Acerta Connect Handleiding - Inleiding

Transcriptie

1 Acerta Connect Handleiding - Inleiding Publicatiedatum: maart 2017 (verifieer of dit de meest recente versie is)

2 Inhoud 1 Inleiding Toegang tot Acerta Connect Gebruikte conventies in de handleiding Belangrijke concepten in Acerta Connect De structuur 8 2

3 1 Inleiding Met deze handleiding voor Acerta Connect wensen we u met een duidelijke en gebruiksvriendelijke uitleg aan de slag te krijgen. We vermijden een te technisch naslagwerk. We zorgen voor een duidelijke kadering van de verschillende componenten via stap-voor-stap aanwijzingen bij de functionaliteiten die van toepassing zijn. We raden u aan dit inleidende hoofdstuk aandachtig te lezen om uzelf vertrouwd te maken met de kernconcepten en -componenten van de tool: toegang tot de payroll tool gebruikte conventies in de handleiding belangrijke concepten in de payroll tool de structuur in 6 componenten De overige hoofdstukken zijn een verdere uitdieping van de structuur en componenten van de tool. 3

4 1.1 Toegang tot Acerta Connect Het gebruik van Acerta Connect vergt geen installatie van software. Met een internetverbinding en uw persoonlijke gebruikersnaam en paswoord krijgt u toegang tot de tool. Uiteraard garandeert Acerta de beveiliging. Uw gebruikersnaam en paswoord heeft u al ontvangen. Indien u een nieuw paswoord wenst aan te vragen kan dat via: Gebruikte conventies in de handleiding Om bepaalde informatie te benadrukken, hanteren we volgende iconen. Hoe kan ik? Voorbeeld Opgepast Zie ook Tip 4

5 1.3 Belangrijke concepten in Acerta Connect Van Persoon via Onderneming tot Werknemer Een persoon wordt pas een werknemer van zodra er een overeenkomst aan gekoppeld wordt. Bij de aanmaak van een overeenkomst krijgt u de keuze om ofwel een externe overeenkomst (medewerkers die niet op de payroll naar Acerta dienen te komen) ofwel een interne overeenkomst (medewerkers die wel op de payroll naar Acerta dienen te komen) aan te maken. U kan dus perfect naast de gegevens van actieve werknemers ook de gegevens van een externe medewerker of van enkele kandidaat-werknemers opnemen in de persoonsgegevens. Een overeenkomst bestaat uit een combinatie van gegevens en parameters zoals: persoonsgegevens bv. personalia, persoonsgebonden fiscale gegevens (burgerlijke staat, personen ten laste, ) basisloon vaste vergoedingen bv. bedrijfswagen, vervoersonkosten,... statuut bv. arbeider of bediende werkschema en tewerkstellingsbreuk bv. 38u/week, 5 dagen, voltijds fiscale gegevens van de onderneming, 5

6 Voor de maandelijkse loonberekening (enkel bij interne overeenkomsten) worden alle gegevens die achter de overeenkomst zitten, getoetst aan: de werkelijke prestaties (de kalender) voor die maand eventuele bijkomende vergoedingen zoals bv. onkostennota, premie, bonus voor die maand, Historieken In Acerta Connect wordt de historiek van acties en berekeningen bijgehouden. Deze historiek kan geconsulteerd en ook aangepast worden. Bijvoorbeeld wanneer u vanaf een bepaalde datum de looncomponenten (opslag) of het statuut (promotie) van een werknemer wenst te wijzigen; of wanneer u met terugwerkende kracht de vervoersonkosten of de gezinssituatie van een bepaalde werknemer wil corrigeren. De tijdslijn in Acerta Connect markeert wanneer er wijzigingen werden gemaakt voor een werknemer of overeenkomst. Bij wijzigingen wordt steeds de datum gevraagd vanaf wanneer de wijziging van toepassing is. I.v.m. wijzigingen in het verleden raden we u aan het hoofdstuk 3.3 Het begrip Historieken raad te plegen of het Scenario Loonaanpassing - Aanpassingen in het verleden. Bij twijfel kan u uw contactpersoon om raad vragen. De wijzigingsdatum is erg belangrijk voor de correcte communicatie 6

