Raadsvoorstel. Onderwerp Ontbinding samenwerkingsverbanden Giessenlanden, Leerdam en Zederik

Transcriptie

1 Raadsvoorstel Raad d.d : 3 juli 2017 Agendapunt : Informatievergadering : 1. Portefeuillehouder : A.F. Bonthuis Datum : 16 mei 2017 Zaak : Z.13252/RV.0391 Bijlagen: Onderwerp Ontbinding samenwerkingsverbanden Giessenlanden, Leerdam en Zederik Centrale vraagstelling In te stemmen met het voorgenomen besluit van het college inzake de ontbinding met ingang van 1 januari 2018 van de sedert 2011 (op basis van de daartoe gesloten raamovereenkomst) bestaande ambtelijke samenwerking tussen de gemeenten Giessenlanden, Leerdam en Zederik. Beslispunten 1. In te stemmen met het voorgenomen besluit van het college inzake de ontbinding met ingang van 1 januari 2018 van de sedert 2011 (op basis van de daartoe gesloten raamovereenkomst) bestaande ambtelijke samenwerking tussen de gemeenten Giessenlanden, Leerdam en Zederik op de taakvelden Personeel & Organisatie, Juridische Zaken, ICT en Crisisbeheersing; 2. In te stemmen met het voorgenomen besluit van het college inzake de ontbinding eveneens met ingang van 1 januari 2018 van de sedert juli 2011 (op basis van daartoe gesloten dienstverleningsovereenkomsten) bestaande ambtelijke samenwerking op de taakvelden WMO, leerlingenvervoer, applicatiebeheer KCC en gehandicaptenkaart GLZ; 3. Daartoe de raamovereenkomst en dienstverleningsovereenkomsten zo spoedig mogelijk te laten opzeggen en de opzegtermijn met wederzijds goedvinden te verkorten; 4. De taken, ICT systemen en de betrokken medewerkers uit de genoemde samenwerkingsverbanden te ontvlechten en op zorgvuldige wijze in te vlechten in de nieuwe organisaties Vijfheerenlanden en Alblasserwaard met inachtneming van de daarbij behorende personele gevolgen en incidentele kosten zoals in dit voorstel beschreven; 5. In te stemmen met het ten laste brengen van het frictiekostenbudget Vijfheerenlanden van het aandeel van Zederik in de incidentele kosten ter hoogte van ,-- Informatievergadering Informatievergadering I heeft op 6 juni 2017 een.. advies uitgebracht.

2 2 Inleiding Vanaf januari 2011 werken de gemeenten Giessenlanden, Leerdam en Zederik samen op het terrein van Informatisering & Automatisering (I&A), Personeel & Organisatie (P&O), Juridische Zaken(JZ) en Crisisbeheersing. Dit doen zij voor deze taakvelden op basis van een publiekrechtelijke Raamovereenkomst GLZ samenwerking en daaraan gekoppelde dienstverleningsovereenkomsten. Met ingang van 1 juli 2011 bestaat ook tussen deze gemeenten een samenwerking op de taakvelden WMO, leerlingenvervoer, applicatiebeheer KCC en gehandicaptenkaart. Deze taken worden op basis van een privaatrechtelijke Dienstverleningsovereenkomst (DVO) uitgevoerd zonder dat deze onderdeel uitmaakt van de raamovereenkomst zelf. Voornaamste doel van de GLZ samenwerkingsverbanden was dat door schaalvergroting de drie betrokken gemeenten hun autonomie en zelfstandigheid kunnen behouden. Deze