Enquête Papierloos vergaderen

Transcriptie

1 Enquête Papierloos vergaderen 1. Wordt er in uw gemeente/stadsdeel door de raad papierloos gewerkt, resp. wordt dit onderzocht? Ouder-Amstel; Wij hebben ook plannen in die richting, wachten was op nieuwe netwerk servers en het overgaan van de hele organisatie naar digitaal werken. Aan het eind van dat traject volgt dan de gemeenteraad. De planning is dat we in september overgaan op papierloos vergaderen. Ik kan je vragen nu dan ook nog niet beantwoorden. Maar ben uiteraard zeer benieuwd naar de uitkomsten! Pilot papierloos werken (tweede pilot) april 2011-april Sinds 1 januari 2012 papierloos, na een voorafgaande pilot van enkele maanden. Stadsdeel Amsterdam Centrum: Onze raad vergadert niet papierloos, maar vanuit de griffie willen we graag de mogelijkheden van papierloos vergaderen onder de aandacht brengen van seniores. Momenteel is mijn loco (Harm Grünhagen) bezig met een en ander te onderzoeken (Low Profile). Als we van seniores de opdracht krijgen om papierloos vergaderen verder uit te diepen krijgt het een vervolg. Dat alles maakt dat wij nu geen antwoorden je vragen hebben. Beemster: Het antwoord wat Beemster betreft is nu nog kort. Het college van BenW en het managementteam werken sinds enige tijd papierloos. De leden van het college en het MT hebben hiervoor ipads in bruikleen gekregen. Zodra dit tot volle tevredenheid functioneert is het de bedoeling dat ook de raad en de raadscommissie papierloos gaan werken. Ik verwacht dat dit pas in de 2 e helft van dit jaar zal zijn. Ja er wordt al zo'n vijf jaar papierloos gewerkt in die zin dat er geen stapels papier meer worden rondgestuurd. Ja, de mogelijkheden van papierloos vergaderen worden onderzocht. Er is een kleine voorhoede met 5 raadsleden die al helemaal papierloos werken. Dit is een experiment. We werken met algemeen beschikbare apps (dropbox en I-Annotate). In de raad van januari houden deze raadsleden een presentatie in denraad van hun ervaringen tot nu toe. Zij zullen dan voorstellen een business case te maken voor eventuele invoering van papierloos vergaderen via een externe aanbieder of via WEBDAV. Verder heeft de gemeente sinds kort een eigen viewer waarop bestemmingsplannen digitaal zijn in te zien. Dat scheelt enorm in de kopieerkosten voor de papieren versies van de (concept-) bestemmingsplannen. Tijdens de vergadering wordt de bestemmingsplantekening met een beamer op de muur geprojecteerd, zodat t voor allen zeer duidelijk zichtbaar is en waarmee ook ingezoomd kan worden op details. Een aanrader, omdat alle vastgestelde bestemmingsplannen toch ook digitaal aangeleverd moeten worden bij ruimtelijkeplannen.nl. Wij zijn begonnen, doelstelling is om bij de raadswisseling zo goed als papierloos te werken. We zijn in een overgangsfase. Digitaal is alles nu beschikbaar, maar of men tot papierloos overgaat is vrijwillig. 1

2 In NW loopt er op dit moment een pilot digitaal werken. Op raadsniveau wordt er nog niet met tablets gewerkt, maar ik hoop dat je hier toch iets aan hebt. Op dit moment zijn mt en college uitgerust met een ipad. op 31-1 hebben we onze eerste training in digitaal vergaderen. Als dit succesvol verloopt, zal ook de raad een keer aan de beurt zijn. Maar daar is nog geen concrete planning voor. Er wordt facultatief papierloos/arm gewerkt door raad en griffie. Hier gaat een jaar onderzoek en experiment aan vooraf. Slechts een paar raadsleden werkt nu papierloos. 2. Op welke wijze is of wordt daar invulling aan gegeven? pilot werken met ipads stukken ontsluiten via app ibabs. App ook voor burgers beschikbaar (gratis). Vergaderstukken worden geplaatst in Dropbox (digitaal) en worden door de raad ontsloten met gebruikmaking van Dropbox-app en iannotate-app via ipad. Door middel van een amendement bij de begroting heeft de raad de besparing op papier ingeboekt. Het hoe nu verder kwam daarna pas aan de orde. Er is een RIS dat uitsluitend voor de raadsleden toegankelijk is. Die kunnen zij via internet benaderen. -- Verstrekking van Ipads aan raadsleden en steunfractieleden, net gebeurd. Stapsgewijze ondesteuning om er ook daadwerkelijk mee te kunnen werken volgt de komende twee jaar. Wij zijn met notubiz in zee gegaan. Hebben een icoon "raadsnet", met daarachter de agenda's, vergaderstukken, ed.; tevens is dit het raadsinformatiesysteem. Zie Testgroep probeert te werken met de digitaal aangeboden informatie. Zie 1. Januari 2011 hebben we meegedaan met e-readers onderzoek van Hogeschool van Amsterdam. Vervolgens heeft presidium verschillende malen vergaderd over papierloos werken. 2

