Nieuwigheden in DC-Account

Transcriptie

1 Nieuwigheden in DC-Account 1 Algemeen Update BTW Aangifte Aangifte maken Basisgegevens voor de berekening Saldo s Waarschuwingen Afsluiten van de Periode Verificatie van de BTW aangifte en opsporen van fouten Website Intervat Boekingen per datum i.p.v. per periode Periodebeheer Invoerschermen... 8 Inkomende facturen... 8 Uitgaande facturen... 9 Andere Lijsten Opsplitsing boekingen Hypotheken Aanpassen boekingsrekeningen Aanpassen overzichtsboekjes Aanpassingen kostenbladen Registratierechten Hypotheken Inschrijvingen en doorhalingen Overschrijvingen Hypothecaire opzoekingen Export van gegevens van de leveranciers

2 1 Algemeen 1.1 Update Om de nieuwe versie met facturen te bekomen volstaat het een update van de Super Medewerker uit te voeren. De installatie van deze update zal veel langer duren dan normaal. Het is niet abnormaal dat de update meerdere uren in beslag neemt. 2 BTW Aangifte In het menu bij de lijsten werd een puntje toegevoegd om de BTW aangifte klaar te maken. Hiermee is het mogelijk een intravat.xml bestand versie 8.0 aan te maken (versie actief op de website van de BTW vanaf 9/2/2012). 2.1 Aangifte maken Basisgegevens voor de berekening. De basisgegevens worden opgehaald uit de notarisfiche in de Super Medewerker en kunnen hier aangepast worden, eens ze hier werden aangepast zullen ze niet opnieuw uit Super Medewerker worden opgehaald en blijven ze correct voor de volgende aangiften. 2

3 Verder dient U hier het soort van aangifte te kiezen (maandelijks of per kwartaal) en de periode waarover de aangifte loopt. U kan hier ook eventuele regularisaties die dienen opgenomen te worden in vakken 61 en 63 opnemen. De andere informatie wordt rechtstreeks overgenomen op de aangifte. i Bij het verkregen uitstel zal dan mogelijk de periode lopen van 1/1/2012 tot 31/3/2012, maar dit toch worden opgenomen in de maandaangifte van de maand maart. Nadat u op OK klikt zal het programma de nodige vakken berekenen en u een voorstelling geven van de aangifte Saldo s Vooraleer de definitieve bestanden voor de BTW aan te maken worden eerst alle vakken, per kader getoond. Deze kunnen nog worden aangepast, de saldo s worden uiteraard aangepast aan de opgegeven bedragen en kunnen niet worden aangepast. i Opgepast bij het aanpassen van de vakken, deze aanpassingen kunnen ertoe leiden dat de aangifte niet meer in overeenstemming is met de boekhouding. Consulteer hiervoor steeds uw accountant of belastingsconsulent. Indien u een aanpassing doet in een vak zal dit in het vet komen alsook de aangepaste saldo s. Met de reset knop kan U dan alle saldo s herstellen naar de berekende bedragen. 3

4 Via de knop XML maken kan het bestand voor de intervat website worden aangemaakt. Dit bestand wordt opgeslagen in de map \DcSoft \Winboek\Data\BtwTvaExport\... Er wordt ook gevraagd om de aangifte af te drukken. Opgelet deze afdruk dient enkel voor uw dossiers en mag niet worden verzonden naar de BTW administratie, de aangifte dient op de website te gebeuren Waarschuwingen Het programma bevat een aantal controles op de coherentie van de BTW aangifte. Deze worden geverifieerd bij het aanmaken van het XML bestand. 4

