In dit document stellen we u de verschillende kenmerken en functionaliteiten van onze onlinediensten voor. Inhoud. Waarom dit portaal?...

Transcriptie

1 Naar begin 1

2 In dit document stellen we u de verschillende kenmerken en functionaliteiten van onze onlinediensten voor. Inhoud Waarom dit portaal?... 3 De verschillende modules :... 3 Doc Generator Aanmaken van documenten... 4 Archives Archivering van oude documenten... 5 Online Document Lijst van de modeldocumenten... 7 Accounts Raadpleging van de rekeningtoestand van de klant... 8 eloket Elektronisch loket voor zelfstandigen... 9 Formalis Online Het online ondernemingsloket De verschillende berekeningstools (simulaties) Salary Sim Out Sim Senior Sim Car Sim Codabox Naar begin 2

3 Waarom dit portaal? De technieken en de webomgeving waarmee we werken, evolueren dagelijks. Makkelijk en zelfstandig kunnen werken is de laatste jaren zeer belangrijk geworden en dat zal in de toekomst nog meer het geval zijn. Group S heeft daarom een eenvoudig en beveiligd portaal ontwikkeld met verschillende troeven: - 24u/24 en 7d/7 toegankelijk - op alle dragers te gebruiken - verbeterd beheer van de gemeenschappelijke klanten - gebruikersvriendelijk - de laatste sociale informatie Dit portaal kan u gebruiken zonder installatie of opleiding. Heeft u nog vragen of suggesties over Group S Online for Accountants, dan kan u mailen naar intermediary@groups.be De verschillende modules : Doc Generator Aanmaken van documenten. Archives Archivering van oude documenten. Online Document Overzicht van de modeldocumenten. Accounts Raadpleging van de rekeningtoestand van de klant. eloket Elektronisch loket voor zelfstandigen. Formalis Online Het online ondernemingsloket. Naar begin 3

4 Doc Generator Aanmaken van documenten Deze tool biedt de mogelijkheid documenten te genereren waarbij de gebruiker een grote autonomie heeft inzake de aanmaak van zijn documenten. Dit is nuttig als het gevraagde document niet meer beschikbaar is in de module Archives of specifieke aanmaakparameters vereist zijn zoals een specifieke fiscale periode. Hoe Doc Generator gebruiken? Document aanvragen Kies onder de tab OP VERZOEK, Aanvraag Kies het document dat u wenst op te maken en de betreffende klant. Klik op Vul de nodige velden en klik op Het document verschijnt onder de tab OP VERZOEK/Resultaten. U vindt hierna de lijst van de documenten die u kunt genereren. Benaming Doc. nr. Boeking : ICO bestanden 829 Boeking : ICO bestanden - Ter 829 Boeking van de Lonen - Arbeider 616 Boeking van de Lonen - Bediende 616 Boeking van de Provisies - Arbeider 617 Boeking van de Provisies - Bediende 617 Diverse verrichtingen (per periode) 749 Diverse verrichtingen (per periode) 749 Overzicht loonlasten (new) 715 Sociale balans (voorlopig) 756 Statistiek 13 : Samenvatting van lonen 750 Naar begin 4

5 Wacht enkele ogenblikken, de verwerking is bezig. Het gevraagde document is klaar om te downloaden. Archives Archivering van oude documenten Via Archives krijgt u toegang tot de documenten die door Group S werden opgemaakt en die nuttig zijn voor het boekhoudbeheer. Het gaat om documenten die zijn opgemaakt op naam van de aangesloten onderneming of op naam van de aangesloten natuurlijke persoon. Sociaal Secretariaat: Documenten opgemaakt op naam van de aangesloten onderneming Sociaal Verzekeringsfonds : - Facturen - Loonbalans - Overzicht van de loonlasten - Boeking van de lonen - Diverse verrichtingen - Sociale balans Documenten opgemaakt op naam van de aangesloten zelfstandige of onderneming - Fiscale attesten - Vervaldagberichten - Regularisatieberichten - Herinneringsbrieven Opmerking : deze documenten worden niet onbeperkt bewaard. Als een document niet meer beschikbaar is, kan de dossierbeheerder uiteraard een nieuw exemplaar aanvragen. Naar begin 5

