Inloggen op Poolmanager web

Transcriptie

1 Handleiding web

2 Inhoudsopgave Inloggen op Poolmanager web... 3 Wachtwoord vergeten... 3 Hoofdmenu... 4 Menu knoppen werkgever... 4 Persoonlijke gegevens... 4 Jaaropgaves en loonstroken... 5 Eigenschappen beheer:... 5 Instellingen... 6 Afmelden... 7 Wanneer U bent ingelogd op Poolmanager Web... 8 Nieuwsberichten (knop)... 8 Menu button: Agenda... 8 Beschikbaarheid invoeren en onderhouden:... 9 Een enkelvoudige beschikbaarheid invoeren/wijzigen Beschikbaarheid voor meerdere dagen met het zelfde resultaat invoeren/wijzigen Optioneel: Verlof aanvragen Werkafspraken inzien Uren Uren invoeren: Vergoedingen: Pauze invoeren Uren invoer als contactpersoon... 15

3 Inloggen op Poolmanager web Om Poolmanager Web te benaderen kunt u de algemene link gebruiken van het portaal: Als alternatief kunt u ook de link gebruiken die u heeft ontvangen in de activatie mail met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Via bovenstaande link komt u uit op de inlogpagina van Poolmanager web. Voer hier uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op log in Wachtwoord vergeten Indien u uw wachtwoord bent vergeten kan u via Forgot your password een nieuw wachtwoord opvragen. Op de pagina die opent voert u uw gebruikersnaam voor Poolmanager web in en klikt u op de knop Submit Naar uw gekoppelde adres wordt een link toegezonden die u dient te openen. U krijgt dan de mogelijkheid een nieuw wachtwoord in te voeren waar u voortaan mee kan inloggen.

4 Hoofdmenu Nadat u bent ingelogd in Poolmanager web vindt u bovenaan de pagina een knop hoofdmenu. Op deze pagina vindt u de standaard menu items van Poolmanager web: Nieuws, Agenda en Uren die hierna verder worden beschreven. Menu knoppen werkgever Uw werkgever heeft de mogelijkheid eigen menu items aan te maken en aan u te tonen, voorbeelden hiervan kunnen zijn: huisregels, (personeels)handleidingen, blogs etc. Deze extra menu items zullen uiteraard in deze algemene handleiding niet worden beschreven Via de knop instellingen (rechts) kan u een aantal zaken voor uw profiel instellen. De menu items hierbij zijn: - Persoonlijke gegevens - Instellingen - Afmelden Persoonlijke gegevens Op deze pagina, kunt u afhankelijk van de instellingen die uw werkgever heeft bepaald NAW gegevens en eigenschappen aanpassen. Aan de linkerzijde vindt u basisgegevens die bekend zijn bij u werkgever, denk hierbij aan u adres gegevens, en IBAN nummer. Indien u hier gegevens mag wijzigen van uw werkgever dan worden deze digitaal verstuurd.

5 Rechtsboven in het groene kader, vindt u eventuele gegevens over uw contract bij de werkgever met de actuele stand van uw saldo s verlof en gewerkte uren met de peildatum van vandaag. De Ical links in het oranje kader kunt u gebruiken om de werkafspraken en eventueel beschikbaarheden in de Poolmanager web agenda, te integreren in uw eigen agenda. Daarnaast kunt u via de persoonlijke pagina een pasfoto uploaden [rode kader] die richting uw werkgever en collega s wordt gedeeld op Poolmanager Web, nadat deze is geaccepteerd door uw werkgever. In Poolmanager is door de planner een primaire telefoonnummer ingevoerd, u kunt via Poolmanager web aanvullende telefoonnummers toevoegen. Het primaire nummer kan u niet zelf verwijderen via het portaal, hiervoor dient u contact op te nemen met de planner. Selecteer allereerst de landcode en geef daarna u telefoonnummer volledig in, aangevuld met een eventuele omschrijving, bijvoorbeeld privé en het type: vaste lijn of mobiel. Jaaropgaves en loonstroken Verder kunt u op deze pagina, als uw werkgever deze module aanbiedt via Poolmanager web uw loonstroken en jaaropgaves downloaden. Eigenschappen beheer: U kunt indien dit wordt gevraagd door uw werkgever eigenschappen in voeren of wijzigen: Indien u zoals bovenstaand voorbeeld eigenschappen ziet staan met een ingevoerde waarde in de drop down, dan is dit de huidige waarde in uw profiel. Deze kan u wijzigen door een andere waarde

