Inhoudsopgave. 1 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

Transcriptie

1 Inhoudsopgave 1 Algemeen Teller afrekening en herverdeling Telleropname met 100% herverdeling van kosten Uitvoeren van een tellerafrekening Tellerafrekening met vaste of bijkomende kosten Teller rapport Teller afrekening volgende periode openen en afrekenen Tellerstand bij verkoop van een kavel Automatische import van tellers Excel bestand Instellingen Importeren Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

2 1 Algemeen Deze module laat toe om kostenstukken, die volgens een algemene verdeelsleutel werden doorgerekend naar mede-eigenaars, te herverdelen volgens een teller opname. De oorspronkelijke kostenstukken worden automatisch gecrediteerd. De herverdeelde kosten worden individueel aangerekend aan de mede-eigenaars. Er zijn 2 mogelijke scenario s voorzien: De kostenstukken worden 100% herverdeeld volgens de teller opnames. Een deel van de kostenstukken bevat vaste kosten of kosten die op een alternatieve manier moeten herverdeeld worden. Elke telleropname in een residentie wordt vastgelegd via Financieel beheer > Elke individuele telleropname binnen een residentie kan hier worden aangemaakt. 2 Teller afrekening en herverdeling Als verder in de tekst gesproken wordt over afrekeningsperiode wordt steeds bedoeld een TELLER afrekeningsperiode, en NIET een afrekeningsperiode voor afrekening van algemene kosten binnen de residentie. 2 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

3 2.1 Telleropname met 100% herverdeling van kosten We nemen een fictief en vereenvoudigd voorbeeld. Residentie Residentie waarvoor de telleropname wordt aangemaakt Teller NL/ Teller FR Omschrijving / naam van de teller Kostensoort afrekening Dit is de kostensoort waarop de individuele herverdeelde kosten na afrekening worden geboekt. Deze kostensoort mag niet voorkomen in de tabel kostenstukken volgens kostensoort(en). Volgens verdeelsleutel Deze verdeelsleutel bepaalt welke kavels/aandelen betrokken worden in de teller afrekening. 3 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

4 Leverancier De tellerafrekening kan een herverdeling zijn van kostenstukken van verschillende leveranciers. De kostenstukken voor overboekingen van de tellerafrekening worden geboekt op vernoemde pseudo leverancier. Kostenstukken volgens kostensoorten Deze tabel bepaalt welke kosten moeten worden herverdeeld. Alle kosten die opgenomen zijn in OPENSyndic voor een gegeven tellerafrekening periode en die geboekt zijn op de kostensoorten in deze tabel worden opgenomen in de lijst van te herverdelen kosten. De kostensoorten in deze tabel moeten verschillen van de kostensoort waarop de herverdeling na afrekening wordt geboekt. (veld kostensoort afrekening ) Bijkomende verdeling Zie verder Telleropname en afrekening Hier kan u voor vernoemde teller een reeks afrekeningsperiodes aanmaken. Vul de begindatum van de periode in en het aantal maanden. Druk dan op Uitvoeren Na opslaan van de nieuwe teller (knop OK - F4 ) Als alle kostenstukken zijn ingevoerd (voorschotten, eindafrekening), kan u via de knop Maak een nieuwe afrekening de herverdeling laten berekenen en doorvoeren. 4 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

5 Volgende fiche wordt actief: In de tweede tab ziet u detaillijnen van kostenstukken die geboekt zijn op een verdeelsleutel volgens de tabel Kostenstukken volgens kostensoorten in de teller fiche. U kan hier eenvoudig nagaan als alle kostenstukken zijn opgenomen in OPENSyndic. Welke kostenstukken worden opgenomen: Detaillijnen van kostenstukken die geboekt zijn op een verdeelsleutel volgens de tabel Kostenstukken volgens kostensoorten in de teller fiche. De factuurdatum van kostenstukken moet binnen de afrekenperiode van de teller vallen. Het totaalbedrag van de kostenstukken ziet u links boven in de afrekeningsfiche van deze tellerperiode: Via de Registratie TAB kan u nu de telleropname en herverdeling invoeren en bepalen. 5 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

6 Beginstand Aangezien dit de eerste afrekening is voor deze teller moet zowel de begin- als eindstand van de teller ingevuld worden. Voor de volgende afrekenperiode zal de eindstand van deze periode overgenomen worden als beginstand. Eindstand Eindstand van de teller voor deze afrekeningsperiode Verbruik Berekend volgens eindstand beginstand Verbruikskost Saldo van de totale kosten * verbruik / totaal verbruik 6 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

