Verslag Algemene Ledenvergadering 2019

Transcriptie

1 Verslag Algemene Ledenvergadering 2019 Op dinsdag 12 februari 2019 werd de Algemene Ledenvergadering gehouden in het clubhuis. Er waren 25 leden (incl. bestuur) aanwezig. Hiermee is het vereiste quorum gehaald voor het nemen van beslissingen. Er zijn 9 afmeldingen ontvangen. 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. De agenda wordt vastgesteld, met dien verstande dat er geen punten door leden zijn ingebracht en agendapunt 16 daardoor komt te vervallen. 2. Mededelingen a. De Zoeterwoudse Tennis Club is Vereniging van het jaar 2018 geworden. Deze prijs uitgereikt door de Commissie Sportverkiezingen Zoeterwoude is aan ZTC toegekend omdat wij o.a. met innovatieve activiteiten proberen het ledenaantal op peil te houden en dat duurzaamheid belangrijk is. b. De beveiligingscamera s zijn geïnstalleerd en zijn gekoppeld aan een bewegingsmelder. In een cameraprotocol heeft het bestuur beschreven hoe met de gemaakte beelden om wordt gegaan en wie de beelden mag terugkijken. Het cameraprotocol is op het besloten deel van de website gepubliceerd. De beelden worden maximaal 4 weken bewaard. c. Binnenkort wordt door de gemeenteraad besloten of de Klaverhal gerenoveerd of verplaatst zal worden. Mocht er besloten worden tot verplaatsing dan ligt het zeer voor de hand dat de sporthal op Haasbroek zal worden gebouwd. Hiervoor zijn al wat schetsen gemaakt waarin ZTC tot op heden buiten beschouwing wordt gelaten. Er is dus geen reden om aan te nemen dat als de herinrichting van Haasbroek plaats gaat vinden dat dit consequenties voor ZTC heeft. ZTC heeft wel haar wensen bij de gemeente kenbaar gemaakt (o.a. padelbaan, banen en clubhuis bij elkaar houden) en volgt actief de ontwikkelingen en staat in nauw contact met de gemeente. d. Op voorstel van de wedstrijdcommissie is besloten dat maximaal twee teams kunnen deelnemen aan de vrijdagavond najaarscompetitie. Dit betekent dat er om de week een team thuis speelt. Hierdoor blijft er een baan beschikbaar voor tennisles en vrij tennissen. e. Ed Ehlert meldt dat op basis van de resultaten van de wijnproeverij gehouden tijdens de nieuwjaarsborrel er een nieuwe witte en rode wijn is geselecteerd. Hiernaast is de barcommissie ook aan het testen met andere merken koffie. Leden worden uitgenodigd om de waardering van de koffie te te registreren op het bij de bar beschikbare formulier. 3. Goedkeuring notulen Algemene Ledenvergadering 13 februari 2018 De notulen van de Ledenvergadering van 13 februari 2018 worden, zonder opmerkingen, unaniem door de leden goedgekeurd. 4. Jaarverslag van het bestuur Het jaarverslag 2018 wordt namens het bestuur door de secretaris voorgelezen. Het verslag is als bijlage toegevoegd. 5. Verslag van de kascommissie en benoeming nieuwe kascommissie Jakkus van der Salm geeft aan dat de kascommissie bij elkaar is geweest. Rita van de Poel meldt dat de controle heeft plaatsgevonden en er zijn geen onregelmatigheden aangetroffen. De kascommissie heeft wel drie adviezen:

2 1) voorstel om cash geld uit te bannen (zie rondvraag). 2) onderzoek het afsluiten van een bestuursaansprakelijkheidsverzekering (actie bestuur) 3) voorstel om flink uit te pakken bij het 50-jarig jubileum (zie punt 14) De nieuwe kascommissie bestaat uit Herman Paardekooper als eerste lid, Els van der Hoeven als tweede lid en Jeannot Waisvisz als nieuwe reserve voor controle over Financieel jaarverslag 2018 en decharge van het bestuur Het jaarverslag en begroting zijn gepubliceerd in de Lobby en mondeling toegelicht door Jakkus. Er wordt gevraagd naar de stalling van onze gelden bij de bank ivm de gewenste spreiding en de dekking door het Depositogarantiestelsel. Het bestuur geeft aan dit uit te zoeken en gepaste maatregelen te nemen (actie bestuur). Er zijn verder geen opmerkingen waarna het financiële jaarverslag wordt goedgekeurd en aan het bestuur wordt decharge verleend. 