ACCEPETEREN RESERVERING

Transcriptie

1 Templates In i-reserve is het mogelijk gestandaardiseerde s te verzenden. Het verzenden van dergelijke mails kan volledig worden geautomatiseerd: u maakt dan gebruik van zogenaamde automatische overgangen. Hoe u dergelijke overgangen in gebruik neemt en naar wens instelt, kunt u lezen in de tutorial Automatische Overgangen instellen. Gestandaardiseerde s worden gemaakt op basis van een template. In een template maakt u gebruik van dynamische velden (variabelen). Dit zijn velden waarvan de inhoud uit de achterliggende database wordt gehaald, bijvoorbeeld de door de klant opgegeven achternaam. Een overzicht en omschrijving van variabelen die u in i-reserve kunt gebruiken vindt u in de tutorial Template Variabelen - een overzicht. In deze tutorial Templates wordt duidelijk gemaakt hoe u gestandaardiseerde mails kunt koppelen aan een statusovergang zodat betreffende mail automatisch verzonden wordt nadat de statuswijziging heeft plaatsgevonden. Een statuswijziging is het veranderen van de status van een reservering ( overgang van status oud naar status nieuw). Een statuswijziging vindt automatisch plaats na een zekere actie: het klikken op de button ACCEPETEREN RESERVERING in het detailscherm van een reservering is bijvoorbeeld een actie die de status van de reservering wijzigt van 10-NIEUW in 20-OPEN. Het versturen van een standaard (losstaand van statusovergangen)komt eveneens aan bod in deze paragraaf. In de paragraaf daarna leest u hoe u templates kan maken c.q. kan bewerken. koppelen aan een statusovergang Let op: wanneer in deze paragraaf over een object gesproken wordt, kunt u voor het woord object ook het woord arrangement lezen. Met andere woorden: in deze paragraaf wordt voor het koppelen van een aan een statusovergang uitgegaan van een object. Voor het koppelen van een aan een statusovergang voor een bepaald arrangement volgt u feitelijk dezelfde stappen! Klik in het MENU OBJECTEN op BEHEER OBJECTEN / BEHEER ARRANGEMENTEN, zie schermprint. Teqa Automatisering Pagina 1

2 U ziet alle gedefinieerde objecten/arrangementen in een (grid) overzicht: Klik in de kolom op het envelopje van het object/arrangement waarvoor u de instellingen met betrekking tot het verzenden van gestandaardiseerde mails na een statusovergang wilt bewerken. Het scherm Status wijzigen verschijnt: In het bovenste deel van het scherm Status wijzigen zet u het automatisch verzenden op Actief (1). U vult het mailadres in wat als afzender op een automatisch verstuurde moet Teqa Automatisering Pagina 2

