Acerta Connect Handleiding

Transcriptie

1 Acerta Connect Handleiding Instructie ESS Module Onkosten Publicatiedatum: maart 2017 (verifieer of dit de meest recente versie is)

2 Inhoud 1. Introductie Toegang tot Acerta Connect: configuratie van ESS Toegang tot ESS voor een werknemer Gebruikte conventies in de handleiding De structuur: 4 componenten De 4 componenten Rollenbeheer Aanvraagdefinities ESS-codes Algemene configuratie De raakvlakken Raakvlak 1: Personenbeheer Raakvlak 2: Loonelementen Raakvlak 3: Loon- & Prestatiecodes Raakvlak 4: Aanvragen beslissen Raakvlak 5: Aanvragen beheren Acerta HR-dienstengroep 2

3 1. Introductie ESS is een letterwoord dat staat voor Employee Self Service. Via deze applicatie kan een werknemer zelf onkosten indienen (bv. kilometervergoeding, ). Eenmaal een aanvraag door de werknemer is ingediend, zal de goedkeurder deze kunnen behandelen. De aanvragen worden na goedkeuring opgenomen in de afwijkende loonelementen van de werknemer zodat u hiervoor zelf geen bijkomende actie moet ondernemen. In deze instructie vindt u meer informatie terug met betrekking tot de instellingen die u moet beheren opdat uw werknemers kunnen gebruik maken van ESS en meer specifiek de module Onkosten. Dit beheer gebeurt via Acerta Connect. We starten deze instructie met een algemeen deel waarin u kan nalezen hoe u juist inlogt en welke rollen welke toegangen krijgen in de applicatie. Daarna gaan we over naar het deel waarin de beheersfunctionaliteiten worden toegelicht. In het 3 de en laatste deel behandelen we de raakvlakken van ESS. 1.1 Toegang tot Acerta Connect: configuratie van ESS Indien u de beslissing hebt genomen om ESS af te nemen in combinatie met Acerta Connect, zal u de instellingen nog moeten opzetten vooraleer de werknemers onkostenaanvragen kunnen indienen via ESS. Om deze instellingen te kunnen beheren, heeft u afzonderlijke rechten nodig. Deze rechten kunnen echter wel toegevoegd worden aan uw bestaande gebruiker, zodat u geen nieuwe gebruiker nodig heeft. Eenmaal deze rechten zijn toegevoegd, zal u zien dat er in Acerta Connect een aantal menu-items zijn bijgekomen. Via het menu-item ESS zal u dan het nodige kunnen instellen. Via het menu-item Mijn teams zal u de aanvragen van de werknemers kunnen oproepen en ook een aanvraag kunnen indienen in naam van een werknemer. Acerta HR-dienstengroep 3

4 1.2 Toegang tot ESS voor een werknemer Het gebruik van ESS vergt geen installatie van software voor een werknemer. Met een internetverbinding en uw persoonlijke gebruikersnaam en paswoord krijgt u toegang tot de tool. Uiteraard garandeert Acerta de beveiliging. De gebruikersnaam en paswoord ontvangt de werknemer nadat deze zijn aangemaakt. Indien hij een nieuw paswoord wenst aan te vragen kan dat via: Acerta HR-dienstengroep 4

5 1.3 Gebruikte conventies in de handleiding Om bepaalde informatie te benadrukken, hanteren we volgende iconen. - Hoe kan ik? - Voorbeeld - Opgepast - Zie ook - Tip 1.4 De structuur: 4 componenten Het beheer van de instellingen voor ESS is onderverdeeld in 4 componenten: Rollenbeheer Aanvraagdefinities ESS-codes Algemene configuratie ESS Rollenbeheer o beheren van de gebruikers en rechten per persoon o instellen van de goedkeurder en back-up per persoon o instellen van een tijdelijke vervanger voor een goedkeurder Aanvraagdefinities o instellen van de goedkeuringsflows ESS-codes o instellen van de codes waarop een werknemer een onkost kan indienen Algemene configuratie o instellen van de periode waarvoor aanvragen kunnen ingediend worden o instellen van de -tijdstippen o instellen van de -templates Acerta HR-dienstengroep 5

6 2. De 4 componenten 2.1 Rollenbeheer Rollenbeheer o beheren van de gebruikers en rechten per persoon o instellen van de goedkeurder en back-up per persoon o instellen van een tijdelijke vervanger voor een goedkeurder Via het menu-item Rollenbeheer vindt u meer informatie terug over de toegangsgegevens en de rollen van de verschillende medewerkers. U kan hier ook voor een medewerker een nieuwe gebruiker aanmaken en de rechten beheren. Daarnaast kan u voor een medewerker de vaste goedkeurder en eventueel de back-up goedkeurder instellen. Indien het gaat om een medewerker die de rol Goedkeurder heeft, kan u ook een tijdelijke vervanger instellen. We overlopen in de volgende paragrafen per scherm welke gegevens u er terugvindt en welke instellingen u er kan beheren. Acerta HR-dienstengroep 6

7 2.1.1 Overzicht In het overzicht krijgt u een lijst van personen waar u de gegevens van kan raadplegen en beheren. U start het overzicht op met de lijst van actieve personen ofwel personen die op de huidige datum een overeenkomst hebben. Het blok Zoeken Via het blok Zoeken kunt u afzonderlijk of gecombineerd zoeken op één of meerdere zoekcriteria: - Familienaam - Voornaam - Status - Groep Onder Status kunt u kiezen uit meerdere mogelijkheden om een selectie van personen te maken. Actief Niet actief Alles personen met een overeenkomst in dienst op dag van vandaag personen die of nog geen overeenkomst hebben of een niet-actieve overeenkomst hebben alle personen, in feite de keuze actief en niet-actief samen U kunt ook gebruik maken van de velden Familienaam en/of Voornaam om een bepaalde persoon te zoeken. Acerta HR-dienstengroep 7

8 Bij Naam of Voornaam dient u geen gebruik te maken van wildcards (*, ) als u slechts een deel van de naam wilt ingeven. U vult bij Naam jan in en klikt op Tonen. Alle namen waarin jan voorkomt, gaan verschijnen: JANsen, JANseune, JANsis, JANssen, JANssens, verjans, vanderjan, enz. Om resultaten te zien mag u niet vergeten om uw zoekopdracht te activeren via de ENTER-toets of de knop Tonen. Hou altijd rekening met de ingegeven waarde bij Status. Stel, u hebt net de persoon Pieter Janssen aangemaakt, maar nog geen overeenkomst aan deze persoon gekoppeld (= niet-actieve persoon). Bij Status staat altijd automatisch Actief aangevinkt. Als u dit zo laat staan en u zoekt op jan, dan krijgt u Pieter Janssen niet te zien in de lijst met resultaten. U kunt de resultaten ook uitfilteren via het zoekcriterium Groep. De beschikbare groepen vindt u terug via het menupunt Organisatie > Groepen > Groepsdefinities. Hier kunt u trouwens ook nieuwe groepen aanmaken voor het overzichtsscherm Rollenbeheer. In de lijst met mogelijke groepen vindt u de groepen terug die in hun definitie als resultaat Personen hebben. Bij het toepassingsgebied moet u de optie Zoeken, selecteren, sorteren aanvinken om deze te kunnen gebruiken op het overzichtsscherm Rollenbeheer. Acerta HR-dienstengroep 8

9 Bij het samenstellen van de groep, vindt u twee bijkomende criteria terug die specifiek zijn voor ESS: - Goedkeurder onkosten - Backup goedkeurder onkosten Zo kunt u dan een groep aanmaken van alle personen die bv. een bepaalde goedkeurder hebben voor de module Onkosten. Acerta HR-dienstengroep 9

10 Het blok Resultaten In het blok met de resultaten vindt u de resultaten terug die beantwoorden aan de ingegeven zoekcriteria. De volgende kolommen worden getoond: Actie door te klikken op het icoon navigeert u naar het tabblad Personalia onder Personenbeheer voor deze persoon. Dit icoon ziet u alleen wanneer u ook rechten heeft om de persoonsgegevens te raadplegen. Naam deze kolom bevat de naam en de voornaam van de persoon Geboortedatum hierin vindt u de geboortedatum terug van de persoon A&A Aanvrager wanneer de persoon deze rol heeft, is dit aangeduid met een vinkje A&A Goedkeurder wanneer de persoon deze rol heeft, is dit aangeduid met een vinkje ONK Aanvrager wanneer de persoon deze rol heeft, is dit aangeduid met een vinkje ONK Goedkeurder wanneer de persoon deze rol heeft, is dit aangeduid met een vinkje PERS gebruiker wanneer de persoon deze rol heeft, is dit aangeduid met een vinkje Status deze kan ofwel actief zijn ofwel niet actief wanneer de persoon geen actieve overeenkomst heeft In het blok met de resultaten ziet u dat de naam van de persoon een snelkoppeling is. Door hierop te klikken, navigeert u naar het detailscherm waarin u de toegangsgegevens kan raadplegen/beheren en gegevens zoals de vaste goedkeurder en back-up kan wijzigen. Acerta HR-dienstengroep 10