7. Begroting 2019 De begroting is gepubliceerd in de Lobby. De penningmeester vraagt de vergadering om opmerkingen. De begroting wordt unaniem akkoord bevonden. 8. Vaststelling contributie 2020 Gezien het batig saldo dit jaar ziet het bestuur (opnieuw) geen aanleiding voor een verhoging van de contributie. De contributie voor 2020 wordt: gereduceerd Senioren Senioren tot en met 23 jaar Junioren tot en met 17 jaar Ondersteunend lid Informatie over vervanging tennisbanen en verlichting De tijdelijke commissie bestaande uit Floris van der Kolk, Jan-Willem van Bemmelen, Herman Paardekooper en Cees van Velzen heeft onderzoek gedaan naar de mogelijkheden voor vervanging/renovatie van onze tennisbanen. Vanavond is bedoeld om de leden te informeren over de bevindingen en te nemen vervolgstappen. Het bestuur heeft een document met de bevindingen van het onderzoek ontvangen en dit wordt aan dit verslag toegevoegd. Vanavond worden de hoofdlijnen toegelicht door Cees. Uit het onderzoek, waarbij ook gebruik is gemaakt van de informatie van de KNLTB, blijkt dat met onze ondergrond (mateco) en onze wensen (hele jaar bespeelbaar, onderhoudsvriendelijk) twee typen banen in aanmerking komen. Dit zijn een verbeterde versie van het huidige Kushion Kourt en Zandkunstgras rood. Na een levendige discussie over de voor en nadelen en kosten voor aanleg en verwijdering van de huidige banen wordt door het bestuur voorgesteld om met geïnteresseerde leden proef te tennissen. Uit het beperkte animo en het feit dat LTC de Munnik de kunstgrasbanen heeft liggen worden de competitieteams die daar spelen gevraagd om hun ervaringen breed te delen. Op basis van deze spelervaringen, offertes en een eventuele enquête wil het bestuur in het najaar van 2019 een extra ALV uitschrijven om een besluit te kunnen nemen over de vervanging van de banen. Dit besluit wordt vanzelfsprekend alleen genomen indien de herinrichting van Sportpark Haasbroek geen gevolgen heeft voor onze accommodatie. Bij uitvoering van de vervanging van de banen zal ook rekening worden gehouden met een stelpost voor het verbeteren van de waterafvoer door het reinigen/afschrapen van de betonnen ondergrond. De optie om op

3 LED verlichting over te gaan en het hekwerk op te knappen wordt ook bij het besluit voor nieuwe banen meegenomen en t.z.t. aan de leden voorgelegd. De leden van de tijdelijke commissie worden bedankt voor hun inspanningen. 10. Actualisatie Huishoudelijk Reglement Het Huishoudelijk Reglement (beschikbaar op de website) wordt geactualiseerd. In het huidige Reglement, artikel 22 is een bedrag van f ,-- gulden opgenomen waar tot het bestuur bevoegd is. Het bestuur stelt voor dit bedrag te wijzigen naar een afgerond bedrag in Euro s. De vergadering gaat akkoord met de wijziging van het genoemde artikel in ,-- Euro. De overige tekst van het Reglement blijft ongewijzigd. 11. Vaststellen procedure vrijwilligersdiensten en indeling bardiensten/schoonmaakdiensten Op de ALV van 2018 is toegelicht dat vrijwilligersdiensten van de leden worden geregistreerd in het ledenadministratiesysteem. Dit houdt in dat ieder lid per jaar 12 punten moet behalen door bv. 3 bardiensten of 4 schoonmaakdiensten of commissiewerk of andere werkzaamheden voor ZTC moet uitvoeren. Het is aan het bestuur om vast te stellen voor hoeveel punten het commissiewerk of andere werkzaamheden worden gewaardeerd. De mogelijkheid om diensten af te kopen blijft bestaan, maar is vorig jaar al ontmoedigd door het afkoopbedrag te verhogen. De volledige procedure wordt door het bestuur als rechtvaardig en positief ervaren en de vergadering is ook positief. De procedure wordt op het besloten gedeelte van de website gepubliceerd (actie bestuur). 12. Verkiezing en benoeming nieuwe bestuursleden a. Martijn van Rijn heeft Pieter Goossen per 1 juli 2018 opgevolgd als Secretaris. b. Met het aftreden van Laurens van Bemmelen en Pieter Goossen zijn er twee vacatures in het bestuur beschikbaar. De relatie met de jeugdcommissie is hiermee verzwakt en er wordt ingezet op een nieuwe vertegenwoordiger vanuit de Jeugdcommissie. De andere vacature betreft ledenbehoud/-werving. Er zijn geen leden die zich direct melden. Iedereen wordt gevraagd om eens na te gaan of zij een functie in het bestuur ambiëren of iemand kennen die een taak op zich wilt nemen. Meer informatie kan geheel vrijblijvend worden ingewonnen bij de huidige bestuursleden. c. Volgens het roulatieschema van het bestuur is dit jaar aftredend Jaap de Goede, maar hij heeft zich herkiesbaar gesteld. Yvonne is ook herkiesbaar en het bestuur draagt haar dan ook opnieuw voor om als voorzitter actief te blijven. De vergadering gaat unaniem akkoord. 13. Vaststellen samenstelling van de commissies Martijn noemt de mutaties in de commissiesamentelling voor Commissies die een nieuw lid willen laten toetreden stemmen dit altijd eerst af met het bestuur. De commissies hebben daarmee de volgende samenstelling: Barcommissie Sjaak Paardekooper, Mea van der Poel, Wiepie Snelderwaard, Ronald van der Poel (plus Ed Ehlert) Wedstrijdcommissie Paul de Nooijer, Ella de Nooijer, Willy Atsma, Ineke Hiel, Jan-Willem van Bemmelen, Elly van Marrewijk, Elly Spierenburg, Marianne de Graaff Jeugdcommissie Publiciteitscommissie: Els van der Hoeven, Jan van Klink, Coen Zuidema

4 Milica Oppe, Eva de Bruyker, Eric Sanders, Caroline de Haas, Bas van der Hoorn, Pieter Beurskens Onderhoudscommissie John Verhagen, Cees Spierenburg, Peter de Goede, Peter Bolleboom, Ton Engelbard, Jan- Pieter Zonneveld Sponsorcommissie: Ed Ehlert, Peter Scharpff Tuinonderhoud: Hein van Leeuwen, Peter Romijn, Ido Tamming Open toernooi commissie Patty de Man, Ilse Baars ICT Commissie: Bjorn van der Haar, Pieter Goossen Baanonderhoud: Johan van Velzen, Peter Romijn 14. Inrichting commissie voor 50 jarig jubileum ZTC in 2020 In 2020 bestaat ZTC 50 jaar. Wij willen dit graag met alle leden vieren en daarom is er de afgelopen jaren een financiële reservering gedaan. Leden wordt gevraagd of zij willen deelnemen in een commissie die de feestelijkheden voorbereid en organiseert. Ronald de Zoete en Jan-Willem van Bemmelen hebben zich reeds gemeld wie wil zich hierbij aansluiten? Willy Atsma geeft aan deelname te overwegen en benadrukt dat 2020 dichter bij is dan we denken. Geïnteresseerden kunnen zich melden bij het bestuur. De kascommissie heeft het voorstel gedaan om flink uit te pakken bij het 50-jarig jubileum (zie punt 5). We kunnen onze leden goed verrassen, maar mogelijk ook van de publiciteit gebruikmaken om potentiele nieuwe leden te werven. Eerder vanavond is de begroting voor 2019 goedgekeurd inclusief budget voor de feestelijkheden. Aangezien het 50-jarig jubileum in 2020 plaatsvindt stelt het bestuur voor om de commissie mee te geven dat het jubileum groots aangepakt mag worden en dat we openstaan voor royale ideeën en dat we die eventueel in de begroting voor 2020 opnemen. 15. Jaarprogramma 2019 Het voorstel zoals gepubliceerd in de Lobby van januari 2019, wordt akkoord bevonden. 16. Agendapunten ingediend door de leden Er zijn geen agendapunten ingediend door de leden. 17. Rondvraag - De kascommissie heeft voorgesteld om na te denken over het uitbannen van cash geld. Het voorstel krijgt veel steun, maar er zijn ook andere geluiden. Er is afgesproken om het pinnen meer te gaan stimuleren, maar het betalen met cashgeld niet te verbieden (actie bestuur). - Jeannot merkt op basis van de leeftijdsopbouw van onze club op dat we onze ledenwerving niet alleen moeten richten op de jeugd, maar juist ook op de groep jaar. Deze notie wordt meegenomen in de acties rond ledenwerving (actie bestuur). 18. Sluiting ALV De voorzitter sluit de vergadering, bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en belangstelling en biedt namens de club een drankje aan.

5 Bijlage bij agendapunt 4: Jaarverslag 2018 van de Zoeterwoudse Tennis Club In het jaar 2018 had het bestuur de volgende samenstelling: Yvonne van der Laan (voorzitter), Jakkus van der Salm (penningmeester), Martijn van Rijn (secretaris, per 1 juli overgenomen van Pieter Goossen), Laurens van Bemmelen (tot eind 2018), Jaap de Goede en Elly van Marrewijk. We hebben dit jaar afscheid genomen van onze bestuursleden Pieter Goossen en Laurens van Bemmelen. De ledenadministratie is dit jaar opnieuw verzorgd door Rita van de Poel. De bestuursleden hebben ieder een directe lijn met een of meerdere commissies n.l. de commissie voor de Jeugd, de Bar, Wedstrijd, Opentoernooi, Sponsor, Onderhoud en ICT. Dit verslag is een aanvulling op de jaarverslagen van de commissies die gepubliceerd zijn in de Lobby van januari 2019 en het jaarverslag van de onderhoudscommissie dat op de website wordt gepubliceerd. Samen met het straks te behandelen financiële jaarverslag van de penningmeester en het verslag van de kascommissie vormen zij het complete jaarverslag van de Zoeterwoudse Tennis Club. Financieel heeft de barcommissie het afgelopen jaar wederom goed gedraaid. Naast het draaiende houden van de bar heeft zij de nieuwjaarsreceptie en klaverjasavonden verzorgd. Daarbij weer veel dank aan Els van de Hoeven die met grote vasthoudendheid de bardiensten/schoonmaakdiensten weet in te plannen. Het elektronisch betalen is inmiddels ook breed geaccepteerd. De wedstrijdcommissie had ook in 2018 veel activiteiten op haar programma. Hiermee heeft zij een grote rol gespeeld bij het levendig houden en het binden van de leden aan onze club. Aan de voorjaarscompetitie die door de KNLTB is georganiseerd hebben 19 teams meegedaan. Dat zijn 107 leden en dit is 35% van onze ledenbestand. In de najaarscompetitie 2018 speelden 5 teams mee. In 2018 is voor de tweede maal samen met TV Meerburg de Zoeterwoudse tenniskampioenschappen georganiseerd. Ook het Dorpers en Dijkers toernooi heeft weer op beide Zoeterwoudse verenigingen plaatsgevonden. De interne wintercompetitie mocht ook weer op veel belangstelling rekenen, al zijn er minder deelnemers dan het jaar hiervoor. Het ZTC Open Toernooi was weer een zeer geslaagd evenement. Hierbij willen wij de organisatoren, sponsors en natuurlijk ook de vele vrijwilligers bedanken en in het bijzonder de groep die deze week de hapjes en drankjes heeft verzorgd en de activiteiten naast het tennis die dit toernooi weer zo succesvol hebben gemaakt. De opbrengst van de kookploeg kwam dit jaar ten goede aan de missieveiling. Dit jaar is de wateroverlast op de banen aangepakt door een speciaal hiervoor in het leven geroepen commissie. De drainage onder de banen is gereinigd en de afvoer van het water hersteld. Deze werkzaamheden hebben tot gevolg gehad dat ook de coniferen zijn vervangen. Er is direct van de gelegenheid gebruik gemaakt om de entree van ons sportpark op te knappen en hierdoor ziet het hekwerk en fietsenstalling er weer netjes uit. Ook speciale aandacht voor het Onderhoudsteam dat, aangevuld met een aantal enthousiaste klussende leden, naast haar jaarlijkse onderhouds en reparatie klussen een overdekt, rookvrij, tuinhuis/afdak heeft gemaakt. De ICT-commissie heeft van zich laten horen door een nieuwe website op te leveren die gekoppeld is met de ledenadministratie en onze ClubApp.

