1. DOEL 2. VOORBEREIDING. Werkvoorschrift WV01-1/6. Raad van Bestuur Handleiding Debetnota Datum: 15/05/2005

Transcriptie

1 Werkvoorschrift WV01-1/6 1. DOEL Dit werkvoorschrift beschrijft hoe het basisdocument voor het opmaken van een factuur, hierna genoemd Debetnota moet ingevuld worden. Het document kan van het internet gehaald worden in de vorm van een Excel-rekenblad. 2. VOORBEREIDING Het Excel-blad downloaden van internet: open op de SC-website de pagina met de documenten (enkel bereikbaar met paswoord); klik met de rechter-muisknop op de hyperlink Debetnota ; klik in het geopende menu op Doel opslaan als ; u kan hier verschillende dingen doen (bv: een nieuwe map aanmaken, het document onmiddellijk opslaan in een map, een nieuwe naam geven aan het document, ). In ieder geval moet u het document opslaan (downloaden) op uw PC maar kijk goed na wààr u dat doet want u moet het document nog kunnen terugvinden. eenmaal het document opgeslagen, kan u het terugzoeken en openen voor invoer van uw gegevens.

2 Werkvoorschrift WV01-2/6 3. INVULLEN VAN DE DEBETNOTA Opmerking: de debetnota wordt enkel opgemaakt door de coördinator (zowel prestaties als kosten) en dit voor alle medewerkers aan de opdracht. Het document komt bij het openen in principe op het tabblad opdrachtinfo. Is dit niet het geval, klik dan op de tab opdrachtinfo. Uw cursor is nu een recht kruis i.p.v. een pijltje. De gele velden bovenaan moeten verplicht en zo volledig mogelijk ingevuld worden, met name de velden: Nummer, Firma-naam, Firma-adres, T.a.v. naam & funct., Korte taakomschrijving, BTW_nr en uurtarief. Indien het BTW-nr (met streepjes tussen) niet correct werd ingevuld, verschijnt er in de cel H4 MIS. Indien er geen BTW-nr is moet dit veld blanco blijven.

3 Werkvoorschrift WV01-3/6 De overige gele velden op deze pagina zijn facultatief en kan u gebruiken als logboek (gebruik deze pagina bv. voor het vermelden van de stafmedewerkers van de directeur, de privé telefoonnummers (GSM), enz.). Als alles correct ingevuld is klikt u onderaan op de tab debetnota. U zal merken dat alle basisgegevens van opdrachtinfo nu hernomen zijn op de pagina debetnota. In de cel I3 vult u uw SC-initialen in en drukt op de enter-toets uw naam verschijnt. Er is ook nog ruimte voorzien voor 3 andere consulenten (zoek eventueel de correcte SC-initialen op door op de tab consulenten te klikken). In de cel E7 vult u de periode in waarop de prestaties betrekking hebben (vb.: ). Vervolgens vult u vanaf regel 9 verder uw prestaties en kosten in (telkens in de gele vakken). Vanaf hier gebeuren echter diverse controles: - u kan enkel consulenten invullen die reeds gemeld waren in de vakken I3,4,5 en 6

4 Werkvoorschrift WV01-4/6 - in het datum-veld moet iets ingevuld worden (bij voorkeur de datum maar mag bvb. ook diverse data zijn). Als het veld blanco blijft dan krijg je nadien een foutmelding. - de omschrijving moet ingevuld worden - als u de cursor op het vakje Tariefcode zet verschijnen de verschillende mogelijke parameters die u kan invullen in deze kolom. - in de kolom Ft kan een foutcode verschijnen de betekenis ervan kan u zien als uw cursor op het vakje Ft staat. Als alles correct is wordt een puntje zichtbaar (.) - de volgende kolommen (Bedrag, Kosten, Prestat.) worden automatisch ingevuld door het programma - indien u met deze pagina te weinig plaats heeft, dan kan u verder gaan door op het tabblad extensie te klikken en daar verder de kolommen in te vullen. Het programma neemt de inhoud van de pagina extensie automatisch samen in het totaal. De extensie kan ook gebruikt worden als staffel voor deze kosten die veelvuldig kunnen voorkomen, bv. dagelijks noteren van telefoons, s, enz. Als alles ingevuld is save dan uw document en noem het bv. DN NFTE zodat de penningmeester en de voorzitter reeds aan de naam kunnen zien waarover de debetnota gaat en op welke periode deze slaat. DN staat voor debetnota. NFTE is de naam van de klant is de periode waarop de prestaties van toepassing zijn. Nuttige tip: Maak regelmatig (maandelijks) een backup van uw bestand zodat je ingeval van nood nog kan terugvallen op een vorige versie van uw debetnota. Als er veel bewerkingen zijn kan er wel eens iets mislopen 4. FREQUENT VOORKOMENDE FOUTEN Foutmelding #N/B (zie fout 1 op figuur 1). Reden: de opdrachtinfo werd niet ingevuld. Foutmelding.CS (zie fout 2 op figuur 1) Reden: de opgegeven consulent is niet vermeld in het team (vakken I3,I4 en I5) Foutmelding..5? (zie fout 3 op figuur 1) Reden: een bepaald vak op deze regel is niet ingevuld

5 Werkvoorschrift WV01-5/6 fout 1 fout 2 fout 3 Figuur 1

6 Werkvoorschrift WV01-6/6 Alle voorkomende fouten op de debetnota en op de extensie worden ook nog eens vermeld onderaan het document (zie hieronder). Zolang er ergens iets mis is blijft de foutmelding zichtbaar en moet je op zoek naar de oorzaak. Figuur 2