Plan van aanpak Digitaal vergaderen Gemeenteraad Nederweert

Transcriptie

1 Plan van aanpak Digitaal vergaderen Gemeenteraad Nederweert Inhoud Plan van aanpak Digitaal vergaderen Gemeenteraad Nederweert... 1 Voorgeschiedenis... 1 Kaders... 2 Financiën... 2 Verstekken devices aan raadsleden... 2 Techniek... 3 Fasering... 4 Werkprocessen rondom het bestuurlijk raadsproces... 4 Training, Test en Implementatiefase... 5 Stappenplan op hoofdlijnen... 6 Evaluatie... 6 Voorgesteld tijdpad... 6 Voorgeschiedenis Naar aanleiding van een informatieve themabijeenkomst voor raadsleden op 9 september 2014, is een werkgroep gevormd, bestaande uit: 5 raadsleden (elke fractie is vertegenwoordigd); De griffie; Ambtenaren van team IV. Deze werkgroep is aan de slag gegaan met de voorbereiding van het mogelijk maken van digitaal vergaderen door de gemeenteraad. Ambtelijk zijn 3 leveranciers geselecteerd die elk hun sporen op het gebied van digitale ondersteuning aan het raadsproces hebben verdiend. Deze leveranciers hebben we gevraagd om voor de werkgroep een presentatie van hun oplossing te verzorgen. Uit deze presentaties is door de werkgroep (op 18 november 2014) geconcludeerd 1, dat het product ibabs het best aansluit bij de wensen en ambities van de gemeente Nederweert. Besloten is ook om de definitieve keuze voor een product pas te maken nadat referentiebezoeken zijn afgelegd bij collega gemeenten die het product al langer gebruiken. Daartoe is op 24 maart 2015 een werkbezoek gebracht aan de gemeente Beesel. Tijdens dit bezoek is de keuze voor ibabs als een goede oplossing voor onze ambitie bevestigd. Wel zijn tijdens dit bezoek ook een aantal aandachtspunten en risico s benoemd, waarmee we tijdens de invoering rekening mee moeten houden. 1 Zie bijlage: Verslag werkgroep Digitaal Vergaderen P a g e

2 Hieronder worden deze aandachtspunten beschreven en worden voorstellen gedaan over het vervolg van het proces, te beginnen met het verstrekken van ipads aan de raadsleden en het aanschaffen van de benodigde licenties voor ibabs waarna een start gemaakt wordt met het digitaal vergaderen door de gemeenteraad. Kaders Financiën Tijdens de themabijeenkomst in september vorig jaar is aangegeven dat digitaal vergaderen meer is dan het vervangen van de papieren raadsbundels door een verzameling pdf-documenten op een ipad. Ook is aangegeven dat het papierloos vergaderen (papierarm is feitelijk een betere term) weliswaar geld bespaard, maar dat het vrijwel onmogelijk is om een sluitende businesscase te maken, met alleen besparingen op kopieerkosten. Terzijde: portokosten heeft de gemeente Nederweert rondom het versturen van de raadsbundel niet; hierop kan dus ook niet worden bespaard. De businesscase is als apart bestand bijgevoegd. Met de werkgroep is afgesproken dat we streven naar het volledig afschaffen van de papieren raadsbundels. In de business case waren oorspronkelijk 2 varianten uitgewerkt, te weten: De gemeente verstrekt ipads aan raadsleden; De raadsleden zijn zelf verantwoordelijk voor een geschikt device. Uiteraard is de eerste variant iets duurder. Echter er zijn een aantal argumenten waarom we toch kiezen voor de variant waarin geschikte devices door de gemeente worden verstrekt 2. Zie hiervoor de volgende paragraaf. In deze eerste variant (verstrekken van ipads) is de businesscase nog steeds vrijwel sluitend ( 2.200,- per jaar negatief). Als hierbij ook de papieren bundels van het presidium, de overige (thema)raadsbijeenkomsten en alle andere papieren stukken die aan raadsleden worden verstrekt worden meegeteld, zal