6 Hoe Archives gebruiken? Klik op het icoon entiteit om te bepalen of u documenten met betrekking tot het sociaal secretariaat of het sociaal verzekeringsfonds wenst. Voor Sociaal Secretariaat: Selecteer de nodige velden of documenten en klik om het resultaat te zien op of op F8. Voor Sociaal Verzekeringsfonds (Svz) : Vink eerst alle documenten opzoeken aan, voor het INSZ-nummer of KBO-nummer in te voeren. Selecteer de nodige velden of documenten en klik om het resultaat te zien op of op F8. Naar begin 6

7 Online Document Lijst van de modeldocumenten Zoekt u een document dat u niet vindt in Doc Generator, bijvoorbeeld een aansluitingsovereenkomst voor een van onze diensten? Via Online document heeft u toegang tot onze website waar u al onze formulieren en contracten kan vinden die nuttig kunnen zijn. Hoe Online documenten gebruiken? Met een eenvoudige klik krijgt u toegang tot de juiste documenten Naar begin 7

8 Accounts Raadpleging van de rekeningtoestand van de klant Met deze module kunt u de bijgewerkte rekeningtoestand van uw klanten raadplegen. U vindt er de volgende gegevens: - De openstaande saldo's (globaal of per instelling) - De historiek van de facturen over 5 jaar - De RSZ-voorschotten (actief voorschot + historiek) - De details van de boetes (boetes voor laattijdige betaling RSZ of BV) - De transacties (stortingen en terugbetalingen) - De herinneringsbrieven (beheerskosten, voorheffing enz.) - De algemene inlichtingen over de aangeslotene (adres, rekeningen, domiciliëring enz.) U kan de resultaten openen in Excel of ze afdrukken. Daarnaast kan u ook een kopie van de facturen terugvinden. Hoe Accounts gebruiken? Kies de klant, het factuurtype, het organisme en de rubriek waarvan u de details wenst. Naar begin 8

9 U vindt hier ook een gedetailleerde weergave van de facturen terug. Deze facturen kan u openen in Excel-formaat en opslaan of afdrukken. Om het document te raadplegen, volstaat het te klikken op eloket Elektronisch loket voor zelfstandigen Met deze module kan u: - een simulatie van de sociale bijdragen uitvoeren; - en de dossiers van de zelfstandigen (natuurlijke personen) raadplegen die aangesloten zijn bij het sociaal verzekeringsfonds. U heeft dus als boekhouder via deze applicatie toegang tot het dossier van uw klanten. Naar begin 9

10 Wat vindt u in deze onlinedossiers? Hun persoonlijke gegevens Een samenvatting van de gevraagde bijdragen en betalingen Een aansluitingsattest Een fiscaal attest De contactgegevens van hun dossierbeheerder Een contactformulier Hoe eloket gebruiken? Simulatie van de sociale bijdragen Naar begin 10

11 Naar begin 11

12 Dossier van zelfstandigen raadplegen Via deze weg kan u de gegevens van de zelfstandige die klant bij u is, raadplegen. Vul de gegevens in. Kies de info die u wil bekijken. Bekijk de resultaten Naar begin 12

13 Formalis Online Het online ondernemingsloket Met deze module kunt u in de Kruispuntbank van Ondernemingen de administratieve stappen uitvoeren met betrekking tot de oprichting, wijziging of zelfs stopzetting van activiteiten. Zo kan u vanop afstand de nodige zaken in orde brengen en moet uw klant niet meer langs het ondernemingsloket. Naar begin 13

14 Hoe Formalis Online gebruiken? Er zijn 2 mogelijkheden : Wanneer uw klant aanwezig kiest u om aan te melden met de elektronische identiteitskaart. Of u kan de module kiezen die u wil gebruiken en de gegevens van uw klant invullen. Volg verder de instructies in Formalis Online. Naar begin 14

15 De verschillende berekeningstools (simulaties) De belangrijkste simulatietools die op onze website worden aangeboden, zijn ook terug te vinden op ons portaal. Salary Sim Berekening van bruto naar netto en omgekeerd Out Sim Berekening van de opzeggingstermijn en ontslagkosten Senior Sim Berekening van de maandelijkse kosten van het stelsel van werkloosheid met bedrijfstoeslag (SWT) van een werknemer Car Sim Berekening van het voordeel in natura bedrijfswwagen Naar begin 15

16 Salary Sim Met deze module kan u het brutoloon omrekenen naar het nettoloon of omgekeerd. Deze loonsimulatie houdt rekening met het statuut van de werknemer, zijn fiscale toestand en eventueel met zijn voordelen. Salary Sim berekent bovendien de werkgeversbijdragen en het totale bedrag dat door de werkgever moet worden betaald. Met deze module kan u volgende zaken: simulaties maken voor 9 contracttypes, de deeltijdse werknemers in aanmerking nemen, de dagelijkse arbeidsregeling bepalen, een paritair comité en een RSZ-kengetal aanduiden, meer informatie geven voor de berekening (vakantiegeld, commissielonen, voordelen in natura,... ). Hoe Salary Sim gebruiken? Kies Signaletiek om toegang te krijgen tot de gedetailleerde tabel: Naar begin 16

17 Voer de looncomponenten in: Klik op 'Berekenen' en op 'Exporteerbare versie' om de resultaten te bekijken: Naar begin 17

18 Out Sim Om tot een eenvormig statuut voor arbeiders en bedienden te komen, moeten vanaf 1 januari 2014 nieuwe ontslagregels worden toegepast in geval van beëindiging van een arbeidsovereenkomst van een arbeider of bediende die voor een onbepaalde duur werd gesloten. Out Sim berekent de na te leven opzeggingstermijn en de te betalen verbrekingsvergoeding als u de arbeidsovereenkomst beëindigt. Hoe Out Sim gebruiken? Voer de nodige gegevens voor de berekening in en maak hierbij indien nodig gebruik van de extra info Hulp Te lezen voor gebruik. Door te klikken op het icoon berekening ziet u het bedrag van de verbrekingsvergoeding die u moet betalen met daarbij een reeks opmerkingen. Naar begin 18

19 Senior Sim Met de applicatie Senior Sim kan men de maandelijkse kostprijs van een SWT (stelsel van werkloosheid met bedrijfstoeslag) voor de werkgever berekenen evenals het bedrag dat de werknemer maandelijks zal ontvangen in geval van SWT. Hoe Senior Sim gebruiken? Vul de gegevens in Bekijk het resultaat Naar begin 19

20 Car Sim Met de module Car Sim kan men het voordeel in natura van een bedrijfswagen vanaf 1 januari 2012 berekenen (waarbij rekening wordt gehouden met de cataloguswaarde en de CO2-uitstoot van de wagen) en het vergelijken met de resultaten die op basis van de vroegere reglementering zouden bekomen zijn (afstand woonplaats/tewerkstellingsplaats x coëfficiënt x CO2-uitstoot). Hoe Car Sim gebruiken? Voer de gepaste waarden voor de berekening in. En klik op 'Berekenen' om de resultaten te bekijken. Naar begin 20

21 Codabox Naast de CODA-bankbestanden kan CODABOX aan boekhouders bestanden van het type SODA bezorgen. De bestanden worden afgeleverd met de rekeningnummers van het standaardplan GROUP S of, als de aangeslotene dit wenst, op basis van zijn eigen boekhoudplan. Vanuit juridisch standpunt is het de boekhouder of de fiduciair die een overeenkomst ondertekent met CodaBox en een volmacht laat ondertekenen die het sociaal secretariaat machtigt om SODA-bestanden aan het boekhoudkantoor te bezorgen. Na de loonberekening worden de ICO-bestanden via FTP naar CodaBox gestuurd. CodaBox haalt de bestanden op, linkt ze aan de klant op basis van het inschrijvingsnummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen, zet ze om in SODAbestanden en stuurt ze eveneens via FTP naar de boekhouder. Voor de boekhouder is het voordeel aanzienlijk want de bestanden worden automatisch geïnjecteerd in het boekhoudprogramma. Het merendeel van de boekhoudprogramma's is compatibel met SODA. We kunnen u op aanvraag een lijst bezorgen van deze boekhoudsoftware. Naar begin 21