Gemeente Den Haag. de gemeenteraad. cc commissie Bestuur cc Rekeningencommissie

Transcriptie

1 Gemeente Den Haag Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag de gemeenteraad cc commissie Bestuur cc Rekeningencommissie Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk Rm BSD RIS Doorkiesnummer adres Aantal bijlagen Onderwerp 5e voortgangsrapportage apparaatskostenbezuiniging Datum 4 juli 2013 Aanleiding In de vorige voortgangsrapportages hebben wij u geïnformeerd over de bezuiniging op het apparaat van 48 miljoen en aanvullende bezuinigingen. De formatiedaling als gevolg van de bezuiniging op het apparaat is circa 550 fte per ; de formatiedaling als gevolg van aanvullende bezuinigingen is circa 500 fte per De totale formatiedaling per bedraagt circa fte. Bij raadsmededeling 149 4e voortgangsrapportage apparaatskostenbezuiniging (RIS , 14 december 2012) hebben wij u voor het laatst geïnformeerd over de voortgang van de apparaatskostenbezuinigingen Twee keer per jaar ontvangt u een rapportage over de voortgang van deze bezuinigingen (gebaseerd op de stand per 1 april en per 1 oktober). Voortgang apparaatskostenbezuinigingen We hebben vanaf 2010 belangrijke financiële resultaten geboekt. De kosten inhuur externen zijn met 37,4 mln. gedaald en op de centrale dienstverlening van het IDC hebben we per 1 januari 2013 een structurele bezuiniging van 6 miljoen gerealiseerd. Daarnaast blijven we op koers met de te realiseren krimp van onze organisatie. Per 1 april 2013 bedraagt de formatie van de gemeente Den Haag fte 1. Ten opzichte van 1 januari 2010, het ijkpunt waartegen de formatiedaling wordt afgezet, is de formatie 871 fte afgenomen. We hebben hiermee 82% van de geprognosticeerde formatiedaling bereikt. Onderstaande tabel laat de gerealiseerde en de nog te realiseren formatiedaling zien. 1 Het betreft hier de formatiestand inclusief de formatieuitbreiding als gevolg van nieuwe taken, 224 fte vanaf 2011, (deze wordt namelijk buiten de bezuiniging gelaten). Het gaat bijvoorbeeld om Handhaven op Haagse Hoogte, het nieuwe Hofbad en de Overname Buurt Beheer Bedrijven. Inlichtingen bij Postadres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag Telefoon: Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Internetadres:

2 Aantal fte BSD/ Formatiedaling apparaatskostenbezuiniging (opgave totaal fte) Aantal fte Percentage Cumulatief Gedaald van 1 januari 2010 t/m 1 januari fte 14% 14% Gedaald van 1 januari 2011 t/m 1 januari fte 25% 39% Gedaald van 1 januari 2012 t/m 1 januari fte 41% 80% Gedaald van 1 januari 2013 t/m 1 april fte 2% 82% Nog te dalen t/m 1 januari fte 18% 100% Totale formatiedaling fte 100% Uit onderstaande figuur blijkt dat we de formatiedaling realiseren volgens plan Prognose en realisatie formatiedaling 1 april jan-11 1-jan-12 1-jan-13 1-jan-14 prognose realisatie In onderstaande tabel is te zien hoe de verschillende diensten in formatie zijn gekrompen. Concern Peildatum 1 april 2013 Formatieplaatsen (fte) Gerealiseerde formatiedaling (van 1 januari 2010 tot 1 april 2013) BSD DOB DPZ DSB DSO GAD 46-4 HGR IDC OCW SZW Totaal

