Nr: Schipluiden: 15 november Onderwerp: Voorstel invoering Papierloos vergaderen

Transcriptie

1 Nr: Schipluiden: 15 november 2012 Onderwerp: Voorstel invoering Papierloos vergaderen Aan de Raad AANLEIDING In het Nederland is het nieuwe werken, flexibiliteit in werkplekken en papierloos werken/vergaderen in opmars. Vele gemeenten zijn al overgestapt. UITTREKSEL PERSBERICHT d.d. 26 juli 2012 Een en ander komt helder naar voren in de zeer onlangs gehouden peiling onder VNG-leden. Een kleine 45% van de gemeentes werkt al volledig of gedeeltelijk papierloos. Bij de gemeentes die dat nog niet doen, zou 78% van de respondenten willen dat hun gemeente op papierloos werken overstapt, en 40% van deze gemeentes is bezig met een experiment. De potentiële voordelen van papierloos vergaderen laten zich dan ook zonder enige moeite bedenken. Iedereen kan zich de centimeters dikke papierbundels voor de geest halen waarmee een raadslid-oude-stijl ter beraadslaging verschijnt. Op jaarbasis gaat het om vele meters papier. En niet alleen om veel papier, maar ook om veel handmatig werk. Want alles moet gesorteerd, gedrukt, gebundeld, gefrankeerd, geadresseerd en gedistribueerd worden. In de gemeente Midden-Delfland zijn we als raad de afgelopen jaren steeds meer gaan digitaliseren. Veel (achtergrond) informatie wordt vooral digitaal beschikbaar gesteld. Zo zijn in de vergaderstukken voor de raad en commissies alleen nog de basisstukken opgenomen en staan achterliggende stukken op Internet. Ook de post, schriftelijke vragen, raadsinformatiebrieven, persberichten, uitnodigingen en dergelijke worden alleen nog maar digitaal verspreid en via Internet toegankelijk voor het publiek gemaakt. Het college vergadert sedert enkele maanden geheel papierloos. Op basis van deze positieve ervaringen is vanuit de Griffie een pilot papierloos vergaderen gestart met enkele raads- en commissieleden. Ook hun ervaringen zijn positief. Met het betrekken van het nieuwe gemeentehuis kan een volgende stap worden gezet. Dit is verder uitgewerkt in dit voorstel Wat willen we bereiken? BEOOGD EFFECT Stukken voor de raad alleen maar digitaal in plaats van op papier aanbieden. De vergaderstukken zijn op deze wijze sneller beschikbaar en te actualiseren. Bovendien is een en ander milieubewuster (Cittaslow). Op basis van de vergaderstukken ( vel A4) worden circa 19 bomen bespaard. ARGUMENTEN Efficiënte en goede ondersteuning van het raadswerk Door de verdere invoering van papierloos werken kan de raad en zijn ondersteuning efficiënter werken. Belangrijk voordeel is dat stukken makkelijker actueel, overzichtelijk en te allen tijde beschikbaar zijn. Papierloos werken zorgt voor besparing op de kosten Het drukken en verspreiden van de vergaderstukken zijn arbeidsintensiever dan het digitaal beschikbaar stellen en de kosten zijn ook hoger.

2 Wat gaan we daarvoor doen? A Het op een toegankelijke en werkbare wijze digitaal aanbieden van de vergaderstukken Het systeem I-BABS makt het mogelijk om de vergaderstukken op een toegankelijke en werkbare wijze aan te bieden voor een ipad. Alle stukken worden per vergadering, gestructureerd, aan de raadsleden aangeboden. Raadsleden krijgen een melding, zodat in één oogopslag duidelijk is welke nieuwe documenten zijn toegevoegd. Het raadslid bepaalt zelf wanneer de stukken worden gedownload. Het systeem geeft mogelijkheden om aantekeningen te maken, die automatisch worden opgeslagen en eveneens kunnen worden gedeeld met anderen (bijvoorbeeld fractieleden). B Verbindingen met netwerk (WIFI of 3G) De ipad is een apparaat dat werkt op WIFI. De toepassing van het ibabs dient in WIFI telkemale te worden geactualiseerd (het zgn binnenhalen van vergaderstukken ), doch is daarna in WIFI-loze omgeving toegankelijk. Tablets met de mogelijkheid van 3G zijn circa 100,- duurder in aanschaf. Houders van ipad hebben dan de mogelijkheid de voorziening te treffen voor gebruik buiten een WIFIomgeving. In het nieuwe gemeentehuis wordt een WIFI-omgeving gerealiseerd. Veelal heeft men thuis al een modem/netwerk.gelet op het gegeven dat de ipad uitsluitend is bedoeld voor zakelijk gebruik (denk ook aan de belastingregelgeving) wordt geadviseerd om ipads aan te schaffen met 3G mogelijkheid maar zonder mobiel abonnement. Het wordt als normaal beschouwd dat een particulier in eigen omgeving al een WIFI omgeving heeft. Hiervan uitgaande wordt voorgesteld om de thans bestaande internetvergoedingen voor raads- en commissieleden af te schaffen. De leden van de raad ontvangen op grond van de Gemeentewet en het hierop gebaseerde Rechtspositiebesluit een maandelijkse toelage alsmede een onkostenvergoeding. Hieruit kunnen Internetkosten worden bekostigd. De burgercommissieleden ontvangen voor hun (vele) werkzaamheden geen vaste vergoeding alleen een presentiegeld voor het deelnemen aan een commissievergadering. Het Presidium acht het redelijk om de burgercommissieleden alleen op verzoek in aanmerking te laten komen voor een vergoeding van maximaal 15,-- per maand voor het gebruik van een 3G kaart. C Deskundige, individueel bereikbare technische ondersteuning, zowel bij de invoering als bij de periode daarna Voor een goed functioneel gebruik is ondersteuning essentieel. De volgende punten worden geregeld: Beschikbaar zijn van een handleiding voor het gebruik van ipad en ibabs (via de ipad); Voorafgaande aan de start een instructiebijeenkomst; De Griffie is aanspreekpunt voor vragen over gebruik van het programma ibabs. D Waarborgen dat alle raads- en burgercommissieleden over een ipad kunnen beschikken Er is een computerregeling voor raadsleden en burgercommissieleden, gebaseerd op de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden Op grond van deze verordening bestaat de mogelijkheid tot het in bruikleen verkrijgen van een computer (of laptop) met bijbehorende apparatuur en software. Deze regeling dient te worden aangepast dat alleen nog wordt voorzien in ter beschikking stellen van een ipad (geen computer / laptop en voorzieningen meer). De raads- en commissieleden die thans een computer/laptop met voorzieningen gebruiken kunnen deze blijven gebruiken, doch de (technische) ondersteuning vervalt. Na het vervallen van het lidmaatschap als raads- of burgercommissielid wordt de apparatuur om niet geschonken aan het betreffende raads- of commissielid. Argumenten hiervoor zijn: afloop technische levensduur / niet kunnen inzetten in de gemeentelijke organisatie).