schaalvergroting leverde kwaliteitsverbetering tegen acceptabele kosten en vermindering van de kwetsbaarheid op de betrokken taakvelden. Voor de organisatorische inrichting van de samenwerking op de terreinen ICT, P&O, Juridische Zaken en Crisisbeheersing is gekozen voor de zogeheten meervoudige centrumconstructie: de uitvoering van de taakvelden en het werkgeverschap is verdeeld over de drie gemeenten. De uitvoering van de taken WMO, leerlingenvervoer, applicatiebeheer KCC en gehandicaptenkaart wordt vanuit de gemeente Leerdam gerealiseerd. Nu de drie betrokken gemeenten gaan herindelen maar niet met elkaar is heroriëntatie op de toekomst van de samenwerking aan de orde. Fase besluitvorming Het bestuurlijk overleg GLZ, waarin de burgemeesters en gemeentesecretarissen van de betrokken gemeenten zitting hebben, werd medio 2016 genoodzaakt tot het innemen van een standpunt over de GLZ samenwerkingsverbanden vanwege de aanstaande herindeling van Leerdam, Zederik en Vianen tot Vijfheerenlanden. In het licht van de op dat moment nog bestaande onzekerheid over de herindeling van Giessenlanden met Molenwaard is aan de werkgroep GLZ allereerst de opdracht gegeven tijdelijke varianten tot aan de herindeling in beeld te brengen. Dit vanuit de gedachte dat voor Giessenlanden geen vacuüm zou dienen te ontstaan en de gemeente mogelijk nog diensten af zou kunnen nemen van Vijfheerenlanden. Op 22 november 2016 werd door Giessenlanden en Molenwaard eveneens besloten te gaan herindelen en wel met ingang van 1 januari Het bestuurlijk overleg GLZ heeft daarop in het overleg van 5 december 2016 besloten om de onderzochte tijdelijke varianten terzijde te leggen, en de drie colleges te adviseren te komen tot de definitieve beëindiging van de GLZ samenwerkingsverbanden om de volgende redenen: De 2 nieuwe gemeenten worden groot genoeg om de GLZ taken zelf goed, tegen aanvaardbare kosten en zonder kwetsbaarheid uit te voeren; De instandhouding van de GLZ afdelingen en/of de uitbreiding daarvan tot een shared service centrum voor beide nieuwe gemeenten compliceren het bouwproces van de beide gemeenten teveel. Door het vraagstuk van de provinciekeuze loopt de bestuurlijke fusie Vijfheerenlanden vertraging op en zal deze naar verwachting eerst op 1 januari 2019 plaatsvinden. Vanwege het (voorgenomen) besluit om voorafgaand met ingang van 1 januari 2018 ambtelijk te fuseren tot Bedrijfsvoeringsorganisatie Vijfheerenlanden heeft de definitieve besluitvorming over de GLZ samenwerking meer urgentie gekregen. En is deze complexer geworden vanwege de tijdongelijkheid tussen de bouwprocessen van Vijfheerenlanden en Alblasserwaard. Daarom is aan de eerder genoemde werkgroep GLZ de vervolgopdracht gegeven om de gevolgen van de beëindiging van de GLZ samenwerkingsverbanden in kaart te brengen met specifieke focus op de personele, financiële en ICT gevolgen. En het proces van ontvlechting en invlechting in kaart te brengen en te begeleiden.

