Diverse items. Voorstel aanpassingen Gemeentelijke Boekhouding 015/ /

Transcriptie

1 Diverse items Voorstel aanpassingen Gemeentelijke Boekhouding 015/ /

2 1 VERDERE VERBETERING AFDRUK LIJSTEN Op vandaag dienen sommige lijsten in meerdere keren opgevraagd te worden. Bvb afdruk van de samenvattende tabellen. Deze lijsten zouden we herwerken conform het principe dat nu toegepast wordt in de kastoestand, zodat ze in één beweging kunnen opgevraagd worden. Pagina 1

3 2 OPROEPEN VORIGE WAARDE OP RECORD EN VELDNIVEAU Via de functietoetsen F7 en F8 wordt de mogelijkheid ingebouwd om de vorige registratie terug op te roepen. Indien je bvb facturen per derde ingeeft kan je zo een aantal data hergebruiken. In plaats van het vorige record volledig op te roepen kan je ook per veld de vorige waarde oproepen. Door de functietoets F8 te gebruiken in het betreffende veld kan je de vorige waarde gewoon terug oproepen. Via Ctrl F7 (registratie) en Ctrl F8 (veld) kan je ook de historiek van de vorige ingaves consulteren en selecteren. 3 PER SCHERM/GEBRUIKER DE KOLOMMEN VAN DE EXPORT NAAR EXCEL ÉÉNMALIG BEPALEN De mogelijkheid voorzien om per gebruiker te bepalen welke kolommen er geëxporteerd moeten worden. Op die manier kan de export naar excel tot een vaste lay-out gebracht worden en is de resterende interactie in Excel minimaal. Tevens worden eventuele herschikkingen van kolommen op het scherm inzake breedte opgeslagen per gebruiker. Op die manier kan je de gegevens op het scherm die voor jou belangrijk zijn een ruimere plaats toekennen en andere gegevens minimaliseren. Pagina 2

4 4 REKENINGNUMMER EN NAAM VOORZIEN VOOR 400F EN 500D DOCUMENTEN De mogelijkheid voorzien om bij de registratie van deze documenten een rekeningnummer mee te geven en een bijkomende omschrijving voor de individuele rekening die overgenomen kan worden als omschrijving individuele rekening bij opmaak van een betaallijst. Op die manier kunnen deze financieel diverse en diverse ook eenvoudig gebruikt worden om op een betaallijst te plaatsen; zonder veel interactie van de gebruiker. Pagina 3

5 Pagina 4

6 5 CODES BELEIDSPLAN KOPPELEN AAN ECONOMISCHE CODES De codes beleidsplan koppelen aan economische codes en functionele codes (bvb onderwijs). Hierdoor kan de juiste code voorgesteld worden bij de creatie van een nieuw artikel. De link op niveau artikel blijft verantwoordelijk voor de generatie van het bestand dat ingelezen wordt in het meerjarig beleidsplan. Daarnaast wordt ook een controlelijst voorzien om na te kijken welke artikels niet voldoen aan de koppeling opgenomen in de codes van het beleidsplan. Pagina 5

7 6 KOPPELING EEN OF MEERDERE ARTIKELS AAN EEN DERDE Sommige leveranciers worden op slechts op één of enkele specifieke artikels gebruikt. Op vandaag kan je via een query natuurlijk snel achterhalen op welke artikel je reeds boekte op deze leveancier. Het lijkt ons echter wel handig indien je op het veld artikel de historiek van de 5 laatst gebruikte artikels bij deze leverancier onmiddellijk zou kunnen opvragen. Op die manier kan je bij de selectie van die leverancier uit één van die artikels kiezen. Pagina 6

8 7 SPECIFIEKE INVENTARISBOEKINGEN Vanuit het scherm kan je op vandaag reeds overboekingen uitvoeren van de ene individuele rekening naar de andere. We zouden dit scherm uitbreiden zodat hierin ook een aantal specifiek inventarisboekingen snel kunnen uitgevoerd worden. Naast de knop <boek divers> zou je dan over een aantal andere knoppen kunnen beschikken die onderaan het scherm dan andere gegevens oproepen : Knop <Buitengebruikstelling> : voorstel juiste 6-rekening, percentage voorzien Knop <Overboeking van voorlopige naar definitieve aard> : verdeling saldo over meerdere algemene en individuele rekeningen Knop <Mutatie van de ene aard naar de andere aard> : verdeling van meerdere algemene rekeningen naar meerdere algemene rekening gestuurd door de aard Knop <Uitzonderlijke afschrijvingen> : voorstel juiste 6-rekening, percentage voorzien Deze werkwijze biedt tevens als voordeel dat deze verrichtingen een andere code kunnen toegekend krijgen, waardoor dan ook de bijlagen van de dienstjaarrekening verder geautomatiseerd kunnen worden. Pagina 7

