Beste gebruiker, BELANGRIJK!

Transcriptie

1 Beste gebruiker, Dank voor het downloaden en gebruiken van _Facturen.xls. Dit programma is mailware, wat betekent dat als je het gaat gebruiken je mij svp een mail stuurt. Op deze manier weet ik of het programma in de praktijk gebruikt wordt en kan er ondersteuning worden gegeven. Ik heb gebruik gemaakt van Excel2003, Excel2007 en Excel2010. Het programma is ingepakt, Facturen.zip, en bestaat uit 4 bestanden: _Facturen.xls Met deze Excel sheet begin je 0000.xls Dit excelsheet is de basisfactuur en hiervan worden kopieen gemaakt, zie verderop. Leesme.txt Deze hele tekst KopieFactuur.exe Met dit programma maak je de facturen 0001.xls t/m 0256.xls. Tabblad Namen gaat tot 400 facturen. Facturen.pdf Deze tekst als pdf-bestand BELANGRIJK! Maak na uitpakken eerst een kopie van 0000.xls en hernoem die naar 0001.xls. Start Facturen.xls en haal eerst de beveiliging per werkblad weg om te kunnen wijzigen, zie verderop de betekenis van de gekleurde cellen. De beveiliging weghalen gaat als volgt: Extra\Beveiligen\Beveiliging opheffen kiezen. Om te beveiligen doe het nogmaals en kies Blad beveiligen en druk OK. Een wachtwoord kan naar believen worden gebruikt. Ga naar werkblad Teksten en vul daar je eigen gegevens in, ik heb er maar wat in gezet als voorbeeld. In dit werkblad heb ik een kleur gebruikt om de eigen adresgegevens op de factuur te printen (zie verderop voor de betekenis). Wel eerst even de beveiliging per werkblad als nodig verwijderen en wijzigingen aanbrengen waar nodig. De beveiliging van het werkblad weer aanbrengen om per ongeluk iets te wijzigen wat niet de bedoeling is. Ga vervolgens alle werkbladen af en vul de juiste gegevens in zoals de BTW procenten, het jaartal, het beginfactuurnummer-1 (0000 wordt factuurnummer 0001) en alle velden die geel zijn om je eigen wensen of gegevens in te vullen. Ga naar werkblad Namen en druk op de eerste factuur in kolom A op 0001, dit is een hyperlink, en factuur 0001.xls wordt geopend. Kijk of de eerder ingevoerde gegevens goed zijn en vul in de factuur 0001.xls de 3 groene vakken, rechts boven, weer je gegevens in of je wel een weeknummer wilt printen op de factuur, welk voorkeur BTW percentage je standaard in kolom I wilt BELANGRIJK! Cellen met deze kleur ZELF invullen! De cellen zijn niet beveiligd en worden door het hele spreadsheet mee genomen BELANGRIJK! Ik heb dit programma in eerste instantie voor de kleine zzp-er geschreven, die ikzelf ook ben, om op een eenvoudige manier gewerkte uren bij te kunnen houden. Later zijn vele mogelijkheden bij gemaakt, zoals het maken van facturen, om wekelijks te factureren, en het maken van overzichten per kwartaal. Het programma is beveiligd met als doel om geen formules te overschrijven, de beveiliging van elk werkblad heeft geen wachtwoord. Beveiligen als volgt: Kies Extra/Beveiliging/Blad beveiligen of Beveiliging opheffen Er zijn geen makro's toegepast, ik wil het doorzichtig houden voor alle gebruikers. Je kunt dus in alle cellen kijken wat er in staat. Ben voorzichtig met wijzigen van de inhoud van de (gele) cellen, er zijn vele cellen die afhankelijk zijn van andere cellen, ook van cellen in andere werkbladen en programma's. Een voorbeeld: In [Facturen]Uren! worden de gewerkte uren ingevuld; In 0001.xls worden de gewerkte uren automatisch ingevuld in elke volgende regel om een factuur te maken. Is de factuur klaar en opgeslagen dan worden enkele gegevens weer in [Facturen]Namen! ingevuld. Toch behoorlijk complex voor degenen die net beginnen met Excel. In kolom H wordt het bedrag berekent vanuit de uren, hiervoor de formule: (G10-INTEGER(G10))*24, om de uren naar een decimaal getal om te rekenen Er zijn ook verwijzingen naar andere mappen, bv waar de binnengekomen facturen staan en waar de verzonden facturen staan en natuurlijk naar de facturen 0001.xls enz.. Tip: Kun je een regel niet helemaal lezen omdat er iets in een volgende cel staat, klik dan op de cel en alles is leesbaar in de functiebalk bovenin het beeld. Tip: Normaal ga je bij het indrukken van de toets Enter een cel naar beneden. Je kunt dit instellen bij Extra\Opties\Bewerken en Selektie na ingeven Enter het vakje Rechts aan te zetten om naar rechts te gaan ipv naar beneden. Dit is handig voor het

2 Uitleg werkbladen: - Namen; Hierin kun je de factuur maken door de groene cellen in te vullen, denk ook aan de factuurdatum in te vullen. Als de factuur betaald is vul dan ook die datum in. - Uren; Vul hier de werktijden in die gedaan zijn bij de verschillende opdrachtgevers. Doe dit in chronologische volgorde. Haal eventueel de kruisjes weg als die regel niet wordt gefactureerd. Haal het BTW-% weg als het bedrag BTW-verlegd is. De berekeningen met het belastingspercentage zijn geschat en zijn heel eenvoudige berekeningen. Er kunnen geen rechten aan - StudieUren; Vul hier de tijd in die je wel aan de zaak besteedt maar niet factureert. In Uren! wordt ook de reistijd bijgehouden en mag ook bij de uren van de zaak worden opgeteld. - Omzet; De gemaakte omzet per factuur en in de balk bovenin per maand opgeteld. - Ontvangen; De betaalde facturen staan in de kolommen B t/m P en in Kolom R staan de nog niet betaalde facturen. - IngekFact; Ingekomen Facturen kun je hier invullen om niets te vergeten. - Totalen; In dit werkblad staan de totalen van de uren, materialen en de gemaakte facturen uitgewerkt per maand en per kwartaal. Aan de rechterzijde staan de getallen per week. De kolommen M t/m P kunnen niet allemaal zijn gevuld omdat er niet elke week een factuur gemaakt wordt. Kolom Q staan de gewerkte uren per week. - Adressen; Hier vul je de adresssen in van je opdrachtgevers en geef ze een debiteurennummer en een afkorting die je invult in Uren!. Alle opdrachtgevers krijgen een uniek debiteurennummer. Wil je een verzamelnummer noem die dan bv Het nadeel hiervan is dat je in de factuur 0001.xls zelf het adres moet intypen op de plaats van XXXXXXXXXXX, deze wordt niet mee genomen omdat het adres niet bekend is. Als het BTW-nummer bekend is, ingevuld bij adressen, dan wordt het onderaan de factuur geprint. Let op; de 1e regel is nu voorzien van TST en is een voorbeeld hoe de regels in te vullen, - Teksten; Hierin kun je je eigen gegevens invullen die in het programma en de facturen 0001.xls worden gebruikt. Als je de regels voor je eigen adres leeg laat zoals in dit voorbeeld kun je een plaatje met logo en adres gegevens invoegen Gebruiksaanwijzing Facturen. Selecteer eerst de volgende invoegtoepassingen Klik op Extra\Invoegtoepassingen _Facturen.xls: Het programma is eenvoudig van opzet en er is bewust gekozen om geen macro's toe te passen. De werkbladen zijn beveiligd om verkeerde invoer te voorkomen. Alleen de velden waar gegevens ingevoerd mogen worden zijn niet beveiligd en zijn groen, de gele vakken kunnen ook handmatig worden ingevoerd maar bevat een formule die dus overschreven kan worden. Zie de volgende regels met de kleuren en de betekenis ervan. Let op! Moet ingevuld worden

3 Deze cel bevat al een formule maar mag/kan overschreven worden. Let op; bij overschrijven is de formule weg! Om dit te wijzigen moet de werkbladbeveiliging opgeheven worden, kies Extra\Beveiliging en kies Opheffen. Bevat een formule en mag NIET worden overschreven. Om dit te wijzigen moet de werkbladbeveiliging opgeheven worden, kies Extra\Beveiliging en kies Opheffen Voorkeurgegevens. Deze cellen zijn niet beveiligd en worden door het hele werkblad aangepast. Bv. Als je ergens in het jaar een ander uurtarief wil invoeren dan wordt dit tarief ook bij eerder gemaakte facturen gebruikt door het bijwerken van Excel Automatische invulling van het jaar en andere waarden, over genomen uit andere tabbladen. Tip: Maak een kopie van alle bestanden in een aparte map om een volgend jaar met een leeg werkblad te kunnen beginnen! Dit scherm komt eerst bij het openen van _Facturen.xls en druk op Bijwerken. Factureren via een netwerk-drive zal langer duren! Als mogelijk gebruik een lokale drive. Dit scherm komt als er niet voldoende factuurnummers.xls zijn ten opzichte van hyperlinks in tabblad Namen, bv. niet meer dan 10 terwijl er hyperlinks zijn tot 0256.xls. Heb je meer facturen nodig dan kun je de tabbladen uitbreiden naar bv Tabblad Namen gaat tot 420 facturen per jaar. Let op dat je de cellen goed bekijkt waar formules in staan die een verwijzing hebben naar bv xls enz., zie in tabblad!namen kolom A en AC t/m AG. Deze cellen moeten handmatig worden Kolom Uren!Y is aangemaakt om de weeknummers te berekenen en die te gebruiken om wekelijks te factureren. Op deze manier kunnen er meer dagen terug worden gekeken en loopt de regel niet vol met 255 karakters. In kolom Z staat het laatste factuurnummer in die week en wordt gebruikt om de volgende te vermeerderen met 1. In cel Namen!B1 wordt het jaar ingevuld. Vul eerst alle gegevens van de klant in en het aantal gewerkte uren, uurprijs en het BTW-tarief, druk dan op de hyperlink in Factuur 0001.xls wordt geopend en excel vraagt om bij te werken, doe dit en vul de rest van de factuur in. De factuur; 0000.xls: Kolom C t/m H in 0001.xls worden automatisch bijgewerkt als de factuurnummer overeenkomt uit Uren!T. Is de factuur niet op tijd betaald dan wordt de tekst in Facturen.xls, werkblad Namen rood in die regel. In [Facturen]Namen! en kolom T staan de gewerkte uren. In het begin kan het zijn dat je negatieve uren hebt, b.v door meteen een credit nota te maken. Het veld is dan gevuld met ### omdat Excel geen negatieve tijd kan weergeven. De rest van de factuur wordt berekend en de regels kunnen ook handmatig worden ingevuld met b.v. geleverde materialen Sla de factuur 0001.xls op en kijk in het bestand [Facturen]Namen! naar de resultaten in kolommen R, T, U en V naar de Wil je gegevens wijzigen dan daarna weer factuur 0001.xls openen door op de hyperlink in Namen! 0001 te klikken en opslaan om de juiste informatie in kolom R enz. te krijgen! Print de factuur op een pdf-printerdriver (wordt dan als een pdf-bestand opgeslagen) en op voorgedrukt papier (haal de tekst en het logo uit de 0000.xls) of op blanco papier en zet dan een logo en andere tekst in 0000.xls. Een gratis pdf-printerdriver, CutePDF. Download ook de Converter:

4 In kolom D t/m H in de bovenste rijen kunnen de adresgegevens en eventueel een logo geplaatst worden. Let wel op dat de adresgegevens goed geprint worden, anders de gegevens nog een kolm meer naar links plaatsen. _Facturen.xls: Sla Facturen.xls op en sluit excel. Als er #### of WAARDEN in de kolommen R enz. staan in [Facturen]Namen!, sluit dan factuur 0001.xls af en open die opnieuw zodat er bijgewerkt kan worden. EAD is geen naam maar de Eigen ADministratie bijwerken, deze uren worden wel opgeteld maar niet berekend met kosten. Factuurnummers worden automatisch aangemaakt in kolom Uren!U. De factuurregels worden in 1 week in dezelfde factuur In Uren! kolom Q de 19 of 6 procent BTW weghalen is BTW verlegd. In de factuur 0001.xls wordt dan geen BTW mee genomen in de factuur. Let op dat bij alle factuurregels dit goed wordt geregistreerd want per regel kan BTW verrekend worden! Ook kun je 19 of 6 procent BTW per regel gebruiken. In de factuur moet voor de verrekening van materialen apart de De verzenddatum in kolom Uren!V wordt gehaald uit Namen!N als die wordt ingevuld als de factuur wordt gemaakt. In werkblad Adressen kunnen van maximaal 99 klantgegevens worden opgeslagen. De onderste regels gebruiken voor b.v. adressen waarvoor je alleen de km's nodig hebt en geen factuur stuurt. Handig als je zakelijke boodschappen doet bij In het werkblad Omzet komt een overzicht van de verzonden facturen per kwartaal met de BTW te staan. In het werkblad Ontvangen komt een overzicht van de betaalde facturen per kwartaal met de BTW te staan. Dit betreft natuurlijk de verzonden facturen. In het werkblad IngekFact, Ingekomen Facturen, kunnen deze ingevoerd worden en krijg je een overzicht per kwartaal van betalingen en BTW apart. Ook kun je aangeven of een factuur doorberekend moet worden aan de klant en hoeveel dat is per Alleen kolom C, Debet of Credit en de factuurdatum in kolom O moet worden ingevuld. De andere gegvens zoals factuuradres worden automatisch ingevuld. Het is dus belangrijk dat de adresgegevens juist zijn in werkblad Adressen. Het sturen van een herinneringsfactuur: Let op! Als een factuur niet op tijd is betaald maakt het programma een nieuwe datum aan, zie kolom Namen!Y, Namen!Z en Namen!AA. Dit is een berekende datum nav de verstreken dagen. Als je er gebruik van maakt noteer in de juiste kolom dan de werkelijke datum die je voor een herinnering of 2e herinnering hebt gebruikt. Het programma haalt de regels leeg als de factuur is betaald en een datum in kolom P, Betaald Datum, is ingevuld. Voor jezelf weet je dan of en hoeveel kopiefacturen er verzonden zijn. Bewaar deze kopiefacturen dan ook met een extradatum bij het opslaan, "0018KopieFactuur _.xls" In kolom Namen!AB staat het aantal doorloopdagen van de factuur. Als die rood is dan is de factuur nog niet betaald en na de In de factuur vind je : In het rode vak komen datums te staan van de herinneringsfactuur als die niet op tijd is betaald ALS(INDIRECT(ADRES(5+$L$2;25;1;WAAR;"[_Facturen.xls]Namen"))<>"";INDIRECT(ADRES(5+$L$2;25;1;WAAR;"[_Factur en.xls]namen"));""). In deze formule kun je zien hoe de gegevens uit _Facturen.xls]Namen worden gehaald om een datum voor de herinneringsfactuur te maken. In _Facturen\Namen zie je de kolommen:

5 In de gele vakken staan het aantal overtijddagen en die kun je zelf wijzigen. In dit geval wordt het lichtgele vak onder 1 automatisch gevuld met de datum als 30 dagen verstreken zijn, de formule hiervoor: ALS(EN($O6<>"";(NU()- $O6)>$Y$3;$P6="");$O6+$Y$3;""). In O6 staat de factuurdatum. In de praktijk wordt al gauw een betaaldatum aangehouden van 30 of meer dagen, misschien handig om die getallen hier in te vullen tenzij je Algemen voorwaarden hebt gedeponeerd. Verwijzingen, hyperlinks, naar verzonden facturen: Als er een factuur is wordt gemaakt druk je op bv. A6 om de factuur te maken, te openen en af te drukken. Als de factuur