6 te selecteren en de wijziging op te slaan. Deze wijziging wordt dan digitaal aangeboden richting uw werkgever. Bij sommige eigenschappen bestaat de mogelijkheid meerdere waardes te selecteren zoals onderstaande voorbeeld: Instellingen Op deze pagina kan u voor uw Poolmanager web account een aantal basis functionaliteiten instellen. Taal: Afhankelijk van de taal die u instelt wordt Poolmanager in het vervolg geladen volgens de ingestelde taal. Mocht de vertaling (nog) niet volledig zijn, dan wordt standaard de Engelse vertaling aangeboden. Wachtwoord wijzigen: Hier kunt u het wachtwoord voor uw Poolmanager web account wijzigen en ziet u welke vereisten er gesteld worden aan het wachtwoord. Module 2 factor authenticatie bij inloggen 2 factor authenticatie kan alleen ingesteld worden als uw werkgever hiervoor heeft gekozen. Deze

7 extra beveiliging bestaat uit een SMS (optioneel) of een code die gegeneerd wordt en ingevoerd moet worden nadat u bent ingelogd. Telefoonnummer voor authenticatie: (optioneel) Het mobiele nummer wat u hier invoert zal gebruikt worden om een beveiligingscode naar toe te sturen die u moet invoeren op Poolmanager web nadat u bent ingelogd. Activeren/deactiveren van 2 factor authenticatie: Via deze knop activeert of deactiveert u 2 factor authenticatie voor uw web account. Google authenticator verbinden: Als alternatief voor een SMS kan u de Google authenticator (te downloaden via verschillende appstores voor Smartphones) verbinden met uw Poolmanager web account. Door op de vervolg pagina de QR-code te scannen verbindt u de authenticator aan uw account. Wanneer 2 factor authenticatie aan staat voor uw account dient u de code die in de app wordt weergegeven, in te geven op Poolmanager web nadat u bent ingelogd. Afmelden Via deze knop meldt u zich af bij het portaal van Poolmanager web.

8 Wanneer U bent ingelogd op Poolmanager Web Nieuwsberichten (knop) Als u bent ingelogd op Poolmanager Web wordt u, indien er (nieuwe) nieuwsberichten zijn, naar de nieuwsberichten pagina gestuurd. Hier kunt u uiteenlopende nieuwsberichten vinden van het bedrijf waarvoor u werkt. Om de nieuwsberichten pagina te verlaten, klikt u linksboven op de knop volgende of hoofdmenu. Afhankelijk van of u actiepunten heeft om te verwerken komt u direct in de weekagenda terecht anders kan u via de knop agenda in het hoofdmenu hier naar toe navigeren. Menu button: Agenda In het deze weergave wordt aan de linkerzijde een lijst met actiepunten geladen en ziet u aan de rechterkant een week weergave van uw agenda. Boven deze weekagenda vindt u de knoppen Week, Maand of Uren

9 Actiepunten: [Rode kader] Hier worden de aanwezige actiepunten voor jouw als werknemer aangeboden. Voorbeelden van actie punten kunnen zijn: - Je werkgever wil graag weten of je beschikbaar bent op een drukke dag; - Je moet een eigenschap in je profiel invullen; - Je moet een wijziging in je werkafspraak bevestigen; - Je moet een compleet nieuwe werkafspraak bevestiging richting de planner; - Je moet nog uren invoeren op een werkafspraak; Weekagenda: [Groene kader] In de weekagenda zie je de werkafspraken voor de komende week en wordt eventueel je beschikbaarheid getoond als je deze hebt doorgeven. Middels de navigatie pijlen bovenin de week agenda kan je door de weken navigeren, als alternatief kan je via de knop maand navigeren naar een maand weergave. Op de volgende pagina wordt beschreven hoe je beschikbaarheid kan doorgeven. Beschikbaarheid invoeren en onderhouden: In de Week- of Maandweergave kan je door op een lege dag te klikken je beschikbaarheid doorgeven aan je planner. In deze handleiding worden de volgende handelingen kort beschreven:

10 - Een enkelvoudige beschikbaarheid invoeren/ wijzigen - Beschikbaarheid voor meerdere dagen met het zelfde resultaat invoeren/wijzigen - Optioneel: Verlof aanvragen Een enkelvoudige beschikbaarheid invoeren/wijzigen Klik in de agenda op het witte vlak van de dag waar je beschikbaarheid wenst in te voeren, het volgende scherm opent: Voor het invoeren van een enkelvoudige beschikbaarheid kies je bij serie: nee Vervolgens voer je de tijden voor je beschikbaarheid in, dit kan middels een 24 uurs notatie deze in te tikken of via de knop: Er opent dan een klokje, waar je in eerste instantie de uren ingeeft en daarna de minuten. Geef daarna aan of je beschikbaar bent of niet en voer een reden in. Klik hierna op de knop Opslaan Het scherm ververst en geeft aan dat je beschikbaarheid hebt ingevoerd: Om je beschikbaarheid op een dag te wijzigen kan dit middels de knop wijzigen zoals in bovenstaand voorbeeld. In het vervolg scherm kan je net als bij het invoeren van een nieuwe beschikbaarheid de tijden wijzigen of het resultaat aanpassen. Om in het bovenstaande scherm te komen, klik je op een beschikbaarheidsafspraak in je week- of maandagenda. Beschikbaarheid voor meerdere dagen met het zelfde resultaat invoeren/wijzigen Wanneer je snel beschikbaarheid wil invoeren voor een langere periode op de zelfde dagen, dan kies je bij het invoeren van een beschikbaarheid serie = Ja Voorbeeld: alle zondagen niet beschikbaar tot eind mei i.v.m. sporten Selecteer een begin- en einddatum en markeer de dagen waar je beschikbaarheid voor wil opgeven. Groen gemarkeerd betekent beschikbaarheid op invoeren. Voer hierna de tijden in en kies het resultaat niet beschikbaar aangevuld met de reden. Kies hierna voor Opslaan

11 Je beschikbaarheid is nu ingevoerd voor de periode die je hebt aangeven: Om beschikbaarheid die voor meerdere dagen (serie) ingevoerd te wijzigen, klik je op de knop wijzigen. In het vervolg scherm wordt getoond dat de beschikbaarheid onderdeel is van een serie. Op basis van u keuze bij de vraag: Gehele terugkeerpatroon wijzigen? kunt u de beschikbaarheid voor 1 dag wijzigen of de gehele periode. Doorloop hierna het scherm voor beschikbaarheid wijzigen op dezelfde manier als eerder beschreven, tijden aanpassen en/of het resultaat en kies Opslaan Optioneel: Verlof aanvragen Indien uw werkgever u de mogelijkheid biedt om verlof aanvragen in te dienen via Poolmanager web, dan heeft u in alle schermen waar u beschikbaarheid kan invoeren een extra knop: Verlof Belangrijk: als u een verlof aanvraag indient via Poolmanager web is hier een proces aangekoppeld dat uw leidinggevende een mail ontvangt en deze aanvraag moet accorderen. Het wijzigen van het resultaat Verlof is niet mogelijk op Poolmanager web. U dient dan contact op te nemen met de planning.

12 Werkafspraken inzien Wanneer u door uw werkgever bent ingepland ziet u deze werkafspraken in de agenda op Poolmanager web: In dit voorbeeld is de opdrachtgever/afdeling waar u gaat werken, Poolmanager. U staat ingepland van 12:00 tot 17:00 op dinsdag 26 april. In deze verkorte weergave wordt ook de meldlocatie getoond voor uw werkafspraak, in dit voorbeeld is dit: De meldlocatie Wanneer u deze afspraak aanklikt, opent er een scherm met uitgebreid informatie over uw werkafspraak: In dit scherm vindt u belangrijke basis informatie over uw werkafspraak: opdrachtgever (of afdeling), werktijden inclusief meldtijd en meldlocatie, functie en omschrijvingen/opmerkingen betreft u opdracht. Daarnaast ziet u een veld contactpersoon [Rode cirkel], indien hier Ja staat betekent dit dat u voor uw collega s het aanspreekpunt bent op de opdracht. Knop: opdrachtinformatie Hier kan uiteenlopende informatie worden gedeeld door uw werkgever over de opdracht. Als u op een andere locatie moet werken dan het adres van de opdrachtgever/afdeling zelf, dan kan dit onder

13 de opdrachtinformatie worden weergeven bij locatie [Rode cirkel] Knop: opdrachtgever/afdeling Uw werkgever kan er voor kiezen extra informatie over de opdrachtgever/afdeling aan u te tonen. Denk hierbij aan algemene informatie van de opdrachtgever/afdeling, route beschrijving, kledingvoorschriften en eventuele contactpersonen. Indien deze knop niet aan te klikken valt staat deze functie uit. Collega informatie: Als uw werkgever ervoor heeft gekozen informatie betreft collega s te delen op een opdracht, dan kan u afhankelijk van de instellingen zien met welke collega s u staat te werken en eventueel extra informatie inzien.

14 Uren Wanneer u als werknemer heeft gewerkt bestaat de mogelijkheid dat de werkgever u vraagt uw uren en overige vergoedingen digitaal door te geven. Op de dag van uw werkafspraak kan u uren invoeren of via de knop Uren in het hoofdmenu u afspraak aanklikken: Op basis van het groene plusje [rode cirkel] weet u dat u uren kan invoeren op de opdracht, daarnaast komt de werkafspraak ook als actiepunt voorbij in de actiepunten lijst in uw weekagenda. Zodra u in verschillende schermen klikt op de werkafspraak en er moeten uren ingevoerd worden, opent het uren invoer scherm. Uren invoeren: In het uren invoerscherm ziet u de geplande werkafspraak tijden staan, deze kunt u middels de klokjes of door handmatig invoer aanpassen naar de daadwerkelijk gewerkte tijden. Het totaal wordt automatisch berekent en klik op opslaan: Bij de rode pijl ziet u een driehoek, dit betekent dat de uren zijn ingevoerd en worden aangeboden aan uw werkgever om te verwerken. U kunt op dat moment geen wijzigingen invoeren tot de uren verwerkt zijn door uw werkgever.

15 Vergoedingen: Naast het invoeren van gewerkte uren kan u werkgever de gelegenheid geven bepaalde vergoedingen in te voeren bij u uren. Klik op de knop voeg toe om te zien welke vergoeding u extra mag invoeren: In dit voorbeeld mag u 3 extra vergoeding boeken bij uw uren, kies bijvoorbeeld reiskosten en voer het bedrag in wat u moet declareren (voorbeeld 10,-) en klik op Opslaan Belangrijk: U kunt alleen vergoedingen invoeren als er uren zijn ingevoerd. Pauze invoeren Uw werkgever kan er voor kiezen dat u de pauze moeten boeken op gewerkt uur of op de vergoeding pauze. Afhankelijk van deze keuze kunt u bij het uren invoer 1 van beide opties kiezen. Om de pauze te boeken bij u werkafspraak doet u het volgende: Selecteer de vergoeding en geef de begin- en eindtijd in via de klokjes of tik deze in. Er opent een Pop-up met de vraag of u deze uren wil aftrekken van het totaal gewerkte uren: Kies Ja, zodat Poolmanager voor u deze uren als negatief noteert. De half uur pauze wordt nu negatief weergegeven middels een rode kleur, klik Opslaan om deze te versturen. Als er door uw werkgever een pauzeregeling is ingericht in Poolmanager hoeft u geen pauze in te voeren maar wordt deze direct van de gewerkte uren afgetrokken. Uren invoer als contactpersoon Uw werkgever kan bij opdrachten bepalen dat u als werknemer contactpersoon bent en voor uw collega s uren mag invoeren. Wanneer u deze rol heeft op een opdracht en uren gaat invoeren wijkt het scherm bij het openen van de werkafspraak af, in plaats van dat u direct uren kan gaan invoeren moet u op de knop: Uren Collega s klikken (rode cirkel) Als u op deze knop klikt opent er een scherm waar u alle collega s van de opdracht ziet en uren voor kan invoeren:

16 U kunt middels de algemene uur regel (bovenste) direct uren toepassen voor alle werknemers. Als elke werknemer afwijkende tijden heeft, dan dient u per werknemer de tijden toe te kennen. Nadat u uren heeft toegekend aan een werknemer, is het mogelijk een extra vergoeding toe te voegen. Het toevoegen van een vergoeding doet u middels het groene plusje.