Inhoud. 1 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

Transcriptie

1 Inhoud 1 Algemeen Voorbereiding van het werken met de kalender: rubrieken en sub-rubrieken U wenst geen gebruik te maken van rubrieken U zal werken met de rubrieken in de kalender Een taak toevoegen aan de kalender via de lijst met kalenderpunten Een item toevoegen aan de kalender via de tab Kalender weergave Een agenda item aanpassen Gebruik van de zoekfuncties Agendapunten aanmaken via een taken Template Uw taken synchroniseren met Wunderlist Wunderlist is een App die kan worden geïnstalleerd op een tablet/smartphone of via een webbrowser kan worden geconsulteerd Kalender beheer via de OPENSyndic website Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

2 1 Algemeen Gebouwenbeheer > Kalender / Planning Het kalendersysteem laat toe om op een eenvoudige manier taken en acties te registreren in een centrale kalender. Mits de juiste toegangsrechten op dergelijk kalenderitem, kunnen deze ook geraadpleegd worden via de OPENSyndic website. 1.1 Voorbereiding van het werken met de kalender: rubrieken en sub-rubrieken Voor een gestructureerd overzicht van uw taken kunnen de taken worden ondergebracht in een rubriek (en subrubriek). Gebouwenbeheer > Agenda rubrieken Het gebruik van rubrieken is optioneel. Er moet echter steeds minstens 1 rubriek worden aangemaakt. U heeft dus 2 mogelijkheden wat betreft het werken met rubrieken U wenst geen gebruik te maken van rubrieken Ondanks de verplichting om minstens 1 rubriek aan te maken, kan u er voor kiezen om geen gebruik te maken van de rubrieken. In dat geval maakt u de verplichte rubriek als volgt aan. Dit moet de ENIGE rubriek zijn in uw toepassing. Dus, indien de rubriek = gebouw (zoals bovenstaand voorbeeld) en er bestaat slechts 1 rubriek in uw toepassing, dan worden de taken in de kalender rechtstreeks onder het gebouw geplaatst. Sub-rubrieken in deze rubriek is niet van toepassing. 2 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

3 1.1.2 U zal werken met de rubrieken in de kalender Maak de gewenste rubrieken (en indien gewenst) sub-rubrieken. Het overzicht in uw kalender zal voor ieder gebouw de aangemaakte rubrieken weergeven (blauwe rij). De taken worden gesorteerd binnen hun rubriek. De rubriek Geen rubriek uit de afbeelding wordt automatisch weergegeven om de taken onder te brengen die in een vorige versie werden aangemaakt toen het begrip rubrieken nog niet bestond in OpenSyndic. 3 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

4 1.2 Een taak toevoegen aan de kalender via de lijst met kalenderpunten. Klik de knop [Nieuw F2] Taak Korte beschrijving van de taak. Dit wordt ook als titel op de kalender weergegeven. Omschrijving Omschrijving van de taak. 4 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

5 Residentie Dit veld is verplicht! Een taak moet toegewezen zijn aan een residentie Rubriek, sub-rubriek Dit veld is verplicht! Indien u slechts 1 rubriek hebt van het type [[GEBOUW]] dan wordt de rubriek automatisch ingevuld en wordt onwijzigbaar. De sub-rubriek is niet verplicht. Start / Einde Start- en eind tijdstip voor de taak. Dit wordt overgenomen uit het geselecteerde bereik in het planningsoverzicht en kan hier aangepast worden. Agenda TAB Prioriteit Informatief. Dit kan gebruikt worden in zoekopdrachten Contactpersoon Hier kan u in eerste instantie een mede-eigenaar uit uw adresbestand kiezen. U kan dit ook aanpassen en een ander adrestype kiezen. (leverancier, derden, ) Stuur een bericht U kan een bericht sturen naar de contactpersoon. Dit bericht (of deze berichten) wordt gelinkt aan dit agenda item. U moet wel eerst het agenda item opslaan. Open de berichten Met de knop kan u alle berichten oproepen die gelinkt zijn met dit agenda item. (Via de knop Stuur een bericht ) Op te volgen door U kan hier een interne medewerker kiezen (adrestype medewerker in het adresbestand). Uit te voeren door U kan hier een leverancier kiezen. Status U kan de status vrij kiezen en aanpassen. Elke status wordt met een eigen kleur voorgesteld in het kalender overzicht. U kan de status ook als zoekcriterium gebruiken in het zoekfilter. Subtaken Hier kan u subtaken aanmaken bij een taak. Met subtaken kan een grote taak worden opgedeeld in kleinere subtaken. De subtaken worden niet afzonderlijk weergegeven in de kalanderweergave. Ze worden wel weergegeven in de lijstweergave als onderverdeling onder de taak. 5 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

