Tennisvereniging Graaf Herman te Cuijk

Transcriptie

1 Algemene Ledenvergadering 2018 Donderdag 29 maart 2018 Aanvang: uur (inloop vanaf uur) Het bestuur legt verantwoording af over het gevoerde beleid. Ook bespreken we wijzigingen en vacatures en delen we de ideeën voor jeugd en senioren voor komende jaargang. AGENDA 1. Opening Voorzitter opent de vergadering om uur. Aanwezig 25 leden, naast alle 7 bestuursleden: voorzitter Sjon van Kruijsbergen en bestuursleden Rob Romeijn, Nancy Abels, Raoul Hijl, Ton van Beelen, Jan ten Katen en Kevin Jansen. Er hebben zich 11 leden afwezig gemeld. Notuliste is Hetty Vervoort. SAMEN moet een belangrijk thema worden. 2. Mededelingen bestuur 1. Ledenaantal is geslonken t.o.v Nu 364 seniorenleden en 29 jeugdleden. 2. Nieuwe sponsorcommissie. Deze bestaat uit Fiet Twal en Elena den Blanken. 3. Zaken voorafgaande aan de stemronde: 1. Contributieverhoging 2019 & De huidige contributie voor senioren is 105 euro. Voorstel 5 euro verhoging in 2019 en 5 euro in Voor junioren handhaven we de contributie op 50 euro voor Nieuw bardienstreglement. Hoe gaan we om met verzuim? De pilot van 2017 definitief invoeren en de boeteregeling van 25 euro + 2,50 opslag per verzuim (of inhalen) handhaven. 3. Rookplek inrichten. Voorstel om een rookplek in te richten bij het oude afhangbord. Dit voorstel is een afgeleide van het voorstel om ons park en paviljoen rookvrij te maken. 4. Automatische incasso. Betreft de inning van de contributie. Verplicht stellen. Indien er geen gebruik van wordt gemaakt, dan 5 euro per jaar extra aan handelingskosten. 3. Ingezonden brieven en vragen van leden. Geen ingezonden brieven en/of vragen. 4. Notulen Algemene Ledenvergadering 21 maart Pagina 1 van 6

2 Notulen goedgekeurd. Antwoord op de vraag over korting op gezinsabonnement. Was vroeger van toepassing bij grote gezinnen, met 4 of meer leden. Komt nauwelijks meer voor. Wordt sinds 2018 afgeschaft. 5. Verslag van de commissies Barcommissie: 1. Aanschaf pinautomaat. Pinautomaat wordt aangeschaft. Geld op ledenpasje is nu niet aan de orde, maar optioneel voor de toekomst. 2. Bardienstverplichting i.c.m. aangepast reglement. Ieder seniorlid is verplicht 2 dagdelen diensten te draaien (van 3 à 4 uren). In de praktijk is dit Bardienst. In het jaar waarin je 19 wordt, begin je verplicht bardienst te draaien. In het jaar waarin je 75 jaar wordt, vervalt de verplichting. Accommodatiecommissie: 1. Bestrijding mos en algen voor baanverlenging. De banen zijn best goed en kunnen langer mee, als groei van mos en algen wordt bestreden. Dit geeft enkele jaren verlenging van de levensduur. De commissie gaat dit testen op proefstroken. 2. Stand van zaken vervanging dak. Asbest in dak paviljoen moet vóór 2024 verwijderd zijn. T/m 2019 is er nog subsidie voor te krijgen. Planning staat voor 2019 voor vervanging dak. Toernooicommissie: 1. Review Goed resultaat. Geen financiële bijdrage nodig van bestuur. 2. Aanpak voor Te weinig aanmeldingen voor openingstoernooi. Is daarom niet doorgegaan. Brainstormen om meer leden mee te laten doen. 28 april invitatietoernooi i.c.m. openingstoernooi. Vragen uit de zaal: Hoe krijgen we meer mensen naar toernooien? De Vz antwoordt dat het bestuur een enquête zal opstellen om meer te weten over wat er speelt en wat onze leden belangrijk vinden. Jeugdcommissie: Pagina 2 van 6

