STARTNOTITIE DIGITAAL VERGADEREN

Transcriptie

1 STARTNOTITIE DIGITAAL VERGADEREN 1. Werktitel : Digitaal vergaderen 2. Aanleiding : In 2009 is een begin gemaakt met het terugdringen van de omvang van de papierstroom van D&H-vergaderbundels. Vanaf dat moment worden hamerstukken, stukken die geagendeerd worden onder agendapunten 4 (schriftelijke informatie) en 5 (ingekomen stukken) niet meer op papier aan D&H-leden ter beschikking gesteld. De stukken zijn via een besloten D&H-pagina op internet of op papier in de hoogheemradenkamer raadpleegbaar. Daarnaast wordt per bespreekpunt afgewogen of de bijlagen ter inzage worden gelegd of op papier aan de D&H-leden worden verstrekt. Sinds kort worden ook de PFO-afsprakenlijsten en de DMT-verslagen digitaal verstrekt aan de D&H-leden via de besloten D&H-pagina op internet. Vanaf 17 augustus 2011 wordt de openbare D&H-bundel niet meer op papier verstrekt aan de DMT-leden. Een mogelijke volgende stap is het digitaliseren van bestuurlijke vergaderbundels op een tablet Doel van het project : Vermindering van de papierstroom voor bestuurlijke vergaderbundels Op dit moment komt het gemiddelde papierverbruik van de fysieke D&H-bundel neer op ongeveer 250 dubbelzijdig bedrukte pagina s 2 per bundel, waarbij documenten als een begroting en jaarrekening niet zijn meegerekend. In totaal wordt voor een gemiddelde bundel ongeveer dubbelzijdig bedrukte pagina s papier 3 gebruikt. Per jaar kan het alleen al voor 1 Met een tablet kunnen vergaderbundels beheerd en gelezen worden. Daarnaast beschikt een tablet over meer functionaliteiten. Op de tablet kan onder meer software aanwezig zijn voor de - en internetondersteuning, een kleurenweergave, het bewerken van pdf-bestanden zodat aantekeningen, onderstrepingen en arceringen op de documenten gemaakt kunnen worden en de mogelijkheid tot het bewerken van office-documenten zoals Word en Excel. De tablet kent standaard geen vast toetsenbord. Er zijn diverse leveranciers die tablets produceren, de IPad is de meest bekende. 2 Bij uitsplitsing naar de openbare en vertrouwelijke D&H-vergaderbundel komt het neer op een gemiddelde van 400 enkelzijdig bedrukte pagina s voor de openbare bundel en 100 enkelzijdig bedrukte pagina s voor de vertrouwelijke bundel. Benadrukt wordt dat het een ruwe en zeer globale schatting is dubbelzijdige bedrukte pagina s komt voort uit een optelsom van 13 openbare bundels, 13 vertrouwelijke bundels en de stukken die op papier ter inzage worden gelegd. Benadrukt wordt dat het een ruwe en zeer globale schatting is. Pagina 1 van 7

2 de D&H-vergaderingen een besparing opleveren van ongeveer (dubbelzijdig bedrukte) pagina s papier. Beschikbaarheid van stukken die ter inzage worden gelegd voor D&H-leden Het gaat hier om de ter inzage liggende bijlagen, hamerstukken, stukken behorende bij agendapunt 4 (schriftelijke informatie), 5 (ingekomen stukken), PFO-afsprakenlijsten en het DMT-verslag tijdens hun voorbereiding van en tijdens de D&H-vergadering. Voorstellen en andere stukken, die ter bespreking worden aangemeld, worden nu, indien gewenst door de aanmelder, gekopieerd. Met de tablet hoeven deze stukken voor de D&H-vergadering niet meer gekopieerd te worden. Snellere en verbeterde distributie van de vergaderbundels / gemak voor de bestuurders De D&H-vergaderbundels worden op donderdag in de week voor de D&H-vergadering verspreid. Verspreiding gebeurt in beginsel fysiek indien een D&H-lid in het pand aanwezig is, via de postvakjes indien D&H-leden op donderdag of vrijdag aanwezig zijn of via de post. Indien verzending vlak voor een feestdag plaatsvindt, worden de vergaderbundels bezorgd. Een enkele keer is het voorgekomen dat de D&Hvergaderbundel niet tijdig bij een D&H-lid is bezorgd. Digitale verspreiding heeft als voordeel dat alle D&H-leden een dag eerder de beschikking hebben over de vergaderbundel en Delfland is niet meer afhankelijk van een tijdige bezorging door TNT. 4. Aandachtspunten (inhoudelijk en omgeving) : Het project moet voldoen aan de volgende randvoorwaarden: 1. Gebruikersgemak - Gebruiksvriendelijk downloaden van de vergaderstukken; - Mogelijkheid tot maken van digitale aantekeningen en arceringen in vergaderstukken; - Goede zoekfunctie in digitale vergaderstukken. - Voordat de tablets in gebruik worden genomen, worden de gebruiksmogelijkheden toegelicht. 2. Werkprocessen - Strak handhaven van de deadlines voor aanlevering en publicatie van vergaderstukken; - Gebruiksvriendelijke inrichting van de omgeving van waaruit de D&H-leden de vergaderstukken voor de aankomende vergadering kunnen binnenhalen; Pagina 2 van 7