de businesscase zelfs alleen al in financieel opzicht feitelijk al zo goed als sluitend zijn. Tel daarbij nog de winst van het sneller, efficiënter en beter kunnen vergaderen bij op, en de businesscase sluit stevig positief. En de nieuwe manier van digitaal vergaderen sluit aan bij de ambitie van gemeente Nederweert om waar mogelijk en zinvol de omslag te maken naar digitaal werken. Omdat de omslag van papier naar digitaal niet op één discreet moment zal plaatsvinden, zullen er frictiekosten ontstaan. Een periode waarin zowel kosten rondom analoog als kosten rondom digitaal werken zullen worden gemaakt. Deze kosten zijn niet gescheiden zichtbaar in de businesscase maar zullen naar verwachting rond de 5.000,- 3 bedragen. De noodzakelijke kosten licenties ibabs, aanschaf en onderhoud ipads, implementatiekosten -, worden in eerste instantie ten laste van I&A budgetten gebracht. De besparingen (op facilitaire budgetten) worden na realisatie toegevoegd aan de I&A-budgetten. In Berap-2 zal de overschrijding op de I&A-kosten gemeld worden. In de Kadernota is al een PM-post voor het verder digitaliseren opgenomen. Verstekken devices aan raadsleden Tijdens de themaraad vorig jaar bleek uit een eerste globale analyse dat de meeste raadsleden een laptop, ipad, of Android-tablet tot hun beschikking hebben. In de praktijk blijkt dat van de ruim 200 gemeenten die ibabs 2 Uit het bezoek bij de gemeente Beesel bleek dat het verstandig is om binnen de raad te streven naar digitaal vergaderen via één identiek device; het liefst een ipad. Ondanks dat ibabs ook op Windows en Android-toestellen werkt blijkt de look & Feel er heel anders uit te zien waardoor het vrijwel onmogelijk is om ondersteuning te organiseren voor minder ervaren gebruikers. 3 Dit bedrag bestaat uit de printkosten die nog gemaakt zullen worden ten behoeve van het raadsproces vanaf het moment dat de ibabs licenties gekocht zijn. De besparing op bodekosten is uiteraard van veel meer factoren afhankelijk dan alleen het niet meer hoeven klaarmaken van raadsbundels. 2 P a g e

3 gebruiken, meer dan 90% gestandaardiseerd heeft op ipads. En ook de gemeente Beesel heeft ons met klem geadviseerd om ibabs alleen met ipads te ondersteunen. Ook de leverancier stelt zelf dat voor zijn product ipad het voorkeurplatform is. Dit zal in de toekomst veranderen en dan zullen de diverse platforms gelijkwaardig worden, maar dit is nu nog niet het geval. Met dit gegeven komt onze oorspronkelijke aanname: laat de raadsleden zelf hun eigen device meenemen sterk onder druk te staan. In een eerder stadium is ook afgesproken dat vanuit de gemeente Nederweert geen devices aan de raadsleden verstrekt zullen worden, vooral omdat ICT Nederweert dan ook ondersteuning en service op deze apparaten zal moeten geven. Hiertoe is de ICT afdeling niet toegerust. Deze twee op het oog tegenstrijdige voorwaarden (standaardiseren op ipad en geen ondersteuning vanuit ICT- Nederweert) moeten we dus combineren en dit leidt tot het volgende voorstel: Via een gespecialiseerde leverancier 4 gaan we afspraken maken over het rechtstreeks aan raadsleden leveren van geschikte apparaten en het rechtstreeks geven van service en ondersteuning op deze apparaten. Dus in deze variant wordt aan de raadsleden via een externe leverancier aan de raadsleden een ipad inclusief helpdeskfunctionaliteit en ondersteuning geleverd 5. De kosten komen ten laste van het ICT-investeringsbudget van de gemeente Nederweert. Of en in hoeverre vanuit andere budgetten een tegemoetkoming wordt gevraagd aan raadsleden, zal