Referentiecase. Endemol Shine Group Digitaal en papierloos vergaderen met BoardPacks

Transcriptie

1 Referentiecase Endemol Shine Group Digitaal en papierloos vergaderen met BoardPacks

2 BoardPacks stelt ons in staat om volledig digitaal en papierloos te vergaderen. Door gebruik te maken van de gebruiksvriendelijke ipad app beschikt het management altijd over de laatste informatie en kunnen zij ook offline vergaderingen voorbereiden. Dankzij BoardPacks kunnen wij dan ook efficiënter vergaderen en samenwerken. Jolanda Verwoert, Functioneel Applicatiebeheerder van Endemol Shine Group Over Endemol Shine Group De Endemol Shine Group is een internationaal toonaangevend multimediabedrijf, waar creativiteit en kwaliteit hand in hand gaan met innovatie en ondernemerschap. Endemol richt zich hierbij op de creatie, productie en exploitatie van content voor alle platforms en in opdracht van en samen met zenders, distributeurs, adverteerders en maatschappelijke organisaties. Hierbij heeft de Endemol Shine Group een portofolio van vele internationale hits, waaronder Big Brother, Masterchef, So You Think You Can Dance, Wipeout en Deal or No Deal. De Endemol Shine Group bestaat uit de mediabedrijven Endemol, Shine en CORE Media en zijn gezamenlijk s werelds grootste onafhankelijke producent, met meer dan 80 vestigingen in 31 landen.

3 De uitdaging Binnen de Endemol Shine Group wordt er intensief samengewerkt tussen de verschillende locaties in de verschillende landen. Hierbij vinden er veel vergaderingen plaats, zowel voor het overkoepelende management team van de Endemol Shine Group als binnen de lokale directies. Voorheen werden agenda s, notulen, afspraken en besluiten op papier of per verstuurd naar de deelnemers van de vergaderingen. Dit nam echter veel tijd in beslag en documenten waren hierbij niet eenvoudig terug te vinden. Vanuit het management team is daarom de behoefte ontstaan om volledig papierloos te vergaderen. De wens was hierbij om alle notulen, documenten, besluiten en taken van vergaderingen terug te vinden op één centrale plaats. Daarnaast was het belangrijk om deze informatie te ontsluiten via tablets, om zowel op kantoor als onderweg vergaderingen te kunnen voorbereiden. Jolanda Verwoert, Functioneel Applicatiebeheerder van de Endemol Shine Group: Wij maken gebruik van Office 365 om kennis en informatie te delen binnen onze organisatie. Een belangrijke wens was dan ook om digitaal vergaderen mogelijk te maken binnen Office 365 en SharePoint Online. Daarnaast vonden wij het belangrijk om de oplossing in eigen beheer te hebben. Uiteindelijk zijn wij terecht gekomen bij ETTU met de oplossing BoardPacks. De oplossing De Endemol Shine Group heeft gekozen voor BoardPacks in Office 365 om digitaal en papierloos vergaderen mogelijk te maken. ETTU is partner van BoardPacks, dat ontwikkelt is door de Engelse governance-specialist eshare. Binnen de bestaande Office 365 omgeving is in SharePoint Online de BoardPacks app geïnstalleerd. Jolanda Verwoert: De secretaresses zorgen dat voor elke vergadering de agenda, notulen en documenten klaargezet worden. Dit doen zij binnen de vergadersite in SharePoint Online. Documenten kunnen eenvoudig naar het betreffende agenda item worden gesleept. Daarnaast is het mogelijk om taken toe te wijzen aan deelnemers van de vergadering. Als de alles klaar staat, wordt de vergadering gepubliceerd en ontvangen alle deelnemers een notificatie per . Zo weten zij direct dat de vergaderstukken klaar staan.

4 Het management maakt gebruik van de BoardPacks ipad app om de vergaderingen te raadplegen. Op hun ipad kunnen zij inloggen en zien zij direct welke vergaderingen gepland staan. Het management van de Endemol Shine Group is werkzaam in verschillende delen van de wereld en vaak onderweg. Doordat zij gebruik maken van de BoardPacks app op hun ipad, kunnen zij ook onderweg vergaderingen voorbereiden. Aantekeningen kunnen daarnaast eenvoudig toegevoegd worden aan documenten. Voor externe deelnemers is het mogelijk om automatisch een PDF-pack te maken van de vergadering. Hierin worden de agenda, deelnemers, taken en toegevoegde documenten samengevoegd. Op deze manier is het ook voor bijvoorbeeld gastsprekers mogelijk de vergadering bij te wonen, zonder dat zij direct toegang nodig hebben tot het betreffende board. De belangrijkste functionaliteiten van BoardPacks: - Eenvoudig toevoegen van documenten - Aantekeningen maken in vergaderstukken - Toegang tot meerdere boards en commissies - Offline gegevens raadplegen - Mogelijkheid om te stemmen en beslissingen vast te leggen - Toewijzen van taken aan deelnemers - Ontsluiting van vergadering via gebruiksvriendelijke app naar ipad en Windows - Eenvoudig instellen van rechten en redactie

5 De meerwaarde Met BoardPacks beschikt de Endemol Shine Group over een gebruiksvriendelijke oplossing om digitaal en papierloos te vergaderen. Het management reageert erg positief op het gebruik van BoardPacks. Het grootste voordeel is dat het tijd scheelt om alle documenten en notulen te delen. Via de ipad app zijn altijd de laatste vergaderstukken beschikbaar en kan de gebruiker eenvoudig aantekeningen maken. De app is bovendien erg intuïtief en gebruiksvriendelijk, waardoor wij geen vragen hebben gekregen over hoe BoardPacks werkt. Vanuit IT-perspectief biedt BoardPacks de mogelijk om te vergaderen vanuit een afgeschermde en beveiligde omgeving. Documenten worden daarnaast niet meer dubbel opgeslagen, waardoor er altijd één versie van de waarheid is. Dit zorgt er dan ook voor dat onze organisatie weinig tijd kwijt is met het beheer van vergaderingen. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem voor meer informatie over deze referentiecase of over andere oplossingen contact met ons op. ETTU Kampenringweg 45b 2803 PE Gouda T: +31(0) E: W: