Alleen ter besluitvorming door het College. Collegevoorstel Openbaar. Onderwerp Samenwerking ICT regio Nijmegen

Transcriptie

1 Openbaar Onderwerp Samenwerking ICT regio Nijmegen Programma / Programmanummer Facilitaire Diensten / 1043 BW-nummer Portefeuillehouder B. Jeene Samenvatting Gemeenten staan de komende jaren voor nieuwe uitdagingen. Met nieuwe taken als gevolg van decentralisaties, nieuwe manieren van werken, enz. Voorwaarde is dat we onze gegevens en informatie op orde hebben én houden; en slimme verbindingen leggen. Gemeenten in de regio Nijmegen realiseren zich dat dit alleen kan door goede samenwerking, met elkaar in de regio en zo mogelijk op landelijk niveau. In een Business case is onderzocht in hoeverre samen verder voordelen heeft. Conclusie daaruit is dat samen verder voordelen heeft op kosten, kwetsbaarheid en kwaliteit. Met inachtneming van bovengenoemde toevoegingen is de conclusie nu dat de Business Case een zodanig positief perspectief over de kansen en mogelijkheden voor een samenwerking biedt, dat de deelnemende gemeenten kunnen beslissen een bedrijfsplan op te (laten) stellen. Ter besluitvorming door het college 1. Te besluiten tot een volgende stap in de ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen; 2. Opdracht te verstrekken aan het platform van gemeentesecretarissen van de negen betrokken gemeenten, tot het opstellen van een bedrijfsplan; 3. Samen met de acht andere gemeenten uit het Rijk van Nijmegen een bedrag van beschikbaar te stellen voor het opstellen van een bedrijfsplan. En deze kosten te verdelen naar rato van inwoneraantal. Derhalve vanuit Gemeente Nijmegen een bedrag van beschikbaar te stellen als bijdrage voor het opstellen van een bedrijfsplan voor de samenwerking ICT Rijk van Nijmegen; 4. Dit bedrag eenmalig ten laste te brengen van de exploitatiebegroting van de afdeling I&A. Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. IA00, Ton van Gemert, 3362 ambtelijk voorstel 18 september 2012 Registratienummer Programmamanager P. Kluver Programmadirecteur R. van Wuijtswinkel Paraaf akkoord Alleen ter besluitvorming door het College Besluit B&W d.d. 9 oktober 2012 nummer: 3.7 Conform advies Aanhouden Anders, nl. Bestuursagenda Paraaf akkoord Gemeentesecretaris Portefeuillehouder Collegevoorstel.docx

2 1 Probleemstelling Gemeenten staan de komende jaren voor nieuwe uitdagingen. Met nieuwe taken als gevolg van decentralisaties, nieuwe manieren van werken, enz. Voorwaarde is dat we onze gegevens en informatie op orde hebben én houden en slimme verbindingen leggen. De gemeenten in de regio Nijmegen realiseren zich dat dit alleen kan door goede samenwerking, met elkaar in de regio en zo mogelijk op landelijk niveau. In een Business Case is onderzocht in hoeverre samenwerking van tien gemeenten in de regio Nijmegen op het gebied van ICT verder voordelen heeft wat betreft: 1. minder meerkosten, 2. minder kwetsbaar en 3. Kwaliteit (3 k s). Conclusie uit de Business Case is dat samen verder voordelen heeft op het gebied van kostenverlaging, vermindering van kwetsbaarheid en vergroten van kwaliteit. Gezien de opgaven waar gemeenten voor staan is er geen sprake van besparing op ICT, maar van minder meerkosten. In de eindfase van de Business Case is door portefeuillehouders ICT een aantal vragen gesteld, veelal van financiële aard. De vragen en antwoorden bevinden zich in de bijlagen. De Business Case leent zich er niet voor om alle vragen te beantwoorden; een aantal onderwerpen zal in een bedrijfsplan inzichtelijk gemaakt moeten worden. De conclusie is nu dat Business Case een zodanig positief perspectief over de kansen en mogelijkheden voor een samenwerking biedt, dat de deelnemende gemeenten kunnen beslissen een bedrijfsplan op te (laten) stellen. (De gemeente West Maas en Waal heeft zich terug moeten trekken, waardoor er negen gemeenten deelnemen aan de samenwerking ICT regio Nijmegen.) 2 Juridische aspecten Juridisch uitgangspunt voor de samenwerking ICT is vooralsnog de Wet Gemeenschappelijke Regeling. De juridische aspecten worden parallel aan het bedrijfsplan en organisatievorm uitgewerkt met in achtneming van de ontwikkelingen in de samenwerking op andere terreinen 3 Doelstelling Een stevige basis leggen voor ICT-samenwerking in de regio; en daarmee voor regionale samenwerking op andere terreinen. 4 Argumenten De Business Case kan niet alle vragen beantwoorden. Een aantal onderwerpen leent zich ervoor om in een bedrijfsplan uit te werken: a. omvang van desintegratiekosten (de kosten die achterblijven in de eigen gemeenten); b. een uitwerking van het solidariteitsprincipe: kostentoerekening, verdeelsleutel desintegratiekosten; c. de wijze waarop uniformiteit wordt bereikt (o.a. keuze van applicaties); d. een afweging van verschillende organisatievormen m.n. op het aspect beperking van desintegratiekosten en adequate dienstverlening; e. de mogelijkheden voor individuele gemeenten om een verschillend niveau van dienstverlening aan te bieden/af te nemen Het bedrijfsplan is de basis waarop de afzonderlijke gemeenten besluiten om deel te nemen in de ICT samenwerking. 5 Klimaat De klimaatparagraaf is niet op dit voorstel van toepassing.