3 IN BRUIKLEEN Voor het door de gemeente beschikbaar stellen van een ipad is, gelijk aan het beschikbaar stellen van computer/laptop, een bruikleenovereenkomst vereist (eis Belastingwetgeving). De Belastingdienst eist dat het gebruik van een computer / ipad voor minimaal 90% zakelijk is. Bij groter privégebruik wordt de tablet gezien als loon en wordt dus fors belast. In de bruikleenovereenkomst wordt daarom een bepaling opgenomen dat maximaal 10% privégebruik wordt toegestaan en dat de financiële consequenties bij een controle door de fiscus (naheffing plus boete) voor rekening van de gebruiker zijn. AFSCHRIJVINGSTERMIJN Volgens de gemeentelijke nota Afschrijvingen is de financiële afschrijvingstermijn voor (computer) hardware 5 jaar. Het is echter het meest praktische om deze te koppelen aan de raadsperiode van 4 jaar. Er is overigens nog weinig ervaring met de technische levensduur van tablets. Aangezien de volgende raadsverkiezingen in 2014 zijn, wordt nu een financiële afschrijvingstermijn van 2 jaar geadviseerd. Bij de raadsverkiezingen 2014 (maart 2014) zal aan de hand van de actuele stand der techniek en de technische staat van de ipads worden bezien of vervanging aan de orde is dan wel de technische levensduur wordt verlengd. E Gebruik als een goed huisvader Bij het in bruikleen geven van de ipads komt vervanging en noodzakelijke reparaties van de tablets buiten de garantie voor rekening van de gemeente. Om de ipads te beschermen zullen van gemeentewege beschermhoezen worden aangeschaft. Wenst de gebruiker een luxer beschermhoes of meer voorzieningen dan dient de gebruiker dit zelf aan te schaffen. Bij schade aan de Ipad zal de gebruiker aansprakelijk worden gesteld voor deze schade. In de burikleenovereenkomst worden afspraken gemaakt over de wijze van vergoeding van deze schade door de ingebruiknemer (schademelding bij aansprakelijkheidsverzekering). F Papierloos is niet hetzelfde als niet beschikbaar/ niet toegankelijk Met de invoering van het papierloos werken zal de papieren beschikbaarheid van de vergaderstukken verdwijnen; dit geldt zowel voor de raadsleden als voor de burgers. Het wordt aan een ieder zelf overgelaten om thuis stukken via Internet te benaderen en te printen als toch de behoefte bestaat om (sommige) stukken op papier te willen hebben. De Griffie is hiervoor dus niet benaderbaar. Mede ter uitvoering van het bepaalde in de Gemeentewet (artikel 19, lid2) worden de agenda s van de vergaderingen uiteraard publiekelijk kenbaar gemaakt via o.a. de Gemeente-Informatie en de website. Burgers kunnen via Internet thuis (of bij gebrek hieraan via de bibliotheek en Klantcontactcentrum gemeentehuis) de stukken raadplegen. Verder biedt de gemeentelijke website de mogelijkheid om zich aan te melden voor een gratis mailservice, waardoor met een mailbericht wordt geattendeerd op het beschikbaar zijn van vergaderstukken op de gemeentelijke site. De (betalende) abonnees op de papieren stukken zijn hier inmiddels op de hoogte gesteld. Het niet meer op papier verstrekken van vergaderstukken leidt overigens tot een (technische) aanpassing van o.a. het Reglement van Orde, de Commissieverordening en de Legesverordening.

4 Wat mag het kosten? KOSTENSOORT HUIDIGE WERKWIJZE NIEUWE WERKWIJZE Kopiëren en verzendklaar maken vergaderstukken 8 commissieronden x 8 uur x 82,- 5248,-- n.v.t. 9 raadsvergaderingen x 6 uur x 82,- 4428,-- n.v.t. 9 nazendingen x 4 uur x 82,- 2952,-- n.v.t. Papierkosten vergaderstukken (2011) Commissieboekjes Grondgebied 95 boekjes x 339 vel x 0,01 322,05 20 bijlagen x 664 vel x 0,01 132,80 Commissieboekjes Samenleving 95 boekjes x 242 vel x 0,01 229,90 20 bijlagen x 78 vel x 0,01 15,60 Commissieboekjes Bestuur 95 boekjes x 436 vel x 0,01 414,20 20 bijlagen x 137 vel x 0,01 27,40 Raadsboekjes 95 boekjes x 397 vel x 0,01 377,15 40 bijlagen x 123 vel x 0,01 49,20 Begroting 60 exemplaren x 70 vel x 0,01 42,-- TOTAAL 1610,30 n.v.t. Bezorging vergaderstukken raad c.s. 17 bezorgronden x 2 uur x 82,- 2788,-- n.v.t. 9 nazendingen x 2 uur x 82, ,-- n.v.t. Bezorging TNT vergaderstukken externen (portokosten is gemiddelde prijs) 15 betalende abonnees x 17 vergaderronden x 2,40 612,-- n.v.t. 15 betalende abonnees x 9 nazendingen x 1,76 237,60 n.v.t. 30 gratis abonnees x 17 vergaderronden x 2, ,-- n.v.t 30 gratis abonnees x 9 nazendingen x 1,76 475,20 n.v.t. Internetverbinding raad c.s. Gemeenteraad (11/17 personen) TOTAAL 270,27 per mnd x ,24 n.v.t. Commissieleden (7/12 personen) TOTAAL 227,90 per mnd x ,80 Op verzoek vergoeding 3G kaartje (7 leden) 15,-- per maand x ,-- Aanschaf ipads 700,-- x 26 = 18200,-- (afschrijven in 2 jaar) 9100,-- (vanaf 2014 in 4 jaar) Aanschaf beschermhoezen 26 x 50,-- (aanname) 1300,-- Gebruik APP IBABS ( 10 per maand x 12 x 25 personen) 3000,-- TOTAAL KOSTEN 27029, ,-- Huidige werkwijze nieuwe werkwijze VERVALT Opbrengsten Leges betaalde abonnementen externen (15) 1.572,10 n.v.t.