3 3 Deze werkgroep heeft zijn voorbereidende werkzaamheden op 1 mei 2017 afgerond. Op basis daarvan is op 16 mei 2017 het voornemen door de 3 colleges van B&W genomen tot ontbinding van de GLZ samenwerkingsverbanden. Beoogd effect Met uw toestemming willen we bereiken dat de ontvlechting van samenwerkingsverbanden op zodanige wijze plaatsvindt dat invlechting in de twee nieuwe gemeenten zorgvuldig en tijdig gerealiseerd kan worden. Daarbij ligt de focus vooral op de personele en ICT technische gevolgen. Personele gevolgen Zoals hierboven beschreven vervulden de drie gemeenten voor een gedeelte van de taken de werkgeversrol: Werkgever Zederik Leerdam Giessenlanden Taken / teams Informatisering & Automatisering Juridische Zaken Crisisbeheersing WMO, leerlingenvervoer en applicatiebeheer KCC Personeel & Organisatie In dat kader zijn bij de start medewerkers aan een andere werkgever overgedragen. Bij de start is tussen de werkgevers onderling en met akkoord van de vakbonden een ongeclausuleerde terugkeergarantie voor die medewerkers geregeld bij eventuele beëindiging van de samenwerking. Medewerkers die ná de start in 2011 in dienst kwamen, werden aangesteld bij de gemeente die de werkgeversrol had op dat specifieke terrein. Door het bestuurlijk overleg GLZ is in december 2016 geadviseerd om bij beëindiging van de samenwerking de betrokken medewerkers de eigen voorkeur te laten volgen naar de nieuwe herindelingsgemeente. Indien dit niet de kant uit is waar de terugkeergarantie voor geldt, dient deze terugkeergarantie te worden teruggegeven. Omdat de ambtelijke fusie Vijfheerenlanden per 1 januari 2018 voorzien wordt en voorafgaand het plaatsingsproces wordt uitgevoerd, dienen de keuzes van de GLZ medewerkers uiterlijk 1 juli 2017 formeel bekend te zijn. Om de toegang tot de beide plaatsingsprocessen voor de betrokken GLZ medewerkers te verzekeren dient vastlegging daarvan in de sociaal plannen van Vijfheerenlanden en Alblasserwaard gerealiseerd te worden. Inmiddels is hieraan uitvoering gegeven in Vijfheerenlanden. En hebben de gezamenlijke colleges van Giessenlanden en Molenwaard in het op 31 januari 2017 voorgenomen besluit tot interne werkgarantie hier eveneens rekening mee gehouden. Dit besluit wordt nog verder uitgewerkt in samenspraak met de vakbonden. ICT gevolgen Bij de ontvlechting van de technische systemen uit GLZ verband moeten deze worden gemigreerd naar enerzijds VHL en anderzijds naar de nieuwe serveromgeving van de nieuwe samenwerking Alblasserwaard. Voor de migratie Vijfheerenlanden wordt gewerkt aan ontvlechting en invlechting op grond van het projectplan ICT Vijfheerenlanden dat voorziet in de toevoeging van Vianen aan de al bestaande GLZ omgeving onder het ontvlechten van Giessenlanden daaruit. Voor de samenwerking in Giessenlanden en Molenwaard wordt het ICT projectplan gereed gemaakt en de projectorganisatie ingericht. Op dit moment vindt in dat kader onderzoek plaats naar harmonisatie van de applicaties. De invlechting wordt in mei-juni 2017 al gestart met de mailmigratie naar Office 365. De medewerkers van de nieuwe samenwerking hebben dan inzage in de agenda van collega s. Ook kunnen andere mogelijkheden worden benut zoals bijvoorbeeld het gebruik maken van Skype voor telefonie en overleggen (op afstand). Basis voor alle ont- en invlechtingswerkzaamheden is dat de dienstverlening aan de burgers door moet kunnen gaan. Ook moeten de medewerkers zo min mogelijk verstoringen ervaren.

