HANDLEIDING Meeting Management System (MMS) CBS (college Burgemeester en Schepenen)

Transcriptie

1 HANDLEIDING Meeting Management System (MMS) CBS (college Burgemeester en Schepenen)

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Wat is het meeting management system (mms) Toegangsrechten Secretariaat Stemmer Editor Lezer Gast Samenvatting toegangsrechten Security Agendering gebruikersgroep Agendering administratiegroep Workflow agendering Userinterface Vergadering Details tab Algemeen Details tab Toegang Zoek beslissingen in een vergadering Zoek Agendapunt Overzicht Agendapunt tab Algemeen Agendapunt tab Inhoud Agendapunt tab Begroting Agendapunt tab Ontwerpbesluit Notulen Overzicht...17 Notulen aanpassen Details tab Beslissing Details tab Ontwerpbesluit Details tab Aanwezigheden Opvolging Overzicht Details Opzoeken algemeen Zoek Resultaten Agendapunt Details Stemmen Aanwezigen ingeven Agenda - Notule genereren Userinterface Administratie

3 6.1. Vergaderingstypes Overzicht Details tab Algemeen Details tab Toegang Budgetpost Overzicht Details Rubrieken Overzicht Details Onderwerp Overzicht Details Templates Ontwerpbesluit Overzicht Details Templates Documenten Overzicht Details tab Algemeen Details tab Header Details tab Footer

4 1. Wat is het meeting management system (mms) Dit is een applicatie voor het beheer van vergaderingen en notulen. 2. Toegangsrechten Hier worden de verschillende rollen besproken die betrekking hebben tot de MMS Applicatie. Er wordt een kort overzicht gegeven over welke functionaliteiten de personen met deze toegangsrechten hebben. De toegangsrechten worden op vergaderingtype gedefinieerd, en worden automatisch overgezet naar een vergadering. De toegangsrechten op de vergadering kunnen steeds aangepast worden en primeren op deze van het vergaderingtype Secretariaat Personen die het toegangsrecht secretariaat hebben op een vergaderingtype kunnen vergaderingen van dat type aanmaken. Ze kunnen die vergadering ook steeds gaan wijzigen en eventueel gaan verwijderen. Alle agendapunten die teruggestuurd worden voor die vergadering kunnen steeds geraadpleegd worden. Het secretariaat kan alle punten en beslissingen opzoeken binnen die vergadering. Alle agendapunten van de vergadering zijn zichtbaar, ook de onzichtbare punten. Het secretariaat kan een agenda genereren na datum van afsluiting van de vergadering. Dit is een export van de agendapunten naar een Word bestand. Het secretariaat kan te allen tijde agendapunten toevoegen, aanpassen of verwijderen. Verder kunnen ze ook nog notulen en aanwezigen gaan ingeven voor de vergadering indien deze al begonnen is en kunnen ze de ingegeven notulen gaan exporteren naar een Word bestand Stemmer Een persoon met toegangsrecht stemmer op een vergadering, of de verantwoordelijke personen gedefinieerd op vergaderingtype hebben het voornaamste recht dat ze kunnen stemmen. Verder kunnen stemmers de details van een vergadering bekijken, en kunnen ze ook alle agendapunten raadplegen, ook de onzichtbare. Ze kunnen agendapunten toevoegen tot aan de datum van afsluiting en kunnen enkel de agendapunten gaan wijzigen en verwijderen waarvan zijzelf auteur zijn. De belangrijkste functionaliteit voor een stemmer is dat deze tussen de periode van afsluiting en het begin van de vergadering een stem kunnen uitbrengen op de agendapunten. 3

5 2.3. Editor Het toegangsrecht editor houd in dat deze personen de agenda van de vergadering kunnen aanvullen met agendapunten. Ze kunnen de details van de vergadering bekijken en kunnen agendapunten toevoegen. In de lijst met agendapunten zien ze enkel de agendapunten die niet onzichtbaar zijn, tenzij ze zelf de auteur zijn. Enkel agendapunten waarvan zijzelf auteur zijn kunnen ze wijzigen en eventueel verwijderen Lezer Personen die het toegangsrecht lezer hebben kunnen enkel de vergadering bekijken, en de agendapunten raadplegen die niet onzichtbaar zijn Gast Personen met het toegangsrecht het gast kunnen enkel beslissingen gaan opzoeken voor die vergadering. 4

6 2.6. Samenvatting toegangsrechten Secretariaat: Vergadering: Toevoegen Wijzigen Verwijderen Bekijken Opvolging Opzoeken Agenda bekijken Onzichtbare punten bekijken Agenda genereren Agendapunten: Punt toevoegen Punt aanpassen Punt verwijderen Alle punten verwijderen Alle punten aanpassen Notulen: Ingeven Genereren Opzoeken Stemmer: Vergadering: Bekijken Agenda bekijken Onzichtbare punten bekijken Agendapunten: Punt toevoegen Punt aanpassen Punt verwijderen Stemmen op agendapunt Opzoeken 5

7 Editor: Vergadering: Bekijken Agenda bekijken Agendapunten: Punt toevoegen Punt aanpassen Punt verwijderen Opzoeken Lezer: Vergadering: Bekijken Agenda bekijken Opzoeken Gast: Opzoeken (enkel beslissingen) 6

8 3. Security Er zijn twee security gebruikersgroepen van belang voor de MMS Applicatie: De agendering gebruikersgroep en de agendering administratie groep Agendering gebruikersgroep Alle securitygebruikers die lid zijn van deze groep zullen toegang hebben tot de MMS Applicatie. Verder worden de toegangsrechten voor deze personen bepaald binnen het MMS zelf. Het toekennen van de toegangsrechten gebeurd in de eerste plaats door de administrator op vergaderingstype. Daarna kunnen personen met het toegangsrecht secretariaat voor een vergadering toegangsrechten toekennen aan andere personen Agendering administratiegroep Gebruikers die lid zijn van deze groep kunnen de hele MMS applicatie beheren. In eerste instantie zullen de nodige vergaderingtypes, onderwerpen, categorieën e.d. aangemaakt worden. Daarenboven heeft een administrator steeds alle toegangsrechten binnen de applicatie zelf. 7

9 4. Workflow agendering 8

10 5. Userinterface 1. Nieuw 2. Aanpassen 3. Acties > Beslissingen opzoeken 4. Naar notulen 5. Naar agendapunten 6. Vergadering aanpassen 7. Vergadering verwijderen 8. Vergadertype 9. Vergaderingen overzicht 10.Vergaderingen zoeken 5.1. Vergadering Als u hierop klikt, ziet u een overzicht van alle ingegeven vergaderingen. U kunt hier vergaderingen toevoegen, wijzigen of verwijderen. U ziet de datum en het uur van de vergadering, het type vergadering en of de vergadering al dan niet al voorbij is. Via het mapje achteraan kunt u een lijst van de agendapunten opvragen. De vergaderingen kunnen chronologisch gesorteerd worden door op de kolomnaam 'Datum' voor het sorteerpijltje te klikken. Als de vergaderingen niet op één scherm kunnen kunt u naar het volgende/vorige scherm bladeren door middel van de pijltjes onderaan. 9

11 U kunt een vergadering aanpassen door op de datum te klikken of de vergadering aan te vinken en te klikken op aanpassen in de menubalk Details tab Algemeen Type (aan te maken via het onderdeel Administratie ) Datum: klik op het kalendertje om een datum uit te kiezen Uur Datum afsluiting Uur afsluiting Opmerking: enkel intern Details tab Toegang Via dit tabblad worden de rechten aan de verschillende gebruikers toegekend. 10

12 5.2. Zoek beslissingen in een vergadering Zoek Selecteer een vergadering en onder acties heb je zoek beslissingen. Zoek een beslissing of agendapunt. 11

13 5.3. Agendapunt Overzicht Mogelijke Acties Nieuw agendapunt aanmaken Aanpassen van een agendapunt Verwijderen van een agendapunt Stemmen Agenda genereren Omschrijving Knop nieuw Knop aanpassen/ link Titel Knop verwijderen Acties -> Stemmen Acties -> agenda genereren Aanpassen van een agendapunt: Selecteer de checkbox voor het agenda punt en klik op aanpassen 12

14 Agendapunt tab Algemeen Datum vergadering: Datum van de vergadering Auteur Dienst: Betreffende dienst Rubriek: Rubriek Verantwoordelijke: Type: Hier hebt u de keuze uit: ter beslissing / ter kennisgeving Beveiliging: Hier hebt u de keuze uit: inhoud onzichtbaar / volledig onzichtbaar Betrokken diensten: via het verrekijker -icoontje kan je de betrokken diensten selecteren. 13

15 Agendapunt tab Inhoud Titel: Titel van het agendapunt Onderwerp: Onderwerp te selecteren via het verrekijker-icoontje Samenvatting Bijkomende informatie Voorstel aan college Financiële aspecten 14

16 Agendapunt tab Documenten Bijlagen: via het icoontje: kan je een bijlage toevoegen, u dient dan een naam in te geven en lokaal te browsen naar het bestand dat u wenst toe te voegen. U kan een bijlage verwijderen door het te selecteren en op het prullenmandje te klikken. U kan de eigenschappen van een document opvragen door het te selecteren en vervolgens te klikken op het handje: Agendapunt tab Begroting Begrotingspost: via het verrekijker-icoontje kan je een budgetpost kiezen. Bedrag Beschikbaar [toevoegen] nadat uw bovenstaande gegevens heeft toegevoegd kan u deze toevoegen aan de begrotingsposten. Zo kan u meerdere kosten ingeven. Begrotingsposten: overzicht van ingegeven begrotingsposten 15

17 Agendapunt tab Ontwerpbesluit Ontwerpbesluit: Kies een template, geef het ontwerpbesluit in. 16

18 5.4. Notulen Overzicht Na het klikken in de vergaderingenlijst op het icoontje voor de notulen krijg je het overzicht van de notulen voor die vergadering. Je kunt deze filteren op hun status. Mogelijke Acties Aanpassen notulen Aanwezigen ingeven notulen genereren Omschrijving Knop aanpassen/ link Titel Acties -> aanwezigen ingeven Acties -> notulen genereren 17

19 Notulen aanpassen Selecteer het vinkje voor de notule en klik op aanpassen: 5.5. Details tab Beslissing Klik op de agendapunttitel om het agendapunt te bekijken. Beslissing Opties: publicatie op website Opties: opnemen in notulen Opties: Finaal (niet meer aan te passen nadien) Opmerking 18

20 5.6. Details tab Ontwerpbesluit Terugsturen Deadline: Hier kan u de deadline ingeven Ontwerpbesluit: u kan een nieuw ontwerpbesluit ingeven of een ophalen door middel van het verrekijker-icoontje 5.7. Details tab Aanwezigheden Via het verrekijker-icoontje kunt u aanwezigen en verontschuldigende toevoegen. Door een lid te selecteren en op het prullenmandje te klikken kan u deze weer verwijderen. Door iemand te selecteren en vervolgens te klikken op één van de groene pijltjes kan u deze van aanwezig naar verontschuldigd verplaatsen en 19

21 omgekeerd. 20

22 5.8. Opvolging Overzicht Als u in het linkermenu klikt op opvolgen krijgt u het overzicht van de items dat u aan het opvolgen bent. U kunt deze filteren op dienst Details 21

23 5.9. Opzoeken algemeen Zoek Hier kan je verschillende criteria in geven, geen criteria ingeven zal alle beslissingen of agendapunten weergeven. Zoeken in: beslissingen of agendapunten Type vergadering: Van Tot Dienst: gebruik het verrekijker icoontje om een bepaalde dienst te zoeken, met het prullenmandje kan je deze vervolgens weer verwijderen. Trefwoord 22

24 Resultaten Mogelijke Acties Toon Ontwerpsbesluit Aanpassen Omschrijving Klik op Titel Vink het resultaat aan en klik op aanpassen. 23

25 5.10. Agendapunt Details Geeft het details van een agendapunt, Via het printicoontje heb je de mogelijkheid om dit af te drukken. 24

26 5.11. Stemmen Om te stemmen dien u een agenda punt aan te vinken en onder acties te kiezen voor stemmen. In dit scherm kan u uw stem ingeven. Nadien klikt u op opslaan (of opslaan en ga naar volgende agendapunt) 25

27 Notulen van een vergadering: Aanwezigen ingeven In dit scherm kan u de aanwezigen in geven van de vergadering. Via het verrekijker-icoontje kunt u aanwezigen en verontschuldigende toevoegen. Door een lid te selecteren en op het prullenmandje te klikken kan u deze weer verwijderen. Door iemand te selecteren en vervolgens te klikken op één van de groene pijltjes kan u deze van aanwezig naar verontschuldigd verplaatsen en Agenda - Notule genereren Je dient een template te kiezen om de notulen te genereren. Nadien krijg je een worddocument met de notulen in. 26

28 6. Administratie 6.1. Vergaderingstypes Overzicht Dit is het overzicht van de verschillende vergadertypes, u kan deze wijzigen door aan te vinken en te klikken op aanpassen. Acties Nieuw Vergaderinstype Aanpassen Vergaderingstype Verwijderen Vergaderinstype Omschrijving Knop nieuw Knop aanpassen/ link Naam Knop verwijderen 27

29 Details tab Algemeen Hier kan u algemene toegang instellen Details tab Toegang Via het verrekijker-icoontje kunt u aanwezigen en verontschuldigende toevoegen. Door een lid te selecteren en op het prullenmandje te klikken kan u deze weer verwijderen. Door iemand te selecteren en vervolgens te klikken op één van de groene pijltjes kan u deze van aanwezig naar verontschuldigd verplaatsen en 28

30 6.2. Budgetpost Overzicht Acties Nieuw Budgetpost Aanpassen Budgetpost Verwijderen Budgetpost Ga naar onderliggende Items Omschrijving Knop nieuw Knop aanpassen/ link Naam Knop verwijderen Icoontje rechts (mapje met pijltje) Details Hier kan u de naam voor een budgetpost ingeven of wijzigen. 29

31 6.3. Rubrieken Overzicht Acties Nieuw Rubriek Aanpassen Rubriek Verwijderen Rubriek Ga naar onderliggende Items Omschrijving Knop nieuw Knop aanpassen/ link Naam Knop verwijderen Icoontje rechts Details Hier geeft u de rubrieknaam in. 30

32 6.4. Onderwerp Overzicht Acties Nieuw Onderwerp Aanpassen Onderwerp Verwijderen Onderwerp Omschrijving Knop nieuw Knop aanpassen/ link Naam Knop verwijderen Details Hier geeft u de tekst (naam) van het onderwerp in. 31

33 6.5. Templates Ontwerpbesluit Overzicht Acties Nieuw Template Aanpassen Template Verwijderen Template Omschrijving Knop nieuw Knop aanpassen/ link Naam Knop verwijderen 32

34 Details 33

35 6.6. Templates Documenten Overzicht Acties Nieuw Template Aanpassen Template Verwijderen Template Omschrijving Knop nieuw Knop aanpassen/ link Naam Knop verwijderen Details tab Algemeen 34

36 Details tab Header Hier kan u de headertekst opmaken Details tab Footer Hier kan u de footertekst opmaken 35