11 2.1.2 Tabblad Toegang Op het tabblad Toegang kan u meer informatie terugvinden over de gebruiker waarmee deze persoon kan inloggen op ESS en welke rollen deze persoon heeft. Het blok Gebruiker Wanneer de persoon nog geen gebruiker heeft, heeft u twee mogelijkheden. Ofwel kunt u een nieuwe gebruiker aanmaken, ofwel kunt u de persoon koppelen aan een bestaande gebruiker. Dit kan bv. handig zijn wanneer de persoon al een gebruiker heeft voor Acerta Connect en ook ESS zal gebruiken. Beide opties verlopen in twee stappen. In een eerste stap wordt er een nieuwe gebruiker aangemaakt of worden de gegevens van de ingevulde gebruiker opgehaald. Zo heeft u nog de mogelijkheid om te verifiëren. In de tweede stap volgt dan de bevestiging en is de nieuwe of bestaande gebruiker gekoppeld aan de persoon. Wanneer u voor een persoon een nieuwe gebruiker aanmaakt of een bestaande gebruiker hergebruikt, zorg er dan steeds voor dat het adres van deze persoon is ingevuld. Dit kan u controleren via de navigatie: Personen > Personenbeheer. Daar selecteert u de persoon en op het tabblad Contact onder het blok Werk kunt u bij het veld controleren of er al of niet een adres is ingevuld. Acerta HR-dienstengroep 11

12 Wanneer de persoon al een gebruiker heeft, vindt u onder het blok Gebruiker de volgende gegevens terug: Gebruiker dit is de gebruiker die aan deze persoon is gekoppeld Naam dit is de naam zoals gekend in de beveiligingscomponent dit is het adres zoals gekend in de beveiligingscomponent Geldig van dit is de datum vanaf wanneer de gebruiker actief is Via de knop Wijzigen kunt u, indien nodig, een nieuwe gebruiker aanmaken voor deze persoon of een andere bestaande gebruiker koppelen aan deze persoon. Acerta HR-dienstengroep 12

13 Het blok Rollen Hier kan u raadplegen en beheren welke rollen de persoon heeft. Voor de ESS-module Onkosten kan een werknemer twee rollen hebben: - De rol Aanvrager: de werknemer kan aanvragen indienen - De rol Goedkeurder: de werknemer kan aanvragen goedkeuren van zijn teamleden - Rol aanvrager Indien de rol aanvrager (nog) niet actief is voor een werknemer, kunt u deze activeren door de check box links van Rol aanvrager aan te vinken. Nadien kunt u dan per overeenkomst selecteren welke ESS-module de werknemer zal kunnen gebruiken. Wanneer u alleen de module Aan- & afwezigheden afneemt of alleen de module Onkosten, ziet u wel de andere module, maar kunt u hiervoor niets activeren. In de kolom Type ziet u of de overeenkomst intern is of extern. Alleen een interne overeenkomt kan de rol Aanvrager hebben voor de ESS-module Onkosten. Als het een externe overeenkomst is, zal het vinkje niet-selecteerbaar zijn. Indien de rol aanvrager actief is voor een werknemer, vindt u hier volgende informatie terug: Een tabel met daarin de volgende gegevens: Acerta-sleutel Overeenkomstnummer Type Indienstdatum Uitdienstdatum Aan- & afwezigheden Onkosten de Acerta-sleutel waarop de werknemer een overeenkomst heeft het nummer van deze overeenkomst aanduiding of het om een interne overeenkomst gaat of om een externe de datum in dienst van de overeenkomst de eventuele datum uit dienst van de overeenkomst een keuzevakje dat de werknemer voor deze overeenkomst in ESS een aanvraag kan indienen voor een aan- of afwezigheid een keuzevakje dat de werknemer voor deze overeenkomst in ESS een aanvraag kan indienen voor een onkost Indien een werknemer meerdere geldige overeenkomsten heeft, zullen deze zichtbaar zijn in de tabel. In dit geval zal de werknemer in ESS aanvragen kunnen indienen voor deze verschillende overeenkomsten. Wanneer u alleen de module Onkosten afneemt, is het keuzevakje bij de module Aan- & afwezigheden wel zichtbaar, maar kunt u dit niet aan- of uitvinken. Acerta HR-dienstengroep 13

14 - Rol goedkeurder Wanneer de rol goedkeurder (nog) niet actief is voor een persoon, kan deze geactiveerd worden door de check box links van Rol goedkeurder aan te vinken. Nadien kunt u een datum ingeven vanaf wanneer deze rol actief moet zijn, eventueel met een datum tot wanneer de rol actief moet zijn. U kunt de rol goedkeurder alleen activeren vanaf de huidige datum of vanaf een datum in de toekomst. Indien u de rol goedkeurder vanaf de huidige datum activeert, kunt u de datum Geldig van achteraf niet meer wijzigen. Indien u de rol goedkeurder activeert in de toekomst, kunt u de datum Geldig van nog vervroegen, maar deze nieuwe datum mag niet voor de huidige datum liggen. Wanneer een persoon de rol goedkeurder heeft, is de checkbox aangevinkt en kan u voor de ESS-module Onkosten beheren: Geldig van tot vanaf wanneer de werknemer deze rol heeft tot wanneer de werknemer deze rol heeft, onder voorbehoud dat deze datum al gekend is Acerta HR-dienstengroep 14

15 2.1.3 Tabblad Rol aanvrager Op dit tabblad kan u per werknemer raadplegen en beheren wie de vaste goedkeurder is wie eventueel de back-up goedkeurder is van deze werknemer. Deze gegevens worden historisch bijgehouden wat inhoudt dat u bv. al een andere vaste goedkeurder kan instellen in de toekomst. Een vaste goedkeurder is de persoon die, wanneer een werknemer een aanvraag indient, de aanvraag zal moeten behandelen. Een back-up goedkeurder is de persoon die, wanneer de beslissingstermijn is verstreken, de aanvraag van de werknemer zal moeten behandelen. Op dat moment is de aanvraag terug te vinden in het overzicht van de vaste goedkeurder en in het overzicht van de back-up goedkeurder. In dit deel van de instructie vindt u meer informatie hoe u een vaste en een back-up goedkeurder instelt en dit aan de hand van de verschillende stappen. Acerta HR-dienstengroep 15

16 Hoe stel ik een vaste goedkeurder in bij een werknemer? 1. Selecteer de werknemer waarvoor u een vaste goedkeurder wenst in te stellen. Links bovenaan op het scherm (boven de tijdslijn) ziet u welke werknemer u aan het raadplegen of aan het beheren bent. 2. In het blok Onkosten bij het veld Goedkeurder kan u dan een vaste goedkeurder selecteren. 3. U kan deze vaste goedkeurder op twee manieren selecteren: a. door gebruik te maken van de uitklaplijst ( ) b. door gebruik te maken van de type ahead 1 In de lijst met mogelijke goedkeurders vindt u de personen terug die op datum van vandaag of in de toekomst de rol goedkeurder (zullen) hebben voor de module Onkosten. 4. Selecteer de gewenste goedkeurder. 5. Geef rechts onderaan de datum in vanaf wanneer de geselecteerde goedkeurder vaste goedkeurder moet zijn van de werknemer. 6. Klik rechts onderaan op de knop Bewaren. U heeft vanaf 01/01/2015 een nieuwe vaste goedkeurder ingesteld bij een werknemer. Dit houdt in: - dat t.e.m. 31/12/2014 de huidige vaste goedkeurder de aanvragen via ESS moet behandelen, - dat vanaf 01/01/2015 de nieuwe vaste goedkeurder de aanvragen via ESS zal ontvangen en moeten behandelen. 1 Van zodra u een letter uit de familie- of voornaam ingeeft, worden de resultaten uitgefilterd. Acerta HR-dienstengroep 16

17 Hoe stel ik een back-up goedkeurder in bij een werknemer? 1. Selecteer de werknemer waarvoor u een back-up goedkeurder wenst in te stellen. Links bovenaan op het scherm (boven de tijdslijn) ziet u welke werknemer u aan het raadplegen of aan het beheren bent. 2. In het blok Onkosten bij het veld Back-up kan u dan een back-up goedkeurder selecteren. 3. U kan deze back-up goedkeurder op twee manieren selecteren: a. door gebruik te maken van de uitklaplijst ( ) b. door gebruik te maken van de type ahead 2 In de lijst met mogelijke back-up goedkeurders vindt u de personen terug die op datum van vandaag of in de toekomst de rol goedkeurder (zullen) hebben. 4. Selecteer de gewenste back-up goedkeurder. 5. Geef rechts onderaan de datum in vanaf wanneer de geselecteerde goedkeurder back-up goedkeurder moet zijn van de werknemer. 6. Klik rechts onderaan op de knop Bewaren. U heeft vanaf 01/01/2015 een nieuwe back-up goedkeurder ingesteld bij een werknemer. De back-up goedkeurder ontvangt de te behandelen aanvragen na de ingestelde beslissingstermijn en op voorwaarde dat de vaste goedkeurder de aanvragen nog niet heeft behandeld. Dit houdt in: - dat t.e.m. 31/12/2014 de huidige back-up goedkeurder de aanvragen via ESS moet behandelen, - dat vanaf 01/01/2015 de nieuwe back-up goedkeurder de aanvragen via ESS zal ontvangen en moeten behandelen. 2 Van zodra u een letter uit de familie- of voornaam ingeeft, worden de resultaten uitgefilterd. Acerta HR-dienstengroep 17

