Beslispunt: Inleiding

Transcriptie

1 Agendapunt : xx Raadsvergadering : 17 oktober 2012 Kenmerk : RG/Wwesterholt Portefeuillehouder : burgemeester Begrotingsprogramma : 9, besturen van de stad Onderwerp : kredietvoorstel ipads raad/digitaal werken raad en commissies Aan de raad, Beslispunt: 1. een krediet beschikbaar stellen van voor de aanschaf van 57 ipads (Wifi +3G) ten behoeve van papierloos werken en vergaderen van de raad, het presidium, de commissies en de raadswerkgroepen. 2. Instemmen met het daarvoor onder de verantwoordelijkheid van de griffier opgestelde implementatieplan, inclusief de daarin beschreven randvoorwaarden, uitgangspunten en werkwijzen evenals de daarin opgenomen businesscase waarin de kosten, baten en dekking zijn verwoord. 3. Aanpassen van de rechtspositieverordening van de wethouders, raads- en commissieleden waarbij de vergoedingsregeling voor computerapparatuur wordt vervangen door een bepaling waarin aan wethouders, raads- en commissieleden van gemeentewege tablets in bruikleen worden verstrekt (artikelen 8, 17 en 22 van de ontwerpverordening). 4. De maximale onkostenvergoeding voor raadsleden verlagen met 20% (artikel 3 van de ontwerpverordening) en deze middelen aanwenden voor het papierloos werken en vergaderen zoals verwoord in het implementatieplan.. 5. De vacaturegelden griffie komende 2 jaar inzetten tot een totaal bedrag van en deze beschikbare middelen inzetten om het papierloos werken en vergaderen voor de komende 2 jaar kostendekkend te maken. Inleiding Op 9 november 2011 heeft uw raad bij de begrotingsbehandeling een motie aangenomen over het inzetten van een deel van de raadsvergoeding voor de aanschaf van ipads. Het doel van de motie is zoveel mogelijk papierloos te gaan werken hetgeen kosten bespaart. Daarmee draagt de raad zelf bij aan de bezuinigingsdoelstellingen. Bovendien wordt het milieu minder belast. Aan deze motie is binnen uw raad het nodige voorafgegaan. Om iedere spraakverwarring in dit verband te voorkomen: het gaat in het vervolg van dit voorstel om de inzet van een deel van de onkostenvergoeding van een raadslid (en dan ook nog om de wettelijk maximaal toegestane verlaging van 20%, de raadsvergoeding zijnde de vergoeding voor het werk, blijft buiten beschouwing). De motie is aangenomen met de stemmen van Pro Tiel en D66 tegen. Laatstgenoemde fractie gaf aan niet tegen papierloos werken te zijn, maar dat eerst de organisatie op orde zou moeten zijn. De fractie van Pro Tiel stemde tegen omdat, los van een beslag op de onkostenvergoeding, er aanzienlijke kosten gemaakt zouden moeten gaan worden. Uw presidium heeft de uitwerking van de motie aan zich gehouden en de griffier verzocht om een plan van aanpak op te stellen. Op 4 januari 2012, 1 februari 2012, 7 maart 2012, 6 juni 1

2 2012, 5 september 2012 en 3 oktober 2012 hebben wij over het onderwerp papierloos vergaderen met elkaar gesproken. De verslagen en de daaraan ten grondslag liggende documenten liggen voor u op de gebruikelijke wijze ter inzage. Beoogd effect Met dit voorstel beogen wij het papierloos werken en vergaderen van de politiek in Tiel te realiseren. Argumenten Dit voorstel berust op een aanzienlijk aantal argumenten en ervaringen die deels ontleend zijn aan de praktijk die elders, dan wel door deskundigen (vakliteratuur), naar voren zijn gebracht. 1. informatievoorziening De informatievoorziening van raads- en commissieleden wordt verbeterd en kan worden versneld. Digitalisering dwingt tot een betere organisatie (structuur) van de informatiestroom. Het gebruiksgemak van de stukken wordt door een betere ontsluiting vergemakkelijkt en het zoeken in het (eigen) archief wordt beter mogelijk. Informatie is altijd on-line beschikbaar en wordt actueel gehouden. 