NEO en andere ontwikkelingen rond intergemeentelijke samenwerking

Transcriptie

1 NEO en andere ontwikkelingen rond intergemeentelijke samenwerking Nieuwsbrief 1. Jaargang 1. November 2015 De aanpak van NEO Pragmatische benadering Hoe werken we op dit moment aan NEO? Hoe organiseren we het? Andere samenwerkingsverbanden: Strategische Alliantie en RNV 3.0 Geachte leden van de gemeenteraad van Nunspeet, Elburg en Oldebroek, Hierbij brengen wij u op de hoogte van de ontwikkelingen rond de diverse samenwerkingstrajecten waarin onze gemeenten betrokken zijn. Wij spitsen dit toe op de ontwikkelingen rond NEO, de Strategische Alliantie Noord Veluwe en RNV 3.0. Het is onze bedoeling u regelmatig op deze wijze te informeren en te betrekken. De aanpak van NEO Op 18 augustus jl. hebben B&W van de gemeenten Nunspeet, Elburg en Oldebroek de opdrachtformulering samenwerking Nunspeet, Elburg en Oldebroek (NEO) vastgesteld. De raadscommissies van de drie gemeenten hebben kennis genomen van deze opdrachtformulering en ermee ingestemd. De gemaakte opmerkingen in de commissies nemen we zoveel mogelijk mee in het vervolgtraject. In de opdrachtformulering is nadrukkelijk gekozen voor een met de beide benen op de grond benadering. We starten met het oppakken van praktisch zaken en het verkennen van concrete mogelijkheden, en we steken in op een organische ontwikkeling van de samenwerking. Dat wil zeggen: geen start vanuit te grootse en (te) hooggestemde idealen, geen start met een hoogdravende visie op waar we uit willen komen, geen start met strak omlijnde (over)ambitieuze plannen en geen start met strikt geregisseerde marsroutes. Dit vanuit de organisaties zelf met maximale gebruikmaking van de kennis, energie en motivatie van onze medewerkers. Want onze mensen ervaren vanuit de praktijk van alledag met name de sterktes en zwaktes van de organisatie en de kansen en bedreigingen van buitenaf. Dat willen we goed benutten en van daaruit moet de samenwerking concreet gestalte gaan krijgen.

2 2 Waarom deze pragmatische benadering? De keuze voor deze met beide benen op de grond benadering is mede gebaseerd op ervaringen die elk van de drie samenwerkingspartners afzonderlijk of gezamenlijk heeft opgedaan met andere samenwerkingstrajecten. Hieruit blijkt dat samenwerkingsprocessen opgestart vanuit (te) hooggestemde idealen en ambities en via van bovenaf opgelegde trajecten niet zonder risico zijn. De boodschap van de drie colleges is helder: we doen al veel samen, maar we gaan nog meer en nog intensiever met elkaar samenwerken. We schrijven daarbij niet op voorhand tot in detail voor waar, wanneer en hoe dat moet. En we sluiten ook niet op voorhand bepaalde samenwerkingsconstructies uit. In de opdracht zoals die op de volgende pagina wordt genoemd komt dat terug. Het resultaat moet uiteindelijk een succesvolle manier zijn van samen groeien in samenwerking. Op een manier dat ook voor de toekomst een kwalitatief goede en efficiënte dienstverlening aan inwoners, bedrijven, organisaties en instellingen gewaarborgd is en blijft. Kwetsbaarheden moeten we zoveel mogelijk oplossen. Door deze samenwerking willen we in alle drie betrokken gemeenten een zelfstandig bestuur blijven realiseren dat midden in de samenleving blijft staan en sociale binding bevordert. De principes voor deze NEO samenwerking zijn zelfstandigheid, eigenheid en diversiteit. Hoe werken we op dit moment aan NEO? De opdrachtformulering aan de ambtelijke organisaties kent drie bouwstenen. Bouwsteen 1 betreft de zaken die op korte termijn concreet worden opgepakt: a) Personeelsuitwisseling b) Openbare Orde en Veiligheid (OO&V) c) Buitengewoon opsporingsambtenaren (BOA s) d) Inkoop e) Communicatie Bouwsteen 2 betreft onderwerpen waarvoor een nader onderzoek naar de samenwerkingsmogelijkheden plaatsvindt: a) Informatie en Communicatie Technologie (ICT) b) Personeel en Organisatie (P&O) c) Telefonisch Informatiepunt (TIP) d) Beleidsvoorbereiding. Beide bouwstenen vormen onze eerste samenwerkingsspeerpunten. Daarnaast bieden we (bouwsteen 3) alle ruimte aan samenwerkingsinitiatieven vanuit de organisatie zelf. Via informele ontmoetingen en dergelijke willen we de onderlinge ambtelijke en bestuurlijke banden tussen de drie gemeenten versterken. Daarnaast wordt via een SWOT analyse gekeken waar kansen liggen voor verdere samenwerking. Aan deze onderwerpen wordt nu in de drie gemeentelijke organisaties volop gewerkt. De medewerkers van de drie gemeenten leggen contacten en overleggen over hoe een en ander praktisch op te pakken. In de volgende nieuwsbrief informeren we u hier verder over.

