IMPLEMENTATIEPLAN. Gemeente Tiel. 3 oktober Van tot

Transcriptie

1 IMPLEMENTATIEPLAN Gemeente Tiel 3 oktober 2012 Van tot

2 Vooraf Dit document is Implementatieplan deel 2 van het project Raad Digitaal. Dit project is in 2011 gestart om de gemeenteraad van Tiel in de nabije toekomst digitaal te gaan laten werken. Ingegeven door diverse ontwikkelingen binnen de samenleving en de wens van de raad zelf om efficiënter en effectiever te vergaderen is vanaf januari 2012 in het presidium aan de hand van onderliggende documenten gewerkt aan de totstandkoming van dit implementatieplan deel 2. Het geeft u een indruk van activiteiten, tijdsmomenten en nadere informatie gericht op het einddoel om per 1 maart % digitaal werken in te voeren binnen de raad en vakcommissies in Tiel. Als start en oefendatum (gedurende 2 maanden digitaal en papieren vergaderstukken blijven beschikbaar) is 1 januari 2013 vastgesteld. Deel 2 van het implementatieplan geeft u inzicht in een aantal onderwerpen, zoals: Keuze van hardware (IPAD) en software/apps; RIS en Opleiding en werken in de praktijk; Ondersteuning bij het gebruik (zakelijk en privé); Verzekering, verlies en diefstal; Beveiliging van informatie; Risico's en randvoorwaarden; Tijdsschema; Communicatie; Evaluatie na ingebruikname. Doelstelling Het project Raad Digitaal kende vooraf een tweetal fases: 1 e fase : Alle leden van de raad en vakcommissies werken digitaal; 2 e fase : Het RIS is ook digitaal toegankelijk voor Raads- en commissieleden. Door te kiezen voor het optimaliseren van het bestaande RIS en het daarmee geschikt te maken voor gebruik op een tablet zijn fase 1 en 2 in elkaar geschoven. Keuze van hardware en software/apps Al geruime tijd wordt binnen verschillende gemeenten ervaring opgedaan met 'digitaal vergaderen'. Uit de beschikbare praktijk ervaring blijkt dat het gebruik van de Apple IPAD als het meest gebruiksvriendelijk wordt ervaren. Het Presidium heeft om beheerstechnische redenen gevraagd het implementatieplan te baseren op het gebruik van een IPAD. Het RIS, de IPAD en apps Het RIS is straks de bron voor alle vergaderstukken. Zowel de openbare als de geheime stukken. De Griffie is de beheerder van alle informatie die op het RIS te vinden is. Voor de toekomstige IPAD gebruikers is het van belang om te weten dat de volgende apps. benodigd zijn en vooraf (door de gebruiker zelf) geïnstalleerd zullen moeten worden: iannotate PDF: dit is een goede PDF reader maar ook een programma waarmee PDF bestanden kunnen worden bewerkt. Je kunt teksten onderstrepen, arceren, toevoegen, omcirkelen, notities toevoegen, snel zoeken etc. Deze app is zeer betrouwbaar en volledig. 2