3 In 2012/2013 willen we 3 dingen regelen: - een nieuw BIS; - digitalisering stukkenstroom vanuit de organisatie via B&W naar de raad mbv een DMS; - faciliteren papierloos werken. 3. Worden hulpmiddelen ter beschikking gesteld, en zo ja, onder welke voorwaarden? ipads, bruikleen Hulpmiddel: 64 Gb ipad + Wifi + 3G + 3G-abonnement + voorgeïnstalleerde apps. Voorwaarden: zie bijgevoegde bruikleenovereenkomst. Het in bruikleen ter beschikking stellen van i-pads en de app i-annotate. Raadsleden kunnen een tegemoetkoming krijgen voor de aanschaf van een laptop. Ook printkosten worden vergoed. Raadsleden hebben aan het begin van deze periode kunnen kiezen tussen een I-pad of een laptop van de gemeente. Raadsleden hebben de apparatuur in bruikleen. De raadsleden hebben een "meeneem apparaat" nodig, de griffie/gemeente heeft een digitaal documentensysteem nodig (BIS of RIS) en er is opleiding en ondersteuning nodig, want het komt echt niet vanzelf aanwaaien. Men heeft bij het begin van de raadsperiode gekozen voor het in bruikleen uitgeven van laptops. Raadsleden die daar geen gebruik van hebben gemaakt, kunnen nu een ander apparaat (ipad, tablet) aanschaffen, we vergoeden de kosten tot het niveau van de oorspronkelijke laptop. Nee, De insteek is BYOD (bring your own device). De ipads worden zonder tegenvergoeding ter beschikking gesteld. De gedachte is dat tegenover privégebruik ook staat dat men in privétijd ook voor de baas bezig is. Wel is er een verklaring getekend waarin er op wordt gewezen dat de ipad voor 90% zakelijk wordt gebruikt en dat men het apparaat moet inleveren bij vertrek (of overnemen tegen de waarde in het economisch verkeer). 3 raadsleden hebben ipad in bruikleen gehad voor het experiment, deze zijn retour en griffie heeft de ipads overgenomen. Bij de griffie worden door 6 mensen ipads gebruikt. Bij deelproject 3 gaan we kijken welke faciliteiten we beschikbaar gaan stellen: - een app; - apparatuur. 3

4 4. Waarmee (welk platform) wordt gewerkt? ipads, voor de stukken BABS en app ibabs, iannotate voor het lezen van de stukken. Nu: vanuit Windows Verkenner worden (in Word/DocMan) opgestelde (of gescande) documenten geplaatst in Dropbox (zie onder 2). Implementatie van ibabs + bijbehorende app wordt voorbereid, waarbij de werkwijze via Dropbox komt te vervallen. I-pads LotusQuickr, dat is een (inmiddels verouderde) IBM-applicatie. Via ons Raadsinformatiesysteem op de website en via dropbox. De leden hebben zelf uitgevonden dat ze vervolgens I-Annotate het makkelijkst vinden om stukken mee 'binnen te halen' en te bewerken.??? zie bij 2. Informatie komt rechtstreeks uit het RIS. Wij hebben dus ipads die via Strato communiceren. Notubox van notubiz Volgt. 5. Welke kosten baten analyse is gemaakt? Zie businesscase werken met ipads link Er is geen eigen kosten-baten-analyse gemaakt. Er is gebruik gemaakt van de gegevens uit de businesscase van bureau Zenc (zie bijlage). 4

5 De kosten die gepaard gaan met de papieren bundel zijn in kaart gebracht. Dat weet ik niet niet. Nog geen: maar wat gaat meespelen zijn uiteraard de kosten (kleiner kopieerapparaat, bezorgkosten, bode-uren) kosten voor ipads en ondersteuning wegen op tegen de kopieerkosten, die dus tegen de raadswisseling zo goed als tot nul gereduceerd moeten zijn. Maar ook: het kan het mobiele werken wat raadsleden altijd al moeten doen ook veel gemakkelijker maken. Er was uit een pot automatisering een eenmalig bedrag beschikbaar voor de investering. Voor de jaarlijks terugkomende kosten is geprobeerd dit kostenneutraal op te lossen, door grotendeels de papieren notulering te schrappen. n.v.t. Die is niet gemaakt. Het project bevindt zich in een experimenteel stadium en de doelstelling is niet primair om goedkoper uit te zijn. Belangrijker is het efficiënter en locatie-ongebonden kunnen communiceren en werken. Uiteraard wordt er wel van uitgegaan dat de bergen papier op termijn zullen verminderen. Is gemaakt, maar viel negatief uit voor het presidium. Ook mede gezien toekomst van de stadsdelen wilde presidium nu niet kiezen voor papierloos werken en aanschaf ipads. Volgt. 6. Ten laste van welke budgetten wordt er gewerkt? Er was nog een budget beschikbaar (opleiding raadsleden) Incidentele kosten (aanschaf ipads en software) gedekt uit het in 2011 niet aangewende en gereserveerde bedrag van raadsondersteuning (p.c. s e.d.). De structurele kosten worden gedekt uit ICT-budgetten (niet des griffies). Budget raad en repro. 5