9 8 REGISTER BESTELAANVRAGEN Naast het bestaande register bestelbonnen (menulijn 5.1.4) voorzien we ook een register bestelaanvragen. Deze zal kunnen afgedrukt worden met dezelfde parameters : Daarnaast voegen we een extra parameter collegedatum toe. Hierdoor kunnen de lijsten dan ook per collegaadatum afgedrukt worden. Pagina 8

10 Verder denken we er ook aan om de collegedatum te voorzien in het validatie-proces zodat alle bestelaanvragen van een bepaalde collegedatum in één beweging kunnen gevalideerd worden Pagina 9

11 9 ADVIES PREVENTIEADVISEUR In de cyclus van de bestelaanvragen voorzien we op niveau van het document bestelaanvraag een veld advies vereist door preventieadviseur, een veld datum advies preventie en een tekstveld waarin het advies door de preventieadviseur kan toegelicht worden. Het veld advies vereist door preventieadviseur moet aangeduid worden bij de aanmaak of één van de goedkeuringsniveau s van de bestelaanvraag. Indien aangeduid wordt de bestelaanvraag verstuurd naar de gebruiker die ingebracht werd onder niveau (P). We gaan ervan uit dat iedere bestelaanvraag met aanduiding advies preventieadviseur vereist bij een verschuiving van niveau telkens naar de preventieadviseur gestuurd wordt tot de datum advies preventieadviseur ingevuld is en het veld advies preventieadviseur vereist de waarde gunstig of ongunstig gekregen heeft. Er zijn bijgevolg vier mogelijke waarden voor het veld advies preventieadviseur vereist ja neen gunstig ongunstig. Voor een bestelaanvraag een bestelbon wordt moet de datum preventieadvies zijn ingevuld indien het gaat om een bestelaanvraag waar de waarde advies preventieadviseur ja bedraagt. We leggen de verantwoordelijkheid voor het afkeuren van de bestelaanvraag bij het volgende niveau. Deze neemt dan kennis van het advies en kan desgevallend de bon alsnog goedkeuren of afkeuren. Bij afkeuring worden de normale recyclage-regels in acht genomen. Pagina 10

12 10 TABBLAD ANDERE CONTROLES DOCUMENT PROVINCIE WEST- VLAANDEREN Huidig document Nazicht dienstjaar (menulijn 9.5.6) uitbreiden met tabblad TAB-4 andere controles. Deze controles ook in de mate van het mogelijke reeds uitvoeren en opvullen. Pagina 11

13 11 INTERNE FACTURATIE Inzake interne facturatie hadden we graag van u vernomen of deze functionaliteit u zou toelaten om extra subsidies te bekomen en indien dit het geval is voor welke beleidsdomeinen? Daarnaast dient ook de methode van interne facturatie te worden vastgelegd. Voeren we deze uit in de budgettaire boekhouding of in de algemene boekhouding? In de algemene boekhouding kunnen we deze uitvoeren op een niet budgettaire 6 en 7 rekening of kunnen we deze uitvoeren op een bestaande budgettaire 6 rekening in en +. In de budgettaire boekhouding kunnen we deze uitvoeren op een budgettair artikel van overdrachten in en + (op voorwaarde dat deze boekingen niet voorkomen in het corpus van de begrotingsrekening). De redenering zou zijn dat het bestuur aan de hand van bvb de functionele dienstcode zijn artikels verdeeld en dat hierin bepaald wordt welke de ondersteunende diensten zijn en welke de operationele diensten zijn. Voor de ondersteunende diensten dient er dan één (of meerdere) verdeelsleutel bepaald te worden die verantwoordelijk is voor de doorfacturatie naar de verschillende diensten. Bvb Personeelsdienst Informaticadienst Financiële dienst Secretariaat aantal personeelsleden aantal pc s aantal facturen aantal brieven/dossiers Pagina 12

14 Via een boekingsbibliotheek kan dan het resultaat van de ondersteunende dienst doorgefactureerd worden aan de verschillende diensten. Jaarlijks moet de toegekende waarde aan de verdeelsleutel geëvalueerd te worden ten einde een correcte boeking te kunnen uitvoeren. 12 UITBREIDEN OMSCHRIJVING VAN 30 CHAR NAAR 60 CHAR Uitbreiden van de velden omschrijving van 30 karakters naar 60 karakters. Dit impliceert ook een aanpassing van alle lijsten waarop de omschrijving voorkomt. Deze zal dan afgedrukt worden als een tweede lijn indien de omschrijving meer dan 30 karakters telt. Pagina 13