3 Vervolgvel 2 6 Financiën Conclusie uit de Business case is dat samen verder voordelen heeft op het gebied van kostenverlaging, vermindering van kwetsbaarheid en vergroten van kwaliteit. Gezien de opgaven waar gemeenten voor staan is er geen sprake van besparing op ICT, maar van minder meerkosten. Zoals gezegd, in de eindfase van de Business Case zijn door portefeuillehouders ICT een aantal vragen gesteld. Veelal van financiële aard. De vragen en antwoorden bevinden zich in de bijlage. Voor het opstellen van een bedrijfsplan voor de samenwerking regio ICT is een bedrag van nodig. Voorstel is om de kosten naar rato van inwonersaantal te verdelen: gemeente Beuningen , gemeente Druten , gemeenten Heumen 9.500, gemeente Mook en Middelaar 5.700, gemeenten Millingen aan de Rijn, gemeente Groesbeek en gemeente Ubbergen (MUG) , gemeente Nijmegen en gemeente Wijchen Dit is exclusief de kosten van intern (ICT)personeel om input vanuit de afzonderlijke De eenmalige bijdrage van Gemeente Nijmegen is voorzien in de exploitatiebegroting van de afdeling I&A. 7 Communicatie Na besluitname door ons College, worden de medezeggenschapsorganen in de gemeentes geïnformeerd over deze ontwikkeling. In overleg met hen worden betrokken medewerkers geïnformeerd. 8 Uitvoering en evaluatie Na positief besluit van de colleges zal het overleg van de negen gemeentesecretarissen de opdracht formuleren voor het opstellen van het bedrijfsplan, met in achtneming van de punten die door het overleg van portefeuillehouders zijn aangegeven. 9 Risico Het opstellen van het bedrijfsplan gebeurt volgens een gedegen aanpak. Risico is dat de praktijk de formele aanpak inhaalt. Regionale ontwikkelingen op beleidsinhoudelijke gebieden, zoals Veiligheid, regionale Omgevingsdiensten en Wet Werken naar Vermogen hebben in toenemende mate behoefte aan een stevige ICT basis. Deze samenwerkingsvormen kunnen dan slechts beperkt of kwalitatief ondermaats ingericht worden op ICT-gebied zolang de ICT-samenwerking nog niet tot stand is gekomen. Bijlage(n): Aanbiedingsbrief, Business case, Samenvatting, vragen van portefeuillehouders-overleg regio ICT en antwoorden.