5 Bij een waarschuwing is het mogelijk de aangifte in te dienen, maar is het weinig waarschijnlijk dat deze correct is. Bij een foutmelding zal de aangifte op de website geweigerd worden (zo kan u bv geen aangifte indienen voor een periode die nog niet is afgelopen) Afsluiten van de Periode Na het aanmaken van het bestand om door te sturen zal worden gevraagd of u de periode wenst te blokkeren voor aan en verkopen. Dit is nodig om ervoor te zorgen dat u geen boekingen meer kan doen die een invloed hebben op de BTW nadat U reeds een BTW aangifte ingediend heeft Verificatie van de BTW aangifte en opsporen van fouten Indien u wenst na te kijken welke cijfers geleid hebben tot de saldo s in de BTW aangifte kan U het detailbestand terugvinden in de map \dcsoft\winboek\bhdoss\<naam dossier>\btwtva\ (De naam van het bestand bevat de datum en het uur van aanmaken; onderaan kan U normaal het laatst aangemaakte bestand vinden). U kan deze bestanden openen in Excel (door rechts te klikken en uit de programma s Excel te kiezen). Hier kan u dan per factuur (zowel inkomende als uitgaande) en per vak kijken welke bedragen werden opgenomen in de BTW aangifte. Deze lijst voldoet ook aan de noodzaak van een boek van inkomende en uitgaande handelingen te hebben, dit is Uw boek van inkomende en uitgaande handelingen. 2.2 Website Intervat Indien U het vinkje heeft aangeduid om de website van Intervat te openen zal dit automatisch gebeuren, anders dient U naar de site te gaan. Om de site te openen drukt U op de Blauwe knop linksboven en logt u in met uw eid. 5

6 i Opgelet inloggen op deze site kan problemen geven op een PC waar u nog de REAL kaart gebruikt, deze 2 technologieën zijn niet compatibel. U kiest Uw authenticatie procedure (normaal via eid) Dan klikt U login, kiest Uw certificaat (Authentication) en voert uw pincode in. Op de site kiest U voor het indienen van de periodieke BTW aangifte via bestand. U klikt dan op bladeren en selecteert het door DC-Account aangemaakte bestand in de map \DcSoft \Winboek\Data\BtwTvaExport\... (Tip: achteraan de bestandsnaam staan de datum en het uur dat u het bestand heeft aangemaakt) 6

7 U vult de andere gegevens onderaan in en klikt op Verzenden. Hierna dient U de aangifte te ondertekenen door het signature certificaat te kiezen en Uw pincode in te voeren. Na de verwerking door de BTW server kan U een ontvangstbewijs opslaan in PDF formaat of afdrukken, hierin worden de ingediende cijfers hernomen. i Hou er rekening mee dat de verwerking enige tijd kan duren rond de 20 ste van de maand tijdens de werkuren, er worden dan immers duizenden aangiften verwerkt. 3 Boekingen per datum i.p.v. per periode Het programma werd overal aangepast om boekingen per datum te kunnen ingeven en terug te vinden. Daarvoor werden o.m. de invoerschermen aangepast, ook kan U bij de verschillende lijsten kiezen om deze op of tussen bepaalde datums af te printen. Eveneens werd bij de invoer voorzien dat de verschillende extra gegevens die vroeger via het notitieblokje of CTRL+F8 beschikbaar waren nu onmiddellijk getoond worden. 7

8 3.1 Periodebeheer Het periodebeheer werd aangepast zodat U: Verschillende einddatums kan ingeven per soort dagboek. Dit om te vermijden dat na het indienen van een BTW aangifte er nog boekingen zouden worden toegevoegd of aangepast in de periode waarop de ingediende aangifte betrekking heeft. Maar om toch toe te laten dat U nog financiële of diverse verrichtingen kan invoeren. Op het einde van een periode de Akten en Facturen reeds kan blokkeren, maar toch aan de boekhouder nog kan toelaten van diverse boekingen uit te voeren. Deze datums zijn vanaf heden vrij in te geven en kunnen dus eveneens terug in de tijd geplaatst worden. Gelieve hiermee zeer bedachtzaam om te springen zodat Uw aangegeven bedragen van o.a. de BTW aangiften en driemaandelijkse staten geen verschillen bevatten. 3.2 Invoerschermen Inkomende facturen Bij de inkomende facturen werd de periode waarin geboekt wordt weggelaten en wordt deze nu op basis van de datum bepaald. Optioneel kunnen overal dossiers van de Super Medewerker gelinkt worden aan de boekingen. Het veld opmerking laat toe extra informatie 8

9 bij de boeking op te geven, deze zal enkel onderaan verschijnen waar de boeking zichtbaar is en wordt nooit uitgeprint. Via de 2 pijltjes is het mogelijk de extra gegevens te verbergen zodat U deze niet steeds dient te overlopen indien deze toch niet worden ingevuld. Uitgaande facturen De aanpassingen bij de uitgaande facturen zijn gelijklopend met de inkomende facturen, hier wordt de omschrijving overgenomen op de geprinte facturen en de opmerking intern behouden. Andere Bij de andere ingaven werd eveneens de periode verwijderd en is het mogelijk onmiddellijk een dossier te linken. 3.3 Lijsten In alle lijsten is het nu mogelijk om per datum deze lijst af te printen. Zo kan bv een Balans geprint worden op 5 januari Dit laat u toe om een duidelijker zicht te hebben op de boekhoudkundige toestand en gemakkelijker eventuele foute boekingen te lokaliseren. 4 Opsplitsing boekingen Hypotheken Om het mogelijk te maken boekhoudkundig de rekeningen van de Hypotheken op te splitsen werd de mogelijkheid voorzien om een tweede boekhoudrekening toe te voegen aan de Hypotheekkantoren. De opsplitsing gebeurt tussen bedragen waar BTW op geheven wordt (moeten naar klasse 7) en bedragen waarop geen BTW geheven wordt (mogen niet naar klasse 7). U dient de bijkomende rekeningen dan ook toe te voegen in de overzichtsboekjes van de hypotheken. 4.1 Aanpassen boekingsrekeningen Indien er slechts één rekening is ingevuld zullen alle bedragen uiteraard op deze rekening geboekt worden. De nieuwe rekeningen worden in het kostenblad bijgehouden en worden bij het aanmaken van het kostenblad ingevuld. Dit zal dus enkel van toepassing zijn voor kostenbladen die na de aanpassing werden aangemaakt. 9

10 Op termijn zal hier ook een derde rekening voorzien worden om te gebruiken voor een voorraad van hypotheken. Dit zullen dan de voorafgaandelijke opzoekingen zijn die op datum van de opzoeking geboekt zijn, maar waar nog geen factuur voor werd opgemaakt omdat de akte nog niet is verleden. 4.2 Aanpassen overzichtsboekjes Gezien er op nieuwe rekeningen voor de hypotheken zal worden geboekt dient u eveneens deze rekeningen toe te voegen in de respectievelijke overzichtsboekjes. Dit kan via Dossierbeheer Instellingen op het tabblad overzichtsboekjes. 10

11 i Opgelet reeds gedane boekingen kunnen niet meer worden overgenomen in overzichtsboekjes, de overname gebeurd op het ogenblik van de boeking. 11

12 5 Aanpassingen kostenbladen Alle modellen van de kostenbladen zijn aangepast zoals hieronder in detail beschreven. 5.1 Registratierechten De registratierechten die deel uitmaakten van het forfait werden hieruit gehaald omdat hierop geen BTW te verrekenen is en dat de verrekening rechtstreeks met de klant dient te gebeuren. Het betreft hier de bijlagen bij de akten. 5.2 Hypotheken Inschrijvingen en doorhalingen Deze hebben nooit deel uitgemaakt van het forfait en hier is dus niets aan veranderd. Overschrijvingen Deze werden uit het forfait gehaald, zodat er geen verrekening meer is van deze bedragen (zonder BTW) met de forfait (met BTW). Hypothecaire opzoekingen Deze blijven in de forfait. 6 Export van gegevens van de leveranciers Gezien alle notarissen brieven dienen te sturen naar de leveranciers om hen op de hoogte te brengen van hun BTW nummer is een optie toegevoegd om de leveranciers te exporteren naar een excel bestand. Hiermee kan U dan een afdruksamenvoeging doen om iedereen te verwittigen. 12