2. Informatiegebruik en uitwisseling Via de ipad is mailverkeer mogelijk. Ook kan eenvoudig gebruik gemaakt worden van sociale media. Ook het digitaal beheren van de persoonlijke agenda behoort tot de mogelijkheden. Het is mogelijk de stukken te voorzien van (eigen) aantekeningen, deze te delen met derden en ze te bewaren. De communicatiemogelijkheden tussen raadsleden en fracties nemen toe. 3. Praktisch gemak Een ipad is klein en eenvoudig mee te nemen 4. Besparing kosten, milieuvriendelijkheid en duurzaamheid Een directe besparing op personele kosten en het daarmee direct kunnen inboeken van besparingen is, mede op basis van ervaringen elders, nog een brug te ver. Wel worden kosten van papier, printen, drukken, kopiëren en porti bespaard. Voor personeelskosten mag worden verwacht dat dit slechts op langere termijn het geval zal kunnen zijn. Ontegenzeggelijk wordt het milieu met digitaal werken minder belast dan nu, met alle papieren informatiestromen, het geval is. De aanschaf van ipads mag daarom, ondanks de korte economische levensduur van de apparatuur, worden beschouwd als een duurzame investering. 5. Rol griffie De griffie staat de raad terzijde en ondersteunt het werk van de raad. Bij digitaal werken en vergaderen veranderen de administratieve werkprocessen bij de griffie. De helpdeskfunctie van de griffie moet worden ingericht en een verbeterde organisatie van de informatievoorziening maakt een betere bewaking daarvan mogelijk. Een werklastverandering, verschuiving en op termijn een mogelijke vermindering van administratieve werklast behoren tot de verder te onderzoeken mogelijkheden. In het licht van de vacature zal het takenpakket van de griffie en de verwachtingen van de raad ten aanzien van de eigen ondersteuning aan de orde moeten komen (zie ook spoorboekje H8 en het raadsbesluit van 19 april 2012 over het deelplan van aanpak). Voor het in gang zetten van de veranderingen bij de griffie, maar in het verlengde daarvan ook de organisatie, kunnen de vacaturegelden 2012 bij de griffie als katalysator worden ingezet. 6. Modern bestuur Met de invoering van de ipads en het digitaal vergaderen is Tiel geen koploper en geen absolute hekkensluiter. Een belangrijke les die elders geleerd is, is dat het niet gaat om het simpel verstrekken of uitdelen van ipads (de voorkant) maar dat het vooral neerkomt op het goed organiseren van de achterkant (ondersteuning, applicaties, beheer en onderhoud). Digitaal werken door de raad is daarnaast ook een gemeentebrede stimulans voor het digitale en nieuwe werken binnen de de gehele gemeentelijke organisatie. De wijze van vergaderen gaat veranderen, waarbij vooral de snelheid van informatieuitwisseling zal toenemen. Een toename van deze snelheid past bij deze tijd, zij het niet zonder risico's. De invoering van digitaal werken door de raad bevestigt en stimuleert deze maatschappelijke ontwikkeling. 2

3 De ipad biedt (in de toekomst) ook mogelijkheden om de wijze van werken en vergaderen te gaan veranderen, zodat ook experimenten bij het besturen van de stad kunnen worden ondersteund. 7. Aanpassen van de rechtspositieregeling raads- en commissieleden De motie die uw raad heeft aangenomen is vertaald in een voorstel tot aanpassing van de rechtspositieregeling van de raads- en commissieleden. In het voorstel is uitgegaan van verstrekking van tablets door de gemeente op basis van bruikleenovereenkomsten. Dit betekent dat niet van individuele raadsleden een eigen bijdrage wordt gevraagd. Dit tast het principe van de bruikleenovereenkomst aan. Wel is het mogelijk om bij raadsbesluit de onkostenvergoeding van raadsleden generiek met maximaal 20% te verlagen en deze vrijvallende middelen in te zetten voor digitaal werken van de raad. De commissieleden zijn in dit verband buiten beschouwing gelaten omdat zij slechts geringe presentiegelden voor bijgewoonde vergaderingen ontvangen. Wel is gekeken naar het aantal commissieleden dat dient te beschikken over een tablet vanwege hun meer of minder frequente deelname aan vergaderingen. Een bijkomend aspect van dit