3 BSD/ Naast formatiedaling heeft er vanaf 2011 als gevolg van nieuwe taken ook formatieuitbreiding plaatsgevonden. Het gaat bijvoorbeeld om Handhaven op Haagse Hoogte, het Hofbad, Den Haag Onderdak/CCP, Overname Buurt Beheer Bedrijven, Gemeentelijke Kredietbank, project huisuitzetting en bureau nazorg. De totale formatieuitbreiding in de afgelopen periode is 224 fte en is voor een deel tijdelijk (15%); deze tijdelijke uitbreiding wordt deels gefinancierd uit extra middelen (15%). Van werk naar werk We verrichten nog steeds veel inspanningen om de re-integratiekandidaten van werk naar werk te begeleiden. Gemeentebreed zijn tot 1 april 2013 in totaal 151 re-integratiekandidaten bemiddeld. Hiervan is 73% binnen de gemeente geplaatst en 27% is uitgestroomd. Uit onderstaande tabel blijkt dat we per 1 april 103 re-integratiekandidaten in behandeling hebben en er nog 51 verwachten. Re-integratiekandidaten (vanaf 2011 tot 1 april 2013) Kandidaten geplaatst / vrijwillig vertrokken 135 Gedwongen ontslag 16 Kandidaten in behandeling 103 Verwachte kandidaten 51 Totaal 305 Omdat op 1 januari 2013 de non-ontslaggarantie is vervallen, zijn vanaf die datum de eerste gedwongen ontslagen gevallen. Voor 110 re-integratiekandidaten gold dat hun oorspronkelijke ontslagdatum in het eerste kwartaal van 2013 lag. Van de 21 mensen van wie wij ten tijde van de vorige voortgangsrapportage voorzagen dat zij moeilijk plaatsbaar waren en ontslagen zouden worden, is voor vijf personen toch ander werk gevonden. Dit betekent dat er uiteindelijk 16 gedwongen ontslagen zijn gevallen in het eerste kwartaal van 2013 (86% is succesvol begeleid en 14% is met ontslag). Ondanks het feit dat de opgave om re-integratiekandidaten van werk naar werk te begeleiden moeilijker wordt vanwege moeilijk plaatsbare kandidaten en de zeer beperkte mogelijkheden op de arbeidsmarkt, verwachten wij nog steeds dat het totale aantal gedwongen ontslagen niet meer dan zal zijn. We verwachten dat het aantal dit jaar zal oplopen tot circa 30 en volgend jaar tot

4 BSD/ In de groep van 16 gedwongen ontslagen zitten negen mannen en twee 60+-ers. Eén van de twee 60+-ers is vanwege arbeidsongeschiktheid ingestroomd in de WIA. Vijf van deze 16 medewerkers zijn niet volledig, maar gedeeltelijk ontslagen - voor 20% tot 70% van hun aanstelling en werken nog bij onze gemeente. Vanaf 1 juli pakken we de re-integratieplicht die wij als gemeente hebben voor ex-ambtenaren in de WW met alle diensten gezamenlijk aan. De nieuwe aanpak sluit aan op de eerdere re-integratie inspanning. We blijven ons dan ook inspannen voor een zo snel mogelijke toeleiding naar (tijdelijk) werk en streven hiermee naar een beperking van de WW-kosten. Toetsingscommissie De Toetsingscommissie is sinds februari 2011 actief en doet bindende uitspraken over de vraag of een vacature of tijdelijke functie - van meer dan euro of langer dan drie maanden - extern kan worden vrijgegeven. De commissie doet ook bindende uitspraken over de vraag of een re-integratiekandidaat moet worden geplaatst op een (tijdelijke) vacature. Het bureau Van werk naar werk (bvwnw) ondersteunt de Toetsingscommissie in haar doel om vacatures intern te vervullen door het matchen van fase 0, fase 1 of re-integratiekandidaten op (tijdelijke) vacatures. De vacatures die aan de Toetsingscommissie worden voorgelegd, zijn vooral specialistisch van aard. De Toetsingscommissie geeft deze vacatures, die niet binnen de gemeente te vervullen zijn, vrij voor externe werving of inhuur. In 2012 is 66% van de 256 vacatures (inclusief klussen) intern vervuld, 30% is vrijgegeven voor externe werving en 4% is teruggetrokken door de betreffende dienst. Om de mobiliteit van leidinggevenden over diensten heen verder te stimuleren, zetten we vacante managementfuncties niet meer binnen een dienst uit, maar direct gemeentebreed. Hierbij krijgen reintegratiekandidaten conform het SBK voorrang. Deze maatregel passen we toe ten aanzien van alle leidinggevende functies vanaf schaal 9. Inhuur externen De kosten voor het inhuren van externen bedroegen in ,3 mln. en bedragen hiermee 12,1% van de loonsom. Sinds 2009 is de inhuur sterk gedaald door een combinatie van terugloop van (begrotings)middelen en het treffen van een aantal maatregelen. De kosten blijven sinds 2011 dan ook onder de gestelde norm van 15% van de loonsom. Uitstroom leeftijdscohorten In de periode van 1 januari 2011 tot 1 april 2013 hebben in totaal medewerkers de organisatie verlaten. Tegenover deze uitstroom van 14,2% staat een beperkte instroom van 4,2% (externe werving voor intern moeilijk te vervullen vacatures voor zowel bestaande als nieuwe taken). De gemiddelde leeftijd was op 1 januari ,5 jaar en is op 1 april ,9 jaar. Wederom constateren we dat de gemiddelde leeftijd minder stijgt dan op basis van de autonome leeftijdsontwikkeling van ons personeelsbestand (zonder nieuwe instroom) verwacht kan worden. Toch blijft verjonging van de organisatie een aandachtspunt, onder meer via traineeprogramma s. Op dit moment vindt de werving van 10 WO en 10 HBO-trainees plaats; zij zullen per 1 september 2013 starten bij de gemeente.

5 BSD/ ,9 In onderstaande tabel is weergegeven hoe de recente uitstroom (eerste kwartaal 2013) is verdeeld over de leeftijdscohorten. De uitstroom van medewerkers tot 25 jaar en van 45 tot 55 jaar was beperkt en was het grootst in 55 en ouder. De uitstroom heeft een beperkt effect op de opbouw van ons personeelsbestand; het aandeel jarigen is licht gedaald, het aandeel 55+-ers licht gestegen. Leeftijdscohort Uitstroom januari-april 2013 Aandeel van cohort in personeelsbestand op 1 januari 2011 Aandeel van cohort in personeelsbestand op 1 april jaar 3% 1% 1% jaar 30% 18% 14% jaar 20% 25% 25% jaar 7% 32% 32% jaar 40% 24% 28% Totaal 100% 100% 100% De belangrijkste redenen van uitstroom zijn: op verzoek van een medewerker (35%), pensioen (34%) en de beëindiging van tijdelijke aanstellingen (22%). De uitstroom van medewerkers die met pensioen gaan, blijft zich de komende jaren voortzetten. Uitstroom vrouwen Wederom informeren wij u over de uitstroom van vrouwen. Er zijn vanaf januari 2011 iets minder vrouwen dan mannen uitgestroomd (45% versus 55%). De belangrijkste reden van uitstroom verschilt tussen vrouwen en mannen. Bij vrouwen is de belangrijkste reden van uitstroom ontslag op verzoek; dit geldt voor bijna de helft van de uitgestroomde vrouwen (42%) en voor een derde van de mannen (35%). De belangrijkste reden waarom mannen uitstromen is omdat ze met pensioen gaan (47%, circa 280); slechts 15% van de vrouwen is uitgestroomd omdat ze met pensioen gaan (circa 75).

6 BSD/ Frictiekosten De inkrimping van de gemeentelijke organisatie gaat gepaard met reorganisaties, flankerende maatregelen en investeringen in bedrijfsvoeringsystemen. De kosten die hiermee gemoeid zijn, heten frictiekosten. Wij bieden medewerkers verschillende flankerende voorzieningen om ze van werk naar werk te begeleiden. Het gaat bijvoorbeeld om bij- en omscholing, opstellen van arbeidsmarktprofielen en loopbaanscans, outplacementtrajecten, loonsuppletie, premies voor het starten van een eigen bedrijf, stimuleringspremies en het bureau Vwnw. Dit doen we in de eerste plaats vanuit goed werkgeverschap. Daarnaast willen we het aantal WW-aanspraken, waar de gemeente als eigenrisicodrager mee wordt geconfronteerd, zoveel mogelijk beperken. Deze aanspraken zijn als risico opgenomen in de begroting. In de Programmarekening 2012 bent u op hoofdlijnen geïnformeerd over de frictiekosten. In deze voortgangsrapportage gaan we hier specifieker op in. We lichten achtereenvolgens het totaal aan frictiekosten in 2011 en 2012, de frictiekosten in 2012 en de frictiekosten in 2012 verdeeld naar de categorieën en diensten toe. Frictiekosten 2011 en 2012 Het college heeft in totaal 50 mln. beschikbaar gesteld voor frictiekosten ( 30 mln. vanaf 2011 en nog 20 mln. vanaf 2012). Deze frictiekosten zijn bedoeld om de apparaatskostenbezuiniging en ombuigingen door beleidsbezuinigingen, afnemende omzet en de rijksbezuiniging op te vangen. Het totaal aan frictiekosten wordt gedekt uit de centrale reserve frictiekosten, uit positief resultaat en uit de reeds eerder gevormde voorzieningen. De dekking van de frictiekosten in 2011 en 2012 is als volgt: Centrale reserve frictiekosten Dienstmiddelen ingezet voor frictiekosten Totale frictiekosten Frictiekosten Na 2011 resteert Bij de begroting 2012 toegevoegd Frictiekostenbudget 1/1/ Frictiekosten Frictiekostenbudget 1/1/ Frictiekosten in In 2011 en 2012 hebben we in totaal 37,4 mln. aan frictiekosten gemaakt. Hiervan is 17,3 mln. ten laste gekomen van de centrale reserve en 20,1 mln. is gedekt uit programmavoordelen. Van de 37,4 mln. hebben diensten reorganisatievoorzieningen gevormd met een totale omvang van 23,8 mln. (Hiervan is door diensten in ,4 mln. besteed.) De resterende 13,6 mln. betreffen overige frictiekosten. Totaal aan frictiekosten Bedrag (in mln. ) Frictiekosten in voorzieningen 23,8* Overige frictiekosten 13,6 Totaal aan frictiekosten 37,4 *Hiervan is in ,4 mln. aan bestedingen gedaan.

7 BSD/ Frictiekosten in 2012 Bedrag (in mln.) Frictiekosten in voorzieningen 7,6 Besteding uit voorzieningen 3,4 Overige frictiekosten 8,9 Totaal 19,9 Het totaal aan frictiekosten in voorzieningen, bestedingen uit voorzieningen en overig bedraagt in ,9 mln. (zie bijlage voor overzicht per dienst). Bij zes gemeentelijke diensten (SZW, DPZ, DSO, OCW, IDC en DSB) zijn in 2012 voorzieningen getroffen dan wel naar boven bijgesteld. Het gaat in totaal om 7,6 mln. In 2012 zijn ook bestedingen gedaan uit de reorganisatievoorzieningen die in 2011 zijn gevormd. Het gaat in totaal om 3,4 mln. De categorie overig bedraagt in ,9 mln. Het betreft kosten die zijn gemaakt om personeel van werk naar werk te begeleiden, zoals stimuleringspremies, loonsuppletieregelingen, outplacementskosten, omscholing en het bureau Vwnw. Daarnaast gaat het om kosten voor verbetering van de werkprocessen, onder meer procesinrichtingen en de automatisering hiervan. Voor de frictiekosten ( 16,5 mln.) ingezet voor flankerende maatregelen, bureau van werk naar werk en de reorganisatievoorzieningen is in de onderstaande grafiek de verdeling te zien. Reeks1; BvWnW; ; 5% Reeks1; reorganisatievoorzie ningen; ; 46% Reeks1; Flankerende maatregelen; ; 49% reorganisatievoorzieningen Flankerende maatregelen BvWnW Naar aanleiding van vragen in de Rekeningcommissie van 16 mei 2013 gaan we in deze rapportage ook in op de frictiekosten die wij vanaf 1 januari 2013 verwachten en op de vraag waarom niet meer frictiekosten cultuur zijn toegerekend aan de reserve frictiekosten. In de centrale reserve frictiekosten resteert per 1 januari ,7 mln. De reserve hebben wij binnen de doelstelling van de reserve frictiekosten als volgt ingevuld:

8 BSD/ Totaaloverzicht verdeling budget frictiekosten Centraal (bvwnw) Decentraal (totaal 5 clusters + het IDC) BC scanstraat Nog te verdelen (o.a. voor BC s) Frictiekosten om ook de verdere beleidsbezuinigingen, de afnemende omzet en de omvangrijke rijksbezuinigingen op te vangen Herstructureringsfaciliteit HGR De reserve frictiekosten is op de volgende onderdelen reeds beklemd: Frictiekosten voor het Bureau van werk naar werk 2,0 mln. Frictiekosten voor diensten om de bezuiniging in 2013 en 2014 te realiseren. In deze taartpunten zit 13,6 mln. Frictiekosten voor de businesscase Scanstraat voor 0,8 mln. Frictiekosten voor het programma Feniks bij SZW/HGR voor 1,9 mln. Het resterend deel van de frictiekosten 14,4 mln. is bestemd voor frictiekosten bij DSO (taartpunt is reeds ingezet), frictiekosten voor de sluiting van wijkbibliotheken, frictiekosten voor te bepalen businesscase en frictiekosten voor re-integratiekandidaten. Wel geldt dat gemeentelijke diensten eerst het positief resultaat inzetten alvorens de reserve frictiekosten wordt aangesproken. Dit kan er in de toekomst toe leiden dat bij de frictiekosten voor de diensten een onderbesteding ontstaat in de reserve frictiekosten. Voorziening Cultuur De Rekeningcommissie vraagt zich af waarom frictiekosten voor medewerkers met een B-3 status bij gesubsidieerde instellingen niet geheel ten laste van de reserve Frictiekosten zijn gebracht. In 2012 heeft de externe Adviescommissie Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur geadviseerd om een aantal instellingen minder of geen subsidie te geven. Het gemeentebestuur heeft het advies met enkele wijzigingen overgenomen. Gedurende 2012 zijn de subsidiebeëindigings- en kortingsbesluiten aan de betreffende instellingen gestuurd. Door afslanking of opheffing ontstaan bij enkele instellingen juridische kosten. Bepaalde instellingen hadden de gelegenheid om een sociaal plan op te stellen. Op basis van de sociale plannen moest een voorziening gevormd worden tot een hoogte van 14 miljoen. Conform de gemeentebrede afspraken (RIS ) heeft het college de juridische kosten voorzien van dekking, namelijk door inzet van bedrijfsvoeringsoverschotten, programmavoordeel en de reserve frictiekosten. Tot slot Het college concludeert dat de apparaatskostenbezuiniging voor wat betreft formatie en budget op koers ligt. Van de beoogde krimp van circa formatieplaatsen is op 1 april % gerealiseerd. We blijven sturen op mobiliteit en het benutten van de interne capaciteit. Zo heeft bijna driekwart van de re-integratiekandidaten binnen de gemeente een andere functie gevonden en een kwart heeft de organisatie verlaten. Voor de medewerkers die met gedwongen ontslag zijn gegaan, vervullen we als werkgever onze verplichting tot re-integratieinspanning. Per 1 juli 2013 starten we met een gemeentebrede aanpak voor exambtenaren in de WW. Deze aanpak sluit aan op de eerdere re-integratie inspanning. We streven hiermee naar een zo snel mogelijke toeleiding naar (tijdelijk) werk en een beperking van de WW-kosten.

9 BSD/ Vanwege de bezuinigingsoperatie is de uitstroom de afgelopen periode fors en zijn de mogelijkheden voor instroom beperkt. We hechten waarde aan de instroom, omdat we het belangrijk vinden om extern te kunnen werven voor bijvoorbeeld specialistische functies en jong talent. Dit najaar zullen 20 nieuwe trainees instromen. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, mw. A.W.H. Bertram J.J. van Aartsen

10 BSD/ Bijlage: Frictiekosten 2012 per dienst Het totaal aan frictiekosten in voorzieningen, overige frictiekosten en bestedingen uit voorzieningen bedraagt in 2012 per dienst is als volgt Frictiekosten in voorzieningen Overige frictiekosten Besteding uit voorziening 2011 Centrale reserve frictiekosten Bureau van Werk naar Werk BSD Frictiekosten en bestedingen Dekking Eigen middelen DOB DPZ Deking uit voorzieningen DSO OCW IDC SZW DSB Totaal