t.z.t. verder met de griffie, P&K en het presidium moeten worden onderzocht. Techniek Voor het optimaal kunnen werken met ipads en ibabs is internettoegang een vereiste. Binnen het gemeentehuis is overal een Wi-Fi-netwerk van voldoende kwaliteit beschikbaar. Ook zullen alle raadsleden thuis beschikking hebben over Wi-Fi. Bovendien is Wi-Fi op steeds meer publieke plekken beschikbaar. Hierdoor is het niet strikt noodzakelijk dat ipads uitgerust worden met een sim-kaart en databundel om ook via het 4G-mobiele netwerk internettoegang te hebben. Als raadsleden dit toch willen is dat hun eigen afweging; en dus ook hun eigen kosten. Bij de feitelijke bestelling zullen ze dit moeten doorgeven. In de businesscase gaan we uit van het uiteindelijk aanschaffen van 30 ibabs-licenties, voor raadsleden, collegeleden en griffie. Dit betekent dat voor fractieondersteuners geen ibabs-licenties zullen worden gekocht. Uiteraard blijft het mogelijk dat de fractieondersteuners wel alle openbare stukken elektronisch (via toegang tot raadsnet) kunnen inzien. We stellen dus voor om de dringende aanbeveling vanuit Beesel en de leverancier van ibabs over te nemen, om uitsluitend via ipads te gaan werken. En om ondersteuning op de ipads voor de raadsleden voornamelijk bij een externe partij te beleggen. We kunnen het uiteraard de raadsleden niet verbieden om met Windows of Android toestellen te werken, maar we ondersteunen alleen IOS (ipad). IBabs is een applicatie die uiteraard beveiligd is via gebruikersnaam / wachtwoordcombinatie. Maar desondanks kan het gebeuren dat ipads van raadsleden gestolen worden, waarmee het risico ontstaat dat stukken die opgeslagen zijn binnen ibabs voortijdig op straat belanden. In de dienstverlening van CloudyDay is het technisch 4 We stellen voor om CloudyDay te nemen als leverancier. Zij leveren en beheren ook de ipads van het college en ambtelijk apparaat. CloudyDay is gespecialiseerd in het leveren van zogenaamde beheerde apparaten. Zij kunnen alle noodzakelijke applicaties voor-installeren, bieden ondersteuning bij upgrade van het IOS, bij verlies en diefstal, kunnen ondersteunen bij vergeten wachtwoorden, reparatie bij defecten, etc. 5 Het is uiteraard niet verplicht om via de gemeente een ipad te krijgen, als raadsleden aangeven zelf een geschikt device te hebben, maakt dit de businesscase voordeliger. 3 P a g e

4 beheer en onderhoud inbegrepen. Hierdoor is schade als gevolg van vermissing of diefstal van ipads vrijwel tot nihil te minimaliseren 6. Digitaal werken impliceert verder dat het Wi-Fi netwerk moet upgraden naar een essentiële voorziening rondom het raadsproces. Hoewel het draadloze netwerk uiteraard vanuit dit oogpunt is ontworpen, zullen er aanvullende afspraken gemaakt moeten worden met ICT voor monitoring en ondersteuning tijdens de raadsvergaderingen. Iets vergelijkbaars geldt voor de stroomvoorziening. De raadsvergadering zal negatief beïnvloed worden als gedurende de vergadering een of meer raads- of collegeleden met een lege batterij geconfronteerd worden. Dit betekent dat er extra stroomvoorzieningen in de raadszaal aanwezig zullen moeten zijn. Binnen het concept van een multifunctioneel te gebruiken raadszaal is het niet wenselijk om extra vaste stroompunten bij de tafels te maken. Maar omdat ipads niet veel vermogen vragen is het mogelijk om zowel veilig als esthetisch verantwoord kleine aanpassingen in de raadszaal door te voeren zodat ieder raadslid een oplaadpunt tot zijn beschikking heeft. Fasering Aangegeven is dat dat de overgang van de huidige analoge naar de