Registratie en verwerking van kostenstukken

Transcriptie

1 Inhoud 1 Opnemen van kostenstukken in OPENSyndic Opnemen van een kostenstuk via het documentenbeheer Opnemen van een kostenstuk via het rekencentrum Een kostenstuk zonder elektronisch document Kostenopgave - uitsplitsen van kostenstukken Kostensoorten Kostensoorten in de residentie fiche Verdeelsleutels Verdeelsleutels maken Verdeelsleutel verbergen (inactief maken) Uitsplitsen van kostenstukken Alle nog niet uitgesplitste kostenstukken verwerken Uitsplitsen of aanpassen van één kostenstuk De fiche uitsplitsen van kostenstukken De kostentabel invullen voor een kostenstuk Keuze uit meerdere ventilaties Een bedrag over individuele eigenaars verdelen (privatieve kosten) Opslaan van de aanpassingen Aanpassen van een kostenstuk Relatie van de datum periode op een kostenlijn en de doorgerekende kosten Kostenstukken synchronisatie met de boekhouding Kostenstukken doorsturen naar de boekhouding Kostenstukken verwijderen uit de boekhouding Een kostenstuk wijzigen in de boekhouding Samenstelling van een kostenstuk in de boekhouding Kostenstukken in groep aanpassen Aanpassing van reeds uitgesplitste lijnen Kostenverdeling op nog niet uitgesplitste kostenstukken Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

2 Opnemen van kostenstukken in OPENSyndic 1 Opnemen van kostenstukken in OPENSyndic Alle kosten voor een residentie, die moeten worden doorgerekend aan de mede-eigenaars van die residentie, moeten als kostenstuk worden opgenomen ; dit zowel voor facturen als creditnota s. Dit kan op verschillende manieren. Een kostenstuk start met een bewijskrachtig stuk en wordt bij voorkeur met alle beschikbare details in een elektronisch formaat in OPENSyndic opgenomen. Deze elektronische documenten zijn dan ook meteen op de OPENSyndic website portal toegankelijk voor alle personen die van de syndicus een toegang hebben verkregen tot deze website portal. Op alle kostenstukken moet uiteindelijk een kostenopgave toegepast worden. Dit is een uitsplitsing van het totaalbedrag van het kostenstuk over één of meerdere kostensoorten en verdeelsleutels. Ook een individuele kostenverdeling is mogelijk. (een kostenopgave per kavel/eigenaar) Een kostensoort is een gemeenschappelijke kost die in het beheer van een residentie kan voorkomen en onder een gelijknamige noemer kan geplaatst worden. Aan elke kostensoort is een rekening uit het rekeningstelsel van de boekhouding verbonden. Elke registratie op een kostensoort wordt in de boekhouding op betreffende rekening geboekt. Een kostenstuk moet uiteindelijk in de VME boekhouding opgenomen worden. elektronisch document bewijskrachtig stuk basis factuur gegevens kostenstuk kostenlijn 1 periode/ kostensoort/verdeelsleutel/bedrag kostenopgave kostenlijn 2 periode/ kostensoort/verdeelsleutel/bedrag kostenstuk in boekhouding 1.1 Opnemen van een kostenstuk via het documentenbeheer STAP 1 Het document omvormen naar een elektronisch formaat Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden: U kan het document inscannen en opslaan in een folder die toegankelijk is op uw PC. Die folder moet in uw accountfiche vermeld worden: 2 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

3 Aanbevolen documenttypes zijn JPEG of PDF Draag er zorg voor dat de bestandsgrootte van uw documenten binnen de perken blijft. Dit komt de snelheid van het pakket zeer ten goede. Investeer daarom wat tijd in de optimalisatie van uw scanner instellingen. Een bestaand document (word, excel, webpagina, ) afdrukken naar een PDF printer. Een voorbeeld is Dergelijke tools vormen elk document om naar een PDF bestand dat eenvoudig in OPENSyndic kan opgenomen worden. STAP 2 Het document opnemen in OPENSyndic Plaats het document in de OPENSyndic Scan Basisfolder. Zie hiervoor uw Account fiche > TAB Systeem instellingen. Open dan het documenten beheer systeem: 3 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

4 Volgend scherm wordt actief: U kan ook via drag&drop een document invoegen in bovenstaande fiche. Actieve documenten zoals MS-Word of MS-Excel zijn niet toegelaten. Kies de TAB Inkomende facturen en vul de basis factuurgegevens in. Minimaal dient u volgende velden in te vullen: Leverancier Type Stukdatum Bedrag incl. BTW De andere velden kunnen helpen om opzoekwerk te vereenvoudigen. Het zijn ook deze gegevens die via de website beschikbaar worden gesteld. In de tabel toegang kan u bepalen welke personen via de OPENSyndic portal website toegang krijgen tot dit document. Standaard instellingen voor deze toegang kan u bepalen via de fiche van de betreffende toegangsgroep: 4 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

5 Documentenbeheer > Parameters > Toegangsgroepen Druk dan op Opslaan-F4 Het document is nu opgenomen in het documenten beheer systeem. In dit stadium is het nog GEEN uitgesplitst kostenstuk. STAP 3 Synschroniseer naar webserver De elektronische documenten die op deze manier werden ingebracht moeten nu in een volgende stap nog via uw internetverbinding naar de OPENSyndic server worden doorgestuurd. Dit wordt in een afzonderlijke stap doorgevoerd om efficiënt werken toe te laten. Documentenbeheer > Synchroniseer naar webserver Als u deze stap niet uitvoert zal het document wel kunnen uitgesplitst worden, maar de afbeelding van het document zal niet zichtbaar zijn in de OPENSyndic interface. 1.2 Opnemen van een kostenstuk via het rekencentrum Deze optie is er enkel voor klanten die een contract hebben voor samenwerking met het OPENSyndic rekencentrum (informeer naar het CSC contract). In dat geval volstaat het om al uw elektronische documenten in de folders te plaatsen die voorbehouden zijn voor het rekencentrum. Via een daartoe voorzien scherm kunnen al deze documenten dan naar het rekencentrum doorgestuurd worden. Daarmee is voor u dan de kous af. Het personeel van het rekencentrum werk deze documenten dan verder volledig af. Documentfolders voor het rekencentrum De folder waarin u de documenten voor het rekencentrum moet plaatsen is dezelfde als die voor de gewone documentverwerking uitgebreid met een folder rekencentrum Documentfolder rekencentrum = <scan basisfolder>\rekencentrum In deze folder <scan basisfolder>\rekencentrum worden er ook automatisch bijkomende folders aangemaakt per residentie 5 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

6 In dit voorbeeld is de folder voor het rekencentrum c:\opensyndic\syncloud\rekencentrum Per residentie wordt een folder aangemaakt volgens het dossiernummer van deze residentie. U kan uw elektronische documenten nu direct in de juiste folder plaatsen, volgens de residentie waartoe deze horen. Voordeel is dat voor het rekencentrum dit document direct aan de juiste residentie is gekoppeld. Na het plaatsen van de nieuwe elektronische documenten in de rekencentrum folders opent u het communicatiescherm naar het rekencentrum: Documentenbeheer > Scan naar OPENSyndic Rekencentrum 1.3 Een kostenstuk zonder elektronisch document U kan een kostenstuk registreren zonder document. Dit is af te raden aangezien er dan geen enkel bewijsstuk aan uw eigenaars kan voorgelegd worden. Financieel beheer > Ventileer inkomende kostenstukken STAP 1 Kies een residentie STAP 2 Druk op Nieuw-F2 6 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

7 De fiche Inkomende kostenstukken wordt geopend. In deze fiche kan u alle gegevens voor het kostenstuk invullen. Zie verder in dit handboek voor meer uitleg. 7 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

8 Kostenopgave - uitsplitsen van kostenstukken 2 Kostenopgave - uitsplitsen van kostenstukken Om kostenstukken door te rekenen aan de mede-eigenaars moet u elk opgenomen kostenstuk uitsplitsen. Deze stap bepaalt de kostenopgave, dit is een detail opgave per verdeelsleutel en kostensoort. Op elke kostenlijn moet ook ingegeven worden over welke periode de kost in een afrekening moet opgenomen worden. Dit is belangrijk voor een correcte verdeling van kosten na verkoop van een kavel. 2.1 Kostensoorten Elke kostenopgave wordt ingevoerd op een bepaalde kostensoort. Een kostensoort is een gemeenschappelijke kost die in het beheer van een residentie kan voorkomen en onder een gelijknamige noemer kan geplaatst worden. Aan elke kostensoort is een rekening uit het rekeningstelsel van de boekhouding verbonden. Elke registratie op een kostensoort wordt in de boekhouding op betreffende rekening geboekt. Financieel beheer > Parameters > Kostensoorten Dit scherm toont de hoofdrubrieken van de kostensoorten. De hoofdrubrieken komen uit het boekhoud brondossier. (dus niet uit de boekhouding van de VME). Elke hoofdrubriek komt overeen met een CUMUL rekening op een klasse 1 of klasse 6 rekening die bestaat uit minstens 2 nummers, in het brondossier. 8 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

9 Voor elk van deze CUMUL rekening wordt dan in het brondossier gezocht naar de rekeningen die onder deze cumul rekening vallen. Dit worden dan de uiteindelijke kostensoorten in OPENSyndic. Voor de cumul rekening 611 worden alle rekeningen 611xxx als kostensoort opgenomen. Deze kostensoorten kunnen worden opgevraagd door de kostensoort fiche te openen voor de hoofdrubriek Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

10 In de kostensoort fiche kan u de rood-om-rande velden aanpassen. Deze bepalen uiteindelijk de volgorde waarmee de rubrieken gesorteerd worden in de diverse rapporten naar uw mede-eigenaars. Draag er zorg voor dat elke hoofdrubriek en elke kostensoort een eigen nummer krijgt. De omschrijvingen voor hoofdrubriek en kostensoort komen uit de omschrijvingen van de rekening in de boekhouding: Toevoegen of aanpassen van kostensoorten moet via aanpassingen aan het rekeningenstelsel in de boekhouding van het brondossier. Daarin kan u naar believen nieuwe cumul rekeningen en grootboekrekeningen aanmaken. De kostensoorten zijn gemeenschappelijk voor elke residentie. Draag er dus zorg voor dat deze volledig zijn en correct omschreven. 10 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

11 2.2 Kostensoorten in de residentie fiche De kostensoorten worden in elke residentiefiche in een afzonderlijke tab getoond. Hier kan u per kostensoort een standaard verdeelsleutel met deze kostensoort verbinden. U kan in een residentiefiche zelf geen kostensoorten bijmaken. 2.3 Verdeelsleutels Verdeelsleutels maken Een verdeelsleutel is verbonden met een residentie en bepaalt de verdeling van een kost over een specifieke set van kavels. Hiervoor krijgt elke betreffend kavel binnen de verdeelsleutel een eigen aandeel. Dit aandeel is niet noodzakelijk het aandeel van dit kavel volgens de akte. Hoe worden verdeelsleutels aangemaakt: 1. Open de residentiefiche 2. Ga naar de TAB Verdeelsleutels 3. Vul de verdeelsleutels in. Het totaal aantal aandelen kan u hier niet invullen. Die worden automatisch berekend uit de aandelen van de Verdelingstabel 4. Bevestig uw aanpassingen via OK-F4 5. Druk op Wijzig-F5 en ga naar de TAB Verdelingstabel 6. Vul de aandelen in volgens kavel/verdeelsleutel 11 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

12 7. Via de knoppen boven de tabel kan u snel bepaalde aandelen overnemen uit de basis akte of uit een Excel bestand Verdeelsleutel verbergen (inactief maken) Sommige verdeelsleutels zijn tijdelijk en na verloop van tijd niet meer van toepassing. De mogelijkheid is toegevoegd om verdeelsleutels uit uw schermen te weren door de verdeelsleutel inactief te maken. Achter iedere verdeelsleutel staat een kolom inactief. Vink deze kolom aan om de verdeelsleutel inactief te maken. De desactivering wordt onmiddellijk uitgevoerd. Het gevolg is nu dat deze inactieve verdeelsleutels in de toepassing niet meer zullen voorkomen. De verdeelsleutel wordt niet uit het systeem verwijderd. Je kan de verdeelsleutel ten allen tijde weer activeren. Vink Toon inactieve verdeelsleutels aan om de inactieve verdeelsleutels te zien. Je kan het vinkje nu weer uitvinken om de verdeelsleutel opnieuw te activeren. LET OP!!! De inactieve verdeelsleutels zullen niet meer zichtbaar zijn in de kostenstukken waar ze werden gebruikt. De verdeelsleutel blijft echter wel nog steeds aan de detaillijn gekoppeld en wordt nog steeds weergegeven op de afdrukken en rapporten. 12 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

13 2.4 Uitsplitsen van kostenstukken Financieel beheer > Ventileer inkomende kostenstukken Als u dit overzicht opent, krijgt u automatisch een overzicht van alle stukken die nog moeten verwerkt worden: In de zoekcriteria zijn de status vinkjes afgevinkt. Dat wil zeggen dat enkel kostenstukken getoond worden waarvan betreffende status uitgeschakeld is. Uitgesplitst Deze status wijst erop dat een kostenstuk al dan niet VOLLEDIG is uitgesplitst Afgerekend Deze status wijst erop dat een kostenstuk al dan niet VOLLEDIG is opgenomen in een afrekening Naar BKH Deze status wijst erop dat een kostenstuk al dan niet is opgenomen in de boekhouding Door manipulatie van deze vinkjes in de zoekcriteria kan je gaan zoeken naar bepaalde kostenstukken. U kan snelle instellingen doorvoeren door een klik op de knopjes rechts van de status vinkjes Alle nog niet uitgesplitste kostenstukken verwerken Financieel beheer > Ventileer inkomende kostenstukken Kies een residentie in het zoekfilter Druk op alle uitsplitsen 13 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

14 Alle stukken in de lijst die nog niet volledig zijn uitgesplitst, worden opgepikt om te verwerken. De fiche uitsplitsing van kostenstukken wordt actief. Het eerste kostenstuk uit de opgepikte lijst wordt getoond. Na invullen en bevestigen komt het volgende kostenstuk in de fiche en zo verder Uitsplitsen of aanpassen van één kostenstuk Financieel beheer > Ventileer inkomende kostenstukken Zoek het betreffende kostenstuk via zoekcriteria en druk op de Wijzigen-F5 knop De fiche uitsplitsen van kostenstukken Factuurinfo Residentie Residentie waarvoor het kostenstuk wordt opgenomen. Verplicht in te vullen. Leverancier Volgens het kostenstuk. Verplicht in te vullen. Factuur / Creditnota Volgens het kostenstuk. Voor een creditnota moeten de bedragen net zoals voor een factuur met een positief teken ingevuld worden! Doc. Nr Elk kostenstuk krijgt binnen de residentie een uniek volgnummer. Nr. Boekh. Elk kostenstuk krijgt een uniek volgnummer in de boekhouding. Dit nummer wordt toegewezen bij doorsturen van het kostenstuk naar de boekhouding. Stuknr. Leverancier Het stuknummer volgens de leverancier 14 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

15 Betalingswijze Dit Bepaalt de vervaldatum voor het stuk Stukdatum Volgens het kostenstuk. Verplicht in te vullen. Verval datum Wordt automatisch berekend. Manueel aan te passen. Dit veld is nuttig voor de betalingsopvolging binnen de boekhouding. Verplicht in te vullen. Afrekenperiode Wordt automatisch ingevuld. Manueel aan te passen. Deze periode wordt bepaald door de stukdatum. Indien de stukdatum valt in een reeds afgerekende periode, wordt de eerstvolgende nog af te rekenen periode voorgesteld. Verplicht in te vullen. Bedrag incl. EUR Het totale factuurbedrag inclusief BTW. Verplicht in te vullen. BTW code Enkel in te vullen als u voor uw kostenstukken BTW bedragen wenst door te geven aan uw mede-eigenaars. BTW Wordt automatisch ingevuld. Manueel aan te passen Mededeling NL/FR Deze info wordt overgenomen naar de boekhouding en naar de rapporten van de afrekening naar de medeeigenaars. OGM-Code Volgens het kostenstuk. Dit veld is nuttig voor de betalingsopvolging binnen de boekhouding. Ref. leverancier Volgens het kostenstuk Project Hier kan u aangeven dat dit kostenstuk specifiek binnen een projectwerk van de residentie behoort. Uitsplitsing van de factuur Het totale factuurbedrag moet uitgesplitst worden volgens kostensoort en verdeelsleutel. Daarvoor is onderaan de fiche een tabel voorzien. Elk kostenstuk kan in één of meer kostenlijnen uitgesplitst worden. Elk van de lijnen geeft: Een eigen lijnbedrag inclusief BTW, en een BTW code/bedrag. Deze twee laatste zijn optioneel Een eigen kostensoort en verdeelsleutel OF Een individuele verdeling van het bedrag Een eigen van- en tot- datum die bepaald in welke afrekenperiode of deel van een afrekenperiode betreffende kostenlijn moet doorgerekend worden aan de mede-eigenaars. De kostentabel bevat volgende velden: 15 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

16 Bedrag EUR Het bedrag incl. BTW voor deze kostenlijn. De som van de bedragen in de kolom moeten gelijk zijn aan het totaal factuurbedrag. De bedragen mogen zowel positief als negatief zijn. Verplicht in te vullen. BTW code Optioneel BTW Berekend BTW bedrag. Optioneel. Manueel aanpasbaar. De som van de bedragen in de kolom moeten gelijk zijn aan het totaal BTW bedrag. Kostensoort Dit bepaalt de kostensoort en dus ook de boekhoud rekening waarop de kost wordt afgeboekt. U kan hier als volgt werken om een kostensoort in te vullen: Vul de grootboekrekening in (6xxxxx). De betreffende kostensoort wordt automatisch ingevuld. Vul een deel van de beschrijving van de kostensoort in. (vb. water ). Alle kostensoorten die deze tekst in hun omschrijving bevatten, komen in een selectiescherm tevoorschijn. Vul het nummer van de hoofdrubriek in. Alle kostensoorten van die hoofdrubriek komen in een selectiescherm tevoorschijn. Vul het nummer kostensoort +. + nummer verdeelsleutel in. De betreffende sleutel wordt direct ingevuld. (vb. 12.6) Vul een % in. Alle kostensoorten komen in een selectiescherm tevoorschijn. Verplicht in te vullen. Sleutel Kies hier de verdeelsleutel die bepaalt over welke kavels het bedrag van de kostenlijn moet worden verdeeld. Enkel verplicht in te vullen als er geen individuele verdeling wordt ingevuld. Ind. Klik dit veld aan als het bedrag individueel over één of meer eigenaars moet worden verdeeld. + Klik dit veld aan om een individuele verdeling aan te passen. Van datum tot datum Voor nieuwe lijnen wordt hier de van- tot datum van het kostenstuk overgenomen. Manueel aanpasbaar. Deze bepalen in welke afrekenperiode of deel van een afrekenperiode betreffende kostenlijn moet doorgerekend worden aan de mede-eigenaars. Verplicht in te vullen. Afrekenbaar Niet aanpasbaar. Is enkel aangevinkt als de kostenlijn voldoende compleet is ingevuld om opgenomen te worden in een afrekening. Lijnen waarvan dit vinkje af staat komen niet in een afrekening terecht. Kijk in dat geval de verplicht in te vullen velden na voor deze kostenlijn Afgerekend Niet aanpasbaar. Indien aangevinkt, is deze kostenlijn opgenomen in een afrekening en kan niet meer aangepast worden. 16 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

17 Wis Klik aan om deze lijn te wissen uit het kostenstuk Extra omschrijving NL/FR Vrij in te vullen. Deze omschrijvingen worden vermeld in de afdrukken van de kostenstukken voor een gegeven afrekening De kostentabel invullen voor een kostenstuk Manueel invullen U vult gewoon de nodige velden in. Via de knop Voeg een lijn toe met restsaldo-f12 Ga op een lege lijn staan (dat kan de eerste lijn zijn in de tabel) en druk op F12. Het systeem gaat bereken welk bedrag nog moet uitgesplitst worden. Dit is het totaal factuurbedrag som van reeds ingevoerde kostenlijnen. U kan voor elke leverancier een vast uitsplitsing schema opgeven voor een bepaalde residentie. Dit schema wordt dan steeds automatisch toegepast bij een druk op F12, als er nog geen enkele lijn in de tabel staat. Adresbeheer > lijst van leveranciers Ga naar de fiche van betreffende leverancier: Klik op Pas de verdelingstabel aan. In betreffende fiche wordt een factuurkost verdeeld over een aantal kostensoorten/verdeelsleutels. In het voorbeeld van een uitsplitsing: Het totaal factuurbedrag wordt volgens het ventilatieschema verdeeld over drie lijnen. De uitsplitsing is volledig en kan gewoon opgeslagen worden. U kan uiteraard manueel aanpassen indien nodig. 17 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

18 Via de knop Pas het ventilatieschema toe Een druk op deze knop wist alle kostenlijnen en past daarna het ventilatieschema toe zoals hierboven beschreven Keuze uit meerdere ventilaties. Als meerdere ventilaties aan een leverancier (en een gebouw) zijn gekoppeld (bijvoorbeeld meerdere elektriciteitsmeters) dan kleurt het keuzeveld paars om aan te geven dat er een keuze kan worden gemaakt uit meerdere ventilaties. Als er slechts 1 ventilatieschema bestaat voor de combinatie Leverancier/Gebouw, dan wordt de kleur niet weergegeven. Het is in dergelijk geval niet op het zicht duidelijk of er al dan niet een ventilatie bestaat. Nieuw in versie 223 van OpenSyndic: Om u er op attent te maken dat er een ventilatie bestaat, wordt de tekst Pas het ventilatieschema toe op de knop in het Rood weergegeven. 18 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

19 2.4.6 Een bedrag over individuele eigenaars verdelen (privatieve kosten) U kan het bedrag van een kostenlijn verdelen over één of meerdere kavels/eigenaars zonder dit via een verdeelsleutel te doen. Klik hiervoor op volgend vinkje voor desbetreffende kostenlijn: De vinkjes indiv factuur laten toe om het kostenstuk voor het gewenste bedrag door te sturen naar de boekhouding ten koste van de eigenaar (klant). Dit laat toe om de betaling van dit kostenstuk af te punten (in de boekhouding) als de betaling gebeurt buiten de afrekening. Via deze fiche kan u het bedrag procentueel of via vaste bedragen opsplitsen. Het kostenstuk wordt dan als privatieve kost opgenomen in de afrekening van de eigenaar. In bepaalde gevallen wenst de syndicus privatieve kosten rechtstreeks te innen van de eigenaar, los van de afrekening die desgevallend slechts binnen ettelijke maanden zal worden opgemaakt. Om de betaling van dit kostenstuk te kunnen afpunten met de kost zelf, is het mogelijk dit stuk als opvraging aan de eigenaar door te sturen naar de boekhouding. Om dit te bewerkstelligen dient u het vinkje indiv factuur aan te vinken. In dat geval zal, bij doorsturen van het kostenstuk naar de boekhouding, niet enkel een aankoop-boeking worden aangemaakt in de boekhouding maar eveneens een opvraging aan de eigenaar (klant). Dit is een diverse boeking aan de klant (eigenaar). U kan ook een xls-bestand inlezen: 19 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

20 Vul de nodige parameters in en kies dan het betreffende xls-bestand Opslaan van de aanpassingen U kan een kostenstuk opslaan, ook als de kostentabel niet volledig is ingevuld. De som van de bedragen in de kostentabel moet gelijk zijn aan het factuurtotaal. Verder moet een kostensoort ingevuld worden voor elke lijn. De uitsplitsing kan echter in een eerste stadium achterwege gelaten worden. In dat geval kan de factuur wel naar de boekhouding worden doorgestuurd, maar nog niet opgenomen in een afrekening. Indien alle gegevens zijn ingevuld, die nodig zijn om een kostenlijn in een afrekening op te nemen, wordt dit in de kostenlijn aangegeven met het vinkje afrekenbaar. Lijnen die niet afrekenbaar zijn, worden NIET opgenomen in een afrekening en dus niet doorgerekend naar de mede-eigenaars Aanpassen van een kostenstuk U kan een kostenstuk niet meer aanpassen als er een kostenlijn in een afrekening is opgenomen. Wenst u dit toch te doen dan moet u betreffende lijn eerst uit de afrekening verwijderen. U kan een kostenstuk aanpassen en opslaan als dit reeds naar de boekhouding werd doorgestuurd. In dat geval wordt de boeking mee aangepast. 2.5 Relatie van de datum periode op een kostenlijn en de doorgerekende kosten Voorbeelden: Geval 1 Periode Kostenlijn (van en tot datum zijn gelijk) Eigenaar 1 Eigenaar 2 Verdeling 1-2 Schikking!Volgens verhouding aantal dagen eigenaar <> aantal dagen afrekenperiode Geval 2 Periode Kostenlijn Eigenaar 1 Eigenaar 2 Verdeling 1-2 Volgens verhouding aantal dagen eigenaar <> aantal dagen afrekenperiode 20 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