6 De raad heeft een eigen budget waaruit eea wordt gefinancierd. Naar de huidige begrippen zijn de kosten beperkt (paarduizend euro per jaar). Vooralsnog kost het niets extra. Algemeen ICT budget. Jaarlijkse kosten vallen onder het product griffie/ondersteuning raad; investeringen uit automatisering Kosten aanleg WIFI uit niet gebruikte budgetten raad. Wij hebben kredieten voor de uitvoering van E-gemeenten-projecten. Dit maakt daar onderdeel van uit. Griffie heeft budget papierloos werken. Volgt. 7. Welke mogelijkheden en welke beperkingen ziet/ervaart u? Evaluatie volgt in april. Belangrijk is óf ipad óf papier, niet beiden, dan is de verleiding te groot. Verder goed werkend wifi, goede instructie en helpdesk (bij de griffie). Mogelijkheden volop (geen papier, sneller verwerking, geen tijdrovende verzending per post meer, snellere raadpleging door raadsleden, enthousiasme bij raadsleden over gebruiksgemak ipad en Dropbox. Beperkingen: rekening dient in het natraject te worden gehouden met vele vragen bij raadsleden over gebruik ipad en apps. Dit speelt uiteraard bij de raadsleden die minder digitaal zijn (de zgn. digibeten). Als griffie blijven uitnodigen om langs te komen, dus pro-actief zijn richting raad is belangrijk. Over het geheel genomen is iedereen enthousiast over de stap die vorig jaar gezet is. Wij zijn begin 2011 begonnen met het uitzetten van 4 ipads bij de vier fractievoorzitters als test. Vervolgens is in het laatste kwartaal van 2011 aan iedereen een ipad verstrekt met een korte instructie en de mededeling spring in het diepe en ga ermee spelen. Daarna is vanuit de griffie veel tijd besteed aan de individuele begeleiding van raadsleden. Voordelen zijn er legio. Echter ook een aantal aandachtspunten, zoals de opmaak van de documenten.? Er is een heel bruikbaar rapport van PHANOS over de mogelijkheden en beperkingen van I-pads in de 6

7 vergadering. Ik heb het bijgevoegd. Mogelijk is het inmiddels geactualiseerd. Kijk daarvoor eventueel op hun site. -- Raadsleden zijn gewend van papier te werken; komen er pas vanaf als het alternatief goed is. Verschillende apparatuur is lastig in de ondersteuning (want vanuit griffie). Daar is het nog te vroeg voor. Uit de evaluatie van dit (bescheiden) project moet e.e.a. blijken. Stukken tijdens vergadering bij de hand, invoelen/ inleven met een raadslid als gebruiker van ipad. M.n oudere generatie is gewend aan papier. Papierloos werken met geheime stukken vraagt 100% veilig systeem; 8. Heeft u alle stukken digitaal? Ja Het grootste deel wel, echter kaartmateriaal m.b.t. (ontwerp-)bestemmingsplannen e.d. zijn moeilijk digitaal aan te leveren, vanwege de grootte, maar ook deze kunnen digitaal ontsloten worden. ja, ons hele besluitvormingstraject is al gedigitaliseerd en ook alle post wordt gescand en wordt dan digitaal bij de griffie aangeleverd. De papieren verzending is voor ons 'een stap terug' naar uitprinten en vermenigvuldigen.. alle raadsvergaderstukken en ingekomen stukken Ja uit het RIS nog niet. Is wel de bedoeling, waarbij Decos de basis zal zijn. 7