nieuwe digitale werkwijze beheerst zal moeten verlopen. Uiteraard kunnen raadsleden niet gedwongen worden om allemaal op het zelfde moment de overstap te maken naar de nieuwe manier van werken. Maar het uiteindelijk doel van de gehele raad moet zijn dat de raad één manier van vergaderen aanhoudt. Dus na enige tijd na de initiële start van digitaal werken moet de hele raad overstappen op digitaal vergaderen. Het is niet wenselijk om hiervoor een lange periode aan te houden, waarin met 2 verschillende werkwijzen wordt vergaderd. Dit leidt namelijk tot extra kosten (niet realiseren van ingeboekte besparingen) en misverstanden. Het allemaal of niemand-principe wordt verder versterkt doordat de feitelijke meerwaarde van ibabs niet zozeer tijdens de raadsvergadering zelf ligt, maar in de overige dagen van het jaar; waarbij het makkelijker wordt om gezamenlijk (binnen de fractie, coalitie, oppositie, raadsbreed etc.) standpunten, moties, amendementen en dergelijke met elkaar te delen en te bepalen. Zolang een deel van de raad hieraan niet meedoet, zal dit dus maar beperkt ingezet kunnen worden. In goed Nederlands: ibabs is een collaboration-tool. Stand-alone gebruik door enkele raadsleden geeft geen (of hooguit beperkte) meerwaarde. Dit uitgangspunt dient nadrukkelijk overwogen te worden. In de planning houden we dus rekening met een fasering maar wel met een korte periode waarin de gehele raad overstapt op de nieuwe manier van digitaal vergaderen. Uiteraard houden we nadrukkelijk oog voor het feit dat niet ieder raadslid deze nieuwe werkwijze in het zelfde tempo kan of wil omarmen, hiervoor zal ondersteuning op maat aangeboden worden. Werkprocessen rondom het bestuurlijk raadsproces In een ambtelijk voortraject is besloten dat ibabs alleen als oplossing voor digitaal vergaderen voor de raad wordt geïntroduceerd. En dus niet (wat in principe ook zou kunnen) als tool voor het digitaal vergaderen van het college of het MT. Dit betekent dat het ontkoppelpunt tussen Decos (documentafhandeling ambtelijke organisatie) en ibabs (documentbeheer raadsdocumenten) ligt bij de griffie. Vanaf het punt dat een document binnenkomt bij de griffie en bedoeld is voor de raad wordt het in ibabs ingevoerd. En indien na behandeling van een document in de raad afhandeling door de ambtelijke organisatie noodzakelijk is zorgt de griffie dat het document (inclusief het besluit van de gemeenteraad) weer in Decos beschikbaar komt. Dit (ont)koppelmechanisme tussen Decos en ibabs kan in principe twee kanten uit geautomatiseerd worden. Bij de start van het werken met ibabs stellen we voor om initieel geen automatische koppeling te implementeren, maar om handmatig stukken vanuit Decos te knippen / plakken in ibabs. Als de griffie voldoende ervaring heeft met het 6 Documenten staan namelijk niet fysiek op de ipad maar in een beveiligde omgeving, en de toegang tot ibabs (en alle overige zakelijke informatie) kan op afstand (door CloudyDay) via het zogenaamde mobile-device-management-tool voor een bepaalde user of ipad afgesloten worden. 4 P a g e

