Collegevoorstel: Samenwerking op het gebied van ICT, gemeenten Landerd, Oss en Uden

Transcriptie

1 Collegevoorstel: Samenwerking op het gebied van ICT, gemeenten Landerd, Oss en Uden Aangepast na de besluitvorming over dit onderwerp op 10 februari Reden voor aanpassing: alleen de gemeenten Landerd, Oss en Uden hebben ingestemd met het voorstel tot samenwerking. Dit besluit gaat inhoudelijk over hetzelfde in een aangepaste samenwerking. Achtergrond: De gemeenten Bernheze, Landerd, Oss en Uden grenzen allen aan natuurgebied de Maashorst. Deze gemeenten hebben elkaar gevonden in het succesvolle project Meer Maashorst. In het kader van het provinciale thema Landschappen van Allure is de potentie van dit gebied destijds in het projectvoorstel als volgt omschreven:.. De Maashorst bestaat uit een natuurkern met daaromheen schillen. Oftewel: een stille natuurkern, een luwe schil en vervolgens een schil met kleinschalig dynamisch landschap. De dorpen en steden leggen wij met Meer Maashorst niet aan maar op De Maashorst. De Maashorst is dus meer dan alleen een natuurgebied; het omvat de hele regio er omheen. Door de succesvolle samenwerking in dit project weten bestuurders en ambtenaren elkaar ook op andere terreinen steeds gemakkelijker te vinden. De managementteams van Bernheze, Landerd, Oss en Uden hebben in april en juni van 2014 daarom verkennende gesprekken gevoerd over een mogelijke uitbreiding van de onderlinge samenwerking. Centrale vraag was: waar kan het slimmer? Slimmer voor onze burgers, onze ondernemers, onze bestuurders en onze medewerkers. Uitgangspunt bij de gesprekken was (en is) dat elke gemeente naar eigen behoefte en tempo kan deelnemen aan een eventuele uitbreiding van de samenwerking. Ook hoeft de samenwerking niet exclusief te zijn. Daar waar bestaande samenwerkingsverbanden (in andere samenstellingen) succesvol zijn, zoals bijvoorbeeld in de As50, verdient het de voorkeur deze te laten bestaan. Uit de verkennende gesprekken is een aantal thema s gekomen, waarop samenwerking voor alle individuele gemeenten van waarde kan zijn. Eén van die thema s is samenwerking op het gebied van ICT. In dit voorstel wordt de intentie toegelicht, evenals het beoogde effect, de gewenste fasering en de concreet te zetten stappen (planning). Voor de ICT samenwerking is een werkgroep aan de slag geweest in de tweede helft van Deze werkgroep heeft voorgesteld een ICT samenwerking aan te gaan tussen de vier gemeenten. Op 10 februari 2015 hebben de afzonderlijke colleges over dit voorstel besloten. De gemeente Bernheze heeft besloten nu niet mee te doen in de samenwerking. De timing van deze samenwerking past niet binnen het proces dat Bernheze loopt inzake haar positionering in de regio. Bernheze gaat in grote lijnen inhoudelijk wel mee met het voorstel en acht het niet uitgesloten dat zij later alsnog instappen. De drie andere gemeenten gaan verder met het oorspronkelijke voorstel. De kern van de ICT Samenwerking We streven er naar om per 1 januari 2019 een toekomstvaste gezamenlijke ICT organisatie te realiseren, met één technische infrastructuur en één applicatielandschap. Deze organisatie wordt ondergebracht bij de gemeente Oss (als centrumgemeente) en werkt in ieder geval voor de gemeenten Landerd, Oss en Uden. ICT wordt in dit kader ruim opgevat. Het gaat om alle activiteiten en middelen op het brede terrein van automatisering en informatievoorziening. Door het samenbrengen van mensen en middelen zijn we minder kwetsbaar, kunnen we een betere continuïteit garanderen en bovendien specifieke en specialistische deskundigheden ontwikkelen. Op die manier kunnen wij de razendsnelle ontwikkelingen op het gebied van ICT bijhouden, zodat de kwaliteit en efficiency van onze dienstverlening aan burgers en ondernemers, ook in de toekomst gewaarborgd is. Om optimale meerwaarde uit de samenwerking te halen is standaardisatie van processen gaandeweg noodzakelijk. Hierdoor raakt de samenwerking de gehele organisatie.

2 Waar gaat het over? Als we spreken over ICT dan bedoelen we alle activiteiten en middelen op het gebied van automatisering en informatievoorziening. Het gaat dus om veel meer dan het gezamenlijk beheren van hardware of het samen aanbesteden van een nieuw software pakket. We spreken onder andere over: - Het aanschaffen en beheren van kantoorautomatisering, hardware en netwerkvoorzieningen, zoals desktops, servers, opslagvoorzieningen, uitwijkvoorzieningen, telefonie en mobiele apparatuur. - Het applicatie- en gegevensbeheer en de informatiebeveiliging van alle front- mid- en backoffice applicaties, waaronder de basisregistraties en de elektronische dienstverlening - De interne informatie dienstverlening zoals de servicedesk en het digitale archief - Het initiëren en uitvoeren van alle projecten op het gebied van informatievoorziening en automatisering, zoals bijvoorbeeld de projecten in het kader het i-nup programma, of de inkoop en uitrol van nieuwe hard- en software. - ICT Regie en beleid, waaronder het opstellen van een informatiebeleidsplan, bepalen van de ICT en proces architectuur en de bijbehorende uitgangspunten en standaarden. Wat willen we bereiken? Door het samenbrengen van mensen en middelen zijn we minder kwetsbaar en kunnen we specifieke en specialistische deskundigheden ontwikkelen. Op die manier kunnen wij de ontwikkelingen op het gebied van ICT bijhouden, zodat wij kwaliteit en efficiency van onze dienstverlening aan burgers en ondernemers, ook in de toekomst kunnen waarborgen. We baseren ons in dit voorstel op de volgende argumenten en ontwikkelingen: - De kwaliteit van de ICT organisatie verbetert Door het samenbrengen van personen en middelen kunnen we professioneler werken en specifieke en specialistische deskundigheden ontwikkelen. Hierdoor kunnen we de razendsnelle ontwikkelingen op het gebied van ICT bijhouden. - Complexe vraagstukken en groeiende verantwoordelijkheid kunnen worden opgevangen. De gemeentelijke taak op het gebied van informatisering en automatisering is de afgelopen jaren zowel in complexiteit als kwantitatief enorm toegenomen. ICT verschuift steeds meer van een beheers- naar een ontwikkelfunctie, waarbij diverse complexe processen digitaal moeten worden ondersteund. Informatievoorziening vormt in toenemende mate de schakel tussen de gemeente(n) en de diverse ketenpartners. De vraag naar digitale oplossingen is toegenomen en zal in de toekomst alleen maar verder toenemen. Daarbij ligt het accent steeds meer op digitalisering van processen, zowel intern als extern. - Kwaliteiteisen worden hoger De kwaliteitseisen die aan onze informatievoorziening worden gesteld, worden steeds hoger. De klanten van de gemeente(n), zoals inwoners bedrijven - instellingen andere overheidsorganisatie, stellen steeds hogere eisen aan de digitale producten en digitale dienstverlening. Ook het 24-7 digitaal beschikbaar zijn, stelt eisen aan de snelheid en kwaliteit van de informatieverstrekking. Daarnaast worden er van rijkswege eisen gesteld aan de kwaliteit van de diverse basisregistraties, waaraan de gemeentelijke organisatie moet voldoen. - De arbeidsmarkt op ICT gebied wordt krapper Door de hierboven genoemde ontwikkelingen die in een steeds sneller tempo ICT oplossingen vereisen, neemt de behoefte aan ICT specialismen toe. Door bundeling van ICT specialismen en kennis, voorkomen we dat onze positie op ICT gebied te kwetsbaar wordt en anticiperen we op te verwachten ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Uit recent onderzoek van de TU Twente blijkt, dat er in Nederland in 2014 een tekort van ICT specialisten wordt verwacht. Door nu de krachten te bundelen, kan aan de huidige ICT medewerkers meer ontwikkeling en groei op hun vakgebied worden geboden. Hierdoor worden we als gezamenlijke gemeenten een aantrekkelijker werkgever. - Schaalvergroting is gunstig voor de beheersing van ICT budgetten Samenwerking op gebied van ICT is niet afhankelijk van sociale, economische of geografische samenhangen. Het belangrijkste argument voor samenwerking op ICT gebied is de schaal. Door de steeds verdere digitalisering van de gemeentelijke dienstverlening en groter wordende complexiteit, dient continue geïnvesteerd te worden in ICT oplossingen. Bundeling van krachten levert voordelen op ten aanzien van de kwaliteit, innovatiekracht, effectiviteit en efficiency. Hiermee wordt de inzet van ICT budgetten zoveel mogelijk geoptimaliseerd.

3 Welke aandachtspunten zijn van belang? Bij dit voorstel is een aantal aandachtspunten van belang - Samenwerking betekent niet automatisch kostenbesparing Schaalvergroting leidt naar verwachting tot een effectievere inzet van ICT middelen. Dat wil echter niet zeggen dat er op korte termijn een kostenreductie op het gebied van ICT te verwachten valt. Bij dit soort processen gaan de kosten meestal voor de baten uit. Hoewel een betere beheersing weliswaar leidt tot een optimalere inzet van middelen, hoeft dat niet op korte termijn tot besparing te leiden. Het uitgangspunt is dat de ICT kosten in ieder geval als gevolg van de samenwerking niet mogen stijgen. - Standaardisatie is noodzakelijk De samenwerking zal ingrijpen op de bedrijfsprocessen. Het in de lucht houden van meerdere systemen voor dezelfde functionaliteit kost onevenredig veel beheerinspanning. Om in de toekomst ook financieel voordeel uit de samenwerking te halen, is een ver(der)gaande standaardisatie van bedrijfsprocessen noodzakelijk. Alle gemeenten zullen op termijn bereid moeten zijn zich te conformeren aan de centraal gemaakte keuzen. De ambitie is om de standaardisatie van de bedrijfsprocessen direct vanaf het begin ook daadwerkelijk vorm te geven. Dit raakt de organisaties tot in de haarvaten. - IT Governance is randvoorwaardelijk voor succesvolle samenwerking We stellen voor om voorlopig te kiezen voor een centrumgemeente constructie, met Oss als centrumgemeente. Dat heeft als voordeel dat er geen bestuurlijke overlegstructuur hoeft te worden opgetuigd. Dit laat onverlet dat er natuurlijk wel afspraken gemaakt moeten worden over de besluitvorming. In ICT termen noemen we dat het inrichten van de IT Governance. In de eerste fase stellen we voor bestuurlijke overleggroep in te richten waarin vanuit iedere organisatie minimaal één bestuurder vertegenwoordigd is. - ICT samenwerking vraagt om vertrouwen en loslaten Consequentie voor de keuze van Oss als centrumgemeente is dat de andere deelnemers de verantwoordelijkheid voor ICT in de uitvoering moeten loslaten. Specifiek voor Oss zijn er daarentegen risico s op het gebied van kwaliteit van de over te dragen ICT middelen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de (nog te verwachten) levensduur van de ICT middelen, de stabiliteit van de gekozen oplossingen en maar ook de kwaliteit van de data en beheersprocessen. - Personele gevolgen en medezeggenschap Het creëren van één gezamenlijke ICT organisatie bij de centrumgemeente Oss heeft personele consequenties. Medewerkers krijgen te maken met verandering van de werkplek (of met meerdere werkplekken) en met mogelijke functiewijzigingen. Voor een dergelijke organisatieverandering zijn de gebruikelijke (medezeggenschap)stappen van toepassing. Dit betekent onder andere dat de ondernemingsraden van de betrokken gemeenten adviesrecht hebben en dat er een BOR (= Buitengewone Ondernemingsraad) gevormd zal worden. Verderop in het proces zal, afhankelijk van de mate van de personele consequenties, een BGO (= Bijzonder Georganiseerd Overleg) georganiseerd moeten worden. 1 - Leren van anderen Op verschillende plaatsen in het land zijn vergelijkbare samenwerkingen van de grond gekomen. Daar waar mogelijk zullen we in onze samenwerking proberen te leren van deze ervaringen. 1 In het kader van de WOR, als ook in de bepalingen in de Car-Uwo ten aanzien van de commissie Georganiseerd Overleg, hebben of kunnen beide Medezeggenschapsorganen (afhankelijk van de mate van de personele consequenties) een rol hebben. De OR-en, in de vorm van de BOR, hebben in ieder geval adviesrecht over het voorgenomen besluit tot deze ICT samenwerking. Vervolgens hebben de OR-en, in de vorm van de BOR, ook adviesrecht op de wijze van organisatievorm (centrumgemeente) en verdere inrichting van de ICT samenwerking. De commissie GO van elke betrokken gemeente, in de vorm van BGO, hebben overeenstemmingsvereiste als er sprake is van wijzigingen van de dienstbetrekkingen en als er een Sociaal Plan moet worden opgesteld in het kader van deze ICT samenwerking.

4 Hoe gaan we dit aanpakken? Om te komen tot ons einddoel, een toekomstvaste ICT organisatie met één technische infrastructuur en één applicatielandschap voor alle deelnemende gemeenten per 1 januari 2019, ondergebracht bij de gemeente Oss, stellen we een gefaseerde aanpak voor. - Fase 1: april 2015 tot april 2016 In de eerste fase van het proces werken we dit voorstel in meer detail uit tot een bedrijfsplan en worden nadere afspraken gemaakt over sturing en bestuurlijke aanhaking in deze fase. In het bedrijfsplan stellen we een gezamenlijke informatievisie op, inclusief bijbehorende architectuur, standaarden en applicatielandschap. Ook de gezamenlijke ICT begroting en een Plan van Aanpak met concrete vervolgstappen wordt in dit eerste jaar uitgewerkt. In het bedrijfsplan wordt ook een voorstel gedaan ten aanzien voor de definitieve rechtsvorm (centrumgemeente is nu het uitgangspunt) en de bijbehorende afspraken op gebied van de regie op de ICT, de besluitvorming en de financiële verantwoording. In het bedrijfsplan worden toetredingsvoorwaarden geformuleerd voor mogelijke aanhaking van andere gemeenten. Een ander belangrijk aandachtspunt in deze periode is het gezamenlijk bepalen van de kwaliteitscriteria waaraan de in de volgende fase over te dragen ICT middelen moeten voldoen en de manier waarop deze getoetst zullen worden. De focus ligt in deze fase op de informatievoorziening. Op het samen afstemmen van advies, beleid en projecten op het terrein van NUP, e-dienstverlening en basisregistraties. Vooruitlopend op besluitvorming die aan het einde van deze fase moet volgen stellen we voor om in de praktijk al een aantal veranderingen door te voeren. Om zo snel mogelijk schaalvoordeel te behalen, stellen we voor om vooruitlopend op een instemmend besluit in de eerste fase al deels te werken alsof het besluit al genomen is. Concreet betekent dit, dat in deze fase: - de ICT beleidsmedewerkers en projectleiders al gaan werken onder aansturing van de gemeente Oss. Zij zullen gezamenlijk projecten uitvoeren en stellen gezamenlijk het bedrijfsplan op. Zij zullen in deze periode een nader af te stemmen aantal dagen bij BICT in de gemeente Oss een fysieke werkplek hebben. Formeel blijven zij onder hun eigen afdelingshoofd ICT vallen, maar gedurende de afgesproken dagen is gemeente Oss verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van deze medewerkers. Het hoofd BICT van de gemeente Oss zorgt voor afstemming met de overige 2 gemeenten over de uit te voeren werkzaamheden en de planning. - Openvallende en nieuwe vacatures worden gedeeld - Nieuwe projecten en investeringen worden op elkaar afgestemd. Fase 1 kan starten zodra de gezamenlijke colleges definitief hebben ingestemd met dit voorstel. We nemen hier één jaar de tijd voor. De fase wordt afgesloten met een definitief besluit van de drie colleges over de rechtsvorm waarin de samenwerking wordt vormgegeven, het bedrijfsplan (met informatievisie, bijbehorende architectuur en standaarden), de gezamenlijke ICT begroting en het Plan van Aanpak met concrete vervolgstappen, een transitieplan en afspraken over beheer, sturing en regie. - Fase 2 en verder: april januari 2019 In fase 2 ligt de focus op de techniek en de beheersorganisatie. In deze fase zullen de ICT middelen, de servicedesk, systeembeheer, netwerkbeheer, applicatiebeheer en gegevensbeheer (inclusief de medewerkers) gefaseerd worden overgedragen aan de gemeente Oss. Vanaf het moment van overdracht zal BICT de verantwoordelijkheid dragen voor de beschikbaarheid, continuïteit en kwaliteit van de ICT van de deelnemende gemeenten conform nader af te spreken criteria.

5 Voor deze fases zal een uitgebreid stappenplan worden opgesteld (gedurende fase 1, waarin naast een fasering ook aandacht wordt besteed aan bijvoorbeeld de intake en overdacht van ICT middelen (hard- en software), dienstverleningsovereenkomsten, beheersprocessen en alle andere zaken die van belang zijn bij het (gedeeltelijk) uitbesteden van ICT. Een nadere uitwerking van deze fasering op hoofdlijnen vindt u in de Bijlage. Welke kosten zijn hiermee gemoeid? Eventuele kosten die in het eerste jaar gemaakt worden, bijvoorbeeld voor de inhuur van externe expertise, zullen gelijkelijk onder de betrokken gemeenten verdeeld worden. Hiervoor is vooraf expliciete toestemming nodig van alle 3 de gemeentesecretarissen. Uitgangspunt hierbij is dat deze kosten uit bestaande budgetten betaald worden. Welke besluiten worden gevraagd? De colleges van de deelnemende gemeenten worden gevraagd onderstaand voorgenomen besluit te nemen: 1. Instemmen met het principe besluit tot realisering van één gezamenlijke ICT organisatie voor de gemeente Landerd, Oss en Uden 2. In te stemmen met voorgestelde aanpak en opdracht te verlenen om a. van start gaan met Fase 1; b. vooruitlopend op definitieve besluitvorming aan het eind van fase 1, de genoemde praktische veranderingen voor de periode van een jaar alvast door te voeren 3. Een collegelid aan te wijzen als afgevaardigde in bestuurlijke overleggroep 4. Binnen alle gemeenten gelijktijdig dit besluit ter advisering te verstrekken aan de OR 5. Voorgenomen besluit ter informatie te zenden aan de commissie GO en de gemeenteraad.

6 Bijlage: Stappenplan op hoofdlijnen