3 1. Review Kevin Jansen is het enige JC lid. Frank ten Broeke ondersteunt daarbij nog. 2. Aanpak voor Afname jeugdleden is een landelijke tendens. Waarom is er bij voetbal, hockey etc. iets minder daling. Hoe kan dat nou? Wat kunnen we eraan doen? Kevin Jansen presenteert met 4 sheets het jeugdbeleid. De nieuwe opzet staat op onze website. Enkele opmerkingen: Flex lessen is nog in ontwikkeling. Dit zou kunnen inhouden dat kinderen bijv. 1x per week een extra training kunnen volgen die dan gratis is. Er komen 2 opzegmomenten per jaar. Maart/april en sept/oktober. Vragen uit de zaal: Sjel van Dijk: Is er ook gedacht aan samenwerking met omliggende dorpen qua trainingen e.d. Frank ten Broeke geeft aan dat de trainingen nu al compleet gemaakt kunnen worden met trainende kinderen uit omliggende dorpen, maar dat het nu rendabeler is om trainingen per dorp te realiseren. Gerrit Looman oppert idee om tennisclinics aan ouders te geven (met tennissende kinderen), om zo het enthousiasme te kunnen overbrengen. Sjon en Kevin gaan naar St. Anthonis om avond van de KNLTB bij te wonen, waarin het thema hoe krijgen we de jeugd naar de tennisbaan besproken wordt. Overige commissies: Betreft de overige commissies Grand Slam commissie, Husselcommissie, Organisatie Bloktijden,Competitieleiding en Ballenbeheer, Ondersteuning Ledenadministratie en Bestuur. Het bestuur zoekt leden die willen assisteren, maar verder zijn hier geen bijzonderheden te melden, alles verloopt prima. 6. Nieuw afhangbord en website. Website wordt gehuurd van de KNLTB i.c.m. afhangbord, clubapp, ledenadministratie, bardienstplanning etc. en daar wordt een bedrag van 2,50 per lid voor betaald. Rolf van den Boom presenteert de nieuwe Club App. Wat kun je allemaal met je Club App? Berichten, push berichten, tennismaatjes zoeken, foto wijzigen. Daarbij wordt er uitleg gegeven over het nieuwe afhangbord, t huis afhangen (baan reserveren, de nieuwe website en de installatie van de KNLTB Club App op je mobiele telefoon. De hele presentatie wordt op de website geplaatst. 7. Financieel verslag begroting voor Pagina 3 van 6

4 Penningmeester Nancy Abels presenteert a.d.h.v. overzichtelijke sheets. Resultaat voor 2017 is 6303,- t.o.v ,-. Baan 5-9 afgeschreven. Het financiële verslag is op aanvraag digitaal te verkrijgen. Vragen uit de zaal: Rob Romeijn: vraagt de vergadering te overwegen om bij de huidige lage rentetarieven een deel van de banksaldi te beleggen in Rabo rentecertificaten. We hebben toch een hoog banksaldo. Dit idee krijgt geen steun vanwege de risico s. Sjel van Dijk: beter is het om geld uit geven, bijv. doucheruimte op te knappen. Hier zal naar worden gekeken. Rob Mallo: idee om 2 banen te overkappen als padel tennisbaan. Is een mix van squash en tennis. Voorbeeld in Overloon. Idee wordt in beraad genomen. Hetty Vervoort: geld investeren in de jeugd, als een subsidie vanuit de club aan de jeugd? Of contributie verlagen? Of zelfs gratis voor de jeugd? Ideeën worden in bestuur besproken. 8. Verslag kascommissie en decharge penningmeester. Gerrit Looman en Wilbert Hendrickx hebben controle gedaan. Alles goedgekeurd. Gerrit treedt af, nieuwe vrijwilliger voor 2 jaren wordt Pierre Peeters. 9. Wijzigingen en vacatures (bestuur en commissies). Functies vice-voorzitter en secretaris zijn vacant. Termijn veel bestuursleden eindigt in 2019, waardoor de continuïteit van het bestuur gevaar loopt. Voorstel om huidige termijn enkele bestuursleden eenmalig te verlengen met 1 jaar. Sjon, Ton, Kevin en Jan willen verlengen en worden aftredend in Nancy, Rob en Raoul zijn aftredend in Stemronde diverse zaken o.a. vaststelling contributie. Contributieverhoging 2019 en 2020 elk jaar met 5 euro verhogen. Voordat het stemmen over contributieverhoging begint, is er eerst nog discussie. Een aantal aanwezigen vindt dat er eerst een plan voor de komende 5 jaar moet zijn wat het bestuur van plan is om in te investeren. Een aantal vindt dat er geen goed onderbouwd plan is voor de verhoging. De Vz geeft de noodzaak aan (o.a. enkele banen moeten vervangen worden en het dak van het paviljoen). Bij stemming wordt het voorstel voor verhoging contributie aangenomen. Nieuw bardienstreglement. Reglement staat op de website. 2x per jaar dient men bardienst te draaien als seniorlid. Afkoopregeling blijft van kracht, alsmede de boete voor verzuim bardienst. Vraag Wilbert Hendrickx: je kunt niet veel meer invullen in de bardienstplanning. Pagina 4 van 6

5 Minder dagen door de week dat er bardienst gedraaid moet worden. Door de week s avonds geen bardienst meer inplannen. Als het paviljoen door de week open is, dan gebeurt dat door de tennissende leden zelf. De Vz antwoordt dat er genoeg ruimte is op toernooidagen en dat hiernaar gekeken zal worden. Voorstel nieuw bardienstreglement is aangenomen middels stemronde. Inrichten rookplek. Voorstel aangenomen. Automatische incasso verplicht. Voorstel aangenomen. Verlenging bestuurstermijnen. Voorstel aangenomen. 11. Graaf/Gravin van het Jaar Allereerst worden enkele vrijwilligers in het zonnetje gezet. Er wordt een bloemenbon uitgereikt aan Ingrid Jilesen (gestopt als notuliste). Bloemen voor Hetty Vervoort (gestopt als lid JC sinds 2012) en Frank ten Broeke (gestopt als lid JC sinds 2011). Frank blijft echter wel coördinator trainingen en blijft Kevin ondersteunen, zolang hij er alleen voor staat. Graaf van het Jaar 2018 is geworden Marcel Jansen. Hij is niet aanwezig. Er volgt een diaserie met foto s van Marcel door de jaren heen. Onze oud-voorzitter is door het bestuur gekozen wegens zijn grote verdienste van 9 jaar voorzitterschap en 1 jaar ad-interim. Onder moeilijke omstandigheden, want er zijn enkele overlijdens geweest die grote invloed hebben gehad op het functioneren van het toenmalige bestuur. Desalniettemin zijn er grote projecten uitgevoerd zoals de vernieuwing van de banen 1-4 en de verbouwingen in ons paviljoen. Een hartelijk applaus volgt. 12. Rondvraag. Jeanne van Dijk: Bij de ledenadministratie zijn veel leden die ondersteuning bieden. Misschien een idee om die leden ergens anders voor in te zetten. Antwoord: de ondersteuning van ledenadmie en bestuur is noodzakelijk omdat we nog steeds vacatures hebben. Pierre Peeters: Contributie verhoging staat elk jaar ter discussie. Waarom volgen we niet gewoon bureau voor de statistiek? Antwoord: dit is niet gebruikelijk binnen het verenigingsleven. Pierre Peeters: Meer aandacht voor sponsoring. Kaartje om te bedanken. Bord met alle sponsors er op. Op de website sponsoring zetten. Antwoord: de nieuwe sponsoringcommissie gaat hiermee zeker aan de slag. Pierre Peeters: Als er banen over zijn, kunnen we er beter woningen op zetten en verhuren, zodat we nooit meer de contributie hoeven te verhogen. Antwoord: het bestuur is bezig met ledenwerving. Sjel van Dijk: Oppert om dranken etc. te verhogen. Voorstel wordt meegenomen. Pagina 5 van 6

6 Frank Bardoel: Moet er nog iets gedaan worden met de nieuwe AVG wet (wet op de privacy) ingaande op 25 mei a.s. Sjon gaat hiermee aan de slag. Stappenplan ligt bij de KNLTB. 13. Sluiting. Om uur wordt de vergadering gesloten. Alle aanwezigen worden bedankt voor hun aandacht. 14. Nazit. Alle aanwezigen kunnen een drankje van de club nemen bij de bar. Pagina 6 van 6