5 werken met ibabs zullen we samen met de leverancier de koppeling tussen Decos en ibabs in productie brengen. De reden om deze koppeling niet meteen in productie te nemen is dat we menen dat door stukken handmatig over te zetten, er bij de medewerkers van de griffie en het team I&A een goed beeld ontstaat van hoe het proces feitelijk werkt en waar eventuele lacunes zitten (zoals onvolledigheid van Decos). Als na een aantal maanden vervolgens de automatische koppeling wordt geïntroduceerd, zal dit soepeler verlopen. Training, Test en Implementatiefase Voordat we starten met ibabs zullen we de raadsleden eerst (waar nodig) moeten trainen in het werken met een ipad. Met de leverancier van de ipads zullen we een trainingsavond organiseren waarin de ipads uitgereikt worden en waarin het algemene gebruik wordt toegelicht. En op basis van de uitkomsten van die trainingsavond zullen aanvullende opleidings- of begeleidingsafspraken worden gemaakt. De introductie van ibabs impliceert uiteraard ook een andere (digitale) werkwijze vanuit de Griffie. In eerste instantie zal deze nieuwe werkwijze samen met de leverancier beschreven en geïmplementeerd worden. Op welke wijze, wanneer en hoe komen relevante stukken uit Decos en andere bronnen in ibabs en worden van daaruit gedistribueerd naar raadsleden en Raadsnet (voor fractieondersteuners). Dit dient uiteraard vlekkeloos te zijn ingericht alvorens ibabs voor de ondersteuning van het digitaal vergaderen gebruikt kan worden. In deze fase worden ook de technisch beheerders vanuit ICT getraind. Na deze initiële voorbereidende werkzaamheden zal het project bovengronds komen. En starten met een eerste trainingsbijeenkomst voor de raadsleden. Hiertoe gebruiken we stukken en agendapunten van de meest recente raadsvergadering. Op dit punt bouwen we een Go/No Go moment in. En bepalen samen met de raadsleden of de werkwijze geschikt is voor een feitelijke start met digitaal vergaderen. Bij Go zal ibabs officieel gebruikt worden en zal de eerstvolgende vergadering digitaal verlopen. Wel zullen we als voorzorg de papieren raadsbundels nog beschikbaar stellen. In de periode vanaf het GO-moment ervaren de raadsleden het praktisch gebruik van ibabs en kijken hoe ibabs voor hun praktijk het best ingezet kan worden om het raadswerk te vereenvoudigen of vergemakkelijken. De dan volgende raadsvergadering kan de eerste zijn waarin geen papieren raadsbundels meer verstrekt zullen worden. Door de raadsleden wordt breed het voordeel van digitaal werken onderkend. Ondanks deze positieve grondhouding bij de raadsleden zal een dergelijke verandering van werkwijzen goed begeleid dienen te worden. Daarmee wordt namelijk voorkomen dat kleine (technische) vragen en problemen uitmonden in irritaties en een rommelige raadsbijeenkomst. Daardoor zou het proces naar digitaal vergaderen in het ergste geval namelijk geheel kunnen stranden. Daarom zorgen we ervoor dat we de eerste periode nadrukkelijk additionele expertise achter de hand hebben, om waar nodig snel in te grijpen. Deze ondersteuning bestaat uit de aanwezigheid van een ibabs-consultant tijdens de eerste 2 raadsvergaderingen waarin digitaal wordt gewerkt. Daarnaast zal er ook extra aanwezigheid zijn vanuit griffie en I&A. Ruim voor de start van de formele vergadering zullen we aanwezig zijn en is er een soort van inloopspreekuur, waarin de raadsleden vragen kunnen stellen aan de aanwezige specialisten. Daarnaast zullen we extra avondspreekuren inplannen in de periode vóór - en kort ná een raadsbijeenkomst. Een en ander in overleg met de fracties. De spreekuren zullen door de griffie, in samenwerking met team I&A georganiseerd worden. 5 P a g e