voorstel is dat de rechtspositieregeling tegelijkertijd met de aanpassing van de vergoedingsbepaling voor computerapparatuur is geactualiseerd. Zo is bijvoorbeeld als gevolg van landelijke regelgeving de spaarloonregeling komen te vervallen. In de ontwerpverordening is ook rekening gehouden met het verstrekken van tablets aan de wethouders. De burgemeester heeft een eigen rechtspositieregeling waarin ook de verstrekking van een tablet is opgenomen. De onkostenvergoeding van raadsleden omvat de volgende kostencomponenten: representatie, vakliteratuur, contributies, lidmaatschappen, telefoonkosten, bureaukosten (o.a papier voor kopieren porti inbegrepen), zakelijke giften, bijdagen aan fractiekosten, ontvangsten thuis en excursies. Kosten voor een fax, pc, cursussen en congressen vallen buiten de vergoeding. De oude vergoedingsregeling voor de aanschaf van computerapparatuur (een driejaarlijkse vergoeding van 30% per jaar van de aanschaf van een pc) is sporadisch gebruikt. Hiervoor was in de begroting geen specifieke post geraamd. Kanttekeningen Uiteraard kunnen naast de bovenstaande argumenten ook kanttekeningen worden geplaatst. Wederom op basis van praktijkervaringen elders dan wel door inbreng van deskundigen, valt het volgende op te merken. 1. Afhankelijkheid van de techniek Met de invoering van digitaal werken en vergaderen zal dit als een gegeven moeten worden aanvaard. Tiel is hierin niet uniek en dit tegenargument heeft voor veel ontwikkelingen in het verleden ook gegolden. In de praktijk zal deze afhankelijkheid worden ervaren en waar mogelijk moet hierop worden ingespeeld. 2. Effecten van de ipads op het vergaderen In z'n algemeenheid geldt dat de wijze van vergaderen bij gebruik van tablets zal gaan veranderen. Dit zal effecten op de vergaderingen gaan hebben. Het is verstandig deze effecten bespreekbaar te maken in bij voorbeeld de fracties en ons presidium. De beeldschermen van ipads zijn relatief klein, zeker voor grote documenten. Bij het vergaderen zal hiermee soms rekening moeten worden gehouden (wennen). Dit geldt ook voor het gegeven dat informatie op papier (het A4-tje) soms sneller leest. Het is een uitdaging om hier toch van af te zien. ipads kunnen tijdens vergaderingen geluiden produceren die voor het vergaderen hinderlijk zijn. Ook kunnen de ipads tijdens de vergaderingen worden gebruikt voor andere doelen dan alleen het vergaderen. In hoeverre zich dit gaat voordoen moet worden ervaren. De eigen verantwoordelijkheid van de gebruiker van de ipad staat hier echter voorop en ligt in het verlengde van de verantwoordelijkheid die de deelnemer aan de vergadering nu al heeft. 3

4 3. De verwachtingen van de gebruiker Soms zijn de verwachtingen van gebruikers van de ipads groter dan de hard- en software kunnen waarmaken. Dit vraagt aandacht in de invoeringsfase. 4. Kwaliteit van de stukken Het is een illusie te veronderstellen dat de vergaderstukken aan kwaliteit winnen als ze digitaal worden verstrekt. Enig effect mag worden verwacht doordat de informatie beter gestructureerd moet worden aangeboden, maar daarmee houdt het ook op. Als het goed is blijft immers de inhoud van de informatie dezelfde, zij het wat sneller geleverd. 5. Geen keuzemogelijkheid voor digibeten Dit voorstel laat geen ruimte voor de keuze digitaal of niet. Dit hangt mede samen met de (financiële) haalbaarheid ervan. Het gaat hier om een strategische keuze voor het een of het ander, die ook van doorslaggevend belang is voor de werkprocessen van griffie en organisatie (en de daaraan verbonden kosten). Door een goede invoering, de begeleiding daarvan, een goede helpdeskfunctie, zeker in de opbouwfase, een goede introductie kan een probleemloze invoering worden bevorderd. Maar ook dan zal wellicht een enkeling problemen houden. In dat enkele geval zal naar een maatwerkoplossing moeten worden gezocht. 