Kwartaalmonitor CFO Derde kwartaal 2013 (september - oktober)

Transcriptie

1 Kwartaalmonitor CFO Derde kwartaal 2013 (september - oktober) Monitor CFO, kwartaal Pagina 1 van 8

2 Leeswijzer In het eerste hoofdstuk leest u over de financiële opgave met betrekking tot CFO. In hoofdstuk twee volgt de personele monitor. Monitor CFO, kwartaal Pagina 2 van 8

3 (* 1.000) Hoofdstuk 1: Financiële opgave CFO Aan de CFO taakstelling zijn aanzienlijke bezuinigingen gekoppeld. Daarnaast is krimp noodzakelijk om het hoofd te bieden aan wegvallende dekkingsmiddelen (o.a. projecten en leges omgevingsvergunning). De financiële opgave CFO bevat verschillende maatregelen. Een belangrijke maatregel die structureel bijdraagt aan de bezuinigen is het verminderen van het aantal personeelsleden. Verder worden er maatregelen getroffen in de bedrijfsvoering die variëren van een incidentele korting op het scholingsbudget in 2013 tot een structurele vermindering van huisvestingkosten. In onderstaande grafiek staat de realisatie van de financiële opgave CFO. Dit is de stand van zaken op 31 oktober In 2013 moeten we 2,8 miljoen euro bezuinigen. Dit bedrag loopt op naar 5,6 miljoen euro in In de programmabegroting was hier nog een aanvullende taakstelling van ruim 2 miljoen euro opgenomen vanaf 2014 en verder. Deze CFO taakstelling is meegenomen in de structurele bezuinigingsopgave 2014, die door de raad op 1 juli jl. is vastgesteld. De verwerking daarvan is meegenomen in de programmabegroting Deze brengt een extra personele taakstelling mee van 10 fte. in 2014, ca euro. Deze opgave is nog niet in onderstaande tabel verwerkt. Dit geldt ook voor de aanvullende organisatietaakstelling (75 tot 100 fte.) uit de meerjarenbegroting In de volgende monitor wordt deze opgave uitgewerkt en in beeld gebracht Financiële taakstelling CFO Begroot Realisatie 31/ Begroot Realisatie 31/ Uit deze tabel kunnen we concluderen dat de realisatie voor 2013 voor een belangrijk deel is ingevuld. Van de resterende euro wordt ca euro niet gerealiseerd. Dit is het gevolg van de toename van werkzaamheden bij werk en inkomen als uitvloeisel van de economische situatie. De financiële opgave vanaf 2014 moet voor een belangrijk deel worden ingevuld doordat er minder mensen werken bij de gemeente, dus een afname van de personeelsformatie. Als de mobiliteit in 2013 niet leidt tot voldoende beëindigingen van inhuur of vertrek naar buiten, levert dit een aanzienlijk risico op voor de realisatie van de bezuinigingsopgave in 2014 en dus tot frictiekosten. Monitor CFO, kwartaal Pagina 3 van 8