3 3 Hoe organiseren we het? Er is een compacte bestuurdersgroep geformeerd die als bestuurlijk opdrachtgever optreedt. De gemeentesecretarissen van de drie gemeenten zijn opdrachtnemer van de bestuurders en tegelijk opdrachtgever van de ambtelijke organisaties en sturen op de uitwerking van de genoemde opdracht. De bestuurdersgroep is samengesteld met uit elke gemeente de burgemeester, een wethouder en de gemeentesecretaris. De begeleiding van het proces vindt vooral plaats vanuit het samenwerkingsplatform NEO, waarin vanuit de drie Managementteams (MT) managers zijn afgevaardigd. Van daaruit wordt de samenwerkingsenergie geactiveerd, gebundeld en in goede banen geleid. Dat gebeurt via werkgroepen per onderwerp, het inspelen op ideeën uit de organisaties en het voorbereiden van een SWOT analyse. Voor elk van de onderdelen van Bouwsteen 1 is een werkgroep samengesteld. De werkgroep bestaat uit een vertegenwoordiger van elk van de drie gemeenten. Deze werkgroep heeft als taak een voorstel op te stellen over de wijze waarop de (verdere) samenwerking binnen dat onderdeel op korte termijn gestalte wordt gegeven. De betreffende werkgroepen hebben eerste verkenningen uitgevoerd en in een voorstel verwerkt. Voor de onderdelen ICT, P&O en TIP van Bouwsteen 2 zijn op dezelfde wijze werkgroepen in het leven geroepen. Deze werkgroepen brengen de samenwerkingsmogelijkheden binnen het betreffende onderdeel nader in kaart, wegen deze af en informeren het Samenwerkingsplatform. Aan de hand van de genoemde SWOT analyses worden op dit moment verdere samenwerkingsopties in kaart gebracht. Energie! In de praktijk blijkt dat er veel samenwerkingsenergie is. Vacatures worden onderling gedeeld en ook al succesvol ingevuld. Hier en daar zijn er bovendien nieuwe samenwerkingsactiviteiten ontstaan, zoals de inzet van elkaars medewerkers (Buitengewoon Opsporingsambtenaar BOA s en archiefbeheer). Ook zien we dat er min of meer spontane initiatieven ontstaan (bouwsteen 3). Zo hebben bijvoorbeeld de beleidsmedewerkers Verkeer afgesproken hun samenwerking te intensiveren en te structureren. Het zijn nog kleine stapjes, maar deze geven wel vertrouwen voor de toekomst. Andere samenwerkingsverbanden In NEO verband is afgesproken dat de samenwerking tussen de drie gemeenten aanvullend is aan de ontwikkeling van RNV 3.0. De gemeenten lopen het samenwerkingsproces zoveel mogelijk 'in eigen kracht' door. De ervaring leert dat in dit soort trajecten (bijvoorbeeld bij complexe samenwerkingsitems als ICT) de incidentele inzet van externe expertise onontbeerlijk is. H2O Bij het beoordelen van samenwerkingsopties in NEO verband, kijken we ook nadrukkelijk naar de bestaande samenwerking in H2O verband. Oldebroek zet de huidige samenwerking in H2Overband in principe onverkort voort. De huidige H2O samenwerking omvat de thema s informatie en communicatietechnologie, inkoop, bezwaarschriften en uitkeringsadministratie. Wij willen bezien of en in hoeverre we in elk geval op deze terreinen met vijf gemeenten kunnen optrekken. De H2O gemeenten Hattem en Heerde zijn formeel geïnformeerd over de NEO

4 4 activiteiten. We hebben gevraagd om uiterlijk in januari 2016 aan te geven of en in hoeverre zij met NEO in een samenwerkingsverband willen participeren.

5 5 SAVN Zoals wellicht bekend, hebben de colleges van de gemeenten Elburg, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Heerde, Nunspeet, Oldebroek en Putten in het najaar van 2014 met instemming van de respectieve gemeenteraden besloten de strategische samenwerking in de regio onder te brengen bij de Strategische Alliantie Veluwe Noord (SAVN). Hiertoe is een bestuursconvenant gesloten voor een periode van drie jaar, ingaande per 1 oktober In SAVN verband is een dynamische strategische agenda opgesteld met in eerste instantie drie speerpunten: 1. recreatie en toerisme 2. infrastructuur, verkeer en vervoer 3. verbinding met andere regio s. 1. Op advies van de stuurgroep SAVN hebben de colleges in maart 2015 ingestemd met een drietal bestuursopdrachten en voor de uitvoering van elk van deze bestuursopdrachten een bestuurlijke opdrachtgever en een ambtelijke verantwoordelijke aangewezen. Deze drie bestuursopdrachten betreffen: Het verbinden van toeristische tafels met als doel het versterken van het toeristisch recreatieve product; Organiseren van lobby realisering infrastructurele projecten eveneens met als doel het optimaliseren van de bereikbaarheid van de regio; Economische kansen regio Amersfoort, regio Zwolle en Lelystad Airport. Ter uitvoering van deze bestuursopdrachten is ambtelijk een aantal documenten opgesteld. Deze documenten zijn / worden in de stuurgroep SAVN besproken en vervolgens nader uitgewerkt. Op dit moment wordt gewerkt aan het formuleren van een missie en visie van de regio Noord Veluwe. RNV 3.0 Op 20 maart 2015 is door het college van Elburg, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Heerde, Nunspeet, Oldebroek en Putten gesproken over de aanbevelingen uit het regionale rapport Sterk Bestuur in Noord Veluwe. Dit overleg heeft er onder meer in geresulteerd dat de genoemde colleges, exclusief het college van Heerde, opdracht hebben gegeven tot de transformatie van de Regio Noord Veluwe naar een RNV 3.0. Het college van Hattem heeft daarbij aangetekend nog geen uitspraak te kunnen doen over de daadwerkelijke deelname van Hattem in een RNV 3.0 zolang er nog geen uitgewerkt beeld is van een RNV 3.0. Het college van Heerde heeft uitgesproken voorlopig niet te willen aanhaken aan het transformatieproces, dit omdat de raad van Heerde volgens de eigen planning pas op z n vroegst eind 2015 tot besluitvorming hierover zal overgaan. Het doel van de transformatie is om de strategische en tactisch/beleidsmatige taken die nu zijn ondergebracht in de SAVN en de regio Noord Veluwe te integreren in de RNV 3.0. Voor de huidige operationeel inhoudelijke taken van de RNV wordt een cafetariamodel ingericht waarbij gemeenten kunnen kiezen voor het al dan niet onderbrengen van deze taken in de RNV 3.0. Ook is afgesproken dat de rol van Harderwijk als centrumgemeente wordt versterkt. Harderwijk krijgt voor de regio Noord Veluwe een regierol en gaat in die hoedanigheid een actieve(re) bijdrage leveren aan het behalen van de strategische doelen van de samenwerking.

6 6 Burgemeester Van Schaik van Harderwijk is de bestuurlijk trekker namens de acht regiogemeenten. De gemeenten willen de regio Noord Veluwe nadrukkelijker profileren en als eenheid naar buiten optreden. De burgemeesters, wethouders en secretarissen van de deelnemende gemeenten participeren in de stuur en projectgroep om deze ambitie gestalte te geven. De drie NEO gemeenten trekken hierin gezamenlijk op. Aan de vormgeving en implementatie van het transformatieproces wordt nog gewerkt. In gezamenlijkheid zijn enkele vragen opgesteld, waarmee per gemeente de samenwerkingskoers voor strategie, beleid en uitvoering op korte en lange termijn in beeld kan worden gebracht. De NEO gemeenten hebben in dit verband hun reactie onderling afgestemd. De bestuurdersgroep NEO