4 4 Bestaand beleid, raadskaders en eerdere besluiten Zoals eerder aangegeven hebben de colleges en raden eerder in 2010 en 2011 besloten tot de raamovereenkomst en dienstverleningsovereenkomsten GLZ samenwerking. Deze overeenkomsten dienen gezamenlijk te worden beëindigd met ingang van 1 januari Daartoe dienen de opzegtermijnen van respectievelijk 1 jaar en 6 maanden met wederzijds goedkeuren te worden verkort. Risico s Het feit dat de drie betrokken gemeenten formeel ophouden te bestaan met ingang van 1 januari 2019 maakt ongewijzigde voortzetting van de samenwerking onmogelijk. Door de samenwerking te beëindigen wordt voor de twee nieuwe gemeenten de mogelijkheid geopend om de betrokken taakvelden in eigen beheer te gaan uitvoeren. Dit is ook wat zij beiden nastreven. Financiële consequenties De kosten voor ontvlechting zijn te verdelen in voorbereidingskosten en uitvoeringskosten. Voorbereidingskosten Het betreft hier eenmalige kosten voor externe inzet binnen de werkgroep GLZ ontbinding, het arbeidsjuridisch advies ter toetsing van de zorgvuldige uitvoering van de personele gevolgen en de kosten voor extern onderzoek naar de ICT ontvlechtingsgevolgen. Uitvoeringskosten Het betreft hierbij de eventuele ICT ontvlechtingskosten voor software en hardware én de tijdelijke projectkosten van de ICT deskundige ter begeleiding van de ontvlechting. De ICT ontvlechtingskosten zijn nihil vanwege het feit dat in de afgelopen jaren een groot aantal software pakketten en licenties modulair dan wel voor de onderscheiden organisaties apart zijn aangekocht: Software De verwachting is dat er geen kosten worden gemaakt om lopende GLZ overeenkomsten te ontbinden. Kosten die gemaakt moeten worden betreffen de invlechting / implementatie op de nieuwe ICT omgeving en vallen financieel binnen de bouwkosten van de nieuwe organisaties VHL en AW. Hardware Afgelopen jaar is in GLZ verband geïnvesteerd in nieuwe opslag hardware voor VHL. En er is op dit moment inzicht in de totale boekwaarde van de apparatuur. Een finale verdeling van de kosten van de investeringen en de waarde van de apparatuur ligt op dit moment ambtelijk ter bespreking. Hierbij wordt vanuit VHL en AW een praktische oplossing met gesloten beurzen nagestreefd. Projectkosten Er is een projectleider ingehuurd om de ICT ont- en invlechting te onderzoeken en de migratie te begeleiden. De inzet bedraagt 12 uur per week. Ook is de inzet van de werkgroepvoorzitter GLZ ontbinding voor 8 uur per week gedurende 4 maanden zijn begroot als eenmalige kosten. Voorbereiding Interne capaciteit medewerkers lidmaatschap werkgroep 0 Budget inzet 8 uur per week externe werkgroepvoorzitter tot Budget inzet 16 uur per week projectcapaciteit ICT tot Budget arbeidsjuridisch advies Vijverberg personele gevolgen ontbinding Uitvoering Ontvlechting software en hardware 0 Inzet projectcapaciteit Totaal

5 Het totaalbedrag zal als volgt over de GLZ gemeenten worden verdeeld: Giessenlanden Leerdam Zederik Voorgesteld wordt de dekking voor het aandeel van Zederik ten laste te brengen van het frictiekostenbudget Vijfheerenlanden. Vervolgproces Onderstaand worden de belangrijkste stappen in het vervolgproces geschetst: Stap Uiterlijk gereed Voornemen beëindiging samenwerkingsverbanden door GLZ colleges 16 mei 2017 Uitvoering geven aan advies en overeenstemmingsrecht BOR en BGO GLZ 1 juni 2017 Voornemen beëindiging voorleggen aan gemeenteraden om goedkeuring 1 juli 2017 Keuze medewerkers voor AW en VHL bepaald en vastgelegd 1 juli 2017 Definitieve besluiten tot ontvlechting nemen en start uitvoering 15 juli 2017 Plaatsingsprocedure ambtelijke fusie organisatie VHL 1 september 2017 Overdracht medewerkers naar ambtelijke organisatie VHL 1 januari 2018 Overdracht medewerkers naar Giessenlanden in afwachting fusie AW 1 januari 2018 Overdracht medewerkers naar herindelingsgemeenten AW en VHL 1 januari 2019 Financiën/Arhi -- Evaluatie Niet van toepassing. Burgerparticipatie Niet van toepassing. Communicatie De betrokken medewerkers van de 3 gemeenten worden regelmatig via digitale kanalen en door de leidinggevenden op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen. De besluiten van de gemeenteraden zullen tevens op deze wijze aan hen kenbaar worden gemaakt. Hiernaast vindt intensieve informatie-uitwisseling plaats met de beide niet GLZ partners in de fusies, te weten Molenwaard en Vianen over de consequenties van de invlechting van de GLZ personeelsleden in de nieuwe gemeenten. Het college van Zederik, de secretaris, de burgemeester, J.H. Koetsenruijter A.F. Bonthuis