21 Geval 3 Periode Kostenlijn Eigenaar 1 Eigenaar 2 Verdeling 1-2 Volgens verhouding aantal dagen eigenaar <> aantal dagen kostenstuk binnen afrekenperiode Geval 4 Periode Kostenlijn Eigenaar 1 Eigenaar 2 Verdeling 1-2 alle kosten zijn voor eigenaar 1 Geval 5 Periode Kostenlijn Eigenaar 1 Eigenaar 2 Verdeling 1-2 alle kosten zijn voor eigenaar 2 Geval 6 Periode Kostenlijn Eigenaar 1 Eigenaar 2 Verdeling 1-2 Volgens verhouding aantal dagen eigenaar <> aantal dagen afrekenperiode Opgepast voor geval 5: indien een factuur in een vorige afrekenperiode is ingevoerd maar nog niet werd afgerekend, wordt deze in de huidige afrekening verdeeld over alle opeenvolgende eigenaars van het kavel. Geval 7 Periode Kostenlijn Eigenaar 1 Eigenaar 2 Verdeling 1-2 Er worden geen kosten aangerekend: het kostenstuk valt buiten de afrekenperiode 21 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

22 Kostenstukken synchronisatie met de boekhouding 3 Kostenstukken synchronisatie met de boekhouding Een kostenstuk wordt pas in de boekhouding opgenomen als u daarvoor de nodige actie onderneemt. 3.1 Kostenstukken doorsturen naar de boekhouding Draag er zorg voor dat u alle documenten als kostenstuk hebt opgenomen. Alleen dan is uw boekhouding compleet en moeten er achteraf geen stukken toegevoegd worden met een oudere stukdatum. Financieel beheer > Ventileer inkomende kostenstukken Kies een residentie Druk op de knop Alle naar bkh Kies alle lijnen in het overzicht (klik in de lijst en druk CTRL-a) Klik op de knop Doorsturen naar de boekhouding Na deze actie hebben alle betreffende kostenstukken een nummer in de boekhouding. 3.2 Kostenstukken verwijderen uit de boekhouding U kan geen boeking van een kostenstuk rechtstreeks in de boekhouding verwijderen. U moet betreffend kostenstuk verwijderen. 3.3 Een kostenstuk wijzigen in de boekhouding U kan geen boeking van een kostenstuk rechtstreeks in de boekhouding aanpassen. U moet betreffend kostenstuk aanpassen. 3.4 Samenstelling van een kostenstuk in de boekhouding journaal In uw accountfiche kan u de journalen van de VME boekhouding instellen waarin de kostenstukken (factuur en creditnota) moeten worden opgenomen 22 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

23 Boekjaar Het boekjaar wordt bepaald door de AFREKENPERIODE van het kostenstuk. Voorbeeld Boeking Als de kostenfactuur geboekt wordt met BTW dan geeft dat een impact op de boeking: De bedragen op de kostenrekeningen 6xxxxx zijn EXCLUSIEF btw Het saldo van het BTW bedrag wordt op geboekt U moet met dit gegeven rekening houden als u de boekhoudkundige balans vergelijkt met de resultaten van uw kostenopgave. 23 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

24 Kostenstukken in groep aanpassen 4 Kostenstukken in groep aanpassen U kan op een snelle manier de verdeling op kostenstukken aanpassen via Financieel beheer > aanpassingen van kostenstukken in groep 4.1 Aanpassing van reeds uitgesplitste lijnen Type verwerking Kies Reeds uitgesplitste lijnen Residentie Kies de residentie Alle reeds uitgesplitste kostenlijnen die nog niet in een afrekening zijn opgenomen worden getoond. Deze kunnen individueel of in groep aangepast worden. Kostenstukken die reeds in een afrekening zijn opgenomen kunnen ook via deze fiche aangepast worden. Hiervoor moet u via de afrekeningsfiche werken. Zie het handboek Afrekeningen 24 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

25 4.2 Kostenverdeling op nog niet uitgesplitste kostenstukken Type verwerking Kies Nog uit te splitsen stukken Residentie Kies de residentie Alle kostenstukken waarvoor nog geen kostenlijnen zijn ingevoerd worden hier getoond. Nu zijn er twee mogelijkheden: Er is geen ventilatieschema voorzien voor de betreffende leverancier. In dit geval krijgt u de mogelijk om één kostensoort/verdeelsleutel/individuele verdeling te kiezen voor het totaal factuurbedrag. Er is een ventilatieschema voorzien voor de betreffende leverancier. In dat geval wordt dit schema toegepast op de totaalfactuur. Er worden dan voor betreffend stuk één of meerder lijnen voorgesteld, volgens het ventilatieschema. U kan de voorgestelde gegevens nog manueel aanpassen en daarna opslaan. 25 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company