3 - Goede archivering van bestuurlijke stukken met het oog op duurzame toegankelijkheid. 3. ICT Werkomgeving - Aansluiting op de bestaande ICT werkomgeving van Delfland (passend binnen de informatiearchitectuur); - Koppeling met BIS en via BIS met DMS; - Goede beveiliging van informatie, ook met oog op vertrouwelijke stukken die tijdens een vergadering aan de orde kunnen komen; - Goede ondersteuning bestuurders en inrichten helpdeskfunctie. Een aandachtspunt hierbij is de eventuele ondersteuning na uur en in het weekend. - Beveiliging van het tablet zelf met bijvoorbeeld een wachtwoord; - Goede mogelijkheid om het beheer en onderhoud van het systeem te borgen (intern dan wel extern). Ervaringen van andere overheidsinstellingen worden meegenomen Het Hoogheemraadschap van Delfland is niet de eerste overheidsinstelling die overweegt over te stappen naar digitaal vergaderen. Een aantal gemeenten en waterschappen is begonnen met (een pilot rondom) het distribueren en lezen van vergaderstukken. Vanaf eind september 2011 vergadert de Eerste Kamer met tablets. Bekende ervaringen worden betrokken in het project. 5. Eindproduct (omschrijving) : Papierarm vergaderen via een tablet in eerste instantie bij D&H, in een vervolgtraject mogelijk uit te breiden naar VV en DMT. 6. Bijdrage aan de doelstellingen van Delfland 7. Belangen / meerwaarde : Bijdrage leveren aan duurzaam werken binnen Delfland Gedigitaliseerde vergaderbundels verminderen papiergebruik. Bijdrage leveren aan project Delfland optimaal digitaal in 2015 Vanaf 2011 loopt het project Delfland optimaal digitaal in Doelstelling is zoveel mogelijk digitaal te werken. Het project Digitaal vergaderen kan daaraan een bijdrage leveren. a. belangen van Delfland : Realiseren van een kostenbesparing op het gebied van bestuurlijke besluitvorming Digitaliseren van de papierstroom zorgt voor een kostenbesparing. Hierbij wordt gedacht aan de kosten voor papier, kopiëren, porto, en bezorgen, exclusief een eventuele besparing op personeelskosten. Een gefundeerde schatting is op dit moment niet te geven. Pagina 3 van 7

4 b. belangen van derden : Niet van toepassing 8. gekozen werkwijze (omschrijving) 9. Consequenties van gekozen werkwijze: a. aanbesteding van (deel)taken bij externe partijen : Het project wordt in eerste instantie beperkt tot de D&H-vergadering. Een tablet zal daarbij ter beschikking worden gesteld aan de dijkgraaf, D&H-leden (op vrijwillige basis), de secretarisdirecteur, teamleider Communicatie en Crisisbeheersing, teamleider team Bestuur, de bestuursadviseur en bestuursondersteuning. Dit geeft de organisatie en in het bijzonder Team Bestuur de mogelijkheid om bekend te raken met de nieuwe werkwijze, hiermee ervaring op te doen en de gevolgen voor de werkprocessen binnen team Bestuur in beeld te brengen. Het project wordt in juni 2012 geëvalueerd (zie verder onder punt 11.d). : Niet van toepassing b. aard van contacten met derden : 1. Inkoop van de tablets inclusief nader te bepalen software e.d. 2. Aanschaf app voor downloaden van de bestuurlijke vergaderbundel (MSI); 3. Afnemen dienst voor publiceren agenda s en documenten; 4. Afsluiten van UMTS-3G abonnement bij Vodafone voor elk tablet (zie ook punt 14). c. continuïteit van kennis bij onderhouden van contacten door Delfland : Niet van toepassing d. noodzaak van bestuurlijke afstemming : Ja, de dijkgraaf en de secretaris-directeur worden nauw betrokken bij het project. Zonder bestuurlijk draagvlak heeft het project geen kans van slagen. 10. Financiën a. Bestedingsruimte : Voor 2012 is eenmalig ,- beschikbaar. Het bedrag wordt gebruikt voor de aanschaf van tablets, software, abonnementen en onderhoudskosten. Mocht de pilot tot een positief resultaat leiden, kan besloten worden de tablet breder in te zetten en de tablet aan de VV en de organisatie ter beschikking te stellen. Mogelijk volgt een aanbesteding. Dit wordt meegenomen in de begroting b. Opgenomen in begroting : De kosten van de pilot zijn in de begroting 2012 meegenomen. De kostenplaats is 50213, kostensoort zijn / en BBP is 3120 (bloknummer ). c. Aanvraag kredietverlening nodig : Nee 11. Planning a. Gewenste doorlooptijd : 1 jaar, vanaf december 2011 Operationeel vanaf 15 maart Pagina 4 van 7

