Acerta Connect Quick learn. Afwerking vakantiegeld

Transcriptie

1 Acerta Connect Quick learn Afwerking vakantiegeld

2 Afwerking vakantiegeld Het volgende scenario zorgt ervoor dat u de berekening van het vakantiegeld vlot verwerkt. Er zijn twee mogelijke scenario s: 1) Het vakantiegeld wordt afzonderlijk afgewerkt, los van de algemene loonberekening. 2) Het vakantiegeld wordt in de algemene loonberekening afgewerkt. De nodige acties per scenario worden hieronder in detail toegelicht: 1. Het vakantiegeld wordt afzonderlijk afgewerkt 1 Controle van de berekening van het vakantiegeld Laat zoveel mogelijk correcties op voorgaande loonperiodes afwerken vóór u met de voorbereiding van het vakantiegeld begint. Vraag daarna een voorlopige afwerking aan van het vakantiegeld: Ga naar Loonverwerking Nieuwe loonopdracht Selecteer het type opdracht: Voorlopig en de Soort: Vakantiegeld. Op dit ogenblik ontvangt uw dossierbeheerder de controlelijst. U kan deze controlelijst bij uw dossierbeheerder opvragen voor meer detailinformatie over de berekening van het vakantiegeld. U kan het resultaat raadplegen in de verwerkte lonen (voorlopig). Daarnaast kan u het ook raadplegen door in Acerta Rapporten (toegang via MyAcerta) een rapport aan te vragen van de voorlopige berekening van het vakantiegeld. Ga hiervoor via MyAcerta naar Acerta rapporten Verwerkte lonen en vraag het rapport als volgt aan: Selecteer het type opdracht: Voorlopig en de soort: Vakantiegeld Acerta HR-dienstengroep Connect Handige scenario s 2

3 Acerta HR-dienstengroep Connect Handige scenario s 3

4 2 Aanpassen van het bedrag van het vakantiegeld indien nodig Wanneer het bedrag van het vakantiegeld aangepast moet worden, kan u dit doen door het bedrag via het loonvoorstel aan te passen: De lijst met de relevante codes voor vakantiegeld vindt u terug in bijlage 1. Ga naar Medewerkers Lonen Loonelementen en klik op het overeenkomstnummer van de relevante medewerker: - Wijzig bij het loonelement voor het vakantiegeld het bedrag. Klik nadien op de knop Bewaren. In de kolom Type zal u het cijfer 1 zien en in de kolom Manipulatiecode de waarde Vervangen. Het veld bedrag zal bij dit loonelement groen gekleurd zijn. U moet verder niets doen. - Om voor een bepaalde werknemer geen vakantiegeld te berekenen, volstaat het om bij het loonelement met code 330 het bedrag aan te passen naar 0. Klik nadien op de knop Bewaren. In de kolom Type zal u het cijfer 1 zien en in de kolom Manipulatiecode de waarde Vervangen. Het veld bedrag zal bij dit loonelement groen gekleurd zijn. - Wil u het vakantiegeld éénmalig voor een werknemer in een andere dan de voorziene maand berekenen, dan geeft u de bedragen door in het loonvoorstel van de betrokken maand. Navigeer hiervoor in het loonvoorstel naar de juiste loonperiode (waarin het vakantiegeld éénmalig wel moet uitbetaald worden). Klik op de knop Lijn toevoegen en geef: o in de kolom Looncode de correcte looncode in; o in de kolom Bedrag het juiste bedrag in. Klik op de knop Bewaren. Bij de toegevoegde loonelementen ziet u in de kolom Type het cijfer 1 en in de kolom Manipulatiecode de waarde Toevoegen. U moet verder niets doen. Indien u dat wenst, kan u kiezen om opnieuw een voorlopige berekening aan te vragen of u kan overgaan tot de definitieve berekening van het vakantiegeld. Opgelet: o Wanneer het loonvoorstel beschikbaar is voor de loonperiode waarin het vakantiegeld standaard door Acerta wordt voorzien, pas hier dan de bedragen bij de loonelementen voor het vakantiegeld aan naar 0. o Het gevolg van deze manipulatie is dat de aangepaste bedragen vakantiegeld nooit meer herberekend wordt door het loonsysteem, ook niet als er nog andere relevante aanpassingen gebeuren aan de basisgegevens in de referte- en de uitbetalingsperiode. Acerta HR-dienstengroep Connect Handige scenario s 4