6 De sponsorcommissie is ook lekker op stoom. Nog nooit eerder droegen alle sponsors samen zoveel bij aan alle extra faciliteiten voor onze club. Voor de jeugd waren er in 2018 ook weer veel activiteiten. Naast de Nacht van ZTC, het ouder/kind toernooi, clubkampioenschappen, oliebollentoernooi is ook het schooltennis georganiseerd. Het ledenaantal is in 2018 helaas afgenomen. Per 1 januari 2019 starten we met 266 leden, 45 leden hebben opgezegd, 22 zijn erbij gekomen. Dit is ondanks dat 24 mensen gebruik hebben gemaakt van de 'Zomerchallenge', waarmee potentiele leden voor een aantrekkelijk bedrag gedurende de zomermaanden konden tennissen. Dit heeft slechts een paar nieuwe leden opgeleverd. Tenslotte wil het bestuur alle leden en sponsors bedanken voor hun inzet in En in het bijzonder de families van Velzen en het Hobbycentrum als sleuteladres. Wij hopen dat de inzet van de vele vrijwilligers en het bestuur waardering kan vinden bij de leden. -Martijn, februari 2019-

7 Bijlage bij agendapunt 9: Onderzoek naar vervangen/renovatie van de banen bij tennisvereniging ZTC Op verzoek van het bestuur van ZTC zijn wij gestart met een onderzoek naar het vervangen van de banen. De huidige banen liggen er nu 19 jaar en zijn aan vervanging toe. Omdat onze vereniging aan het vergrijzen is en wij onze leden een meer comfortabele ondergrond aan willen bieden onderzoeken wij een aantal opties. Om tot een juiste keuze te komen hebben wij gebruik gemaakt van de kennis van de KNLTB; - Brochure Baansoorten in beeld - Brochure stappenplan aanleg tennisbanen Tevens hebben wij een aantal criteria geformuleerd waar de nieuwe banen aan moeten voldoen. We hebben hier rekening gehouden met de situatie zoals die nu op ons tennispark aanwezig is. Vanuit de KNLTB wordt de gravelbaan gelet op de historie en speleigenschappen gezien als de standaard waar andere baansoorten mee worden vergeleken. (Vastheid, snelheid van de baan, spin, coördinatie en balans, beenkracht, uithoudingsvermogen, tactisch inzicht en mentaal) Huidige situatie: Ons park heeft 4 volwaardige Porius Kusion Kourt banen die zijn aangebracht op de oude Mateco banen. Tevens heeft ons park 1 minibaan. Deze laten wij bij dit onderzoek even buiten beschouwing. Criteria nieuwe banen: - Het aantal weken dat de baan per jaar bespeelbaar is. - Comfortabele ondergrond (minder blessure gevoelig) - Onderhoudsvriendelijke banen Omdat de huidige banen een opbouw hebben van een onderlaag van beton grof grind met daarin een drainagesysteem tussenlaag van Mateco toplaag Kusion Kourt hebben wij ons onderzoek toegespitst op de huidige situatie waarbij wij de Matecolaag geheel of grotendeels intact laten en er dus geen grote sloopwerkzaamheden uitgevoerd hoeven te worden. In 2018 is groot onderhoud gepleegd aan het drainagesysteem omdat er klachten waren over plasvorming op de banen. Dit onderhoud is succesvol uitgevoerd waardoor er nu weer een onderbouw is die jaren mee kan. Dit betekent dat baansoorten met een ongebonden ondergrond of op afschot in ons onderzoek afvallen. Om de investering en de onderhoudsinspanning te beperken laten wij ook banen buiten beschouwing die beregend moeten worden. Aan de hand van de twee eerder genoemde brochures van de KNLTB en onze ervaringen met verschillende baansoorten met daaraan gekoppeld de huidige situatie en criteria komen wij tot de volgende inzichten. Baansoort keuze (deel 2) De baansoorten die in aanmerking komen zijn; 1. D2 - Kushion Kourt (kunststof) 2. H1 - Zandkunstgrasbanen (rood) (op gebonden onderbouw) Inzicht in kosten (deel 3) Kosten in huidige situatie (ex btw) voor 4 banen: 1. D x 2 = , 2. H X 2 = ,

