NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING 12 DECEMBER 2014

Transcriptie

1 NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING 12 DECEMBER 2014 Aanwezig Bestuur Plaatsvervangend voorzitter Plaatsvervangend secretaris Penningmeester Bestuursleden P.M. Alblas J. Manniën R. Imthorn J. Pijnacker, J.P. Schrama, C. de Vries-Bloot Leden en commissieleden 46 leden aanwezig, conform intekenlijst. Afgemeld Alex Sieval, Trudy Sieval, Wim Kuijt en Riet Rosier. Opening Eén minuut stilte wordt er gehouden voor het verlies van Herman Binnendijk. Notulen ledenvergadering van 22 november 2013 Notulen worden goedgekeurd. Aty de Vries Ramon Barends Waarom geen vacature voor voorzitter op de agenda? Dat hebben wij eerder al geprobeerd, maar mensen persoonlijk benaderen is het enige dat werkt voor dergelijke vacatures. Vrijwillig staat er helaas niemand op. Om een voorzitter te vinden is het wellicht een idee om een oproep te plaatsen Zicht op Valkenburg. Goed idee en het proberen waard maar ik blijf erbij dat je vrijwilligers persoonlijk moet benaderen. Vorig jaar hebben zich een aantal vrijwilligers gemeld, maar daar is slecht mee omgegaan doordat sommige vrijwilligers juist weer teveel zaken naar zich toe trekken. Daar ook graag aandacht aan besteden. Ingezonden stukken Brief uit hoofde van, Maarten Binnendijk en. In de brief wordt verzocht tot het openstellen van de twee all weather banen gedurende de winterperiode. Deze brief wordt behandeld na punt 8, omdat deze brief aansluit op punt 8 van de vergadering. Mededelingen De najaarscompetitie verloopt komend jaar anders. De KNLTB heeft de regels gewijzigd waardoor er één vrijdagavond te veel teams thuis moesten spelen. Het gevolg was dat de overige leden niet konden tennissen wat niet mag voorkomen. Een volgende keer zullen wij minder teams deel laten nemen en loten wij bij teveel inschrijvingen. Het aantal leden is ietwat terug gelopen, wat helaas overal de trend is. Bij ons ietwat minder dan het landelijk gemiddelde maar het behoeft desondanks aandacht. De meest gehoorde reden is het beoefenen van een andere sport.

2 Wat hieraan te doen / suggesties: - Voetballidmaatschap / tijdelijke speelpas voor voetballers. - Gezinslidmaatschap voortzetten. - Flyeren. - Business lidmaatschap meer promoten. - Activiteitencommissie zal meer organiseren. De leden zullen daardoor meer binding krijgen met de vereniging en nieuwe leden werven. Jan Paul Schrama Hans Janssen Wat is de terugloop van het aantal leden dit jaar? Momenteel 348 leden ten opzichte van 410 vorig jaar. Tegen de opening van het nieuwe seizoen groeit het aantal wel weer doorgaans. Is het draaien van de bardiensten wellicht een bezwaar? Wij hebben dergelijke berichten nog niet vernomen en zouden het graag vernemen wanneer dat de reden zou zijn om geen lid te worden of te blijven. Volgens mij is drie bardiensten te veel en bardienst overdag overdreven. Wij zullen de daluren monitoren via het afhangbord en proberen richting de 2 bardiensten te gaan. Proberen, want iedereen moet dan wel netjes afhangen om een goed beeld te krijgen van de bezette uren overdag. Wanneer wij het aantal bardiensten officieel wijzigen is de weg terug lastig, dus dat vooralsnog niet. Wij stellen via het afhangbord eerst de drukke uren open en vervolgens pas de daluren. Overigens is het aantal bardiensten niet afwijkend ten opzichte van de clubs om ons heen. Kascontrole en benoeming nieuwe kascommissie Op 9 december 2014 is de kascontrole uitgevoerd door Natascha Duindam en Peter den Haas. De controle heeft geen onregelmatigheden opgeleverd. Er wordt