6. Zakelijk gebruik De ipad wordt (op bruikleenbasis) verstrekt voor zakelijk gebruik. Uiteraard biedt het apparaat ook gebruiksmogelijkheden voor andere doelen (b.v. Apps). De verantwoordelijkheid daarvoor moet bij de gebruiker zelf berusten. De eigen verantwoordelijkheid van de gebruiker staat hier voorop. Het gemeentelijk beheer en onderhoud als mede de ondersteuning bij het gebruik ziet dan ook alleen toe op wat zakelijk noodzakelijk is. 7. (Nog) niet alles leent zich voor digitalisering Met hele grote documenten zoals bestemmingsplannen en de begroting zal ervaring opgedaan moeten worden of deze geschikt zijn of zijn te maken voor raadpleging via de ipad. Ook voor geheime/vertrouwelijke stukken moet nu nog een voorbehoud worden gemaakt. Deze kunnen slechts digitaal worden verstrekt via een veilig en gebruikvriendelijk kanaal. Hieraan wordt momenteel nog gewerkt. Draagvlak 1. Algemeen Dit zal moeten blijken uit de beraadslaging in uw raad. Draagvlak kan verder worden verkregen door middel van een adequate communicatie naar buiten en intern in de organisatie. 2. Keuze varianten ( Wifi basis, Wifi plus, Wifi/3G basis, Wifi/3G plus) In de businesscase zijn een viertal varianten uitgewerkt. In de eerste variant worden de pakken papier simpelweg vervangen door een ipad. Wifi is te gebruiken in de gemeentelijke gebouwen. In veel huishoudens is tegenwoordig eveneens wifi beschikbaar en waar dit niet het geval is kan éénmalig een beroep worden gedaan op de rechtspositieregeling voor de aanschaf van een Wifi-router ( = basis voor een wifinetwerk). Er kan bij variant 1 worden gesproken van een één op één vervanging. Variant 2 is gelijk te stellen aan variant 1 met enkele niet strikt noodzakelijke gebruiksgemak verhogende toebehoren ( zgn Pluspakket). Variant 3 voldoet aan het programma van eisen waarin aangegeven is dat de ipad op iedere willekeurige plek moet kunnen worden gebruikt voor het raadplegen van en communiceren over documenten. Variant 4 voldoet hier ook aan, maar is een aanvulling met niet enkele niet strikt noodzakelijke gebruiksgemak verhogende toebehoren (zgn. Pluspakket). Bij de varianten 1 en 2 lopen de kosten en baten min of meer gelijk op. Bij variant 3 lopen de kosten als gevolg van het gebruik van 3G op. Omdat het programma van eisen meer omvat dan de enkelvoudige vervanging van het papier is de inzet van de onkostenvergoeding van raadsleden en de vacaturegelden griffie 2012 te verklaren en te verdedigen. Beide "opbrengsten" maken onderdeel uit van de middelen waarover de raad zondermeer zelf kan beschikken. Een extra beslag op de gemeentelijke middelen is niet nodig. Aanpak/uitvoering 4

5 Werkende weg is onder verantwoordelijkheid van de griffier, mede aan de hand van eerdere besprekingen in ons presidium, een implementatieplan opgesteld. Hierin is ingegaan op het programma van eisen, de uitvoering en de planning. Dit document is aan dit voorstel gehecht en u wordt voorgesteld om in te stemmen met de inhoud. Communicatie Nanny/Wim 4 oktober 2012 afspraak. Financiën In de businesscase, scenario 3 (bijlage bij implementatieplan van 3 oktober 2012) zijn de kosten en baten uitgewerkt. Het totale investeringsbedrag, excl. rente bedraagt Onder aan de streep bedraagt het tekort voor de levensduur van 2 jaar Voorgesteld wordt om dit tekort de komende 2 jaar te dekken uit de vacaturegelden bij de griffie voor een bedrag van per jaar ( gedeeld door 2). De inzet van vacaturegelden griffie 2012 is éénmalig. Na 2 jaar zal, bij vevanging van de ipads opnieuw dekking van de kosten moeten worden gezocht. Wellicht dat dan een beter beeld bestaat ten aanzien van mogelijke besparingen. Bijlage(n) diversen. Na vergadering presidium d.d. 3 oktober 2012 vermelden. Het presidium de voorzitter, Tiel, d.d. de commissiegriffier, Beslissing raad d.d.: de griffier, Voor nadere (technische) informatie kunt u zich wenden tot: de heer/mevrouw: J.W. Westerholt adres: wwesterholt@tiel.nl telefoonnummer: