Toernooien organiseren waar spelvreugde, gezelligheid en prestatie voorop staan

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Toernooien organiseren waar spelvreugde, gezelligheid en prestatie voorop staan"

Lotte van der Laan
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Toernooicommissie De toernooicommissie van t Weusthag is de commissie binnen de vereniging welke zich toelegt op de organisatie van eigen clubtoernooien en t Weusthag Open. De clubtoernooien hebben zowel een prestatief als recreatief karakter. De clubkampioenschappen hebben voornamelijk een prestatief karakter, terwijl de dinsdagavond competitie bedoeld is voor de gezelligheid. Bij recreatie kan er uiteraard ook om de winst worden gespeeld. Recreatie en prestatie kunnen prima met elkaar in harmonie zijn. Dat is in ieder geval wel het streven van de toernooicommissie. Vertegenwoordiging De toernooi commissie wordt vertegenwoordigd door: De voorzitter; Commissieleden. Doel Als doelstelling heeft de commissie: Toernooien organiseren waar spelvreugde, gezelligheid en prestatie voorop staan De prioriteit van deze factoren is afhankelijk van het toernooi. De toernooicommissie heeft de volgende toernooien jaarlijks op de agenda staan: Periode Toernooinaam Vorm Bijzonderheid April Openingstoernooi Recreatie 1 week voor de competitie 5 april 2009 Ouder/kind toernooi Recreatie Organisatie door Jeugdcommissie. Evt als vervanger voor het openingstoernooi April juni Zomerse Dinsdagavond Recreatie Wekelijks op dinsdagavond Juni Mix Clubkampioenschap Prestatie Duur: 2 weken. Eventueel i.c.m. singlekampioenschappen. Juni Single Clubkampioenschap Prestatie Zie Mix juni 09 Open 45+ toernooi Prestatie Klasse 8,7,6 5 juli 2009 Handicaptoernooi Recreatie Dit wordt gespeeld op een zondag. Hierbij moeten de deelnemers bijv de bal 2x stuiteren. Dat de deelnemers met een touw aan elkaar vast zitten. Of het racket in de andere hand houde. Juni augustus Thuisblijftoernooi Recreatie Augustus Dubbel Clubkampioenschap Prestatie Duur: 1 week. September t Weusthag Open Prestatie Duur: 1 week sept 09 Introducétoernooi Recreatie Hierbij is 1 deelnemer lid van Weusthag en de andere is geen lid of lid van een andere club 5-11 okt 09 Samen 80 toernooi Recreatie Het koppel moet samen minimaal 80

2 jaar oud zijn Taken Taken voor het behalen van de doelstelling zijn onder te verdelen in de volgende drie taken: Taken voor het toernooi; Taken tijdens het toernooi; Taken na het toernooi. Taken voor het toernooi Promotie: De promotie van het toernooi zal voor de clubtoernooien door middel van een nieuwsbrief, clubblad, poster in kantine, mededeling van de trainer of website gaan. Hier kan men de aankondigingen van de toernooien publiceren. Als blijkt dat voor een toernooi weinig aanmeldingen binnenkomen dan kan een belronde worden gehouden onder de leden. Aan de hand van de vastgestelde doelgroep kunnen de namen en telefoonnummers worden verkregen bij de ledenadministratie. Bij t Weusthag Open wordt naast de hiervoor genoemde promotiemiddelen gebruik gemaakt van de toernooi planning van de knltb en de website Automatisering: Ter ondersteuning van de organisatie van een toernooi wordt het programma Toernooi Planner gebruikt. Met dit programma wordt het deelnemersveld, de indeling, de financiële stand en het wedstrijdschema vastgesteld/bepaald. Voor t Weusthag Open wordt met behulp van dit programma dagelijks een synchronisatie gemaakt met de website Op deze manier zijn alle wedstrijden en uitslagen voor iedereen te volgen. De wedstrijden en uitslagen van de single, dubbel en mixclubkampioenschappen worden ook gepubliceerd op de website Ballen: Enkele toernooien worden gespeeld met eigen ballen. In de andere gevallen wordt er gespeeld met ballen van het toernooi. Dit moet van tevoren duidelijk worden aangekondigd. Sponsoring: Bij t Weusthag Open zijn sponsoren noodzakelijk. De vaste en eventuele nieuwe sponsoren worden benaderd in samenwerking met de PR commissie. Taken tijdens het toernooi Financiën: De deelnemers dienen bij de eerste wedstrijd hun inschrijfgeld te betalen. Het geld dient veilig opgeborgen te worden; Het beheren van de kas; Het registreren van de inschrijfgelden in Toernooi Planner.

3 Secretariaat: Het in de gaten houden van de volgorde van de compleetheid van de deelnemers van een wedstrijd; Het in de gaten houden van het verloop van de wedstrijden en daarmee de te verwachten vrij te komen banen; Het wegwijs maken van de nieuwe leden waar alles zich bevindt en hoe het werkt; Het doorverwijzen naar de financiële afdeling waar het inschrijfgeld wordt afgerekend. Planning: Het verwerken van de wedstrijden in Toernooi Planner; Het doorplannen van de volgende wedstrijden; Het informeren van de deelnemers en hun nieuwe wedstrijden; Het aannemen van de telefoon; Het verschaffen van uitleg over wedstrijdschema, spelregels; Het publiceren van de standen, tijden naam deelnemers op het publicatiebord. Bij t Weusthag Open wordt hiervoor gebruik gemaakt van de beamer. Taken na het toernooi Publicatie: Het verloop van het toernooi, de bijzonderheden, de uitslagen en winnaars worden gepubliceerd in de eerstvolgende nieuwsbrief en op de website van t Weusthag. Verantwoordelijkheid & bevoegdheden De toernooicommissie dient er op toe te zien en is eindverantwoordelijk voor het behalen van de doelstelling. Hierbij is het van belang dat de taken worden verdeeld over de leden van de toernooicommissie. Daarbij dient de voorzitter erop toe te zien dat alles in goede banen wordt geleid. Indien nodig moeten andere commissies worden geïnformeerd. Tevens moeten prijzen beschikbaar gesteld en uitgereikt worden. Overlegstructuur De leden van de toernooicommissie komen regelmatig bij elkaar. Allereerst om de exacte data te bepalen voor alle toernooien. Vervolgens moet dit gecommuniceerd worden naar de leden. Daarom vindt contact plaats de PR commissie. Deze commissie zorgt voor de publicatie van de agenda betreffende alle toernooien. Ook de winnaars worden gepubliceerd per toernooi. Voor t Weusthag Open vindt overleg plaats met de PR commissie voor het aantrekken van sponsorgelden. Daarnaast vindt overleg plaats met de ledenadministratie. Hierbij gaat het om informatie over een doelgroep (namen, telefoonnummers, adressen) ter promotie van toernooien. Op het moment dat een toernooi plaatsvindt wordt de barcommissie hierover geïnformeerd, zodat zij eventueel extra mensen kunnen inschakelen. De Park & Clubhuis commissie wordt benaderd vanwege het in- en uitschakelen van de licht- en sproei-installatie bij een toernooi. De voorzitter van de toernooicommissie neemt deel aan het bestuursoverleg. Communicatie is eigenlijk de sleutel van de toernooicommissie. Financiën De toernooicommissie maakt een begroting voor het volgende jaar in het vierde kwartaal van het jaar. Deze begroting wordt ingeleverd bij de financiële commissie. Bij goedkeuring in de algemene (leden)vergadering kunnen de begrote gelden worden aangewend. Vervolgens wordt aan het einde van het derde kwartaal de realisatie verstuurd. Voor het tekort of het teveel aan het geld moet men zich wenden tot de penningmeester. Voor de financiën zijn de volgende onderwerpen van belang: Naam toernooi; Periode; Organisatoren; Aantal deelnemers; Opbrengst inschrijvingen; Opbrengst sponsoring; Kosten prijzen ;

4 Kosten ballen; Kosten hapjes; Overige kosten; Totaal inkomsten; Totaal uitgaven. Voor alle kosten dienen nota s te worden overhandigd aan de financiële commissie.

Vergelijkbare documenten

Beleidsplan 2009-2011. TC t Weusthag

Beleidsplan 2009-2011. TC t Weusthag TC t Weusthag Versie 0.4 Status Concept Datum 08 december 2008 Inhoud Operationeel Plan TC t Weusthag Opdrachtgever Erik Lammers Auteur Peter Lok Versielog Versie Datum Auteur Opmerking 0.1 07-06-08 Peter