4 Hoofdstuk 2: Personele opgave CFO Samenvatting Per kwartaal informeren wij u over de gerealiseerde krimp en de nog resterende opgave. Om de oplossingsrichtingen en de in te zetten maatregelen te bepalen voor de resterende opgave, zijn in deze rapportage de meest actuele overzichten m.b.t. personele kengetallen opgenomen. Deze monitor geeft verslag van de personele krimp binnen de organisatie. In de programmabegroting is vastgesteld dat de organisatie met 273 fte moet krimpen. Bovenop de bestaande taakstelling is in de programmabegroting 2014 een krimpopgave opgenomen van ca. 10 fte in 2014 en tussen de 75 en 100 fte in de periode De oorspronkelijke krimpopgave was 273 fte. Inmiddels is daarvan een groot deel gerealiseerd. Ook in deze (rapportage)periode zijn we erin geslaagd de omvang van de organisatie verder te verkleinen met 14,9 fte. Dit maakt dat de nog resterende opgave 45,9 fte bedraagt. Deze krimp is gerealiseerd door het integreren van werkzaamheden, efficiënter maken van werkprocessen, het stoppen van werkzaamheden, noodzakelijk door het beëindigen van inhuur, afscheid nemen van medewerkers met een tijdelijke aanstellingen, het vertrek van oudere medewerkers die gebruik maken van een vertrekregeling en eerder gebruik maken van hun pensioen en het niet meer of anders invullen van vacatures. In de programmabegroting 2014 is een aanvullende taakstelling opgenomen van 10 fte. Dat maakt dat wij een krimpopgave hebben van 55,9 fte (45, fte) die nagenoeg geheel vóór 1/1/2014 gerealiseerd te zijn, omdat er in de begroting geen formatiebudget meer is voor deze fte s. Dit betekent dat in de loop van 2014 of meer krimp moet worden gerealiseerd, vooruitlopend op 2015, of dat een beroep moet worden gedaan op het budget voor het flankerend beleid voor frictiekosten. Voor de periode is het totale interne oplossingsvermogen op kwantiteit 42 fte. Zowel in kwantiteit als kwaliteit (mismatch tussen vacature en medewerker) biedt dit onvoldoende mogelijkheden om de resterende krimpopgave van 55,9 fte verwezenlijken. Er zijn reeds 16,0 fte als bovenformatief aangemerkt. Dit betreft medewerkers die werkzaam waren bij de E&W ten gevolge van de reorganisatie van de DCW, medewerkers van O&O en PMBE. In november wordt ook de balans opgepakt over de nog te realiseren krimp bij BMO, SO en leefomgeving en waar nog het instrument boventalligheid moet worden ingezet. Het betreft met name medewerkers met een specialistische functie of in de hogere loonschalen. Dat betekent dat door het alleen intern herplaatsen van medewerkers de krimpopgave niet opgelost kan worden. De CFO-krimpopgave is voor een aanzienlijk deel ingevuld. Maar zowel het dalende oplossingsvermogen als de geïdentificeerde risico s maken het noodzakelijk om mobiliteit verder te versnellen. Dit betekent dat de sturing op interne mobiliteit vergroot moet worden door het aanwijzen van bovenformatieven en dat zwaarder ingezet moet worden op de externe mobiliteit: door begeleiding van werk naar werk of in de vorm van een vertrekregeling. Monitor CFO, kwartaal Pagina 4 van 8

5 Oplossingsrichtingen Het realiseren van de krimp vindt plaats langs vier routes: 1. Vacatureruimte die vrijvalt wordt zoveel als mogelijk ingezet voor de krimp en niet opnieuw ingevuld. 2. Het matchen van medewerkers met een vaste aanstelling op structureel gefinancierde formatieplekken die ingevuld worden door inhuurkrachten. 3. Uitstroom van medewerkers (door het niet verlengen van tijdelijke aanstellingen, bereiken van pensioengerechtigde leeftijd, natuurlijk verloop, stimuleren van vertrek o.a. door vertrekregelingen) 4. Het vinden van alternatieve financiering Personele krimp In de programmabegroting is vastgesteld dat de organisatie met 273 fte moet krimpen. Inmiddels is daarvan een groot deel gerealiseerd door met name het schrappen van vacatures, uitstroom en matching. Ook deze periode zijn we er wederom in geslaagd de omvang van de organisatie verder terug te brengen. We hebben 14,9 fte krimp weten te realiseren. De resterende opgave bedraagt nu nog 45,9 fte. Deze krimp dient nagenoeg geheel vóór 1/1/2014 gerealiseerd te zijn, omdat er in de begroting geen formatiebudget meer is voor deze fte s. Bovenop deze bestaande taakstelling is in de programmabegroting 2014 een krimp opgenomen van ca. 10 fte. Deze extra krimp is het gevolg van de lagere uitkering uit het Gemeentefonds en is het effect van de 6 miljard bezuiniging van het Rijk. Dat maakt dat we op dit moment een krimpopgave hebben van 55,9 fte (45,9 fte +10 fte ). Daarnaast weten we dat in de periode met nogmaals tussen de 75 en 100 fte moeten krimpen. Deze extra krimp is het gevolg van de lagere uitkering uit het Gemeentefonds en is het effect van de 6 miljard bezuiniging van het Rijk. Van de huidige krimpopgaven van 55,9 fte is (vanuit eerdere trajecten) 16,0 fte als bovenformatief aangemerkt. De medewerkers die bovenformatief zijn, worden vanuit de Mobiliteitseenheid, ingezet op (incidenteel gefinancierde) werkzaamheden en projecten. Bovenformatieven fte personen stand ,5 15 instroom t/m ,7 30 subtotaal 43,2 45 herplaatst intern* 23,2 24 uitstroom extern** 4,0 4 aantal bovenformatieven ,0 17 * waarvan 2 externe detacheringen ** waarvan 4 vertrekregelingen Tabel 1 Ontwikkeling bovenformatieven De 55,9 fte die nog moet worden gekrompen betreft veelal beleid- en staffuncties in de hogere salarisschalen of gespecialiseerde functies. Ook voor de te krimpen fte voor de komende jaren betreft het de beleid- en staffuncties in de hogere salarisschalen. Monitor CFO, kwartaal Pagina 5 van 8

