VERKOOP NETTEN OPENBARE VERLICHTING DOOR DE GEMEENTEN AAN DE DISTRIBUTIENETBEHEERDERS BOEKHOUDKUNDIGE VERWERKING IN DE NH GEMEENTEBOEKHOUDING

Transcriptie

1 VERKOOP NETTEN OPENBARE VERLICHTING DOOR DE GEMEENTEN AAN DE DISTRIBUTIENETBEHEERDERS BOEKHOUDKUNDIGE VERWERKING IN DE NH GEMEENTEBOEKHOUDING In de nota van 7 september 2004 bij de omzendbrief BA-2004/05 van 27 augustus 2004 worden de boekhoud - technische richtlijnen voor de verkoop van de netten van de openbare verlichting toegelicht. Aanvullend op deze nota vindt u hieronder een toelichting bij de verwerking van deze verkoop in NH. 1.1 OVERBOEKEN VAN VOORLOPIGE NAAR DEFINITIEVE AARD INDIEN VAN TOEPASSING Als er nog openbare verlichting op een patrimoniumrekening van voorlopige aard geboekt staat (dus op een individuele rekening met prefix 08, op algemene rekening 24031), moet er eerst een overboeking van voorlopige naar definitieve aard gebeuren. Deze overboeking moet u op de gebruikelijke werkwijze uitvoeren; namelijk aan de hand van een diverse verrichting waarbij de algemene rekening met de corresponderende individuele rekening(en) prefix 08 gecrediteerd wordt en de algemene rekening 2238* met de corresponderende individuele rekening(en) prefix 05 gedebiteerd wordt. 1.2 VERKOOP NETTEN OPENBARE VERLICHTING BOEKEN De verkoop van de netten openbare verlichting zal zowel zijn weerslag hebben in de budgettaire boekhouding als in de algemene boekhouding; Er wordt enerzijds een invorderingsrecht geboekt op het artikel 426/ Anderzijds moet er een uitboeking te gebeuren op de algemene rekeningen met betrekking tot openbare verlichting, zijnde de algemene rekeningen 22381, 22382, en Een gemeente beschikt uiteraard over meerdere individuele rekeningen wat openbare verlichting betreft, en hierin zit een beetje de moeilijkheid. Er zijn 2 mogelijke werkwijzen om deze boekingen uit te voeren. Elke methode wordt in een volgende hoofdstuk behandeld.

2 2 WERKWIJZE ALLE INDIVIDUELE REKENINGEN VAN OPENBARE VERLICHTING INVENTARISEREN Dat doet u door lijst op te vragen. 2.2 DEFINITIEF RECHT BOEKEN OP ARTIKEL 426/ VOOR GLOBALE VERKOOPPRIJS In dit voorbeeld bedraagt de totale verkoopprijs 110 euro.

3 Journaal algemene boekhouding. De verkoopprijs wordt integraal op de algemene rekening geboekt. Er zijn echter nog geen uitboekingen gebeurd op de algemene rekeningen 2238*. 2.3 UITBOEKINGEN ALGEMENE REKENINGEN 2238* UITVOEREN Aangezien de uitboekingen van de algemene rekeningen 2238* en individuele rekeningen 05238* niet automatisch voortvloeien uit de boeking van het definitief recht, moet u deze uitboekingen nog manueel uitvoeren via diverse verrichtingen. Per bestaande individuele rekening 05238* moet er nu een uitboeking te gebeuren, rekening houdend met het verkooppercentage.

4 Onderstaande IR, bvb. het verkooppercentage bedraagt 40 %. Voor de algemene rekening moet er dus 0,4 * 3470,51 = 1388,20 euro uitgeboekt worden. Voor de algemene rekening moet er dus 0,4 * 1735,20 = 694,08 euro uitgeboekt worden. Voer volgende diverse verrichting uit. Voor de uitboekingen op de algemene rekeningen 2238* moet u boeken op basis van een bestaand document gebruik dus de knop <D> in menu Voor de boeking van de minwaarde (67241) boekt u rechtstreeks op algemene rekening gebruik dus knop <R> in menu

5 In bovenstaand voorbeeld hebben we een minwaarde van 694,12 euro. Dezelfde boekingen zoals in het voorbeeld hierboven moeten voor alle andere IR 05238* gebeuren. Na het uitvoeren van alle diverse verrichtingen moet u de boekingen op de algemene rekeningen en samenbrengen. Verduidelijking Stel, de totale verkoopprijs bedraagt euro. Door het boeken van het definitief recht op artikel 426/ wordt dit bedrag integraal op de algemene rekening geboekt. Na het uitboeken van alle 05238* rekeningen op basis van het verkooppercentage staat er bijvoorbeeld euro op de algemene rekening De totale minwaarde bedraagt dus euro. Voer hiertoe volgende diverse verrichting door : D C

6 3 WERKWIJZE ALLE INDIVIDUELE REKENINGEN M.B.T. OPENBARE VERLICHTING INVENTARISEREN Dat doet u door lijst op te vragen. 3.2 BOEKINGSSCHEMA VAN ECONOMISCHE CODE AANPASSEN Het huidige boekhoudschema van de economische code ziet er zo uit. Volgens bovenstaand schema zal bij de boeking van een definitief recht op de economische code de verkoopprijs integraal op de algemene rekening geboekt worden (zie werkwijze 1 hierboven). De uitboeking van de algemene rekeningen 2238* moet dan manueel aan de hand van een diverse verrichting gebeuren.

7 Om die manuele boekingen te vermijden, moet bovenstaand schema er zo uitzien. Aangezien menu 1.9 read-only is, zal Cevi deze aanpassing doorvoeren. Neem hiertoe contact op met onze diensten. 3.3 PER UIT TE BOEKEN INDIVIDUELE REKENING 05238* DIENT ER EEN DEFINITIEF RECHT GEBOEKT TE WORDEN De lijst geeft weer hoeveel uit te boeken individuele rekeningen 05238* er bestaan. Beschikt u bijvoorbeeld over 100 individuele rekeningen 05238* dan moeten er 100 definitieve rechten op artikel 421/ geboekt worden. De totale som van de bedragen van al deze invorderingsrechten moet overeenstemmen met de totale verkoopprijs. Om de individuele bedragen van de invorderingsrechten te bepalen, bestaan er 2 opties. Beide opties geven in totaliteit weliswaar hetzelfde resultaat. * Optie 1: evenredige verdeling: bijvoorbeeld als de verkoopprijs euro bedraagt en er bestaan 100 individuele rekeningen 05238* dan boekt u 100 definitieve rechten voor elk een bedrag van euro. * Optie 2: verdeling op basis van het aandeel van de boekwaarde van de individuele patrimoniumgoederen. U moet dus bepalen welk aandeel elke patrimoniumrekening 05238* heeft in de totale boekwaarde, anders gezegd het aandeel in het saldo van de algemene rekeningen 22381, 22382, en Zo is de bepaling van de minof meerwaarde per individuele rekening correcter. De totale min of meerwaarde is weliswaar hetzelfde als bij de eerste optie. De werklast van deze 2 de optie is iets groter maar kan opgevangen worden door de functionaliteit export naar Excel vanuit de optionele release U kunt bijvoorbeeld als volgt te werk gaan om dit aandeel te bepalen. Ga naar menuscherm 10.7 en doe volgende opvraging: * Individuele rekening : 05238* * Opzoekfilter : alle documenten * AR : 22381:22382

8 Door enkel op te vragen voor de algemene rekeningen en krijgt u alleen het saldo van de hoofddocumenten. U kunt alle records (in voorbeeld: 64) van dat scherm exporteren naar Excel via de <Excel> knop.

9 Na de export verwijdert u de overbodige kolommen, enkel de kolommen ind.rek en saldo zijn relevant. Bepaal vervolgens het totaal saldo (= totale boekwaarde) van alle individuele rekeningen samen, door te sommeren in Excel. Vervolgens kunt u met een formule het aandeel van elke individuele patrimoniumrekening 05238* in deze totale boekwaarde bepalen. Formule om aandeel te bepalen Totale boekwaarde Aandeel in totale boekwaarde

10 De totale boekwaarde moet overeenstemmen met het totaal van de saldi van de algemene rekeningen 22381, 22382, en Dit kunt u bijvoorbeeld opvragen via menu Pas de formule voor de bepaling van het aandeel nu toe op alle individuele rekeningen. Bepaal als controle de som van deze aandelen, die moet gelijk zijn aan 1.

11 Voeg in de volgende kolom een formule toe die het bekomen aandeel toepast op de totale verkoopprijs. Bijvoorbeeld: de verkoopprijs bedraagt euro. Trek deze formule nu door voor alle individuele rekeningen De som van de bekomen bedragen moet gelijk zijn aan de totale verkoopprijs. De bedragen uit kolom F bepalen per individuele rekening het bedrag van het definitief recht. Als er meerdere bedragen per individuele rekening vermeld staan (dit betekent dat er meerdere hoofddocumenten zijn per individuele rekening, in bovenstaande schermafdruk is dat bijvoorbeeld het geval bij IR 05238/111042) moet u die totaliseren en voor dit totaal bedrag een definitief recht boeken op de individuele rekening. Onafhankelijk van welke optie zoals hierboven beschreven gekozen wordt, verloopt de verdere werkwijze als volgt. Bij de boeking van de definitieve rechten vraagt de NH toepassing een verkooppercentage. Geef hierbij telkens het aandeel mee van de netten, meegedeeld door uw distributienetbeheerder.

12 3.3.1 Voorbeeld We gaan individuele rekening 05238/2 uitboeken. Definitief recht boeken op artikel 426/769-51, nu wordt er een tweede individuele rekening gevraagd (in tegenstelling tot werkwijze 1). Geef 05238/2 mee.

13 Er wordt vervolgens een verkooppercentage gevraagd. Dat is het verkooppercentage meegedeeld door de distributiebeheerders, bijvoorbeeld 40 %. Als gevolg van de registratie van het definitief recht, ontstaan volgende boekingen in de algemene boekhouding. De procentuele uitboekingen van de algemene rekeningen 2238* + de berekening van de meer of minwaarde gebeuren automatisch. Voor alle andere IR 05238* moet je nu dezelfde werkwijze gebruiken. De totale som van alle definitieve rechten op 426/ moet overeenstemmen met de totale verkoopprijs. Om te vermijden dat bij de financiële aanzuivering al deze definitieve rechten een voor een afgeboekt moeten worden, kunt u deze definitieve rechten eerst via menu koppelen en op die manier samenbrengen in 1 document. In dit geval moet er maar 1 financiële afboeking gebeuren.

14 4 CONCLUSIE BEIDE WERKWIJZEN 4.1 WERKWIJZE 1 * 1 budgettaire boeking door definitief recht voor volledig bedrag. * Per individuele rekening 05238* moet er een diverse verrichting gebeuren voor de uitboeking. * Per individuele rekening 05238* moet het verkoopaandeel berekend worden. 4.2 WERKWIJZE 2 * De uitboeking van de algemene rekeningen 2238* en individuele rekeningen 05238* gebeurt automatisch bij boeking van het definitief recht. * De berekening van de min of meerwaarde gebeurt automatisch op basis van het meegegeven verkooppercentage bij de boeking van het definitief recht. * Er moeten evenveel definitieve rechten geboekt worden als er individuele rekeningen 05238* zijn. De werklast in werkwijze 2 is vermoedelijk kleiner dan deze in werkwijze 1. In geval van werkwijze 2 moet u contact opnemen met Cevi om het boekhoudschema aan te passen. Noot: Voor een duidelijk begrip verkoopprijs : uit de berekeningen van de distributienetbeheerders blijkt dat de overnameprijs voor de netten openbare verlichting een netto verkoopprijs is. Wanneer u beschikt over (prefinancierings)leningen voor de openbare verlichting, dan zal het uitstaande saldo van die schuld in mindering gebracht worden van de verkoopprijs. In dat geval is het belangrijk dat de buitengewone ontvangst geboekt wordt voor de bruto verkoopprijs.

15 5 INVESTERINGSSUBSIDIES UITBOEKEN De afboekingen op de algemene rekeningen klasse 15xxx moeten via een diverse verrichting gebeuren. Deze diverse verrichting dient te gebeuren op algemene rekening én op individuele rekening. Hier moet dus per individuele subsidierekening voor openbare verlichting een uitboeking gebeuren. De berekening van het aandeel netten moet hier manueel gebeuren. Voor de uitboekingen op de algemene rekeningen 15xxx en individuele rekeningen 0461* boekt u op basis van een bestaand document gebruik dus de knop <D> in menu Voor de boeking op de algemene rekening boekt u rechtstreeks op algemene rekening gebruik dus knop <R> in menu De werklast zit hem in het uitvoeren van een diverse verrichting per individuele subsidierekening + de berekening van het aandeel netten. Deze werklast hangt af van het aantal individuele subsidierekeningen voor openbare verlichting.