7 Na invullen van de tellerstanden moet u op Opslaan drukken. Uw registratie wordt dan opgeslagen. De herverdeling van de kosten wordt pas uitgevoerd na een druk op Maak de teller afrekening 2.2 Uitvoeren van een tellerafrekening Open een teller registratie en druk op de knop Maak de teller afrekening (onderaan het scherm) De oorspronkelijke kostenlijnen worden integraal tegengeboekt in een nieuw kostenstuk op naam van leverancier METER WATER AFREKENING. Dit kostenstuk is een creditnota. Er wordt een tweede kostenstuk aangemaakt op naam van leverancier METER WATER AFREKENIING Deze factuur bevat de herverdeelde individuele kosten voor elke eigenaar van de teller afrekening. 7 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

8 Creditnota Elke kostenlijn van de tellerafrekening is 1:1 overgenomen in deze nieuwe creditnota. Op die manier worden alle oorspronkelijke kosten 100% tegengeboekt. 8 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

9 Factuur De kostenfactuur met de herverdeling bevat een detailoverzicht van de kostenlijnen die zijn opgenomen in de teller afrekening en een detail van de teller opnames met verbruikskost. De individuele afrekening: U kan een tellerafrekening ongedaan maken via de knop Maak teller afrekening ongedaan. In dat geval worden de twee kostenstukken van de herverdeling gewist. Dit kan zolang deze kostenstukken niet in een afrekening zijn opgenomen. 9 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

10 3 Tellerafrekening met vaste of bijkomende kosten In het geval de kostenstukken die opgenomen worden in een teller afrekening, bedragen bevatten die niet prorata de teller registratie moeten herverdeeld worden, moet daar in de teller definitie voorziening voor worden getroffen. Kostprijs voor telleropname Gratis water Vaste kosten Verbruikspercentage voor gemeenschappelijke delen. Het gaat hier over kosten die volgens een andere sleutel moeten herverdeeld worden. We bekijken een nieuw voorbeeld waarbij we iets aanpassen in de tabel Bijkomende verdelingen. Label Gemeenschappelijk Deze lijn maakt het mogelijk om gemeenschappelijke kosten in te vullen in de latere afrekening. Dit kan bijvoorbeeld gaan over verwarmingskosten algemene delen. Label Meterhuur Deze lijn maakt het mogelijk om een kost in te vullen voor de meterhuur. Deze kost wordt normaal vermeld op een factuur van de maatschappij. Ventileer Kies Ventileer (-) voor bijkomende kosten die in mindering van de totale verbruikskost moeten worden gebracht. Meterkosten, gemeenschappelijk verbruik,. 10 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

11 Kies Ventileer (+) voor bijkomende kosten die bij de totale verbruikskost moeten worden toegevoegd. Gratis water Verplicht in te vullen Kostensoort De kostensoort waarmee dit bedrag uiteindelijk in de factuur van de herverdeling wordt opgenomen. Verplicht in te vullen. Verdeelsleutel De verdeelsleutel waarmee dit bedrag uiteindelijk in de factuur van de herverdeling wordt opgenomen. Optioneel in te vullen. Indien niet ingevuld, wordt de verdeelsleutel van de teller afrekening gebruikt De tellerafrekening ziet er nu als volgt uit: In de registratie tab is er nu een mogelijkheid om 2 extra bedragen op te geven. Gemeenschappelijk Hier is vb. overeengekomen dat 5% van de totale verbruikskost verrekend wordt als kost voor verwarming gemeenschappelijke delen. Te verdelen: 1071,00 * 5% = 53,55 Meterhuur Uit de facturen van de leverancier wordt bepaald dat de meterhuur voor de afrekenperiode 75,00 bedraagt. Dit bedrag wordt als vast bedrag ingevoerd. Te verdelen: 75,00 11 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