derhalve decharge verleend. Omdat Natascha Duindam haar lidmaatschap heeft opgezegd bij onze vereniging kan Natascha de kascontrole het komende jaar niet verzorgen. Peter den Haas wil eventueel aanblijven mits de leden hiermee akkoord gaan. Aanwezige leden zijn akkoord en als reserve lid heeft Jan Hogewoning zich beschikbaar gesteld. Financieel jaarverslag 2014 en begroting 2015 Zowel het financieel jaarverslag 2014 als de begroting 2015 worden goedgekeurd. Dit jaar heeft één lid het jaarverslag en de begroting voor de vergadering opgevraagd. Diegene was tevreden over de inhoud. Wel staat in het verslag 12/13 wat 13/14 moet zijn. Hans Janssen Wat wordt verstaan onder diversen? Ecotaks en er zijn al de nodige kosten voor de nieuwe banen gemaakt. Er staat een post nog te ontvangen barboetes van euro. Nog te ontvangen omdat het bedrag nog niet officieel op de rekening staat. Er is een terugloop van de barinkomsten waarneembaar. De reden hiervan is een hogere inkoopprijs van goederen, activiteiten die minder opbrengen en minder toernooien die zijn georganiseerd. Wat valt onder de vrijwilligersvergoeding? De schoonmaakkosten en onderhoud van de banen. Dit jaar hoger dan anders door het verlengen van het seizoen. Bram van der Meij Wordt er een voorziening opgenomen voor het vervangen van baan 1 en 2? Nog niet maar komt op termijn wel. Bram van der Meij Hoe lang gaan deze banen mee? Gemiddeld 10 jaar.

3 Jan Paul Schrama Peter de Vries In de meerjarenbegroting wordt rekening gehouden met 100 leden per baan. Blijft dat of wordt dit gewijzigd naar het werkelijke aantal leden? Dat blijft op 100 staan in verband met Stichting Waarborgfonds. Is het mogelijk om de notulen en verslagen naar iedereen per post te zenden? Veel te kostbaar en dit jaar slechts één lid die het eerder wilde ontvangen. Daarnaast kan het op verzoek wel worden gedaan, maar niet voor alle leden automatisch. Jaarverslagen van de diverse commissies Technische Commissie Openingstoernooi heeft wegens het overlijden van Herman Binnendijk geen doorgang gevonden. Wel geprobeerd te verplaatsen naar Tweede Paasdag maar niet doorgegaan wegens te weinig inschrijvingen. Clubkampioenschappen kenden afgelopen seizoen een andere opzet. Deels het zelf inplannen van de wedstrijden voor de voorronde. Komende seizoen toch weer gewoon in twee weken houden. Finaledag was een stralende dag wat weer en gezelligheid betreft! Wat het Open Toernooi betreft kunnen wij ook dit jaar weer terugkijken op een geslaagd toernooi. Het blijft een veelbesproken toernooi in de regio! Rackettrekken is en blijft jaarlijks druk bezocht en dank gaat uit naar Ab voor de organisatie hiervan. Jeugdcommissie is heel enthousiast bezig. Er worden veel kinderen benaderd, bereikt en geënthousiasmeerd. Complimenten aan de dames. TC kan nog wel handjes gebruiken, dus graag aanmelden ook als is het maar weinig of slechts af en toe dat je wat kunt betekenen voor de TC. Ledenadministratie Het ledenaantal loopt wat terug en met name doordat men een andere sport gaat beoefenen. Deze terugloop is helaas een landelijke tendens. In tegenstelling tot voorgaande jaren zijn het aantal aanmeldingen aan het begin van het seizoen er minder dan doorgaans het geval. Het aantal jeugdleden is wel toegenomen, maar dat komt deels door de gezinslidmaatschappen waarbij de ouders een kind gratis lid mogen maken. Wij hopen dat de nieuwe banen een positieve wending geven aan de groei van het aantal leden. Daarnaast zullen wij zelf met z n allen ons best moeten doen om leden te werven voor onze vereniging. Barcommissie De leeftijd van het verplicht