gemaakt is kun je die opslaan als pdf, opgebouwd als "jjjjmmddfactuurnummer.pdf" In kolom B, rij 6 bv. staat dan een link naar de opgeslagen factuur als pdf-bestand en kan worden geopend. Verwijzingen, hyperlinks, naar ingekomen facturen: Als er een factuur binnen komt kun je er een naam aangeven volgens de onderstaande methode: factuurdatum(leverancier-materiaal)factuurnummer.pdf bv (Aragorn-Harde schijf) pdf De scheidingstekens zijn: ( - ) Let op dat er in de naam van de leverancier dan geen - staat want dan is dat het Voor het ( komt de factuurdatum, erna de leverancier, dan het - en hierna het materiaal envervolgens afsluiten met ) en als laatste het factuurnummer en als extensie.pdf. Het moet dan natuurlijk wel een pdf-bestand zijn. In onderstaand plaatje een voorbeeld, Je kunt op de link in de kolom Bestandsnaam klikken om die factuur te openen. Het voordeel van deze oplossing is dat je niet elke keer een hyperlink hoeft te maken maar wel de naam van de factuur moet kopieeren. Als je deze indeling aanhoudt komen er geen foutmeldingen en worden de andere kolommen automatisch gevuld

6 Het tabblad Totalen: In dit tabblad zijn alle totalen opgenomen, per kwartaal, per maand en per week. De totalen van de gefactureerde uren en materialen zijn directe berekening uit het tabblad Namen. De andere maand berekeningen, uren en reisuren zijn koppelingen van berekeningen in bv. het tabblad Uren. De gefactureerde uren kunnen afwijken van de gemaakte uren bv. omdat er een vaste prijs is afgesproken of dat je sommige uren niet wilt berekenen omdat het een garantiegeval zou kunnen zijn of een service. Uren die niet berekend worden kun je In O33 staan het totaal aantal uren die je in de zaak hebt gemaakt. Het tabblad Teksten: Hier alle persoonlijke gegevens invullen Cel G8 tm G19 voor de bedrijfsgegevens op de factuur. E7 op J om deze te grbruiken. E41-E42 en E43 om 3 x per jaar je tarief te wijzigen. Vul in kolom G de ingangsdatum in! Doe dit ook voor de andere tarieven. E47 tm F49 om 3 x per jaar het BTW-tarief, hoog en laag, te wijzigen E53 tm E55 om 3 x per jaar de kilometervergoeding te wijzigen. E59 tm E61 om 3 herinneringsfacturen te sturen na het aantal dagen B22 tm B31 voorkeurteksten om te kiezen in de factuur op alleen de 1e factuurregel. B34 tm B53 voorkeurteksten van werkzaamheden op alle andere factuurregels. B56 tm B106 voorkeurteksten op de factuur voor een betreffende klant waar altijd dezelfde werkzaamheden worden uitgevoerd. In A56 tm A106 komen de klantnummers te staan als die in tabblad Adressen zijn ingevuld. B109 de tekst voor BTW-verlegd, deze staat nu rechts uitgelijnd. B111 tm B113 de teksten voor een kopiefactuur bij herhaald toezenden. Zie ook E59 tm E61. D34 tm F34 de tekens voor de naam van een ingekomen factuur. Zie ook de tekst in G34 tm G36. Zie ook "Verwijzingen, hyperlinks, naar ingekomen facturen" hierboven. Belangrijke tip: Als je de 1e keer start, nadat je 420 facturen hebt aangemaakt, dan vraagt het programma om koppelingen bij te werken. Doe dat en kijk of alles goed is gegaan in Gegevens/Kopp. Bewerken of in Office 2003 Bewerken/Koppelingen bewerken. Selecteer de koppelingen en kies Waarden bijwerken. Tip: Beveiliging opheffen of instellen: Kies in de werkbalk Extra - Beveiliging Wil je iets leren van dit programma kijk dan in de cellen die lichtrood en geel zijn gemerkt, hierin staan formules. Dit programma is getest met Excel2003 en hoger ( Excel2007 en Excel2010) Veel succes met het gebruik van _Facturen.xls Web: Mail: info@atibe.nl