3 verschijnen (2). Het veld voor BCC (3) is optioneel, het kan zinvol zijn hier een adres opgeven. Dit adres wordt gebruikt in combinatie met de kolom kopie naar BCC in het onderste deel van het scherm. Indien u op één of meer statusovergang regels het betreffende vakje aanvinkt, wordt behalve een mail naar de klant (standaardinstelling!) ook de mail behorend bij de statusovergang op de aangegeven regel naar het opgegeven BCC adres gestuurd. Op deze manier kunt u via de mail volgen welke s door het systeem zijn verzonden. Het middelste deel van het scherm Status wijzigen (4)geeft u de mogelijkheid een door u opgegeven statusovergang toe te voegen. De volgende statussen zijn beschikbaar: 10 = Nieuw 20 = Open 21 = Open, 1e aanmaning 2x = Open, xe aanmaning 30 = Open, betaald 31 = Open, lopend 32 = Open, contract 40 = Gewijzigd door gebruiker 70 = Geannuleerd door gebruiker 80 = Afgewezen 90 = Gesloten Om een statusovergang toe te voegen voert u de volgende stappen uit: 1. Selecteer bij status overgang oud de status die de reservering voor de overgang heeft 2. Selecteer bij status overgang nieuw de status die de reservering moet krijgen na de overgang 3. Klik op de BUTTON TOEVOEGEN om de ingestelde statusovergang toe te voegen in het onderste deel van het scherm Status wijzigen In het onderste deel van het scherm Status wijzigen (5) ziet u welke overgangen reeds aanwezig zijn. Standaard stelt het systeem een aantal overgangen in met daaraan gekoppeld de bijbehorende templates. Deze standaardinstelling is in de schermprint onderaan op pagina 2 aangegeven. U kunt deze standaardinstelling ten allen tijde oproepen door op de BUTTON VOEG STANDAARD WAARDES IN te klikken. Toelichting tabel Reeds Aanwezige Overgang De tabel bevat 7 kolommen die in onderstaande tabel worden toegelicht. Iedere rij (regel) in de tabel bevat een gedefinieerde statusovergang en geeft aan wat de oude status is, wat de nieuwe status wordt, aan wie de mail wordt verzonden en op basis van welke template deze mail is samengesteld. Kolom Status overgang oud Status overgang nieuw Naar klant Kopie naar BCC Specificeer (optioneel) Template Toelichting status die de reservering voor de overgang heeft status die de reservering na de overgang heeft Indien aangevinkt: mail wordt verzonden naar de klant Indien aangevinkt: mail wordt verzonden naar de klant Indien ingevuld: mail wordt verzonden naar opgegeven mailadres Keuze uit de beschikbare templates op basis waarvan de te versturen mail moet worden samengesteld. U kunt kiezen tussen templates in de categorie Standaard s of Teqa Automatisering Pagina 3

4 Actie templates in de categorie Object s / Arrangement s, zie schermprint onder deze tabel. Templates van de categorie Standaard s zijn templates die standaard voor alle objecten/arrangementen gebruikt kunnen worden en dus niet object of arrangement afhankelijk zijn. Verwijder deze regel (verwijder deze statusovergang) Toelichting reserveringstraject Volgens de standaard instellingen in i-reserve doorloopt een reservering het volgende traject: 1. Een reservering wordt gemaakt en komt binnen in i-reserve. In het systeem krijgt een nieuw binnengekomen reservering standaard status 10 Nieuw toegewezen. Volgens de standaard ingestelde statusovergang wordt er bij het toewijzen van status 10 een mail op basis van de template booking_made verzonden. Let op: het is mogelijk de standaard status toewijzing (10) voor een nieuw binnengekomen reservering te wijzigen. Via het MENU CONFIGURATIE, RESERVERINGSINSTELLINGEN komt u op een scherm waar reserveringsinstellingen aangepast kunnen worden. Onderaan dit scherm ziet u de volgende velden waar u een andere status kan koppelen aan een nieuw binnengekomen reservering: Wanneer u een nieuw binnengekomen reservering bijvoorbeeld de status 20-Open wilt toewijzen, dan dient u dat hier in te stellen en vervolgens in het scherm Status wijzigen(zie schermprint op Teqa Automatisering Pagina 4

5 pagina 2) de statusovergangen overeenkomstig aan te passen. Hanteert u de standaardinstelling van i-reserve voor nieuw binnengekomen reserveringen, dan kunt u de 2 e regel in de tabel Reeds Aanwezige Overgang verwijderen door op het kruis in de kolom Actie te klikken: 2. Via het MENU RESERVERINGEN, OVERZICHT, komt u op het overzichtsscherm van de reserveringen. Klik op een reserveringsnummer met status Nieuw. In het detailscherm van de reservering kunt u een nieuw binnengekomen reservering bekijken en middels de buttons onderin het scherm kunt een actie uitvoeren waarmee u de status van een reservering wijzigt: Actie Statuswijziging (oud nieuw) Mail verstuurd op basis van template Accepteren reservering booking_accepted Annuleer reservering booking_cancelled Afwijzen reservering booking_rejected 3. Nadat u op één van de actie buttons hebt geklikt en daarmee de status van een reservering hebt gewijzigd, ziet dat het detailscherm van de reservering is gewijzigd: de actie buttons zijn verdwenen, er zijn een aantal buttons bij gekomen, het is nu mogelijk handmatig bepaalde velden van deze reservering aan te passen, u kunt een standaard versturen (losstaand van statusovergangen) en u kunt desgewenst een status handmatig wijzigen. Zie schermprint op de volgende pagina! Teqa Automatisering Pagina 5

6 In de categorie Reserveringen vindt u een tutorial die alle velden en mogelijkheden van het detailscherm van een reservering behandelt, voor nu willen we volstaan met het toelichten van de drie mogelijkheden die in het kader van deze tutorial van belang zijn: zie punt hiernavolgend. 4. Klik op de BUTTON TOON STATUS om onder de button rij een overzicht te tonen van het traject dat de reservering heeft doorlopen: u ziet welke statusovergangen hebben plaats gevonden, de mails die zijn verstuurd en op welke template de mail is gebaseerd (standaard staat voor templates van de categorie Standaard s), aan welk adres deze zijn verzonden en de datum/tijdstip van de statusovergang. Zie onderstaande schermprint: 5. U kunt handmatig een status aan een reservering toewijzen door in het selectieveld achter status de gewenste status te selecteren en vervolgens op de BUTTON WIJZIGINGEN OPSLAAN te klikken: Teqa Automatisering Pagina 6

7 Op deze manier kunt u bijvoorbeeld een reservering die geaccepteerd is en dus status 20 heeft, alsnog annuleren (status wordt 70) of afwijzen (status wordt 80). Wanneer u kijkt in het scherm Status wijzigen naar de reeds aanwezige overgangen (zie onderste schermprint op pagina 2), ziet u dat voor de statuswijzigingen 2070 en 2080 overgangen zijn ingesteld met daarbij behorende templates. Dat betekent dus dat wanneer u voor een reservering de huidige status 20 wijzigt in 70 of 80 er automatisch een mail wordt verstuurd om de klant op de hoogte te brengen van de annulering of afwijzing. Op dezelfde manier kunt u bijvoorbeeld een reservering die inmiddels plaats heeft gevonden sluiten door status 90 toe te wijzen. In onderstaand voorbeeld (BUTTON TOON STATUS)is een geaccepteerde reservering alsnog geannuleerd en vervolgens gesloten. U kunt zien dat er bij het sluiten van een reservering geen mail is verzonden: 6. Vanuit het detailscherm van een reservering is het mogelijk een standaard te versturen. Een standaard is een gestandaardiseerde gebaseerd op een bestaande template (standaard in het systeem aanwezig of door u aangemaakt). Wanneer u een standaard verstuurd wordt, verandert er niets aan de status van een reservering! Let op: de term standaard betekent hier dus iets anders dan de term Standaard s die we gebruiken voor onderscheid van templates behorend bij een object ( categorie Object s), templates behorend bij een arrangement (categorie Arrangement s) of templates die standaard voor alle objecten/arrangementen gebruikt kunnen worden en dus niet object of arrangement afhankelijk zijn (categorie Standaard s)! Voorbeeld: stel u krijgt een telefoontje van een klant dat hij/zij de aangekondigde met betaling gegevens (booking_accepted) nog steeds niet heeft ontvangen. U opent het scherm met de reserveringsdetails van deze reservering, u constateert dat de mail wel degelijk is verstuurd (groene arcering in onderstaande schermprint!) maar kennelijk is er bij de ontvangst iets misgelopen. Om een standaard te versturen selecteert u in het veld achter Verstuur een standaard de gewenste template en klikt u op de BUTTON VERSTUUR! Wanneer u vervolgens klikt op de button TOON STATUS ziet u in het overzichtje dat het verzenden van deze standaard mail is uitgevoerd en dat er geen statuswijziging heeft plaatsgevonden (rode arcering in onderstaande schermprint): Teqa Automatisering Pagina 7

8 template maken of bewerken In i-reserve kun je feitelijk drie soorten templates maken/bewerken waarop gestandaardiseerde mails kunnen worden gebaseerd. De volgende categorieën worden gebruikt om de soorten van elkaar te onderscheiden: Standaard s Templates die standaard voor alle objecten/arrangementen gebruikt kunnen worden en dus niet object of arrangement afhankelijk zijn. Object s Templates die bij één specifiek object horen en niet beschikbaar zijn voor andere objecten. Arrangement s Templates die bij één specifiek arrangement horen en niet beschikbaar zijn voor andere arrangementen. Een template toevoegen, wijzigen of verwijderen gebeurt voor alle drie de categorieën vanuit het scherm Wijzigen Templates, de stappen die u in dit scherm moet uitvoeren zijn voor alle e- mail templates in principe gelijk. Hieronder wordt eerst beschreven hoe u in het scherm Wijzigen Templates komt voor de categorie Standaard s, vervolgens voor de categorieën Object s en Arrangement s. In het scherm aangekomen kunt u alleen de templates van betreffende categorie bewerken! Vervolgens wordt uitgelegd hoe u een template kan toevoegen en hoe u een bestaande of nieuw toegevoegde template kan bewerken. Deze uitleg gaat uit van een template behorend tot de categorie Object s. Voor de andere twee categorieën volgt u dezelfde stappen. Eventuele afwijkingen worden middels schermprints of een beschrijving duidelijk aangegeven. Het scherm Wijzigen Templates voor Standaard s oproepen: Klik in het menu CONFIGURATIE op INSTELLINGEN, zie schermprint. Teqa Automatisering Pagina 8

9 Het scherm instellingen opent: Klik op de button Bewerk standaard templates om het scherm Wijzigen Templates te openen. Lees verder op pagina 10, direct na de bovenste schermprint! Het scherm Wijzigen Templates voor Object / Arrangement s oproepen: Klik in het MENU OBJECTEN op BEHEER OBJECTEN / BEHEER ARRANGEMENTEN, zie schermprint. U ziet alle gedefinieerde objecten/arrangementen in een (grid) overzicht: Klik in de kolom op het envelopje van het object/arrangement waarvan u voor een bepaalde statusovergang een template wilt maken of bewerken. Het scherm Status wijzigen verschijnt, klik hierin op de BUTTON BEWERK TEMPLATES: Teqa Automatisering Pagina 9

10 Het scherm Wijzigen templates verschijnt. U kunt hier templates wijzigen, verwijderen en toevoegen. Het scherm bestaat feitelijk uit drie delen: In het bovenste deel geeft u aan welke template u wilt bewerken (1) en in welke taal (2). U kunt hier desgewenst ook een nieuwe template maken (3). Verder kunt u in dit deel zien voor welk object/arrangement deze template wijzigingen worden uitgevoerd (4), in geval het een template van de categorie Standaard s betreft staat er geen object- of arrangementnaam maar staat er Standaard s. Het middelste deel bevat de editor (1), een preview mogelijkheid van de mail zoals die verzonden wordt (2) en de buttons waarmee u de wijzigingen opslaat, een template kan verwijderen etc (3). Zie schermprint op de volgende pagina: Teqa Automatisering Pagina 10

11 Het onderste deel bevat een legenda van generieke velden. Dit zijn de variabelen die dynamisch worden vervangen als de verstuurd wordt. Deze dienen met de accolades te worden opgenomen in de tekst van de template en zullen door de echte waarde worden vervangen door i-reserve. Het meest recente overzicht en daarbij horende omschrijving van variabelen die u in i-reserve kunt gebruiken vindt u in de tutorial Template Variabelen - een overzicht! Nieuwe template toevoegen Een nieuwe template maakt u door in het bovenste deel de gewenste naam in het tekstvak (1) te typen en op de BUTTON TOEVOEGEN te klikken. De naam van de template verschijnt nu in het lijstje waar u de template kiest die u wilt maken/bewerken. De schermprint op de volgende pagina toont een voorbeeld van zo n lijstje voor de categorie Object s. Teqa Automatisering Pagina 11

12 Bestaande of nieuw toegevoegde template bewerken Selecteer de nieuw toegevoegde template en klik op de BUTTON SELECTEER TEMPLATE. Omdat ons voorbeeld een nieuwe template is, is het editor gedeelte nog leeg: Het maken van een tekst in de editor lijkt op het maken van tekst in MS Word: u kunt tekst opmaken, opsomlijsten maken, een tabel invoegen, een hyperlink invoegen, etc. Het is eveneens mogelijk een afbeelding toe te voegen, zie hiervoor het stappenplan Afbeelding toevoegen in de editor op pagina 14. Wanneer u met de muis op een icoontje gaat staan, verschijnt een toelichting over betreffende functie: Tip: voor het juist toepassen van de dynamische velden (variabelen) is het raadzaam de tutorial Template Variabelen - een overzicht bij de hand te hebben! Teqa Automatisering Pagina 12

13 Type het onderwerp en vervolgens de inhoud van de mail. Klik op de BUTTON WIJZIGINGEN OPSLAAN. Vul vervolgens een bestaand reserveringsnummer in en klik op de BUTTON TOON PREVIEW. Onderstaande schermprints tonen u respectievelijk een voorbeeld van de gemaakte template en een voorbeeld van het resultaat (preview functie!): Teqa Automatisering Pagina 13

14 Let op: de gebruikte variabelen zijn allen basis variabelen en kunt u direct in de editor zelf gebruiken. Voor het gebruik van de geavanceerde variabelen Details, Deelnemers, Opties en Extra Vragen moet u een start- en eindcode in de achterliggende html code toevoegen. Meer info in: Template Variabelen - een overzicht. Indien de template gereed is, klikt u op de BUTTON TERUG om terug te keren naar het scherm Status wijzigen. Hier kunt u naar wens de nieuw gemaakte template aan een bestaande of nieuw toe te voegen statusovergang koppelen zoals uitgelegd in de eerste paragraaf van deze tutorial. Let wel: u bent niet verplicht een template aan een statusovergang te koppelen, de template kan ook gemaakt zijn om incidenteel een standaard te versturen zoals uitgelegd onder punt 6 op pagina 7. Afbeelding toevoegen in de editor U kunt via de editor één of meerdere afbeeldingen aan een template toevoegen. Volg daarvoor de volgende stappen: 1. Upload de afbeelding naar uw eigen site en noteer de url van de afbeelding (bijvoorbeeld 2. In de editor zet u de cursor op de plaats waar u de afbeelding wilt invoegen en klikt u op de button AFBEELDING INVOEGEN, zie schermprint: 3. Het scherm Afbeelding invoegen/bewerken opent: Teqa Automatisering Pagina 14

15 4. Vul de velden in zoals in onderstaande tabel uitgelegd: Veld Voorbeeld Uitleg Afbeelding De url van de afbeelding die u wilt toevoegen. Beschrijving Logo i-reserve Optioneel. De tekst die verschijnt wanneer u met de muiswijzer op de afbeelding gaat staan. Uitlijning Basislijn Boven Midden Onder Bovenkant tekst Absoluut midden Absoluut onder Links Rechts De uitlijning van de afbeelding. Hier moet u gewoon de verschillende opties uitproberen tot u het gewenste resultaat heeft! Afmetingen 163 x 57 Het formaat van de afbeelding in pixels. Dit veld wordt automatisch ingevuld indien de door u opgegeven url in het veld Afbeelding correct is. Rand 2 Default = blanco De waarde die u hier opgeeft staat voor de dikte in pixels van een rand om de afbeelding in pixels. Verticale marge 5 Default = blanco De waarde die u hier opgeeft in pixels staat voor de verticale afstand tussen de afbeelding en de tekst Horizontale marge 5 Default = blanco De waarde die u hier opgeeft in pixels staat voor de horizontale afstand tussen de afbeelding en de tekst 5. Klik op de BUTTON TOEPASSEN. Onderstaande schermprint laat zien dat de afbeelding direct in de editor wordt getoond: 6. Indien u iets wilt wijzigen met betrekking tot de instellingen van de afbeelding, klikt u één maal op de afbeelding, u ziet dat deze nu geselecteerd is: Teqa Automatisering Pagina 15

16 7. Klik vervolgens op de button AFBEELDING INVOEGEN. Het scherm Afbeelding invoegen/bewerken opent (zie stap 3). Voer de wijzigingen door en klik op TOEPASSEN. 8. In dien de template met de afbeelding(en) naar wens is, klikt u op de BUTTON WIJZIGINGEN OPSLAAN om de wijzigingen in de template op te slaan: Teqa Automatisering Pagina 16