6 Subtaken kunnen gewoon worden ingetypt in de kolommen van de subtaken-tabel. Opmerkingen TAB Lijst van opmerkingen die kunnen worden toegevoegd aan de taak. INFO: opmerkingen bestaan enkel indien synchronisatie met WunderList is geactiveerd. Zonder WunderList is de TAB Opmerkingen niet beschikbaar. Bijlagen TAB Lijst van bijlagen (foto s, verslagen, ) die kunnen worden toegevoegd aan de taak. INFO: Bijlagen bestaan enkel indien synchronisatie met WunderList is geactiveerd. Zonder WunderList is de TAB Bijlagen niet beschikbaar. Diverse TAB Externe toegang In deze tabel kan u bepalen welke groep personen via de OPENSyndic website dit agenda punt te zien krijgt (zie verder). Via de toegangsgroep zelf kan u een default instelling vastleggen: Interne nota Hier kan vrij tekst worden ingevoerd. 6 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

7 Documentbeheer > Parameters > Toegangsgroepen 7 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

8 1.3 Een item toevoegen aan de kalender via de tab Kalender weergave Via het kleine kalendertje linksboven en via de keuze dag, werkweek, kan de juiste datum of datumbereik voorgesteld worden in het planningsdeel kalender. Met behulp van de linkermuisknop en slepen kan u nu een in te plannen bereik kiezen. (Een van- tot uur). Indien nodig kan dit over meerdere dagen. Druk dan op de RECHTER muisknop. Een pop-up menu wordt zichtbaar. 8 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

9 Kies New appointment. De takenfiche wordt geactiveerd. TAB Werkbon De functionaliteit achter deze tab wordt in een volgende versie van OPENSyndic verplaatst naar een afzonderlijk werkbonnen beheer systeem. 9 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

10 1.4 Een agenda item aanpassen U kan op verschillende manieren een agenda item aanpassen: U kan onder- en bovengrens aanpassen door selectie en slepen met de muis U kan het item naar een andere dag of tijdstip verslepen met de muis U kan via de rechtermuisknop een pop-up menu oproepen om het agendapunt te wissen of aan te passen U kan dubbelklikken op het item om de fiche te openen U kan het item selecteren en op de knop Verwijderen klikken 1.5 Gebruik van de zoekfuncties Door gebruik te maken van de voorgestelde zoekcriteria kan u bepaalde agendapunten opzoeken. Alle onafgewerkte punten voor een residentie Alle door u op te volgen punten Alle punten met status Hoog TAB Acties In deze TAB ziet u een overzicht en telling van alle soorten acties die zijn geregistreerd in de kalender. Dit is puur informatief. 10 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

11 2 Agendapunten aanmaken via een taken Template Mogelijk zijn er taken die samen horen en een repetitief karakter hebben. U kan voor dergelijke taken een takentemplate aanmaken. Gebopuwenbeheer Agenda Templates U maakt in het scherm van Agenda Templates per template een lijst van in te plannen taken. U kan deze taken met 1 klik op de knop Nieuw via template in uw agenda plaatsen. Kies een taken template. U kan een of meerdere taken uit de template niet mee opnemen door het vinkje vooraan de taak af te vinken. 11 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

12 Start- en einddatum zijn initieel de huidige datum, wordt enkel ingevuld op de eerste rij. Met de knoppen Copy datum worden de datum en tijd gekopieerd naar de volgende rijen. De tijd wordt berekend voor iedere taak +1 uur. Datum en tijd kunnen ook manueel worden ingevuld. Klik de knop Naar agenda om de taken uit de template over te brengen naar de agenda. Resultaat: De 2 nieuwe taken zijn aangemaakt. 12 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

13 3 Uw taken synchroniseren met Wunderlist Wunderlist is een App die kan worden geïnstalleerd op een tablet/smartphone of via een webbrowser kan worden geconsulteerd. Om OpenSyndic te laten samenwerken met Wunderlist dient u in de eerste plaats te beschikken over een Wunderlist Account. De Wunderlist App werkt samen met de vernieuwde OpenSyndic agenda. In de OpenSyndic agenda kan u taken maken en de afwerking van deze taken opvolgen. Zie afzonderlijke handleiding: Wunderlist en Agenda van OpenSyndic 13 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

14 4 Kalender beheer via de OPENSyndic website Via de website krijgt men toegang tot de agenda items. Wel wordt hier rekening gehouden met het toegangsbeheer volgens de aangemelde gebruiker. De aangemelde gebruiker kan hier een agendapunt op de kalender laten: 14 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

15 Dergelijke aanvragen worden in het agendasysteem opgenomen als voorstel. Er wordt in dit geval geen rubriek gekoppeld aan het kalender item. Het zal dus in het overzicht verschijnen onder de titel Geen rubriek. De syndicus krijgt in OPENSyndic een bericht: 15 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

16 In het hoofdmenu van OPENSyndic staat de berichtenenveloppe actief Het bericht bevat de nodige info over het nieuwe agendapunt Via de kalender kunnen deze voorstellen afzonderlijk opgevraagd worden. Stel de zoekcriteria in op Status = Voorstel via website U kan dit agenda item nu openen en de status van het item aanpassen: De originele status is Voorstel via website. U kan dit aanpassen naar bijvoorbeeld Doorgegeven/ingepland 16 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

17 U kan dit item uiteraard ook wissen en de betreffende persoon een bericht sturen met reden van afwijzing. 17 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company