5 b. Datum startnotitie : December 2011 c. Data en onderwerp van tussenrapportages : Eerste kwartaal 2012: indien binnen D&H draagvlak is voor de pilot digitaal vergaderen, wordt de VV geïnformeerd over de pilot. d. Datum eindrapportage verkenning : Juni 2012 evaluatie: criteria die bij de evaluatie worden betrokken, zijn: Ervaring gebruikers - De wijze waarop documenten worden gedownload op de tablet; - Voorzieningen (software) om pdf-bestanden te lezen; - De mogelijkheden tot het maken van aantekeningen en arceringen in pdfbestanden - Ervaringen met het lezen van documenten op de tablet; Ervaring beheerders - Ervaringen met ICT infrastructuur rondom het gebruik van tablet; - Ervaringen van team bestuur ten behoeve van het aanleveren van documenten voor het tablet. Gekeken wordt naar aan te passen werkprocessen, benodigde tijd en competenties. Bij de evaluatie wordt daarnaast de vraag of het gebruik van de tablets wordt uitgebreid naar de portefeuillehoudersoverleggen, commissie- en VV-vergaderingen en DMT-vergaderingen, betrokken. Het evaluatierapport wordt in samenwerking tussen teams ICT Services en Bestuur opgesteld. De resultaten van de evaluatie worden gedeeld met D&H, VV en DMT. e. Behandeling in D&H : Januari 2012: draagvlak voor pilot digitaal vergaderen f. Besluit VV : Niet van toepassing Juli / augustus 2012: delen resultaten evaluatie en op basis van de evaluatie een go/no go beslissing met betrekking het voortzetten van digitaal vergaderen Eerste kwartaal 2012:Indien binnen D&H draagvlak is voor de pilot digitaal vergaderen, wordt de VV geïnformeerd over de pilot. Oktober / november 2012: Informatie over de evaluatie project digitaal vergaderen en het vervolg. Pagina 5 van 7

6 12. Organisatie a. Projectleider (naam) : Margreeth Bosker (teamleider Team Bestuur) b. Benodigde vakdisciplines (afdeling, team, competenties) : - ICT-services: Jan de Mik (teamleider ICT Services) - DMS: Hans van Rijn (teamleider DIV) - IGIS: Albert van Bergen (teamleider IGIS) - Team Bestuur: Ingrid Swart (bestuursadviseur) c. Geraamde inzet capaciteit Delfland (fte s) : - ICT-services: nader te bepalen - DMS: nader te bepalen - IGIS / BIS: nader te bepalen - Team Bestuur: 5 dagen per maand 13. Communicatie en externe relaties d. Geraamde inzet capaciteit Delfland (fte s) : Niet van toepassing e. Te benaderen/in te schakelen externe relaties : MSI, leverancier van de software IBABS en de dienst. 14. Relatie met andere projecten ICT services legt eind 2011 / begin 2012 een WIFI netwerk aan. Dit project kan een rol spelen inzake de besluitvorming over het al dan niet afsluiten UMTS-3G abonnementen (zie ook punt 9.b) omdat dit invloed kan hebben op de aanschafprijs en de abonnementsprijs. 15. Overige aspecten Risico s Als risico s van het project kunnen worden onderscheiden: - de levertijd van de tablets: de start van het project is hiervan afhankelijk; - onvoldoende beveiliging van vertrouwelijke gegevens: op de vertrouwelijke agenda worden vertrouwelijke agendapunten geagendeerd. Om veiligheid van deze documenten te waarborgen worden duidelijke afspraken met de externe leverancier over de beveiliging gemaakt. - Verlies van de tablets in verband met de vertrouwelijke documenten die hierop kunnen staan, worden de tablet in ieder geval beveiligd met een inlognaam en wachtwoord. De tablets moeten op afstand door ICT services op de fabrieksstandaarden teruggezet kunnen worden. Beheer en ondersteuning - Tijdens de pilot wordt het beheer verder vorm gegeven; - Ondersteuning van de gebruikers: er wordt een handleiding gemaakt en er wordt een helpdeskfunctie voor bestuurders gecreëerd. Team bestuur zal hierbij het eerste aanspreekpunt vormen. Pagina 6 van 7

7 Hierbij wordt opdracht gegeven voor de uitvoering van de activiteiten zoals hierboven vermeld. Voor akkoord: Directeur (naam + paraaf) : mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart (verstrekt opdracht) Interne opdrachtgever (naam + paraaf) : mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart (programmahoofd Organisatie) (accepteert opdracht) Distributie: Directeur, Interne opdrachtgever, projectdossier (origineel) Pagina 7 van 7