4 Informatiemanagement & Automatisering College van B&W Gemeente Nijmegen Korte Nieuwstraat PP Nijmegen Telefoon Telefax (024) gemeente@nijmegen.nl Postbus HG Nijmegen Ons kenmerk IA00/ Contactpersoon Anton van Gemert Onderwerp Aanbieding Business Case ICT, samenwerking regio Nijmegen uw brief Doorkiesnummer (024) Geacht College, Hierbij bied ik u aan, mede namens de VGS kring Nijmegen, de Business Case ICT samenwerking regio Nijmegen. Deze Business Case is opgesteld naar aanleiding van de intentieverklaring d.d. 20 juni 2011 van de Colleges van burgemeester en wethouders van de tien gemeenten in het Rijk van Nijmegen: gemeente Beuningen, gemeente Druten, gemeente Groesbeek, gemeenten Heumen, gemeente West Maas en Waal, gemeente Millingen aan de Rijn, gemeente Mook en Middelaar, gemeente Nijmegen, gemeente Ubbergen en gemeente Wijchen. Gemeente West Maas en Waal heeft tijdens de presentatie van de Business Case aangegeven niet langer deel te nemen in deze samenwerking omdat zij inhoudelijk en bestuurlijk meer gericht zijn op regio Tiel. Gezien de eerdere opdrachtstelling door de tien gemeenten is deze verandering niet in de Business Case verwerkt. In de eindfase van de Business Case zijn door portefeuillehouders ICT een aantal vragen gesteld. Veelal van financiële aard. De antwoorden treft u eveneens aan. Conclusie uit de Business case is dat samen verder voordelen heeft op kosten, kwetsbaarheid en kwaliteit. Gezien de toekomstige opgaven waar gemeenten voor staan is er geen sprake van besparing op ICT, maar van minder meerkosten. In het overleg van portefeuillehouders van 18 juni jl. is aangegeven dat 1. De gestelde vragen afdoende zijn beantwoord 2. Een aantal vragen zich ervoor lenen om te beantwoorden in het bedrijfsplan 3. het bedrijfsplan in ieder geval ook inzichtelijk moet maken: a. omvang van desintegratiekosten (de kosten die achterblijven in de eigen gemeenten); b. een uitwerking van het solidariteitsprincipe: kostentoerekening, verdeelsleutel desintegratiekosten; c. de wijze waarop uniformiteit wordt bereikt (o.a. keuze van applicaties); d. een afweging van verschillende organisatievormen m.n. op het aspect beperking van desintegratiekosten en adequate dienstverlening;

5 Gemeente Nijmegen Informatiemanagement & Automatisering Vervolgvel 1 e. de mogelijkheden voor individuele gemeenten om een verschillend niveau van dienstverlening aan te bieden/af te nemen. Met inachtneming van bovengenoemde toevoegingen is de conclusie nu dat de Business Case een zodanig positief perspectief over de kansen en mogelijkheden voor een samenwerking biedt, dat de deelnemende gemeenten kunnen beslissen een bedrijfsplan op te (laten) stellen. Wij stellen u voor: 1. Te besluiten tot een volgende stap in de ICT samenwerking Rijk van Nijmegen; 2. Opdracht te verstrekken tot het opstellen van een bedrijfsplan; 3. Een bedrag van voor het opstellen van een bedrijfsplan beschikbaar te stellen. Deze kosten te verdelen naar rato van inwoneraantal. Derhalve vanuit Gemeente Nijmegen een bedrag van beschikbaar te stellen als bijdrage voor het opstellen van een bedrijfsplan voor de samenwerking ICT Rijk van Nijmegen. 4. Dit bedrag eenmalig ten laste te brengen van de exploitatiebegroting van de afdeling I&A. n.b. dit is exclusief de kosten van intern (ICT) personeel om input vanuit de afzonderlijke Bij een akkoord van de gemeenten wordt zo spoedig mogelijk een start gemaakt met het opstellen van het bedrijfsplan. Het daarvoor benodigde projectteam zal door de gezamenlijke gemeentesecretarissen worden samengesteld. Hoogachtend, De Gemeentesecretaris, drs. Berend van der Ploeg Aantal Bijlagen: 3 1 Dit bedrag is exclusief de kosten van intern (ICT-)personeel om input vanuit de afzonderlijke