5 3 De definitieve berekening aanvragen Nadat u eventueel de nodige aanpassingen heeft gedaan, kan u de definitieve berekening aanvragen. Ga naar Loonverwerking Nieuwe loonopdracht. Selecteer het type opdracht: Definitief en de soort: Vakantiegeld. Het vakantiegeld wordt dan doorgestuurd voor de definitieve berekening. 4 Raadplegen van het afgewerkte vakantiegeld Na verwerking bij Acerta staat het betaalde vakantiegeld bij de definitief verwerkte lonen. Ga naar Medewerkers Lonen Verwerkte lonen. Hier kan u het afgewerkte vakantiegeld werknemer per werknemer bekijken. U kan het resultaat van deze definitieve afwerking ook raadplegen door in Acerta Rapporten (toegang via MyAcerta) een lijst van codes vakantiegeld (zie bijlage 1), of andere klantspecifieke codes die betrekking hebben op vakantiegeld, aan te vragen. Ga hiervoor via MyAcerta naar Acerta rapporten Verwerkte lonen en vraag het rapport als volgt aan: 5 Wat gebeurt er bij de algemene afwerking op het einde van de maand? Wanneer het vakantiegeld afzonderlijk werd afgewerkt, heeft de berekening ervan rekening gehouden met de situatie die op dat moment beschikbaar was in Acerta Connect. Door aanpassingen van de kalender in de referteperiode of van de relevante basis loonelementen in de huidige periode, kan er op het einde van de maand een nieuw bedrag worden berekend. Het eerst berekende bedrag van het vakantiegeld heeft dus geen rekening gehouden met bijv. een gelijkgestelde prestatie die u pas later registreerde. Bij de algemene afwerking op het einde van de maand wordt er echter wel rekening gehouden met de Acerta HR-dienstengroep Connect Handige scenario s 5

6 nieuwe verwerkte informatie op dat moment. Zo bekomt u een nieuw bedrag voor het vakantiegeld. Door de wijzigingen in de kalender of basis loonelementen kan het zijn dat er een verschil is tussen het eerste en het nieuwe bedrag van het vakantiegeld. Vraag een voorlopige berekening aan van de algemene afwerking. Zo krijgt u het verschil tussen de oorspronkelijke en het nieuwe bedrag. Als het nieuwe bedrag volgens u correct is, moet u verder geen actie ondernemen. Het loonsysteem zorgt automatisch voor het bijpassen van het verschil. Als u wenst dat het verschil niet bijgepast wordt, past u dit bedrag aan in het loonvoorstel door het oorspronkelijke bedrag opnieuw mee te geven Opgelet: Het gevolg van deze manipulatie is dat het vakantiegeld nooit meer herberekend wordt door het loonsysteem, ook niet als er nog andere aanpassingen gebeuren aan de relevante basisgegevens in de referte- en de uitbetalingsperiode. De aftrek van het enkel vakantiegeld voor de verwerking van een vakantieattest (codes zie bijlage 1) gebeurt steeds bij de algemene afwerking op het einde van de maand en niet bij de afzonderlijke afwerking vakantiegeld. Acerta HR-dienstengroep Connect Handige scenario s 6

7 2. Het vakantiegeld wordt niet afzonderlijk afgewerkt maar op het einde van de maand in de algemene afwerking 1 Controle van de berekening van het vakantiegeld Laat zoveel mogelijk correcties op voorgaande loonperiodes afwerken voordat u met de voorbereiding van het vakantiegeld begint. Vraag daarna een voorlopige loonberekening aan van de algemene afwerking; deze bevat automatisch ook het vakantiegeld: Ga naar Loonverwerking Nieuwe loonopdracht Selecteer het type opdracht: Voorlopig en de soort: Afwerking. Op dit ogenblik ontvangt uw dossierbeheerder de controlelijst. U kan deze controlelijst bij uw dossierbeheerder opvragen voor meer detailinformatie over de berekening van het vakantiegeld. U kan het resultaat raadplegen in de verwerkte lonen (voorlopig). Daarnaast kan u het ook raadplegen door in Acerta Rapporten (toegang via MyAcerta) een lijst codes vakantiegeld (zie bijlage 1 voor een overzicht van alle codes met omschrijving), of andere klantspecifieke codes die betrekking hebben op vakantiegeld, aan te vragen. Ga hiervoor via MyAcerta naar Acerta rapporten Verwerkte lonen en vraag het rapport als volgt aan: Acerta HR-dienstengroep Connect Handige scenario s 7

8 2 Aanpassen van het bedrag van het vakantiegeld indien nodig Wanneer het bedrag van het vakantiegeld aangepast moet worden, kan u dit doen door het bedrag via het loonvoorstel aan te passen: De lijst met de relevante codes voor vakantiegeld vindt u terug in bijlage 1. Ga naar Medewerkers Lonen Loonelementen en klik op het overeenkomstnummer van de relevante medewerker: Wijzig bij het loonelement voor het vakantiegeld het bedrag. Klik nadien op de knop Bewaren. In de kolom Type zal u het cijfer 1 zien en in de kolom Manipulatiecode de waarde Vervangen. Het veld bedrag zal bij dit loonelement groen gekleurd zijn. U moet verder niets doen. Indien u dat wenst kan u kiezen om opnieuw een voorlopige afwerking aan te vragen of u kan overgaan tot de definitieve afwerking. Opgelet: Het gevolg van deze manipulatie is dat het vakantiegeld nooit meer herberekend wordt door het loonsysteem, ook niet als er nog andere aanpassingen gebeuren aan de basisgegevens in de referte- en de uitbetalingsperiode. Acerta HR-dienstengroep Connect Handige scenario s 8

9 3 De definitieve afwerking aanvragen Nadat u eventueel de nodige aanpassingen heeft gedaan, kan u de definitieve afwerking aanvragen. Ga naar Loonverwerking Nieuwe loonopdracht. Selecteer het type opdracht: Definitief en de soort: Afwerking 4 Raadplegen van de afgewerkte vakantiegeld Na verwerking bij Acerta staan het berekende vakantiegeld samen met alle andere loonelementen bij de definitieve verwerkte lonen. Ga naar Medewerkers Lonen Verwerkte lonen Hier kan u de afgewerkte lonen werknemer per werknemer bekijken. U kan het resultaat van deze definitieve afwerking ook raadplegen door in Acerta Rapporten (toegang via MyAcerta) een lijst van codes vakantiegeld (zie bijlage 1), of andere klantspecifieke codes die betrekking hebben op vakantiegeld, te vragen. Ga hiervoor via het MyAcerta naar Acerta rapporten Verwerkte lonen en vraag het rapport als volgt aan: Acerta HR-dienstengroep Connect Handige scenario s 9

10 Bijlage 1: Codes vakantiegeld Code Omschrijving 330 Dubbel vakantiegeld 3391 Dubbel vakantiegeld + 3de dag 4de week/vaste wedde 2338 Enkel vakantiegeld vorig jaar + RSZ 334 Dubbel vakantiegeld vorig jaar 3393 Dubbel vakantiegeld + 3de dag 4de week vorig jaar 337 Enkel vakantiegeld vorig jaar ex arbeider zonder RSZ 2337 Enkel vakantiegeld vorige werkgever ex arbeider met RSZ 238 Enkel vakantiegeld veranderlijke wedde 338 Dubbel vakantiegeld veranderlijke wedde 3392 Dubbel vakantiegeld +3de dag 4de week/variabele wedde 7303 Gemiddelde breuk vakantiedienstjaar 7304 Gecorrigeerde breuk bij berekening code Recuperatie Europees vakantiegeld met RSZ 3342 Recuperatie Europees vakantiegeld zonder RSZ 7441 Residu Europees vakantiegeld met RSZ 7442 Residu Europees vakantiegeld zonder RSZ Acerta HR-dienstengroep Connect Handige scenario s 10