FAQ Boekhouding Template-klanten

Transcriptie

1 FAQ Boekhouding Template-klanten Inhoud Waar vind ik mijn boekhouddocumenten?... 3 Welke documenten kan ik terugvinden op Boekhouddocumenten?... 4 Factuurlijst... 4 Cumul boekingsdocumenten... 5 Rekening klant... 5 Attest loonlasten... 6 Staat Sociale balans... 7 Attest 276T... 7 Betalingsdocumenten... 7 Welke documenten kan ik terugvinden op edox?... 8 Facturen/creditnota s... 8 Fiscale documenten... 8 Girale documenten... 8 Loondocumenten... 8 Mijn boekhouding... 8 Sociale documenten... 9 Wat is de betekenis van een loonperiode, boekhoudperiode en een berekeningsdatum?... 9 Bij SSC... 9 Bij SD Worx... 9 Wat is het verschil tussen een fiscale en een boekhoudkundige jaarafsluiting? Wanneer wordt een jaar fiscaal afgesloten? Hoe worden berekeningen op fiscaal afgesloten jaren geboekt in mijn hulpdagboek? Hoe worden berekeningen op fiscaal afgesloten jaren geboekt in de Finhosta? Hoe kan ik mijn hulpdagboeken laten aansluiten met de Finhosta? Wat is het principe van de boekhoudkundige jaarafsluiting in eblox? Hoe gebeurt de jaarafsluiting technisch in eblox? U wenst geen bijkomende lasten of provisies op te geven U wenst bijkomende loonlasten en opbrengsten op te geven Provisie vakantiegeld (codes 6010 t.e.m. 6049) BTW Wetsverzekering

2 RSZ-verminderingen (doelgroepverminderingen) Hoe kan ik de Staat 325 laten aansluiten met mijn boekhouding? Wat is het attest loonlasten? Wat zijn jaar- en kwartaalfacturen (niet-nominatieve facturen)? ,27 % RSZ op vakantiegeld arbeiders (code 5040) ,86 % RSZ op groepsverzekering (code 5840) Herverdeling sociale lasten (code 5050) IPA-korting (codes 5951 en 5954) Waarom levert SD Worx zoveel documenten in PDF-formaat aan? Wat met het rapport Personeelslasten? Hoe verloopt het Finhosta-proces voor ziekenhuizen bij SD Worx? Tabel Tabel Tabellen 13, 14, Wat met verschillen in FTE s in Tabel 14? Waarop moet ik letten bij de Sociale balans? Diversen Hoe gebeurt de verwerking van de eco- en geschenkcheques in de hulpdagboeken? Hoe gebeurt de verwerking van de huwelijks- en anciënniteitspremie in de hulpdagboeken?

3 Waar vind ik mijn boekhouddocumenten? e-dox en on line boekhouddocumenten zijn 2 portalen op de website van SD Worx waar heel wat documenten gestockeerd worden die SD Worx voor u heeft opgemaakt. Via de website van SD Worx: komt u op deze pagina: Via mysdworx bovenaan het scherm komt u op een tussenscherm waar u met een user/paswoord kunt aanloggen. Heeft u nog geen toegang hebben tot dit portaal, dan kan u (via uw HR-afdeling) contact opnemen met uw payroll consulent bij SD Worx. 3

4 Eenmaal aangelogd, komt u op onderstaand scherm: Bij Mijn toepassingen vindt u Boekhouddocumenten en edox. Boekhouddocumenten is een portaal specifiek voor boekhouders; edox is afgestemd op uw HRafdeling. Sommige documenten worden op beide portalen ter beschikking gesteld. Beide portalen worden afzonderlijk beveiligd. Het kan dus zijn dat u toegang heeft tot de facturen/creditnota s op Boekhouddocumenten en niet tot diezelfde documenten op edox. Zowel op Boekhouddocumenten als op edox worden documenten ter beschikking gesteld die nominatief zijn. Daarom zullen sommige organisaties niet al hun boekhouders toegang geven tot deze applicaties. De toegangen worden geregeld door uw collega s van HR. Welke documenten kan ik terugvinden op Boekhouddocumenten? Factuurlijst Als u de factuurlijst opent, vindt u een archief van acht kwartalen van alle facturen die SD Worx heeft opgemaakt kunt u per kwartaal een overzicht krijgen van alle facturen/creditnota s die SD Worx u over dat kwartaal heeft verstuurd met volgende posten: Totaal factuur/creditnota Beheer BTW 4

5 RSZ Fondsen Voorheffing Loonbeslag Er is een kolom netto voorzien. Aangezien de betalingen van de netto s meestal giraal gebeuren via de rekening van de werkgever en niet via SD Worx, is deze kolom meestal leeg. Cumul boekingsdocumenten Hier kan u een samenvattend boekingsdocument creëren volgens de rekeningen van het Minimum Genormaliseerd Rekeningstelsel. U kiest zelf welke (aaneengesloten) loonperiodes en berekeningsdata u wil cumuleren. Klikt u op een onderlijnd rekeningnummer, dan krijgt u een overzicht van alle facturen die hierin werden opgenomen. Klikt u op een factuurnummer, dan krijgt u de detail van de factuur. Het samenvattend boekingsdocument kan geëxporteerd worden naar Excel. Opmerking Omdat dit document geen rekening houdt met de specifieke situatie van de Social Profit klanten, promoten we het gebruik van dit document niet. Voor alle Social Profit-klanten worden er immers hulpdagboeken gemaakt die wel aangepast zijn aan hun specifieke situatie. Het staat u vrij deze cumul boekingsdocumenten te gebruiken maar zeker bij wat complexere organisaties is de praktische toepassing ervan minder aangewezen. Rekening klant Dit document geeft u een overzicht van de betaling/verrekening van facturen. Welke bedragen kunnen verrekend worden? Beheer en BTW mogen onmiddellijk verrekend worden. Voor RSZ en Bedrijfsvoorheffing gelden echter andere regels. Dit betekent dat bepaalde delen van een creditnota wel verrekend mogen worden en andere niet. SD Worx duidt dit aan door middel van codes op de creditnota. De verklaring van deze codes vindt u op de keerzijde. Een niet-verrekenbaar bedrag kan dus niet in mindering gebracht worden van een te betalen factuur. Een bijkomend gevolg is dat een creditnota niet noodzakelijk in één beweging wordt gesaldeerd en dat meerdere bewegingen volgen (eerst bijvoorbeeld de RSZ en daarna de bedrijfsvoorheffing, of omgekeerd). 5