12 Naast elk van deze bedragen kan u nu een verdeelsleutel kiezen. Als u geen verdeelsleutel kiest, wordt de verdeelsleutel toegepast van de teller afrekening (in ons voorbeeld Caloribel ) Saldo De totale verbruikskost die volgens de telleropname moet herverdeeld worden, is dan Saldo = 1071,00 53,00 75,00 Dus: saldo = 942,45 Elk van de 3 te verdelen kosten wordt nu duidelijk uitgewerkt in de verdelingstabel. Dit is indicatief. Het eindresultaat van de herverdeling is opnieuw 2 nieuwe kostenstukken: Creditnota Dit is volkomen identiek aan het reeds uitgewerkte voorbeeld. Factuur Het saldo van de verbruikskost wordt individueel uitgesplitst. De bijkomende kosten worden volgens kostensoort en verdeelsleutel opgenomen. Uiteindelijk worden deze kosten tijdens de afrekening correct over de eigenaars verdeeld. Eventuele afrondingsverschillen worden opgenomen onder de kostensoort en verdeelsleutel van de telleropname. 12 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

13 4 Teller rapport Er is een rapport voorzien waarin uitgewerkt wordt hoe de herverdeling van de kosten is bepaald. Afdruk teller rapport Dit rapport wordt ook automatisch toegevoegd aan de factuur die het resultaat is van de teller afrekening. 5 Teller afrekening volgende periode openen en afrekenen De vorige periode (2011) is geregistreerd en afgerekend. Vul de begindatum in van de volgende afrekenperiode en druk op Uitvoeren Om deze periode te registreren kiest u de betreffende lijn en druk op Maak een nieuwe afrekening 13 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

14 De beginstand van de tellers wordt automatisch overgenomen uit de vorige registratie. 6 Tellerstand bij verkoop van een kavel Als er een verkoop is van een kavel tijdens een teller afrekening worden alle eigenaars getoond (oud en nieuw) De tellerstand voor de eerste eigenaar (Demoor Lieve) is De tellerstand voor de volgende eigenaar (Baelus) pikt in op de telleropname van Demoor en start op U kan hier vrij invullen om eventuele registratie fouten op te vangen. Er is geen controle op aansluiting van registraties. 14 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

15 7 Automatische import van tellers 7.1 Excel bestand Het excel bestand dat we gaan importeren moet aan een paar voorwaarden voldoen op gebied van opmaak. In de eerste kolom moet de externe identificatie staan van het gebouw, zoals ze gekend is in OpenSyndic. Deze is terug te vinden in de residentiefiche onder het tabblad Financieel. In de tweede kolom moet de kavel identificatie komen, zoals ze gekend is in OpenSyndic. Deze is terug te vinden in de residentiefiche, onder het tabblad kavels, in de kolom Kavel identificatie 15 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

16 In de vierde kolom moet de begindatum van de periode staan In de vijfde kolom moet de einddatum van de periode staan 16 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

17 Meterstanden van Ista (die worden aangeleverd via een Excel-bestand) kunnen worden ingelezen via de knop Opvragen ISTA. 17 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

18 7.2 Instellingen Voordat u kan beginnen met tellers te importeren, dient u enkele instellingen te maken Import map: De folder waaruit OpenSyndic de te importeren bestanden gaat importeren Omschrijving teller o Omschrijving teller kolom: Een naam die u zelf kan kiezen om een omschrijving te geven aan de teller o Omschrijving kostensoort (NL): De kostensoort waarop de kolom betrekking heeft o Omschrijving kostensoort (FR): Indien de vertaling beschikbaar is in OpenSyndic, wordt deze kolom automatisch ingevuld. o Omschrijving kostensoort (EN): Indien de vertaling beschikbaar is in OpenSyndic, wordt deze kolom automatisch ingevuld. o Excel kolom: De nummer van de kolom waaruit het verbruik uitgelezen moet worden 18 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

19 7.3 Importeren Om de gegevens te importen kan u via Financieel beheer teller beheer de lijst van de bestaande tellers krijgen. Op dit scherm kan u via de knop Importeer de bestanden inladen die klaarstaan om te importeren. Wanneer u hierop geklikt hebt, krijgt u het import scherm. Als eerste dient u te controleren welke bestanden klaar staan. Dit kan u doen door op de knop lees map te klikken. Als de bestanden zijn ingelezen, worden ze zichtbaar bij de lijst met bestanden. Nu kan u onderaan klikken voor Importeer alle bestanden, waardoor alle bestanden die in de lijst klaar staan, geïmporteerd worden. Wanneer u klikt op de knop Importeer geselecteerde, dan wordt enkel het geselecteerde bestand van de lijst geïmporteerd. Na het importeren verschijnt de teller in de lijst van de tellers. 19 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company