7 naar de overheid, m.a.w. om te bepalen vanaf wanneer de wijziging van toepassing is en/of herberekeningen nodig zijn. De Acerta-sleutel In verschillende schermen in Acerta Connect zal u het veld Acerta-sleutel zien. Dit is een nieuwe, unieke numerieke code per klant. Binnen Acerta Connect is die nieuwe code reeds opgeladen. U hoeft deze niet meer in te geven, hooguit te selecteren. De Acerta-sleutel laat ons toe om Acerta-breed (over alle verschillende diensten en vestigingen) steeds de juiste klanteninformatie te consulteren. Loonparameters Bij het registreren van een nieuwe werknemer of bij een wijziging in het basis - of bijkomende loon, moeten sommige velden nog manueel aangepast worden. We voorzien hiervoor een lijst met de juiste referentiecodes, zie 3.5 Meest gebruikte codes Gezien de complexiteit van loonparameters, raden we u aan uw vaste contactpersoon bij Acerta om advies te vragen bij wijzigingen. De ga naar knop In de schermen van de loonadministratie is links onderaan een handige Ga naar knop voorzien. Via deze weg kan u snel van bv. de overeenkomst van een werknemer springen naar de kalender, tellers, loonelementen, enz. Technische ondersteuning Acerta ondersteunt elke browser die minstens 5 % marktaandeel heeft. Concreet betekent dit dat Acerta Connect optimaal wordt weergegeven op Internet Explorer, Chrome en Firefox. Voor Internet Explorer geldt dit op de hoogste versie en de 2 voorafgaande versies. Chrome en Firefox worden automatisch geüpgraded, dus daar speelt de versieproblematiek niet. Bij de opstart van Acerta Connect wordt aangeraden om Internet Explorer 7

8 versie 9 te gebruiken. Internet Explorer, Chrome en Firefox kunnen ook gebruikt worden, maar hier is de mogelijkheid dat bepaalde kleuren of afmetingen op het scherm niet optimaal getoond worden. 1.4 De structuur De payroll tool is onderverdeeld in componenten: Groepsaanpassing Loonverwerking Organisatie Modeldocumenten Mijn instellingen U zal voornamelijk de componenten Medewerkers en Loonverwerking gebruiken. Deze komen uitgebreid aan bod in Medewerkers, hoofdstuk Loonverwerking en in de Quick Reference Card voor de maandelijkse loonopgave. 8

9 Medewerkers Personenbeheer van bestaande personen /werknemers Overeenkomsten beheer van bestaande overeenkomsten. Prestaties kalender, verwerkte kalenders en tellers Lonen loonelementen en verwerkte lonen Loonadministratie omvat alle parameters en gegevens die nodig zijn om de loonberekening en de aangiftes naar de overheid voor te bereiden. Het bevat ook de historische gegevens van reeds verwerkte prestatiekalenders en lonen. Groepsaanpassing Nieuwe groepsaanpassing Groepsaanpassingenbeheer Loonverwerking Nieuwe loonopdracht aanvragen van een voorlopige of definitieve berekening Opdrachtenbeheer status van de opdrachten Overzicht correcties overzicht van de nog definitief te berekenen correcties Organisatie Ondernemingen informatie over en beheer van de onderneming, vrije velden Aan- & afwezigheden werkschema s, collectieve bijsturingen, tellerdefinities Codes configuratie van de loon- en prestatiecodes Groepen groepenbeheer aanmaken van groepen 9

10 Modeldocumenten Blanco documenten: lege, zelf invulbare documenten Ingevulde documenten: documenten waar reeds een deel is ingevuld vanuit Acerta Connect Mijn instellingen Profiel personalia, authenticatie en gebruikersrechten Mijn Profiel bevat basiscontactgegevens. Authenticatie en het toekennen van specifieke gebruikersrechten zullen in een latere fase aan bod komen. Tot zover het introductiehoofdstuk van Acerta Connect. 10