HaNDleiDiNG. portal. Versie Timebutler B.V. Kerkstraat HH Bussum

Transcriptie

1 HaNDleiDiNG portal Versie Timebutler B.V. Kerkstraat HH Bussum

2 portal timebutler Door een eenvoudig en overzichtelijk managerportal beheert u eenvoudig alle functionaliteiten van Timebutler. In uw beheerdersportal heeft u alle functionaliteiten bij de hand en kunt u binnen een paar klikken beginnen met het digitaliseren van uw volledige personeelsadministratie. Door de simpele en overzichtelijke lay-out vindt u snel uw weg naar het aanmaken van tags voor iedere afdeling binnen uw organisatie, het maken van rooster en het publiceren van nieuwsberichten. Bent u klaar met uw wijzigingen? Dan slaat u uw bewerkingen op en deze worden realtime doorgezet naar al uw personeelsleden. Zo blijven zij altijd eenvoudig op de hoogte zonder tussenkomst van verkeer, telefoontjes of andere communicatiewijzigingen. Inhoudsopgave Inloggen 3 Dashboard 3 Functionaliteiten 3 Medewerkers 4 Medewerker toevoegen 4 Belangrijke functies 4 Tags voor afdelingen 5 Afdelingen maken 5 Rooster 6 Medewerkers inroosteren 6 Dupliceren 6 Publiceren & printen 7 Nieuws Eerste nieuwsbericht 8 Nieuwsberichten beheer 9

3 inloggen Open uw webbrowser en ga naar de volgende url: htpps://portal.timebutler.nl U krijgt het inlogscherm te zien. Met de inloggegevens die u heeft ontvangen bij uw demo aanvraag kunt u inloggen. DaSHboarD Functionaliteiten Na het inloggen komt u in uw managerdashboard terecht. Hier staan kaarten voor snelle navigatie en bieden u in één oogpslag een overzichtelijk beeld van alle lopende zaken binnen uw organisatie. De volgende items vindt u terug op het dashboard. medewerkers Voor het aanmaken, wijzigen of verwijderen van uw medewerkergegevens en het ureninzicht. aangeboden diensten Alle diensten die uw medewerkers aan collega s hebben aangeboden en het beheer hiervan. Nieuws De tool om nieuwsberichten aan te maken en te delen met uw medewerkers. aanvragen Alle verlof en vakantie aanvragen van uw medewerkers en het beheer hiervan. rooster Het aanmaken van roosters voor de diensten van uw medewerkers. activiteit Altijd realtime inzicht welke medewerkers aan het werk zijn.

4 medewerkers Een overzicht van al uw medewerkers met alle contactinformatie direct zichtbaar. Via deze tab kunt u uw medewerkers aanmaken en beheren. De medewerkers worden direct toegevoegd aan het adresboek van al uw medewerkers. Zo is alle contactinformatie up-to-date en toegankelijk. medewerker toevoegen Het toevoegen van een medewerker kunt u doen door te klikken op de card linksboven Voeg medewerker toe. Zodra hier met uw muis overheen gaat ziet u de cirkel groen worden en een plus verschijnen. Door hier op te klikken komt u in het volgende scherm om de medewerker toe te voegen. Gegevens van... Vul de gegevens in van uw nieuwe medewerker. U kunt dit helemaal volledig doen, maar ook de mogelijkheid bieden aan uw medewerker om dit zelf te doen. De verplichte velden zijn; voornaam, achternaam en adres. Uw medewerker kan dan zelf zijn of haar NAW gegevens achterlaten. Gegevens over de duur van het contract, het aantal uren per week en welke functie uw medewerker bekleed kunt u zelf toevoegen. belangrijke functies uren per week: Het aantal contracturen per week. Als uw medewerker een 40-urig contract heeft, kunt u dit hier invullen. Aan de hand van dit invoerveld worden dan de plus- en minuren van uw medewerker berekend.

5 account actief: Heeft u veel seizoenskrachten? U kunt ze buiten het seizoen om op inactief zetten. beheerder account: Deze functie geeft uw medewerker toegang tot de portal met volledige bevoegdheid. Gekoppelde tags: Deel uw medewerker in een groep. De tags kunt u aanmaken via instellingen > tags. Deze tags worden onder andere gebruikt om uw roosters per afdeling te kunnen opstellen. archiveren: Een van uw medewerkers gaat uit dienst? De administratie moet nog geruime tijd bewaard blijven. Door een medewerker te archiveren blijven de gegevens nog tot uw beschikking. opslaan Heeft u alle gegevens ingevuld? Druk op opslaan en de medewerker is aangemaakt. Uw medewerker ontvangt direct een bericht met een persoonlijke inlogcode om onze app te gebruiken. De app voor medewerkers kan gedownload worden in de appstores van Apple, Android en Windows. tags Voor afdelingen afdelingen aanmaken Door middel van tags kunt u medewerkers indelen in groepen of afdelingen. Deze afdelingen maken onderscheid tussen uw medewerkers. U kunt deze tags koppelen aan de betreffende persoon via instellingen > tags De tags zijn naar uw eigen inzicht aan te maken. Klik op de button tag toevoegen + en vul de gewenste afdelingsnaam in. Bijvoorbeeld Keuken. Nu kunt u al uw koks de tag Keuken gegeven het profiel van uw koks. Op deze manier is eenvoudig een selectie te maken bij het rooster. Één van uw medewerkers kan een geroosterde dienst niet werken en biedt deze dienst aan? Aan de hand van de aangemaakte tags ontvangen alleen de collega s de melding die in dezelfde groep zijn ingedeeld.

6 rooster Nadat uw medewerkers zijn aangemaakt en de eventuele tags zijn gekoppeld, kunt u starten met het maken van een rooster. Het rooster begint altijd op de actieve dag en geeft een overzicht van de week. De tijden die u hier invoert worden realtime verwerkt en zijn direct inzichtelijk voor uw medewerkers. Iedere medewerker heeft een persoonlijk rooster en inzicht in het teamrooster. Filter toepassen Als u afdelingen heeft aangemaakt via tags, kunt u linksboven in het rooster een filter toepassen. U krijgt dan alleen de medewerkers van een specifieke afdeling te zien voor een overzichtelijk rooster. medewerker inroosteren Een medewerker is eenvoudig in te roosteren. Dubbelklik op een datum in dezelfde rij als de medewerker die u wilt inroosteren. Een pop-up opent met de door u geselecteerde datum als titel. U ziet hier drie (mogelijke) invulvelden. begintijd: De tijd dat de dienst van uw medewerker begint. Bijvoorbeeld 11:00. eindtijd (optioneel): De (richt)tijd dat de dienst van uw medewerker is afgelopen. toevoeging (optioneel): Een melding die u bij deze dienst wilt geven. Dit kan een bijvoorbeeld een zaal, locatie of code zijn. opslaan Heeft u alle gegevens ingevuld? Druk op opslaan en de dienst is opgeslagen. U keert terug naar de roosterpagina en ziet de aangemaakte dienst staan. Dupliceren U kunt deze dienst eenvoudig dupliceren voor een medewerker. Gebruik alt + linkermuisknop + Slepen en laat deze los op een nieuwe datum. De dienst is gedupliceerd. Als u deze dienst wilt wijzigen kunt u hier op dubbelklikken en de dienst wordt geopend om te bewerken.

7 Publiceren U heeft alle diensten ingevoerd voor uw medewerkers. Dan is het tijd het rooster voor uw medewerkers te publiceren. Op de pagina ziet u rechtsboven een button met Verander. Als u hierop klikt zal er een datepicker openen. Via de datepicker kunt u een datum selecteren tot wanneer het rooster voor uw medewerkers zichtbaar is. Zo kunt u het rooster op voorhand maken en het publiceren op het moment dat het rooster definitief is. Printen Op de pagina ziet u rechtsonder een button met Printen. Als u hierop klikt zal er een een pop-up openen met een weergave van een.pdf bestand. van de huidige week om uit te printen. Aan de hand van het filter dat u heeft toegepast wordt het rooster geprint. Iedere afdeling kan zo alleen het relevante rooster voor deze afdeling inzien. Als u geen filter toepast wordt het gehele rooster uitgeprint. Navigeren Via de pijltoetsen < en > navigeert u door de weken heen. Als u weer terug wilt naar de huidige week kunt u klikken op Deze week.

8 NieuWS Snel updates delen met al uw medewerkers. Via de card Nieuws maakt u korte berichten aan die voor uw medewerkers zichtbaar zijn. U kunt bijvoorbeeld updates sturen over bedrijfsuitjes, nieuwe medewerkers of wijzigingen in een menukaart. uw eerste niewsbericht Klik op de button Nieuwsbericht toevoegen +. Er opent een nieuwe pagina om een nieuw bericht toe te voegen. U heeft de volgende opties voor dit nieuwsbericht. afbeelding toevoegen: Klik op de rode cirkel met het foto icoon. Er opent een scherm om een afbeelding te selecteren vanuit uw mediabibliotheek of apparaat. Selecteer een afbeelding en deze wordt geplaatst. Het midden van de afbeelding wordt altijd in het centrum van de circkel gecentreerd. titel: Geef uw bericht een duidelijke titel zodat uw medewerkers het onderwerp direct herkennen. publiceer vanaf: Hiermee kunt u nieuwsberichten plannen. Klik op het invoerveld en een datepicker opent. U kunt de datum selecteren voor publicatie van het nieuwsbericht. publiceer tot: Selecteer aan de hand van de datepicker de datum tot wanneer het bericht zichtbaar is voor uw medewerkers. bericht: Vul hier uw boodschap of nieuws in. Dit kan in een bericht van 140 tekens. opslaan Heeft u alle gegevens ingevuld? Druk op opslaan en het nieuwsbericht is opgeslagen en zal worden weergegeven op de door u aangegeven publicatiedatum.

9 uw nieuwsberichten Uw nieuwsberichten worden in het tabblad Nieuws opgeslagen. U ziet de berichten in volgorde van aanmaken onder elkaar staan. Gelezen Het aantal medewerkers dat uw nieuwsbericht al heeft gelezen is voor u inzichtelijk. Handig als u belangrijker nieuws heeft gedeeld. Het getal voor de / is het aantal gelezen berichten. Het tweede getal staat voor het totaal aantal ingeschreven medewerkers in Timebutler. bewerken bestaand bericht. Een foutje gemaakt of iets vergeten te vermelden? Pas een opgeslagen bericht aan of gooi deze weg via de button. timebutler ticker De portal is nu ingericht en uw medewerkers kunnen vanaf nu in- en uitklokken via onze prikklok. De prikklok - timebutler ticker - kunt u vinden in de appstores van Apple, Android en Windows. De Ticker is beschikbaar voor tablets en computers. Zodra de Ticker is gedownload krijgt u het verzoek een pincode in te voeren. Deze staat in de welkomstmail die u van ons heeft ontvangen en is uniek voor uw organisatie. Zodra u de pincode heeft ingevoerd drukt u op inloggen. U ziet nu al uw ingevoerde medewerkers in de prikklok staan en uw urenregistratie is klaar voor gebruik!

10