Quicklearn Studentenarbeid in Acerta Connect

Transcriptie

1 Start studentenarbeid Surf naar acerta.be/myacerta Geef je gebruikersnaam en paswoord in Bevestig met de knop Aanmelden Klik op Acerta Connect In deze focussen we op de specifieke elementen waarvoor je in Connect aandacht moet hebben in het kader van studenten arbeid. Algemene informatie over het inlezen van werknemers en het verwerken van lonen vind je respectievelijk in de Nieuwe werknemer in dienst en de quicklearn Loonverwerking. Is de medewerker al in dienst geweest? Ga naar nieuwe in dienst reeds gekende student Ga naar nieuwe in dienst voor nieuwe student / Studentenarbeid (p. 1 van 13) versie 06/2018

2 Nieuwe indienst voor gekende student Nieuwe in dienst registreren voor een reeds gekende student (1) Wanneer een student reeds in dienst is geweest, en dus gekend is met een uitdienstdatum, kan je voor hem eenvoudig een nieuwe in dienst toevoegen gebruikmakend van de reeds geregistreerde gegevens. Je kunt hier op 2 manieren starten: Vanuit het startscherm Geef de volgende zoekgegevens in bij zoeken op het startscherm : Naam Selecteer de blanco mogelijkheid bij overeenkomsten Klik op tonen Nu verschijnt de medewerker in de resultatenlijst Klik op het icoon in/uit dienst ( ) om naar het tabblad In/uit dienst te gaan Vanuit het menu kies je voor Medewerkers Overeenkomsten Geef de volgende zoekgegevens in bij zoeken op het startscherm : Naam Selecteer de blanco mogelijkheid bij overeenkomsten Klik op tonen nu verschijnt de medewerker in de resultatenlijst Klik op het overeenkomstnummer om naar het tabblad In/uit dienst te gaan / Studentenarbeid (p. 2 van 13) versie 06/2018

3 Nieuwe indienst voor gekende student Nieuwe in dienst registreren voor een reeds gekende student (2) Ken een nieuwe overeenkomst toe via de knop in dienst toevoegen. Je moet enkel de nieuwe in dienst en uitdienst datum invullen + reden van uitdienst (einde contract bepaalde duur) Nadat je de datum van in dienst / uitdienst ingevuld hebt, verschijnen er één of meerdere (afhankelijk hoeveel kwartalen de student zal werken) kwartalen waar de gereserveerde uren meteen vermeld worden. Er is een bijkomende historiek op de bestaande overeenkomst aangemaakt met de nieuwe datum in dienst, alle overige velden zijn overgenomen zoals bij de oorspronkelijke overeenkomst. Indien nodig, kan je nu op de verschillende tabbladen de gegevens aanpassen. / Studentenarbeid (p. 3 van 13) versie 06/2018

4 nieuwe indienst voor nieuwe student Nieuwe in dienst voor een nieuwe student Stap 1 / Maak de persoon aan Je kunt hier op 2 manieren starten: Vanuit het startscherm door op open de wizard te klikken waardoor er 2 keuzes verschijnen. Je kiest Voor een nieuwe medewerker Vanuit het menu kies je voor Medewerkers Personen rechts onderaan klik je op de knop Nieuwe persoon toevoegen Voor het aanmaken van een nieuwe persoon word je, door middel van een wizard stap voor stap door de verschillende schermen geloodst. Verplichte velden worden aangeduid met een asterisk (*). Bij de verplichte velden verschijnt ook een waarschuwing wanneer deze niet werden ingevuld. De laatste stap is een bevestigingsscherm. Druk op nieuwe overeenkomst toevoegen om onmiddellijk de registratie van de medewerker te voltooien OF Druk op OK indien je de overeenkomst in een latere fase wil registreren. Voor een externe medewerker dient geen overeenkomst aangemaakt te worden Als je de overeenkomst pas later wil koppelen, zal de persoonsfiche terug te vinden zijn onder Personen in de menustructuur. Omdat er nog geen overeenkomst aan gekoppeld werd, staat deze persoon nog op status nietactief. Je zal de persoonsfiche pas kunnen selecteren als je filtert op status alles of niet actief. / Studentenarbeid (p. 4 van 13) versie 06/2018

5 nieuwe indienst voor nieuwe student Nieuwe in dienst voor een nieuwe student Stap 2 / Maak de overeenkomst aan Een persoon wordt pas een medewerker wanneer er een overeenkomst aan gekoppeld wordt. Je kunt hier op 2 manieren starten: Vanuit het startscherm door op open de wizard te klikken waardoor er 2 keuzes verschijnen. Je kiest Voor een bestaande medewerker Vanuit het menu kies je voor Medewerkers Overeenkomsten rechts onderaan klik je op de knop Nieuwe overeenkomst toevoegen Je komt in een overzichtsscherm waar alle personen staan waarvoor nog nooit een overeenkomst werd geregistreerd. Selecteer de persoon voor wie je de overeenkomst gaat aanmaken. Je kan ervoor kiezen om de overeenkomst van een andere medewerker te kopiëren, of vertrekken van een lege overeenkomst. Bij het kopiëren worden een groot aantal velden overgenomen van de andere overeenkomst. Kijk deze waarden na en pas aan indien nodig! / Studentenarbeid (p. 5 van 13) versie 06/2018

6 wizard 1-3 Voor het aanmaken van een nieuwe overeenkomst loodst een wizard je stap voor stap door de verschillende schermen. Ondersteuning bij het invullen van de wizard: Stap 1 Vanuit het startscherm klik op open de wizard te klikken en kies Voor een bestaande medewerker Vanuit het menu kies voor Medewerkers Overeenkomsten klik rechts onderaan op de knop Nieuwe overeenkomst toevoegen Stap 2 Stap 3 Algemeen Selecteer of je een bestaande overeenkomst wil kopiëren als vertrekbasis of van een lege overeenkomst wil vertrekken. Blok Officiële gegevens werknemer veld Selecteer een Overeenkomst: een werknemer komt enkel in aanmerking voor een jobstudent overeenkomst wanneer hij voldoet aan de volgende voorwaarden: De eerste 475 uren tewerkstelling per kalenderjaar per student kunnen aan goedkopere RSZbijdrage, namelijk de solidariteitsbijdrage. Vanaf het 476ste uur (51ste dag) tewerkstelling bij één of meerdere werkgevers, zijn er gewone RSZ-bijdragen verschuldigd. De student heeft nog nooit 12 maanden aaneensluitend bij jou als werkgever gewerkt. De student werkt niet op een moment van verplichte aanwezigheid in de school. De student heeft een voltijds leerplan (niet avondschool) Er wordt een schriftelijke overeenkomst voor studenten opgemaakt De Dimona-aangifte gebeurt tijdig en juist. / Studentenarbeid (p. 6 van 13) versie 06/2018 Om te weten of / en hoeveel dagen de student in het lopende jaar nog mag werken aan verminderd RSZtarief vraag je de student een attest met de resterende uren (dagen). Hij kan dit opvragen via Student@work:

7 wizard 3-4 Voor het aanmaken van een nieuwe overeenkomst loodst een wizard je stap voor stap door de verschillende schermen. Stap 3 Algemeen (verder) Student bediende Student arbeider Stap 4 In / Uit dienst Blok In / Uit dienst Voor jobstudenten zijn de velden Uit dienst datum en Reden uit dienst verplicht. Er is een controle tussen de periode van in / uit dienst en de gereserveerde kwartalen. Voor elk kwartaal dat valt tussen de datum in dienst en uit dienst, moeten er gereserveerde uren ingevuld worden / Studentenarbeid (p. 7 van 13) versie 06/2018

8 wizard 4-9 Voor het aanmaken van een nieuwe overeenkomst loodst een wizard je stap voor stap door de verschillende schermen. Stap 4 In / Uit dienst (verder) Blok Studentenarbeid Vul hier het aantal uren in dat de student per kwartaal zal werken. Merk op dat Kwartaal 1 hier gelijk is aan het kwartaal van in diensttreding en dat dit niet noodzakelijk het eerste kwartaal van het jaar is. Stap 5 Werktijd Stap 6 Verloning Stap 7 Overheid Voor jobstudenten (met solidariteitsbijdrage) is het loon niet onderworpen aan bedrijfsvoorheffing. Je kiest bij type Niet onderworpen aan bedrijfsvoorheffing. Stap 8 Vervoer Stap 9 Bevestiging / Studentenarbeid (p. 8 van 13) versie 06/2018

9 Ken een loon toe Stap 3 / Ken een loon toe Het toekennen van het loon hoeft niet aansluitend aan het voltooien van de overeenkomst te gebeuren, het kan nog op een later tijdstip. Je kunt hier op 2 manieren starten: Vanuit het startscherm Deze overeenkomst staat in de resultatenlijst en klik op de link van het overeenkomstnummer Staat deze overeenkomst NIET in de resultatenlijst, dan kun je deze als volgt opzoeken door de volgende zoekgegevens in te geven bij zoeken op het startscherm : Naam Selecteer de blanco mogelijkheid bij overeenkomsten Klik op tonen nu verschijnt de medewerker in de resultatenlijst (Opgelet! Er kunnen meerdere pagina s zijn) Klik op de link van het overeenkomstnummer Vanuit het menu kies je voor Medewerkers Overeenkomsten Geef de volgende zoekgegevens in bij zoeken op het overeenkomstenscherm : Naam Selecteer de blanco mogelijkheid bij overeenkomsten Klik op tonen nu verschijnt de medewerker in de resultatenlijst resultatenlijst (Opgelet! Er kunnen meerdere pagina s zijn) Klik op het overeenkomstnummer Selecteer het tabblad Basisloon, klik op de knop Lijn toevoegen en vul de volgende informatie in / Studentenarbeid (p. 9 van 13) versie 06/2018

10 Ken een loon toe Stap 3 / Ken een loon toe Looncode Kies hier de relevante looncode looncode 780 voltijds basisloon voor een voltijds maandloon looncode 700 vast loon of wedde voor een uurloon looncode 100 gewone prestatie Eenheden Bedrag /eenheid Enkel invullen indien je de telling niet automatisch via de prestaties wil laten verlopen, vb. voor uitzonderingen die je éénmalig toekent. Enkel invullen indien je een uurloon of een bepaald bedrag per eenheid wilt laten berekenen % % is van toepassing als dit verschillend is van 100% Bedrag Dagen Kostenplaats Reden Datum Maandbedrag van het loon Enkel invullen indien je de berekening niet automatisch via de kalender wilt laten verlopen (enkel bij SWT/brugpensioen) Vul aan wanneer van toepassing Vul optioneel een reden aan Wanneer je voor de eerste keer een loon koppelt aan een overeenkomst, wordt de datum van toepassing automatisch ingevuld met de begindatum van het contract. Bij toekomstige wijzigingen geef je de datum op vanaf wanneer deze aanpassing van toepassing is. Klik op Bewaren Afhankelijk van de contractueel gemaakte afspraken moet je meerdere lijnen toevoegen om alle loonelementen op te nemen. Bijvoorbeeld voor maaltijdcheques of vaste onkosten, moet er een afzonderlijke lijn toegevoegd worden bij Basis. Eens de elementen binnen basisloon aangemaakt zijn, worden deze elke maand automatisch berekend (op basis van de prestaties in de kalender). Let op, in bepaalde sectoren moet je voor een student rekening houden met het volgende In rekening brengen van beroepservaring en / of opleidingsniveau Specifieke loon dat voor de student voorzien wordt / Studentenarbeid (p. 10 van 13) versie 06/2018

11 Voor een student die niet aan de voorwaarden voldoet, of wanneer de 475 uur op jaarbasis zijn overschreven, 1) moeten gewone RSZ-bijdragen worden berekend en 2) moet er bedrijfsvoorheffing worden ingehouden. Kies voor gewoon, bedrijfsvoorheffing onderworpen op het tabblad Overheid Zie de volgende bladzijde voor een overzicht van de mogelijke overeenkomst voor een - tabblad algemeen / Studentenarbeid (p. 11 van 13) versie 06/2018 inregeling van een student die niet aan voorwaarden voldoen 1

12 Overzicht van de mogelijke overeenkomst voor een tabblad algemeen: Minderjarige bediende met Student niet onderworpen aan solidarite Minderjarige bediende kunstenaar met Meerderjarige bediende met Meerderjarige bediende kunstenaar met Minderjarige arbeider met Deeltijds leerplichtige Student niet onderworpen aan solidarite / Studentenarbeid (p. 12 van 13) versie 06/2018 inregeling van een student die niet aan voorwaarden voldoen 1

13 Inregeling van een student die niet aan voorwaaden voldoen 2 Minderjarige arbeider kunstenaar met Meerderjarige arbeider met Meerderjarige arbeider kunstenaar met Minderjarige handelsvertegenwoordiger met Bediende Meerdejarige handelsvertegenwoordiger met Bediende / Studentenarbeid (p. 13 van 13) versie 06/2018