6 Als de invoering verloopt zoals we verwachten, zal in de loop van 2016 de gemeenteraad van Nederweert volledig digitaal vergaderen en kunnen ook de voordelen uit de businesscase volledig gerealiseerd worden. Stappenplan op hoofdlijnen Feitelijk is de invoering van ibabs niet bijzonder complex, onderstaand de belangrijkste stappen: 1. GO vanuit het MT; 2. Afstemming bij de raadswerkgroep; 3. Vaststellen raadsvoorstel door het presidium; 4. Besluitvorming door de gemeenteraad; 5. Bestellen, uitleveren van ipads en trainen van de raadsleden in het gebruik van ipads; 6. Contract afsluiten met ibabs; 7. Training Griffiemedewerkers en ICT specialisten 7 in het gebruik van ibabs; 8. Waar nodig tunen en afstemmen van werkwijzen tussen griffie en DIV; 9. Training en introductie ibabs bij de raadsleden 8 ; 10. Go/No Go 11. Eerste raadsvergadering die via ibabs wordt aangeboden met papieren raadsbundels als back-up; 12. Bij goede ervaringen: raadsvergadering zonder papieren raadsbundels; 13. Evaluatie met de werkgroep en alle betrokkenen. Na de zomervakantie starten we met het uitleveren van ipads aan de raadsleden. De eerste vergaderingen zal vanuit ibabs, griffie en I&A nog voorafgaand en gedurende de raadsvergadering ondersteuning aanwezig zijn. Pas na een volledig succesvol verlopen digitale vergadering zullen de raadsleden tijdens de officiële vergadering geen papieren bundel 9 meer beschikbaar krijgen, maar enkel nog de ipad gebruiken. Evaluatie In het eerste kwartaal van 2016 vindt evaluatie plaats en wordt samen met de raadsleden uit de werkgroep (en uiteindelijk door het presidium) bepaald of en waar nog verbeteringen doorgevoerd kunnen worden bij het digitaal werken. Evaluatiecriteria zijn: Gebruiksgemak door raadsleden; Gebruik tijdens de vergaderingen; Besparingen op papierverbruik en inzet bodes; Facilitaire aspecten (stroompunten, Wi-Fi, veiligheid, etc.); Werking koppelvlak tussen Griffie en DIV; Ondersteuningsbehoefte door raadsleden vanuit I&A, Griffie, ibabs. Voorgesteld tijdpad: Juni 2015: vaststellen uitgangspunten en plan van aanpak door MT, werkgroep en presidium; 7 Training van de griffiemedewerkers zodat zij in staat zijn het functioneel beheer van ibabs uit te voeren en ondersteuning kunnen bieden bij gebruik dor de raadsleden. I&A zal hierbij aasluiten zodat de eerstelijns servicedeskmedewerkers op de hoogte zijn van de werkwijzen rondom het raadsproces en hier vervolgens ook ondersteuning op kunnen leveren. (I&A Technisch beheer; Griffie Functioneel beheer) 8 De training zal een digitale nabootsing van de laatste raadsvergadering zijn. 9 Via de overige ICT faciliteiten kunnen raadsleden bepaalde stukken zelf uitprinten op de MFP in de flexruimte. Dit kan in bepaalde situaties handig en verstandig zijn. Er wordt wel gemonitord of hier niet een parallelle stroom van papieren raadsbundels gaat ontstaan. Als dit het geval lijkt te worden, zal snel geëvalueerd worden waarin dat ligt. 6 P a g e

7 Juli 2015 Raadsbesluit om digitaal te gaan vergaderen binnen de gemeenteraad en sonderend bespreken van dit plan van aanpak door de gemeenteraad; Juli 2015: formeel contract met ibabs afsluiten; Juli 2015: bestellen ipads; Augustus 2015: onderzoek naar mogelijkheden extra stroomvoorziening in raadszaal; Augustus / september 2015: training technisch en functioneel beheerders; Go/No Go: kinderziektes zijn ambtelijk opgelost, dan pas stap naar raadsleden; September 2015: Training raadsleden in het gebruik van ipads; Oktober 2015: training raadsleden gebruik ibabs; November 2015: eerste digitale vergadering, met papieren back-up; Vanaf december 2015: eerste écht digitale vergadering, met papieren back-up; Begin 2016: tweede écht digitale vergadering, zonder papieren back-up; Q1 2016: formele evaluatie eerste maanden digitaal werken; Q1/Q2 2016: voorstel naar presidium over verbeteringen m.b.t. digitaal vergaderen; Q start vervolg (afhankelijk van evaluatie en besluitvorming). 7 P a g e