18 2.1.4 Tabblad Rol goedkeurder Via het tabblad Rol goedkeurder kan u voor een goedkeurder een tijdelijke vervanger instellen en dit steeds voor een bepaalde periode. Een tijdelijke vervanger is een persoon met de rol goedkeurder binnen uw organisatie die binnen een ingestelde periode een vaste goedkeurder vervangt. Deze vervanging houdt in dat de tijdelijke vervanger in de ingestelde periode de aanvragen van de teamleden van de vaste goedkeurder kan behandelen. In tegenstelling tot een back-up goedkeurder ontvangt de tijdelijke vervanger de aanvragen onmiddellijk, niet na de ingestelde beslissingstermijn. Op de volgende pagina vindt u meer informatie over hoe u een tijdelijke vervanger instelt. Acerta HR-dienstengroep 18

19 Hoe stel ik de tijdelijke vervanger in van een vaste goedkeurder? 1. Selecteer de vaste goedkeurder waarvoor u een tijdelijke vervanger wenst in te stellen. Links bovenaan op het scherm (boven de tijdslijn) ziet u welke werknemer u aan het raadplegen of aan het beheren bent. 2. In het blok Tijdelijke vervanger van bij het veld Tijdelijke vervanger kan u een tijdelijke vervanger selecteren. 3. U kan deze tijdelijke vervanger op twee manieren selecteren: a. door gebruik te maken van de uitklaplijst ( ) b. door gebruik te maken van de type ahead 3 In de lijst met mogelijke tijdelijke vervangers vindt u de personen terug die op datum van vandaag of in de toekomst de rol goedkeurder (zullen) hebben. 4. Selecteer de gewenste tijdelijke vervanger. 5. Geef een datum in bij het veld Geldig van. 6. Geef een datum in bij het veld tot. 7. Klik rechts onderaan op de knop Bewaren. U heeft vanaf 22/12/2014 t.e.m. 02/01/2015 een persoon ingesteld als tijdelijke vervanger van een vaste goedkeurder. Alle aanvragen die door de teamleden van de vaste goedkeurder worden ingediend tussen 22/12/2014 en 02/01/2015 worden na indienen ook meteen bij de tijdelijke vervanger geplaatst zodat hij deze kan behandelen. De aanvragen worden in deze periode echter ook in het overzicht van de vaste goedkeurder opgenomen zodat hij deze nadien ook nog kan raadplegen. Wanneer u via het tabblad Rol goedkeurder een tijdelijke vervanger heeft ingesteld voor een vaste goedkeurder, is dit ook zichtbaar voor de vaste goedkeurder. 3 Van zodra u een letter uit de familie- of voornaam ingeeft, worden de resultaten uitgefilterd. Acerta HR-dienstengroep 19

20 Hij kan dit raadplegen en eventueel wijzigen via de navigatie: Mijn instellingen > ESS tijdelijke vervanger. Acerta HR-dienstengroep 20

21 2.2 Aanvraagdefinities Aanvraagdefinities o instellen van de goedkeuringsflows o beheren van de goedkeuringsflows Via het menu-item Aanvraagdefinities kan u de goedkeuringsflows instellen en beheren. Een goedkeuringsflow bevat het pad dat een aanvraag volgt vanaf het moment dat ze is ingediend tot het moment dat ze is behandeld. Op de volgende pagina s vindt u meer informatie m.b.t. het overzichtsscherm, hoe u een nieuwe aanvraagdefinitie aanmaakt en hoe u een bestaande wijzigt Overzicht Nadat u in de menustructuur op Aanvraagdefinities hebt geklikt, navigeert u naar het overzichtsscherm van de aanvraagdefinities. Dit overzicht wordt standaard opgebouwd met de aanvraagdefinities voor uw Acerta-sleutel en die geldig zijn op de huidige datum. Via dit scherm heeft u de mogelijkheid om door te klikken naar een bestaande definitie en om een nieuwe definitie aan te maken. Acerta HR-dienstengroep 21

22 Het blok zoeken Acerta-sleutel Onder Acerta-sleutel kan u de sleutels selecteren waar u toegang tot heeft. Indien u maar toegang heeft tot één sleutel, kan u hier dan ook geen andere selecteren en is deze sleutel altijd al ingevuld. Type Onder Type vindt u de ESS-modules terug die u als klant afneemt. ESS-code In deze lijst vindt u de ESS-codes terug die voor u zijn opgezet. Via dit zoekcriterium kan u de aanvraagdefinitie opzoeken voor een specifieke ESS-code en dit eventueel in combinatie met andere zoekcriteria. Status Bij dit zoekcriterium zijn er drie mogelijke zoekwaarden: - Actief: de geldige definities op een bepaalde datum worden getoond - Niet actief : de niet-geldige definities op een bepaalde datum worden getoond - Alles: zowel de geldige als de niet-geldige definities op een bepaalde datum worden getoond Het zoeken op status is steeds in combinatie met een bepaalde datum. Het overzichtsscherm bevat standaard de actieve aanvraagdefinities op de huidige datum. Indien u één of meerdere zoekcriteria wijzigt, moet u op de knop Tonen klikken opdat de lijst met resultaten wordt geüpdatet. Indien u de zoekcriteria opnieuw op hun standaardwaarde wil zetten, kan u ook klikken op de knop Leegmaken. Om de resultatenlijst opnieuw te updaten, moet u daarna op de knop Tonen klikken. Acerta HR-dienstengroep 22

23 Het blok Resultaten Hier worden de aanvraagdefinities getoond die voldoen aan de ingegeven zoekcriteria. De volgende kolommen worden getoond: Naam Type ESS-codes Geldig van Tot Acerta-sleutel De naam van de aanvraagdefinitie. Door te klikken op de snelkoppeling op de naam, navigeert u naar de detailweergave van de aanvraagdefinitie; - waar u deze kan raadplegen, - waar u deze kan wijzigen. De ESS-module waarvoor de aanvraagdefinitie geldt. De ESS-codes die zijn opgenomen in de aanvraagdefinitie. De datum vanaf wanneer de definitie geldt. De datum tot wanneer de definitie geldt. De Acerta-sleutel waarvoor de definitie geldt. Acerta HR-dienstengroep 23

24 2.2.2 How to Hoe maak ik een nieuwe aanvraagdefinitie aan? Controleer voor u een nieuwe aanvraagdefinitie aanmaakt: - voor welke ESS-code(s) u deze aanvraagdefinitie wil aanmaken; - of één of meerdere ESS-code(s) voor de geldigheidsperiode al zijn opgenomen in een andere aanvraagdefinitie. Een ESS-code kan namelijk binnen een geldigheidsperiode maar in één aanvraagdefinitie zijn opgenomen. 1. Navigeer naar het overzichtsscherm van de aanvraagdefinities. Klik in de menustructuur aan de linkerkant op ESS en daarna op Aanvraagdefinities. 2. Klik in de rechterkant van het scherm op de knop Nieuwe aanvraagdefinitie toevoegen. 3. U bevindt zich in de 1 ste stap van de wizard. Acerta-sleutel - Indien uw organisatie één Acerta-sleutel heeft of indien u toegang heeft tot één Acerta-sleutel, kan u de waarde niet wijzigen. - Indien u toegang heeft tot meerdere Acerta-sleutels, controleer dan eerst of de juiste is geselecteerd. De Acerta-sleutel die hier is geselecteerd bepaalt de goedkeuringsflow voor aanvragen die worden ingediend door werknemers met een overeenkomst op deze Acerta-sleutel. Naam (Nl) - Geef hier een Nederlandstalige naam in voor de definitie. - U kan maximum 35 karakters ingeven. - Dit is een verplicht veld indien u de applicatie in het Nederlands gebruikt. Naam (Fr) - Geef hier (voor Franstalige collega s op de personeelsdienst) een Franstalige naam in voor de definitie. - U kan maximum 35 karakters ingeven. - Dit is een verplicht veld indien u de applicatie in het Frans gebruikt. Naam (En) - Geef hier (voor Engelstalige collega s op de personeelsdienst) een Engelstalige naam in voor de definitie. - U kan maximum 35 karakters ingeven. - Dit is een verplicht veld indien u de applicatie in het Engels gebruikt. Type Het type is Onkosten. Acerta HR-dienstengroep 24

25 Omschrijving - Geef hier eventueel een omschrijving in voor de definitie. - U kan maximum 250 karakters ingeven. Via het tellertje ziet u hoeveel karakters er nog overblijven. 4. Wanneer de nodige gegevens zijn ingevuld, klik dan rechts onderaan op Volgende. 5. U bevindt zich nu in de 2 de stap van de wizard. Een ESS-code is een code waarop een werknemer in ESS een aanvraag kan indienen. Een ESS-code is steeds één op één gekoppeld aan een looncode. Een werknemer dient een onkost in via ESS voor een kilometervergoeding. Kilometervergoeding is een ESS-code en is gekoppeld aan de looncode 488. Wanneer de aanvraag wordt goedgekeurd, zal deze onkost met een code 488 in de loonverwerking worden opgenomen. U ziet twee lijsten: Beschikbare ESS-codes Geselecteerde ESS-codes Dit is de lijst van ESS-codes die voor de Acerta-sleutel geselecteerd onder stap 1 gelden. Het gaat om ESS-codes: - die nu actief zijn, - die in de toekomst actief worden. In de kolom Geldigheidsperiode kunt u raadplegen van wanneer tot wanneer de ESS-code geldig is. Dit is de lijst van ESS-codes die, nadat u ze heeft geselecteerd, worden opgenomen in de nieuwe aanvraagdefinitie. Door hierop te klikken, zet u de volledige lijst ESS-codes over van de beschikbare naar de geselecteerde codes. Door hierop te klikken, verwijdert u de volledige lijst geselecteerde ESS-codes. Er worden maximum 15 codes opgenomen op een pagina. Via deze navigatie- Acerta HR-dienstengroep 25

26 iconen kan u de volgende, vorige, laatste of eerste pagina oproepen. Door hierop te klikken, zet u één ESS-code over van de lijst met beschikbare ESScodes naar de lijst met geselecteerde ESS-codes. Door hierop te klikken, zet u één ESS-code over van de lijst met geselecteerde ESS-codes naar de lijst met beschikbare ESS-codes. 6. Wanneer u de gewenste ESS-code(s) hebt overgezet naar de lijst met geselecteerde ESS-codes, klik dan rechts onderaan op Volgende. 7. U bevindt zich nu in de 3 de stap van de wizard. Het scherm bestaat uit twee blokken: - het blok Goedkeuring - het blok Geldigheidsperiode Blok Goedkeuring Automatisch Persoon Centrale dienst Persoon + Centrale dienst In de vorige stap had u al één of meerdere ESS-codes geselecteerd. De waarde die u bij Goedkeuring selecteert, bepaalt hoe en door wie een aanvraag op deze ESS-code(s) moet behandeld worden. Een aanvraag op de ESS-code(s) wordt onmiddellijk goedgekeurd. Er moeten geen bijkomende velden worden ingevuld. Een aanvraag op de ESS-code(s) moet door de vaste goedkeurder worden behandeld. Er verschijnen twee bijkomende velden: - Persoon: d.i. default de vaste goedkeurder - Beslissingstermijn: d.i. het aantal dagen vooraleer een aanvraag wordt gekoppeld aan de back-up goedkeurder indien de vaste goedkeurder niet reageert op de aanvraag. Een aanvraag op de ESS-code(s) moet door een medewerker op de personeelsdienst worden behandeld. Er moeten geen bijkomende velden worden ingevuld. Een aanvraag op de ESS-code(s) moet door twee niveaus worden behandeld: - ten eerste door de vaste goedkeurder - ten tweede door een medewerker op de personeelsdienst (op voorwaarde dat de vaste goedkeurder de aanvraag goedkeurt). Er verschijnen twee bijkomende velden: - Persoon: d.i. default de vaste goedkeurder - Beslissingstermijn: Acerta HR-dienstengroep 26

27 d.i. het aantal dagen vooraleer een aanvraag wordt gekoppeld aan de back-up goedkeurder indien de vaste goedkeurder niet reageert op de aanvraag. - Aanvrager steeds op de hoogte houden van elke beslissing Indien deze optie op Ja staat, krijgt een werknemer ook s van tussentijdse beslissingen (bv. de vaste goedkeurder heeft de aanvraag al goedgekeurd, maar de aanvraag moet nog door het tweede niveau worden behandeld: de personeelsdienst). Blok Geldigheidsperiode De geldigheidsperiode van een aanvraagdefinitie houdt in dat wanneer een werknemer binnen deze geldigheidsperiode een aanvraag indient op één van de geselecteerde ESS-codes, de aanvraag wordt behandeld conform de waarde in het blok Goedkeuring. De geselecteerde ESS-codes zijn die codes die u in de 2 de stap van de wizard had geselecteerd. Geldig van - De datum vanaf wanneer de definitie geldt. - Dit is een verplicht veld. tot - De datum tot wanneer de definitie geldt. - Dit is geen verplicht veld. 8. Klik op de knop Bewaren. Acerta HR-dienstengroep 27

28 Hoe wijzig ik een bestaande aanvraagdefinitie? 1. Navigeer naar het overzichtsscherm van de aanvraagdefinities. Klik in de menustructuur aan de linkerkant op ESS en daarna op Aanvraagdefinities. 2. Klik in het blok Resultaten op de snelkoppeling bij de naam van de aanvraagdefinitie die u wenst te wijzigen. 3. U bevindt zich hierna in het detailscherm van de aanvraagdefinitie die u wenst te wijzigen. 4. U kan in de vier blokken op het detailscherm wijzigingen aanbrengen: - het blok Aanvraag - het blok Code - het blok Goedkeuring - het blok Geldigheidsperiode 5. Het blok Aanvraag De onderstaande velden kan u wijzigen: - Naam (Nl) - Naam (Fr) - Naam (En) - Omschrijving De volgende velden zijn na creatie van de aanvraagdefinitie niet (meer) wijzigbaar: - Acerta-sleutel - Type Acerta HR-dienstengroep 28

29 6. Het blok Code U kan één of meerdere beschikbare ESS-codes toevoegen aan de lijst met geselecteerde ESS-codes. U kan eveneens één of meerdere geselecteerde ESS-codes uit deze lijst verwijderen. Indien u een beschikbare ESS-code toevoegt aan de lijst met geselecteerde ESS-codes, controleer dan eerst of deze code binnen de geldigheidsperiode van de aanvraagdefinitie die u aan het wijzigen bent, ook voorkomt in een andere aanvraagdefinitie. Als dit het geval is, krijgt u bij bewaren een foutmelding. Actieve ESS-codes die niet meer voorkomen in de lijst met geselecteerde ESS-codes in een aanvraagdefinitie, kunnen door werknemers niet meer gebruikt worden om aanvragen op in te dienen. Als ze namelijk een aanvraag indienen op zo n ESS-code, krijgen ze bij het indienen van hun aanvraag een foutmelding. In de kolom Geldigheidsperiode kunt u raadplegen van wanneer tot wanneer de ESS-code geldig is. 7. Het blok Goedkeuring U kan de geselecteerde optie onder het blok Goedkeuring wijzigen naar één van de drie andere. Na bewaren van de aanvraagdefinitie, zullen de aanvragen die worden ingediend op de geselecteerde ESS-codes volgens de nieuwe goedkeuringsflow worden behandeld. 8. Het blok Geldigheidsperiode Nadat een aanvraagdefinitie is aangemaakt, kan u de geldigheidsperiode wijzigen. Let er bij het wijzigen van de datum Geldig van wel op dat deze bij voorkeur de huidige datum of een datum in het verleden is. Als deze datum een datum in de toekomst is, is het mogelijk dat werknemers een aanvraag op een ESScode kunnen indienen zonder dat deze is opgenomen in een actieve aanvraagdefinitie. 9. Nadat de nodige wijzigingen zijn gebeurd, klikt u rechts onderaan op de knop Bewaren. Acerta HR-dienstengroep 29

30 2.3 ESS-codes ESS-codes o instellen van ESS-codes o beheren van ESS-codes Via het menu-item ESS-types > Codes kan u de codes waarop een werknemer in ESS aanvragen kan indienen, beheren. Op de volgende pagina s vindt u meer informatie over de ESS-looncodes, die gelden voor de module Onkosten. De lijst met ESS-codes is de lijst zoals een werknemer ze ziet in zijn ESS-applicatie. Op de volgende pagina s overlopen we met u het overzichtsscherm en daarnaast hoe u een nieuwe ESS-code toevoegt of een bestaande stopzet Overzicht U roept het overzichtsscherm van de ESS-codes op door te klikken op het item ESS-types > Codes in de menu-structuur. In dit overzicht vindt u op het tabblad Onkosten de ESS-codes terug die gelden voor uw Acerta-sleutel. Acerta HR-dienstengroep 30

31 Het blok Zoeken Acerta-sleutel Onder Acerta-sleutel kan u de sleutels selecteren waar u toegang tot heeft. Indien u maar toegang heeft tot één sleutel, kan u hier dan ook geen andere selecteren en is deze sleutel altijd al ingevuld. Geldig van Via de datum Geldig van kan u de lijst met ESS-codes verfijnen. tot Via de datum tot kan u de lijst met ESS-codes verfijnen. Wanneer u bij Geldig van 01/01/2015 ingeeft en op Tonen klikt, worden de ESS-codes in de lijst met resultaten getoond: - waarvan de datum Geldig van voor 01/01/2015 ligt en die op 01/01/2015 nog actief zijn; - waarvan de datum Geldig van 01/01/2015 is; - waarvan de datum Geldig van na 01/01/2015 ligt. 1/01/ /12/2014 1/01/ /12/2015 1/01/ /12/2016 1/01/ /12/2016 Zoeken op Geldig van : 01/01/2015 ESS-code 1 1/01/ /06/2016 ESS-code 2 1/01/ /06/2016 ESS-code 3 1/02/ /06/2016 ESS-code 4 1/01/ /06/2014 ESS-code 5 1/01/ /12/2014 Acerta HR-dienstengroep 31

32 Wanneer u bij tot 31/12/2015 ingeeft en op Tonen klikt, worden de ESS-codes in de lijst met resultaten getoond: - waarvan de datum tot na 31/12/2015 ligt; - waarvan de datum tot 31/12/2015 is; - waarvan de datum tot voor 31/12/2015 ligt. ESS-codes die na 31/12/2015 starten, worden dan niet getoond. 1/1-12/31 1/1-12/31 1/1-12/31 1/01/ /12/2016 Zoeken op tot : 31/12/2015 ESS-code 1 1/01/ /06/2016 ESS-code 2 1/01/ /12/2015 ESS-code 3 1/01/ /04/2015 ESS-code 4 1/01/ /12/2016 ESS-code 5 1/05/ /12/2016 Acerta HR-dienstengroep 32

33 Wanneer u bij Geldig van 01/01/2015 ingeeft en bij tot 31/12/2015 en daarna op Tonen klikt, worden de ESS-codes in de lijst met resultaten getoond: - waarvan de datum Geldig van voor 01/01/2015 ligt en de datum tot na 31/12/2015; - waarvan de datum Geldig van voor 01/01/2015 ligt en de datum tot 31/12/2015 is; - waarvan de datum Geldig van voor 01/01/2015 ligt en de datum tot voor 31/12/2015; - waarvan de datum Geldig van 01/01/2015 is en de datum tot na 31/12/2015 ligt; - waarvan de datum Geldig van 01/01/2015 is en de datum tot 31/12/2015 is; - waarvan de datum Geldig van 01/01/2015 is en de datum tot voor 31/12/2015 ligt; - waarvan de datum Geldig van na 01/01/2015 ligt en de datum tot na 31/12/2015; - waarvan de datum Geldig van na 01/01/2015 ligt en de datum tot 31/12/2015 is; - waarvan de datum Geldig van na 01/01/2015 ligt en de datum tot voor 31/12/2015; 1/01/ /12/2014 1/01/ /12/2015 1/01/ /12/2016 1/01/ /12/2016 Zoeken op Geldig van : 01/01/2015 Zoeken op tot : 31/12/2015 ESS-code 1 1/01/ /06/2016 ESS-code 2 1/01/ /12/2015 ESS-code 3 1/01/ /06/2015 ESS-code 4 1/01/ /06/2016 ESS-code 5 1/01/ /12/2015 ESS-code 6 1/01/ /06/2015 ESS-code 7 1/02/ /06/2016 ESS-code 8 1/02/ /12/2015 ESS-code 9 1/02/ /06/2015 ESS-code 10 1/01/ /06/2014 ESS-code 11 1/01/ /12/2014 ESS-code 12 ESS-code 13 1/01/ /12/2016 1/07/ /12/2016 Acerta HR-dienstengroep 33

34 Het blok Resultaten In de lijst met resultaten worden de resultaten getoond die voldoen aan de ingegeven zoekcriteria. In dit blok zijn volgende kolommen opgenomen: Code Omschrijving Bijlage Positie Bedrag Geldig van tot Acerta-sleutel De looncode die gekoppeld is aan de ESS-code Door te klikken op de snelkoppeling op de naam, navigeert u naar de detailweergave van de ESS-code; - waar u deze kan raadplegen, - waar u deze kan wijzigen. De omschrijving van de ESS-code Dit is de omschrijving zoals een werknemer ze ziet in ESS. De waarde van het veld Bijlage. De waarde van het veld Positie. De geselecteerde waarde in het blok Bedrag. Er zijn 3 mogelijke waarden voor het bedrag: - Bedrag - Bedrag per eenheid - Forfaitair bedrag - Eenheden De datum vanaf wanneer de ESS-code geldt. De datum tot wanneer de ESS-code geldt. De Acerta-sleutel waarop de ESS-code is gedefinieerd. Acerta HR-dienstengroep 34

35 2.3.2 How to Hoe voeg ik een nieuwe ESS-looncode toe? 1. Navigeer naar het overzichtsscherm van de ESS-codes. Klik in de menustructuur aan de linkerkant op ESS en daarna op ESS-codes. Klik daarna het tabblad Onkosten aan. Indien u toegang heeft tot meerdere Acerta-sleutels, selecteer in het blok Zoeken de Acertasleutel waarvoor u een nieuwe ESS-code wenst aan te maken. 2. Klik in de rechterkant van het scherm op de knop ESS looncode toevoegen. 3. U navigeert naar het scherm waar u een nieuwe ESS-looncode kan aanmaken. Blok ESS looncode: Acerta-sleutel Code Dit is de Acerta-sleutel waarvoor u een nieuwe ESS-code aan het toevoegen bent. De werknemers die een overeenkomst hebben op deze Acerta-sleutel, zullen de nieuwe ESS-code zien en een aanvraag op kunnen indienen. Hier selecteert u de looncode die is gekoppeld aan de ESS-code. U kan de looncode op twee manieren selecteren: - door gebruik te maken van de uitklaplijst ( ) - door gebruik te maken van de type ahead Acerta HR-dienstengroep 35

36 Korte omschrijving Bijlage Hier kan u de omschrijving (max. 20 karakters) van de ESS-looncode ingeven zoals deze zichtbaar zal zijn voor de werknemer. indien er Franstalige en/of Engelstalige ESS-gebruikers zijn, kunt u hier ook meteen de Franstalige en/of Engelstalige omschrijving meegeven. Door te klikken op het icoon verschijnen deze velden. Hier kan u een waarde selecteren. Er zijn drie mogelijke waarden: - Geen Bij het indienen van een aanvraag op deze ESS-code, wordt er niet gecontroleerd of er al of niet een bijlage is gekoppeld aan de aanvraag. - Optioneel Bij het indienen van een aanvraag op deze ESS-code, wordt er wel gecontroleerd of er al of niet een bijlage is toegevoegd aan de aanvraag. Indien er geen bijlage is toegevoegd, kan de werknemer wel de aanvraag indienen, maar krijgt hij wel een melding dat voor deze ESS-code een bijlage optioneel is. Positie Geldig van tot - Verplicht Bij het indienen van een aanvraag op deze ESS-code, wordt er gecontroleerd of er al of niet een bijlage is toegevoegd aan de aanvraag. Indien er geen bijlage is toegevoegd, kan de werknemer de aanvraag niet indienen en wordt er een foutboodschap getoond met de melding dat een bijlage voor deze ESScode verplicht is. Via dit veld kan u de sortering bepalen van de ESS-codes in de lijst wanneer een werknemer een aanvraag indient. Dit is een verplicht veld. U moet een cijfer ingeven tussen 1 en Hoe lager het cijfer, hoe hoger de ESS-code staat in de lijst. De frequentste ESS-codes kan u dan ook best een laag cijfer geven. Wanneer verschillende ESS-codes dezelfde positie hebben, worden ze gesorteerd op looncode. De datum vanaf wanneer de ESS-code geldig is en dus ook zichtbaar is in ESS zodat een werknemer er een aanvraag op kan indienen. Dit is een verplicht veld. Deze datum moet binnen de geldigheidsperiode van de looncode liggen. De datum tot wanneer de ESS-code geldig is en dus ook zichtbaar is in ESS zodat een werknemer er een aanvraag op kan indienen. Deze datum moet binnen de geldigheidsperiode van de looncode liggen. Indien een bepaalde ESS-code maar tijdelijk mag gebruikt worden om aanvragen op in te dienen, kan u de datums Geldig van en tot hiervoor gebruiken. De ESS-code Tankkosten mag alleen maar vanaf januari t.e.m. april gebruikt worden. Acerta HR-dienstengroep 36

37 Bij Geldig van geeft u 01/01/2015 in. Bij tot geeft u 30/04/2015 in. De ESS-code zal alleen in die periode zichtbaar zijn in ESS. Blok Bedrag: Bedrag Bedrag per eenheid Per ESS-looncode kunt u in het blok Bedrag kiezen tussen één van de drie onderstaande waarden: - Bedrag - Bedrag per eenheid - Forfaitair bedrag - Eenheden Indien u deze optie kiest, kan de werknemer bij het indienen van een onkost op deze ESS-looncode zelf het bedrag van de onkost ingeven. Forfaitair bedrag Indien u deze optie kiest: - moet u het bedrag per eenheid ingeven, - moet de werknemer bij het indienen van een onkost op deze ESS-looncode het aantal eenheden ingeven. De werknemer zal in ESS het bedrag per eenheid kunnen raadplegen, maar niet aanpassen. Eenheden Indien u deze optie kiest, moet u in het dynamisch veld het forfaitaire bedrag ingeven. De werknemer kan bij het indienen van een onkost op deze ESS-looncode wel het forfaitaire bedrag raadplegen, maar niet wijzigen. Acerta HR-dienstengroep 37

38 Indien u deze optie kiest, kan de werknemer bij het indienen van een onkost op deze ESS-looncode zelf het aantal eenheden ingeven. U kan bij deze optie geen bedrag per eenheid ingeven. Dit bedrag per eenheid wordt namelijk opgehaald uit de Acerta-loonmotor. Opgelet, deze optie is voorzien wanneer u toelaat dat werknemers via een onkost het aantal dagen per maand doorgeven dat ze met een bepaalde vervoerswijze naar het werk komen. Het aantal eenheden dat via de onkost wordt ingediend zal dan het aantal eenheden vervangen dat Acerta voorspelt op basis van de kalender. Deze 4 de optie bij Bedrag kan alleen voor onkosten gebruikt worden wanneer voor de werknemer bij de overeenkomst op het tabblad Vervoer een vervoerswijze is ingeregeld. Deze 4 de optie bij Bedrag kan dus niet gebruikt worden wanneer het vervoer is ingeregeld in het basisloon van de werknemer. U mag als ESS-looncode alleen de volgende looncodes toevoegen in combinatie met het 4 de type bedrag: (indien de vervoerswijze Fiets) (indien de vervoerswijze Openbaar vervoer 4 ) (indien de vervoerswijze Privé auto) Let er ook op dat bij het vervoer (navigatie Loonadministratie > Overeenkomsten > Overeenkomstenbeheer > detail overeenkomst > tabblad Vervoer) van de werknemer één van de volgende waarden is geselecteerd bij het veld Tarief periode: - Maandbedrag X 3/65 - Maandbedrag X 3/78 - Maandbedrag /25 - Maximale fietsvergoeding (indien de vervoerswijze = Fiets) - Weekbedrag/5 - Weekbedrag/6 Bij deze waarden voorspelt Acerta namelijk een bedrag per eenheid en een aantal eenheden. Het aantal eenheden kan dan in ESS via een onkost door de werknemer worden aangepast. Contacteer uw dossierbeheerder bij Acerta indien u dit type bedrag wenst te gebruiken in ESS. 4 De volgende vervoerswijze vallen onder de noemer Openbaar vervoer: Bus, De Lijn, MIVB, Tlijn, Tram, Trein, Trein en/of bus. Acerta HR-dienstengroep 38

39 4. Klik, nadat u de velden heeft ingevuld, op de knop Bewaren. Vergeet niet, nadat u de ESS-code heeft toegevoegd, deze op te nemen in een aanvraagdefinitie. Acerta HR-dienstengroep 39

40 Hoe wijzig ik een bestaande ESS-looncode? 1. Navigeer naar het overzichtsscherm van de ESS-codes. Klik in de menustructuur aan de linkerkant op ESS en daarna op ESS-codes. Klik daarna het tabblad Onkosten aan. 2. Klik in het blok Resultaten op de snelkoppeling bij de code die u wenst te wijzigen. 3. U bevindt zich hierna in het detailscherm van de ESS-code die u wenst te wijzigen. 4. U kan wijzigingen aanbrengen aan de volgende velden: Blok ESS looncode: Bijlage Korte omschrijving Positie Geldig van tot U kan de waarde wijzigen naar één van de andere twee. U kan de omschrijving van de ESS-looncode wijzigen. U kan het cijfer wijzigen. Dit cijfer moet tussen 1 en liggen. U kan de datum vervroegen of verlaten. De datum moet in de geldigheidsperiode van de looncode liggen. U kan de datum vervroegen of verlaten. De datum moet in de geldigheidsperiode van de looncode liggen. Acerta HR-dienstengroep 40

41 Blok Bedrag: U kan de geselecteerde waarde wijzigen naar één van de twee andere mogelijkheden. Na bewaren is de aanpassing meteen van toepassing. De optie Eenheden mag alleen gebruikt worden indien de code 7420, 7421 of 7425 is. 5. Klik nadat u de wijziging(en) heeft aangebracht op de knop Bewaren. De wijzigingen gaan meteen van kracht. Acerta HR-dienstengroep 41

42 2.4 Algemene configuratie o Algemene configuratie o beheren van de periode waarvoor aanvragen worden ingediend o beheren van de tijdstippen waarop s worden verstuurd o beheren van de -templates Onder het menu-item Algemene configuratie kan u drie topics beheren. Ten eerste heeft u hier de mogelijkheid om een periode in te stellen waarvoor uw werknemers aanvragen kunnen indienen. Daarnaast kan u via dit menu-item instellen op welke dagen en welke tijdstippen er s moeten verstuurd worden naar uw werknemers. Als laatste kunnen hier de -templates worden beheerd. Zo kan u zelf bepalen welke tekst er in de e- mails staat die naar de ESS-gebruikers worden verstuurd. Net zoals bij de ESS-codes heeft Acerta hier een voorstel gedaan. U heeft natuurlijk de vrijheid om hiervan af te wijken. Op de volgende pagina s begeleiden we u: - bij het beheren van de periode waarvoor werknemers aanvragen kunnen indienen; - bij het beheren van de dagen en tijdstippen waarop de s worden verstuurd; - bij het beheren van de -templates. Acerta HR-dienstengroep 42

43 Hoe wijzig ik de periode waarvoor aanvragen kunnen ingediend worden? 1. Klik in de menustructuur aan de linkerkant van het scherm op ESS en daaronder op Algemene configuratie. 2. U bevindt zich op het tabblad Periode aanvragen. 3. Bovenaan links ziet u de Acerta-sleutel waarvoor u de instellingen aan het raadplegen of beheren bent. Indien u toegang heeft tot meerdere Acerta-sleutels, kan u via de uitklaplijst een andere Acertasleutel selecteren. Door op deze Acerta-sleutel te klikken, opent u de uitklaplijst. 4. Standaard is de instelling Periode aanvragen instellen Onkosten aangevinkt en is de 1 ste optie geselecteerd. 5. U kan dit echter wijzigen naar één van de drie andere opties. a. Begin- en einddatum aanvraag in huidig kalenderjaar Wanneer deze optie is aangevinkt, kunnen de werknemers voor een overeenkomst op deze Acerta-sleutel alleen maar aanvragen in ESS indienen waarvan de begin- en einddatum in het huidige kalenderjaar liggen. Indien de begin- en/of einddatum in een ander jaar liggen, krijgt hij bij het indienen van de aanvraag een foutmelding. b. Begin- en einddatum aanvraag in huidig kwartaal Wanneer deze optie is aangevinkt, kunnen de werknemers voor een overeenkomst op deze Acerta-sleutel alleen maar aanvragen in ESS indienen waarvan de begin- en einddatum in het huidige kwartaal liggen. Indien de begin- en/of einddatum in een ander kwartaal liggen, krijgt hij bij het indienen van de aanvraag een foutmelding. c. Begin- en einddatum aanvraag na huidige maand min: maanden Als u deze optie aanvinkt, kan u op deze lijn een aantal maanden invullen. Vult u hier bv. 2 in, dan moet de begin- en einddatum van de aanvragen via ESS voor de module Onkosten groter of gelijk zijn aan de 1 ste dag van de huidige maand min 2 maanden. Acerta HR-dienstengroep 43

44 d. Begin- en einddatum aanvraag na opgegeven datum Als u deze optie aanvinkt, wordt het datumveld ( ) vrijgegeven. U kan zelf een datum ingeven die voldoet aan het formaat dd/mm/jjjj of aan het formaat ddmmjjjj. U kan ook via het kalendericoon ( ) een datum selecteren. De begin- en einddatum van de aanvragen die via ESS worden ingediend, moeten dan steeds gelijk zijn aan deze datum of erna liggen. 6. Wanneer u de gewenste optie heeft aangevinkt, klik dan op de knop Bewaren. De aanpassing gaat onmiddellijk na het bewaren van kracht. Indien u geen controle wenst op de periode van de aanvragen die via ESS ingediend worden, vink dan de instelling Periode aanvragen instellen uit en klik op de knop Bewaren. Acerta HR-dienstengroep 44

45 Hoe wijzig ik de tijdstippen van de s? 1. Klik in de menustructuur aan de linkerkant van het scherm op ESS en daaronder op Algemene configuratie. 2. Klik het 2 de tabblad aan, Tijdstippen s. 3. Bovenaan links ziet u de Acerta-sleutel waarvoor u de instellingen aan het raadplegen of beheren bent. Indien u toegang heeft tot meerdere Acerta-sleutels, kan u via de uitklaplijst een andere Acertasleutel selecteren. Door op deze Acerta-sleutel te klikken, opent u de uitklaplijst. 4. U kan in de drie blokken wijzigingen aanbrengen. a. Het blok Dagen Hier kan u beheren op welke dagen de ESS-gebruikers s zullen ontvangen. De aangevinkte dagen gelden zowel voor de gebruikers met de rol Aanvrager als voor de gebruikers met de rol Goedkeurder. b. Het blok Tijdstippen mails naar aanvragers Hier kan u beheren op welke tijdstippen de gebruikers met de rol Aanvrager een kunnen ontvangen. De geselecteerde tijdstippen gelden alleen voor de aangevinkte dagen. Acerta HR-dienstengroep 45

46 c. Het blok Tijdstippen mails naar goedkeurders Hier kan u beheren op welke tijdstippen de gebruikers met de rol Goedkeurder een kunnen ontvangen. De geselecteerde tijdstippen gelden alleen voor de aangevinkte dagen. 5. Nadat u de gewenste wijzigingen heeft aangebracht, klik dan op de knop Bewaren. De wijzigingen gaan onmiddellijk na het bewaren van kracht. Indien u wenst dat de ESS-gebruikers geen s ontvangen, vink dan: - in het blok Dagen alle dagen uit; - in het blok tijdstippen mails naar aanvragers alle tijdstippen uit; - in het blok tijdstippen mails naar goedkeurders alle tijdstippen uit; en klik daarna op de knop Bewaren. Acerta HR-dienstengroep 46

47 Hoe beheer ik de -templates? 1. Klik in de menustructuur aan de linkerkant van het scherm op ESS en daaronder op Algemene configuratie. 2. Klik het 3 de tabblad aan, Template s. 3. Bovenaan links ziet u de Acerta-sleutel waarvoor u de instellingen aan het raadplegen of beheren bent. Indien u toegang heeft tot meerdere Acerta-sleutels, kan u via de uitklaplijst een andere Acertasleutel selecteren. Door op deze Acerta-sleutel te klikken, opent u de uitklaplijst. 4. Via het blok Type ziet u de ESS-module waarvoor u de templates kan beheren. Indien u alleen de ESS-module Onkosten afneemt is dit standaard de module Onkosten. 5. Via het blok Tonen selecteert u de template die u wenst te beheren. U kan kiezen tussen drie templates. Aanvrager Melding - Deze template is bedoeld voor gebruikers met de rol Aanvrager. - Wanneer de ingediende aanvragen zijn behandeld, krijgt de werknemer hiervan via een verwittiging. - De inhoud van de mail wordt bepaald aan de hand van deze template. Goedkeurder TO DO - Deze template is bedoeld voor gebruikers met de rol Goedkeurder. - Wanneer een gebruiker met de rol Goedkeurder aanvragen moet behandelen, wordt hij hiervan via verwittigd. - De inhoud van de mail wordt bepaald aan de hand van deze template. Goedkeurder Melding - Deze template is bedoeld voor gebruikers met de rol Goedkeurder. - Wanneer een aanvraag door een goedkeurder werd goedgekeurd, maar in een volgende stap werd geweigerd door de personeelsdienst, wordt de goedkeurder hiervan via op de hoogte gebracht. Zo kan hij eventueel contact opnemen met de personeelsdienst. - De inhoud van de mail wordt bepaald aan de hand van deze template. 6. Via het blok Taal template kan u de templates ook in de verschillende gebruikerstalen beheren. Wanneer u de tekst in het bericht van de Nederlandstalige template aanpast, zal u deze wijziging ook Acerta HR-dienstengroep 47

48 willen doen aan bv. de Franstalige template zodat de Franstalige gebruikers deze aangepaste tekst ook ontvangen in hun s. Er zijn per template steeds vier talen: a. Nederlands b. Frans c. Engels d. Duits Door via de uitklaplijst een andere taal te kiezen, kan u de inhoud van de template in een andere taal raadplegen of wijzigen. 7. Via het blok Template kan u dan weer de inhoud van de geselecteerde template wijzigen. Van - Het adres van waaruit de ESS- s worden verstuurd. - Dit adres kan u niet wijzigen. Onderwerp - Het onderwerp van de die een gebruiker zal ontvangen. - Het onderwerp kan u per template wel wijzigen. - Dit is een verplicht veld. Bericht - De tekst die wordt getoond ter duiding van de . - Deze tekst kan u wijzigen. - U kan maximum 250 karakters ingeven. - Dit is een verplicht veld. Via het tellertje ziet u hoeveel karakters er nog overblijven. Toon lijst met aanvragen - Wanneer deze optie is aangevinkt, wordt in de een lijst opgenomen met de aanvragen die bv. behandeld zijn of moeten behandeld worden. - Wanneer deze optie is uitgevinkt, wordt deze lijst niet opgenomen. Toon: Gelieve ESS te raadplegen voor verdere details. - Indien aangevinkt, wordt deze zin met een snelkoppeling naar de inlogpagina van ESS getoond in de s. - Indien uitgevinkt, is dit niet zichtbaar. Afsluiting - De tekst die wordt getoond ter afsluiting van de . - Deze tekst kan u wijzigen. - U kan maximum 250 karakters ingeven. - Dit is een verplicht veld. Acerta HR-dienstengroep 48

49 Via het tellertje ziet u hoeveel karakters er nog overblijven. 8. Alle drie de templates kan u in de vier talen beheren. 9. Nadat u de nodige wijzigingen heeft aangebracht, klikt u rechts onderaan op de knop Bewaren. De wijzigingen gaan meteen na bewaren in. Acerta HR-dienstengroep 49

50 3. De raakvlakken In dit derde deel van de instructie behandelen we topics die qua beheer niet onder het menu-item ESS gesitueerd zijn, maar toch van belang zijn voor een volledig en correct gebruik ervan. Deze topics worden steeds toegelicht via de vorm van een how to. Via onderstaande schermafbeelding heeft u een overzicht van de menu-items en de eraan gekoppelde how to s Acerta HR-dienstengroep 50

51 Raakvlak How to 1 Personenbeheer Hoe kan ik het adres voor de ESS- s wijzigen? Hoe kan ik de taal waarin de ESS- s worden ontvangen, wijzigen? 2 Loonelementen Wat gebeurt er met goedgekeurde onkosten? 3 Loon- & Prestatiecodes Hoe stel ik een validatie in voor een ESS-code? 4 Aanvragen beslissen Hoe kan ik filteren op aanvragen die de personeelsdienst moet behandelen? 5 Aanvragen beheren Hoe kan ik in ESS een aanvraag indienen voor een werknemer? 3.1 Raakvlak 1: Personenbeheer Hoe kan ik het adres voor de ESS- s wijzigen? 1. Klik in de menustructuur aan de linkerkant op Personen en daaronder op Personenbeheer. 2. U navigeert naar het overzichtsscherm van de personen. 3. U selecteert de persoon waarvan u het adres wenst te wijzigen door te klikken op de snelkoppeling in de kolom Naam. 4. U navigeert naar het tabblad Contactgegevens. Acerta HR-dienstengroep 51

52 5. In het blok Werk kan u bij het veld het adres wijzigen. Naar het adres dat hier is ingevuld, worden de ESS- s verstuurd. 6. Klik na het wijzigen onderaan rechts op de knop Bewaren. De wijzigingen gaan meteen in. Wanneer er voor een persoon een gebruiker wordt aangemaakt, worden de volgende velden bij de persoon overgenomen naar de gebruiker: o Geslacht o Familienaam o Voornaam o Geboortedatum o Gebruikte taal o Telefoon (blok Werk) o GSM (blok Werk) o (blok Werk) o De velden van het domicilieadres Wanneer achteraf één van deze velden gewijzigd wordt bij de persoon (bv. het adres wijzigt), dan wordt bij bewaren ook meteen de gebruiker geüpdatet. U moet de aanpassing dus éénmalig doen. Acerta HR-dienstengroep 52

53 Hoe kan ik de taal waarin de ESS- s worden ontvangen, wijzigen? 1. Klik in de menustructuur aan de linkerkant op Personen en daaronder op Personenbeheer. 2. U navigeert naar het overzichtsscherm van de personen. 3. U selecteert de persoon waarvan u het adres wenst te wijzigen door te klikken op de snelkoppeling in de kolom Naam. 4. U navigeert naar het tabblad Persoonsgegevens. 5. In het blok Personalia kan u bij het veld Gebruikte taal de juiste taal selecteren. U kan hier kiezen uit vier talen: a. Nederlands b. Frans c. Engels d. Duits De taal die u hier selecteert, is ook de taal waarin de werknemer de ESS- s ontvangt. Dit zijn ook de vier talen waarin de -templates voor ESS kunnen beheerd worden. Acerta HR-dienstengroep 53

54 6. Klik na het wijzigen onderaan rechts op de knop Bewaren. De wijzigingen gaan meteen in. Wanneer er voor een persoon een gebruiker wordt aangemaakt, worden de volgende velden bij de persoon overgenomen naar de gebruiker: o Geslacht o Familienaam o Voornaam o Geboortedatum o Gebruikte taal o Telefoon (blok Werk) o GSM (blok Werk) o (blok Werk) o De velden van het domicilieadres Wanneer achteraf één van deze velden gewijzigd wordt bij de persoon (bv. het adres wijzigt), dan wordt bij bewaren ook meteen de gebruiker geüpdatet. U moet de aanpassing dus éénmalig doen. Acerta HR-dienstengroep 54

55 3.2 Raakvlak 2: Loonelementen Wat gebeurt er met goedgekeurde onkosten? 1. Klik in de menustructuur aan de linkerkant op Loonadministratie, daaronder op Lonen en daaronder op Loonelementen. 2. U navigeert naar een overzichtsscherm. 3. U selecteert de overeenkomst van de persoon die via ESS een aanvraag heeft ingediend en die is goedgekeurd. Dit doet u door te klikken op de snelkoppeling in de kolom Overeenkomstnummer. 4. U klikt het tabblad Afwijkend aan. 5. U navigeert naar de maand waarin u de onkost(en) heeft goedgekeurd. Deze maand kan verschillen van de maand waarin de onkost(en) werd(en) gemaakt. 6. In het overzicht vindt u volgende gegevens: Wanneer een onkost wordt goedgekeurd, wordt deze in de afwijkende loonelementen opgenomen en dit in de huidige loonperiode van de overeenkomst. Een lijn in de afwijkende loonelementen met als type ESS (een goedgekeurde onkost) kunt u hier echter niet wijzigen of verwijderen. Indien dit toch moet gebeuren, moet de onkost via ESS worden geannuleerd en eventueel opnieuw worden ingediend. Een 1 ste uitzondering hierop is het veld Kostenplaats. Dit veld kunt u voor een goedgekeurde onkost wel nog wijzigen. Een 2 de uitzondering hierop zijn de velden Start datum en Eind datum. Bij een Acerta HR-dienstengroep 55

56 Actie Type goedgekeurde onkost worden hier standaard de begin- en einddatum van de loonperiode voorgesteld. Deze kunt u echter wel wijzigen, maar ze moeten binnen deze loonperiode liggen. Een lijn met als type ESS kunt u hier niet verwijderen. De actie Verwijderen is dus niet beschikbaar. Een lijn in het afwijkend loon die werd toegevoegd na goedkeuring van een onkost, wordt aangeduid met het icoon. Zo kunt u meteen de goedgekeurde onkosten onderscheiden van afwijkende loonelementen die bv. manueel werden toegevoegd. Manipulatie code Een lijn in het afwijkend loon met als type ESS heeft altijd als manipulatiecode Toevoegen. Een goedgekeurde onkost op het type bedrag Eenheden wordt toegevoegd met de manipulatiecode Vervangen. Looncode Dit is de looncode die gekoppeld is aan de ESS-looncode waarop de onkost werd ingediend. Eenheden Indien bij de ESS-looncode in het blok Bedrag de optie Bedrag per eenheid is aangevinkt, vindt u hier het aantal eenheden terug dat de werknemer heeft ingevuld bij het indienen van de onkost. Bedrag/eenheid Indien bij de ESS-looncode in het blok Bedrag de optie Bedrag per eenheid is aangevinkt, vindt u hier het eenheidsbedrag terug. % Bij een goedgekeurde onkost is dit altijd blanco. Bedrag Indien bij de ESS-looncode in het blok Bedrag de optie Bedrag of Forfaitair bedrag is aangevinkt, vindt u hier: - het bedrag terug dat de werknemer heeft ingevuld bij de onkost (optie Bedrag), - het forfaitaire bedrag terug dat in het detail van de ESS-looncode is ingevuld (optie Forfaitair bedrag). Dagen Bij een goedgekeurde onkost is dit altijd blanco. Kostenplaats Bij een goedgekeurde onkost is dit altijd blanco. Reden U vindt in deze volgorde de volgende informatie terug over de onkost: - het ID van de aanvraag (dit is ook zichtbaar in het detail van de aanvraag), - de datum waarop de aanvraag werd ingediend, - de datum Periode van van de aanvraag, - de datum tot van de aanvraag Wanneer een goedgekeurde onkost in een afgewerkte loonperiode wordt geannuleerd, wordt deze lijn uit de afwijkende loonelementen verwijderd. Dit zal leiden tot een correctie. Acerta HR-dienstengroep 56

57 3.3 Raakvlak 3: Loon- & Prestatiecodes Hoe stel ik een validatie in voor een ESS-code? Een ESS-looncode is altijd één op één gekoppeld aan een looncode. 1. Klik in de menustructuur aan de linkerkant op Organisatie, daaronder op Codes en daaronder op Loon- & Prestatiecodes. 2. Selecteer de correcte Acerta-sleutel. 3. U navigeert naar het overzicht van de codes voor deze Acerta-sleutel. 4. Selecteer op het tabblad Loon de juiste prestatiecode. Acerta HR-dienstengroep 57

58 5. U navigeert naar het detailscherm van de looncode. 6. Door te klikken op Lijn toevoegen kunt u ook voor ESS een validatie ingeven. De volgende validaties zijn mogelijk: ESS Bedrag ESS Eenheden ESS Bedrag per eenheid Deze validatie geldt wanneer er aan deze looncode een ESS-looncode is gekoppeld die in het blok Bedrag ofwel de optie Bedrag ofwel de optie Forfaitair bedrag heeft. Indien Bedrag bij de ESS-looncode is aangevinkt, gebeurt de validatie in ESS, wanneer de werknemer een onkost indient. Indien Forfaitair bedrag bij de ESS-looncode is aangeduid, gebeurt de validatie in het detail van de ESS-looncode en dit voor het ingevulde forfaitaire bedrag. Deze validatie geldt wanneer er aan deze looncode een ESS-looncode is gekoppeld in het blok Bedrag de optie Bedrag per eenheid heeft. De validatie gebeurt op het moment dat de werknemer in ESS een onkost indient en dit voor het aantal eenheden. Deze validatie geldt wanneer er aan deze looncode een ESS-looncode is gekoppeld in het blok Bedrag de optie Bedrag per eenheid heeft. De validatie gebeurt in het detail van de ESS-looncode en dit voor het ingevulde bedrag per eenheid. Per validatie kan u onderstaande velden beheren: Verplicht Hiermee geeft u aan of het veld verplicht moet worden ingevuld of niet. Minimum Hier kunt u een minimumwaarde ingeven. Maximum Hier kunt u een maximumwaarde ingeven. Blokkeren Hiermee geeft u aan of deze validatie blokkerend zal zijn of dat er alleen een waarschuwing wordt gegeven. Geldig van De datum vanaf wanneer de validatie geldig is. Geldig tot De datum tot wanneer de validatie geldig is. Wanneer u voor een bepaalde looncode zowel een validatie op bv. het bedrag (voor Connect) heeft ingesteld als op het ESS Bedrag, zorg er dan voor dat de validatie voor het ESS Bedrag binnen de grenzen van de validatie voor het Bedrag valt. Acerta HR-dienstengroep 58

59 3.4 Raakvlak 4: Aanvragen beslissen Hoe kan ik filteren op aanvragen die de personeelsdienst moet behandelen? Sommige ingediende aanvragen zullen door de personeelsdienst moeten behandeld worden. Indien u snel een overzicht wenst van welke aanvragen dit zijn, kan u hiervoor een filter gebruiken. Deze how to beschrijft de stappen hiervoor. Dit zijn aanvragen waarbij de ESS-code is opgenomen in een aanvraagdefinitie met als goedkeuringsflow: - ofwel Centrale dienst - ofwel Persoon + Centrale dienst 1. Klik in de menustructuur aan de linkerkant op Mijn teams en daaronder op Beslissen. 2. U navigeert naar het overzichtsscherm van de aanvragen. 3. In het blok Zoeken heeft u bij het veld Centrale dienst via de uitklaplijst twee mogelijkheden. Ofwel de waarde Alle stappen: Door deze waarde te selecteren en te klikken op de knop Tonen, ziet u in de lijst met resultaten alleen nog de aanvragen die een stap hebben bij de personeelsdienst. Het gaat dus om aanvragen die ofwel nu moeten goedgekeurd worden door de personeelsdienst ofwel na goedkeuring door de vaste goedkeurder. Ofwel de waarde Huidige stap: Door deze waarde te selecteren en te klikken op de knop Tonen, ziet u in de lijst met resultaten alleen nog de aanvragen die in hun huidige stap door de personeelsdienst moeten behandeld worden. Acerta HR-dienstengroep 59

60 4. Klik daarna op de knop Tonen. 5. In het overzicht met aanvragen ziet u nu nog alleen die aanvragen die u nu of wanneer de vaste goedkeurder de aanvraag heeft goedgekeurd, moet behandelen. Omwille van uw rol (ESS-beheerder), kan u naast de aanvragen die door de personeelsdienst moeten behandeld worden ook de aanvragen oproepen die niet door de personeelsdienst moeten behandeld worden. Dit zijn de aanvragen waarbij de ESS-code is opgenomen in een aanvraagdefinitie met als goedkeuringsflow: - Automatisch - Persoon Deze aanvragen kan u dan ook (in plaats van de vaste goedkeurder) behandelen wat nuttig kan zijn wanneer u bv. start met de loonverwerking en er voor die periode nog aanvragen openstaan. De resultaten exporteren naar Excel Via de snelkoppeling Exporteren naar Excel, die u links onderaan op het scherm Mijn teams > Beslissen terugvindt, kunt u de aanvragen in de resultatenlijst, exporteren naar een Excel-bestand. Eventueel gebruikte filters worden hierbij overgenomen. Acerta HR-dienstengroep 60