8 Eventueel bijkomende kosten voor 4 banen: Baanopsluiting:. 1250, Baaninrichting:. 1150, Onderhoudskosten/reservering per jaar voor 4 banen: 1. D , 2. H , (G1 in kostenoverzicht) Omdat wij met dit onderzoek wilden uitzoeken welke banen voor ons geschikt zijn hebben wij nog geen offertes opgevraagd en zijn wij uitgegaan van de cijfers die zijn aangeleverd door de KNLTB. Om deze reden zijn ook de kosten voor het verwijderen van de huidige banen hierin niet opgenomen. Om toch beslagen ten ijs te komen hebben we contact opgenomen met René van Vliet van Ton de Rooij tennis. Zij hebben een offerte gestuurd met indicatieprijzen voor 4 nieuwe Kushion Kourt banen waarin het verwijderen, onderhoudscontract, het aanleggen en opnieuw keuren van de banen is opgenomen. Totale kosten zijn ,-- (ex btw). Ook hebben wij contact opgenomen met Floor Groeneveld van de Antea groep Sport, marktleider van buitensport accommodaties. Zij hebben de zandkunstgrasbaan rood (TennisPro Vision/Smachcourt) aangelegd bij tennispark de Munnik waarbij moet worden aangetekend dat deze banen op lava liggen wat een iets andere stuit geeft. Als prijsindicatie heeft hij een opgegeven voor 4 banen ,-- (ex btw) exclusief verwijderen oude toplaag. Om tot een goed vergelijk te komen zou er gekeken en gespeeld moeten worden bij tennisvereniging TC Toug uit Rotterdam die ook een oude Mateco als onderlaag heeft. BAANTYPEN Kushion Kourt zandkunstgras rood Aanlegkosten , ,00 Onderhoudsuren/week 1 2,5 Onderhoudskosten 2.050, ,00 Mate van demping matig goed spelcomfort redelijk redelijk/goed balgedrag en stuit goed redelijk starten goed redelijk glijden slecht redelijk/goed remmen redelijk redelijk wenden redelijk redelijk keren redelijk redelijk balafdruk geen lichte afdruk gem. speelweken levensduur * 20 jaar 14 jaar wekelijks onderhoud nee ja periodiek onderhoud 1 jaar 1 jaar groot onderhoud 5 jaar 8 jaar bedragen (ex btw) zijn uit de brochure overgenomen. * levensduur aangepast o.b.v. ervaring

9 Conclusie: Wij komen tot de conclusie dat met de huidige situatie, de vereniging een keuze moet maken tussen de twee baansoorten waarbij Kushion Kourt bekend en vertrouwd is, een langere levensduur en aanzienlijk minder onderhoud heeft ten opzichte van een zandkunstgrasbaan rood waarbij het comfort (minder blessure gevoelig) beter is, maar de levensduur minder lang is en er meer onderhoud gepleegd moet worden. Ook moet er bij deze baansoort regelmatig gesleept worden om de baan egaal te houden. Zoals we hebben kunnen lezen in de Lobby bestaat ons ledenbestand voor 49,62% uit leden van 56 jaar en ouder. Onze verenging is aan het vergrijzen waardoor er extra prioriteit moet worden gegeven aan een meer comfortabele ondergrond. Om meer input te ontvangen van de leden zouden we een enquete/beoordelingsformulier kunnen meegeven aan elk team wat competitie speelt en dit na de competitie kunnen evalueren. Wij hopen hiermee iets meer duidelijkheid en inzicht te geven in de (beperkte) keuzes die er zijn. Namens de onderzoekscommissie Jan Willem van Bemmelen Cees van Velzen Floris van der Kolk