5 De met de invoering van Papierloos vergaderen gemoeide kosten (aanschaf materiaal, gebruikerslicenties, instructiemiddag) komen ten laste van het budget Voorzieningen voor raads- en commissieleden. Met deze kosten zijn in de lopende begroting 2012 geen rekening gehouden. Hiertoe is nog een aanvullend krediet benodigd van ,-- dat via de Najaarsnota ter besluitvorming aan u wordt voorgelegd. Resumerend stellen wij u voor: a. Om per 1 januari 2013 over te gaan tot het papierloos vergaderen en het verstrekken van papieren vergaderstukken te beëindigen; b. IPads met 3G mogelijkheid aan te schaffen; c. Hierbij een afschrijvingstermijn van 2 jaar te hanteren, waarbij vervanging alleen plaatsvindt bij aantoonbare gebleken schade of niet niet-functioneren; d. Bij aanschaf van Ipads in 2014 en verder bij aantreden nieuwe raad na verkiezingen de (financiële) afschrijving te bepalen op 4 jaar; e. De thans in bruikleen zijnde computers/laptops en bijbehorende voorzieningen om niet te schenken aan de gebruikers en de technische ondersteuning te beëindigen; f. De vergoedingen aan raads- en commissieleden voor Internetverbinding per 1 januari 2013 te beëindigen; g. De commissieleden op verzoek een vergoeding voor gebruik van 3G kaart van maximaal 15,-- per maand te geven; h. Het college op te dragen een bruikleenovereenkomst op te stellen, waarin in ieder geval is opgenomen: * Regel van 90% zakelijk gebruik; * Aansprakelijkheid bij schade; i. Het Reglement van Orde, De Commissieverordening en de Verordening Rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden te dien aangaande aan te passen; ADVIES van de raadscommissie Bestuur en Midden-Delfland d.d. 28 november 2012 REACTIE van het college. Het Presidium van de gemeenteraad, Arjan de Vos raadsgriffier Arnoud Rodenburg voorzitter

6 VERGOEDING AAN RAADSLEDEN (11 van de 17 maken hier gebruik van) Dhr Van Bijsterveldt 22,40 per mnd Dhr Van Dooremaal 22,69 per mnd Dhr Van der Eijk 19,44 per mnd Mevr De Goede 22,69 per mnd Mevr Hoogendijk 34,90 per mnd Mevr De Jong 22,69 per mnd Mevr Van Oord Dhr Plooij Dhr Ringeling 19,44 per mnd Dhr Roeling Mevr Schouten 32,27 per mnd Mevr Snethlage 19,44 per mnd Dhr Van der Spek Dhr Van Staalduinen 22,69 per mnd Dhr Trouwborst 31,62 per mnd Dhr Van der Vaart Mevr Vos TOTAAL 270,27 per mnd x ,24 n.v.t. Commissieleden (7 personen) Dhr De Bruijn 34,50 per mnd Dhr Van Geest 30,00 per mnd Mevr Grooters 29,95 per mnd Dhr Norp 34,50 per mnd Mevr Steenhoek 39,95 per mnd Dhr de Vries 34,50 per mnd Dhr Zwaard 24,50 per mnd 227,90 per mnd x ,80 n.v.t.