6 Als u twijfelt of er al dan niet mag verrekend worden adviseren wij om contact op te nemen met uw payroll consulent bij SD Worx. Een eenvoudige oplossing bestaat erin dat u enkel de facturen betaalt en de creditnota s niet in mindering brengt. SD Worx doet zelf de nodige controles en zal na het uitvoeren van deze controles, de creditnota s of delen van creditnota s terugstorten op de rekening van de werkgever. Zo wordt de opvolging voor u als werkgever beperkt. Attest loonlasten Het Attest Loonlasten is vergelijkbaar met het vroegere Rapport Jaaroverzicht en bevat een overzicht van alle loonkosten en patronale kosten die gemaakt zijn in de gegeven loonperiodes. Dit document wordt één keer per jaar bij de fiscale jaarafsluiting door SD Worx aan haar klant ter beschikking gesteld ter controle van de Opgave 325 en rechtvaardigt alle gemaakte loonkosten. Het is evenwel ook mogelijk om dit document tussentijds te laten aanmaken. Hiervoor wordt wel een forfaitair bedrag per attest aangerekend. Aandachtspunten: Het attest loonlasten dat wordt opgemaakt bij de fiscale jaarafsluiting van 2015 op 23 februari 2016, bevat alle berekeningen op loonperiodes in 2015, ook als de berekeningsdatum in 2016 valt. Anders gezegd: berekeningen die gebeurd zijn tussen 01/01/2015 en 23/02/2016 op loonperiodes in 2015, worden mee opgenomen in het attest loonlasten van Correcties berekend tussen 01/01/2015 en 23/02/2016 met betrekking tot de loonjaren 2014 en 2013, zitten niet mee in dit attest loonlasten. Werknemers die geen fiche 281 ontvangen, worden niet opgenomen in het attest loonlasten. Op het attest loonlasten wordt ook de fiscale provisie vakantiegeld weergegeven. Het is deze provisie vakantiegeld die u bij de jaarafsluiting kan laten verdelen over uw werknemers en hun kostenplaatsen (zie verder). Aandachtspunten: Werknemers die niet onderworpen zijn aan RSZ, worden uitgesloten voor de berekening van de provisie vakantiegeld. Hetzelfde geldt voor werknemers die een berekening van vakantiegeld uitdienst gekregen hebben. Staat 325 Deze staat is de samenvatting van alle fiches 281 die door SD Worx voor uw werknemers zijn opgemaakt. SD Worx zorgt jaarlijks automatisch voor het aanmaken van deze documenten en voor het tijdig aanleveren ervan aan de Administratie der Directe Belastingen. 6

7 Opmerking Vergoedingen voor beheerders worden niet berekend door SD Worx en dus niet opgenomen in de hupdagboeken. U kan deze fiches zelf opmaken of laten opmaken door uw boekhouder. SD Worx kan de fiches (presentiegelden, subsidies, onderhoudsuitkeringen) en (vacatiegelden en erelonen) ook opmaken. Hiertoe volstaat het om het exceldocument JJJJ_fiches281_30_50.xlsx in te vullen en aan uw payroll consulent te bezorgen vóór 30 april van het aanslagjaar. SD Worx rekent u hiervoor een éénmalige opstartkost aan en een forfaitair bedrag per fiche. Sociale balans De sociale balans is een voorbereidend document voor het invullen van de Sociale Balans. Dit document wordt één maal per jaar, ongeveer 1 week na de fiscale jaarafsluiting, ter beschikking gesteld. Attest 276T KMO s hebben dit attest nodig voor belastingvermindering voor bijkomend personeel. Dit is niet van toepassing voor non-profit organisaties. Betalingsdocumenten Hieronder kan u volgende documenten terugvinden: de girale doorstortingslijst: geeft een overzicht van de nettolonen die via een opdracht van SD Worx werden gestort op de bankrekening van uw werknemers; de lijst negatieve nettolonen: bevat een overzicht van de werknemers waarvan het nettoloon negatief is; de cashlijst: geeft een overzicht van de nettolonen die niet via een opdracht van SD Worx werden gestort op de bankrekening van uw werknemers. Opmerking De giraal betaalde netto s komen overeen met uw bankrekeninguittreksels. De rekening 455 in uw hulpdagboek is de som van alle positieve en alle negatieve netto s, ongeacht de betalingswijze. Verschillen tussen de geboekte en de betaalde netto s kunnen dus verklaard worden a.h.v. bovenstaande documenten. 7

8 Welke documenten kan ik terugvinden op edox? Facturen/creditnota s Hier vindt u dezelfde documenten als bij Boekhouddocumenten/factuurlijst. Fiscale documenten Het attest loonlasten, de staat 325 en het attest 276T die u hier terugvindt, vindt u ook onder Boekhouddocumenten. Girale documenten Onder de rubriek Girale documenten staan volgende documenten: betaallijst cashlijst girale doorstortingslijst lijst negatieve nettolonen lijst recuperatie negatieve nettolonen Loondocumenten Hieronder vindt u de Totaalstaat. Deze is de samenvatting van alle loonbrieven. Mijn boekhouding Hier kan u volgende documenten terugvinden: hulpdagboeken deel 1 en deel 2 (PDF); hulpdagboek deel 3 (= de centralisatieboeking) (PDF); hulpdagboek interfacebestand (TXT) in de correcte lay out voor verwerking in uw boekhouding; overzicht facturen. Het overzicht facturen bevat alle facturen/creditnota s die opgenomen werden in het bijhorende hulpdagboek. 8

9 Sociale documenten Hieronder vindt u het document Sociale Balans en de detaillijst per werknemer. Wat is de betekenis van een loonperiode, boekhoudperiode en een berekeningsdatum? Bij SSC In SPRINT werd één keer per maand de loonperiode verzet. Dit gebeurde bij het afsluiten van de afgelopen loonperiode. Het tijdstip van afsluiten van de loonperiode kon door de werkgever vrij gekozen worden maar moest uiterlijk plaatsvinden de 6 de van de volgende maand. Tussen de 6 de en de 20 ste van die maand was het onmogelijk om nog lonen te berekenen. Als er een dringende verbrekingsvergoeding moest worden berekend, moest dat wachten tot de 20 ste van de volgende maand. SPRINT gebruikte deze rustperiode om na de loonperiode nieuwe/gewijzigde software op te laden en om allerlei bijkomende processen uit te voeren zoals het aanmaken van hulpdagboeken, facturen en DMFA. Elke klant ontving één hulpdagboek. Elke klant ontving finaal dus 12 runs van zijn hulpdagboek + een aantal bijkomende runs voor correcties of de jaarafsluiting. Het voordeel was dat de klanten nergens initiatief moesten nemen. Het nadeel van het systeem was dat klanten nergens konden afwijken. Bij SD Worx SD Worx tracht haar klanten meer flexibiliteit te geven. Bij SD Worx kan u op elk tijdstip loonberekeningen uitvoeren, ook tussen de 6 e en de 20 e van de maand. Een tussentijdse verbrekingsvergoeding laten uitbetalen behoort tot de standaard mogelijkheden van eblox. U bent dus ook niet verplicht om voor de 6 e van de maand uw payroll af te sluiten. Een gevolg hiervan is dat u zelf bepaalt wanneer u uw hulpdagboek opmaakt. U kan ook zelf bepalen hoeveel hulpdagboeken u per jaar wil ontvangen. Om goed te begrijpen hoe de hulpdagboeken zijn samengesteld, is het belangrijk volgende begrippen te kennen: loonperiode: is de maand waarop berekening betrekking heeft; berekeningsdatum of factuurdatum: is de dag waarop de factuur van de berekening wordt opgemaakt. Boekhoudmaand: dit is de boekhoudkundige periode waarin de berekeningen verwerkt worden; de boekhoudmaand wordt ook mee overgenomen in het interfacebestand (TXT). 9

10 Voorbeeld: De berekeningsdatum is meer nog dan de loonperiode bepalend voor de selectie van de gegevens van het hulpdagboek. Alle berekeningen die uitgevoerd zijn sinds de opmaak van het vorige hulpdagboek worden opgenomen in het nieuwe hulpdagboek. U bepaalt zelf wanneer u een hulpdagboek aanvraagt ; dat tijdstip bepaalt welke loonberekeningen in het hulpdagboek opgenomen worden. U bepaalt ook zelf hoeveel hulpdagboeken er aangevraagd worden ; meerdere per maand, één per maand, één per kwartaal,. In bepaalde balansrekeningen worden delen van de loonperiode/berekeninsdata mee opgenomen: 4530LP: LP staat voor de maand van loonperiode 4540KW: KW is de laatste maand van het kwartaal waarin de loonperiode valt 4550DB: DB is de maand van de berekeninsdatum Voorbeeld: Een berekening gebeurd op (factuur-)datum 26/08 met betrekking tot loonperiode 07, resulteert in volgende boeking: Bij aanvraag van het hulpdagboek stelt eblox een boekhoudmaand voor ; dit is de boekhoudmaand van de vorige aanvraag verhoogd met 1. De aanvrager kan deze aanpassen ; gaat het om een correctie dan kan hij deze terugzetten naar de vorige boekhoudmaand. De aanvrager kan de boekhoudmaand ook verhogen, bijvoorbeeld bij het aanvragen van 1 hulpdagboek per kwartaal of om een eerdere vergissing recht te zetten. 10

11 Het is niet aan te raden op één dag meerdere hulpdagboeken aan te vragen met dezelfde boekhoudmaand. Deze aanvragen worden immers gecumuleerd en geboekt met de hoogste boekhoudmaand. Aangezien de boekhoudmaand wordt opgenomen in het interfacebestand (TXT) is het belangrijk hier de nodige aandacht aan te besteden. Wat is het verschil tussen een fiscale en een boekhoudkundige jaarafsluiting? De fiscale jaarafsluiting is het moment waarop alle officiële documenten m.b.t. het vorige loonjaar worden opgemaakt. Het gaat hier o.a. over de fiscale fiches, de staat 325 en het attest loonlasten. Het moment van de fiscale jaarafsluiting wordt bepaald door SD Worx. De boekhoudkundige jaarafsluiting is het moment waarop u uw boekjaar afsluit. Dit moment bepaalt u zelf. 11

12 Wanneer wordt een jaar fiscaal afgesloten? Bij SD Worx zijn er drie data vooropgesteld om de fiscale jaarafsluiting te doen: de streefdatum voor alle klanten is eind februari. Vervroegen naar begin februari en verlaten naar eind maart is technisch mogelijk maar dit wordt afgeraden. De exacte data worden jaarlijks via een aparte communicatie bekend gemaakt. Er is een steeds grotere druk vanwege de fiscus om de fiscale jaarafsluiting zo vroeg mogelijk te doen. De fiscus wil immers naar een volledig ingevulde aangifte voor de personenbelasting en zij zet daarom werkgevers en sociaal secretariaten steeds meer onder druk om de definitieve fiscale gegevens zo vroeg mogelijk aan te leveren. Om meer kans op controles en/of boetes te voorkomen, adviseren wij u om zoveel mogelijk te werken naar een fiscale jaarafsluiting tegen eind februari en deze datum niet te verlaten noch te vervroegen. Aandachtspunt voor de fiscale afsluiting van 2015: Vanaf januari 2016 zal de fiscus, bij elke overtreding inzake het indienen van fiches (dus ook bij het indienen van aanvullende of corrigerende fiches) systematisch een boete van 50 EUR tot EUR per fiche opleggen. Met deze maatregel hoopt de FOD Financiën ervoor te zorgen dat alle schuldenaars van de bedrijfsvoorheffing in de toekomst hun fiscale verplichtingen beter zullen nakomen. Voor inkomsten over 2015 is het uitermate belangrijk dat werkgevers ten laatste in de run van 23 februari 2016 de fiscale fiches laten opmaken. Alle fiches opgemaakt nà die datum zullen aanleiding geven tot sancties door de FODFIN. 12

13 Hoe worden berekeningen op fiscaal afgesloten jaren geboekt in mijn hulpdagboek? Hoe de berekening van een premie/toeslag van vb m.b.t. een loonperiode in het lopende boekjaar wordt geboekt, illustreren we a.h.v. een voorbeeld: Patr. Bijdrage Bruto RSZ WN Belastbaar BV Netto ,7 869, ,3 De verwerking in het hulpdagboek ziet er als volgt uit: Boeking 2015 Debet Credit 620 Vergoedingen Patronale RSZ Bijdragen RSZ 480,7 453 Bedrijfsvoorheffing Netto bezoldiging 569,3 De RSZ vereist dat de aangifte gebeurt op de loonperiode waarop de prestatie betrekking had. Dus een premie voor prestaties in september 2014, moet voor de RSZ op september 2014 worden. SD Worx moet deze premie van dus berekenen op september Voor de fiscus ligt dit anders : als de betaling gebeurt in 2015, dan moet de aangifte ook in 2015 gebeuren. De fiscus wil onder geen beding dat er nog supplementaire aangiften gebeuren over Vandaar dat SD Worx dit soort berekeningen op afgesloten boekjaren in twee bewegingen doet: 1. De berekening van het brutobedrag in 2014 inclusief RSZ werknemer en werkgever. Tegelijk wordt het belastbaar bedrag tegengeboekt waardoor er geen belastbaar overblijft in 2014 en er dus ook geen bijkomende fiscale aangifte moet gebeuren; 2. De overdracht van belastbaar bedrag naar 2015 en de berekening van de voorheffing, eventuele andere inhoudingen en het netto. Deze twee berekeningen resulteren in twee aparte facturen en twee aparte boekingen in het hulpdagboek. Berekening: Patr. Bijdrage Bruto RSZ WN Wegboeken Belastbaar BV Netto Belastbaar ,7 869, , ,3 13

14 Boeking: Boeking 2014 Debet Credit 620 Vergoedingen 130,7 621 Patronale RSZ Bijdragen RSZ 480,7 Boeking 2015 Debet Credit 620 Vergoedingen 869,3 453 Bedrijfsvoorheffing Netto bezoldiging 569,3 Afhankelijk van het feit of uw boekjaar boekhoudkundig is afgesloten, doet één van beide onderstaande scenario s zich voor: 1. Uw boekhouding is nog niet afgesloten: er worden aparte hulpdagboeken en interfacebestanden opgemaakt voor de berekeningen met betrekking tot 2014 en Uw boekhouding is reeds afgesloten: de berekeningen op 2014 en 2015 worden verwerkt in het hulpdagboek en het interfacebestand van Aangezien het hulpdagboek wordt opgemaakt per loonperiode, zijn de bedragen m.b.t en 2015 toch afzonderlijk raadpleegbaar. De ideale situatie is dat de datum van de fiscale jaarafsluiting overeenkomt met de datum van de boekhoudkundige jaarafsluiting. Voor berekeningen op een fiscaal afgesloten loonjaar kan u ook een supplementair attest loonlasten opvragen. Hiervoor wordt wel een forfaitair bedrag per attest aangerekend. Hoe worden berekeningen op fiscaal afgesloten jaren geboekt in de Finhosta? Bij elke fiscale afsluiting maakt SD Worx samen met de staat 325 automatisch een attest loonlasten op. Beide documenten bevatten enkel de berekeningen van het afgesloten loonjaar. Correcties op een vorig loonjaar zitten er dus niet in. Hetzelfde geldt voor de Finhosta. In de hulpdagboeken worden deze correcties wel altijd mee opgenomen. Bij het vergelijken van uw boekhouding met de staat 325/attest loonlasten/finhosta kan dit dus voor verschillen zorgen. 14

15 Hoe kan ik mijn hulpdagboeken laten aansluiten met de Finhosta? Als u uw boekjaar heeft afgesloten, worden eventuele correcties op het afgesloten boekjaar mee opgenomen in de hulpdagboeken van het lopende boekjaar. De Finhosta houdt echter geen rekening met deze correcties. Volgende documenten kunnen u helpen bij het detecteren van berekeningen die gebeurd zijn na de afsluiting van uw boekjaar en die dus wel in uw hulpdagboeken zitten maar niet in de Finhosta: Delen 1 en 2 van de hulpdagboeken, die per loonperiode wordt afgedrukt en waar u de correcties dus apart kunt raadplegen; Een cumul-boekingsdocument (zie hoger voor meer uitleg) waarop de correcties worden weergegeven volgens het Minimum Genormaliseerd Rekeningstelsel dat u toestaat alle kosten van de rekeningen 620, 621, 622, 623 en 624 te isoleren en eventueel te detailleren per factuur; Een overzicht facturen over de betreffende correcties; Een bijkomend attest loonlasten ; Het rapport personeelslasten in eblox dat u kan opvragen bij uw collega s van HR. Een aparte handleiding over hoe u dit rapport moet gebruiken is beschikbaar in de eblox helpfiches. U kan er voor kiezen om deze bedragen in uw boekhouding over te boeken naar een rekening (vb. kosten voorgaand boekjaar) die niet wordt meegenomen in de Finhosta. Wat is het principe van de boekhoudkundige jaarafsluiting in eblox? Technisch kan elke klant het moment van de boekhoudkundige afsluiting zelf bepalen. Dit gebeurt op het moment van de aanvraag van het hulpdagboek. Zodra u het hulpdagboek van januari aanvraagt, zal eblox de vraag stellen of u uw jaar wil afsluiten. Indien u Nee antwoordt, gebeurt er een gewone afsluiting en zal een gewoon hulpdagboek worden aangemaakt. Indien u Ja antwoordt, opent er zich een bijkomend scherm waarin u de bijkomende loonlasten en opbrengsten kan meegeven. Aandachtspunten: Zorg ervoor dat de verdeling van de loonlasten over kostenplaatsen correct en definitief is alvorens u het boekjaar afsluit; de verdeling van de bijkomende loonlasten en opbrengsten kan immers niet meer bijgestuurd worden; Zorg ervoor dat u alle bedragen ter beschikking heeft op het moment dat u de jaarafsluiting doet, u kan immers niet retroactief bijkomende lasten ingeven. Tussen 1 januari en het moment van uw jaarafsluiting zal u 2 aparte hulpdagboeken ontvangen, boekingen over 2014 en 2015 zullen in 2 aparte bestanden worden aangeleverd. 15

16 Zodra u uw jaarafsluiting heeft gedaan zal SD Worx opnieuw één interfacebestand aanleveren inclusief eventuele correcties op het voorgaande jaar. Op de papieren hulpdagboeken worden de correcties op 2014 wel nog apart weergegeven. Hoe gebeurt de jaarafsluiting technisch in eblox? Indien u bij de aanvraag van het hulpdagboek beslist op de boekhoudkundige jaarafsluiting te doen, wordt er een bijkomend scherm geopend waarin u de bijkomende lasten en provisies kan meegegeven. U wenst geen bijkomende lasten of provisies op te geven Indien u geen bijkomende kosten wenst te boeken bij de jaarafsluiting, volstaat het om de looncode 0000 te selecteren zonder bedrag. U wenst bijkomende loonlasten en opbrengsten op te geven In dit bijkomend scherm kan u 6XXX-codes selecteren voor provisie vakantiegeld, wetsverzekering, IBGD, beheerskosten e.d. Alle kosten die u hier opgeeft, zullen mee verdeeld worden over de verschillende kostenplaatsen en zullen resulteren in een apart hulpdagboek. Als u in dit scherm op het vraagteken klikt, dan krijgt u een parameter waarin alle mogelijke bijkomende kosten en opbrengsten zijn opgenomen. Achteraan ziet u een P van procent of een B van bedrag. 16

17 Aandachtspunt: Als u het jaar wil afsluiten, dient u alle bedragen ter beschikking te hebben ; u kan achteraf immers niet retroactief bijkomende lasten ingeven of verdelen, dit in tegensteling tot in SPRINT waar dit wel mogelijk was. Provisie vakantiegeld (codes 6010 t.e.m. 6049) Bij de jaarafsluiting biedt SD Worx u 2 opties voor de boeking van de provisie vakantiegeld: 1. Ofwel geeft u opdracht om het wettelijk percentage toe te passen; in dit geval komt het bedrag overeen met de fiscale provisie van het attest loonlasten; 2. Ofwel bepaalt u zelf het bedrag. U krijgt deze keuze apart voor arbeiders en bedienden. Deze bedragen worden in boekhoudkundige jaarafsluiting verdeeld over werknemer/kostenplaats. De aangelegde provisie vakantiegeld wordt in de volgende jaarafsluiting tegengeboekt op de kostenplaatsen waarop ze aangelegd werden. De tegenboeking gebeurt a.h.v. codes BTW In tegenstelling tot SPRINT wordt er door SD Worx wel BTW aangerekend aan de klanten als niet- BTW plichtige of gemengd BTW-plichtige organisatie kan u deze BTW gewoon als beheerskosten sociaal secretariaat boeken. Wetsverzekering U wordt gevraagd door de fiscus om tegen 28/2 de staat 325 en de fiches te hebben opgeleverd. Uw boekjaar dient tegen 20/02 afgesloten te zijn opdat SD Worx dit voor u zou kunnen doen. Het is echter niet zeker dat de verzekeringsmaatschappijen u tegen 20/2 de aangifte met de bedragen over 2014 al hebben aangeleverd. Mogelijk is het te overwegen om met een provisie te werken of eenmalig een jaar over te slaan en in 2014 de gegevens over 2013 aan te geven, in 2015 deze over 2014 enz. RSZ-verminderingen (doelgroepverminderingen) Berekening: In SPRINT werden de RSZ-verminderingen ook verdeeld via dit scherm. Bij SD Worx worden deze verminderingen berekend op werknemerniveau en zitten ze dus mee in de (maandelijkse) hulpdagboeken. Dit betekent dat de meeste boekhoudingen in 2014 lagere kosten en lagere opbrengsten zullen hebben dan in 2015, want bij SPRINT werd bij alle instellingen de volledige normale personeelskost geboekt als kost en werden de RSZ-verminderingen geboekt als opbrengst. Doelgroepverminderingen zijn ingebakken in de maandelijkse berekeningen van SD Worx. We proberen de doelgroepvermindering elke maand reeds zo correct mogelijk te berekenen en in de 17

18 berekening van de laatste maand van het kwartaal doen we een 100% correcte berekening van de kwartaalvermindering. Boeking: De adviezen van de commissie voor boekhoudkundige normen zijn duidelijk. Het advies is om rekening 621 te gebruiken voor de patronale bijdrage in zijn geheel, dus inclusief normale RSZverminderingen zoals doelgroepverminderingen etc. Rekening 743 is eerder bedoeld om andere bedrijfssubsidies te boeken zoals vrijstelling doorstoring BV, IBF,. Hoe kan ik de Staat 325 laten aansluiten met mijn boekhouding? De Staat 325 is een overzicht van alle belastbare inkomsten uitgekeerd aan werknemers of bedrijfsleiders, over te maken aan de administratie der directe belastingen via aangifte Belcotax. Dit document beschikbaar op e-dox. SD Worx levert deze staat 325 meteen af op het moment van de fiscale jaarafsluiting (dus in principe op 23/2). Hou bij het aansluiten van de hulpdagboeken met de staat 325 rekening met volgende aandachtspunten: Maak in de loop van het boekjaar een reconciliatie a.h.v. het attest loonlasten dat op eenvoudige aanvraag voor u wordt opgemaakt en aan het eind van elk boekjaar automatisch wordt klaargezet 18

19 Zorg dat de berekeningsdata/afdrukdata van beide documenten overeenkomen of vraag uw payroll consulent om eventueel een bijkomend attest loonlasten op te maken Als u de RSZ werknemer optelt bij de belastbare bedragen van de staat 325 om aan de brutobedragen te komen, mag u de bijzondere bijdrage sociale zekerheid in de hulpdagboeken geboekt op de rekening 4540KW, niet meetellen. Bedragen op de post Overdracht belastbaar worden in uw boekhouding meegenomen in de kosten (620, 624) Niet belaste vergoedingen zoals de fietsvergoeding of kosten eigen aan de werkgever die in de hulpdagboeken in de kosten geboekt worden - zitten niet mee in het belastbaar van de staat 325. Wat is het attest loonlasten? Het attest loonlasten vervangt het Rapport Jaaroverzicht. SD Worx biedt al haar klanten het attest loonlasten aan. Dit document geldt algemeen als een standaarddocument dat door alle bedrijfsrevisoren als bindend wordt erkend. In tegenstelling tot het rapport jaaroverzicht bevat het attest loonlasten geen grootboekrekeningen. Om toch de link met de hulpdagboeken te maken, hebben we een Excelsheet gemaakt die per rubriek op het attest loonlasten aangeeft welke looncode erin vervat zit en onder welk grootboekrekeningnummer die looncode geboekt wordt. Raadpleeg deze sheet zeker als u de boekhouding met het attest loonlasten wil vergelijken. 19

20 De Excel-sheet wordt door SD Worx centraal beheerd. Zo kunnen wij deze constant up to date houden. U kan deze Excel-sheet is terugvinden onder waar u moet aanloggen met een user/paswoord via mysdworx. Klanten die nog geen toegang hebben tot dit portaal kunnen hun toegang hiervoor best via HR laten activeren via de payroll consulent. U vindt de hulpdocumenten dan terug onder de volgende knop: Wat zijn jaar- en kwartaalfacturen (niet-nominatieve facturen)? 10,27 % RSZ op vakantiegeld arbeiders (code 5040) Elk jaar in maart stelt de RSZ de debetberichten op in verband met de bijdragen aanvullend vakantiegeld 10,27%. SD Worx factureert deze bedragen aan haar aangesloten werkgevers. Tot eind 2015 zal u dit bedrag niet terugvinden in de maandelijkse hulpdagboeken ; dit bedrag wordt door u manueel geboekt op een vaste kostenplaats. De verdeling gebeurt a.h.v. de looncode Vanaf 2016 zal de boeking van de factuur voor de 10,27 % RSZ op vakantiegeld arbeiders wel worden opgenomen in uw hulpdagboek. Volgende grootboekrekeningen zullen hiervoor gebruikt worden: Ziekenhuizen: KW Andere instellingen: KW Manuele tussenkomst behoort dus tot het verleden. Bij de jaarafsluiting kan u er voor kiezen om de bedragen van de 10,27 % RSZ op vakantiegeld arbeiders op te nemen bij de Bijkomende lasten en opbrengsten. Dit gebeurt door de looncode 6200 te activeren in eblox. In dat geval wordt het bedrag van het attest loonlasten tegengeboekt op de vaste kostenplaats en verdeeld over al uw werknemers/kostenplaatsen. De journaalpost is dan als volgt: Ziekenhuizen: 621QR0 COST Andere instellingen: 621XY Bedragen van de 10,27 % RSZ op vakantiegeld arbeiders die geboekt worden nadat u het boekjaar heeft afgesloten, worden niet meer mee verdeeld. Kiest u er niet voor om de bedragen van de 10,27 % RSZ op vakantiegeld arbeiders op te nemen bij de Bijkomende lasten en opbrengsten, dan blijven de bedragen op de vaste kostenplaatsen staan. 20

21 8,86 % RSZ op groepsverzekering (code 5840) Uw collega s van HR geven maandelijks/trimestrieel/jaarlijks) de te factureren bedragen van de 8,86 % RSZ op groepsverzekering door via eblox zodat SD Worx deze kan aangeven via de DMFA. De ingegeven bedragen worden nog verhoogd met de Wijninckxbijdrage. Zowel de 8,86 % als de Wijninckxbijdragen worden geboekt onder de looncode Tot eind 2015 zal u deze bedragen niet terugvinden in de maandelijkse hulpdagboeken ; ze worden door u manueel geboekt op een vaste kostenplaats. Vanaf begin 2016 zullen de facturen m.b.t. de 8,86 % RSZ op groepsverzekering wel opgenomen worden in de hulpdagboeken, zowel voor facturen geboekt op 2015 als op Hiervoor zullen volgende grootboekrekeningen gebruikt worden: Ziekenhuizen: KW Andere instellingen: KW Een manuele boeking is dus niet langer vereist. Bij de jaarafsluiting van 2015 kan u er voor kiezen om de bedragen van de 8,86 % RSZ op groepsverzekering en de Wijninckxbijdrage op te nemen bij de Bijkomende lasten en opbrengsten. Dit gebeurt door het activeren van de looncode 6840 in eblox. In dat geval wordt het bedrag van het attest loonlasten van 2015 tegengeboekt op de vaste kostenplaats en verdeeld over al uw werknemers/kostenplaatsen. Aandachtspunt: Dit geldt zowel voor de facturen die u nog manueel heeft ingeboekt (facturen met factuurdatum tussen 01/01/2015 en 31/12/2015) als voor de facturen die in 2016 werden opgemaakt en opgenomen werden in de hulpdagboeken (factuurdatum tussen 01/01/2016 t.e.m.datum boekhoudkundige afsluiting). De journaalpost is dan als volgt: Ziekenhuizen: 621QR0 COST Andere instellingen: 621XY Aandachtspunt: Als basis voor de verdeling nemen we de looncodes (werkgeversbijdrage extralegaal pensioen groepsverzekering werkgever). Het is dus belangrijk om deze basiscodes consequent en van bij aanvang van uw boekjaar in eblox in te geven bij de betrokken werknemers ; op deze manier kan de code 5840 correct verdeeld worden. De verdeling gebeurt a.h.v. de looncode Bedragen van de 8,86 % RSZ op groepsverzekering die geboekt worden nadat u het boekjaar heeft afgesloten, worden niet meer mee verdeeld. Kiest u er niet voor om de bedragen van de 8,86 % RSZ op groepsverzekering en de Wijninckxbijdrage op te nemen bij de Bijkomende lasten en opbrengsten, dan blijven deze bedragen op de vaste kostenplaatsen staan. 21

22 Herverdeling sociale lasten (code 5050) De Herverdeling Sociale Lasten komt in de Social Profit sector niet zo vaak voor. Deze bedragen worden niet opgenomen in de hulpdagboeken. IPA-korting (codes 5951 en 5954) Het bedrag van IPA-korting wordt niet op niveau werknemer berekend. Deze wordt éénmalig via een specifiek proces in de aanmaak van het hulpdagboek verdeeld op cost center niveau (en niet op niveau werknemer). Aandachtspunt: Retroactieve wijzigingen van cost centers triggeren geen herverdeling van de IPA-korting. Voorbeeld: Een werknemer wordt in december retroactief van kostenplaats A naar kostenplaats B overgeboekt. In uw hulpdagboek van december zal u de omboeking van de volledige loonlijn inclusief patronale lasten terugvinden. De IPA-korting zal echter op kostenplaats A blijven staan. Voor Finhosta vormt dit geen probleem; de IPA-korting betreft immers bedrijfsvoorheffing en deze bedragen zijn irrelevant voor de Finhosta. Waarom levert SD Worx zoveel documenten in PDF-formaat aan? SD Worx publiceert de hulpdagboeken op edox. Deze hulpdagboeken zijn in PDF-formaat en wij beseffen dat het lastig is om zaken uitgebreid te controleren op basis van een PDF-bestand. Als u een controle wil doen op een bepaalde steekproef, een selectie van cost centers wil nemen of een controle op een bepaald rekeningnummer dan is het niet zo handig dat dit document enkel beschikbaar is in PDF. SD Worx kiest er om twee redenen toch voor om deze documenten in PDF aan te leveren. Bedrijfsrevisoren en officiële instanties gaan ervan uit dat een Excel-sheet altijd kan gemanipuleerd worden door de klant. Zij vinden het dan ook geloofwaardiger dat een klant hen een document in PDF voorlegt dat afkomstig is van een sociaal secretariaat. Bovendien worden wij als sociaal secretariaat regelmatig gevraagd door inspectiediensten om dezelfde output aan hen af te leveren als degene die wij aan de klant aanleveren. Het afleveren van een PDF-document heeft in die zin zijn voordelen. 22

23 Wat met het rapport Personeelslasten? Deel 1 van het rapport toont de personeelslasten verdeeld over kostenplaatsen waarbij de rubrieken (titels) georiënteerd zijn op de boekhoudrekeningen : RSZ, BV, netto, sociaal abonnement,. Alle bijkomende kosten die worden mee verdeeld via het scherm jaarafsluiting worden in deel 2 van het rapport personeelslasten opgenomen. Aandachtspunt: Indien u deel 1 wil reconciliëren met andere documenten (attest loonlasten, staat 325,..), moet u rekening houden met het feit dat het rapport personeelslasten enkel mensen bevat die in 2014 effectief in dienst waren. Dit betekent dat berekeningen gebeurd in 2014 voor werknemers die uit dienst gingen vóór 2014, niet in dit rapport zijn opgenomen. Een aparte handleiding over hoe u dit rapport moet gebruiken is beschikbaar in de eblox helpfiches. Hoe verloopt het Finhosta-proces voor ziekenhuizen bij SD Worx? Tabel 131 Voor Tabel 131 heeft SD Worx een oplossing via Cubes, het rapporteringssysteem voor de Social Profit voor alle klanten van SD Worx. In december 2015 ontving u hierover een uitgebreide handleiding. Tabel 5 Tabel 5 was eigenlijk afgeschaft omdat de FOD Volksgezondheid de bedoeling had om Finhosta in de loop van 2014 helemaal te herbekijken en gegevens van Tabel 5 over te nemen in Tabel 13. De herzieningsoefening van Finhosta loopt echter vertraging op zodat de FOD over 2013 nog een Excelsheet heeft opgevraagd met de gegevens van Tabel 5. Dit werd voor 2013 nog opgeleverd vanuit SPRINT. In principe is de volgende bevraging pas in 2016 m.b.t. de gegevens van Tabellen 13, 14, 15 De tabellen levert SD Worx af op basis van haar eigen gegevens. Zowel het basisbestand (AG005) als de tabellen worden online beschikbaar gesteld voor de klanten via de COGNOS-toepassing. Het is belangrijk dat u deze documenten kan raadplegen en eventueel aanpassen. De boekhoudgegevens moeten immers overeenkomen met deze tabellen want de FOD laadt de 23

24 boekhoudgegevens op in Tabel 2 en doet op basis daarvan een cross check met de personeelsgegevens in Tabel 13. Aanpassingen gebeuren uiteraard het best in de database, dus via een correctie in eblox. Naar integriteit van de gegevens is dit te verkiezen. Voor sommige specifieke situaties is het misschien toch te verkiezen om manueel het basisbestand aan te passen in plaats van de payroll helemaal opnieuw te draaien. Sommige organisaties kiezen er ook voor om pas zeer laat op het jaar aan Finhosta te beginnen werken. Zij moeten dan al bijna de basisbestanden voor Finhosta rechtstreeks aanpassen, want de boekhouding is dan al lang afgesloten en men wil dan liever geen correcties meer uitvoeren aan de payroll. Een eerste noodzakelijke actie is dat de looncodes correct zijn geconfigureerd voor Finhosta. Een heleboel klantspecifieke codes (codes ) worden op dit moment standaard mee opgenomen in het telwerk van de brutolonen, maar het is mogelijk dat een aantal hiervan klantspecifiek gebruikt worden om bijvoorbeeld toeslagen voor onregelmatige prestaties (aan 26%, 35%) te betalen. In dit geval moeten deze codes worden toegewezen aan uren in plaats van aan brutolonen. Daarna is het nodig dat de Graad/Functies en kostenplaatsen worden aangepast waar nodig. Zodra deze gegevens correct zijn kan SD Worx een basisbestand opmaken om de Finhosta-tabellen op te maken. U hoeft op zich uw boekhouding niet te hebben afgesloten om dit basisbestand al op te vragen en een eerste controle uit te voeren. Dit is zelfs aan te raden. Zolang de boekhouding niet is afgesloten zijn ook de bijkomende personeelskosten en opbrengsten niet verdeeld en zitten deze dus niet mee in het basisbestand voor Finhosta dat maakt het misschien juist makkelijker om al een eerste controle te doen. Bovendien vindt u op COGNOS een foutenlijst met niet aanvaarde kostenplaatsen. Dit kan dus vooraf al gecontroleerd worden en deze cost centers kan u dan nog goed zetten in eblox. Aandachtspunt: De Graad/Functie heeft mogelijk een wat hoger risico op foutieve input in eblox. Het is een veld in eblox dat niet in de loop van de maand kan worden gewijzigd. De instructie aan HR is altijd geweest dat indien wijziging in de loop van de maand toch nodig was HR voor deze werknemer een nieuwe werknemernummer moet maken. Dit kan bijvoorbeeld als iemand in de loop van de maand een erkenning van een titel heeft toegekend gekregen. Het is echter niet zeker of elke HR-medewerker dit ook zo heeft uitgevoerd. In zo n geval zal er dan moeten beslist worden of u alsnog zijn payroll aanpast of er voor kiest om deze werknemer manueel te ontdubbelen in het basisbestand en voor deze werknemer dus manueel een lijn toe te voegen. Voor de volgende stap moet uw boekhouding zijn afgesloten zodat de bijkomende personeelskosten en opbrengsten verdeeld zijn. In het basisbestand worden deze supplementaire kosten verdeeld meegenomen en ook geventileerd in de tabellen van Finhosta. Het feit dat u het basisbestand te allen tijde ter beschikking hebt, maakt dat u als klant altijd alle detail ter beschikking hebt om eventuele anomalieën uit te zoeken. Wat met verschillen in FTE s in Tabel 14? 24

25 De berekening van de FTE s in Finhosta gebeurt op basis van een instructie die SD Worx heeft gekregen van de FOD Volksgezondheid. We hebben gezien dat de berekening bij SSC van de FTE s anders gebeurde. Wij hebben daarom aan de FOD gevraagd om in het kader van de herzieningsoefening Finhosta, die in 2015 zal worden afgerond, ook een eenduidige instructie te geven over de correcte berekeningswijze voor FTE s. Zodra deze instructie bekend is, zullen wij onze FTE-berekening in Finhosta hierop afstemmen. In afwachting behouden wij onze huidige FTE-berekening. Het gevolg is dat de FTE s in Tabel 14 niet volledig aansluiten op de FTE-berekening in eblox. Zowel rapport 29 in eblox (berekening van de voltijdse equivalenten en effectieven in eblox) als rapport 31 in eblox (betaalde personeelseffectieven) leveren niet hetzelfde resultaat op dan de FTE berekening in Finhosta. Het gaat hier echter om kleine verschillen. Waarop moet ik letten bij de Sociale balans? Het belang van de Sociale Balans in de Belgische context is niet erg groot. Er is al jaren sprake van om dit document af te schaffen. SD Worx levert een rapport af om een sociale balans te kunnen opmaken op basis van de gegevens in haar bezit. Om verschillende redenen is het zeer moeilijk om de gegevens uit dit document te reconciliëren met andere documenten uit de eindejaarwerken. Zo zijn verschillende categorieën in de sociale balans uitgesloten (Brugpensioenen / SWT, Bedrijfsleiders, Medewerkers met Fiche ) en gebeurt de FTE-berekening op de sociale balans volgens een heel eigen logica (bijvoorbeeld aparte logica voor tijdskrediet, berekening op maandbasis, ). Geen enkele instantie vraagt ook om een aansluiting met de sociale balans met uitzondering van de Finhosta-tabellen voor de ziekenhuizen. SD Worx levert naast het Sociale Balans document zelf ook een detaillijst. Beide zijn beschikbaar op edox. Met deze detaillijst kan u de FTE s, aantallen Man/Vrouw etc samenstellen. De detaillijst wordt wel enkel in PDF aangeleverd maar er is online gratis software beschikbaar waarmee u deze PDF kan converteren en mits enkele manipulaties kan omvormen naar een goed werkbaar Excel-bestand. (bijvoorbeeld via of Aandachtspunt: Gezien medewerkers in eblox met verschillende contracten ook als aparte personen worden opgezet telt onze Sociale Balans medewerkers met verschillende contracten meermaals als persoon. Diversen Hoe gebeurt de verwerking van de eco- en geschenkcheques in de hulpdagboeken? Tot 19 januari 2015 werden de eco- en geschenkencheques niet opgenomen in de hulpdagboeken. Dit werd vanaf 19 januari aangepast. Alle hulpdagboeken aangevraagd vanaf 19/01 zullen geschenkcheques/ecocheques (code range 337*) bevatten die berekend geweest zijn na de laatste aanvraag hulpdagboek. Twee voorbeelden illustreren wat precies bedoeld wordt: 25

26 Voorbeeld 1: U heeft de payroll gedraaid op 05/01/15 en deze payroll bevat geschenkcheques over het jaar Op 06/01/15 wordt het hulpdagboek december/14 in eblox aangevraagd => dit hulpdagboek bevat de berekeningen tot en met 07/01/15 => de geschenkcheques zitten NIET in het hulpdagboek want de aanvraag ligt voor 19/01. Voorbeeld 2: U heeft de payroll gedraaid op 05/01/15, deze payroll bevat geschenkcheques over het jaar Op 20/01/15 wordt het hulpdagboek december/14 in eblox aangevraagd => dit hulpdagboek bevat de berekeningen tot en met 21/01/15 => de geschenkcheques zitten WEL in het hulpdagboek want de aanvraag ligt na 19/01. Geschenkcheques/ecocheques die reeds berekend zijn op een berekeningsdatum waarvoor u al een hulpdagboek heeft aangevraagd of aangevraagd vóór 19/01 dienen dus manueel in de boekhouding geregistreerd te worden. Hoe gebeurt de verwerking van de huwelijks- en anciënniteitspremie in de hulpdagboeken? In de hulpdagboeken aangevraagd tot 19 januari 2015 werden de codes 3300 tot en met 3309 (huwelijkspremie, anciënniteitspremie, ) verwerkt in de rekening kosten eigen aan de werkgever. Vanaf 19/01 is dit gewijzigd en worden deze netto vergoedingen in de hulpdagboeken geboekt op de rekening andere kosten. Dit is ook correcter. Indien er in uw instelling voor 19 januari reeds bedragen onder bovenstaande codes geboekt werden op de rekening kosten eigen aan de werkgever dan zou u deze best manueel overboeken naar de rekening andere kosten. Anders is het mogelijk dat u verschillen krijgt in de aansluiting tussen het attest loonlasten en de hulpdagboeken/finhosta. 26