KlinAdministratie 2.0 Handleiding

Transcriptie

1 KlinAdministratie 2.0 Handleiding Voorjaar 2006

2 Klinkijk Handleiding 1 Hoofdmenu Het hoofdmenu van Klinkijk heeft drie onderdelen. Van rechts naar links. Help Geeft informatie over de versie. Service Bewerken gegevens gebruiker In bovenstaand scherm moet in de eerste regel de map worden aangegeven waar Klinkijk de bestanden kan opslaan. Doorgaans is dat een submap Klinkijk van de documentenmap. Dus b.v. H:\Documenten\Klinkijk\ (afsluiten met backslash) De overige velden behoeven niet te worden ingevoerd.

3 Klinkijk Handleiding 2 Vergoedingen:soorten In dit scherm kunnen de soorten vergoedingen worden vastgelegd, die moeten worden berekend. LET OP: Indien u naderhand soorten wijzigt, kloppen de berekeningen niet meer. Advies: verwijder eenmaal gebruikte soorten pas als deze (ook vanuit het archief) niet meer gebruikt worden. Vergoedingen: bedragen In dit onderdeel kunnen de bedragen worden gewijzigd die berekend moeten worden. De verschillende soorten vergoedingen worden berekend met behulp van de zogenaamde telcodes die in Klinplan zijn ingevoerd bij de planningcodes (zie begroting hierna) Let op: De bedragen hebben betrekking op een jaarplaats. Een jaarplaats omvat 50 werkweken. Voorbeeld: Geteld zijn in de gewenste periode 360 weken op een bepaalde opleidingsplaats (plancode) Deze plancode heeft als telcode AK. Berekend wordt dan 360/50 x = 7,2 x = Euro. Indien voor een bepaalde opleidingsplaats een ander tarief moet worden berekend, kan een nieuw soort vergoeding worden gedefiniëerd. Deze telcode moet dan in Klinplan (bij Basisgegevens -> Plancodes) is de kolom Telcode1 worden aangegeven. Bij de berekening wordt dan uiggegaan van het bedrag dat bij déze code is aangegeven. KCO en OCO, wordt apart gespecificeerd indien is aangegeven in Klinplan waar deze co plaatsvindt. (Bij bewerken planning) Opmerking: op dit moment wordt (nog) geen rekening gehouden met de ingevoerde termijnen.

4 Klinkijk Handleiding 3 Administratie Het onderdeel administratie kent 4 functies: Totaal overzicht Excel Met behulp van deze functie kan een totaaloverzicht worden geëxporteerd dat vervolgens kan worden ingelezen in Excel. Voer de periode in (maximaal 1 jaar) en de naam (geen extensie toevoegen, dat doet Klinkijk) Dit bestand wordt opgeslagen in uw standaardmap. Klik op uitvoeren en wacht tot de mededeling verschijnt dat het bestand is opgeslagen. Dit exportbestand is volgens het zogenaamde CSV (Comma Seperated Value) format. Dit bestand kan worden ingelezen in Excel. Kies achtereenvolgens Bestand -> Openen -> Bestandstype = textbestand (.txt,.csv) Ga naar de map waarin het bestand is opgeslagen. Kies het bestand en klik op Openen. (Ziet u het bestand niet, dan heeft u of het bestand in een andere map opgeslagen of niet het juiste bestandstype aangegeven) Kies in de Wizard tekst importeren Stap 1 van 3: Gescheiden tekens zoals puntkomma s en klik op Volgende Stap 2 van 3: Verwijder eventueel het vinkje bij Tab en plaats het vinkje bij puntkomma (semicolon) Klik op Volgende Stap 3 van 3: Wijzig niets, klik op Voltooien Indien de voorgaande stappen juist zijn uitgevoerd, verschijnt het overzicht, zoals is overeengekomen. LET OP: Alle getallen staan er als vaste waarden in. Eventuele formules moet u zelf invoeren. U kunt het bestand vervolgens opslaan als Excel (.xls) De indeling is overeenkomstig de afgesproken telcodes. Die worden aangegeven bij de planningcodes in Klinplan (zie begroting hieronder)

5 Klinkijk Handleiding 4 Begroting en afrekening Onderstaand scherm verschijnt. Kies de gewenste opleidingsplaatsen Kies de start van de periode van 50 weken. De berekening is steeds over 50 weken, waarbij week 51 en 52 niet worden meegenomen. Soort: Begroting Hiermee wordt een berekening gemaakt van de vergoeding op basis van de ingevoerde begroting. Deze wordt ingevoerd in Klinplan -> Basisgegevens -> Planningcodes Achter Aantal type 1 wordt aangegeven het gemiddeld aantal afgesproken jaarplaatsen per planningcode (opleidingplaats). Met behulp van dit gegeven wordt een begroting opgesteld per affiliatieziekenhuis om een voorschot te berekenen. In dit scherm wordt ook de zogenaamde telcode ingevoerd. Deze code geeft aan welk vergoedingbedrag moet worden berekend. Zie ook soorten vergoedingen De begroting wordt berekend en indien de knop preview is ingedrukt wordt volgend scherm getoond.

6 Klinkijk Handleiding 5 Dit kan worden afgedrukt (knop printer) of opgeslagen als RTF bestand (knop disk), waarna het als bijlage bij een kan worden verstuurd. Dit overzicht kan ook als Excelbestand worden geëxporteerd. Soort: Planning. Bij deze optie wordt bovenstaande getallen berekend aan de hand van de reeds ingevoerde stages. Overigens is het gelijk. Soort: Afrekening Hierbij wordt dezelfde berekening uitgevoerd als bij het onderdeel planning, maar dan over een afgelopen periode. Eventueel ingevoerde reiskosten en voorschotten worden verrekend.

7 Klinkijk Handleiding 6 Administratie:Voorschotten Eventueel ingevoerde voorschotten kunnen worden ingezien en bewerkt. Administratie:Reiskosten Aan studenten betaalde reiskosten kunnen hier worden ingevoerd.