3 Quickoffice Pro HD: Dit is een app waarmee je de bekende office documenten, bestanden en presentaties kunt maken en aanpassen. Alle reguliere vergaderstukken worden via het RIS aan de gebruikers aangeboden. De gebruiker haalt zelf zijn/haar vergaderstukken op. Hiervoor is straks in de raadszaal, het Koetshuis, fractiekamers/vergaderzalen een draadloos netwerk (wifi) beschikbaar. Afhankelijk van het nog te nemen besluit (a.d.h.v. de opgestelde businesscase) wordt voor het gebruik buiten genoemde ruimten is een 3G (telefonische verbinding) beschikbaar. Plaatsonafhankelijke bruikbaarheid van de ipad is als eis geformuleerd. Gebruikers die kiezen voor een IPAD krijgen bij overhandiging een zogenaamde APPcard ter waarde van 25,-- om genoemde apps iannotate en Quickoffice Pro HD aan te schaffen. Uitgangspunt is dat indien de gebruiker ervoor kiest om andere c.q aanvullende apps aan te schaffen deze voor eigen rekening komen. Vanaf 1 januari 2013 krijgen alle commissie- en raadsleden een gemeentelijk account (naam@tiel.nl). Dit account wordt gekoppeld aan de IPAD. Het nieuwe gemeentelijke account kent dezelfde gebruikscriteria als voor alle medewerkers van de gemeente Tiel. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een beperking om het account te gebruiken voor een persoonlijk archief van documenten. Opleiding en fasering werken in de praktijk De griffie medewerkers worden uitgerust met tablets en zullen wegwijs worden gemaakt in het gebruik er van. In deze fase worden mogelijke kinderziektes opgespoord en de mogelijkheden en beperkingen geïnventariseerd. De duur van deze fase wordt ingepland op 2 maanden en loopt al vanaf begin september Direct na 3 oktober 2012 zal een testgroep van raadsleden starten met het testen van de aan hen uit te reiken ipads. Hiervoor zijn aangewezen mevrouw I.C.M. Son-Stolk, de heer J. de Wild, de heer P. van den Burg, de heer J. Beijer en de heer B. van Gurp. De testgroep gaat eveneens op zoek naar kinderziekten en verkent de (on)mogelijkheden die de ipad biedt. Deze ervaringen zijn te gebruiken tijdens de gebruikersbijeenkomsten. Leden van de testgroep worden daarom ook gevraagd aan de gebruikersbijeenkomsten deel te nemen. Vanaf medio november 2012 tot 1 januari 2013 worden een aantal gebruikersbijeenkomsten georganiseerd. Hierbij wordt gedacht aan een maximaal aantal deelnemers van 10 per bijeenkomst. Deze bijeenkomsten staan geheel in het teken van het gebruik van de IPAD en de software/apps. Vooralsnog komen de volgende onderwerpen aan bod: Basis vaardigheden gebruik tablet iannotate en Quickoffice Ophalen van vergaderstukken en Het gebruik tijdens vergaderingen Tevens worden adviezen ten aanzien van eventuele handige apps uitgewisseld. De gebruiker zelf kan deze dan (al of niet gratis) installeren op zijn/haar tablet. Aan het einde van de gebruikersbijeenkomsten worden de ipads verstrekt aan de deelnemers. De volgende fase is de start van het papierloos vergaderen van alle commissies, de raad en het presidium. Het is hierbij de bedoeling om met ingang van 1 januari 2013 gedurende twee maanden proef te draaien. Naast de informatie via de tablets zal in deze fase ook nog de papieren versie van de stukken worden aangeboden. Via een apart meldpunt bij de griffie kunnen knelpunten worden gemeld en de behoefte aan ondersteuning worden geïnventariseerd 3

4 en georganiseerd. In deze fase zal, indien daaraan behoefte bestaat, door de griffie een digibetenklas(je) worden ingericht. Per 1 maart 2013 kan, als de proeffase goed verloopt, vervolgens 100% digitaal worden gewerkt. Mocht uit de proeffase onverhoopt blijken dat de overstap naar 100% te vroeg is dan kan de proeffase op basis van besluitvorming door het presidium, worden verlengd. Ondersteuning zakelijk en privé Tijdens de verschillende raads- en commissievergaderingen in januari en februari 2013 zal iemand van de griffie/organisatie aanwezig zijn om acute vragen/knelpunten op te lossen. Na deze periode mag verondersteld worden dat medegebruikers en/of griffie in staat zijn praktische vragen/problemen op te lossen. Gedurende kantoortijden is de I&A helpdesk beschikbaar. De ondersteuning van I&A gaat niet over het functioneren van andere (lees privé aangeschafte) apps/software en het functioneren van andere niet gemeentelijke hardware (printers, routers etc). Hier is de gebruiker zelf verantwoordelijk voor. Bij het overhandigen van de tablet ontvangen de gebruikers een verwijzing waar een handleiding te vinden is (fabrikanten zetten deze online). Daarnaast kan de gebruiker een beroep doen op AppleCare voor ipad. Deze biedt onder andere (telefonisch) technische ondersteuning. Eigendom, verzekering, verlies en diefstal De apparatuur is en blijft eigendom van de gemeente Tiel en wordt aan de gebruiker in bruikleen gegeven. Hiervoor wordt een bruikleenovereenkomst opgesteld en ondertekend. Deze overeenkomst wordt ondertekend bij het overhandigen van de apparatuur. De financiële afschrijvingstermijn is 2 jaar. In de bruikleenovereenkomst zijn bepalingen opgenomen over het gebruik, aansprakelijkheid bij verlies of diefstal en verzekering. De bestaande financiële vergoedingsregeling voor computerapparatuur wordt afgeschaft. Zie daarvoor het raadsvoorstel en de ontwerp-rechtspositieverordening raads- en commissieleden. Beveiliging van informatie Gezien het feit dat het RIS de primaire bron is voor vergaderstukken en deel uitmaakt van de gemeentelijke netwerkomgeving wordt voldaan aan diverse beveiligingseisen. Alle data op het gemeentelijke netwerk is beveiligd en wordt door een dagelijkse back-up veiliggesteld. Indien de gebruiker van een IPAD ervoor kiest om bijvoorbeeld via een applicatie als DROPBOX informatie te delen met anderen (denk b.v. aan aantekeningen bij stukken) ligt de verantwoordelijkheid hiervoor bij de gebruiker en niet bij de gemeente Tiel. Zoals hiervoor genoemd zijn data opgeslagen in DROPBOX geen onderdeel van het gemeentelijk informatie domein. Is het dan onveilig? Nee, dat ook niet. Het is wel van belang te weten dat het zeer onverstandig is om 'gevoelige en geheime' informatie via DROPBOX op te slaan ( is ook advies VNG). Inzet eigen ipads Het is niet uitgesloten dat raads- en commissieleden aangeven dat zij al beschikken over een ipad en dat zij deze willen gaan gebruiken voor het raads en/of commissiewerk. Tiel gaat werken met een ipad3. Het RIS moet op deze ipad kunnen werken. Bij eerdere versie van de ipad hoeft dit niet zondermeer het geval te zijn. Ook de verzekering voor verlies en diefstal is dan een punt van aandacht. In voorkomend geval zal een passende individuele oplossing worden gezocht. De griffier is hiervoor het eerste aanspreekpunt. 4

5 Risico's en randvoorwaarden Aan het invoeren van digitaal werken door de raad- en commissie zitten ook risico's c.q. worden randvoorwaarden gesteld. De belangrijkste zijn: Techniek moet feilloos werken. Apparatuur moet feilloos werken en betrouwbaar zijn. Alle apps of software moeten werken. Raads- en commissieleden moeten toegang hebben tot het wifinetwerk en/of eventueel 3G netwerk. In geval van calamiteit moet de griffie de beschikking hebben over reserve apparatuur. Gebruikers moeten weten hoe de apparatuur en software/apps werken. Het bijwonen van de te organiseren opleidingen/gebruikersbijeenkomsten is daarom van groot belang. Tevens dient de Griffie ook praktisch ondersteuning te kunnen bieden tijdens vergaderingen. Ook moet het voor de gebruikers duidelijk zijn voor welke vragen en wanneer men bij de griffie en/of de I&A helpdesk terecht kan. Bezie in de proefperiode of nadere spelregels over het gebruik van tablets tijdens vergaderingen nodig zijn. Te denken valt aan twitteren, en en 'surfgedrag' tijdens vergaderingen. Uiteraard staat de eigen verantwoordelijkheid van de gebruiker voorop. Hou het beginsel van 100% digitaal vergaderen vast! Ook als het soms tegenzit. Help elkaar als gebruikers. Digitaal werken vraagt een andere werkwijze, zowel bij de raad- en commissieleden maar ook bij de griffie en de ambtelijke organisatie. Gun elkaar tijd om deze verandering mogelijk te maken. Voor externe bezoekers van raads- en commissie vergaderingen worden enkele papieren agenda's beschikbaar gesteld. In Tiel actueel zal duidelijk worden aangegeven waar de stukken voor een vergadering op de gemeentelijke website kunnen worden gevonden. Communicatie Een goede communicatie naar interne en mogelijk externe doelgroepen is van belang. De wijze van vergaderen gaat veranderen en dus moeten alle raads- en commissieleden goed geïnformeerd worden en blijven. De griffie zal hiervoor vooraf en tijdens het traject een belangrijke rol in spelen. Evaluatie na ingebruikname Voorgesteld wordt om een gebruikersgroep op te richten na invoering van deze nieuwe wijze van vergaderen. In deze gebruikersgroep hebben, naast de Griffie, ook vertegenwoordigers van elke fractie zitting. De vergaderfrequentie zou 1x per kwartaal kunnen zijn. Ook wordt voorgesteld om het digitaal vergaderen over een jaar te evalueren onder andere op het punt van de aannames van de businesscase. een belangrijke vraag is of er daadwerkelijk kosten zijn bespaard en welke effecten op de werkbelasting van griffie en organisatie zijn opgetreden. Tevens dient aandacht te worden besteed aan structurele dekking. Nu zijn eenmalig de vacaturegelden griffie 2012 ingezet. Kosten, baten dekking In de bijlage van dit implementatieplan is een businesscase opgenomen waarin vier varianten zijn uitgewerkt voor de ipad-configuratie. De variant ipad met Wifi en 3G voldoet aan de Tielse gebruikerswensen. Naar deze bijlage wordt verwezen. 5

6 Planning Nr. Activiteit Planning 1. Vaststelling conceptraadsvoorstel en onderliggende stukken door presidium 2. Uitrusten testgroep Vanaf Raadsbehandeling en besluit kredietvoorstel 17 oktober Gebruikersbijeenkomsten Vanaf tot Proefdraaien met ipads tot Bespreken ervaringen in presidium en besluit te (of ) starten per Papierloos werken ingevoerd (of Eerste bijeenkomst gebruikersgroep Rond Evaluatie afgerond