieronder weergegeven: Kostensoort Omschrijving Structureel Loonkosten 500 uur = 0,4 fte van = Afgerond: Deze formatie is verminderd op functie: medewerker publieke dienstverlening D nummer en wordt nu ingezet voor de dekking van het thuisbezorgen.. Voor 2017 komen we volgens de prognose = te kort. Vanwege de reisdocumenten- en rijbewijzenpiek, kunnen wij dit tekort zelf bekostigen door de extra inkomsten van de gemeenteleges. Er worden in 2017 netto meer leges ontvangen dan zijn begroot. Voor 2017 zijn hiervoor geen extra middelen nodig. In 2018 loopt de reisdocumenten- en rijbewijzenpiek terug. Of het merendeel van rijbewijsaanvragen niet meer aangevraagd gaan worden bij de gemeente is nog afwachten. Hierover zal begin 2018 meer duidelijkheid over zijn. In ieder geval kunnen we stellen dat we tot en met het tweede kwartaal 2018 geen extra middelen nodig hebben en we deze extra kosten uit de extra inkomsten gemeenteleges kunnen dekken. Prognose 2017 Soort document Aantal Bezorgingspercentage Aantal Gemiddelde Kosten aanvragen bezorgingen bezorgkosten Paspoorten Identiteitskaarten Rijbewijzen Totalen Prognose 2018 Soort document Aantal Bezorgingspercentage Aantal Gemiddelde Kosten aanvragen bezorgingen bezorgkosten Paspoorten Identiteitskaarten Rijbewijzen Totalen Uitvoering: Continuering van het gratis thuisbezorgen tot en met tweede kwartaal Voor de verhuizing naar de nieuwe huisvesting de situatie opnieuw bezien. Communicatie / Website: De communicatie hierover continueren.

5 Ondernemingsraad: -- Samenhang met eerdere besluitvorming: 15R Bijlagen: 1 RIB

6 RAADSINFORMATIEBRIEF 17R Van : college van burgemeester en wethouders Datum : 20 juni 2017 Portefeuillehouder(s) : burgemeester Portefeuille(s) : Burgerzaken Contactpersoon : A. van der Lit Tel.nr. : adres : lit.a@woerden.nl Onderwerp: Evaluatie proef thuisbezorgen reisdocumenten en rijbewijzen en continueren van het gratis thuisbezorgen tot en met tweede kwartaal Kennisnemen van: Het collegebesluit van 13 juni 2017 om op basis van de evaluatie het thuisbezorgen van reisdocumenten en rijbewijzen te continueren tot en met tweede kwartaal Bezien of het gratis thuisbezorgen voortgezet kan worden na ingebruikname van de nieuwe huisvesting. Inleiding: Na ruim een jaar moet er conform de raadsinformatiebrief 15R geëvalueerd worden of de dienstverlening van het kosteloos thuisbezorgen van waardedocumenten structureel aan onze inwoners aangeboden kan worden. Uit de evaluatie zijn de volgende zaken naar voren gekomen: Deze dienst wordt gewaardeerd met een 9,1 door de inwoners van de gemeente Woerden; 42,2% van de inwoners laat het aangevraagde document thuisbezorgen; Gezien het bovenstaande kan worden geconcludeerd dat dit een succesvolle proef was. Hoe nu verder? Voor 2017 willen wij deze gratis service voor onze inwoners continueren, evenals voor de eerste helft van In de tijdelijke huisvesting hebben we te maken met een zeer krappe hal. Hierdoor zijn we niet in de gelegenheid iedereen die een waardedocument af zou moeten halen te ontvangen. De hal is te klein en de receptie is dusdanig krap waardoor er ruimte is voor één baliemedewerker. Naast het feit dat deze het uitreiken van waardedocumenten er niet bij kan doen, is ook de veiligheid niet gewaarborgd. Gezien de evaluatie en de bijzondere situatie van de tijdelijke huisvesting willen we het gratis thuisbezorgen tot en met tweede kwartaal 2018 continueren. Voor 2017 hebben we nog als bijzondere situatie die voor extra problemen zorgt. Er is sprake van een piek in reisdocumenten en rijbewijzen. Dit komt doordat de reisdocumenten van kinderen voor het eerst vernieuwd moeten worden nadat zij 5 jaar geleden allemaal en eigen reisdocument moesten aanschaffen. Ze mochten niet meer bijgeschreven worden op de paspoorten van hun ouders. Ook rijbewijzen, waarvan de eerste periode dat deze tien jaar geldig zijn nu voorbij is, moeten verlengd worden. We verwachten dat deze piek in de loop van 2018 gaat afnemen. Voor 2018 zijn er op dit moment nog onzekerheden. We gaan over naar de nieuwe huisvesting. Hier kan de receptie weer bemenst worden door twee medewerkers en is de veiligheid gegarandeerd. Wellicht kan het uitreiken van de waardedocumenten daar weer plaatsvinden. Toekomstige ontwikkelingen

7 Rijbewijzen zullen waarschijnlijk in de loop van 2018 niet meer aangevraagd gaan worden bij de gemeente. Hiervoor loopt op dit moment een pilot bij diverse gemeenten. Als dit definitief doorgaat betekent dit dat de aanvraag voor het grootste deel niet meer bij de gemeente plaats gaat vinden. Verder zijn er ontwikkelingen (identiteitsvaststelling, frontoffice gaat de nieuwe backoffice worden, digitalisering) bij het KCC waarvan de impact op dit moment nog niet inzichtelijk is. Het gratis thuisbezorgen willen we voort zetten tot tweede kwartaal voor de verhuizing naar de nieuwe huisvesting. Daarnaast blijft het wenselijk gezien het succes en in het kader van goede dienstverlening deze proef door te zetten tot en met tweede kwartaal Kernboodschap: We zetten het thuisbezorgen van reisdocumenten en rijbewijzen tot en met het tweede kwartaal van 2018 voort. Een service die door onze inwoners zeer hoog gewaardeerd wordt. Financiën: De kosten voor de proef in 2016 waren gedekt in de begroting. Aangezien dit jaar een reisdocumenten- en rijbewijzenpiek kent kunnen wij dit tekort zelf bekostigen door de extra inkomsten van de gemeenteleges. Er worden in 2017 netto meer leges ontvangen dan zijn begroot. Vervolg: Voor 2018 verwachten we de kosten van het thuisbezorgen wederom uit de extra leges te dekken. Bijlagen: De secretaris De burgemeester drs. M.H.J. van Kruijsbergen MBA V.J.H. Molkenboer