8 9. Wordt er (incidenteel) nog met papier gewerkt? Er zijn vier raadsleden (van totaal 37) die geen ipad hebben, zij krijgen (nog) papier. Ja, zeer incidenteel. De bedoeling is dit in de nabije toekomst te beëindigen. Nee. Zeer zelden. Het begrotingsboekwerk en eventuele andere belangrijke documenten worden nog wel eens op papier geleverd. Ja, nu nog wel. Ik hoop dat in de toekomst te kunnen afschaffen. Mogelijk blijven er uitzonderingen voor dikke beleidsnota's. Het lezen van grote documenten vanaf een I-pad wordt door velen als lastig ervaren. Op dit moment gaan ook vertrouwelijke stukken nog op papier, omdat de beveiliging van dropbox soms wordt betwijfeld. Ja, op dit moment wordt alles dubbel aangeboden. De pilot loopt nog niet zo lang, stukken worden nog in papier aangeleverd. Nu nog wel. Ja, papieren bundel wordt nog steeds gedrukt voor raadsleden en abonnementen van bewoners en instellingen. Ja dus. 10. Hoe wordt de oplossing door de raad beoordeeld? Positief, evaluatie zal uitwijzen hoe verder. 8

9 Tot nu toe positief. Geen idee. Zijn net bezig. Positief. De raad is nog verdeeld met een kopgroep, een paar afwachtende geïnteresseerden en een paar tegenstanders. We zullen zien hoe het loopt. Voor de zomer moet er een beslissing komen. Het is allemaal of niemend. De maatwerk-bediening vanuit de griffie zoals we dat nu doen, is op de lange duur niet vol te houden. we beginnen net, maar de ipad is natuurlijk ook gewoon een hebbeding. Dit bevalt, omdat iedereen wordt bediend op de wijze waarop hij/zij het wil. Deze vorm is een raadsbesluit geweest. Voor de raad is dit werkzaam. n.v.t. Goed, facultatief papierloos/arm werken is uitwerking van besluit presidium. Bespreken we donderdag a.s. bij werkplan raad en griffie. 11. Wat is de impact geweest voor de betrokken afdelingen, zoals automatisering en griffie? Voor automatisering geen impact, geen expliciete ondersteuning/support; bij de griffie extra inspaningen om pilot goed op te zetten en de werkprocessen aan te passen. Maar uiteindelijk ook veel gemak ervaren. Processen lopen sneller, bijv. aanleveren van stukken, publiceren, repro en postbezorging. Voor automatisering: nihil (buiten de aanschaf en de installatie). Voor de griffie: groot, maar dan in positieve zin. Meer tijd beschikbaar van andere zaken. Moet nog blijken. Voorlopig valt het mee. 9

10 Voor automatisering niets want het systeem wordt niet door hen ondersteund maar door een externe. Voor de griffie is het zeer prettig werken. Scheelt heel wat tijd achter het kopieerapparaat. het wordt voor ons alleen maar eenvoudiger, omdat alle stukken al in een digitaal systeem zitten. De impact van de invoering van dat systeem (een jaar of 5 geleden) was gigantisch en mag beslist niet onderschat worden. we moeten er zelf mee aan de slag. Kost ons eerst meer werk, nu geneutraliseerd. Andere afdelingen waren/zijn slechts zijdelings betrokken. Bestuurssecretariaat college wil nu op zelfde wijze gaan werken. Ondersteuning vanuit de griffie, budgetten vanuit de raad. Dit kost zeker capaciteit op de griffie. Automatisering faciliteert. De afdelingen merken er niet zo veel van omdat die nu al gewend zijn om met een document managementsysteem (Decos) te werken. De griffie is hier (nog) niet bij betrokken. Goede afstemming en werkafspraken over samenwerking. Zitten we middenin. 12. Alles overziend, welke keuzes zou u gisteren maken met de kennis van vandaag? Dezelfde! Op het moment dat wij kozen voor de ipad van Apple was de Windows-versie van Samsung niet (breed) beschikbaar. Als we nu de keuze zouden moeten maken, zou een productvergelijking mogelijk in het voordeel van de Samsung-tablet kunnen uitvallen. Leuke vraag. Meer voorbereidingstijd voor het invoeren ervan. Geen andere. Wel wordt het op dit moment tijd ons systeem te moderniseren Er is gekozen voor de weg van de geleidelijkheid. Uiteindelijk levert dit wel resultaat. Kon toen niet anders omdat idee 'papierloos' slechts bij een enkeling was geland. Een krachtige keuze "dit wordt het" is nu beter te maken omdat in een paar jaar tijd de techniek al weer zo veel meer biedt. 10

11 Iedereen hetzelfde apparaat zou een stuk eenvoudiger zijn in de ondersteuning, maar de raad wil hier geen budget voor vrijmaken. Ook hier is het nog te vroeg voor. Wij zullen best nog wel tegen zaken aanlopen, maar doordat we o.i. het project goed hebben voorbereid en ons laten ondersteunen door extern deskundigen (Phanos), gaan wij er van uit dat de praktijk zal meevallen. Belangrijk is natuurlijk wel dat je enthousiaste mensen in de pilot hebt zitten! We zitten nog midden in het proces. Ik gebruik nu de ipad 1 week en ben er zeer tevreden over! -- 11