Onderwerp Reisdocumenten voor Nederlanders die in het buitenland wonen

Transcriptie

1 Openbaar Onderwerp Reisdocumenten voor Nederlanders die in het buitenland wonen Programma / Programmanummer Dienstverlening & Burgerzaken / 1011 BW-nummer Portefeuillehouder Th. de Graaf Samenvatting Sinds enige tijd bestaat de mogelijkheid voor gemeenten om reisdocumenten af te geven aan Nederlanders die geen ingezetenen zijn in Nederland. Wij verzoeken de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) om aangewezen te worden als gemeente die bevoegd is deze reisdocumenten in behandeling te nemen. Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. L200, P.M.H. Severijn, 3543 Datum ambtelijk voorstel 24 oktober 2011 Registratienummer Ter besluitvorming door het college 1. Te besluiten tot een verzoek aan de Minister van BZK om de gemeente Nijmegen aan te laten wijzen als gemeente die bevoegd is tot verstrekken van reisdocumenten aan niet-ingezetenen. 2. Te besluiten dat - bij inwilliging van het verzoek een voorstel tot wijziging van de legesverordening wordt gemaakt waarin de leges voor verstrekking van reisdocumenten aan niet-ingezetenen is opgenomen. 3. Het hoofd van de afdeling Publiekszaken op te dragen bij inwilliging van het verzoek de uitvoering ter hand te nemen. 4. De brief aan de Minister van BZK vast te stellen. Leidinggevende M. Geerlings, L200 Programmamanager M. Geerlings Paraaf akkoord Datum Programmadirecteur R. Leushuis (wnd) Alleen ter besluitvorming door het College Besluit B&W d.d. 7 november 2011 nummer: 3.7 Conform advies Aanhouden Anders, nl. Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Gemeentesecretaris Portefeuillehouder Collegevoorstel.doc

2 1 Probleemstelling Sinds enige tijd bestaat de mogelijkheid voor gemeenten om reisdocumenten af te geven aan Nederlanders die geen ingezetenen zijn in Nederland. Op verzoek kunnen gemeenten aan het Ministerie van BZK verzoeken om deze reisdocumenten te verstrekken. Er zijn argumenten om dit verzoek te doen. Bij inwilliging van het verzoek, wordt een voorstel tot wijziging van de legesverordening gemaakt waarin de leges voor verstrekking van reisdocumenten aan niet-ingezetenen is opgenomen. Hierbij zal dan ook worden voorgesteld om de begroting aan te passen. 2 Juridische aspecten Alleen gemeenten die zijn genoemd in artikel 7 van de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland (PUN) mogen reisdocumenten aan niet-ingezetenen uitgeven. Indien een (grens)gemeente besluit om reisdocumenten aan niet-ingezetenen te willen gaan uitgeven, kan bij de minister van Binnenlandse Zaken een formeel verzoek tot aanwijzing worden ingediend. 3 Doelstelling Het kostenneutraal verstrekken van reisdocumenten aan niet-ingezetenen. 4 Argumenten Het Consulaat in Kleef is gesloten. Nederlanders in de Duitse grensstreek zijn nu aangewezen op het Consulaat-Generaal in Düsseldorf voor het aanvragen van een reisdocument. Deze vorm van dienstverlening zou een goede publiciteit zijn voor Nijmegen. Onderzoek in Enschede deze gemeente heeft als eerste grensgemeente deze dienstverlening ingevoerd heeft uitgewezen dat 40% van de aanvragers van een reisdocument een bezoek brengt aan de stad en daarbij ook bestedingen doet. Nijmegen speelt een vooraanstaande rol in de Euregio Rijn-Waal. Deze vorm van dienstverlening past binnen de doelstelling van de Euregio van een praktische samenwerking tussen Duitsland en Nederland. De invoering zal kostenneutraal worden ingevoerd. Er zal werkgelegenheid worden geboden. Het verstrekken van reisdocumenten is een nieuwe activiteit. De inkomsten uit leges zijn nodig voor personeel, opleiding en materiaal. Het personeel zal flexibel worden ingehuurd om fluctuaties in aantallen te kunnen opvangen en bekostigen. Door verschuiving van taken zal goed ingewerkt, vast personeel deze werkzaamheden gaan uitvoeren. 5 Financiën Sinds 1 januari 2011 mogen Nederlandse gemeenten die reisdocumenten verstrekken aan niet-ingezetenen ongeveer 9,50 per document meer aan leges innen. Deze hogere bijdrage is nodig om de investeringen en meerkosten aan personeel op te vangen in vergelijking met verstrekkingen van reisdocumenten aan de eigen inwoners. De verstrekking van reisdocumenten aan niet-ingezetenen kost aanmerkelijk meer tijd. De GBA kan immers niet gebruikt worden omdat het geen inwoners van de gemeente Nijmegen zijn. Het tijdsbeslag zal 45 minuten per reisdocument bedragen in plaats van 25 minuten. Daarnaast zijn er aanvragen waar een nader onderzoek zal moeten plaatsvinden. Dit onderzoek vindt plaats bij 10% van de aanvragen en kost gemiddeld een dagdeel aan tijdsbesteding.

3 Vervolgvel 2 Er zal een bedrag van ongeveer ,- nodig zijn voor investeringen in speciale apparatuur, de zogenaamde RAAS buitenland. Ook zullen medewerkers opgeleid moeten worden. Nijmegen zou een aanvragen per jaar willen realiseren. Als er minder aanvragen zijn zal minder personeel worden ingezet. De ervaring in Enschede is dat 75% van de verstrekkingen een paspoort betreft. Als de Minister van BZK zijn formele instemming geeft, zal een wijziging van de Legesverordening nodig zijn. Bij dit voorstel zal een nauwkeurige onderbouwing worden gegeven van de te verwachten inkomsten en uitgaven. Globaal genomen zou bij een aantal van reisdocumenten per jaar de financiële onderbouwing als volgt zijn: Inkomsten globaal Inkomsten aan gemeenteleges paspoorten: x 38, ,- Inkomsten aan gemeenteleges NIK s x 35, ,- Totaal aan inkomsten: ,- Uitgaven globaal Investeringen apparatuur van ,- 1) Tijdsbesteding per klant van 45 minuten ,- Tijdsbesteding ingewikkelde aanvragen ,- Onvoorzien voor risico s ,- Totaal aan uitgaven: ,- 1) Kosten apparatuur zal betaald worden uit een budget dat beschikbaar is voor investering in hardware en software. * Uitgaven voor communicatie en opleiding zijn a-structureel en zullen bekostigd worden uit budget dat beschikbaar is voor inzet van personeel. 6 Communicatie In overleg met de Ministeries van BZK en Buitenlandse Zaken zal publiciteit gegeven worden aan deze dienstverlening. Met name in de Duitse media zal hieraan aandacht worden besteed. Op de website van het Consulaat-Generaal in Düsseldorf staan op dit moment al links naar de Nederlandse gemeenten die reisdocumenten verstrekken aan niet-ingezetenen. Nijmegen zal hieraan moeten worden toegevoegd. 7 Uitvoering en evaluatie Het hoofd van de afdeling Publiekszaken zal de invoering ná aanwijzing door de Minister van BZK ter hand nemen. In dit project zal ook aandacht worden geschonken aan:communicatie, techniek, personeel en financiën. De klanten voor deze vorm van dienstverlening zullen alleen in de Stadswinkel en niet in het Steunpunt Meijhorst worden geholpen. De klanten zullen niet op vrije inloop worden geholpen. Deze klanten zullen een afspraak moeten maken.

4 Vervolgvel 3 8 Risico Er is een vijftal risico s. Daarom is een aanmerkelijk bedrag voor onvoorzien geraamd 1. Het gewenste aantal van reisdocumenten wordt niet bereikt. Daarom zal aanname van personeel worden afgestemd op de daadwerkelijke aantallen. Dit is echter niet mogelijk bij investeringen. Deze zullen worden gedaan ongeacht het aantal reisdocumenten. 2. Er wordt meer dan 25% aan NIK s verstrekt. Hierdoor zullen de inkomsten uit leges lager zijn. 3. Er is meer dan 10% aan ingewikkelde gevallen. Hierdoor worden de personeelslasten hoger. 4. De tijdsbeslag bij iedere klant is hoger dan 45 minuten per klant. Bijlage(n): brief aan de Minister van BZK

5 Directie Inwoners Publiekszaken Aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Mr. J.P.H. Donner Postbus EA Den Haag Mariënburg PS Nijmegen Telefoon Telefax (024) Postadres Postbus HG Nijmegen Datum Ons kenmerk L200/ Contactpersoon P.M.H. Severijn Onderwerp reisdocumenten voor niet ingezetenen Datum uw brief Doorkiesnummer (024) Geachte excellentie, Sinds enige tijd bestaat de mogelijkheid voor gemeenten om reisdocumenten te verstrekken aan Nederlanders die geen ingezetenen zijn in Nederland. In verband hiermee verzoeken wij u om formele aanwijzing van de gemeente Nijmegen als een van de gemeenten genoemd in artikel 7 van de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland Gaarne geven wij de volgende argumenten om ons verzoek te ondersteunen. 1. Op dit moment zijn de gemeenten Enschede en Echt-Susteren de dichtst bijgelegen gemeenten die zijn aangewezen om reisdocumenten aan niet-ingezetenen te verstrekken. Deze gemeenten liggen op een afstand van ongeveer 100 km van Nijmegen. Nijmegen zal voor deze gemeenten geen concurrent zijn. 2. Enige tijd geleden is het Consulaat in Kleef gesloten. Bij dit consulaat werden ongeveer reisdocumenten op jaar basis afgegeven. Wij hebben de wens dit aantal te gaan afgeven in Nijmegen. Burgerzaken in Nijmegen ontvangt op jaarbasis ongeveer klanten. Er zijn meer dan voldoende balies en gekwalificeerde medewerkers om deze klantenstroom op te vangen. De klanten voor de verstrekking van reisdocumenten aan niet-ingezetenen kan moeiteloos worden opgevangen bij Burgerzaken in Nijmegen. 3. Veel Nederlanders die in het grensgebied van Nijmegen wonen zijn nu aangewezen op Düsseldorf om hun reisdocument aan te vragen. Medewerkers van de gemeente Nijmegen hebben contacten met het Consulaat-Generaal in Düsseldorf. Een aanwijzing van Nijmegen wordt door het Consulaat-Generaal op prijs gesteld. 4. Nijmegen heeft zich diverse malen georiënteerd bij de gemeente Enschede. Er is in kaart gebracht wat de gevolgen zijn van aanvragen van met name Nederlanders die in Duitsland wonen. De medewerkers zullen speciaal geschoold worden om voorbereid de werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Brief aan de Minister van BZK.doc

6 Gemeente Nijmegen Directie Inwoners Publiekszaken Vervolgvel 1 5. Wij zijn op de hoogte van het bestaan van het overleg van en met gemeenten die reisdocumenten aan niet-ingezetenen verstrekken. Wij zullen graag deelnemen aan dit overleg. 6. Voor het tarief dat mag worden geheven, kan de activiteit kostendekkend worden ingevoerd. 7. De gemeente Nijmegen participeert in de Euregio Rijn-Waal. De burgemeester van Nijmegen is voorzitter van dit grensoverstijgende platform. De doelstelling van deze Euregio is het bereiken dat verschillen tussen Nederland en Duitsland geen barrière meer vormen voor praktische samenwerking tussen de twee buurlanden, zodat de Europese integratie niet langer geremd wordt door landsgrenzen. De uitvoering van het verstrekken van documenten aan niet-ingezetenen beantwoordt aan deze doelstelling. 8. Bij aanwijzing van de gemeente Nijmegen zullen wij participeren in de communicatie van deze dienstverlening. Wij denken hierbij aan artikelen en berichtgeving in de Duitse dag- en weekbladen in de regio. 9. Nijmegen zou in 2012 de uitvoering van deze activiteit ter hand kunnen nemen. Wij hopen op een spoedige en positieve beslissing van uw kant. Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, mr. Th.C. de Graaf drs. B. van der Ploeg Brief aan de Minister van BZK.doc