draaien van een bardienst is tussen de 21 en 80 jaar. Onder een bardienst wordt ook verstaan een keukendienst of een parkdienst. De Clubkampioenschappen waren heel gezellig maar hebben de bar minder opgebracht. Dit kwam mede door de proef met het spreiden van de wedstrijden over het seizoen. Wel bijzonder waardevol is de samenwerking met de kok die regelmatig is bijgestaan door onder andere Peter de Vries. Wat eten betreft wordt de kaart iets minder uitgebreid vanwege de kosten. De najaarscompetitie was heel positief voor de baromzet en voor de gezelligheid binnen de club. Het aantal bardiensten wordt heroverwogen en wij streven naar twee bardiensten per seizoen. Dit is te bereiken door tijdens de daluren geen dan wel minder bardiensten in te plannen. Mocht iemand juist meer bardiensten willen draaien, dan is diegene uiteraard van harte welkom. Meer rendement uit het clubgebouw. Om een beter rendement uit het clubgebouw te halen willen wij het gebouw wat breder gaan gebruiken en inzetten. Als voorbeeld waar het werkt hebben wij de Rijnkanters waar leden het nodige mogen organiseren. Denk hierbij aan het gezamenlijk kijken van een voetbalwedstrijd, een kaartavond, een verjaardag, leden die voor een goed doel wat willen organiseren in combinatie met tennis etc. etc. Suggesties zijn van harte welkom en wij staan open voor nieuwe ideeën en willen deze uitproberen. Verhuur van het gebouw aan niet leden is niet wenselijk!

4 Zijn er veel leden die de bardienst afkopen? Exacte aantallen zijn niet direct bekend, maar het valt mee. Een businesslidmaatschap stelt je vrij van het draaien van bardiensten, waardoor het exacte aantal niet helemaal bekend is. Tennisschool Match Ooit zijn wij bij Match terecht gekomen doordat onze leraar Rico zich had aangesloten bij Match. Het grote voordeel van Match is de professionele werkwijze en de omvang van de school waardoor je bij ziekte van de leraar een vervanger kan verwachten en de digitale benadering van de leden. Waarom hebben wij als Bestuur toch het contract opgezegd. De communicatie verliep minder, wat overigens in een bepaalde periode ook deels aan ons lag. Maar de belangrijkste reden was dat de betrokkenheid van de leraren afzwakte. Het was puur lesgeven en verder geen betrokkenheid. De nodige leden hebben zich tot ons gewend en hun onvrede geuit, waarop het Bestuur heeft besloten het contract te heroverwegen. Voor de heroverweging zijn drie partijen uitgenodigd met verschillende voor- en nadelen. Match Voordelen zijn omvang, professionaliteit en onafhankelijkheid. Nadelen zijn betrokkenheid, geen werving van leden en minder omliggende parken die met Match werken wat de onderlinge samenwerking minder ten goede komt. Samenwerking Voordelen zijn de samenwerking met een club die het goed voor elkaar heeft en KLTV een lessen tegen een relatief gunstig tarief. Nadelen zijn de kans op verschillende leraren en de betrokkenheid tot het werven van nieuwe leden voor onze vereniging. Rico en Martin Voordelen zijn enthousiasme, betrokkenheid en bereid tot organiseren van activiteiten met andere clubs binnen onze regio. Nadelen zijn de minder professionelere aanpak dan Match en de vraag hoe ze de school vorm gaan geven. De voorkeur van het Bestuur ging uit naar de samenwerking met KLTV of de nieuwe tennisschool van Rico en Martin. Uiteindelijk is er voor Rico en Martin gekozen vanwege het enthousiasme, de samenwerking met clubs binnen de regio en het feit dat ze helpen met het werven van leden omdat dit de tennisschool ook ten goede komt. Wij werken al samen met Rijnkanters die eveneens voor de tennisschool van Rico en Martin hebben gekozen. Sandra Blikman Sandra Blikman Is er wel met Rico gesproken over zijn betrokkenheid. Wij hebben daar wel afspraken over gemaakt. Daarnaast is er sprake van een open contract, dus ze zullen ook wel moeten om de kost te kunnen verdienen. Rico sprak altijd negatief over VTV, was dat bekend? Was ons niet bekend, maar wij hebben naast Rico ook het nodige te maken met Martin en daar zijn juist weer heel enthousiaste berichten over bekend. Vernieuwen van de gravelbanen Het Bestuur heeft inmiddels een concreet voorstel ontvangen voor het vervangen van de gravelbanen voor smashcourt banen. Prijstechnisch gezien willen wij het nog wat naar beneden bij zien te stellen en waar mogelijk zaken zelf te verzorgen of aan te pakken. Anderzijds zijn er ook meerkosten te verwachten voor het verplaatsen van de lichtmasten die wellicht buiten de banen geplaatst moeten worden. Binnenkort heeft het bestuur een afspraak met de bank voor de financiering. Gezien de huidige rentestand is het een heel mooi moment om een financiering aan te gaan. Daarnaast is het goed voor de vereniging om het hele jaar door te kunnen spelen omdat daar binnen de leden veel vraag naar is. De huidige offerte die wij momenteel ontvangen hebben kan wel al goed worden gebruikt om de financiering aan te gaan wat het mogelijk maakt om stappen te maken.

5 Mocht de bank meewerken en de financiering mogelijk zijn, dan is het de bedoeling dat de banen voor de start van het nieuwe seizoen zijn vernieuwd. Vervolgens zullen wij, ondanks de kosten van wintertennis en de organisatie er omheen, alles op alles zetten om een club te worden waar het jaar rond kan worden getennist. Aanwezige leden Doet de Gemeente nog een financiële bijdrage of subsidie? Kort gezegd nee. De vereniging wil euro lenen en zelf investeren. Kunnen wij niet meer zelf inleggen? Meer inleggen is mogelijk maar niet wenselijk gezien de lage rentestand. Wij kunnen altijd versneld aflossen, maar later extra lenen is doorgaans lastiger. Wat gebeurt er wanneer de kosten hoger uitvallen? Wij hebben de ruimte om dan zelf extra te investeren en wij houden uiteraard op voorhand al rekening met tegenvallers. Wanneer moet dit allemaal plaats gaan vinden? Op korte termijn de financiering en voor 1 april 2015 de banen gereed. De aannemer heeft al te kennen gegeven dat het mogelijk is en houdt hier ruimte in de agenda voor vrij. Zijn er leden aanwezig die tegen het vervangen van de banen zijn? Niemand tegen. Complimenten aan het bestuur voor hetgeen is verzet aan werk en de uitvoering van de plannen. Ingezonden post Zoals iedereen zal begrijpen hebben wij de ingezonden post niet eerder behandeld omdat het voorgaande punt op de agenda dit verzoek waarschijnlijk overbodig maakt. Mocht eerder genoemde onder punt 8 niet te realiseren zijn of niet op tijd te realiseren zijn, dan staan wij absoluut open voor het initiatief. Wel zal er gekeken moeten worden hoe het wordt ingevuld, maar dat wij dan het nodige zullen realiseren is een gegeven. Vrijwilliger van het jaar Dit jaar is Arenda Glasbergen vrijwilliger van het jaar. Eigenlijk meer een aanmoedigingsprijs voor de nieuwe Jeugdcommissie die met z n allen dit hebben opgepakt! Rondvraag Willem van Rijn Hoe staat de vereniging tegenover een Nieuwjaarsborrel. Daar is de vereniging juist een aantal jaren geleden mee gestopt. Goed voor de samenhorigheid en omzet aan de bar. Bijvoorbeeld één consumptie gratis of in combinatie met de vergadering over de nieuwe banen? We nemen het mee in de overwegingen. De plaatsvervangend voorzitter sluit de vergadering om 22:30 uur.