6 Inhuur Eén van de strategieën die wij inzetten om de krimp te verwezenlijken is het matchen van medewerkers met een vaste aanstelling op structureel gefinancierde formatieplekken die ingevuld worden door inhuurkrachten of ZZP ers. Logischerwijs leidt dit tot een lagere inhuur. Tabel 2 laat zien dat de inhuur inclusief ZZP is gedaald van 161,42 fte in januari 2013 naar 105,07 fte. Dit is een daling van 35 %. Het streven is om, door het stimuleren van mobiliteit en het matchen van bovenformatieve medewerkers, de inhuur op structureel gefinancierde formatieplekken verder af te bouwen. De overige inhuur die nu plaatsvindt is en blijft vooralsnog noodzakelijk om de pieken op te vangen in de bedrijfsvoering en om onze dienstverlening naar de inwoners te waarborgen. Het zijn hoofdzakelijk uitvoerende functies. Te denken valt aan bijvoorbeeld werkzaamheden bij balie/ontvangst, klantcontactcentrum en zorgloket. jan-13 okt-13 Verschil Aanstelling: FTE Personen FTE Personen FTE Personen Vast 1.462, , ,03 15 Tijdelijk 45, , ,17 16 Inhuur 154, , ,24 60 ZZP 7, ,28 2 6,11 8 Totaal: 1.669, , ,55 99 Tabel 2 Ontwikkeling bezetting op concernniveau: Deze tabel laat zien welk effect de maatregelen hebben op de bezetting in Bij de start van 2013 was reeds 100 fte van de taakstelling gerealiseerd doordat inhuur en tijdelijke aanstellingen werden beëindigd en vacatureruimte niet meer werd opgevuld. Verder wordt ook deel van de taakstelling pas in 2014 definitief gerealiseerd doordat medewerkers met pensioen gaan of aanstellingen inhuur wordt beëindigd. Deze komen nog niet tot uitdrukking in de bezettingcijfers van nu. Dalend oplossingsvermogen Het interne oplossingsvermogen bestaat uit de beschikbare vacatures en de ruimte die ontstaat door toekomstig natuurlijk verloop als gevolg van het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. a) vacatures De vacaturepositie van de gemeente is continu in ontwikkeling. Daarbij speelt voor ieder programma dat, gezien de krimpopgave van tussen de 75 en 100 fte in de periode , al geanticipeerd wordt op het niet invullen van vacatures. Dat maakt het aantal plekken waarop interne matches kunnen plaatsvinden kleiner. Het totaal aantal (verwachte) vacatures bedraagt 38,3 fte waarvan bij circa 40 % sprake is van tijdelijke financiering. Vacatures fte Vacature structureel mob. Bur. (stand week 44) 17,6 Vacature Tijdelijk bij mob. Bur. Wzh > 1 jaar (stand week 44) 15,0 Vacatures structureel Verwacht (periode tot eind 2014) 5,7 Totaal 38,3 Tabel 3 Vacatures Monitor CFO, kwartaal Pagina 6 van 8

7 Aandachtspunten bij de vacaturepositie zijn: Veel vacatures in lage(re) functieschalen. Er is een mismatch tussen medewerkers waarvan het werk vervalt en de vacatures in kennis & kunde, schaalniveau en beschikbaarheid (bv aantal contracturen). Veel vacatures voor projecten o.a. voor arbeidsmarktoffensief en lean werken, waarbij sprake is van tijdelijke financiering. b) Uitstroom als gevolg van pensioengerechtigde leeftijd Een ander onderdeel van het oplossingsvermogen is toekomstig natuurlijk verloop. Alle medewerkers zijn in beeld gebracht die 60 jaar of ouder zijn en waarvan de functie nog niet gekoppeld is aan een toekomstige krimpbeweging. Voor 2014 is dit 3,7 fte. Voor de jaren daarna tot en met 2016 gaat het om 40,9 fte. c) Totale oplossingsvermogen Voor de periode is het totale oplossingsvermogen (vacatureruimte en uitstroom samen) op kwantiteit 42 fte. In de vorige periode was er nog een beschikbaar oplossingsvermogen op kwantiteit van 54 fte. Voor de periode is nog geen inzicht te geven in de te verwachten vacatureruimte. Kijkend naar het toekomstig verloop tot en met 2016 kan gesteld worden dat het minimale oplossingsvermogen 40,9 fte bedraagt. Uitstroomregelingen Een aanvullende oplossingsrichting wordt gevormd door uitstroomregelingen. Als collega s hun loopbaan buiten de gemeente zoeken of eerder stoppen met werken, kan dit ook bijdragen aan de taakstelling. We voeren gesprekken om uit te zoeken wat de mogelijkheden zijn. We hebben inmiddels (stand 25/10/2013) met 62 collega s gesprekken gevoerd: 32 gesprekken hebben geleid tot een regeling; 7 gesprekken hebben niet geleid tot een regeling; 23 gesprekken zitten nog in de verkenningsfase of wachten op besluitvorming. De kosten voor de toegekende regeling zijn over de komende 3 jaren gespreid in totaal ,-. Hiervan wordt in 2013 uitbetaald Risico s / aandachtspunten In de afgelopen maanden is een aantal risico zichtbaar geworden, die nog niet (formeel) vertaald zijn in bovenstaande krimpopgave en saldo. Het betreft onder meer: Taakstellingen doordat financiering stopt (arbeidsmarktoffensief circa 27 fte per 1/1/2015) of vermindert (programma Stedelijke Ontwikkeling, circa 20 fte). Toename kosten loongebouw. Het gehele loongebouw blijft toenemen terwijl er geen nieuwe instroom plaatsvindt van goedkope(re) jonge mensen en de uitstroom niet afdoende is om dit extra effect op te vangen. Om deze risico s te verminderen worden nadere maatregelen getroffen. Vervolg Op basis van bovenstaande informatie kan geconcludeerd worden dat de CFO krimpopgave voor een aanzienlijk deel is ingevuld en dat de inspanningen vruchten afwerpen. Maar gelet op de korte periode waarin de krimp gerealiseerd moeten worden (vóór 1/1/2014), het te kleine én dalende oplossingsvermogen en de geïdentificeerde risico s maken het noodzakelijk om mobiliteit verder te versnellen. Dit betekent dat de sturing op interne mobiliteit vergroot moet worden en dat zwaarder ingezet moet worden op de externe mobiliteit. a) Gericht sturen op interne mobiliteit We hebben gezien dat op basis van vrijwillige mobiliteit veel matches zijn gerealiseerd. Echter, we ervaren de laatste maanden dat een meer gerichte sturing nodig is om ook daadwerkelijke krimp te krijgen op die plekken binnen de organisatie waar het werk wegvalt. Een krachtig instrument hierbij is het aanwijzen van bovenformatieven, dit draagt bij aan een concreet gevoel van urgentie. Daarom is besloten ook de komende Monitor CFO, kwartaal Pagina 7 van 8

8 tijd medewerkers als bovenformatief aan te wijzen. Dit biedt ook meer mogelijkheden om gericht en op maat van medewerkers vorm te geven aan van werk naar werk. b) Externe mobiliteit vergroten Het interne oplossingsvermogen (42 fte) alleen is onvoldoende (zowel kwantitatief als kwalitatief) om de resterende krimpopgave van 55,9 fte te realiseren. Dit betekent dat wij onze externe mobiliteit moeten vergroten door medewerkers te begeleiden in een traject van werk-naar-werk buiten de gemeente Enschede, zo nodig in de vorm van detacheringen en collegiale doorleen. We brengen gericht externe vacatures onder de aandacht en zoeken samenwerking met andere gemeenten en regionale partners. De komende tijd wordt verder ingezet op het zoeken van samenwerking met externe mobiliteitsbureau s en het verkennen van mogelijke extra arrangementen voor oudere medewerkers. We constateren dat de vitaliteit van onze organisatie onder druk komt te staan. Van de werkzame beroepsbevolking is landelijk gezien 32% jonger dan 35 jaar, bij gemeenten is dit 14%, maar in onze organisatie slechts 11%. Daar staat tegenover dat bij ons 28% ouder is dan 55 jaar, terwijl dat landelijk slechts 16% is. Een andere aspect is dat wij ook de komende jaren een krimpende organisatie blijven, waardoor we de relatie met de externe arbeidsmarkt aan het verliezen zijn. Hoe wij ook in de toekomst een vitale organisatie kunnen blijven met ruim aandacht voor jong talent, blijft een aandachtspunt en worden voorstellen uitgewerkt. Hierbij betrekken we ook de quickscan die op dit moment wordt uitgevoerd op initiatief van de gemeente Nijmegen bij verschillende andere gemeente (Groningen, Arnhem, Tilburg en Maastricht) naar de omvang van beleids- en procesfuncties. Monitor CFO, kwartaal Pagina 8 van 8